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GUIA 1 1 CONTABILIDADE GERENCIAL 1. Foco na Tomada de Decisão 1.1. Surgimento da Contabilidade Gerencial A contabilidade gerencial é derivada da contabilidade financeira, no entanto, não existe um consenso entre os estudiosos da área em que período, efetivamente, ela surgiu. Alguns estudiosos consideram o marco inicial a partir da revolução industrial; no entanto, tentaremos traçar uma linha do tempo até os dias atuais, com a finalidade de compreender a importância de tal ciência para a tomada de decisões. 1.1.1 Evolução da Contabilidade Financeira à Contabilidade Gerencial Alguns estudiosos, como Iudícibus e Marion, consideram a contabilidade tão antiga quanto a própria existência da humanidade sobre a terra. Os referidos autores afirmam que desde as civilizações antigas (como: sumério-babilônicos, gregos, hebreus), apresentam nos vestígios de uma contabilidade rudimentar, uma forma voltada para o controle da existência de uma sociedade. Iremos apresentar a evolução da contabilidade à contabilidade gerencial, porém, para tanto, usaremos o modelo apresentado por Lunkes (2007, p. 3), por consideramos claro e objetivo a divisão apresentada pelo referido autor, os períodos são divididos em: Contabilidade de Trocas, Contabilidade de Custos, Contabilidade de Gestão Operacional e Contabilidade de Gestão Estratégica. 1.1.1.1 Contabilidade de Trocas O homem andava pela terra em busca de sua sobrevivência. Como ainda não dominava as intempéries da natureza, mudava constantemente de local, buscando sobreviver. A partir do momento que o homem fixa em um lugar, nascem duas ciências - o direito e a contabilidade, baseadas na noção de posse. Desta forma, o homem começa a produzir alguns instrumentos necessários para sobreviver. A contabilidade que surge neste período é voltada principalmente para controlar os bens necessários à existência do homem. A base da economia das sociedades antigas era totalmente voltada à agricultura, à indústria e pouca desenvolvida; dominavam o conhecimento sobre a área têxtil, o uso do cobre, vidro etc. As sociedades vão evoluindo e chegamos ao período medieval, onde a contabilidade existia ainda de maneira rudimentar e voltada à existência do homem. Neste período, a igreja católica era quem dominava todo o conhecimento cientifico existente e a economia era baseada na troca GUIA 1 2 (escambo). No entanto, alguns países europeus começam a se destacar - até porque são favorecidos geograficamente. Começam, assim, a surgir as companhias marítimas, onde o principal objetivo de seus investidores era encontrar novas terra com riquezas. Dentre estes países um vai merecer destaque, por passar por uma grande evolução cientifica cultural, social, política e econômica (até porque está localizado próximo ao mar mediterrâneo, onde a troca cultural é muito forte) - a Itália, conhecida como o berço da ciência do controle e pela busca do domínio das praticas do comércio. Neste período surgem várias escolas de pensamento ou correntes sobre os ensinamentos de contabilidade (ao total são 06 escolas): Contismo, Personalismo, Neo-Contismo, Controlismo, Aziendalismo e Patrimonialimo, esta última escola foi responsável em afirmar que a contabilidade é uma ciência, pois tem objeto de estudo que seria o PATRIMÔNIO das entidades e suas mutações. Seu maior vulto foi Vicenzo Mais, que estabeleceu uma doutrina contábil. As escolas europeias concentram suas forças em demasiado para afirmar a contabilidade enquanto ciência, que acabam esquecendo que o principal objetivo desta ciência existir são seus usuários. Até aqui já sabemos que a contabilidade é considera uma ciência social e como está voltada para a sociedade, faz parte das ciências sociais aplicadas. Como esta ciência tem como mola propulsora de seu conhecimento a necessidade da sociedade, iremos nos reportar a outro período importante da história para a evolução e o conhecimento da contabilidade enquanto ciência do controle e conhecimento. 1.1.1.2 Contabilidade de Custos Segundo Lunkes (2007, p. 4), “a maioria das técnicas de contabilidade gerencial atual foram desenvolvidas no período de 1800 a 1925, com o aparecimento das grandes organizações”. Um dos grandes acontecimentos históricos que influenciaram para que a contabilidade financeira fosse usada pelas escolas italianas refere-se à “Revolução industrial”. A revolução industrial trouxe uma mudança na forma de produção, anterior a ela a produção era feita de maneira artesanal. Com a mudança nos meios de produção, a contabilidade teve que se adaptar e atender as novas necessidades de seus usuários da informação contábil, alguns autores consideram a Revolução industrial como marco inicial para surgimento da Contabilidade de Custos e da Contabilidade Gerencial. A Revolução Industrial permitiu que ocorresse a produção em escalas. Desta forma, aquela contabilidade usada apenas para controlar as transações mercantis (compra e venda), usada pelas escolas italianas e europeias, não atendiam mais às necessidades dos seus usuários. Com o surgimento das empresas com produção em escala, começa a ocorrer a agregação de insumos de ordem financeira e humana. Neste período, surge a contabilidade de custos, procurando controlar os insumos consumidos nos meios de produção, para a elaboração dos produtos industrializados, como GUIA 1 3 é caso das empresas têxteis, que iriam usar a contabilidade para ter controle sobre o custos de seus estoques. Junto com a contabilidade de custos, os gestores necessitaram ter controles que possibilitem tomar decisões estratégicas frente aos seus concorrentes. Neste período, as informações começam a tomar importância no meio dos negócios, várias técnicas irão surgir, buscando melhorar os controles gerenciais da época. Ainda devemos evidenciar, bem lembrado por Lukes (2007, p. 6) que: A contabilidade gerencial também foi influenciada, neste período, pela administração cientifica de Taylor e Fayol que desenvolveram procedimentos para medir, com detalhes minuciosos, a quantidade de materiais, de Mão de obra e de tempo das maquinas necessários para produzir o produto. Fora os dois cientistas que realizaram o estudo da administração cientifica, outros também contribuíram para o aprimoramento dos controles gerencias e do refinamento das informações geradas por meio destes controles. 1.1.1.3 Contabilidade de Gestão Operacional Entre o período de 1925 a 1975, a contabilidade gerencial acaba sendo influenciada por considerações externas. Neste período, a Contabilidade Gerencial sofre grande influência, devido a intensificação do mercado acionário e a exigência dos acionistas pela remuneração sobre capital aplicado, ou seja, a taxa de lucro e exigência da contabilidade financeira. Em 1975, os países que foram destruídos na Segunda Guerra Mundial estavam já reconstruídos e buscando competir no mercado mundial. Com isto, ocorreu uma mudança considerável no ambiente dos negócios, pois novos jogadores estavam aptos a entrar na briga pelo mercado financeiro. As empresas buscavam novas ferramentas e controles que lhe proporcionassem informações mais acuradas sobre seus processos, e isto fez com que os gestores passassem a questionar, cada vez mais, a contabilidade gerencial tradicional (LUNKES, 2007, p. 6). Neste período, os gestores começam a perceber que precisam de informações diferenciadas e mais refinadas e que necessitam agregar valor aos seus produtos. 1.1.1.4 Contabilidade de Gestão Estratégica Começa em meados de 1975 e vai ate os dias atuais, neste período alguns fatores como: demográfico, do avanço tecnológico, e o processo de globalização, questões ambientais são alguns dos fatores que afetam ou influenciam as mudanças nas empresas.Estes fatores ocasionam que empresas repensem suas ações em varias áreas como: atender as novas demandas dos seus clientes, o retorno dos sócios, atender as exigências legais, estratégias para tonar-se mais competitiva, entre outras.... GUIA 1 4 Desta forma este período e reconhecido pela necessidade da criação de valor através do uso eficaz de recursos, alguns autores consideram que nesta fase o contador evoluiu de contador gerencial para contador estratégico. 1.2 “IMA”é sua definição de Contabilidade Gerencial O IMA( Institute of management Accountants) é o órgão responsável pela regulamentação dos profissionais que atuam como contadores gerencias e, para atuar como contador gerencial em países como os Estados Unidos, os profissionais devem ser regulamentados. Ele define a Contabilidade Gerencial como “o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras e não financeiras, usadas pela gestão para planejar, avaliar e controlar a empresa e assegurar uso apropriado e responsável de seus recursos”. Observe que o conceito abordado pelo referido órgão contempla não apenas o conceito de controle das informações, mas vai além, descreve que a gestão utiliza as informações para planejar, avaliar e controlar a empresa, bem como assegurar o uso apropriado e responsável de seus recursos, o que deixa claro o cunho estratégico da Contabilidade Gerencial. Atkison et. al. (2002, p.36) corrobora ao afirmar que a contabilidade gerencial é responsável pelo processo de produzir informação operacional e financeira para funcionários e administradores. Observem que os conceitos apresentados diferem do conceito da contabilidade tradicional que, segundo Lunkes (2007, p. 7), envolve a coleta e entrada de dados, divulgação. 