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Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme Prof. Dr. Acyr Seleme Análise e Mudança Organizacional 2015 Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme SUMÁRIO ANÁLISE & MUDANÇA ORGANIZACIONAL: ABERTURA.....................................................................................4 A ANÁLISE ORGANIZACIONAL: UMA SÍNTESE DE RICHARD L. DAFT .............................................................8 ORGANIZAÇÕES EFICIENTES: UMA SÍNTESE DE DAVID A. NADLER, MICHAEL L. TUSHMAN....................14 AS DIFERENTES FORMAS ORGANIZACIONAIS: UMA SÍNTESE DE JAY R. GALBRAITH..............................27 ENTENDIMENTOS SOBRE A MUDANÇA ORGANIZACIONAL: UMA SÍNTESE DE RICHARD HALL, 2004.....41 GERENCIANDO A MUDANÇA ORGANIZACIONAL: UMA SÍNTESE DE LAWRENCE G. HREBINIAK, 2006.....49 A DANÇA DAS MUDANÇAS: de PETER SENGE...................................................................................................67 Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme APRESENTAÇÃO Trabalharemos juntos na disciplina de Análise e Mudança Organizacional e espero que ao final dela você esteja apto a compreender melhor como os gestores podem avaliar e conduzir mudanças em suas Empresas usando a Análise Organizacional. Nesta disciplina, veremos os fatores mais significativos na compreensão de como as organizações são desenhadas e alteradas. Em relação às dúvidas que surgirem no decorrer dos estudos sintam-se à vontade para questionar que eu, juntamente com a tutoria, estaremos prontos a ajudá-lo, trocar idéias e experiências! Bom trabalho para TODOS nós Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme Análise & Mudança Organizacional: Abertura Prof. Acyr Seleme, 2011 A Análise Organizacional (AO) é uma Tecnologia De Gestão 1 que visa avaliar a realidade atual e definir eventuais necessidades futuras das Organizações. É organizacional porque os fatores considerados impactam tanto no todo quanto nas partes da Empresa. De modo operacional, a AO utiliza um conjunto de fatores para promover diagnósticos e orientações técnicas para lidar com estes fatores organizacionais considerados. Os resultados obtidos com a AO são diagnósticos e recomendações para mudança organizacional. Um Diagnóstico do estado atual que procura identificar o quanto uma Empresa está adequadamente organizada para atender a sua estratégia ou ao ambiente de negócio onde opera. Outro Diagnóstico das necessidades organizacionais futura, quando intencionamos mudança planejada. E, recomendações para alinhar os requisitos organizacionais necessários aos esforços de mudança. Assim, a AO é útil porque, através dela, podemos instrumentalizar os gestores para lidar com os fatores organizacionais quando atuam sobre problemas específicos, ou quando precisam tratar de problemas de ordem corporativa. Análise e Mudança Organizacional As Empresas investem em esforços para resolver seus problemas. Um problema organizacional é basicamente a discrepância entre o estado desejado pela Empresa e o estado atual na qual ela se encontra. Queda de desempenho operacional, falta de sustentabilidade da posição no mercado, ou desafio de crescimento são problemas típicos das Empresas. Como observarmos os problemas não são só negativos, eles podem ser novos desafios que a Empresa precisa enfrentar. 1 Tecnologia de Gestão é um termo divulgado recentemente por Hamel G. no seu livro O futuro da Administração. Editora Campus, 2007. Segundo ele ela representa um conjunto de conhecimentos gerenciais aplicados que visam criar valor nas estruturas e funções organizacionais. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme Seja qual for a natureza do problema, freqüentemente os gestores desenham uma Solução de Mudança 2 e procuram implementá-la. O objetivo é levar a situação atual indesejada para um patamar desejado. (ver Figura 1) Figura 1 – Ciclo da Mudança Situação Atual Situação Desejada ( futura) Diferença = PROBLEMA Lacuna Plano de Mudança Implementação da Mudança Quando da elaboração do plano de Mudança, procuramos avaliar os sintomas (efeitos) do problema e identificar suas causas. Identificadas as causas, desenhamos uma solução para atacar as causas e resolver tal problema. É na identificação das causas organizacionais e na forma de lidar com elas que a AO torna-se útil como Tecnologia de Gestão. Por exemplo, se o problema identificado é a falta de fluxo de caixa temos causas de natureza Financeira envolvidas; se o problema é a queda de vendas podemos ter causas Mercadológicas e Logísticas atuando; ou ainda, se o problema é a qualidade do produto, então estamos considerando as causas da Produção. Porém, em todos estes problemas normalmente temos causas organizacionais associadas, como a adequação da estrutura organizacional, os conhecimentos necessários ou, seja o grau de Variedade de Requisitos Organizacionais 3 . Assim, para os analistas organizacionais as causas de origem organizacional são relevantes quando tentamos resolver qualquer problema das Empresas. Isto porque os fatores organizacionais procuram ver a Empresa como um todo, assim 2 Mudança Organizacional planejada se refere aqui na soma do plano da ação e nos esforços de implementação. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme como relacioná-los como problemas em suas partes ou áreas (o que é muito comum). Voltemo-nos ao ponto de entrada para o uso da AO. A primeira constatação é de que as Empresas não fazem uma AO sem um motivo; elas utilizam-na quando surgem os problemas. De modo genérico, há alguns tipos comuns de problemas de amplitude organizacional: a Empresa quer crescer, a Empresa quer reduz custos, ou ela quer melhorar seu desempenho atual. Estes problemas corporativos típicos demandam por mudanças, logo necessitam de tecnologias gerenciais apropriadas. Diante destes problemas há pelo menos três momentos em que a Análise Organizacional torna-se útil (ver Figura 3). Figura 3 – Três momentos comuns para se fazer Análise Organizacional Situação Atual Situação Desejada ( futura) Diferença = PROBLEMA Lacuna Plano de Mudança Implementação da Mudança ANALISE DOS FATORES O R G A N I Z A C I O N A L A T U A I S ANALISE DOS FATORES O R G A N I Z A C I O N A L F A C I L I T A D O R E S AJUSTE DOS FATORES O R G A N I Z A C I O N A L F A C I L I T A D O R E S O primeiro momento é quando vamos avaliar a situação atual. Neste momento queremos saber se os fatores organizacionais estão ou não contribuindo para o problema. 3 Variedade de requisitos organizacionais é entendida como a adequação entre as exigências do ambiente de negócio onde a Empresa opera e os requisitos organizacionais que ela dispõe para atender estas exigências. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr SelemeO segundo momento é quando avaliamos a situação desejada. Em muitos casos ela exige que analisemos quais os fatores organizacionais devem estar alinhados ou presentes para viabilizar os esforços de mudança. E o terceiro momento é quando vamos promover as mudanças. Quando as mudanças são implementadas normalmente precisamos fazer ajustes nos fatores organizacionais para que elas sejam alavancadas. Apesar da importância de incluir os fatores organizacionais na identificação e resolução de nossos problemas corporativos, não há consenso sobre quais são os fatores mais importantes a serem considerados. Então, optamos por construir esta apostila com textos que ofereçam opiniões de especialistas organizacionais, de tal forma que possamos orientá-los numa razoável escolha. Os conteúdos específicos da Disciplina Esta apostila está dividida em duas partes. Na parte 1 tratamos dos fatores que podemos considerar numa AO. E na parte 2 abordamos as questões relativas à mudança organizacional. Para cumprir nossa tarefa, selecionamos seis textos. Eles formam resumidos por mim, no sentido de facilitar o trabalho dos alunos. Os três primeiros textos tratam de definir os fatores organizacionais e suas formas de avaliação. Os três últimos textos tratam das questões relativas à mudança. Quanto às questões relativas à mudança, optamos por tratás-la de um ponto de vista organizacional e não apenas apresentar um método de conduzir mudanças. Com isto queremos enfatizar as condições de contorno associadas ao processo, e não seus conteúdos. Minha expectativa é a de que os alunos: Percebam a utilidade da Análise Organizacional, e consigam experimentar algum diagnóstico. Percebam os fatores associados aos processos de mudança e possam considerá-los quando estiverem envolvidos ou responsáveis por eles. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme A ANÁLISE ORGANIZACIONAL: uma síntese de Richard L. Daft 1 1 Este texto foi extraído e sintetizado do livro Teoria e Projeto das Organizações. 6ª Edição. Rio de janeiro. LTC Editora AS, 1999 A Importância das Organizações As organizações produzem mercadorias e serviços que os clientes desejam a preços competitivos. As Empresas procuram técnicas inovadoras de produzir e distribuir mercadorias e serviços com mais eficiência. As estruturas organizacionais e as práticas administrativas contribuem para a eficiência das organizações. As organizações não são soluções definitivas, elas buscam constate inovação para fazer as coisas. A preocupação mais recente com a Aprendizagem Organizacional reflete o desejo de aperfeiçoamento em todas as áreas. As organizações se adaptam e influenciam um ambiente em rápida mutação. Algumas grandes Empresas têm departamentos inteiros dedicados a monitorar o ambiente externo e encontrar modos de adaptação ou de influenciar aquele ambiente. [...] Com todas essas atividades, as organizações criam valor para seus proprietários, clientes e empregados. Os administradores precisam reconhecer quais partes do empreendimento criam valor e quais partes não o fazem; porque uma Empresa só pode ser lucrativa quando o valor que criar for maior que o custo dos recursos. Por fim, as organizações têm de lidar constantemente com novos desafios como Ética, Responsabilidade Sócio-Ambiental, bem como encontrar maneiras cada vez mais eficazes de motivar os empregados a trabalhar juntos para atingir as metas organizacionais. AS ORGANIZAÇÕES MODELAM NOSSAS VIDAS, E OS ADMINISTRADORES PODEM MODELAR AS ORGANIZAÇÕES. O CONHECIMENTO DA ANÁLISE ORGANIZACIONAL AJUDA OS ADMINISTRADORES A PROJETAR ORGANIZAÇÕES PARA QUE FUNCIONEM COM MAIOR DESEMPENHO. Organizações Como Sistemas Para entender a organização por inteiro, é preciso vê-Ia como um sistema. Um sistema é um conjunto de elementos interativos que recebe entradas do ambiente, transforma- os, e emite saídas para o ambiente externo. A necessidade de entradas e saídas reflete a dependência em relação ao ambiente. Os elementos interativos significam que as pessoas e os departamentos dependem uns dos outros e devem trabalhar juntos. As entradas do sistema de uma organização incluem empregados, matérias-primas e Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme outros recursos físicos, informações e recursos financeiros. O processo de transformação modifica essas entradas em algo de valor que pode ser enviado de volta para o ambiente. As saídas incluem produtos e serviços específicos para clientes. Podem incluir também satisfação dos empregados, poluição e outros subprodutos do processo de transformação. Dimensões Organizacionais A visão de sistema possibilita entender as atividades das organizações. A etapa subseqüente para se conhecer as organizações é examinar as dimensões que descrevem peculiaridades específicas. As dimensões organizacionais pertencem a dois tipos: ESTRUTURAIS E CONTEXTUAIS. As Dimensões Estruturais descrevem as características internas de uma organização. Elas criam uma base para se medir e comparar organizações. As Dimensões Contextuais caracterizam toda a organização, quanto ao seu porte, tecnologia, ambiente e metas. Elas descrevem o ajuste organizacional que influencia e molda as dimensões estruturais. As dimensões contextuais representam tanto a organização como o ambiente. Elas podem ser encaradas como um conjunto de elementos subjacentes à estrutura e aos processos de trabalho de uma organização. Dimensões Estruturais A FORMALIZAÇÃO pertence ao volume de documentação escrita da organização. A documentação inclui procedimentos, descrições de cargos, regulamentos e manuais de políticas. Esses documentos escritos descrevem comportamentos e atividades. A formalização muita vezes é medida pela simples enumeração do número de páginas de documentação existente na organização. Grandes Universidades, por exemplo, tendem a ter grande formalização porque têm diversos volumes de normas escritas para aspectos como registros, eliminação e acréscimo de aulas, associações de alunos, controle de dormitórios e assistência financeira. Uma pequena Empresa familiar, ao contrário, pode não ter praticamente nenhuma norma escrita e seria considerada informal. A ESPECIALIZAÇÃO é o grau em que as tarefas organizacionais são subdivididas em cargos separados. Se a especialização for extensiva, cada funcionário desempenha apenas um estreito leque de tarefas. Se for baixa, os empregados desempenham um grande número de tarefas em seus cargos. A especialização por vezes é chamada de divisão do trabalho. A PADRONIZAÇÃO é a extensão em que as atividades similares são executadas de maneira uniforme. Numa organização altamente padronizada como o McDonald's, o trabalho é descrito detalhadamente, e os serviços semelhantes são executados da mesma maneira em todas as filiais. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 10 A HIERARQUIA DE AUTORIDADE especifica quem obedece a quem e o escopo de controle de cada gerente. A hierarquia é indicada pelas linhas verticais em um organograma. Ela está relacionadaao escopo de controle (número de empregados subordinados a um supervisor). Quando os escopos de controle são estreitos, a hierarquia tende a ser alta. Quando o escopo é largo, a hierarquia de autoridade tende a ser mais baixa. A COMPLEXIDADE refere-se ao número de atividades ou subsistemas da organização. Ela pode ser medida ao longo de três dimensões: vertical, horizontal e espacial. A complexidade vertical é o número de níveis da hierarquia. A horizontal é o número de títulos de cargos ou departamentos que existem horizontalmente em toda a organização. A complexidade espacial é o número de localizações geográficas. A complexidade horizontal pode ser calculada como trinta e quatro títulos de cargos ou sete grandes departamentos. A complexidade espacial é baixa porque a organização está situada em um só local. A CENTRALIZAÇÃO refere-se ao nível hierárquico que tem autoridade para tomar uma decisão. Quando a tomada de decisões é reservada ao nível mais elevado, a organização é centralizada. Quando as decisões são delegadas a níveis organizacionais mais baixos, ela é descentralizada. As decisões organizacionais que podem ser centralizadas ou descentralizadas incluem a compra de equipamentos, o estabelecimento de metas, a escolha de fornecedores, a estipulação de preços, a contratação de funcionários e a decisão de territórios de marketing. O PROFISSIONALISMO é o nível de educação formal e de treinamento dos empregados. O profissionalismo é considerado elevado quando os empregados exigem longos períodos de treinamento para assumir cargos na organização. Ele geralmente é medido como o número médio de anos de formação dos empregados, que pode chegar a vinte na área médica e menos de dez numa firma construtora. Dimensões Contextuais O TAMANHO é a magnitude da organização em termos do número de pessoas na organização. Pode ser medido para a organização como um todo ou para componentes específicos, como uma instalação ou uma divisão. Como as organizações são sistemas sociais, o tamanho costuma ser medido pelo número de empregados. Outras medidas como o total de vendas ou o total de haveres também refletem a dimensão, mas não indicam o volume do componente humano do sistema social. A TECNOLOGIA organizacional é a natureza do subsistema de produção, incluindo as ações e técnicas utilizadas para transformar as entradas organizacionais em saídas. Uma linha de montagem, uma sala de aula e uma refinaria de petróleo são Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 11 tecnologias, embora sejam diferentes entre si. O AMBIENTE inclui todos os elementos além dos limites da organização. Entre os elementos principais estão a indústria, o governo, os clientes, os fornecedores e a comunidade financeira. Elementos ambientais que mais afetam uma organização são muitas vezes outras organizações. AS METAS E ESTRATÉGIA da organização definem o propósito e as técnicas competitivas que a distinguem das outras organizações. As metas muitas vezes são escritas como uma declaração duradoura dos intentos da Empresa. Uma estratégia é um plano de ação que descreve a alocação de recursos e as atividades para lidar com o ambiente e alcançar as metas organizacionais. As metas e estratégias definem o escopo das operações e o relacionamento com empregados, clientes e concorrentes. A CULTURA de uma Empresa é o conjunto subjacente de valores, crenças, conhecimentos e normas essenciais compartilhados pelos funcionários. Esses valores subjacentes podem pertencer