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03/04/2016 1 AUDITORIA AMBIENTAL Conformidade Sistema de gestão ambiental De desempenho ambiental Aquisição, fusão Compulsória Tipos de auditoria Critérios da auditoria Métodos da auditoria (presencial/remota-amostragem (estatística/julgamento)) Período da realização(datas) (histórico positivo/negativo/ocorrências) Equipe auditora/auditor(es) (critério de seleção-competência) Escopo da auditoria Objetivo da auditoria Local da auditoria (auditado) Custos Avaliação do desempenho dos auditores (critérios de avaliação) Indicação dos registros (a serem mantidos – programa – plano- relatório – avaliação de competência dos auditores) Acompanhamento - Realizada/ SAC/ solucionadas ou não. Informações que podem ser contempladas em um Programa de Auditoria: 03/04/2016 2 Diligência: que demonstra cuidado ao desenvolver e/ou produzir alguma coisa; 03/04/2016 3 Os sujeitos de um processo de auditoria O AUDITOR O CLIENTE O AUDITADO Aquele que audita. Aquele que solicita ou contrata a auditoria Aquele que é avaliado na auditoria Os sujeitos da auditoria É a figura principal no processo de condução de uma auditoria ambiental. É responsável por assegurar ao cliente a eficiente e eficaz condução e conclusão da auditoria, de acordo com o plano de auditoria aprovado pelo cliente. Auditor Líder Responsabilidade do Auditor Líder • Determinar os critérios e o escopo da auditoria em conjunto com o cliente e, se for o caso, com o auditado. •Obter informações necessárias e suficientes para atingir os objetivo da auditoria. •Formar a equipe de auditoria. •Elaborar/comunicar o plano de auditoria, consultando o cliente, o auditado e os membros da equipe de auditoria. Responsabilidade do Auditor Líder • Coordenar a preparação de documentos de trabalho e instruir a equipe de auditoria; •Buscar soluções para quaisquer problemas surgidos durante a auditoria; •Representar a equipe de auditoria nas discussões com o auditado, antes, durante e depois da auditoria. •Avaliar a versão final do relatório da auditoria •Relatar ao cliente os resultados da auditoria de forma clara e conclusiva, dentro do prazo acordado no plano de auditoria. Responsabilidades do Auditor • Seguir as instruções do auditor líder, dando-lhe apoio. •Planejar e executar a tarefa que lhe foi incumbida com objetividade, eficiência, dentro do escopo da auditoria. •Coletar e analisar evidências de auditoria, relevantes e suficientes para definir as constatações de auditoria. •Preparar documentos de trabalho sob orientação do auditor líder. •Documentar cada constatação de auditoria. •Auxiliar na redação do relatório de auditoria. 03/04/2016 4 •Determinar a necessidade da auditoria. •Contatar o auditado para obter sua total cooperação e iniciar o processo, quando o auditado e o cliente não forem a mesma organização. •Definir os objetivos da auditoria. •Selecionar a organização auditora. •Prover autoridade e recursos apropriados para permitir a condução da auditoria. •Aprovar o plano de auditoria. •Receber o relatório de auditoria e determinar sua distribuição. Responsabilidade do Cliente Responsabilidade do Auditado • Cooperar com a equipe de auditoria para que os objetivos da auditoria sejam alcançados. • Informar aos funcionários os objetivos e o escopo da auditoria; • Prover à equipe de auditoria recursos necessários para assegurar o processo de auditoria; • Designar pessoal responsável e competente para acompanhar os membros da equipe de auditoria, atuando como guias. • Receber uma cópia do relatório de auditoria (a menos que tenha sido especificamente excluído pelo cliente). Fases da auditoria ambiental LOCAL ETAPA Atividades Prévias (fora das instalações) PLANEJAMENTO DA AUDITORIA Atividades prévias (fora das instalações) PREPARAÇÃO DA AUDITORIA Atividades nas instalações EXECUÇÃO DA AUDITORIA Atividades pós-auditoria (dentro e/ou fora das instalações) ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO FINAL LOCAL ETAPA ATIVIDADES Atividades Prévias (fora das instalações) PLANEJAMENTO DA AUDITORIA Definição do escopo e dos objetivos; Definição dos critérios; Definição dos recursos necessários; a) Definição do escopo e dos objetivos Escopo: determina os limites e a extensão da auditoria em termos de fatores, como a localização física e as atividades da organização. Objetivo: é o que define o tipo de auditoria a ser realizada. Por exemplo: se o objetivo é obter uma certificação de SGA, ela deve ser de “certificação”. Se o objetivo é verificar a conformidade legal da unidade aos padrões normativos, a auditoria deve ser do tipo de “conformidade legal”. 