Processos-Cap-02

Prévia do material em texto

*
*
1 – DEFINIÇÃO DO PROCESSO A SER GERENCIADO
 INSATISFAÇÃO COM OS RESULTADOS OBTIDOS;
 RECLAMAÇÕES DE CLIENTES;
 INSATISFAÇÃO DOS COLABORADORES;
 MUDANÇA DA TECNOLOGIA UTILIZADA;
 MUDANÇA DA DEMANDA DOS CLIENTES;
 NECESSIDADE DE MELHORAR A IMAGEM;
ROTEIRO PARA A IMPLANTAÇÃO
*
*
2. DEFINIÇÃO DA ESTRATÉGIA DE ABORDAGEM DO PROBLEMA
 NEM SEMPRE AS LIDERANÇAS TÊM CLAREZA DE QUAL DEVA SER O PROCESSO PRIORITÁRIO NA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA.
 EM ORGANIZAÇÕES COMPLEXAS O USO DE PROJETO PILOTO É JUSTIFICÁVEL PELOS SEGUINTES PONTOS:
 OFERECE A OPORTUNIDADE DE APRESENTAR RESULTADOS DE CURTO PRAZO;
 PERMITE O APROFUNDAMENTO DOS PROBLEMAS DA ORGANIZAÇÃO;
 PERMITEM PROMOVER AJUSTES NA METODOLOGIA.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
EXEMPLO DE PROBLEMAS
GESTÃO DE PROCESSOS: 
NÃO EXISTE UM GERENTE DO PROCESSO;
 NÃO FORAM ESTABELECIDOS INDICADES;
 OS CONTROLES INTERNOS SÃO RAROS;
 NENHUM DOS ENTREVISTADOS CONSEGUIU LEMBRAR DE QUALQUER AÇÃO DE MELHORIA NOS ÚLTIMOS 12 MESES;
OS TRABALHADORES APRENDERAM SUA ROTINA COM BASE NA OBSERVAÇÃO DO TRABALHO DOS MAIS ANTIGOS.
 O MORAL É BAIXO;
 A RASTREABILIDADE É PRECÁRIA;
 OS RECURSOS TECNOLÓGICOS DISPONÍVEIS SÃO PRECÁRIOS;
 O LAYOUT NÃO AUXILIA O FLUXO DE INFORMAÇÕES, 
 
GESTÃO DE PESSOAS:
 NÃO HÁ CAPACITAÇÃO DOS COLABORADORES;
 NÃO HÁ PERFIS DE CARGOS DEFINIDOS;
 NÃ HÁ AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO;
A BAIXA ESTIMA É UMA CARACTERÍSTICA MARCANTE.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
3. CAPACITAÇÃO DOS ENVOLVIDOS
A CONSCIÊNCIA SOBRE A IMPORTÂNCIA DA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA SÓ VIRÁ A PARTIR DA CAPACITAÇÃO DAS PESSOAS NOS FUNDAMENTOS DA GESTÃO ORIENTADA PARA A MELHORIA CONTÍNUA DE PROCESSOS.
 QUANTO AOS FUNDAMENTOS DO MODELO DE GESTÃO:
 CICLO PDCA;
 CONCEITO DE PROCESSO E DE SEUS ELEMENTOS;
 QUANTO AOS ALICERCES DO MODELO PROPOSTO:
 O USO DE PADRÕES GARANTE A UNIFORMIDADE DA OPERAÇÃO;
 REGISTROS PERMITEM A RASTREABILIDADE;
 INDICADORES PERMITEM AFERIR RESULTADOS.
 QUANTOS ÀS FERRAMENTAS DE CONTROLE:
 PAINEL DE CONTROLE;
 AUDITORIA INTERNA;
 AUTO-AVALIAÇÃO.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
4 – MAPEAMENTO DAS FUNÇÕES DO PROCESSO:
 METODOLOGIA DE MAPEAMENTO;
 ABORDAGEM DE CIMA PARA BAIXO:
 PARTINDO DA VISÃO DE MACROPROCESSOS;
 MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DOS POSTOS DE TRABALHO;
 VALIDAÇÃO DO PROCESSO ATUAL;
 ANÁLISE CRÍTICA DOS INDICADORES;
 ESTABELECIMENTO DO PADRÃO.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
5 - MONTAGEM DO PAINEL DE CONTROLE:
ELABORAR INDICADORES:
 QUALIDADE;
 PRODUTIVIDADE.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
6 – IMPLANTAÇÃO DAS REUNIÕES DE CONTROLE:
AS REUNIÕES TÊM DUPLO OBJETIVO:
 CONTROLE, EM FUNÇÃO DO ACOMPANHAMENTO DOS INDICADORES;
 APRENDIZADO, EM FUNÇÃO DO CARÁTER DIDÁDICO DESSAS REUNIÕES.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
7 – MELHORIA CONTÍNUA DOS PROCESSOS:
 O MODELO DE GESTÃO DE PROCESSO ESTÁ ALICERÇADO SOBRE A ESTRUTURA DO PDCA:
 OS PILARES DESSA ESTRUTURA: 
 O PADRÃO;
 OS REGISTROS;
 OS INDICADORES.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO, ANÁLISE E PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS.
ETAPAS:
ETAPA 1 – PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO;
ETAPA 2 – EXECUÇÃO DO LEVANTAMENTO;
ETAPA 3 – ANÁLISE E SIMPLIFICAÇÃO DO PROCESSO;
ETAPA 4 – ESTABELECIMENTO DAS MEDIDAS DO PROCESSO;
ETAPA 5 - IMPLANTAÇÃO E AJUSTE DO PADRÃO ESTABELECIDO.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 1 – PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO
1.1. ESTUDO PRELIMINAR;
1.2. ESTABELECIMENTO DO CHECKLIST DO ENTREVISTADOR;
1.3. ESCOLHA DO MÉTODO A SER USADO NO LEVANTAMENTO 
 EXAME DAS NORMAS E DA LEGISLAÇÃO VIGENTE;
 USO DE QUESTIONÁRIOS;
 ENTREVISTAS;
 OBSERVAÇÃO DIRETA.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 2 – EXECUÇÃO DO LEVANTAMENTO:
ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA DO PROCESSO:
CONSISTE NA REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DO FLUXO DO PROCESSO;
O FLUXOGRAMA É A FERRAMENTA MAIS UTILIZADA NA ANÁLISE CRÍTICA DO PROCESSO, PORQUE OFERECE A FACILIDADE DE VISUALIZAÇÃO DO FLUXO DE TRABALHO;
OS PRICIPAIS TIPO SÃO O FLUXOGRAMA HORIZONTAL E O VERTICAL.
 