1.2.1 Informação Gerencial Contábil Após compreender a evolução da Contabilidade Financeira para a Contabilidade Gerencial, você deve estar se indagado: mas como conceituar a Contabilidade e o que qual seu papel? Primeiramente, vamos usar um conceito que acho claro e muito pertinente a este tópico. Segundo Atkinson et. al. (2000, p. 36), “Contabilidade Gerencial é o processo de identificar, mensurar, reportar e analisar informações sobre eventos econômicos das empresas”. Percebam que este conceito ainda se remete ao conceito da Contabilidade Financeira. No entanto, quando o autor se remete “a analisar informações sobre eventos econômicos da empresa”, ele amplia a perspectiva do conceito. A informação gerencial contábil (fruto da contabilidade gerencial utilizada pelos gestores para a tomada decisão), segundo Atikinson (200, p. 36), “a informação gerencial contábil é uma das fontes informacionais primárias para tomada de decisão e controle das empresas. As informações gerenciais são produzidas por meio dos sistemas gerenciais. Estas informações são norteadoras de decisões, pois ajudam funcionários, gerentes e executivos a tomar decisões e aperfeiçoar os GUIA 1 5 processos de desempenho de suas empresas. Podemos, então, concluir que as informações gerencias devem ser trabalhadas, de modo a atender as necessidades informacionais dos usuários internos da empresa, com a finalidade de orientar suas ações. 1.2.1.1 Como a informação gerencial contábil ajuda os administradores As empresas operam em ambientes altamente competitivos e dinâmico , em que a concorrência se intensifica e a mudança, principalmente a tecnológica, é permanente e acelerada (Gomes & Sales).Toda organização, seja ela do primeiro ou do terceiro setor, buscam torna-se perene ao longo dos tempos e, para que isto ocorra, buscam auferir “Lucro”. No mundo dos negócios o lucro é indispensável para a permanência de uma empresa. No entanto, devido às diferentes formas de constituições de empresas com finalidades sociais distintas, cada qual irá tentar auferir lucro de maneira diferenciada, pois o lucro tem conotações e finalidades direcionadas. Para que o “lucro” ocorra, as empresas buscam ferramentas de gestão que possam dar suporte às ações dos gestores, conforme Atkinson (2000, p. 36), medidas da condição econômica como custos, margem de contribuição do produto ou serviço, lucro, fidelidade do cliente, entre outros, estão disponíveis apenas nos sistemas de contabilidade gerencial. Outro ponto que merece destaque deve-se ao fato de que as informações gerenciais possibilitam medir o desempenho econômico e financeiro das organizações. Por meio das informações gerenciais geradas pelos sistemas gerenciais, os administradores podem verificar se as ações adotadas estão alinhadas com as estratégias da empresa. Elas ainda permitem que realize um feedback, possibilitando que os administradores ajustem suas ações ou decisões, capacitando-os a apreenderem com o passado e melhorarem para futuro. Exemplo de Informação Gerencial: relatório de consumo de matéria-prima de determinado produto GUIA 1 6 1.3 Contabilidade Financeira X Contabilidade Gerencial A contabilidade Financeira é responsável pelo registro, elaboração, divulgação das informações contábeis, por meio dos relatórios contábeis obrigatórios, como: Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultado, Demonstração de Fluxo de Caixa, entre outros. Estes relatórios são elaborados, baseados na legislação vigente, e são utilizados pelo usuários da informação contábil com o objetivo de manter-se informados sobre a gestão da administração, bem como se encontra a composição patrimonial, financeira e econômica das organizações. Atkinson et. al. ( 2002, p.37) complementa nossa definição determinando que “ela lida com a elaboração e a comunicação de informações de uma empresa dirigida ao público externo: acionistas, credores (bancos, financeiras e fornecedores), entidades reguladoras e autoridades governamentais tributarias”. Desta forma, podemos compreender o papel da contabilidade financeira e seu objetivo. A contabilidade Gerencial, na visão de Padoveze (p.18), “é o ramo da contabilidade que tem por objetivos fornecer instrumentos aos administradores de empresas que auxiliem em suas funções gerenciais”. Este conceito, apresentado por Padoveze, nos revela a grandeza deste ramo da contabilidade, pois, como seu principal objetivo é orientar o gestores (administradores), busca que os recursos econômicos que estão a disposição da organização sejam usados de forma que venha a fornecer o máximo de sua potencialidade. Desta maneira, a Contabilidade Gerencial busca implementar outras formas de controle de consumo de seus recursos por meio dos sistemas de informação gerencial. Dentro desta perspectiva sobre a Contabilidade Gerencial, podemos afirmar que a mesma procura auxiliar e orientar seus usuários nos seguintes aspectos: GUIA 1 7 Apesar de as características apresentadas acima serem simplista, podemos aferir que o processo contábil inicia a partir do momento em que são determinadas as necessidades informacionais dos usuários internos, o que possibilita criar sistemas gerencias que permitam aprimorar os controles, com finalidade de auxiliar os gestores na tomada de decisões. Após apresentada as devidas conceituações, mostraremos, a seguir, um quadro com as principais características da Contabilidade Financeira e Gerencial. Contabilidade Financeira X Contabilidade Gerencial Contabilidade Financeira Contabilidade Gerencial Clientela Externa: acionistas, credores e autoridades tributárias (governo). Interna: funcionários, administradores e executivos de diversos níveis. Propósito Reportar o desempenho passado às partes externas; contratos com proprietários e credores. Informar decisões internas tomadas pelos funcionários e gerentes;feedback e controle sobre o desempenho operacional; contrato com proprietários e credores. Data Histórica. Atual, orientada para o futuro. Restrições Regulamentada; dirigida por regras e princípios fundamentais da contabilidade e por autoridades governamentais. Desregulamentada: sistemas e informações determinadas pela administração para satisfazer necessidades estratégicas e operacionais. Tipo de Informação Somente para mensuração financeira. Mensuração física e operacional dos processos, tecnologia, fornecedores e competidores. Natureza da Objetiva, auditável, confiável, consistente e precisa. Mais subjetiva e sujeita a juízo de valor, válida, relevante e acurada. 1. • melhorar a qualidade das operacoes; 2. • reduzir os custos operacionais; 3. • aumentar a adequação das operacoes às necessidades dos clientes. GUIA 1 8 Informação Escopo Muito agregada; reporta a toda empresa. Desagregada; informa as decisões e ações locais. Adaptado de Atkinson (2000, p. 38) Ao analisar o quadro exposto, podemos perceber que a Contabilidade Gerencial é um refinamento da Contabilidade Financeira, onde tem como o principal objetivo suprir os administradores (e os usuários internos) de informações que possibilitem tomar decisões assertiva sobre assuntos, em sua grande maioria, relacionados com o planejamento estratégico das empresas. No entanto, devemos ter bem claro que a Contabilidade Gerencial irá fornecer ferramentas e informações que estarão dando suporte nas decisões dos administradores. Porém, outro ponto muito importante para que estas decisões surtam efeito, é a expertise do gestor, que faz muita diferença na escolha de quais informações devem ser usadas, aliadas a determinada ferramenta gerencial. 1.3.1 Usuário da informação contábil A contabilidade, por ser uma ciência social aplicada, somente existe para atender a necessidade do seu usuário - o usuário da informação contábil e sua razão de ser. Desta forma, ele é responsável pelo refinamento da contabilidade ao longo do tempo até nossos dias atuais. Antes de descrevermos as características dos usuários da informação contábil, devemos entender que o conceito de usuário em contabilidade, está concentrado a pessoa física ou jurídica que utilize as informações geradas pela contabilidade para a tomada de decisões. 1.3.1 Usuário Externo O usuário externo necessita dos relatórios contábeis emitidos pelas empresas, para tomar suas decisões. Além disso, estão interessados no resultado que empresa possa auferir, como por exemplo: o banco - ele não faz parte da configuração social da empresa, no entanto, quando o gestor necessita de recursos financeiros, poderá procurar o banco. Este, por sua vez, solicitará um balanço ou até mesmo um balancete para poder compreender a situação patrimonial e liberar ou não, com base nos dados apresentados pelos demonstrativos contábeis. Desta forma, o banco se configura como usuário externo da informação contábil. GUIA 1 9 1.3.2 Usuário Interno O usuário interno muito nos interessa para a disciplina que estamos estudando, pois está envolvido diretamente na estrutura social da empresa. Este tipo de usuário necessitará, para tomada de decisões, além dos relatórios contábeis, informações ou relatórios de cunho mais estratégicos e gerenciais, como por exemplo: o supervisor de produção - ele faz parte do processo produtivo que a empresa realiza quando vai aceitar um pedido de produção de um produto. Além do controle de estoque que se encontra disponível no balanço ou balancete, ele precisará de outras informações, como qual quantidade será produzida?, quanto de vai consumir de mão de obra?, será necessário realizar ou não horas extras? Como melhorar o processo de produção para ter maior produtividade? etc. 1.4 O foco na tomada de decisão Todas as diretrizes norteadoras de Contabilidade Gerencial estão voltadas para a tomada de decisão. No entanto, devemos ter bem claro que a contabilidade gerencial, para conseguir atingir seus objetivos orienta os gestores de conhecimentos de outras áreas do saber como da administração. Na sequência iremos estudar conceitos bastante explorados pela administração. 