Idéias para Economizar Tempo - Idéias práticas para resolver os maiores desperdiçadores de tempo

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Idéias para Economizar Tempo 
 
 
Idéias práticas para resolver os maiores desperdiçadores de tempo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ÍNDICE 
 
 
 
 Descrição Página 
X Reuniões 2 
X Telefonemas 3 
X Visitas Inesperadas 3 
X Leitura 4 
X Papéis e Documentos 4 
X Crises e Soluções de Problemas 5 
X Pensar e Analisar 6 
X Objetivos e Prioridades 6 
X Planejamento 7 
X Delegação 7 
X Indecisão 8 
X Diversos 9 
X Holland Consulting 11 
 
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INTRODUÇÃO 
 
Este livreto foi elaborado, com inspiração nos materiais que o autor usou em treinamentos na Ernst 
& Young, durante 20 anos, objetivando melhorar a utilização do ativo valioso que todos têm: tempo. 
Se bem administrado, gera benefícios, ação e qualidade de vida. São dicas para melhorar a utilização 
de tempo. Todavia, mais importante do que dicas práticas, são definições de foco do que quer na 
vida, e consciência da necessidade de objetivos balanceados na vida, em termos de trabalho, fé, amor 
e lazer. Sem saber bem o rumo que quer na vida, não há método de administração de tempo que 
funcione. Utilização de tempo sempre é uma questão de opções de preferências. 
O livreto dá as dicas para não cair nas armadilhas de despediçadores de tempos. 
 
 
REUNIÕES 
 
• Se precisar ter uma reunião, valha-se de uma agenda de trabalho e fique determinado a usá-la. 
• Estabeleça um limite de tempo. Comece no horário e termine no horário. 
• Faça reuniões estratégicas no início do expediente, quando todos estão abertos e descansados. 
• Faça reuniões por telefone. Envie agenda e atachados previamente, por e-mail. 
• Faça reuniões por vídeo conferência. Envie agenda e atachados previamente, por e-mail. 
• Convide somente aqueles cuja presença é necessária e informe-os sobre o que se espera deles. 
• Desaprove e descontinue reuniões desnecessárias. 
• Permita aos participantes vir e deixar as reuniões à medida em que as suas contribuições são 
necessárias e concluídas. 
• Pergunte qual é o propósito da reunião? Esta reunião é realmente necessária? 
• Tome decisões sem a necessidade de reuniões. Nunca tenha uma reunião se a decisão pode 
ser tomada individualmente. 
• Tenha presente uma secretária que tome anotações concisas para qualquer eventualidade. 
Distribua as minutas dentro de um prazo de 24 horas. 
• Para reuniões de acompanhamento de “crises”, procure fazê-las com todos em pé. Consegue-
se muito mais em pouco tempo. 
• Minimize “conversas superficiais”. Mesmo você, não contribua com conversas 
desnecessárias. 
• Gaste alguns minutos no final para comentar sobre a reunião que acabou de ser concluída. 
• Leia um bom livro sobre como dirigir reuniões melhores. 
• Esteja preparado para a reunião. Evite mudar de rumo. Mantenha o curso. 
• Considere outras alternativas, tais como consultas telefônicas. 
• Prepare um plano de ação para follow-up a ser distribuído no final da reunião – cada um fica 
sabendo quem é responsável por cada ação e quando a mesma deve ser realizada. 
 
 
 
 
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TELEFONEMAS 
 
• Peça a sua assistente para encarregar-se de telefonemas recebidos sobre assuntos rotineiros e 
prestar assistência àqueles que telefonam. 
• Peça a sua assistente “procurar respostas” para quando você for retornar ligações. 
• Faça um resumo dos tópicos a serem discutidos antes de você telefonar. 
• Separe e agrupe seus telefonemas a serem feitos; procure arranjar um tempo próprio para os 
telefonemas. 
• Agrupe seus telefonemas de forma que possa escolher a hora do dia quando as pessoas 
geralmente estão no escritório e desta forma evitar que você interrompa seu trabalho várias 
vezes durante o dia para fazer seus telefonemas. 
• Seja breve com “conversas sociáveis”. Vá logo ao assunto e mantenha-se nele. 
• Termine os telefonemas sem muita delonga. 
 