 
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 3 - ANÁLISE E SIMPLIFICAÇÃO DO PROCESSO:
 SIMPLIFICAR UM PROCESSO É ENCONTRAR A MELHOR MANEIRA DE REALIZAR UM TRABALHO, CONSIDERANDO O CONJUNTO DE LIMITAÇÕES ENVOLVIDAS.
 DOIS PONTOS DEVEM SER QUESTIONADOS:
 TODAS AS OPERAÇÕES REPRESENTADAS NO FLUXOGRAMA AGREGAM VALOR AO PRODUTO FINAL?
 A SEQUENCIA DA OPERAÇÃO É A MELHOR POSSÍVEL?
 
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 4 – ESTABELECIMENTO DAS MEDIDAS DE PROCESSO;
MEDIDAS DE PROCESSO:
 MEDIDAS EM RELAÇÃO O PRODUTO DO PROCESSO.
MEDIDAS DE TRABALHO:
MEDIDAS INTERMEDIÁRIAS OBTIDAS SOBRE O PRODUTO DE DIVERSOS POSTOS DE TRABALHO.
INDICADOR – É UMA VARIÁVEL UTILIZADA PARA EXPRESSAR O RESULTADO DE UMA MEDIDA;
META – IDENTIFICA UM NÍVEL DE DESEMPENHO DESEJADO.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 5 – PADRONIZAÇÃO DO PROCESSO;
O PADRÃO É O REGISTRO DA MELHOR MANEIRA DE SE EXECUTAR UMA TAREFA. 
OS PADRÕES DEVEM SER ESTABELECIDOS INCORPORANDO AS SEGUINTES CARACTERÍSTICAS:
SIMPLICIDADE;
EXEQUIBILIDADE;
MENSURABILIDADE;
CONSENSO DA EQUIPE DE DESENVOLVIMENTO;
FUNDAMENTO NA PRÁTICA;
DIRECIONAMENTO PARA SEUS USUÁRIOS;
ATUALIZAÇÃO EM RELAÇAO ÀS MELHORES PRÁTICAS IDENTIFICADAS.
OS PADRÕES PODEM SER CLASSIFICADOS EM GERENCIAIS E OPERACIONAIS.
GERENCIAL – FOCA O DESEMPENHO DO PROCESSO;
OPERACIONAL – FOCA NA CONFORMIDADE COM OS PROCEDIMENTOS ESTABELECIDOS. 
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 5 – PADRONIZAÇÃO DO PROCESSO;
RESPONSABILIDADE EM RELAÇÃO À PADRONIZAÇÃO: 
GERENTES:
ESTABELECER O PADRÃO;
TREINAR OS EXECUTANTES;
ELIMINAR AS CAUSAS DE NÃO-CONFORMIDADE IDENTIFICADAS;
ESTIMULAR A MELHORIA CONTÍNUA DO PADRÃO. 
EXECUTANTES:
OFERECER SUGESTÕES DAS MELHORES PRÁTICAS DURANTE A ELABORAÇÃO DO PADRÃO;
ATUAR EM CONFORMIDADE COM O PADRÃO;
PROPOR MELHORIAS NO PADRÃO VIGENTE;
IDENTIFICAR NÃO-CONFORMIDADES AO PADRÃO.
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS
*
*
ETAPA 6 – IMPLANTAÇÃO E AJUSTES DO PADRÃO ESTABELECIDO;
NA DATA AGENDADE PARA O INÍCIO DO FUNCIONAMENTO DO NOVO PADRÃO, TODOS OS RECURSOS, INCLUINDO AS APLICAÇÕES INFORMATIZADAS, DEVEM ESTAR DISPONÍVEIS E TESTADAS;
O RESULTADO E O DESEMBARAÇO DOS OPERADORES DEVEM SER OBJETO DE ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E AJUSTES, QUANDO NECESSÁRIO. 
ANÁLISE, MODELAGEM E DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS