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ARQUIVOS PERMANENTES 2021 Prof.ª Daniela Fernanda Assis de Oliveira Spudeit GABARITO DAS AUTOATIVIDADES 2 ARQUIVOS PERMANENTES UNIDADE 1 TÓPICO 1 1 A organização dos arquivos permanentes é muito mais complexa do que um arquivo corrente ou intermediário e, por isso, deve seguir alguns princípios da arquivologia. Associe os itens, utili- zando o código a seguir: I- Organicidade. II- Proveniência. III- Unicidade. IV- Cumulatividade. V- Indivisibilidade. ( ) Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. ( ) Os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também pode ser chamado de princípio do respeito aos fundos. ( ) Os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. ( ) Os arquivos constituem uma formação progressiva e natural de- corrente das funções e atividades de um organismo. ( ) Os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados, decorrente do princípio de respeito aos fundos. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: a) ( ) II – IV – I – V – III. b) (X) I – II- III – IV- V. c) ( ) I – III – V – II – IV. d) ( ) III – I – II – V – IV. e) ( ) IV – I – III – II – V. 3 ARQUIVOS PERMANENTES 2 A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição, daí a necessidade de estarem organizados para ficarem disponíveis para o público interessado, e não so- mente àqueles que atuam no arquivo, como ocorre nos arquivos corrente ou intermediário. Considerando que os arquivos perma- nentes têm objetivos e características específicas, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) A respeito dos arquivos permanentes, o objetivo principal de um arquivo permanente é o de preservar os documentos identifica- dos com valor secundário. ( ) A ordenação dos arquivos permanentes deve ser feita por fundos. ( ) A sistemática do arranjo consiste na organização de documentos do arquivo permanente, respeitando-se a organicidade do con- junto documental. ( ) O conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamen- to temporário, sua destinação final é denominado intermediário. ( ) Para constituir um fundo de arquivo, o órgão, a entidade ou a instituição necessita de um sistema informatizado. Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) F – F – V – V – F. b) ( ) V – V – V – V – F. c) ( ) F – V – F – V – F. d) ( ) V – V – F – V – F. e) (X) F – V – V – V – F. 3 Os arquivos permanentes são relevantes porque resultam de vá- rias ações realizadas previamente, visando à concentração dos documentos em um só espaço para facilitar o armazenamento, a guarda e posterior consulta de acordo com seus valores. Classifi- que V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) A ordenação dos arquivos permanentes deve ser feita por fundos. ( ) Para constituir um fundo de arquivo, o órgão, a entidade ou a instituição necessita de um sistema informatizado. 4 ARQUIVOS PERMANENTES ( ) O objetivo principal de um arquivo permanente é o de preservar os documentos identificados com valor secundário. ( ) O desempenho sistemático de uma operação ou sequência de operações é a definição de arranjo. Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) F – F – V – V. b) ( ) V – F – V – V. c) ( ) F – V – F – V. d) (X) V – F – V – F. e) ( ) V – V – V – F. 4 Os documentos armazenados nos arquivos permanentes têm va- lor histórico, informativo ou probatório e, por esse motivo, de- vem ser preservados. Cite algumas características dos arquivos permanentes no que se refere a sua finalidade. R.: • Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição: não se considera arquivo uma coleção de manus- critos históricos reunidos por uma pessoa. • Origem no curso de suas atividades: Os documentos devem ser- vir de prova de transações realizadas. • Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo con- junto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. 5 Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da di- ferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. Diferencie os princípios de indivisibilidade e unicidade que os arquivos devem seguir. R.: • Unicidade: para cada documento só existe um único documen- to original e devem conservar o seu caráter único independente da forma, gênero, tipo ou suporte. Os arquivos conservam um caráter único em função do contexto em que foram produzidos. 5 ARQUIVOS PERMANENTES Mesmo que tenham cópias do documento, ele sempre será único. • Indivisibilidade: preconiza a preservação sem destruição ou adi- ção do documento original. Ele provém do princípio da proveni- ência e pauta que os fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. TÓPICO 2 1 Os arquivos passaram por um desenvolvimento histórico ao lon- go dos séculos, já que o acesso, muitas vezes, não era aberto ou não havia a divisão de idades documentais como temos hoje. No que tange à evolução histórica dos arquivos, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) Foi na Inglaterra que ocorreu a criação do Arquivo Nacional, em 1789, como Arquivo da Assembleia Nacional, sendo considerado o primeiro momento significativo na trajetória dos arquivos e da arquivologia. ( ) As políticas de acesso aos documentos e às informações foram im- pulsionadas pela evolução tecnológica observada nas últimas déca- das do século XX e no início do século XXI, com a reconfiguração de diversos processos e o levantamento de novos questionamentos. ( ) A Revolução Francesa foi um marco histórico importante para a Arquivologia, porque reconheceu a responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos e pelo princípio de acesso do público aos arquivos. ( ) As instituições arquivísticas, como atualmente concebidas, se dis- tanciaram muito do modelo de arquivo do Arquivo Nacional da França, apesar do reconhecimento de sua importância histórica. 