1.4.1 Planejamento O planejamento é fundamental para qualquer tipo de empresa, e por que não citar para as pessoas, já que sem planejamento não chegamos a lugar algum. Dentre os estudiosos que buscam compreender esta ciência, iremos apresentar o conceito de Lunkes (2007). Para Lunkes (2007, p. 14), o planejamento “envolve a escolha de um curso de ação, por meio do desenvolvimento de objetivos e metas a curto prazo (operacional) e longo prazo (estratégico) da empresa. Visando ainda completar o conceito apresentado, Hoji (2001, p. 359) argumenta que: o planejamento consiste em estabelecer com antecedências as ações a serem executadas dentro do cenário e condições preestabelecidos, estimando os recursos a serem utilizados e atribuindo as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados. Devemos perceber que uma empresa nasce, entre outros objetivos, para que possa se notar perene. Ao longo dos tempos, ela busca aumentar a riqueza patrimonial de seus proprietários. GUIA 1 10 Conforme Crepaldi (1998, p. 21), “a administração cuida em determinar que os produtos e serviços são necessários e em colocá-los nas mãos dos consumidores”. A administração opera as decisões sobre planejamento, com objetivo de maximizar a riqueza dos proprietários, acompanhar o planejamento, constantemente, aferindo o que foi planejado com o que realmente ocorre e é primordial, para que, assim, a administração consiga atender seu objetivo de maximização dos recursos disponibilizados pelos proprietários ou acionistas e alcançar o retorno esperado. 1.4.2 Execução A execução é caracterizada pela parte operacional, pois, para executar, necessitamos de pessoas e que estas executem as atividades ou ações desejadas para que os objetivos traçados sejam alcançados. Conforme Lunkes, alguns autores chamam esta etapa do ciclo de direção e motivação, pois, nesta etapa, os gestores desenvolvem a coordenação de diversas atividades da empresa, onde, além de envolver a movimentação de recursos financeiros, também ocorre a movimentação de recursos humanos para atender o processo operacional. (LUNKES, 2007, p. 15) 1.4.3 Controle O controle é atividade responsável por monitorar, analisar e avaliar a utilização de recursos consumidos, para alcançar os objetivos traçados. O principal objetivo é verificar se ações adotadas pelas várias áreas envolvidas no processo estão atingindo as metas estabelecidas no planejamento. Nesta fase, a informação gerada ou produzida por meio da Contabilidade Gerencial, é primordial para aferir o que foi definido pelo planejamento (LUNKES, 2007, P. 15). A figura a seguir apresenta o ciclo do processo de controle. GUIA 1 11 Compreender o ciclo do controle faz com que o administrador prepare a empresa para enfrentar a concorrência de mercado cada vez mais acirrada. A função administrativa do controle tornou-se cada vez mais importante o longo tempo. O crescimento da complexidade das organizações provocou o distanciamento físico do seu principal executivo da realização do processo administrativo e produtivo da entidade. (BARRETO, 2008, p. 4) Diante desta contextualização vamos estudar, na sequência, sobre a “tomada de decisões”, pois já que todos nossos esforços enquanto estudante de Contabilidade Gerencial. 1.5.1 No caminho da tomada de decisões Para a tomada de decisões, primeiramente devemos conhecer a estrutura das empresas,bem como os diversos setores que lhe compõem. Os gerentes enfrentam problemas no setor de pesquisa e desenvolvimento, vendas, marketing, produção, finanças, recursos humanos e serviços pós-vendas; apesar de serem setores diferenciados, o processo de decisão que eles seguem pode ser uniforme. (LUNKES, 2007) As decisões tomadas nas organizações pelos gestores acabam moldando e influenciando a diretriz na empresa no futuro. Um exemplo, que podemos citar é a aquisição de um concorrente. Execução Controle Planejamento GUIA 1 12 Muitas vezes a unidade adquirida precisa de ajustes para poder ser competitiva frente às inovações tecnológicas do mercado. No mundo dos negócios, altamente complexo, constantemente os gestores enfrentam vários problemas para tomar suas decisões, como: identificar os pontos fracos e fortes, oportunidades e ameaças, a informação nunca está completa - o que inviabiliza a celeridade na tomada de decisões - e desconhecimentos de alternativas que podem ser adotas para que o mesmo possa estruturar um cenário e verificar quais são os riscos desta escolha. No caminho da tomada de decisões, devemos perceber que, para que seja escolhida uma ação, sempre teremos várias alternativas que seguem cursos diferentes. No entanto, cabe ao gestor escolher aqueles que sejam o mais possível apropriado para aquela decisão. Aqui, a qualidade de julgamento e experiência são capacidades cognitivas dentro do processo de tomada decisão. Neste quesito, o ser cognitivo implica tolda lógica e deverá estabelecer etapas para atender a tomada decisão, conforme a seguir: definir o problema; formular o objetivo e verificar quais as alternativas disponíveis para esta ação; identificar e analisar os ricos das alternativas disponíveis; selecionar a melhor alternativa. 1.5 Fatores relevantes na tomada decisões Dentro da ótica da tomada de decisões, alguns fatores apresentam relevância, pois afetam uma decisão em particular. Entre eles podemos citar: o preço, o custo, a qualidade e o tempo. O preço continua sendo, em muitos casos, o diferencial de sucesso da empresa. A formação dos preços de venda dos produtos ou serviços obedece a vários métodos estratégicos. No mercado, o preço exerce grande influência na decisão de compra, portanto, as empresas devem ter cuidado na sua determinação. Entre os inúmeros métodos e estratégias de formação de preço de venda, é necessário escolher aquele que possibilite compatibilizar crescimento nas vendas com lucratividade. (LUNKES, 2007) O custo continua sendo uma variável importante, principalmente para as empresas que atuam baseadas no preço. As empresas devem encontrar formas economicamente viáveis para a redução dos custos, por meio do controle dos desperdícios. (LUNKES, 2007) A qualidade e a satisfação do cliente estão muito próximas e a qualidade do processo geralmente determina a qualidade de produtos e serviços. A chave para usar medidas de qualidade é assegurar que elas sejam consistentes com a satisfação dos clientes. Resumidamente, pode-se definir qualidade como atendimento às especificações. Qualidade GUIA 1 13 percebida é a diferença entre o que foi prometido ao cliente e que o ele recebeu. (LUNKES, 2007) O tempo é uma importante medida de valor e deve ser monitorada em todas as fases da cadeia de valor. Muitos clientes são extremo valor a tempo de atendimento curto, medidos com o tempo transcorrido desde o momento em que é feito o pedido até o momento em que o produto ou serviços desejado é entregue ou realizado. A expressão “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Longo tempo de processamento gera altos custos de mão de obra, materiais e custos maiores, como o custo de oportunidade; a falta de tempo pode causar perda de oportunidades importantes para empresa. (LUNKES, 2007) A meta das empresas, na atualidade, é agregar valor aos produtos e clientes. Desta forma, as mesmas devem estar atenta a fatores que afetem em particular suas decisões, afim de saber como minimizar os efeitos destes fatores sobre a tomada decisões. 1.6 As funções Gerenciais no Processo Decisório O que temos visto nas empresas e em pesquisas realizadas com gestores é que existe uma enorme distância sobre o que deveria se configurar como funções dos gestores e o papel que efetivamente eles exercem no dia a dia, no processo decisório. (ORLICKAS, 2010, p. 124) Ainda conforme a referida autora, as funções gerenciais passam pelas atividades de planejamento, organização, direção, análise e controle do trabalho dos grupos que estão sobre sua responsabilidade. Estas atividades contribuem no processo decisório, conforme são conduzidas pelos gestores, acabam modelando as ações futuras das empresas ou se tornando sua fonte principal e balizadora no processo. 1.6.1 Competências Gerenciais GUIA 1 14 Adaptado Orlickas (2010, p. 128) Tal qual é importante compreender os instrumentos, ferramentas e dados informacionais, é importante compreender o papel ou função que exerce o gestor gerencial. Uma vez que este é a peça principal para que ocorra efetivamente o processo de tomada decisões nas empresas. A figura acima representa as principais competências gerencias. Competências estas que são solicitadas ou requeridas por cargos e funções da estrutura empresarial e são responsáveis por influenciar a obtenção de níveis satisfatórios de desempenho empresarial (Orlickas, 2010). Algumas das competências requeridas, conforme a figura acima, pode ser apreendida no dia a dia da organização. No entanto, muitas outras são constantemente aprimoradas, principalmente porque existem escalas diferentes de importância dos gestores no processo decisório. Dentro da compreensão de quais são as competências que cercam a função gerencial, precisamos compreender o termo “Gerenciar”. Gomes (2001) afirma que gerenciar é o procedimento de pensar, de definir e de atuar com objetivo de “conseguir resultados” e “fazer acontecer”. Esta definição apresenta um ótimo conceito de gerenciar. Porém, devemos ainda observar que o termo gerenciar também acarreta responsabilidade, uma vez que “faz acontecer” parte da ação de uma determinação. Buscar inovar Dar e recebr feedback Compromenti mento Relação interpessoal Comunicação As competências de uma função gerencial: Planejamento Empreendedo rismo Orientados a resultados Flexibilidade Empregabilida de GUIA 1 15 Em virtude da complexidade do tema, apresentamos, a seguir, um quadro onde serão expostos as competências, conceitos e indicadores que podem contribuir para uma gestão assertiva. Competências Conceito Indicadores Dar/receber feedback. Receber e dar informações verdadeiras, em momentos adequados, podendo subsidiar e orientar desempenhos, comportamentos, posturas e resultados. Demonstrar abertura para receber críticas Rever seu progresso e buscar feedbacks dos outros com frequência. Buscar inovar. “Correr atrás” de soluções inovadoras, buscando e aprendendo novas ações e negócios. Mostrar-se curioso positivamente, sempre em busca do novo. Comprometimento. Identificar-se com os valores e os propósitos da organização; atuar de modo comprometido e, ao mesmo tempo, agregar valor aos processos. Seguir as normas e os padrões da empresa. Comprometer-se em atingir as metas individuais e da equipe. Comunicação. Transmitir e explicar ideias e informações com clareza e argumentos adequados. Falar com clareza de ideias e com a preocupação de que os demais tenham entendimento a sua mensagem. Empreendedorismo. Gerir o negóciocom estratégias inovadoras, criativas e eficazes Propor novas abordagens, demonstrando capacidade de pensar além do próximo passo, identificando pontos a favor e pontos contra. Flexibilidade. “Jogo de cintura” para ajustar-se às circunstancias do momento e aproveitar as oportunidades. Procurar entender o ponto de vista de outro, mostrando-se aberto ao novo. Empregabilidade. Busca constante de atualização, criando oportunidades de crescimento. “Caçar” novas oportunidades para se desenvolver ou enriquecer sua própria experiência. Apreender com os próprios erros. Orientados a resultados. Visualizar tendências; incorporar novos conceitos e experiência aos resultados; cumprir metas e objetivos. Entregar um projeto, superando expectativas. Buscar desafios constantes. Incorporar novas ideias ao seu trabalho. Planejamento. Predeterminar o curso de Executar todas as tarefas que GUIA 1 16 uma ação, definindo objetivos, estabelecendo prioridades, revendo e atualizando linhas básicas de atuação, com vistas à consecução dos resultados esperados. foram designadas em tempo hábil. Seu dia a dia transcorre de acordo com o planejado, salvo exceções. Relacionamento Interpessoal. Estabelecer contatos assertivos, evidenciando tato e polidez na forma de dirigir- se ao outro. Primar pela habilidade ao trabalhar em equipe. Saber compartilhar ideias e conhecimentos. Preocupar-se em interagir com os demais. Demonstrar interação com a equipe. Fonte: Orlickas (2010, p. 131) Ao estudar as competências não podemos esquecer o aprendizado gerencial, que é desenhado por meio de alguns fatores de ordem social, como: cognitivo, analítico, comportamental e ação. Estes fatores acabam, de certa maneira, remodelando e dando características próprias a cada uma das competências requeridas pelas empresas ao gestor gerencial. 1.7 A importância de ética na tomada decisões Antes de começarmos a abordar este assunto, devemos entender “o que é tica”. Ética pode ser entendida como um conjunto de princípios que regram a conduta de determinada sociedade. Ao analisar a ética, podemos entender que ela é encontrada em uma determinada sociedade ou grupos de indivíduos, por meio de seus princípios, normas ou regras que regulam as relações entre estes. Neste tópico estaremos, principalmente, interessados na ética relacionada ao mundo dos negócios, para ser mais exato a “tomada de decisões”. Conforme Lunkes (2007, p. 21), “nos últimos anos, vários episódios envolvendo assuntos éticos têm sido explorados pela mídia”. Reportagens narram escândalos envolvendo grandes corporações. Escândalos estes tanto de fundamento financeiro, social e ambiental e que têm suscitado a sociedade repensar as atitudes de determinados executivos. As empresas são formadas por pessoas e estas trazem consigo valores éticos e condutas preestabelecidas. Quando tentamos compreender a ética nas empresas, devemos pensar até que ponto os valores éticos das pessoas que formam a estrutura dos recursos humanos estão vinculados aos valores das empresas. GUIA 1 17 As empresas que estão preocupadas com ética e que buscam obter práticas efetivas destacam-se no mercado, pois demonstram estar agindo de forma apropriada visando garantir a satisfação e a motivação dos seus profissionais e visando ainda atuar na busca pelo sucesso. (ORLICKAS, 2010, p. 204) A citação de Orlickas descreve a importância da ética para as empresas. A sociedade foi evoluindo ao longo do tempo e tantos suas necessidades, quanto as perspectivas, também evoluíram. Hoje, a sociedade valoriza as ações voltadas para o meio social e meio ambiente. Desta forma, algumas empresas têm usados suas ações éticas como instrumento estratégico e competitivo frente à nova visão da sociedade. A seguir será descrita uma fábula judaica que evidencia a história de um rico avarento. Por meio dela podemos fazer uma reflexão sobre o assunto. Por meio desta narrativa podemos perceber como se aplica o conceito de ética. A narração trata da falta de princípios e ética por parte de um dos envolvidos. A mensagem que a fábula nos transmite é que quando tentamos tirar proveito de algo que não lhe é direito, pode ocorrer que todos, de alguma forma, acabam perdendo. Na análise do fator ético, pode ser destacado inúmeras vantagens e benefícios na possibilidade de se construir uma cultura ética profissional e empresarial verdadeira e apropriada, com a qual se motive o consenso e o equilíbrio nos interesses pessoais e organizacionais. (ORLICKAS, 2010) 1.8 Sistemas de Gerenciais Conforme relatamos nos tópicos anteriores, o grande desafio das empresas, na atualidade, é agregar valor ao conjunto de atividades. Para que os gestores alcancem os objetivos traçados, precisam usar de vários instrumentos e ferramentas gerenciais. Diante desta constatação, iremos, neste tópico, tratar exclusivamente sobre os sistemas gerenciais, que são responsáveis por transformar os dados em informações que auxiliam os gestores na tomada de decisões. Um rico e conhecido cidadão de um lugarejo havia perdido sua bolsa, que continha cinco moedas de ouro. Eis que um pobre e honesto cidadão encontrou-a e, imediatamente, a levou ao rabino para que fosse descoberto o seu verdadeiro dono. Ao ver a bolsa, o rabino pode perceber que ela pertencia uma pessoa rica e influente e por isso chamou imediatamente. Diante do pobre que havia encontrada a bolsa, perguntou ao rico senhor: “Esta bolsa é sua?”, ao que este respondeu: “Sim!”. Mas o rico, querendo levar vantagem, disse: “O que ocorre é que havia dentro não apenas cinco moedas de outro, mas sim oito”. O rabino, percebendo a intenção do rico homem, disse ao pobre: “A bolsa desse senhor cotinha oito moedas de ouro e agora contém apenas cinco, portanto não é mesma que esse nobre cidadão perdeu e por isso não o pertence. Já que não apareceu seu ‘verdadeiro’ dono, ela é sua de direito”. GUIA 1 18 Você, neste momento, consegue descrever o que é um sistema? Temos que compreender que “sistema é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para atingir os objetivos”. Além disso, um sistema apresenta alguns componentes básicos, conforme a figura a seguir. A figura apresenta a forma que ocorre o fluxo de informação dentro do sistema. Devemos observar que esta figura apresenta uma estrutura básica e sabemos que, quanto mais complexo for o processo ou a organização, mais complexo será o sistema que controla estas informações. 1.8.1 Sistemas de informações Contábeis A contabilidade é responsável por coletar, registrar e acumular os atos e fatos contábeis das empresas. Estes dados coletados são usados para gerar informações, tanto de cunho financeiro, patrimonial de resultado, quantitativo e qualitativo. Os dados coletados pela contabilidade contemplam todas as transações dos mais diversos setores que compõem a empresa. O registro do sistema contábil começa por meio da elaboração do plano de contas e este é elaborado pelo contador, buscando evidenciar todas as transações e operações utilizadas pela empresa. Após elaborado, o plano de contas começa a realizar os devidos registros em cada conta, com seu respectivo valor. Ao analisar esta ação do operador contábil, podemos concluir que os registros realizados têm apenas aspectos financeiros; no entanto, devemos perceber que ela também registra aspectos não financeiros, como a quantidade de produtos, quantidade de horas, números de funcionários necessários para a realização de determinada tarefa ou atividade, entre outros. Desta forma, podemos concluir que os sistemas de contabilidadesão compostos por vários subsistemas, que estarão alimentando a base de dados, coletando, registrando, armazenando os dados e transformando em informações de toda empresa. Os sistemas de contabilidade devem ser personalizados para atender as necessidades das organizações. Deve ser capaz de evidenciar e controlar o fluxo de dados e informações da empresa, o que contribuirá para a melhoria da tomada de decisões. Entrada Processo Saída GUIA 1 19 Referências ATKINSON, A. A.; BANKER, R. D.; KAPLAN, R. S.; YOUNG, S. M. Tradução: MOSSELMAN, A. O. Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, 2000. CREPALDI, S. A. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. São Paulo: Altas, 1998. LUNKES, R. J. Contabilidade Gerencial: um enfoque na tomada de decisão. Florianópolis: Visual Books, 2006. ORLICKAS, E. Modelos de Gestão: das teorias da administração à gestão estratégica. Curitiba: Ibpex, 2010. GUIA 2 1 CONTABILIDADE GERENCIAL Introdução ao Comportamento do Custo em relação Custo – Volume – Lucro Controle Gerencial A constante mutação da economia tem sido mola propulsora das mudanças ocasionadas nas organizações. As organizações buscam formas de se tornar perenes ao longo dos tempos e, para isso, buscam melhorar seus controles gerenciais, uma vez que estes são responsáveis por balizar as decisões dos gestores. Os controles gerencias são responsáveis pelo desenho ou fluxo da informação. Seu principal objetivo é descrever determinado processo ou fluxo, a fim de controlar as ações ou decisões sobre determinado ato administrativo, o que possibilita aos gestores compreender ou estudar o desempenho de determinados processos. As organizações buscam controlar todos os seus atos e fatos administrativos (por meio dos controles). Dentre os diversos tipos de controles gerenciais, um merece destaque: o “controle de custos”, que, devido à relevância que tem para as organizações, muitas direcionam seus esforços para melhorar ou aprimorar seus controles de custos, como: apuração do custo dos produtos e dos departamentos; controle de custos de produção; melhoria de processo e eliminação de desperdícios; otimização de resultados; auxílio na tomada de decisões gerenciais. Os controles gerenciais são formados por diversos sistemas, então, primeiramente, devemos compreender os “sistemas de controle”. Conforme o dicionário Aurélio a palavra “sistema” significa “conjunto de elementos inter-relacionados, estrutura organizada por um fim, método, modo”. Ainda de acordo com o dicionário Aurélio, “controle” significa “domínio, fiscalização, comedimento, GUIA 2 2 mecanismo de comando”. Assim, podemos concluir que os sistemas de controles são responsáveis por ligar diversas áreas, com a finalidade de ampliar o controle sobre determinado ato. Uma vez compreendido o significado das palavras-chave, tem-se a necessidade de entender sua caracterização, ou seja, qual a estrutura que compõem um sistema de controle. Conforme Anthony e Govindarajan (2002, p. 28), qualquer sistema de controle apresenta quatro componentes básicos: Figura 1 - Componentes básicos do sistema de controle. Fonte: Anthony e Govindarajan (2002, p. 28). • O componente detector ou sensor é o dispositivo de alerta. Surge ao aparecimento de uma situação adversa àquela que está sendo controlada. Dentro dos fatores que compõem o processo de controle pode-se contemplar que essa etapa é a mais importante de todas, pois, para resolver uma situação adversa, primeiro é preciso reconhecer que ela existe. • O segundo componente é o avaliador. A função desse dispositivo é verificar a importância da situação. Essa verificação é feita por comparação com um padrão – o avaliador compara a situação que está ocorrendo com a expectativa do que deveria acontecer. GUIA 2 3 • O executante é o terceiro componente. Também conhecido como retroalimentador ou feedback, esse dispositivo é responsável por alterar o comportamento do sistema. Essa alteração ocorre quando o avaliador informa ou indica a necessidade de alterar, devido às mudanças detectadas pelo avaliador. • O quarto componente é o circuito de comunicação. Também chamado de rede, é responsável pelo transporte de informações entre o detector e o avaliador, entre o avaliador e o executante. A implantação de um sistema de controle faz parte do planejamento estratégico das empresas. Para que as empresas possam obter o máximo de resultados e seu planejamento consiga atender sua meta, é primordial conhecer os componentes básicos que compõem o sistema de controle, conforme apresentado anteriormente. Para nortear os sistemas de controle, são utilizados instrumentos que possibilitam a coleta de informações. Entende-se por “instrumentos de controle” os recursos ou meios utilizados para alcançar objetivos. Dentro desse conceito, os sistemas de controle utilizam-se desses recursos para possibilitar sua efetiva atuação – que seria exercer o controle sobre determinada operação, visando corrigir possíveis distorções daquilo que foi planejado. Controle Gerencial e sua abrangência Anthony e Govindarajan (2002, p. 33) argumentam que “o controle gerencial é um dos vários tipos de atividades de planejamento e controle que ocorrem em uma organização”. Segundo os autores, deve ser feita uma delimitação entre o controle gerencial e outros dois tipos de planejamento e controle (formulação de estratégias e controle de tarefas), a fim de delimitar a abrangência e distingui-lo dos outros tipos de controle. Ao visualizar a figura a seguir, pode-se verificar a necessidade de entender a delimitação e abrangência do controle gerencial, pois o mesmo se encontra inserido entre os outros dois tipos de controle. GUIA 2 4 Figura 2 - Delimitação e abrangência dos controles. Fonte: Anthony e Govindarajan (2002, p. 34). Em decorrência da delimitação apresentada, deve-se verificar qual o foco de cada um desses conceitos. Desta maneira, ao analisar qual seria o foco da formulação de estratégias, chega-se à conclusão que sua premissa seria decidir os objetivos das organizações e traçar novos caminhos que devem ser seguidos para atingir tais objetivos. O controle gerencial é evidenciado pela deliberação da implantação das estratégias traçadas e para que as mesmas sejam executadas de forma a atender o que foi preestabelecido. Anthony e Govidarajan (2002, p. 44) corroboram afirmando que "no controle gerencial os executivos decidem o que deve ser feito, dentro dos limites estratégicos". No controle de tarefas, o foco seria a execução das estratégias adotadas pela organização de forma eficaz e eficiente, fazendo com que as regras impostas sejam cumpridas. Ainda segundo Anthony e Govindarajan (2002, p. 34), o controle gerencial é “o processo pelo qual os executivos influenciam outros membros da organização, para que obedeçam às estratégias adotadas”. O controle gerencial, integrado às outras atividades de planejamento e controle, auxilia os executivos na tomada de decisões, para que sejam alcançados os objetivos traçados pelas organizações. Classificação de Custos GUIA 2 5 Para uma melhor compreensão sobre os controles voltados aos custos, primeiramente deve- se esclarecer a terminologia usada por esta disciplina. O olhar mais clínico para este conhecimento vai surgir no período da Revolução Industrial. Dentre as diversas áreas do saber que nesse período vão se destacar, a Contabilidade irá direcionar seus esforços para compreender e controlar as operações industriais.Desta maneira, surgirá uma nova ramificação da Contabilidade, este sendo nosso principal estudo nesse tópico. A Contabilidade de Custos é responsável pelo controle de consumo de recursos utilizados pelas organizações durante seu período ou processo produtivo. Como ciência do saber, é também uma terminologia própria que, se não for esclarecida, muitas vezes inviabiliza ao leigo sua compressão. Diante desses esclarecimentos, pode-se descrever a terminologia e classificação usada pela Contabilidade de Custos. A Contabilidade de Custos é uma técnica usada com o objetivo de identificar, registrar, controlar e mensurar os custos das operações de compra e venda de mercadoria no processo produtivo e nas operações de serviços. Fontes de Financiamento O patrimônio das organizações sejam elas empresas do primeiro, segundo ou terceiro setor, é composto por: bens, direitos e obrigações. Diante dessa afirmação, devemos, então, compreender que as organizações apenas têm duas fontes de financiar suas operações: por meio de capital de terceiros ou por meio do capital próprio. Entende-se por “capital de terceiros” as contas que fazem parte do passivo circulante e não circulante. Este recurso é considerado de terceiros quando suas origens, normalmente, provêm de bancos, dos funcionários, do governo, entre outros; o capital de terceiro também e chamado de origens de recursos. No caso do capital próprio, são as contas que pertencem ao patrimônio líquido da organização. Este capital representa a verdadeira riqueza dos sócios ou acionistas e isso depende da forma de constituição da organização (S.A. ou Ltda. etc.). Este recurso é o que os sócios ou acionistas colocam à disposição da organização na forma de reservas. Este capital também é conhecido como origem de recurso. Assim, o capital total à disposição da organização é composto por: GUIA 2 6 Os investimentos Dentro da terminologia contábil de custos, alguns autores procuram segregar ou classificar as contas que pertencem ao ativo, uma vez que este é entendido como aplicação de recursos. A seguir serão apresentadas três classificações quanto aos bens: • bens numerários: têm liquidez imediata e são constituídos pelas disponibilidades da organização. Exemplo: dinheiro em caixa, dinheiro no banco, aplicações de resgate imediato etc. • bens fixos: nessa classificação, para uma melhor compreensão, devem ser considerados os bens necessários para realizar as operações da organização. Eles têm caráter permanente e servem para vários períodos produtivos da organização. Exemplo: os veículos usados para as operações da organização, o imóvel onde se encontram as operações da organização, equipamentos necessários para suas operações etc. • bens de renda: nessa classificação são definidos aqueles bens adquiridos e que não estão diretamente relacionados à atividade da organização. Exemplo: imóvel para alugar e participações societárias. Terminologia Contábil A seguir, serão apresentadas apenas as terminologias mais usuais estudadas pela grande maioria dos teóricos que tratam deste assunto, como Eliseu Martins, Hansen & Mowen, entre outros. • Gasto: classificação mais abrangente, usado em custos. Podemos entender como o consumo de um ativo por parte da organização, com o objetivo de obtenção de um bem ou serviço. O consumo do ativo entende-se como o consumo de bem numerário. Além disso, a entrega desse bem pode ser imediata ou não. Os gastos, conforme a especificidade podem ser classificados em: investimento, custo ou despesa. Passivo Circulante Passivo Não Circulante Patrimônio Líquido GUIA 2 7 • Desembolso: pode ser compreendido como o desencaixe de recursos na aquisição de um bem, serviços ou direito; pode ocorrer concomitantemente com o gasto, podendo ser um desembolso à vista ou a prazo. • Investimento: é a aquisição de um bem ou serviços, que será contabilizado no ativo. É registrado em função da sua vida útil ou capacidade de fluxo de caixa ou benefícios futuros. • Custo: está relacionado com recursos ou insumos consumidos durante o período de produção, para a geração ou elaboração de outros bens e serviços. • Despesa: é reconhecida como os sacrifícios que as organizações fazem com o objetivo de gerar receita. As despesas podem ser classificadas como o consumo de recursos necessários após o período produtivo. Desta maneira, tudo que não está relacionado, diretamente, à produção e após o processo produtivo, é considerado despesa. • Perda: devemos entender a perda sob a ótica de dois pontos de vista – perdas relacionadas ao processo produtivo e perdas não relacionadas ao período produtivo. As perdas relacionadas ao período produtivo são perdas normais e devem ser tratadas como o custo do período de produção ou operação de um serviço. As perdas não relacionadas ao período produtivo são decorrentes de fatores externos fortuitos à vontade da organização e devem ser tratadas como despesa e descarregadas no resultado (para sermos mais exatos, na DRE). Uma vez compreendida a terminologia básica usada em custos, devemos atentar na classificação dos recursos usados durante o processo produtivo e de que forma se direcionam em relação à produção. GUIA 2 8 Classificação dos Custos Os recursos consumidos durante o processo produtivo podem ser direcionados à apropriação dos produtos fabricados. Desta maneira, este tópico tem como objetivo demonstrar a relação entre o recurso consumido e os produtos fabricados. • Custos diretos: são aqueles que estão relacionados diretamente ao período de produção, por serem apropriados diretamente aos produtos fabricados e ter uma medida de consumo de fácil controle. Exemplo: matéria-prima, mão de obra direta e material de embalagem durante o processo produtivo. • Custos indiretos: são recursos consumidos durante o processo produtivo, no entanto, devido a algumas características específicas, são de difícil mensuração e apropriação ao produto ou serviço, necessitando de uma base que sirva de rateio. O parâmetro utilizado para estimar é chamado de base ou critério de rateio. Exemplo: aluguel da fábrica, energia elétrica etc. Os custos indiretos podem receber outros nomes como: gastos indiretos de fabricação ou gastos gerais de produção e despesas indiretas de fabricação ou, ainda, pela sigla de CIF. Dentro da classificação dos custos em relação à apropriação dos produtos fabricados, temos a classificação de custos em relação aos níveis de produção. Dentre eles iremos trabalhar os conceitos de custos fixos, custos variáveis e despesas fixas, despesas variáveis e custos semivariáveis. • Custos fixos: esses custos não estão relacionados ao volume de produção, são custos que independem do volume produzido e que irão ocorrer de qualquer forma. Para ficar mais claro esse conceito, imagine o aluguel de uma fábrica de blocos de cimento. Neste exemplo, se a Observação No caso de organização, se apenas produzir um único produto, todos os recursos consumidos serão considerados custos diretos, pois não será necessário ratear os custos de difícil mensuração entre outros produtos. GUIA 2 9 organização não produzir nada em determinado mês, o custo será consumido da mesma forma, caso a empresa produza (mesmo que seja uma única unidade) será também consumido. Diante dessa contextualização, podemos perceber que, produzindo ou não, a organização terá que pagar o aluguel do mês – esse tipo de custo classifica-se como custo fixo. Podemos, ainda, aferir que os custos são fixos em relação ao volume de produção, mas podem variar de valor no decorrer do tempo.• Custos variáveis: esses custos estão relacionados com o volume de produção, ou seja, seu valor se altera em função do volume de produção da organização. Um exemplo clássico seria o da matéria-prima, que, quanto maior o volume de produção, maior será meu consumo, no entanto, o inverso também ocorre. • Despesas fixas e variáveis: as despesas também podem ser classificadas em fixas ou variáveis, no entanto, serão direcionadas pelo volume de venda e não de produção. Como despesas fixas podemos considerar o aluguel do escritório da administração (que não depende do volume de vendas) e como despesa variável podemos considerar as comissões de vendedores. • Semivariáveis: esse tipo de custo varia conforme o nível de produção, entretanto, tem uma parcela fixa, mesmo que nada seja produzido. Podemos citar como exemplo o caso da conta de consumo de água, onde, caso não seja consumido nada, existe a taxa do serviço. Assim, o valor do consumo de água depende da quantidade de metros cúbicos consumidos. Com essa abordagem das terminologias e classificações mais usuais entre os profissionais e estudiosos da área de custos, não se tem por finalidade exaurir o assunto, mas apenas direcionar seus estudos de maneira prática e objetiva. A seguir serão apresentadas outras terminologias para que possam pesquisar e ampliar o conhecimento sobre custos. Custo de produção do período GUIA 2 10 São classificados como os custos que são consumidos durante o processo produtivo de um determinado período. Os custos de produção do período são compostos pelos seguintes fatores de produção: Os fatores apresentados na figura acima compõem o custo de produção do período. Custo primário O custo primário é composto pelos seguintes componentes: Custo de transformação O custo de transformação, também conhecido como custo conversão, é composto pelos seguintes itens: Métodos de custeio e finalidades Insumo • Material Direto Insumo • Mão de Obra Direta Insumo • CIF GUIA 2 11 O controle de custo tem grande importância para todas as organizações, seja ela pertencente a quaisquer dos setores da economia. Devemos, no entanto, perceber que essa relevância de custos para organizações fez com que surgissem várias técnicas de custeio. Neste momento vem o questionamento do porquê de tantos métodos de custeio serem apresentados pelos estudiosos da área. Ocorre que as técnicas têm surgido para poder mensurar, de maneira efetiva e com o mínimo de subjetividade, os “custos indiretos”. Cada qual apresenta uma forma de controle desse tipo de custos. A seguir iremos descrever, de maneira sucinta, alguns métodos de custeio mais divulgados pela literatura (Viceconti & Neves, 2001). • Custeio por absorção: essa metodologia é permitida para fins fiscais e é onde são apropriados todos os custos fixos e variáveis à produção do período. As despesas são excluídas e descarregadas na conta de resultados. O custeio por absorção é também chamado de Custeio pleno. • Custeio variável: nessa metodologia somente são apropriados os custos de produção - os custos variáveis. Desta maneira, os custos fixos são apropriados diretamente na conta de resultados, juntamente às despesas. Essa metodologia não é permitida para fins de custos fiscais, no entanto, pode ser usada com finalidade gerencial. • Custeio padrão: nessa metodologia os custos são estabelecidos pelas empresas como meta para a produção de sua linha de fabricação, levando-se em consideração as características tecnológicas do processo produtivo de cada um, a quantidade e os preços dos insumos necessários para a produção e o respectivo volume. Cadeira de valor Entende-se por cadeia de valor, as relações que a organização realiza durante seu