• Diga àqueles cuja conversa nunca acaba que você tem um compromisso ou um prazo a 
cumprir. Nunca minta! 
• Como último recurso, procure desligar o telefone – enquanto você estiver falando. 
• Use aparelhos telefônicos com memória programada para fazer chamadas. 
• Use secretárias eletrônicas quando adequado. 
• Grave e analise suas chamadas telefônicas periodicamente; procure saber o que está 
acontecendo no seu telefone. 
• Estabeleça horários tranqüilos durante os quais você prefere receber telefonemas; pergunte 
àqueles que você chama quando eles preferem receber telefonemas. 
 
 
 
VISITAS INESPERADAS 
 
• Compreenda que as interrupções fazem parte de seu trabalho - pode ser que seja a sua atitude 
que precisa ser reajustada. 
• Mantenha as interrupções breves e você irá resolver metade de seus problemas. 
• Faça com que os profissionais juntem vários itens e examine-os todos de uma vez só. 
• Não interrompa os outros constantemente – junte você mesmo os itens. 
• Programe um tempo para interrupções e eventualidades na sua programação diária. 
• Você pode se livrar facilmente das visitas enfadonhas se você em primeiro lugar nunca as 
convida a sentar. 
• Receba as visitas fora da sua sala de escritório. Tenha conversas nos corredores, áreas de 
recepção ou em salas de conferência. 
• Feche sua porta para ter momentos de tranqüilidade. 
• Apoie a prática de encontro marcado ao invés de visitas não programadas. 
• Arrume seus móveis de forma que você não fique defronte do fluxo do vai e vem. 
• Seja sincero quando alguém lhe pergunta: “Você tem um momento para mim?” Aprenda a 
dizer NÃO. 
• Reorganize seu fluxo de trabalho ou o tempo de suas tarefas. 
 
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• Vá até o escritório dos outros se eles precisam vê-lo; você terá maior controle de decidir 
quando ir embora. 
• Aprenda a controlar o controlável e aceitar o incontrolável; todavia esteja certo de saber a 
diferença. 
 
 
LEITURA 
 
• Divida com os outros a leitura e a troca de informações. 
 
• Obtenha a ajuda de um especialista de inteligência para definir juntos as melhores fontes de 
informações eletrônicas para a sua empresa e para você. Defina como quer receber as 
informações e sua periodicidade. 
• Assegure-se que sua empresa tem um política de uso profissionaal do correio eletrônico de 
proibição de filtros para e-mails indesejados. 
 
• Cancele as assinaturas (de revistas, jornais, estc...) desnecessárias. Corte o fluxo de sua 
“caixa de entrada”. 
• Peça para sua assistente examinar sua correspondência e jogar fora, arquivar, ou re-
encaminhar itens apropriados. 
• Delete imediatamente e-mail indesejados. 
• Selecione sua leitura e suas fontes de informações. Você precisa de informações e não 
material de leitura. Procure saber quais são as leituras mais aproveitáveis. 
• Use técnicas para leitura de jornais: examine, procure as idéias e detalhes de importância. 
Procure a principal lógica da informação. 
• Aprenda a ler de maneira mais inteligente e memorize mais. Treine sua memória. 
• Aprenda a ler de maneira mais dinâmica. 
• Peça aos outros para ler por você sempre que for possível. 
• Escreva menos. Use o telefone mais. 
• Considere o uso de um bom sistema de informações para sua organização. 
• Faça com que os relatórios e outras informações sejam gravadas em vez de por escrito. Você 
pode escutar a gravação nas horas mais casuais, tais como durante uma viagem. 
• Verifique primeiro o índice. Não leia o livro ou revista se o que consta do índice não lhe 
interessa. 
 
 
 
PAPÉIS E DOCUMENTOS 
 
• Peça a sua assistente para responder a maioria da correspondência rotineira. 
• Dite os pontos principais. Deixe a sua assistente compor a carta. 
• Mantenha a sua mesa limpa para qualquer finalidade de ação. Livre-se da desordem. Jogue 
fora tudo que for possível. 
• Após ter separado as coisas que você precisa, procure tratar de cada pedaço de papel um vez 
só. Não o ponha de ladosem ter tomado alguma ação. 
 
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• Questione seu propósito e o motivo de sua pendência. 
• Use o melhor equipamento para ditar e os melhores sistemas de processamentos de palavra 
que estiverem à venda. 
• Elimine palavras, frases, parágrafos desnecessários – não há nada de errado com cartas de 
apenas um parágrafo. 
• Pense antes de escrever ou ditar. Faça um esboço do que você quer dizer. 
• Escreva usando uma linguagem e estilo claro, conciso e objetivo, tendo em mente a pessoa 
que for ler. 
• Não faça revisões em excesso em nome da perfeição quando as vantagens adicionais possam 
ser pequenas ou não existir. 
• Responda às cartas na margem da própria carta que você recebeu respondendo à mão e 
mandando-a de volta ao remetente. Isso evita arquivar uma cópia carbonada, também. 
• Gere um mínimo de papel de trabalho possível. 
• O número de documentos nos seus arquivos pode ser cortado se você fizer cópias carbonadas 
das respostas à correspondência recebida no verso da carta recebida. 
 