6 ARQUIVOS PERMANENTES Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: a) ( ) F – V – V – F. b) ( ) V – V – V – V. c) ( ) F – V – F – V. d) (X) F – V – V – V. e) ( ) V – V – V – F. 2 Os arquivos se desenvolveram após a Revolução Francesa ao ga- nharem muita visibilidade, pois muitas instituições, que evoluí- ram gradativamente desde os tempos feudais, foram destruídas, o que, de certa forma, favoreceu significativas mudanças na histó- ria arquivística. Sobre o contexto histórico dos arquivos, assinale a alternativa CORRETA: a) (X) As instituições arquivísticas, como atualmente concebidas, se dis- tanciaram muito do modelo de arquivo do Arquivo Nacional da França, apesar do reconhecimento de sua importância histórica. b) ( ) As políticas de acesso aos documentos e às informações foram impulsionadas pela evolução tecnológica observada nas últi- mas décadas do século XX e no início do século XXI, com a re- configuração de diversos processos e o levantamento de novos questionamentos. c) ( ) As dificuldades de implantação do programa de gestão de do- cumentos estão relacionadas ao papel histórico dos arquivos nacionais. Essas instituições eram reconhecidas por uma atua- ção mais passiva de custódia dos documentos. d) ( ) O aumento do volume documental, após a Segunda Guerra Mundial, foi um dos motivos para a elaboração dos princípios e conceitos arquivísticos utilizados atualmente na intervenção na realidade documental das organizações. 3 Os arquivos ganharam mais visibilidade a partir da Revolução Francesa, quando ocorreram mudanças significativas na Arquivo- logia,que a influenciaram como disciplina administrativa e fun- ção documental tanto na França quanto na Inglaterra e, depois, nos Estados Unidos. Assinale a alternativa CORRETA: 7 ARQUIVOS PERMANENTES a) (X) O sistema tradicional de arquivos demonstrou grande fragi- lidade com as crescentes concentrações de arquivos ocorridas no século XVI, que consistiram no agrupamento de vários acervos em um mesmo depósito. b) ( ) A procura pelos arquivos intensificou-se nos séculos XVII e XVIII, em função do chamado valor primário dos documentos. c) ( ) A discussão sobre avaliação de documentos não é recente, ocor- re desde o século XVIII, visto que a tendência tradicional na Inglaterra era destruir os documentos que não apresentavam interesse ou valor. d) ( ) O conceito de records centers foi incorporado ao de gestão de docu- mentos recentemente, mais especificamente na década de 1990. 4 Na Antiguidade, os documentos eram registrados e preservados em rolos de papiros, pelo menos até o século III da era cristã. Os arquivos passaram a se desenvolver de forma diferente após o declínio das civilizações antigas na Idade Média, o que deu início ao surgimento de arquivos modernos em alguns países na Euro- pa. Discorra sobre o surgimento dos arquivos na Antiguidade. R.: A história dos arquivos no mundo ocidental vem desde o que se convencionou chamar de Antiguidade oriental (3000 a 500 a.C.), quan- do, entre os povos sumérios, egípcios, assírios e babilônios, os arquivos estavam exclusivamente a serviço das autoridades; eram arquivos re- ais, religiosos, diplomáticos, em que constavam leis, tratados, normas e preceitos, também tendo sido encontrados nas escavações arqueoló- gicas documentos privados como contas, receitas terapêuticas etc. Na Antiguidade clássica (gregos, de 1500 a.C. a 146 d.C., e romanos, de 753 a.C. a 476 d.C.), os arquivos continuaram a serviço das autoridades, mas os cidadãos começaram a poder ter alguma aproximação com seus registros, ao menos através dos arquivos notariais. 5 Os arquivos nacionais se desenvolveram pelos países ao longo dos séculos XIX e XX, porém, somente após a Segunda Guerra Mundial, surgiu a preocupação com a gestão e a preservação desses espaços, visto que aumentou relativamente a quantidade de documentos produzidos. Quais foram os três atos que marcaram importantes avanços no que diz respeito à organização de arquivos? 8 ARQUIVOS PERMANENTES TÓPICO 3 1 Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da di- ferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. Um desses princípios está baseado na determinação segundo a qual os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturar aos de origem diversa, assi- nale a alternativa CORRETA: a) ( ) Princípio do respeito à ordem original. b) ( ) Princípio da classificação. c) ( ) Princípio da destinação. d) ( ) Princípio do isolamento. e) (X) Princípio da proveniência. 2 Os fundos são definidos como um conjunto de documentos escri- tos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos ofi- cialmente por determinado órgão ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. Considerando quando um fundo de arquivo é aberto, assinale a alternativa CORRETA: a) (X) A entidade produtora continua em atividade. b) ( ) Há espaço suficiente para armazenamento do acervo. c) ( ) Não sofre restrições de acesso. d) ( ) Seus documentos mais importantes ficam expostos. e) ( ) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. R.: • Criação de uma administração nacional e independente de arquivos. • Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. • Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor do passado. 9 ARQUIVOS PERMANENTES 3 Os fundos são definidos como um conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmen- te por determinado órgão ou por um de seus funcionários, na medi- da em que tais documentos se destinam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. No que diz respeito à teoria dos fundos em arquivos permanentes, assinale a alternativa CORRETA: a) (X) O fundo de arquivo é formado a partir da aplicação do princí- pio da proveniência. b) ( ) O princípio de respeito aos fundos, elaborado no século XIX, a partir da experiência de organização de fundos documentais da Idade Medieval, não se aplica aos acervos formados por docu- mentos eletrônicos. c) ( ) Os serviços de arquivo de uma instituição privada podem reco- lher e custodiar fundos de outras instituições. d) ( ) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 4 Schellenberg (2006) explica que a teoria de fundos é atribuída a Na- talis de Wailly, historiador e paleógrafo que foi chamado para orga- nizar a seção administrativa do arquivo do Ministério do Interior da França. Explique como surgiu a teoria de respeito aos fundos. R.: Natalis de Wailly percebeu que a classificação por fundos era a úni- ca maneira adequada de assegurar a realização de uma ordem regular e uniforme. O autor explica que a teoria, como embasamento metodo- lógico de ordenação teve seu início na França, em 1841, assim os docu- mentos originários de uma determinada instituição devem ser agrupa- dos e considerados como fundos daquela determinada instituição. 