ciclo de produção. Este conceito foi inserido por Michael Porter, em 1985. Ao analisar as relações que envolvem o clico de produção de uma organização, podemos perceber que existem atividades inseridas neste ciclo que terão características primárias ou secundárias. As atividades primárias são relacionadas à criação de um produto ou serviço, já as secundárias estão relacionadas às atividades de apoio ou suporte. A análise da cadeia de valor permite verificar ou compreender os elos, que são os tipos de relações que ocorrem no processo produtivo. Permite verificar que seja analisado cada elo e, dessa GUIA 2 12 forma, o gestor pode avaliar o custo e desempenho das relações, o que possibilita rever suas estratégias adotadas. A análise da cadeia de valor apresenta alguns objetivos principais, como: • analisar o fluxo de informações e, assim, compreender as fontes de vantagem competitiva da organização; • rever o fluxo de informações e práticas usada em seus processos, fazendo com que possa antecipar alguma das suas ações e rever tendências de mercado; • comunicar aos envolvidos as regras do negócio; • divulgar uma visão global do fluxo de informações completa, possibilitando analisar todas as relações que estão envolvidas. Por meio do controle de fluxo de informação, que ocorre nas relações de organização, é possível delinear suas estratégias e, dessa forma, buscar alcançar a excelência. A análise da cadeia de valor permite que a organização verifique as necessidades emergentes e possa se posicionar, a fim de atender aos objetivos estratégicos delineados pelos gestores. Custeio variável O custeio variável é uma metodologia que consiste em apropriar os custos variáveis da produção do período. Nesse tipo de custeamento deve-se, primeiramente, identificar quais são os custos fixos e custos variáveis, em seguida, será apropriado aos custos de produção apenas os custos variáveis e os custos fixos serão apropriados diretamente à conta de resultados. Como esse tipo de custeio fere os princípios fundamentais da Contabilidade (uma vez que os custos fixos são tratados como despesas, mesmo que nem todos os produtos fabricados tenham sido vendidos), esta metodologia não é permitida para fins de apuração do custo fiscal no Brasil, é permitido apenas o custeio por absorção. Alguns teóricos da área de custo defendem que o custeio variável apresenta o custo objetivo sem distorções, pois não considera o custo fixo como custo da produção, uma vez que este tipo de custo existe mesmo que não haja produção. Dessa maneira, quando se tratar de uma análise, precisam ser retirados da base de cálculo para que não interfiram nos resultados apresentados. Segundo Viceconti & Neves (2001), uma das peculiaridades desse tipo de custeio está na forma de apresentar seus resultados por meio da “demonstração de resultado”. No custeio variável, a GUIA 2 13 diferença entre o valor de vendas líquidas e a soma dos custos dos produtos vendidos (que só contém custos variáveis) com as despesas variáveis (administrativas e de vendas), é denominada “margem de contribuição”. Deduzindo-se, desta, os custos fixos e despesas fixas, obtém-se o lucro operacional líquido. Vendas brutas • (–) Deduções de vendas Vendas canceladas Abatimentos e descontos incondicionais concedidos Tributos incidentes sobre vendas • (=) Vendas líquidas • (–) Custos dos produtos vendidos Estoques iniciais de insumos e produtos (+) Compras de insumos (+) Outros custos variáveis (–) Estoques finais de insumos e produtos • (–) Despesas variáveis de administração e vendas • (=) Margem de contribuição • (–) Custos e despesas fixos • (=) Lucro operacional líquido A seguir será demonstrado como realizar a apuração dos custos pelo “CusteioVariável”. GUIA 2 14 • Produção: 1000 unidades totalmente acabadas • Custos variáveis .............................................R$ 30.000,00 • Custos fixos .....................................................R$ 8.000,00 • Despesas variáveis .........................................R$ 5.000,00 • Despesas fixas ................................................R$ 3.000,00 Não há estoques iniciais e finais de produtos em elaboração. Não há estoques iniciais de produtos acabados. Vendas líquidas: 600 unidades a R$ 60,00 cada = R$ 36.000,00 Elaboração: Nesta metodologia de custeio, apenas os custos variáveis são computados como custos da produção. CPP = 30.000,00. Dessa forma, o CPP será igual ao custo da produção acabada, uma vez que não existem estoques iniciais e finais de produtos em elaboração. Custos dos Produtos Vendidos (CPV) Custo unitário da produção: R$ 30.000,00 / 1000 = R$ 30,00 CPV = 600 unidades vendidas x R$ 30,00 = R$ 18.000,00 Estoque final de produtos acabados 400 unidades x R$ 30,00 = R$ 12.000,00 Demonstração do resultado Vendas líquidas ............................................R$ 36.000,00 (–) CPV .........................................................R$ 18.000,00 (–) Despesas variáveis .................................R$ 5.000,00 (=) Margem de contribuição .........................R$ 13.000,00 A Cia. Mattos apresentou os seguintes dados contábeis para determinado exercício: (–) Custos fixos .............................................R$ 8.000,00 (–) Despesas fixas ........................................R$ 3.000,00 (=) Lucro líquido ............................................R$ 2.000,00 15 As vantagens e desvantagens do custeio variável Vantagens: 1º) impede que os aumentos de produção, que não correspondam ao aumento de vendas, distorçam o resultado; 2º) é a melhor ferramenta para a tomada de decisões dos administradores. O uso do custeio por absorção pode induzir a decisão errônea sobre a produção. Desvantagens: 1º) no caso de custos mistos (custos que têm parcela fixa e outra variável), nem sempre é possível separar, objetivamente, a parcela fixa da parcela variável; 2º) o custeio variável não é aceito pela auditoria externa das empresas que têm capital aberto e nem pela legislação do imposto de renda, bem como por uma parcela significativa de contadores. Observação Como esta metodologia fere os princípios contábeis, para efeitos legais, não pode ser usado como suporte, principalmente para usuário externo da informação contábil. No entanto, para fins gerenciais é uma poderosa ferramenta. Análise do Custo, Volume e Lucro Por meio desta análise é possível projetar o lucro que seria obtido em relação aos níveis de produção e vendas. Também é possível definir a quantidade mínima que a empresa deve vender ou produzir para que não tenha prejuízo. Lunkes (2006) apresenta um conceito completo da análise: É o estudo dos efeitos de mudanças nos custos e do nível de atividade sobre a lucratividade da empresa. A análise focaliza as interações entre os elementos, preço do produto e serviço, volume ou nível de atividade, custos variáveis por unidade, custos fixos totais e quantidade de produtos vendidos e serviços prestados. Sendo assim, o CVL proporciona um exame dos níveis de atividades, custos, despesas e lucros. É possível concluir, pela citação de Lunkes que essa análise permite observar os resultados alcançados pela empresa de vários ângulos. 16 A análise da CVL é usada extensamente por empresas aéreas. Toda vez que uma nova rota é considerada, os custos fixos que envolvem o custo do avião e da tripulação são comparados aos custos variáveis, que, nesse caso, seriam a emissão de passagens, manuseio de bagagens e refeições para determinar o ponto de equilíbrio diário. A análise do CVL é uma ferramenta poderosa no planejamento e na tomada de decisão, pelo fato de permitir a inter-relação entre os custos, as quantidades vendidas e os preços, agrupando, desta forma, toda a informação financeira de uma empresa. Ponto de Equilíbrio Esta análise também é conhecida ou chamada de “Break-even Point”, por possibilitar saber a quantidade mínima que a empresa necessita produzir para que não tenha prejuízo. Há algumas siglas que compõem a fórmula algébrica do ponto equilíbrio: • PV = Preço de Venda • RT = Receita Total • CT = Custo Total • Q = Quantidade Vendida • CF = Custo Fixo • CVu = Custo Variável unitário • MCu = Margem de Contribuição unitária = PV-CVu, então, podemos deduzir que: RT = PV.Q CT = CF + (CVu.Q) No ponto de equilíbrio, RT = CT, desta forma: • Pv.Q = CF+(CVu.Q) • Pv.Q - CVu.Q = CF Quando colocamos Q em evidência: • Q (Pv - CVu) = CF • Q.MCu = CF 17 • Q = CF/MCu Utilizando as informações da Cia. Mattos, seu PV = 60,00 e seu CVu+DVu = 38,33, de modo que cada unidade produzida e vendida contribui com $21,67 para o resultado da empresa e como os custos fixos são iguais a $8.000,00, há a necessidade de se vender 208,71 unidades do produto para se recuperar o valor dos mesmos e começar a gerar lucro. Observação O ponto de equilíbrio em valores (R$) resulta da divisão do custo fixo pela porcentagem que a margem de contribuição unitária representa do preço. Margem de Contribuição A margem de contribuição é a receita de vendas menos o total de custos variáveis. Então: • RT = PV.Q • CT = CF + (CVu.Q) Por meio da margem de contribuição, podemos calcular o Lucro Total (LT): • LT = RT – CT • LT = PV.Q – CF – CVu.Q • LT = (PV-CVu) Q – CF • LT = MCu.Q – CF Por meio da fórmula, compreende-se que o Lucro Total pode ser calculado multiplicando a margem de contribuição unitária pela quantidade vendida. Após encontrar a margem de contribuição total e diminuir esse resultado do total do custo fixo, encontraremos o Lucro Total. Grau de Alavancagem Operacional O ponto de equilíbrio (PE), em unidades, resulta da divisão do custo fixo pela margem de contribuição unitária. 