ao comportamento ético, compromisso com os empregados, eficiência ou serviços aos clientes, e fornecem a cola para manter unidos os componentes da organização. A cultura de uma organização, não é escrita, mas pode ser observada em suas histórias, slogans, cerimônias, maneiras de vestir e apresentação dos escritórios. AS DIMENSÕES CONTEXTUAIS E ESTRUTURAIS AQUI DISCUTIDAS SÃO INTERDEPENDENTES. Por exemplo, a grande dimensão de uma organização e uma tecnologia de rotina e um ambiente estável, juntos, tendem a criar uma organização com formalização, especialização e centralização maiores. Essas dimensões fornecem uma base para a medição e a análise de características que não podem ser vistas pelo observador casual, e revelam informações significativas sobre uma organização. Análise Organizacional A análise organizacional é uma forma de ver e analisar organizações de modo mais acurado e sistemático. Baseia-se em padrões e métodos. Os estudiosos de organizações procuram esses métodos, os definem, medem e os tomam disponíveis para todos nós. Mas, precisamos ter em mente que os conteúdos a serem avaliados variam ao longo do tempo. A administração clássica e as abordagens burocráticas para organizar funcionaram bem até os anos de 1950 e 1960. O sucesso durante aquele período ocorreu porque as economias da Europa e do Japão haviam sido destroçadas pela Segunda Guerra Mundial, e as Empresas norte-americanas tinham todo o campo para si. As organizações tomaram proporções administrativas inchadas e com excesso de assessores que afundariam muitas Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 12 organizações nos anos de 1970 e 1980. Por exemplo, a Xerox descobriu que estava utilizando 1,3 trabalhadores indiretos para cada trabalhador direto, enquanto suas filiais japonesas precisavam somente de 0,6 trabalhadores indiretos. Nos anos de 1980, as Empresas americanas precisavam descobrir um modo melhor. A AT&T eliminou trinta mil gerentes durante a década de 1980. A fusão da Chevron e da Gulf levou à dispensa de dezoito mil empregados, muitos dos quais gerentes. A GE mandou embora cinqüenta mil empregados assalariados. 1 OS ANOS DE 1980 produziram novas culturas corporativas que valorizavam um quadro de pessoal enxuto, flexibilidade, resposta rápida ao cliente, empregados motivados, atenção aos clientes e produtos de qualidade. O mundo estava mudando rapidamente porque as fronteiras corporativas estavam alteradas por ondas de fusões, muitas delas internacionais, e pela concorrência internacional aumentada. NA DÉCADA SEGUINTE, o mundo dos negócios passou por uma mudança mais profunda e de maior alcance como jamais se viu desde o alvorecer da idade moderna e da revolução científica cerca de quinhentos anos atrás. Assim como a civilização se alterou irremediavelmente na transição da era agrária para a era industrial, os eventos emergentes modificarão as formas pelas quais interagimos uns com os outros em nossas vidas pessoais e profissionais. As 1 Amanda Bennet, The Death of the Organization Man (New York: Willian Morrow, 1990). antigas formas de organização e métodos de gerência tornam-se inadequados para enfrentar os novos problemas no mundo futuro emergente. O ENTENDIMENTO DA ANÁLISE ORGANIZACIONAL EM EVOLUÇÃO É UMA FORMA FLEXÍVEL PARA A GERÊNCIA. É UMA ORIENTAÇÃO DA TEORIA CONTINGENCIAL PARA DESCREVER E LIDAR COM OS ELEMENTOS ORGANIZACIONAIS. Os desafios produzidos pelo ambiente rapidamente mutável de hoje concorrência global,diversidade, questões sociais, rápidos progressos na tecnologia e nas comunicações, a passagem de uma abordagem exploratória para outra ecologicamente sensível ao ambiente natural e a crescente expectativa dos trabalhadores por trabalho e oportunidades significativas para o progresso pessoal e profissional exigem respostas drasticamente diferentes das pessoas e das organizações. Assim, são os administradores do futuro que terão de projetar e orquestrar novas respostas para um mundo profundamente novo. [...] No mundo de hoje, o ambiente é tudo exceto estável, e a organização futura reconhece a caótica e imprevisível natureza do mundo. Num mundo caracterizado pela rápida mudança, complexidade e surpresa, os gerentes não podem medir, prever ou controlar segundo as maneiras tradicionais o drama que se desenrola dentro ou fora da organização. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 13 Apesar das modificações do ambiente, as organizações não são todas iguais. Muitos problemas ocorrem quando todas as organizações são tratadas como iguais, o que acontecia com os princípios administrativos e com as abordagens burocráticas que tentavam projetar todas as organizações da mesma forma. Os organogramas e os sistemas financeiros que funcionam na divisão varejista de um conglomerado não serão apropriados na divisão de produção. CONTINGÊNCIA SIGNIFICA QUE UMA COISA DEPENDE DE OUTRAS, E PARA QUE A ORGANIZAÇÃO SEJA EFICAZ É PRECISO HAVER UM PERFEITO AJUSTE ENTRE SUA ESTRUTURA E AS CONDIÇÕES DO AMBIENTE EXTERNO. 2 O que funciona bem em uma estrutura pode não funcionar em outra. Não existe somente uma maneira melhor. Algumas organizações podem experimentar um determinado ambiente, usar uma tecnologia rotineira e desejar eficiência. Numa situação assim, uma abordagem administrativa que utilize procedimentos de controle burocrático, uma estrutura funcional e comunicações formais poderia ser adequada. 2 Johannes M. Pennings, “Structural Contingency theory: A Reppraisal,” Research in Organizational Behavior 14 (1992): 267-309 No Que A Análise Organizacional Pode Contribuir A análise organizacional pode proporcionar uma avaliação e um conhecimento do que está acontecendo nas organizações. Os países são compostos de sociedades de organizações, e estas são as principais entidades de nossa época. Estudando organizações, você pode aprender mais sobre um aspecto significativo de seu ambiente, da mesma forma que ocorreria se você estudasse geografia, astronomia ou música. A análise organizacional oferece uma significativa visão e compreensão para os gerentes. Muitos gerentes aprendem análise organizacional por tentativa e erro. A análise organizacional identifica variáveis e fornece modelos de modo que os gerentes possam saber como diagnosticar e explicar o que está acontecendo em torno deles e, dessa forma, possam organizar para obter maior eficácia. Por fim, acreditamos que Análise Organizacional pode tornar um gerente mais competente e mais influente. O conhecimento da ação das organizações possibilita uma reação consciente por parte dos gerentes. O estudo das organizações capacita as pessoas a verem e compreenderem coisas que especialistas das áreas técnicas normalmente não conseguem. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 14 Organizações Eficientes: uma síntese de David A. Nadler, Michael L. Tushman 1 1 Este texto foi extraído e adaptado de Nadler, D. A., Gerstein, M, S., Shaw, R. B.. Arquitetura Organizacional; a chave para a mudança Empresarial. Editora Campus, 4ª Ed, 1993. O título foi ajustado pelo autor da apostila A função primordial da alta gerência é projetar, construir e operar organizações que funcionem eficientemente. Mas conseguir a eficiência organizacional é difícil. Imaginem a complexidade de uma grande organização, feita de centenas de indivíduos e dezenas de grupos, com uma quantidade inumerável de relações entre eles. O comportamento organizacional deve ser modelado e administrado apesar dessa complexidade. Os líderes têm um conjunto bastante limitado de instrumentos para influenciar os padrões de comportamento organizacional. Podem tomar decisões para distribuição de recursos, podem escolher que pessoas ocuparão posições chaves, e podem tentar influenciar outras através de seus próprios atos, mas sua influência é limitada às decisões, cargos e pessoas com os quais estão em contato regularmente. Em última análise, o instrumento com a maior influência potencial é a FORMA DA ORGANIZAÇÃO, inclusive os sistemas, as estruturas e os processos pelos quais o trabalho é feito. [...] A Arquitetura Das Organizações: Uma Questão De Equilíbrio Escolhemos o nome de ARQUITETURA ORGANIZACIONAL para a ampla série de decisões que os administradores tomam sobre as organizações. Usamos essa expressão porque o projeto organizacional é visto tipicamente como uma série de decisões, definidas com rigor, relativas à organização [...]