5 O conceito de fundo de arquivo aparecerá diretamente relacionado com o contexto de proveniência documental e produção de docu- mentos, porém isso ocorre quando observamos a concepção de ar- quivo enquanto acumulação de documentos oriundos de diferentes ações e atividades, levando em conta os princípios e as características dos documentos. Explique qual a diferença entre fundo e coleção. 10 ARQUIVOS PERMANENTES TÓPICO 4 1 Para o melhor gerenciamento dos documentos arquivísticos, é fun- damental a avaliação para identificar os valores dos documentos, sejam probatórios ou informativos, pois, por meio desse processo, será destinado o local de guarda do documento. Em relação ao diag- nóstico e à avaliação documental, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) A tabela de temporalidade e destinação é o instrumento de ges- tão que tem a finalidade de indicar a transferência dos docu- mentos arquivísticos produzidos e recebidos, como ocorre no âmbito de um setor de protocolo. b) (X) A avaliação documental é o processo de análise de documen- tos de arquivo, desenvolvido por comissão competente, que estabelece os prazos de guarda e a destinação final de acordo com os valores que lhes são atribuídos. c) ( ) Os documentos arquivísticos de guarda permanente são aque- les que possuem valores probatórios para a composição da me- mória institucional, como os folders de divulgação de fornece- dores e as duplicatas de originais. d) ( ) Diagnóstico é o conjunto de procedimentos desenvolvidos por uma instituição que visa à identificação documental e à elabo- ração de instrumentos de pesquisa para distribuir em classes os documentos de um arquivo. e) ( ) A destinação final dos documentos arquivísticos se resume, em termos gerais, a duas possibilidades, isto é, eliminação ou reco- lhimento para a guarda temporária no arquivo intermediário. R.: Coleção não é um fundo, mas, sim, um “antifundo”. Ao contrastar fundo e coleção, observa-se que o primeiro é resultado de um proces- so natural, o produto de atividades claramente definidas, enquanto a última é uma construção artificial, uma criação arbitrária, frequente- mente fruto do acaso. 11 ARQUIVOS PERMANENTES 2 O conceito de avaliação de documentos visa a verificar o valor e a idade de um documento, para analisar se ele será transferido para algum lugar ou eliminado permanentemente. Com base nes- se conceito, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Os documentos de valor permanente, consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados. b) ( ) Aavaliação dos documentos de arquivos a partir de uma análi- se criteriosa, que deve seguir critérios e metodologias. c) ( ) O processo de avaliação consiste em definir o valor documen- tal, a fim de garantir o pleno acesso, visando a estabelecer pra- zos de guardas e garantir a conservação da documentação. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3 Existem alguns critérios que podem ser usados para atribuir o valor administrativo e histórico dos documentos, assim como po- demos usar alguns instrumentos, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, para auxiliar no processo de avaliação. Considerando esses critérios, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) O acervo de um arquivo permanente é constituído pelas pre- ciosidades colecionadas ao longo do tempo, por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático. b) ( ) Para serem considerados permanentes, os documentos devem manter o valor primário. c) ( ) O arquivo permanente é responsável pela criação dos documentos. d) (X) Os arquivos permanentes guardam documentos que devem ser conservados, em definitivo, após a perda do seu valor ad- ministrativo. e) ( ) A comissão permanente de avaliação é responsável pela elabo- ração dos instrumentos de pesquisa. 4 Para o funcionamento do processo e das etapas de avaliação do- cumental, alguns critérios podem ser adotados, inclusive estabe- lecidos pela NBR 10519, que apresenta importantes contribuições para o processo de avaliação. Quando e por que deve ser feita a aplicação de critérios de avaliação nos documentos? 12 ARQUIVOS PERMANENTES UNIDADE 2 TÓPICO 1 1 O arranjo está relacionado à reordenação dos conjuntos documen- tais remanescentes das eliminações ditadas pela tabela de tempo- ralidade, obedecendo critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos documentais. Em relação ao processo de arranjo do- cumental adotado nos arquivos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) O arranjo está relacionado à reordenação dos conjuntos docu- mentais, obedecendo critérios que respeitam o caráter funcio- nal dos conjuntos documentais. b) ( ) Os princípios de arranjo de arquivos dizem respeito, primeira- mente, à ordenação dos grupos de documentos, uns em relação aos outros e, em segundo lugar, ao ordenamento das peças in- dividuais dentro dos fundos. c) ( ) Sequência de operações químicas que visam à organização dos do- cumentos de um arquivo ou coleção, utilizando diferentes méto- dos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. R.: A aplicação dos critérios de avaliação é feita no arquivo corrente para verificar o tipo de valor que o documento tem para a instituição e se deve ser transferido para o arquivo intermediário para aguardar o recolhimento ou eliminação; caso tenha valor histórico seja probató- rio ou informativo, ele deverá ser guardado no arquivo permanente. 