03/04/2016 5 b) Definição dos Critérios Definir sob quais critérios será realizada a auditoria exigências legais, normas técnicas de sistemas de gestão ambiental políticas internas e outros ou seja, Quais critérios o auditor utilizará como referência na coleta de evidências de auditoria? c) Definição dos recursos necessários Recursos como: salas de reuniões, computadores, pessoas para acompanhar a auditoria, autorizações especiais para entrar em determinadas áreas. LOCAL ETAPA ATIVIDADES Atividades prévias (fora das instalações) PREPARAÇÃO DA AUDITORIA Definição da equipe auditora Análise preliminar de documentos Plano de auditoria Elaboração/adaptação dos instrumentos de trabalho a) Definição da equipe de auditoria a seleção da equipe começa com a definição do auditor líder; Após isso o auditor líder escolhe os membros da equipe de auditoria (habilidades, potencial de contribuição para a tarefa). b) Análise preliminar de documentos Tem por objetivo minimizar o tempo despendido pelos auditores na etapa de coleta de evidências na unidade auditada. E.... analisar e conhecer o negócio da empresa. Análise preliminar da organização (sistema produtivo, procedimentos, instruções de trabalho, programas ambientais). b) Plano de Auditoria Plano de auditoria: descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. Convém que o plano facilite a programação e coordenação das atividades da auditoria. O plano de auditoria deve assegurar o cumprimento satisfatório do escopo definido anteriormente. Envolve as seguintes informações: 03/04/2016 6 Objetivos e escopo da auditoria. Critérios a serem seguidos. Documentos de referência que serão utilizados. Identificação dos membros da equipe auditora. Lista de distribuição de quem receberá cópias do plano. Local e data da auditoria. Cronograma de reuniões com a gerência do auditado. Duração esperada de cada atividade. Identificação das unidades funcionais a serem auditadas. Lista de representantes do auditado que deverão ser entrevistados. Confidencialidade. Data de entrega do relatório, estrutura (informações) distribuição, idiomas. b) Plano de Auditoria 1- Cliente ABC Indústria e Comércio S.A. 2- Área auditada, Local e Data XPTO Indústria e Comércio S.A Av. Getulio Vargas, n°2789 – Curitiba - PR 31/03/2016 3 – Tipo de auditoria Auditoria de conformidade legal– 2º Parte 4 – Objetivo de auditoria Auditar a gestão ambientalda XPTO para verificar sua adequação com a legislação ambiental aplicável, no tocante as atividades de extração de madeira, visando a sua qualificação como fornecedora da ABC 5 – Critérios/ Documentos de referência Legislação Ambiental Especificações da ABC 6 – Requisitos de confidencialidade A equipe auditora declara não citar ou relatar qualquer informação de sigilo da empresa, bem como a devolução de toda a documentação utiliza durante a auditoria, a fim de preservar os direitos da empresa. 7 – Distribuição do relatório Os dados da auditoria serão registrados num relatório que será entregue ao setor de aquisições da ABC. 8 – Equipe auditora Antonio Carlos da Costa – Auditor líder Nádia Maria – Auditor João César da Silva - Auditor 9 – Recursos administrativos Há a necessidade de uma sala de apoio para eventuais reuniões da equipe auditora, durante a auditoria, e facilidades para uso de internet e telefone para contatos com o cliente. 10 – Agenda a Auditoria Plano de Auditoria 10 – Agenda a Auditoria Auditores 31/03/2016 Área/atividade Hora Antonio Nadia João Reunião de abertura 8:00 – 8:30 Antonio Condução/análise de doc’s 8:30 – 12:00 João Condução/entrevistas 8:30 – 12:00 Nadia Condução/entrevistas 8:30 – 12:00 Almoço - 12:00 – 14:00 Antonio Nadia João Reunião dos auditores 14:00 – 16:00 Antonio Nadia João Reunião de encerramento 16:00 – 17:00 O planejamento da auditoria ambiental O planejamento da auditoria ambiental O planejamento da auditoria ambiental
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