AULA 7

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COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS
AULA 7- ESTRUTURA E ESTÉTICA DA REDAÇÃO ADMINISTRATIVA
Objetivo da Aula:
1) Definir normas estéticas para os diversos tipos de texto administrativo;
2) Exemplificar a linguagem adequada à redação administrativa.
Nesta aula, estudaremos os formatos ideais de correspondência empresarial. 
Analisaremos o modelo de carta, ofício, e-mail, memorando (ou comunicação interna), que são tipos de comunicação que você frequentemente utilizará em seu trabalho.
Vamos focar principalmente na estrutura estética destes textos, isto é, tanto no tratamento da linguagem como em sua apresentação física. Para esse fim, serão utilizados textos de natureza empresarial.
Toda corporação deve ter uma linguagem própria, adequada ao que ela representa no mercado. Porém, isso não significa criar regras novas.
Como colaborador ou empresário, você deverá manter um padrão que atenda ao que os outros conhecem sobre comunicação empresarial (seja através de correspondências, comunicados, e-mails), sem deixar de colocar alguma particularidade que marque a identidade da empresa.
Você sabe redigir bem?
Basicamente redigir bem é colocar-se no lugar do destinatário e ser objetivo.
Mas será que isso continua valendo quando tratamos de uma linguagem tão formal quanto a Correspondência Comercial? 
Será que temos que esquecer as regras que regem esse tipo de discurso há tanto tempo?
O importante é saber que, independente das discursões sobre este assunto, redigir bem em um organização significa contribuir para uma comunicação eficiente e transparente. 
Por isso, agora que já conhecemos os tipos de texto, vamos nos dedicar às características e técnicas utilizadas na correspondência empresarial.
Carta Comercial
Carta comercial é um documento de correspondência externa usado como meio de comunicação formal entre duas empresas ou uma empresa e uma pessoa (ou vice-versa), cujo conteúdo se relaciona a assuntos comerciais e/ou financeiros de interesse de uma ou ambas as partes envolvidas.
A redação de uma carta comercial de boa qualidade leva em consideração dois aspectos essenciais: o que dizer e como dizer.
A Carta comercial, ou empresarial, há séculos impulsiona negócios e direciona riquezas incalculáveis, além de permitir a comunicação diária entre empresários.
É a mais importante das modalidades de correspondências empresariais, devendo acompanhar a constante modernização das empresas. 
Uma carta comercial bem-feita pode ser o ponto de partida para a concretização de bons negócios; da mesma forma, uma carta mal redigida e “desastrada” pode levar a empresa a perder um bom cliente ou um parceiro comercial significativo. 
Por isso, a tarefa de preparar esse tipo de correspondência exige habilidade, conhecimento das técnicas de redação e profissionalismo.
Pode ou não pode?
Lembre-se! Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e comandar as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
“Venho por meio desta...”; “Servimo-nos da presente para...”; “Esta tem a finalidade de...” etc
Formas de se iniciar uma carta comercial...
“Solicitamos que sejam enviados os comprovantes de pagamento para verificação.”
“Pedimos que façam a atualização de cadastro em nosso site ainda este mês.”
“Comunicamos que a partir de amanhã nosso horário de atendimento será expandido para atender a demanda de pedidos.”
“Informamos que, a partir de agora, os pagamentos podem ser feitos por meio de boleto bancário.”
Há três tipos de comunicação que se diferenciam mais pela finalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso e o memorando.
Para uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que segue o que chamamos de padrão ofício.
Quais são as principais semelhanças entre ofício, aviso e memorando?
Formas de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
Fonte – Devemos utilizar fonte do tipo Times New Romam de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé.
Símbolos - Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman podemos utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
Margem Direita – O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm.
Margem Esquerda – O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo 3,0 cm de largura.
Parágrafo – O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.
Espaçamento – Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo. Se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, deve-se usar o espaço de uma linha em branco.
Numeração de Página – É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.
Arquivo de Texto – Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos semelhantes.
Impressões – Os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão distâncias inseridas nas páginas pares (“margem espelho”). A impressão de textos deve ser feita na cor preta em papel branco (a impressão colorida desse ser usada apenas para gráficos e ilustrações). Todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel A4, ou seja, 29,7X21,0 cm.
Destaques – Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas , sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer forma de formatação que afete a elegância e sobriedade do documento.
Você sabe qual é a diferença entre Aviso e Ofício?
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. 
A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia e o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. 
Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo. 
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar no cabeçalho ou no rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: 
• Nome do órgão ou setor;
• Endereço postal;
• Telefone e endereço de correio eletrônico.
Ofícios, por serem endereçados a órgãos públicos, não devem ser modificados em sua estrutura. São mais rígidos, por assim dizer.
E quanto ao Memorando?
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. 
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Sua característica principal é a agilidade e simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. 
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões. Permitindo também que se faça um histórico do andamento do assunto tratado nele.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração,
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos,
Agora vamos tratar de uma das mais usadas formas de comunicação administrativa: O correio eletrônico (o e-mail)
Por ser o mais utilizado hoje para resolver a maioria das situações corporativas, o e-mail é o que mais aceita variações. 
Nesta disciplina já demos várias “dicas” para escrever bem esse tipo de comunicação, lembra? Porém, aqui é válido reforçar que o mais importante em um e-mail é a capacidade de concisão,desde a digitação do campo “assunto” até seu fechamento.
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. 
Se não for possível, deve constar na mensagem um pedido de confirmação de recebimento.
E quanto ao valor do e-mail, perante a legislação?
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.