 
 
CRISES E SOLUÇÕES DE PROBLEMAS 
 
• Procure prever crises e elaborar planos de contigência. 
• Certifique-se que suas estimativas de tempo sejam realistas. 
• Discuta prioridades com subordinados. 
• Estabeleça prazos para você mesmo e para os outros. 
• Tome seu tempo fazendo isso de maneira correta; você não desperdiçará tempo refazendo-o . 
• Evite crises que se repetem pois você terá mais tempo para tratar das originais. 
• Verifique regularmente com subordinados, avaliadores, chefes no sentido de localizar 
problemas que possam estar se formando. 
• Ponha em prática o bom gerenciamento de tempo no meio de uma crise. Não crie um novo 
problema tentando resolver o primeiro. 
• Comece tão logo seja possível assim você terá maior tempo entre a programação e a 
execução; respeite os prazos. 
• Desenvolva melhor follow-up e melhores sistemas de feedback. 
• Pare de usar delongas e a maioria das crises irão desaparecer. 
• Se constantemente deparar-se com crises que se repetem, descubra por que as coisas não 
andam bem e corrija-as. 
• Faça de uma crise uma oportunidade tentando novas idéias, desenvolvendo novos 
procedimentos e procurando melhores formas de fazer as coisas. 
• Descanse e relaxe-se por alguns minutos antes de tentar resolver problemas de crise. Prepare-
se para um desempenho máximo. 
• Insista que as informações sejam transmitidas rapidamente o que é fundamental para tomar 
providências em tempo hábil. 
 
 
 
 
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PENSAR E ANALISAR 
 
• Tire um tempo para meditar em vez de um tempo para o cafezinho 
• Leve consigo cartões para anotações. Anote suas idéias. Não confie na sua memória. 
• Obtenha dados sobre desperdiçadores de tempo; analise a causa e efeito. 
• Não faça suposições desnecessárias. Averigúe, obtenha esclarecimentos. 
• Identifique sua “hora de vigor”, a hora durante o dia quando você realiza seu melhor trabalho. 
Ponha esta hora de lado para os objetivos importantes. 
• Alterne horas de “tranqüilidade” e horas “disponíveis” para você ter tempo de pensar. 
• Se algo precisa ser realizado, pergunte-se como poderia ser realizado da melhor forma 
possível. 
• Pense sobre como melhorar os resultados de seu trabalho. 
• Todo trabalho de um gerente deveria incluir algum tempo cada dia dedicado à deliberação. 
Comece com 15 minutos por dia “deliberando”. À medida que você for se acostumando com 
isso, aumente gradualmente este tempo. 
• Identifique seu comportamento de hábitos e procure desenvolver melhores hábitos. 
• Procure estabelecer uma hora de tranqüilidade em alguma hora especial de cada dia quando 
não é programada nenhuma reunião, compromisso ou telefonema para você ou qualquer outra 
pessoa. 
• Analise seu tempo para descobrir o que fazer, quando faze-lo, por que faze-lo. 
 
 
 
OBJETIVOS E PRIORIDADES 
 
• Procure fazer da primeira hora do seu dia de trabalho a hora mais produtiva. 
• Discuta com sua assistente ou com os profissionais-chave logo pela manhã os objetivos, 
prioridades e planos. 
• Aprenda a distinguir entre o que é importante e o que é somente urgente. 
• Defina seus objetivos de longo prazo; estabeleça sua prioridades, certifique-se que você 
esteja conseguindo o que realmente quer de seu trabalho e de sua vida. 
• Seus objetivos devem ser específicos, realísticos, mensuráveis e por escrito incluindo datas-
alvo especificadas. 
• Lembre-se que existe sempre tempo suficiente para fazer as coisas que são realmente 
importantes. 
• Coloque avisos na sua sala, ou mesa lembrando-se de seus objetivos. 
• Nunca atenda às solicitações de outros à custa de suas tarefas de máxima prioridade. Aprenda 
a dizer NÃO, de maneira lógica, firme e delicada. 
• Lembre-se da norma 80/20. 80% aproveitável responde por 20% dos itens, enquanto que 
somente 20% aproveitável responde por 80% dos itens. Aprenda a se concentrar nos seus 
20% de atividades aproveitáveis. 
• Estabeleça pelo menos um objetivo significativo cada dia e torne hábito atingí-lo – todos os 
dias. 
 