18 O Grau de Alavancagem Operacional, também conhecido pela sigla GAO, é um conceito usado em Contabilidade Gerencial, mas também em análise das demonstrações contábeis. Essa ferramenta pode ser usada para contemplar duas informações – primeiramente para verificar a variação do lucro em relação à variação de vendas e, posteriormente, para verificar a distância do ponto de equilíbrio. Podemos analisar a alavancagem operacional por meio do crescimento de um percentual “x” que nas vendas provoca um crescimento de “n” vezes sobre o lucro bruto. O efeito acontece pelo fato de que os custos fixos são distribuídos ao volume de produção. Assim, quanto maior o volume de produção, menor será o custo fixo, fazendo com que os custos unitários de produção sejam reduzidos. Pode-se, então, concluir que à medida que cresce o volume de vendas, refletirá na redução proporcional do custo fixo, o que acabará resultando em um lucro maior. Referências Bibliográficas ANTONY, R. N.; GOVIDARAJAN, V. Sistemas de Controle Gerencial. São Paulo: McGraw Hill- Artemd, 2002. ATKINSON, A. A.; BANKER, R. D.; KAPLAN, R. S.; YOUNG, S. M. Contabilidade Gerencial. Tradução de MOSSELMAN, A. O. São Paulo: Atlas, 2000. CREPALDI, S. A. Contabilidade Gerencial: teoria e prática. São Paulo: Altas, 1998. LUNKES, R. J. Contabilidade Gerencial: um enfoque na tomada de decisão. Florianópolis: Visual Books, 2006. ORLICKAS, E. Modelos de Gestão: das teorias da administração à gestão estratégica. Curitiba: Ibpex, 2010. VICECONTI,P.; NEVES, S. das. Contabilidade de Custos. São Paulo: Saraiva, 2001. GUIA 3 1 1. Comportamento do Custo CONTABILIDADE GERENCIAL Segundo Eldenburg e Wolcott (2007), o comportamento do custo é a variação dos custos decorrentes da variação das atividades empresariais. Os gestores precisam prever as alterações que ocorrerão nos custos, em decorrência de decisões que a empresa tome sobre suas atividades. Podemos citar como exemplo: a produção, a venda de mercadorias e a prestação de serviços. Pela fala dos referidos autores, podemos perceber que, para a correta interpretação do comportamento dos custos, o gestor precisa conhecer os possíveis efeitos que poderiam estar influenciando a realização de determinada atividade empresarial, ou seja, é necessário conhecer o ambiente econômico da empresa. 1.1 Mensuração do comportamento de custo A mensuração de custos significa entender e avaliar quanto as atividades de uma organização afetam os níveis de custos. As atividades consomem recursos e esses recursos têm custos. Hansen e Mowen (2003) contribuem ao descrever “que a mensuração de custos refere-se à classificação dos custos; consiste da determinação da quantia em unidades monetárias de recursos consumidos como: materiais diretos, mão de obra direta e custos indiretos durante o processo produtivo.” Vamos analisar a seguinte exemplificação: Em uma fábrica de doce de amendoim, totalmente automatizada, há, em suas operações, o consumo de diversos fixos e variáveis. Ao acompanhar todo processo de industrialização do doce de amendoim, caso nos perguntassem sobre os custos variáveis, seria fácil responder que a Você sabia que para uma correta mensuração do comportamento de custos, conhecer os custos fixos e custos variáveis envolvidos na atividade é fundamental. Vamos usar um exemplo de uma empresa aérea; os gastos com bebidas servidas nos voos variam de acordo com o número de passageiros. Porém, há custos que não variam, como os custos da sede da empresa e os salários do pessoal que lá trabalha. GUIA 3 2 embalagem do doce seria um custo variável. Assim, se lhe indagassem sobre o custo fixo, seria fácil você indicar a máquina de processamento do doce. No entanto, posso lhe garantir que o mais importante para a fábrica de doce de amendoim é o impacto do modelo de consumo de recursos. Diante dessa explanação é possível compreender que o comportamento de custos é fundamental para uma gestão saudável e que os custos podem se demonstrar variáveis, fixos ou mistos. O comportamento de custos é o termo geral para descrever se um custo muda quando o nível de produção muda. Conforme Hansen & Mowen (2003), “um custo que muda com mudanças na execução da atividade é um custo fixo”. Segundo ainda os referidos autores, um custo variável aumenta, no total, com um aumento na execução da atividade e diminui, no total, com a diminuição da execução da atividade. Em economia, normalmente é suposto que os custos fixos e variáveis são conhecidos. Contadores Gerenciais e Gestores Estratégicos precisam lidar com os requisitos, para avaliarem custos fixos e variáveis. Para podermos determinar o comportamento de custos, precisamos ter uma razoável compreensão da relação do custo, sob a consideração de sua relação com a atividade. Os termos custo fixo e custo variável não existem em um vácuo; eles somente têm significado se relacionados com alguma medida de produção. Desta forma, podemos concluir que para compreender o comportamento de custos necessitamos identificar ou analisar a relação da medida de execução da atividade. Compreender o relacionamento custo-atividade possibilita-nos aferir uma medida apropriada da execução da atividade. Exemplo: O manuseio de determinado matéria pode ser medido pelo número de movimentos realizados. Assim, ao analisar os custos podemos perceber que todas as atividades consomem recursos, e esses têm custos. Quando verificamos o comportamento das atividades em relação aos custos, usamos medidas de saída (produtos), chamadas direcionadores de custos. O direcionador é conhecido por usar o Raciocínio, causa e efeito para identificar fatores. GUIA 3 3 Podemos, então, concluir que os direcionadores são os responsáveis por causarem mudanças no consumo de recursos e no consumo das atividades. Para que o direcionador seja preciso, é necessário uma boa fundamentação e, desta forma, o custo será muito bem acurado. Quando optamos para rastrear o custo de uma atividade por direcionadores, temos à disposição duas técnicas: direcionadores de recursos e direcionadores de atividades. Eldenburg e Wolcott (2007) contribuem ao afirmar que um direcionar de custo é um imput ou atividade que provoca uma mudança no custo total de um determinado objeto de custeio. Fique atento identificando os potenciais direcionadores de custos! dentificar um potencial direcionador de custos é um processo específico para cada empresa. Quando o objeto de custeio é um produto ou serviço, as pessoas mais próximas da fabricação do objeto ou da prestação de serviço, geralmente são as que têm a melhor informação sobre os direcionadores de custos. Quando se dedica um tempo a visitar o local da fábrica ou à prestação do serviço e indaga-se sobre as operações realizadas, ganha-se uma melhor visão, tanto das atividades em questão quanto dos potenciais direcionadores de seus custos. (Eldenburg e Wolcott) Direcionadores de recursos medem as demandas de recursos colocadas por atividades e são usados para atribuir os custos dos recursos para as atividades. Direcionadores de atividades medem as demandas colocadas nas atividades pelos objetos de custo. São usados para atribuir o custo das atividades aos objetos de custo. Há duas categorias gerais de direcionadores de atividade: direcionadores em nível de unidades e direcionadores em nível não unitário. Iremos, agora, descrever os direcionadores em nível de unidades e direcionadores em nível não unitário. Direcionadores em nível de unidades - descrevem ou explicam mudanças nos custos, assim que ocorrem alterações no nível de produção, como por exemplo: a quantidade matéria-prima usada, o consumo de energia usada em determinado equipamento e o consumo da mão de obra direta. GUIA 3 4 Direcionadores em nível não unitário - descrevem ou explicam mudanças em custos, além de mudanças em nível de produção ou unidades, como por exemplo: preparações para produção, ordens de serviço, horas de inspeção e movimento de materiais. Os direcionadores buscam facilitar a compreensão do comportamento dos custos. Para continuar nossos estudos, vamos resgatar alguns conceitos trabalhados em nossa segunda aula, agora voltados a níveis de produção. Custos Fixos: são custos que, no seu total, são constantes dentro de uma faixa relevante, enquanto o nível do direcionador varia. Para esclarecer o conceito, vamos tomar emprestado o exemplo da aula anterior. Imagine o aluguel de uma fábrica de blocos de cimento; neste exemplo do aluguel, seria um custo fixo. Agora imagine que o imóvel locado é um barracão de 1000 metros quadrados, com capacidade máxima para 30.000 tijolos de bloco de cimento, estrategicamente escolhido, e que neste local o valor do aluguel se diferencia pela metro quadrado da área útil. Ocorre que a produção prevista para os próximos seis meses será de 60.000 mil unidades/mês. Desta forma, em virtude do seu nível de produção, a fábrica precisará alugar outro barracão que comporte sua capacidade produtiva, ou outro barracão para atender a diferença da demanda de produção. Custos Variáveis: são definidos como custos que, no total, variam em proporção direta às mudanças em direcionador de atividade. Estes custos estão relacionados
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