. No decorrer do tempo, TORNA-SE NECESSÁRIO TOMAR DECISÕES SOBRE A CONFIGURAÇÃO, A DINÂMICA E A ESTÉTICA DA MANEIRA PELA QUAL OS VÁRIOS ELEMENTOS DE ORGANIZAÇÃO SE COMBINAM PARA CRIAR UMA EMPRESA PRODUTIVA. ESSAS SÉRIES DE DECISÕES CONSTITUEM O QUE CHAMAMOS DE ARQUITETURA ORGANIZACIONAL. Devemos considerar duas séries de questões (ver Quadro 2.1). De um lado, pensar em como a arquitetura permitirá à organização executar suas várias estratégias e realizar o trabalho exigido Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 15 (perspectiva de desempenho estratégia/tarefa). De outro, devem considerar como a arquitetura se harmonizará com os indivíduos que trabalham para a organização, ou sobre eles terá um impacto (perspectiva social/cultural). As duas perspectivas são válidas, mas cada uma dela é, em si mesma, incompleta. Os que só pensarem em estratégias provavelmente projetarão organizações que parecem eficientes, mas que de alguma forma não funcionam, não são implementadas, ou criam novos problemas ao resolver os antigos. Por outro lado, os que pensam apenas na perspectiva sócio/cultural podem criar organizações nas quais muitas pessoas se sentem satisfeitas, mas deixam de implementar as estratégias e realizar o trabalho. Até certo ponto, essas perspectivas diferentes refletem opiniões subjacentes muito diversas sobre a natureza fundamental das organizações. Do ponto de vista do desempenho estratégia/tarefa, as organizações são simplesmente mecanismos criados para realizar o trabalho - para executar estratégias, criar valores e com isso beneficiar clientes, acionistas e a sociedade em geral. Uma organização é, fundamentalmente, um mecanismo econômico criado para realizar objetivos que não poderiam ser realizados por indivíduos que trabalhassem isoladamente. Por outro lado, a partir da perspectiva sócio/cultural, as organizações são estruturas criadas para satisfazer as necessidades,desejos e aspirações de vários "investidores" tanto dentro Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 16 como fora da organização. Uma organização existe, portanto, para atender as necessidades individuais, ajudar no exercício do poder e expressar valores individuais ou coletivos. Nossa opinião é que as duas perspectivas são válidas, e ambas são habitualmente consideradas durante o processo de elaboração do projeto. Portanto, as estruturas usadas para o entendimento das organizações devem abranger esses dois pontos de vista. [...] Modelo De Alinhamento Dos Componentes Organizacionais Com o tempo, desenvolvemos, usamos e aperfeiçoamos um MODELO que reflete os conceitos e características dos sistemas abertos básicos, mas é mais específico e, portanto, mais viável como Ferramenta Analítica. Ele especifica o insumo crítico, o produto principal, e os processos de transformação que caracterizam o funcionamento organizacional. Esse modelo enfatiza o processo de transformação e ilustra especificamente a característica crítica da interdependência do sistema. Vê as organizações como construídas de componentes que interagem. Esses componentes existem em estados de equilíbrio e consistência relativos - eles se "ajustam" mutuamente. As partes de uma organização podem ajustar-se bem e funcionar eficientemente, ou podem ajustar-se mal e levar a disfunções. Esse MODELO é baseado no grau em que os componentes se ajustam - na congruência entre os componentes. A eficiência de uma organização reflete a congruência dos componentes chaves. É importante lembrar que nos preocupamos com a criação de um MODELO de sistema de comportamento para uma organização - o sistema de elementos que em última análise produz padrões de comportamento e, por sua vez, o desempenho organizacional. De maneira mais simples, devemos compreender o insumo com o qual o sistema tem de trabalhar, o produto que dele deve resultar, os principais componentes do processo de transformação e as maneiras pelas quais esses componentes interagem. Insumo No nosso MODELO o insumo inclui os elementos que em qualquer momento constituem o contexto enfrentado pela organização, inclusive o material com o qual ela tem de trabalhar. Há vários tipos de fatores contextuais, e cada um deles Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 17 apresenta uma série de dados à organização (ver Quadro 2.2 para uma visão geral do insumo organizacional). O primeiro FATOR CONTEXTUAL é o AMBIENTE, ou fatores fora da organização. Toda organização existe dentro de um ambiente mais amplo, que inclui indivíduos, grupos, outras organizações e forças tecnológicas e sociais maiores, todas com um impacto potencial poderoso sobre o desempenho da organização. Especificamente, o ambiente inclui mercados (clientes ou fregueses), fornecedores, órgãos governamentais e reguladores, condições tecnológicas, sindicatos, concorrentes, instituições financeiras e grupos de interesse especial, Três aspectos críticos do ambiente afetam o funcionamento organizacional. Primeiro, o ambiente faz exigências à organização. Por exemplo, ele pode exigir certos produtos ou serviços, a certos níveis de qualidade ou quantidade. As pressões do mercado são particularmente importantes, no caso. Segundo, o ambiente pode impor limitações à ação organizacional. Pode limitar as atividades a que uma organização se dedica. Essas limitações vão desde as impostas pela escassez de capital ou tecnologia até a proibição pelos regulamentos governamentais. Terceiro, o ambiente oferece oportunidades a serem exploradas pela organização. Quando analisamos uma organização, devemos considerar esses fatores em seu ambiente e determinar como, isolada ou coletivamente, criam demandas, limitações ou oportunidades. O segundo fator contextual são os RECURSOS da organização. Qualquer organização tem acesso a uma série de bens. Eles incluem funcionários, tecnologia, capital e informação. Os recursos podem incluir ainda bens menos concretos, como a visão da organização pelo mercado, ou um clima organizacional positivo. As organizações podem modelar ou dispor os recursos de várias maneiras. Para as finalidades de análise, dois aspectos têm interesse primordial: a qualidade relativa desses recursos, ou seu valor no contexto do ambiente atual ou futuro, e as proporções nas quais os recursos podem ser reformulados, ou sua flexibilidade. O terceiro fator contextual é a HISTÓRIA da organização. Há evidências de que a maneira pela qual a organização funciona hoje é muito influenciada pelos acontecimentos passados. É particularmente importante compreender as fases principais do desenvolvimento da organização no decorrer do tempo, bem como o atual impacto de acontecimentos passados - por exemplo, decisões estratégicas anteriores, o comportamento dos líderes, a natureza das crises passadas e as reações da organização, bem como a evolução dos valores e normas básicos. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 18 AS CONDIÇÕES AMBIENTAIS, OS RECURSOS ORGANIZACIONAIS E A HISTÓRIA SÃO FATORES CONTEXTUAIS QUE NÃO PODEM SER MODIFICADOS A CURTO PRAZO; são dados que proporcionam o cenário no qual os administradores tomam decisões estratégicas. Um quarto e diferente tipo de insumo (para as finalidades da arquitetura organizacional) é a ESTRATÉGIA. A estratégia compreende as decisões que distribuem recursos escassos em função das limitações e oportunidades de um determinado ambiente. Mais explicitamente, a estratégia pode ser definida como as opções dos mercados, ofertas, tecnologias específicas, e competência distintiva. Em função da atenção explícita para com as oportunidades e ameaças ambientais, os pontos fortes e fracos organizacionais e a história organizacional, os administradores precisam tomar decisões sobre os tipos de produtos a oferecer, os mercados nos quais vendê-los, e a maneira pela qual distinguir a Empresa (por exemplo, precursora, produtora a baixo custo ou especializada num segmento do mercado. Esses objetivos estratégicos a longo prazo devem então ser traduzidos numa série de objetivos a curto prazo internamente coerentes e em estratégias, ou táticas, de apoio. AS DECISÕES SOBRE MERCADOS, OFERTAS, TECNOLOGIA E COMPETÊNCIA CARACTERÍSTICA SÃO AS MAIS IMPORTANTES PARA OS ADMINISTRADORES. As organizações que tomam decisões estratégicas inadequadas terão queda de desempenho, ou fracassarão. NENHUMA Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 19 ARQUITETURA ORGANIZACIONAL PODE AJUDAR UMA ESTRATÉGIA MAL CONCEBIDA; tendo, porém uma estratégia viável e objetivos internamente consistentes, o desafio da administração é construir uma organização para realizar esses objetivos estratégicos. Portanto, a estratégia determina tanto a natureza do trabalho como do produto organizacional crítico. Resultado O resultado é aquilo que a organização produz, como se desempenha , e seu grau de eficiência. Tem havido muita discussãosobre a definição de uma organização