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• Se as condições mudam, certifique-se de mudar seus objetivos se necessário. À medida que 
os objetivos são atingidos, não esqueça de estabelecer novos objetivos. 
• Você nunca acabará definindo seus objetivos até que tenha determinado a prioridade relativa 
de cada um. 
 
 
PLANEJAMENTO 
 
• Semanalmente prepare um plano para realizações significativas. 
• O planejamento de tempo envolve responder a quatro perguntas: (1) o que quero realizar? (2) 
que atividades devem ser efetuadas para realizar este meu objetivo? (3) quais são as 
prioridades envolvidas? (4) quanto tempo cada atividade irá requerer? 
• O controle começa com o planejamento. 
• Reconheça que o planejamento leva tempo mas o planejamento também economiza tempo. 
• Enfatize resultados, não atividades. 
• Reconheça que o sucesso é geralmente apesar dos métodos utilizados, enão por causa dos 
métodos utilizados. 
• Desenvolva o hábito de planejar cada dia. 
• Certifique-se que sua lista diária das coisas que você deve fazer inclua prioridades e 
estimativas de tempo. 
• Programe diariamente seu tempo. Aquelas coisas que programamos tem amior chance de se 
realizar. 
• O planejamento das atividades do dia deve ser completado antes da hora que você chega ao 
escritório ou à fábrica. De outra forma você corre o risco de ficar preso nos acontecimentos 
do dia antes de ter tempo de pensar no assunto. 
• Comece a agir antes em vez de sempre reagir. 
• Planeje algum tempo durante o dia que seja só de você. Cada dia deverá incluir pelo menos 
15 minutos para você dedicar a seus objetivos pessoais mais importantes. 
• Planeje tempo para pausas na rotina de seu trabalho a fim de poder trabalhar revigorado, em 
forma máxima. 
• Bons planejadores conseguem gralmente melhores resultados daqueles conseguidos por 
planejadores medíocres. Lembre-se, a diferença entre o fracasso e o sucesso é duas horas por 
dia. 
 
 
 
DELEGAÇÃO 
 
• Tome o tempo necessário para treinar e desenvolver subordinados de maneira adequada para 
que você possa delegar mais. 
• Tome o tempo necessário para dar boas instruções – use técnicas boas de feedback. 
• Não permita que subordinados deleguem seus problemas para cima de você. Peça soluções 
não apenas problemas. Ajude-os a tomar boas decisões: deixe-os tomar a iniciativa. 
• Sistemas de follow-up não quer dizer ficar no pé da pessoa. Deixe seu subordinado à vontade 
para fazer o trabalho, mas continue verificando os ponto cruciais durante o curso do trabalho. 
 
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• Não confunda atribuições de tarefas com delegação. 
• Delegue. Delegue. Delegue. Evite a tendência de “faze-lo” você mesmo”. 
• Treine seus subordinados a se encarregar de mais responsabilidade. 
• Delegue o direito de estar errado. Use os erros como um processo de aprendizagem. 
• Certifique-se quea carga de trabalho na sua área esteja bem distribuída. 
• Tenha certeza de delegar autoridade suficiente para permitir que seus subordinados realizem 
o resultado planejado. 
• Se você não pode controlar a autoridade, não a delegue. 
• Passos para o sucesso da delegação: (1) esclareça o resultado desejado, (2) defina a 
responsabilidade e a autoridade, (3) crie um ambiente de motivação, (4) exija um trabalho 
completo, (5) ofereça treinamento adequado e (6) estabeleça controles apropriados. 
• Tome o tempo necessário para criar um ambiente de motivação onde os subordinados serão 
incentivados a procurar e aceitar maior responsabilidade. 
 
