OS TIPOS E OS SUPORTES DE ARQUIVO

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CAPÍTULO 8
OS TIPOS E OS SUPORTES DE ARQUIVO
Os mapas e os planos
Os desenhos e os planos de arquitetura devem, ser classificados e ordenados por projeto, caso não haja numeração, conforme sua ordem de realização.
São conservados separadamente dos outros documentos tendo em vista a sua dimensão e também por razões de conservação.
Os documentos arquitetônicos são difíceis de descrever no plano de série, é necessário uma analise da peça: título, autor, data, dimensão e a escala, sinalizando também os diversos elementos como, estradas, montanhas, cursos de água e etc.
Na maioria das vezes os mapas e planos possuem uma apresentação artística a ser levada em conta quando em análise. O investigador deve encontrar na descrição a menção do principal médium utilizado, do suporte, ou do tipo de cópias.
O Arquivista deve considerar também o desenvolvimento tecnológico e os progressos dos instrumentos de observação que favorecem a conversão e o armazenamento dos dados sob forma digitalizada.
Os documentos fotográficos
O conhecimento dos principais processos fotográficos e da sua evolução é elemento importante para determinar os melhores métodos de conservação próprios dos diferentes tipos de fotografias e para os reconhecer, avaliar e selecionar.
Como qualquer outro suporte informático, as fotografias devem efetivamente ser objeto de uma avaliação e de uma seleção. Diversas tabelas de seleção não contêm regra alguma que determine o destino das fotografias e, quando estas existem, tem muitas vezes a menção na fase ativa.
Sua seleção e sua triagem exige do arquivista um conhecimentos das técnicas fotográficas e uma certa aprendizagem para ler e interpretar o conteúdo dos documentos fotográficos.
Podem influenciar a seleção dos documentos fotográficos critérios gerais de seleção próprios e específicos como a raridade da fotografia, a fama do fotógrafo , a qualidade técnica e a qualidade estética.
As técnicas de amostragem sistemática e aleatória são dificilmente aplicáveis devido a natureza do documento, a valoração da representação da imagem, e os numerosos e diferentes elementos visuais em cada peça.
São aplicados os critérios de seleção próprios e estabelecido os métodos de triagem específicos para contabilizar a presença de documentos fotográficos.
Os registros sonoros
Os registros sonoros são sempre considerados como uma fonte de informação total. A exigência de repicagem ou de transferência da gravação noutro suporte é um fator primordial quando se aborda a questão dos registros sonoros.
O registro sonoro, fita magnética, pode ser facilmente alterado no momento da leitura, vai perdendo pouco a pouco a qualidade em cada uma das audições.
As características materiais próprias de cada documento devem ser conhecidas a fim de permitir uma leitura adequada num aparelho próprio: tipo de suporte, técnica de gravação, velocidade de leitura, número de pistas e modo de leitura.
No que respeita à informação gravada, o assinalar dos elementos que a devem descrever podem variar conforme se trate (data, local...título, compositor...)
A opção de descrever o documento na totalidade ou nas suas partes releva atualmente muito mais de decisões administrativas, baseadas na quantidade de documentos ou na importância da gravação em questão, do que de normas arquivísticas.
As imagens em movimento
Nasceu em primeiro lugar do seu potencial de reutilização para fins comerciais ou de produção, o arquivista deve ter em consideração as características particulares e a composição física das imagens em movimento, a fim de determinar o seu valor e os métodos de conservação mais apropriados.
A conservação dos filmes a cores é muito mais problemática do que a dos filmes a preto e branco. Certas instituições de arquivo decidiram copiar os seus filmes a cores para película a preto e branco, o que resulta na perda de um elemento artístico apreciável.
Além das condições especificas de armazenamento, que diferem consoantes a natureza do suporte ou conforme se trata de documentos a cores ou preto e branco, o tratamento e a conservação das imagens em movimento implica necessariamente a utilização de equipamentos especializados para a leitura e para a tiragem de cópias ou a transferência para outro suporte.