5 A norma NBR 10519 refere-se ao processo de avaliação de documen- tos de arquivos e diferencia o valor informativo do probatório dos documentos. Explique qual a diferença entre os valores citados. R.: • Valor probatório – a prova que contém da organização e do fun- cionamento da entidade que os produziu. • Valor informativo – informações que contêm sobre as pessoas, enti- dades, coisas, problemas, condições etc. com que a entidade tratou. 13 ARQUIVOS PERMANENTES d) ( ) No arranjo, são realizadas duas operações, uma intelectual e outra física. As operações físicas compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, sua forma e seu conteúdo. As operações intelectuais referem-se ao acondiciona- mento dos suportes documentais em locais apropriados e a sua identificação, para definir sua disposição. e) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 2 Os fundos de arranjo podem seguir a seguinte ordem: fundo, se- ção, subseção, série, subsérie, dossiê e item documental. Assinale a alternativa INCORRETA: a) ( ) O fundo é um conjunto de documentos de uma mesma proveniên- cia, termo que equivale ao arquivo, podendo ser aberto ou fechado. b) ( ) A seção, também chamada de subfundo, é uma subdivisão do quadro de arranjo, que corresponde a uma primeira fração ló- gica do fundo, em geral, reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competên- cias específicas. c) ( ) A série é uma subdivisão do quadro de arranjo que correspon- de a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. d) (X) O dossiê é a menor unidade documental, intelectualmente in- divisível, integrante de dossiês ou processos; trata-se de unida- de documental fisicamente indivisível, também chamada peça. 3 Os processos de arranjo e descrição são necessários para facilitar a organização e a recuperação das informações contidas nos docu- mentos de arquivos. Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) A descrição é um processo que sintetiza elementos em conte- údos textuais, para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários e catálogos). b) ( ) Tanto o arranjo quanto a descrição são procedimentos arquivís- ticos aplicados em arquivos permanentes porque são preserva- dos pelo valor histórico e informativo. c) ( ) A partir dessa etapa de arranjo para organização dos documen- tos, serão possíveis a descrição e, depois, a difusão. 14 ARQUIVOS PERMANENTES d) ( ) O arranjo e a descrição de arquivos são processos inseparáveis, que, muitas vezes, se confundem, pois a descrição documental só poderá ser realizada a partir do acervo arranjado. e) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 4 A ISAD-G padroniza a descrição arquivística em fundos como um todo e em suas partes e contém regras gerais que podem servir como base para a criação de normas locais ou ser usada em conjunto des- tas, se já existirem. Sua estrutura parte de um princípio hierárquico, no qual a descrição é feita em níveis, denominado de estrutura mul- tinível. Cite as quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições. R.: Segundo Lopez (2002), há quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições. • Descrição do geral ao particular: apresenta uma relação hierár- quica entre as partes e o todo. • Informação relevante para o nível de descrição: as informações devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito. • Relação entre descrições: identifica o nível de descrição. • Não repetição de informação: não repetir as informações em níveis diferentes de descrição. 5 Os instrumentos de pesquisa assumem uma importância funda- mental nos arquivos, tendo a função de guiar o usuário pelo acervo e fazer a união entre pesquisador e o documento, permitindo que o usuário chegue até a informação desejada. Defina instrumentos de pesquisa e exemplifique alguns que podem ser usados em arquivos. R.: Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resu- me ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo. Apresentam-se na for- ma de guias, inventários, catálogos e índices. 15 ARQUIVOS PERMANENTES TÓPICO 2 1 Ordenar é dispor os documentos já arranjados e descritos dentro de pastas (sejam impressos ou on-line), as quais são organizadas dentro de arquivos. Sobre o processo de ordenação, assinale a al- ternativa INCORRETA: a) ( ) Os documentos com a mesma função precisam ser guardados juntos, para que se perceba quando começou e terminou a ação, para formar o dossiê desse conjunto documental. b) ( ) Ordenação documental equivale ao método de arquivamento e pode ser definida como a disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação. c) ( ) O instrumento que efetivamente permite operacionalizar a ati- vidade,segundo sua própria sistemática, é o plano de ordena- ção em forma de texto que descreve a organização, as regras de ordenação e os modos de acesso ao conjunto de documentos que constitui uma coleção. d) (X) O plano predetermina a organização do espaço documental, que é especificada por meio de outro instrumento, o manual de classificação, composto pelos códigos validados. O plano de ordenação deve ser passível de ampliação e assegurar a preservação dos documentos. e) ( ) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2 A ordenação é estabelecida pela definição de critérios que norte- arão a disposição dos documentos, resultando na proposição de um arranjo para a coleção, na forma de uma estrutura coerente para essa coleção. Para isso, com base em alguns métodos utiliza- dos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) O método alfabético dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto, podendo ser enciclopé- dico ou dicionário, quando relacionado a assuntos. b) ( ) O método cronológico dispõe dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal. c) ( ) O método geográfico é feito de acordo com as unidades territo- riais (países, Estados, municípios, distritos, bairros e outras). 