 
INDECISÃO 
 
• Não invista tempo ou energia na decisão mais do que ela mereça realmente. 
• As pessoas são pagas para conseguir resultados, não para ser perfeitas. 
• Melhore os procedimentos para a procura de fatos. 
• Tome decisões mesmo quando alguns fatos estiverem faltando. Algum risco é inevitável. 
• Valha-se de especialistas para ajudá-lo com problemas especiais. 
• Um grande desperdiçador de tempo está lidando com o passado – apresentando sob nova 
forma antigas decisões, explicando as más, salvando investimentos medíocres que deveriam 
ser apagados e esquecidos. Valha-se do passado como uma orientação para o futuro, não 
como uma desculpa para não lidar com ele. 
• Não perca seu tempo lamentando seus fracassos. 
• Melhore seus procedimentos de tomada de decisões. Consiga fatos, estabeleça metas, 
investigue alternativas e conseqüências negativas, tome decisão e implante-a. 
• Reconheça que na maioria das vezes a indecisão é uma forma de protelação. Existe uma hora 
para deliberação e uma hora para ação. Quando a hora é de agir, aja com coragem. 
• Se você não está cometendo nenhum erro, você não está realizando nada de significativo. 
• A melhor hora de tomar decisões importantes é durante sua “hora de vigor” – as horas 
quando você se encontra em forma máxima, tem uma perspectiva clara, pode pensar mais 
rápido e melhor. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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DIVERSOS 
 
• Lembre-se, você está disperdiçando seu tempo toda vez que você o gasta com alguma coisa 
menos importante quando você ao contrário poderia gastar seu tempo com algo mais 
importante. 
• Aprenda a não desperdiçar o tempo dos outros. 
• Procure eliminar toda semana um desperdiçador de sua vida. 
• Procure gostar das coisas que você está fazendo. 
• Procure sempre novas técnicas que ajudem a obter maior controle de seu tempo. 
• Não perca seu tempo se sentindo culpado por não ter conseguido realizar algo. 
• Almoce levemente – sem tomar bebida alcoólica – Você não ficará com sono à tarde. 
• Seja severo com seu tempo. Se você não respeitar seu tempo, não espere que os outros o 
façam. 
• Reconheça que inevitavelmente um pouco de seu tempo será desperdiçado. Suas anotações 
poderão revelar todo tipo de oportunidades e problemas escondidos. 
• Mantenha uma lista de coisas que poderiam ser feitas em 5 minutos ou menos. Sempre que 
você tiver alguns minutos e não souber o que fazer com eles, vá até sua lista de pequenas 
tarefas e escolhe uma. 
• Pergunte-se continuamente: “Como posso usar meu tempo agora mesmo da melhor forma 
possível?” 
• Dedique algum tempo para você – tempo para sonhar, tempo para relaxar, tempo para viver. 
• Faça-o AGORA. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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MINHAS IDÉIAS PARA ECONOMIZAR TEMPO 
 
 
 
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Holland Consulting Ltda é uma empresa focada no alinhamento de negócios e recursos, para a 
obtenção de resultados, através de assessoramento no planejamento empresarial, governança 
corporativa e melhoria de gestão empresarial. Website www.holland.com.br 
 
São Paulo, capital, Rua Miranda Montenegro, 144, CEP 05412-020. Telefone (11) 3872-8551, fax 
(11) 3865-3687 . 
 
Charles B. Holland, é Sócio Diretor e fundador. E-mail charles@holland.com.br. 
 
Atua como Conselheiro de companhias, fechadas e abertas. 
 
É um dos Coordenadores “Chair” de um Grupo de CEOs (donos e Presidentes de empresas) pela 
TEC no Brasil, uma organização internacional de CEOs. 
 
Foi Sócio Diretor da Ernst & Young até 2001, sempre atuante em auditoria e consultoria para 
grandes empresas.Tem MBA pela Wharton Business School, Universidade da Pennsylvania, EUA. 
Foi Bolsista Fulbright. Autor de mais de 200 artigos sobre Planejamento Estratégico, Tributação, 
Negócios, Ética, Economia, Auditoria e Contabilidade, publicados nos principais jornais e revistas 
técnicas do País. Palestrante habitual sobre os temas acima, no País, e no exterior. 
 
Suas atividades profissionais atuais incluem: 
 
Membro de grupo técnico do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. Presidente do Comitê 
de Finanças da AMCHAM, Vice Presidente e Coordenador do Comitê de Governança Corporativa, 
e Ex-Presidente da ANEFAC – Associação Nacional de Executivos de Finanças, Administração e 
Contabilidade. Membro do Conselho Editorial de revista técnica do CRC-SP. 
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Avaliações Críticas: 
 
Todas as sugestões, revisões e críticas, para melhoria deste livreto são bem vindas, para serem 
incorporadas nas atualizações. Favor encaminhar as revisões, sugestões e críticas para 
charles@holland.com.br.