A análise do documento cinematográfico só dificilmente se pode fazer sem que ele seja visionado. As informações fornecidas sobre as latas, quando existem, são muitas vezes incompletas e a sua fiabilidade nem sempre é segura. A avaliação e a descrição poderão ser contudo facilitadas pela consulta da documentação anexa que constituem o dossiê de produção, os cartazes, os recortes de jornais, os relatórios de filmagem e os de montagem. A existência destes documentos de acompanhamento deve ser mencionada na descrição.
O tratamento das imagens em movimento requer que se esteja familiarizado com o vocabulário especifico e com o processo de produção cinematográfica, e se tenha um bom conhecimento sobre a história do cinema e da sua evolução. Os instrumentos técnicos utilizados, a forma e o gênero cinematográfico, a originalidade dos temas, e até o modo como são abordados são outros tantos elementos que podem influenciar a avaliação e a seleção.
O arquivista deve ter em consideração as quebras de filme que podem representar cerca de 90% de uma produção, também chamadas planos de arquivo, constituem as imagens que não foram aproveitadas na montagem final. É preciso considerar como documentos susceptíveis de apresentar um valor de testemunho.
Compete a cada um dos serviços de arquivo determinar até que ponto detalhará a descrição que irá conceder a cada documento, a descrição deve conter um mínimo de informações, como o titulo, a duração, a menção do realizador e do produtor, os principais elementos do genérico, a língua, o ano e o lugar de produção, o suporte e o formato, a menção cor ou preto e branco, o gênero, os assuntos tratados, os locais e as personagens.
Como para qualquer outro suporte, as várias informações que contem os documentos cinematográficos obrigam inevitavelmente a efetuar uma escolha, informações essas que devem facilitar a recuperação e reduzir as longas horas de busca e de visionamento.
Os suportes Informáticos
Contrariamente aos outros suportes de registro da informação, os suportes informáticos requerem a intervenção de uma máquina para se aceder à informação, mas também para descodificá-la e restituí-la de forma compreensível ao ser humano. O acesso às informações só é possível através da compreensão dos códigos utilizados, de estrutura dos dados e da sua organização física.
A avaliação dos ficheiros informáticos deve ter em conta uma análise do conteúdo com vista à determinação do seu valor, mas deve também ser acompanhada de uma análise técnica muitas vezes determinante para se ajuizar da pertinência de conservação da informação. Vários fatores devem ser considerados: a legibilidade dos registros, a qualidade da documentação, a dependência dos ficheiros do material ou do software, bem como a complexidade da disposição interna dos dados.
A avaliação dos documentos informáticos deve ser baseada na totalidade do sistema informático a que pertencem e não em cada um dos suportes que o compõem. O interesse incide mais sobre os ficheiros permanentes ou ficheiros mestres que contem a totalidade dos registros do que nos ficheiros temporários ou de trabalho utilizados para a criação, atualização e reorganização dos dados, estes últimos destinados a serem destruídos ao fim de algum tempo.
O processo informático pressupõe sempre uma memorização das informações que é de curta duração, ou seja, o tempo de um tratamento, ou de longa duração, quando se trata de conservar os dados com vista a futuras utilizações. A conservação dos dados depende do método de registro e do suporte utilizado. Para além do material, os suportes informáticos diferem conforme a velocidade de acesso e a quantidade de dados que podem conter.
Conclusão
O aparecimento de novos suportes de informação e a necessidade de integrá-los levaramos arquivistas a apelas às competências de outros campos de atividades para aprofundar os princípios e praticas próprios do processo arquivístico.
O arquivista tem a responsabilidade de gerir arquivos que se apresentam sob diversas formas, em diferentes suportes e cujos conteúdos são bastante variados. O contributo de outras disciplinas para o enriquecimento da arquivística revelou-se não apenas possível mas desejável, a especificidade de cada um dos suportes de arquivo de arquivo deve ser examinada no respeito dos princípios nos quais assenta a disciplina arquvística. Os princípios que regem as funções de avaliação, classificação, aquisição, descrição, comunicação e conservação permanecem os mesmos para todos os arquivos, aos quais devem ser aplicados métodos de tratamento específicos para dar conta das características inerentes aos diferentes suportes de informação.