16 ARQUIVOS PERMANENTES d) ( ) O método temático corresponde à disposição ocorre de acordo com temas ou assuntos. e) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3 Muitas vezes, os processos de classificação e ordenação são mis- turados ou sobrepostos, dificultando a organização e a recupera- ção dos documentos. Assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Recomenda-se classificar sem ordenar os documentos, pois a organização ficará completa e o acesso, mais fácil. b) (X) Pode-se dizer que a ordenação começa quando a classificação for concluída, isto é, aplicada à série documental. Para facili- tar a ordenação, existem os planos de classificação. c) ( ) É comum encontrar arquivos em que houve um trabalho de classificação de acordo com sua estrutura, porém que estão se- parados por uma ordem, às vezes por tipo ou espécie. d) ( ) Classificar e ordenar têm o mesmo significado: a organização de documentos de arquivo é resultado, em primeiro lugar, da classificação e, em seguida, da ordenação. e) ( ) Todas as alternativas anteriores. 4 Ordenar é dispor os documentos já arranjados e descritos dentro de pastas (sejam impressos ou on-line), para que sejam organiza- das dentro de arquivos. Explique quais são as funções da ordena- ção documental. R.: • Modo de leitura da coleção de documentos: relacionado à produ- ção de mensagens para explorar o espaço independentemente do formato ou suporte. • Função de localizar documentos: dentro de uma determinada co- leção, por meio de um código ou endereço eletrônico atribuído a cada documento, possibilita o acesso e que o documento seja retirado e guardado novamente no mesmo lugar seguindo uma ordenação proposta. • Gestão da coleção: no que se refere a uma política de seleção para aquisição e descarte de documentos e planejamento dos espaços para sua alocação. No que tange ao melhor uso do espaço, abrange 17 ARQUIVOS PERMANENTES a previsão de crescimento da coleção, as condições e os modos mais adequados de armazenamento, segundo suporte e tipologia docu- mentais, tanto para fins de preservação quanto para fins de acesso. 5 Para ordenar documentos pelos nomes de pessoas, eventos e ins- tituições, é necessário seguir algumas regras. Explique quais re- gras são essas. R.: Conforme Gonçalves (1998, p. 31), as regras são nomes de pessoas físicas são registrados de forma invertida, com entrada pelo nome de família; nomes de família compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos por hífen, são considerados no seu conjunto; nomes de fa- mília que designam entidades religiosas (santos ou santas) também são considerados integralmente; prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedência; artigos e preposições devem ser desconsiderados; nomes que designam grau de parentesco (Filho, Neto, Sobrinho) são considerados apenas quando o nome de família não for suficiente para realizar a ordenação; nomes espanhóis têm entrada pelo penúltimo nome de família; nomes orientais não são in- vertidos; títulos (Prof., Dr., Ministro etc.) são desconsiderados; nomes de entidades são registrados tal como se apresentam; eventos (como congressos, reuniões, seminários) têm entrada pelo seu nome, sendo o número de sua edição considerado apenas quando o nome do even- to não for suficiente para realizar a ordenação. TÓPICO 3 1 Os arquivos são depósitos de documentos, que, por sua vez, estão expostos à degradação; assim, é necessário encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos documentos, que é o papel. Sobre os processos de conservação e preservação adotados nos arquivos para manter a integridade dos documentos, assinale a alternativa CORRETA: 18 ARQUIVOS PERMANENTES a) (X) A conservação consiste em métodos técnico-científicos capa- zes de desacelerar o processo de deterioração instalado em suportes de informação. Já a preservação está relacionada à aquisição, à organização e à distribuição de recursos, a fim de impedir posterior deterioração ou renovar a possibilidade de utilização de um seleto grupo de materiais. b) ( ) A restauração é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional, que contribui direta ou in- diretamente para a preservação da integridade dos materiais. c) ( ) A preservação é similar à conservação porque pensa além, es- tabelecendo medidas para preservar a coleção, por meio de um programa institucional com objetivos e prioridades visando à preservação preventiva, focada na deterioração dos acervos e na sua integridade. d) ( ) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 2 Com relação aos agentes de deterioração dos acervos que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência, assinale a alternativa INCORRETA: a) ( ) Como agentes ambientais, podemos citar a temperatura, umi- dade do ar e a iluminação. b) ( ) Os documentos podem ser facilmente destruídos pela ação di- reta de temperatura e umidade relativa, calor e umidade, prin- cipalmente quando estiver no suporte de papel. c) (X) Calor excessivo ou inferência da luz direta (seja natural ou artificial) sob os documentos desencadeiam intensas reações biológicas. d) ( ) Os agentes humanos como manuseio incorreto, vandalismo e furto podem prejudicar tanto a integridade dos documentos quanto a ação causada por intempéries da natureza. e) ( ) Nenhuma das alternativas anteriores está correta. 