eficiente. Para nossos objetivos, é possível identificar vários aspectos críticos do produto organizacional. Primeiro, precisamos pensar sobre o resultado do sistema em diferentes níveis. Além do produto básico do sistema (isto é, os produtos e serviços ou retorno econômico) precisamos pensar em outros tipos de subprodutos que contribuem para o desempenho organizacional, como o funcionamento de grupos, ou unidades, e indivíduos dentro da organização. Em nível organizacional, três fatores devem ser lembrados quando avaliarmos o desempenho organizacional: (1) Realização Da Meta, ou a eficácia com que a organização atende aos seus objetivos (habitualmente especificada pela estratégia); (2) Utilização De Recursos, ou com que eficiência a organização utiliza os recursos disponíveis (não simplesmente se atinge os seus objetivos, mas se realiza todo o seu potencial e realiza suas metas construindo recursos ou "queimando-os); e (3) Adaptabilidade, ou se a organização continua a colocar-se em posição favorável em relação ao seu ambiente, isto é, se é capaz de adaptar-se às mudanças ambientais. Obviamente, o funcionamento das unidades organizacionais contribui para o produto organizacional. Este também é influenciado pelo comportamento individual, e certos aspectos individuais (reações afetivas, como satisfação, estresse, ou vida funcional de boa qualidade) podem constituir um produto desejado em si e por si mesmo. A Organização Como Processo De Transformação Até agora, definimos a natureza do insumo e resultado do sistema organizacional. Isso nos leva ao Processo De Transformação. Tendo em vista um ambiente, uma série de recursos e história, a questão é como implementar uma estratégia para produzir um desempenho efetivo em níveis individuais, grupais e organizacionais. Neste MODELO, a organização e seus componentes principais são os meios fundamentais para transformar a energia e a informação de insumo em produto. Para compreender esse processo, precisamos Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 20 identificar os COMPONENTES-CHAVES DA ORGANIZAÇÃO. Componentes Organizacionais Há muitas maneiras diferentes de pensar sobre o que constitui uma organização. O desafio é encontrar abordagens úteis para descrever as organizações, simplificar fenômenos complexos e identificar padrões no que pode parecer a princípio uma atividade aleatória. Esse modelo vê quatro componentes principais de organizações: o trabalho, o pessoal, a organização formal e a organização informal (Quadro 2.3). O primeiro componente é o TRABALHO - a atividade básica a que a organização se dedica, particularmente à luz da sua estratégia. A ênfase recai sobre as atividades de trabalho específicas que precisam ser feitas e suas características inerentes (em oposição às características de trabalho resultantes da maneira pela qual este é estruturado nessa organização em particular, nesse momento particular). A análise da tarefa incluiria uma descrição do trabalho básico e dos fluxos de trabalho. Essa análise deve caracterizar as diferentes tarefas necessárias e os fluxos de trabalho específicos - por exemplo, o conhecimento ou habilitações necessários, as recompensas oferecidas, o grau de incerteza e as limitações inerentes (como exigências críticas de tempo e limitações de custo). Como se supõe que uma razão principal (embora evidentemente não a única) para a existência da organização é desempenhar a tarefa consistente com a estratégia, essa tarefa é o ponto de partida da análise. Como veremos, a avaliação da adequação dos outros componentes depende em grande parte de um entendimento da natureza das tarefas a serem executadas. Isso é particularmente importante na análise da organização com finalidades arquitetônicas. Como organizamos para ter o trabalho feito, é indispensável compreender a natureza desse trabalho. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 21 O segundo componente das organizações é o PESSOAL que realiza as tarefas. A questão, no caso é a identificação das características dos funcionários ou membros. Os aspectos mais críticos a considerarmos incluem a natureza do conhecimento e habilitações individuais, as diferentes necessidades ou preferências dos indivíduos e as percepções ou expectativas por eles desenvolvidas, e fatores demográficos como idade e sexo, que potencialmente influem sobre o comportamento individual. O terceiro componente são as DISPOSIÇÕES ORGANIZACIONAIS FORMAIS, as estruturas e procedimentos que são explícitas e formalmente desenvolvidas para fazer com que as pessoas realizem tarefas consistentes com a estratégia organizacional. O componente final é a ORGANIZAÇÃO INFORMAL. Apesar da série de disposições organizacionais formais que existe em qualquer organização, outra série de disposições tende a surgir com o tempo. São habitualmente implícitas e tácitas, mas podem exercer considerável influência sobre o comportamento. Tais disposições são freqüentemente mencionadas como a organização informal e também foram descritas pela expressão cultura organizacional. Incluem as estruturas e procedimentos que surgem enquanto a Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 22 organização opera. Complementam, por vezes, as disposições organizacionais formais, proporcionando estruturas que ajudam a realização do trabalho; em outras situações, podem surgir como reação à estrutura formal - para proteger os indivíduos contra ela. Assim, podem ajudar ou dificultar o desempenho organizacional. Vários aspectos da organização informal têm um efeito crítico sobre o comportamento, inclusive a liderança, os valores e crenças, e as relações dentro dos grupos e entre eles. A ORGANIZAÇÃO PODE, PORTANTO, SER CONSIDERADA COMO UMA SÉRIE DE COMPONENTES - A TAREFA, OS INDIVÍDUOS, A ORGANIZAÇÃO FORMAL E A ORGANIZAÇÃO INFORMAL. EM QUALQUER SISTEMA, PORÉM, A QUESTÃO CRÍTICA NÃO É QUAIS SÃO OS COMPONENTES, MAS QUAL A NATUREZA DA SUA INTERAÇÃO E COMO AS RELAÇÕES ENTRE ELES AFETAM A MANEIRA PELA QUAL SE COMBINAM PARA DAR O RESULTADO. O Conceito De Alinhamento Existe um grau de alinhamento relativo entre cada par de componentes organizacionais. A congruência entre dois componentes é definida como o grau em que as necessidades, demandas, metas e estruturas de um componente são coerentes Com as necessidades, demandas, metas e estruturas de outro componente. O alinhamento é, portanto, uma medida da adequação entre pares de componentes. Vejam, por exemplo, dois componentes: A TAREFA E PESSOAS. No nível mais simples, a tarefa apresenta exigências de habilitação e conhecimento sobre os indivíduos que a realizam. Ao mesmo tempo, os indivíduos disponíveis para realizar as tarefas têm certas características (suas habilitações e conhecimentos). Obviamente, se as características de um indivíduo correspondem às exigências da tarefa, seu desempenho será mais eficiente. Também obviamente, a relação de congruência indivíduo-tarefa abrange mais fatoresdo que conhecimento e habilitação. Da mesma forma, cada relação de congruência no MODELO tem suas características específicas próprias. A pesquisa e a teoria podem orientar a avaliação da adequação em cada relação. Para uma visão geral dos elementos críticos de cada relação de contingência, ver o Quadro 2.4. A idéia de alinhamento entre os Componentes Organizacionais O MODELO agregado, ou organização total, revela um grau relativamente alto, ou baixo, de congruência sistêmica nos pares de componentes que têm uma congruência alta, ou baixa. A HIPÓTESE BÁSICA DO MODELO É A SEGUINTE: EM IGUALDADE DE CONDIÇÕES, QUANTO Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 23 MAIOR O GRAU TOTAL DE CONGRUÊNCIA ENTRE OS VÁRIOS COMPONENTES MAIS EFICIENTE SERÁ A ORGANIZAÇÃO, definindo-se a eficiência como o grau em que o resultado organizacional real é semelhante ao resultado esperado ou planejado, tal como especificado pela estratégia. A dinâmica básica do alinhamento considera mais eficiente a organização quando suas peças se encaixam. Se considerarmos também a estratégia, essa visão se amplia para incluir a adequação entre a organização e seu ambiente mais amplo. Uma organização é mais eficiente Quando sua estratégia é coerente com seu ambiente (à luz dos recursos e história organizacional) e quando os componentes organizacionais são congruentes com a tarefa necessária à implementação dessa estratégia. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 24 O Modelo Podemos pensar numa organização nos termos expostos na Figura 2.1. A organização é um sistema que toma insumos do seu contexto. Os três principais elementos do CONTEXTO são o ambiente, os recursos existentes e a história. Um importante insumo organizacional é a estratégia, as decisões básicas sobre as atividades a que a Empresa se dedicará. Dentro de cada ramo, são tomadas decisões sobre mercados, ofertas e a base da concorrência. A ORGANIZAÇÃO É O MECANISMO QUE TOMA A ESTRATÉGIA, NO CONTEXTO DO AMBIENTE, RECURSOS E HISTÓRIA, E A TRANSFORMA EM PRODUTO. A organização é vista como sendo formada de quatro elementos chaves, e a dinâmica crítica é a adequação desses elementos entre si, ou seu grau de congruência. Quanto mais congruente uma organização, mais eficiente será. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 25 As Implicações Sobre A Arquitetura Organizacional A visão da organização exposta neste texto leva a várias implicações sobre a arquitetura. Primeiro, é uma visão contingencial (e não universal) da eficiência e da arquitetura organizacionais. A eficiência é impulsionada mais pela relação entre componentes (alinhamento ou congruência) do que pelas características inerentes aos componentes individuais; portanto, há poucas abordagens universalmente boas para a arquitetura organizacional. DIFERENTES MANEIRAS DE ORGANIZAR SERÃO MAIS, OU MENOS, EFICIENTES PARA DIFERENTES ESTRATÉGIAS, CONTEXTOS, PARA DIFERENTES TECNOLOGIAS E PARA DIFERENTES PESSOAS. Segundo, o modelo é impulsionado pela estratégia e trabalho. Embora as organizações existam com diferentes propósitos, as Empresas como empreendimentos econômicos são fundamentalmente organizadas em torno de uma atividade nuclear que envolve a provisão de ofertas a clientes que pagam por elas, o que leva a um retorno para proprietários, empregados e outros "investidores". A variável primordial é, portanto, a estratégia, ou a realização do objetivo. De acordo com esse pressuposto, a arquitetura das organizações é impulsionada por uma série de decisões estratégicas básicas (Quem são nossos clientes? O que lhes oferecemos? Por que iriam eles nos escolher?) que por sua vez modelam as dimensões do trabalho a ser feito. A TAREFA DO ANALISTA ORGANIZACIONAL É ENCONTRAR DIFERENTES COMBINAÇÕES DE PESSOAS, ORGANIZAÇÃO FORMAL E ORGANIZAÇÃO INFORMAL QUE ATENDAM ÀS NECESSIDADES DA ESTRATÉGIA (E, COM ISSO, DO TRABALHO). Terceiro, o MODELO tem uma visão dinâmica da organização. Embora seja difícil dar uma idéia dele no espaço bidimensional e estático de uma página, o modelo realmente vê a organização como dinâmica - os diferentes componentes estão sempre num estado de mudança. Novas forças externas criam constantemente novas exigências para a organização. Essas forças pressionam os componentes, prejudicando sua adequação; ao mesmo tempo, as forças do sistema procuram restabelecer essa adequação. A análise de uma organização que use o modelo de congruência num determinando momento é, na melhor das hipóteses, um instantâneo. Só podemos compreender totalmente uma organização observando-a durante algum tempo. Assim, é necessário criar arquiteturas que funcionam nesse espaço dinâmico. NO DIA A DIA, OS ADMINISTRADORES ENFRENTAM Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 26 TRÊS DESAFIOS DIFERENTES. O primeiro é a adequação estratégica, ou a tomada de decisões estratégicas eficientes e adequadas que permitam à organização reagir às exigências, limitações e oportunidades apresentadas pelo ambiente, e capitalizar com elas. O segundo desafio é a adequação estratégia-organização - desenvolver uma abordagem básica, ou arquitetura organizacional, que atenda às exigências da estratégia do negócio. O terceiro desafio é a adequação da organização interna - fazer com que os quatro componentes da organização permaneçam alinhados. Devemos fazer uma observação adicional sobre a adequação. A longo prazo, ela é habitualmente desejável, e a tarefa do arquiteto é adequar a arquitetura para manter alinhamento. Há freqüentes ocasiões, porém, nas quais modificações importantes no ambiente exigem mudanças significativas em todos os elementos de uma organização: trabalho, pessoal, organização formal e organização informal. Nessas ocasiões, a meta pode ser destruir a adequação que existia antes. De fato, a adequação pode tomar-se inimiga da mudança. As forças que lutam para manter equilíbrio podem ser as mesmas que resistem à mudança. A tarefa do arquiteto, no caso, é desenvolver novos paradigmas arquitetônicos adequados às novas condições. O MODELO de ALINHAMENTO não nos orienta para decisões arquitetônicas específicas, mas nos proporciona uma forma de refletir sobre o ambiente no qual essas decisões são tomadas. Também nos dá uma maneira de compreender e analisar o impacto potencial da decisão arquitetônica, bem como nos proporciona uma linguagem comum para discutir os elementos de organização e as atividades de arquitetura. Referências BUCKLEY, W. Sociology and Modern.Systems Theory. Englewood Cliffs, N.J.: Prentice-Hall, 1967. GALBRAITH, J. R. Organization Design. Reading, Mass: Addison-Wesley, 1977. HOMANS, D. C. The Human Group. Orlando, Fla.: Harcourt Brace Jovanovich, 1950. KATZ, D, e Kahn, R. L. The Social Psychology or Organizations. Nova York: Wiley, 1996. LEAVITT, H. J. "Applied Organization Change in Industry". In J. G. March (orgs.) Handbook or Organization. Skokie, Ill.: Rand-Mc-Nally,1965. LORSCH, J. W. e Sheldon, A. "The Individual in the Organization: A Systems View". In J. W. Lorsch e P. R. Lawrence (orgs.) Managing Group and Intergroup Relations. Homewood, Ill.: Business One Irwin, 1972. MARCH, J., e Simon, H. Organizations. Nova York: Wiley, 1959 NADLER, D. A., e Tushman, M. L. Strategic Organization Design. Glenview, Ill.: Scott, Foresman, 1988. SEILER,J. A. .Systems Analysis in Organizational Behavior. Homewood, III.: Business One Irwin, 1967. von BERTALANFFY , L. General .System Theory: Foundations, Development, and Applications (ed. rev.) Nova York: Braziller, 1968. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 27 AS DIFERENTES FORMAS ORGANIZACIONAIS: uma síntese de Jay R. Galbraith 1 1 Texto extraído e adaptado para apostila de Mintzberg, H., Quinn J. B. O processo da estratégia. Editora Bookman, 3ª Ed, 2001. O rótulo do texto foi reformulado pelo autor da apostila. Tenho usado o modelo ilustrado na Figura 1 para indicar que a organização consiste de ESTRUTURA E TAREFAS, PROCESSOS que cortam as linhas estruturais como preparação de orçamentos, planejamento, equipes e assim por diante; SISTEMAS DE PREMIAÇÃO como promoções e salários; e, finalmente, PESSOAS como seleção e desenvolvimento. Há uma tendência de incluir outros atributos adicionais, como estratégia, habilidades, e atributos mais "suaves", como a cultura. TODOS ESSES ATRIBUTOS TÊM COMO FINALIDADE TRANSMITIR AS MESMAS IDÉIAS. Primeiro, a organização é mais do que simples estrutura. Segundo, todos os elementos precisam se "encaixar" para estar em "harmonia" entre si. A ORGANIZAÇÃO EFICIENTE é aquela que mescla sua estrutura, práticas gerenciais, recompensas e pessoas em um único pacote que se ajusta com sua estratégia. ENTÃO SE AS ESTRATÉGIAS MUDAM, AS ORGANIZAÇÕES PRECISAM MUDAR. Algumas estratégias estão se provando mais bem sucedidas que outras. Um dos motivos é organizacional por natureza. Além disso, para qualquer estratégia, os que desempenham melhor Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 28 são aqueles que conseguiram um ajuste entre sua estratégia e sua organização. O ANALISTA ORGANIZACIONAL DEVE SE TORNAR UM MEMBRO DA EQUIPE DE ESTRATÉGIA, A FIM DE ORIENTAR A ADMINISTRAÇÃO NA ESCOLHA DA FORMA DE ORGANIZAÇÃO APROPRIADA PARA A CADA ESTRATÉGIA. Na seção seguinte, são descritas as mudanças estratégicas que são realizadas pela organização. Em seguida, são apresentadas as provas da estratégia e da organização. Finalmente, são discutidos os dados sobre desempenho econômico e ajuste. A Estratégia e A Organização Temos considerável potencial para compreender como diferentes padrões de mudança estratégica levam a diferentes estruturas nas organizações, a diferentes sistemas de administração e à cultura nas Empresas. Para avaliar a adequação entre estratégia e forma organizacional nos orientamos pelo conceito de CENTRO DE GRAVIDADE OU FORÇA-MOTRIZ. Primeiramente, vamos explorar o conceito do centro de gravidade, depois os padrões de mudança estratégica que têm sido observados por Empresas americanas. Se dividirmos uma Cadeia Produtiva ou setorial ao meio, teremos em fluxo acima (a montante) e fluxo abaixo (a jusante) onde as Empresa se situam (ver exemplo na Figura 2) . Os estágios da cadeia acima agregam valor ao reduzirem a variedade de matérias-primas encontradas na superfície da Terra a poucas commodities padronizadas (como por exemplo, minérios e proteínas - animal e vegetal). A finalidade é produzir matérias-primas flexíveis e previsíveis e intermediar produtos dos quais uma variedade cada vez maior de produtos - fluxo abaixo -é fabricada. Os estágios fluxo abaixo agregam valor através de uma variedade de produtos feitos com as matérias-primas para atender às necessidades dos mais diversos clientes. O valor fluxo abaixo é adicionado através da propaganda, posicionamento de produto, canais de marketing e P&D. O CENTRO DE GRAVIDADE de uma Empresa depende de onde ela se insere na cadeia de produtiva. A fim de explicar melhor o conceito, serão usadas indústrias manufatureiras. A Figura 2 retrata os estágios de suprimento em uma cadeia industrial. São mostrados seis estágios. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 29 A cadeia começa com o estágio de extração de matéria-prima que fornece petróleo, minério de ferro, madeira ou bauxita para o segundo estágio de manufatura primária. O segundo estágio é chamado de redução, produzindo output padronizado (produtos petroquímicos, aço, polpa ou lingotes de alumínio). O estágio seguinte fabrica produtos de consumo provenientes do material primário. Seus fabricantes produzem polietileno, latas, aço laminado, caixas de papelão e componentes semicondutores. O estágio seguinte é o produto resultante do valor agregado, geralmente através do desenvolvimento de produtos, de patentes e de produtos exclusivos. Em seguida, estão o marketing e a distribuição. Estes são fabricantes de produtos de consumo com marca e vários distribuidores. Finalmente, estão os varejistas que têm contato direto com os consumidores finais. Assim, as Empresas fluxo acima e fluxo abaixo enfrentam diferentes problemas e tarefas no mundo dos negócios. O MOTIVO PARA SE DISTINGUIR ENTRE EMPRESAS FLUXO ACIMA E FLUXO ABAIXO É QUE OS FATORES DE SUCESSO, AS LIÇÕES APRENDIDAS PELOS GERENTES E AS ORGANIZAÇÕES EMPREGADAS SÃO FUNDAMENTALMENTE DIFERENTES. O gerente experiente e bem- sucedido foi moldado e formado de maneiras fundamentalmente diferentes nos diversos estágios. Os processos de administração são diferentes, como o são as funções dominantes. Em resumo, a CULTURA DA EMPRESA é moldada pela sua origem na corrente do setor. Relacionamos abaixo algumas diferenças fundamentais que ilustram o contraste. O modelo mental do gerente do fluxo acima está voltado para padronização e eficiência. Eles são geradores de commodities padronizados. Em contrapartida, os gerentes fluxo abaixo tentam personalizar o output para diversificar as necessidades dos clientes. Segmentam os mercados e dirigem-se aos usuários, individualmente. A Empresa fluxo acima quer padronizar, a fim de maximizar o número de usuários finais e obter volume para baixar os custos. A companhia fluxo abaixo quer alvejar Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 30 determinados grupos de usuários finais. Portanto, os que pertencem ao fluxo acima têm uma visão divergente do mundo, baseada em suas commodities. Por exemplo, a capa do relatório da Intel (fabricante de semicondutores) é uma listagem dos milhares de usos, aos quais os microprocessadores foram submetidos. Os que pertencem ao fluxo abaixo têm uma visão convergente do mundo, baseada nas necessidades dos clientes e selecionarão a commodity que melhor atenda a essas necessidades para fazer seus produtos. Na indústria eletrônica, sempre existe um conflito entre os tipos de componentes fluxo acima e osistema fluxo abaixo por causa desse contraste de propósitos. A base de concorrência é diferente nesses dois estágios. As commodities competem em preço, visto que os produtos são os mesmos. Portanto, é essencial que a Empresa fluxo acima de sucesso seja o produtor com baixos custos. Suas organizações são as Empresas "enxutas", com um mínimo de overhead. 1 O baixo custo também é importante para a Empresa fluxo abaixo, porém são as características exclusivas que geram altas margens. Essa característica poderá ser a imagem da marca, uma tecnologia patenteada, política de atendimento ao cliente e assim por diante. A concorrência gira em torno 1 N. de T. Despesas gerais indiretas. de características de produtos e no posicionamento do produto, e menos sobre o preço. Isso significa que marketing e administração de produto fixam os preços. Os produtos são vendidos pela atração de marketing. Em contrapartida, a Empresa fluxo acima "empurra" os produtos através de uma vigorosa força de vendas. Muitas vezes, até se negociam preços dentro dos limites pré-estabelecidos pela cúpula. AS FORMAS DAS ORGANIZAÇÕES TAMBÉM SÃO DIFERENTES. As companhias fluxo acima são funcionais e funcionam em linha. Procuram um mínimo de staff e, mesmo assim, o pessoal empregado exerce tarefas de suporte. A companhia fluxo abaixo com múltipla linha de produtos e mercados múltiplos aprende cedo a administrar a diversificação. Os centros de lucro emergem e os recursos precisam ser alocados ao longo de produtos e mercados. Surgem mais funcionários para ajudar a cúpula no estabelecimento de prioridades para enfrentar produtos concorrentes e proponentes do mercado. Margens de lucro mais altas permitem que o overhead exista. Tanto as companhias fluxo acima como as fluxo abaixo se utilizam da Pesquisa e Desenvolvimento. Entretanto, a companhia fluxo acima investe no desenvolvimento de processos a fim de Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 31 baixar os custos. A Empresa fluxo abaixo investe basicamente em desenvolvimento de produtos a fim de atingir posições exclusivas. O PROCESSO-CHAVE GERENCIAL TAMBÉM VARIA. As Empresas fluxo acima são movidas pelo orçamento de capital e possuem controles apropriados de capital. As companhias fluxo abaixo também têm um orçamento de capital, mas são movidas pelo orçamento de P&D (geradores de produtos) ou pelo orçamento de propaganda (comercializável). Mais abaixo ainda está o capital de giro que se toma preponderante. Os gerentes aprendem a controlar o negócio ao administrar o turnover (rotatividade) do inventário e das contas a receber. Desta forma, a Empresa fluxo acima é de capital intenso e o know-how tecnológico é de máxima importância. As companhias fluxo abaixo empregam mais pessoas. Portanto, as habilidades críticas giram em tomo da administração de recursos humanos. AS FUNÇÕES DOMINANTES TAMBÉM VARIAM COM OS ESTÁGIOS. O processo de gerar matérias-primas é dominado pelos geólogos, engenheiros de petróleo e comerciantes. As funções de suprimento e distribuição que procuram os meios finais mais econômicos são poderosas. As commodities dos fabricantes são dominadas pelos engenheiros que gerenciam a fabricação. As Empresas fluxo abaixo são dominadas, primeiramente, por tecnologias nas pesquisas e no desenvolvimento de produtos. Mais abaixo ainda, é o marketing e a distribuição que emergem como os centros de poder. A linha de sucessão ao CEO 2 passa, geralmente, por estas funções dominantes. Ou seja, é mais provável um engenheiro ser CEO nas Empresas de fluxo a cima do que nas de fluxo abaixo. Em resumo, as Empresas fluxo acima e fluxo abaixo são entidades muito diferentes. As diferenças, um pouco exageradas aqui por causa da dicotomia, levam a diferenças na estrutura organizacional, processos de administração, funções dominantes, caminhos de sucessão, crenças administrativas e valores ou, em resumo, ao modo de vida da administração. Assim, companhias podem estar na mesma cadeia produtiva, mas ser muito diferentes, porque se desenvolveram de início a partir de um determinado ponto. Esse começo e os sucessos iniciais ensinam à administração as lições desse estágio. A CADA ESTÁGIO NA CADEIA PRODUTIVA DESENVOLVEM-SE FORMAS DE ORGANIZAÇÕES ESPECÍFICAS EM ESTRUTURA, PROCESSOS, RECOMPENSAS E PESSOAS, E QUE DEFINEM OS SEUS CENTROS DE GRAVIDADE. 2 N. de T. Chiei Executive Officer, a posição mais alta da Empresa, acima do presidente, nas sociedades anônimas americanas. Às vezes, o cargo de CEO e presidente é ocupado pela mesma pessoa. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 32 Mudanças Estratégicas e as Mudanças Organizacionais A primeira mudança estratégica comum que uma organização faz é integrar-se verticalmente dentro de seu setor. Em um determinado tamanho, a organização pode retroceder para estágios anteriores a fim de garantir fontes de suprimento e volume, para investimentos de capital e tornar-se um cliente para dar feedback para novos produtos. Esta manobra inicial de estratégia não parece alterar seu centro de gravidade porque os estágios anteriores e posteriores são geralmente operados em beneficio do centro de gravidade inicial. A Indústria do Papel é usada para explicar os conceitos do centro de gravidade e mudança do tipo integração vertical. A Figura 3 ilustra cinco Empresas de Papel que operam em cinco centros de gravidade diferentes. A primeira delas é a Weyerhauser. Seu centro de gravidade está no estágio de terras e madeiras do setor. A Weyerhauser busca o maior retorno possível por tora. A Empresa fabrica polpa e papel em bobinas. Fabrica também caixas de papelão e embalagens para leite. Mas é uma madeireira. Se os retornos forem melhores em madeira bruta, as moendas de polpa são alimentadas com serragem e cavacos. A International Paper, em contrapartida, é fabricante primário de papel. Também possui terras com madeira, fábricas de embalagens e trabalha em novos produtos em torno de embalagens assépticas. Entretanto, se as fábricas de polpa ficassem desprovidas de toras, o gerente Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 33 da reserva seria despedido. O estágio de matéria-prima deve suprir o estágio da fabricação e não procurar o maior retorno pela sua madeira. A Container Corporation é o exemplo do fabricante. Também possui reservas e moendas de polpa, mas estas existem para suprir as operações de fabricação dos contêineres. O gerador de produtos é a Appleton. Fabrica papéis especiais. Por exemplo, a Appleton fabrica um papel com glóbulos de tinta embutidos. Os glóbulos arrebentam-se e forma uma letra ou número quando em contato com uma impressora de impacto. A última Empresa é a Procter & Gamble, uma companhia de produtos de consumo. Como as outras Empresas, opera moendas de polpa e é proprietária de reservas florestais. Entretanto, a Empresa émovida pelas funções de propaganda ou de marketing. Se alguém quisesse ser o CEO da P&G, não teria de administrar uma moenda de polpa na floresta. O caminho do CEO é através da gerência de produto. Desta forma, cada uma dessas Empresas está engajada na indústria do papel. Cada qual opera em vários estágios do setor. No entanto, são diferentes umas das outras porque têm seus centros de gravidade estão situados em um estágio diferente. Mudar Ou Não O Centro De Gravidade A decisão de mudar ou não o centro de gravidade implica em manter ou alterar sua forma organizacional. Assim, o centro de gravidade estabelece uma base pela qual a mudança estratégica subseqüente ocorre. Ou seja, à medida que a cadeia setorial de uma Empresa amadurece, a companhia pode sentir uma necessidade: De mudar seu centro de gravidade, a fim de transferir-se para uma posição na qual melhores retornos são obtidos, ou Transferir-se para outro setor sem, contudo, mudar seu centro de gravidade e habilidades nesse setor, ou ainda Fazer uma combinação de mudança de setor e mudança no centro de gravidade. Diversificação De Subprodutos. Uma das primeiras manobras de diversificação que uma Empresa verticalmente integrada faz é vender subprodutos ao longo da cadeia do setor. Essas companhias parecem ser diversificadas se lhe forem atribuídas receitas às várias indústrias, nas quais a Empresa opera. A Figura 4 retrata essa estratégia. Neste exemplo, a Empresa não alterou seu setor nem seu centro de gravidade. A companhia está se comportando de maneira inteligente ao procurar fontes alternativas de receita e de lucro. Entretanto, ainda está psicologicamente comprometida com seu centro de Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 34 gravidade. A Alcoa é uma Empresa desse tipo. Embora opere em vários setores, seu output varia diretamente com o ciclo do alumínio. A Empresa não reduziu sua dependência de um único setor, o que seria de se esperar com a verdadeira diversificação. Diversificação Relacionada. Outra mudança estratégica é a diversificação para novos setores, porém com o mesmo centro de gravidade. Isso se chama "diversificação relacionada". A Empresa diversifica-se para novos negócios, mas todos eles estão relacionados. O relacionamento gira em torno do centro de gravidade da Empresa A Figura 5 mostra as manobras de diversificação da Procter & Gamble. Depois de iniciar-se no segmento de sabonetes, a P&G integrou-se verticalmente de volta ao seu próprio processamento de produtos químicos Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 35 (ácidos gordurosos) e maceração de sementes. Em seguida, a fim de buscar novas oportunidades de crescimento, a Empresa se diversificou para papel, alimentos, e assim por diante. Todavia, cada manobra em direção a novos segmentos é feita no centro de gravidade da Empresa. Todos os novos produtos são de consumo, impulsionados pela propaganda através dos gerentes de produto. A 3M também segue a estratégia da diversificação relacionada, mas a dela é baseada na tecnologia. A Empresa tem 40.000 produtos diferentes, 95% dos quais embasados na tecnologia da colagem e da aglutinação. Seu centro de gravidade é a fabricação de produtos, e a Empresa agrega valor através da P&D. Diversificação Ligada. Um terceiro tipo de diversificação envolve mudar para novas indústrias e operar em centros de gravidade diferentes nesses novos segmentos. No entanto, existe um tipo de ligação entre os vários negócios. A Figura 6 mostra a Union Camp como seguidora desse padrão de desenvolvimento Empresarial. A Union Camp é basicamente uma Empresa fabricante de produtos de papel. Como tal, integrou-se verticalmente a montante até ter suas próprias reservas florestais. De lá, transferiu-se fluxo abaixo dentro do segmento de produtos derivados da madeira ao operar suas próprias serrarias e fábricas. Entretanto, comprou recentemente um varejo de madeiras. A Empresa também se transferiu para produtos químicos ao vender subprodutos de seu processamento de polpa. Recentemente, a Union Camp estava à procura de uma Empresa de fragrâncias e essências. Assim, a Union Camp é uma Empresa fluxo acima que está adquirindo Empresas de fluxo abaixo. Contudo, essas novas companhias estão em segmentos nos quais a Empresa já diversificava a partir de seu centro de gravidade fluxo acima. Entretanto, essas Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 36 novas aquisições não são operadas para beneficio do centro de gravidade, mas atuam como centros independentes. Diversificação Não-Relacionada. Outro tipo de mudança estratégica é a diversificação não- relacionada. Como os diversificadores ligados, os não-relacionados passam para novos segmentos, muitas vezes em centros de gravidade diferentes. Quase sempre se valem de aquisições. Muitas vezes, existe pouca relação entre as indústrias para as quais a companhia não-relacionada se diversifica. A Textron e a Teledyne têm sido os paradigmas nesse sentido. Operam em equipamento industrial, produtos aeroespaciais, produtos de consumo, seguros e assim por diante. Outras Empresas se diversificaram para o varejo, serviços e entretenimento. O propósito é proteger as receitas das Empresas das incertezas de qualquer segmento em particular ou do ciclo dos negócios. Apenas mudando o Centro De Gravidade. Uma possibilidade é a Empresa permanecer no mesmo segmento, mas mudar o centro de gravidade nessa atividade. Artigos recentes descrevem as tentativas de Empresas de produtos químicos passando para o fluxo abaixo com maiores margens de lucro, através de produtos exclusivos. O motivo é evitar os ciclos de excesso de capacidade ou de escassez nos negócios de commodities, com suas margens baixas de lucro e capital de alta intensidade. Na indústria aeroespacial, algumas Empresas de sistema integrado estão voltando a fabricar componentes eletrônicos. Por exemplo, haverá menos aviões e mais esforços no sentido de eletrônica para espaçonaves, radar, armas etc. que são montados nos aviões. Em ambos os casos, isso significa uma mudança no centro da gravidade das Empresas. Em resumo, vários padrões de mudança estratégica podem ocorrer em uma Empresa. Isso abrange mudanças na origem fabril das Empresas, mudanças no centro de gravidade ou uma combinação das duas. Para algumas mudanças estratégicas, existem formas de organizações mais apropriadas e medidas de seu desempenho econômico. Estratégia, Organização e Desempenho Muitos estudos têm sido realizados, já há alguns anos, sobre a estratégia e a formas organizacionais entre as 500 maiores Empresas americanas. O ponto de vista atual está ilustrado na Tabela 1. Se fizermos uma amostragem das Empresas que constam no Fortune 500 e se os categorizarmos por estratégia e estrutura, os relacionamentos seguintes serão válidos. Análise & Mudança Organizacional -2015 Prof. Dr. Acyr Seleme 37 Ainda é possível encontrar organizações que permanecem em seu segmento original. Uma dessas Empresas é a Wrigley Chewing Gum. Essas
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