3 Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos, de forma muito intensa e rápida, dentro de determinadas con- dições. Como qualquer outro ser vivo, necessitam de alimento e umidade para sobreviver e proliferar, sendo que o alimento pro- vém dos papéis, amidos (colas), couros, pigmentos, tecidos etc. 19 ARQUIVOS PERMANENTES No caso dos acervos de arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes encontrados nos documentos. Sobre a im- portância do controle de infestação de fungos em documentos de arquivos, assinale a alternativa CORRETA: a) (X) Estabelecer política de controle ambiental, principalmente tem- peratura, umidade relativa e ar circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do ideal e evitando oscilações acentuadas. b) ( ) Manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água, mas evitar secar caso ocorram, pois pode danificar o papel. c) ( ) O uso de fungicidas é recomendado, basta o arquivista usar produtos especializados em conservação de acervos. d) ( ) Limpar o ambiente com água, pois esta, ao secar, eleva a umi- dade relativa do ar, evita a proliferação de colônias de fungos. e) ( ) Todas as alternativas anteriores 4 A preservaçãoconsiste na aquisição, na organização e na distribui- ção de recursos, a fim de impedir posterior deterioração ou renovar a possibilidade de utilização de um seleto grupo de materiais. Cite algumas medidas que podem ser tomadas para preservação e prote- ção dos acervos em relação à inferência da luz sob os documentos. R.: As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que blo- queiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no controle de temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia. Devem ser feitos filtros de filmes especiais, que também ajudam no contro- le da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado), além de não expor um objeto valioso por muito tempo, manter o nível de luz o mais baixo possível, não colocar lâmpadas dentro de vitrines, prote- ger objetos com filtros especiais, certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos. 5 Recomenda-se que a instituição tenha um plano de emergência para prevenir desastres naturais ou causados pela ação humana. Quais são os elementos que devem constar em um plano de emergência? 20 ARQUIVOS PERMANENTES UNIDADE 3 TÓPICO 1 1 Assim como em qualquer instituição, existem vários tipos de de- cisões e ações que devem ser tomadas e realizadas para garantir o funcionamento nos arquivos, que contemplam diversos aspectos, desde administrativos, do ponto de vista legal, científico, cultural, tecnológico etc. Essas decisões devem estar registradas em políticas arquivísticas, que podem estar explícitas, ou seja, oficializadas em documentos próprios da instituição, ou implícitas, que são práticas genéricas correntes na empresa, que não estão oficializadas nem es- critas, mas orientam as decisões dos administradores. No que tange às políticas arquivísticas, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) As práticas implícitas que não estão registradas em documen- tos oficiais não devem ser consideradas na elaboração das polí- ticas arquivísticas. b) ( ) As políticas diferem das diretrizes no sentido de que, uma vez instituídas, vigoram por curtos períodos, porque orientam a formulação dos procedimentos. c) (X) Todas as atividades da instituição deverão ser permeadas por decisões criteriosamente planejadas e conscientemente toma- das para a consecução dos objetivos institucionais explícitos em uma política. d) ( ) É um tema bastante aprofundado na literatura arquivística, porque se trata de normativas relacionadas ao acesso aos docu- mentos em uma instituição. R.: • Gestão: como administrar o plano de emergência. • Prevenção: como evitar sinistros e emergências. • Capacidade de resposta: preparação para enfrentamento de situ- ação mais grave. • Reação ao sinistro: como proceder no caso de uma emergência. • Recuperação: administração pós-sinistro. 21 ARQUIVOS PERMANENTES 2 Para criar políticas de acesso aos documentos, é necessário co- nhecer os princípios que regem os arquivos; mesmo as entidades privadas, assim como as públicas, devem abrir seus arquivos ao máximo, para promover e facilitar o acesso, visto que a comuni- dade precisa das informações registradas em documentos de ar- quivos das instituições que os detêm, exceto quando sigilosos ou com restrições governamentais, daí a necessidade de se ter um arquivista à frente da elaboração dessas políticas. Em relação ao papel dos arquivistas na elaboração de políticas de acesso aos do- cumentos arquivísticos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) O Conselho Internacional de Arquivos estimula os arquivistas a serem proativos e informarem o público sobre a disponibili- dade dos documentos para uso. b) ( ) Os arquivistas têm função importante, pois funcionam como guardiões e precisam assegurar tanto à comunidade usuária quanto às entidades que impõem restrições que estas são ade- quadamente aplicadas. c) ( ) Ao arquivista responsável pela instituição, cabe a responsabili- dade de participar de todo o processo de tomada de decisão, no que tange às normas de acesso, pois será nesse documento que estarão explícitas as restrições. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3 De acordo com o Decreto nº 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que regulamenta o Art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Qualquer documento classificado como sigiloso, recolhido em uma instituição arquivística pública, e que, em algum momento, tenha sido objeto de consulta pública, poderá sofrer restrição de acesso. b) (X) O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com países estrangeiros, atenderá às normas e às recomendações de sigilo constantes desses instrumentos. c) ( ) Os documentos ultrassecretos são aqueles que requerem rigo- rosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de agentes públicos, enquanto os docu- mentos secretos requerem excepcionais medidas de segurança 22 ARQUIVOS PERMANENTES e cujo teor só deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio. d) ( ) Os documentos confidenciais são aqueles que não devem, ime- diatamente, ser do conhecimento do público, em geral, e os re- servados são aqueles cujo conhecimento e divulgação podem ser prejudiciais ao interesse do país. 4 Em questão de políticas de acesso aos documentos, é importante pontuar sobre as implicações da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) nas instituições arquivísticas. O que essa lei regu- lamenta e qual é o seu objetivo? R.: Regulamenta o direito constitucional de acesso dos cidadãos às in- formações públicas e é aplicável aos três poderes da União, dos Es- tados, do Distrito Federal e dos municípios. Via de regra, o acesso à informação se dá por meio do portal de transparência dos governos municipais, estaduais e federais. No caso da União, temos o site Por- tal da Transparência, que materializa a obrigatoriedade exigida pela Lei nº 12.527/2011. A Lei de Acesso à Informação tem como objetivo, ainda, a estimulação do desenvolvimento da cultura de transparência na Administração Pública, bem como o desenvolvimento do controle social, ou seja, incentivar a participação do cidadão, de modo a fisca- lizar e monitorar a gestão pública. 5 A Lei de Acesso à Informação regula várias questões, como a do sigilo das informações, sendo que o cidadão não deverá ter acesso às informações consideradas imprescindíveis à segurança da socie- dade ou do Estado. Descreva que tipo de informações seriam essas. R.: São informações que podem: • colocar em risco a defesa e a soberania do país; • prejudicar a condução de negociações ou relações internacionais do país; • colocar em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; • colocar em risco a estabilidade financeira, econômica ou monetá- ria do país; • colocar em risco planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; 23 ARQUIVOS PERMANENTES • colocar em risco projetos de pesquisa e desenvolvimento científi- co ou tecnológico, sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; • colocar em risco a segurança de instituições ou de altas autori- dades ou comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou a repressão de infrações. TÓPICO 2 1 Os arquivos existem com a função de recolher, custodiar, preser- var e organizar fundos documentais, para servir as pessoas que queiram utilizá-los, além de poderem oferecer serviços editoriais, de difusão cultural e de assistência educativa, alcançando uma di- mensão popular e cultural que reforça e mantém seu objetivo prin- cipal. Considerando que uma das funções do arquivo é promover o acesso por meio da difusão, assinale a alternativa INCORRETA: a) (X) A difusão é a principal função arquivísticapara que se cumpra o acesso à informação, devendo promover a divulgação da ins- tituição, das atividades arquivísticas e do acervo documental. b) ( ) Por meio da difusão, dá-se visibilidade às fontes, antecipando ao público a riqueza documental de um arquivo. c) ( ) Não basta apenas tratar a documentação, devemos também disponibilizá-la; quanto maior o número de usuários acessan- do as informações, maior será o êxito obtido. d) ( ) A difusão envolve a disponibilização das informações para o maior número de pessoas. 2 Para Bellotto (2006), há três tipos de difusão que ocorrem nas ins- tituições arquivísticas: educativa, cultural e editorial. Sobre as ações de difusão dos arquivos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) As ações de difusão editorial envolvem a edição de livros, periódi- cos e demais publicações com o conteúdo encontrado no arquivo. 24 ARQUIVOS PERMANENTES b) ( ) Os serviços de difusão promovem maior sociabilização dos usuários com a cultura, sendo então, disponibilizado maior conhecimento e concedendo um atendimento personalizado como instrumento de interação entre acervo e usuário, insti- gando o hábito de frequentar as instituições arquivísticas. c) ( ) As ações de difusão em arquivos visam a atingir o usuário final da informação, seja o aluno, o professor, o pesquisador, o cida- dão em geral, cuja função é mostrar o potencial do acervo. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3 A difusão é uma das funções arquivísticas essenciais para que se cumpra o acesso à informação, devendo promover a divulgação da instituição, das atividades arquivísticas e do acervo documen- tal. No que tange à difusão editorial dos arquivos, assinale a al- ternativa CORRETA: a) ( ) Além dos instrumentos de pesquisa que facilitam o acesso do pesquisador aos documentos, um arquivo pode produzir dife- rentes tipos de publicações que o tornem um centro de vivência e de interrelações culturais, bem como um laboratório de pes- quisa histórica. b) ( ) Os arquivos também podem produzir diversos tipos de gêne- ros de publicações, como manuais, edições de textos, monogra- fias históricas, catálogos seletivos, publicações de edições co- memorativas, entre outros. c) ( ) Livros também são excelentes exemplos de publicações ge- radas por arquivos, que o tornam um veículo de publicidade constante, abrindo vários campos de ações. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 4 A difusão deve ser colocada entre as atividades prioritárias, uma vez que é através dela que a sociedade conhece o patrimônio do- cumental. Quais os benefícios da difusão editorial para os arqui- vos e para a sociedade? R.: Para os arquivos, a difusão editorial, por meio de publicações, con- tribui para a preservação, a disseminação e, para a sociedade, facilita o acesso aos documentos, por meio da recuperação em diferentes instru- mentos de pesquisa disponibilizados pelas instituições arquivísticas. 25 ARQUIVOS PERMANENTES 5 Para Rockemback (2015), a difusão em arquivos consiste na busca de estratégias que promovem importantes benefícios e vantagens para o arquivo. Descreva quais são esses benefícios e vantagens. R.: Estratégias que visem a acessibilidade (facilitar o acesso, procurar vencer as barreiras tecnológicas e linguísticas), transparência (tornar público), atingir determinado público (através do marketing e demais ferramentas auxiliares), entender qual é o público (estudo de usuários e comportamento informacional), estudar as competências informa- cionais do público (literacia informacional/educação informacional, distinguindo-a da educação patrimonial), realizar a mediação (sele- cionar, filtrar, acrescentar qualidade informacional na recuperação de conteúdos), procurando uma maior proximidade dos usuários à informação contida nos acervos, por meio de vários canais de comu- nicação ou aqueles considerados mais adequados, a partir de três vér- tices principais: os usuários, o conteúdo e a tecnologia. TÓPICO 3 1 Existem diferentes formas de promover o acesso e o uso dos do- cumentos custodiados para a construção do conhecimento e do desenvolvimento cultural. No que tange à função social dos ar- quivos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Os arquivos, assim como museus e bibliotecas, têm funções muito importantes no que tange à educação patrimonial, para compreender o universo sociocultural em que os sujeitos estão inseridos, daí sua relevância social. b) ( ) Por meio das experiências com as diferentes manifestações cul- turais, o trabalho da educação patrimonial busca levar as pessoas a um processo ativo de conhecimento, apropriação e valorização de sua herança cultural e construção identitária do indivíduo. c) ( ) A educação patrimonial, quando exercida por um arquivo, contempla sua função social, visto que contribui efetivamente para os processos de valorização da cultura, construção históri- ca temporal e preservação dos espaços de memória. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 26 ARQUIVOS PERMANENTES 2 Os arquivos exercem sua função social quando promovem a in- clusão e o acesso integral aos seus ambientes, bem como aos ser- viços para todos os cidadãos, independentemente de cor, raça, status social, possíveis limitações, entre outros. Sobre acessibili- dade em arquivos, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Pela importância social que os arquivos têm, é importante aten- tar às necessidades de pessoas que têm demandas específicas, que restringem sua locomoção, visão, audição, fala, entre outros, porque a instituição deve ter uma estrutura física acessível, um acervo adequado com tecnologias assistivas e uma equipe capa- citada para atender ao público com diferentes necessidades. b) ( ) As instituições arquivísticas podem usar tecnologias assistivas para promover a acessibilidade nos espaços dando maior auto- nomia, independência, qualidade de vida e inclusão social das pessoas com deficiência, incapacidade ou mobilidade reduzida. c) ( ) É preciso estar atento, pois não são as pessoas que são limitadas, e sim os ambientes informacionais que são limitadores e, em vez de promover o acesso aos documentos, acabam restringindo com barreiras arquitetônicas, interpessoais ou mesmo informacionais. d) (X) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3 As difusões cultural e educativa em arquivo são de suma impor- tância para o arquivista no trato das políticas de gestão arquivísti- ca, refletindo acerca da importância desses ambientes como fonte de informação, cultura, história, memória e educação. Em relação às ações de difusões cultural e educativa em arquivos, assinale a alternativa INCORRETA: a) ( ) A difusão cultural ocorre pela promoção de ações culturais, ligadas ou não à instituição, porém destinadas a um público específico, como conferências, visitas guiadas, oficinas, exposi- ções, lançamento de livros, projeção de filmes, entre outros. b) (X) A difusão educativa ocorre através de programas educativos, criados e desenvolvidos somente nas escolas, que buscam formar usuários conscientes da importância da preservação do patrimônio documental. 27 ARQUIVOS PERMANENTES c) ( ) A difusão cultural em arquivo é de suma importância para o arquivista no trato das políticas de gestão arquivística, refle- tindo acerca da importância desses ambientes como fonte de informação, cultura, história, memória e educação. d) ( ) A difusão educativa ocorre por meio de programas educacio- nais existentes nos arquivos ou com sua participação, visando à aproximação com públicos específicos, com o intuito de formar usuários conscientes da importância da preservação do patri- mônio documental. 4 Pela importância social que os arquivos têm, é importante atentar às necessidades de pessoas com demandas específicas e que restrin- gem sua locomoção, visão, audição, fala, entre outros, porque a ins- tituição deve ter uma estrutura física acessível, um acervo adequado com tecnologiasassistivas e uma equipe capacitada para atender ao público com diferentes necessidades. Cite exemplos de tecnologias assistivas que podem ser usadas em arquivos para ampliar o acesso e o uso das informações contidas nos documentos arquivísticos. R.: Hardware e software idealizados para tornar o computador acessível para pessoas com incapacidades sensoriais, intelectuais e motoras; pro- jetos urbanísticos e de edificação que garantem acesso, funcionalidade e mobilidade a todas as pessoas; recursos que garantem posturas alinha- das, estáveis, confortáveis e com boa distribuição do peso corporal; pró- teses artificiais para substituição das partes ausentes do corpo humano; auxílios ópticos como lentes, lupas manuais e eletrônicas; softwares am- pliadores de tela; materiais com texturas, relevo, táteis; equipamentos, softwares, produtos e aplicativos que reproduzem informações em áu- dio para imagens, além de aparelhos para auxílio na surdez. 5 No que tange às normas de acessibilidade, os arquivos precisam se ade- quar para facilitar o acesso e o uso do acervo que está sob sua custódia. O arquivo precisa estar adequado à NBR 9050, conhecida como norma de acessibilidade. Quais são as recomendações dessa norma? R.: A NBR 9050 estabelece critérios e parâmetros técnicos a serem observados quanto a projeto, construção, instalação e adaptação do meio urbano e rural, e de edificações às condições de acessibilidade. A norma traz critérios e parâmetros para instalação de equipamentos, 28 ARQUIVOS PERMANENTES mobiliários e adaptação de espaços, de forma que se tornem acessí- veis para todas as pessoas. Um arquivo acessível significa oportuni- zar autonomia, segurança e dignidade a todos ou, ao menos, para o máximo possível de pessoas.