Gerência de Aquisições - GP

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

*
*
CURSO de administração
Disciplina: Gestão de Projetos 
Tema - Gerência de Aquisição
Profa. Iria M Garaffa, Ms.
*
*
Introdução
Em GP o Gerenciamento de Aquisições inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa sendo considerados aspectos relacionados ao comprador e fornecedor. 
Compra organizacional: é o processo de tomada de decisão no qual a organização estabelece a necessidade da compra de produtos e serviços, bem como identifica, avalia e escolhe, entre marcas e fornecedores disponíveis, qual a melhor opção e que atenda aos requisitos determinados.
*
*
Processos para Planejamento das Aquisições do Projeto
*
*
 Envolvidos Processo de Gerenciamento das Aquisições (PGA)
A finalidade principal do PGA é selecionar fornecedores, estabelecer compromissos com os fornecedores, acompanhar e avaliar o desempenho do fornecedor.
O gerente de projeto ou outra pessoa designada executa o planejamento e o monitoramento das aquisições para se assegurar que o trabalho foi executado apropriadamente e que os produtos, entregues pelos fornecedores, satisfaçam aos critérios estabelecidos de aceitação.
O departamento de compras da empresa deve centralizar todas as aquisições, devendo haver uma troca de informações constante com a equipe do projeto, com relatórios de acompanhamento, de forma a que as aquisições sejam adequadas ao andamento do projeto. 
O grupo de garantia de qualidade (se existir) deve monitorar as atividades do fornecedor, usando para isso um plano de garantia de qualidade do projeto.
Quando necessário o julgamento interno, considerar todos os peritos/especialistas que deverão participar do processo de aquisição. Isto pode incluir consultores, técnicos da empresa, peritos em negócios, ou outros.
O cronograma do projeto pode influenciar significativamente o processo Planejar compras e aquisições.
*
*
1: Planejar Aquisições 
 O processo Planejar aquisições determina quais necessidades do projeto devem ser atendidas para aquisição de materiais/produtos/serviços, fora da organização e necessários durante a execução do projeto. 
Recursos materiais, mão-de-obra, equipamentos. Ex. Por exemplo, alugar um guindaste para a construção da obra, em vez de comprar ou fazer "leasing“. Pode ser mais econômico do ponto de vista do projeto.
Planejar compras e aquisições
Entradas:
Ativos de processos organizacionais;
Declaração de escopo do projeto;
EAP do projeto;
Dicionário da EAP;
Plano de gerenciamento do projeto (riscos, recursos necessários, cronograma do projeto, estimativas de custos da atividade).
 Identificar produtos e ou fornecedores disponíveis no mercado e sob quais condições.
 Identificar pessoas responsáveis pela analise do fornecedor e proposta.
 Definir tipos de contratos: pode ser efetuada através de concorrência pública, carta-convite, leilão, tomada de preços, capacidade técnica do fornecedor, contratos de preço fixo ou preço global (preço total fixo para um produto fechado).
*
*
2: Planejar Solicitações
 Para os itens a serem contratados a equipe do projeto deve elaborar uma lista de REQUISITOS DO PRODUTO/SERVIÇO para que os fornecedores entendam o que será fornecido e para que apresentar suas propostas. 
O departamento de compras da empresa deve centralizar as aquisições, devendo haver troca constante de informações entre este e o projeto.
 Definir as restrições, se houver: Para cada item a ser contratado, listar todos as restrições tais como o custo (máximo), plano de qualidade, riscos envolvidos (transferência de riscos para o fornecedor?) e outras informações que poderão limitar as aquisições.
 Definir: Prazo de entrega, recursos qualificados e custos.
 DEFINIR REQUISITOS: técnico, legal, segurança, desempenho, seguro, direito de propriedade, qualidade, produtividade, etc. >> Ver exemplo próximo slide.
 Definir fatores ambientais: qualificação do fornecedor, reputação, termos do contrato, condições de negociação, etc. 
 A equipe do projeto deve documentar as exigências do projeto e do produto que cobrem as necessidades técnicas e não técnicas a serem atendidas. 
 As exigências serão estabelecidas e usadas como base para o desenvolvimento do contrato subseqüente. 
 Os padrões de qualidade que devem ser seguidos pelos fornecedores e devem ser compatíveis com os padrões da empresa. Ex. ISO 9000. ISO 14001.
*
*
2: Planejar Solicitações 
*
*
3) Obtenção de Propostas dos Fornecedores 
Os documentos de aquisição são usados para solicitar propostas de possíveis fornecedores. 
Um termo como licitação, oferta ou cotação geralmente é usado quando a decisão de seleção do fornecedor for baseada em preço (como no caso de compra de itens comerciais ou padrão).
Um termo como proposta geralmente é usado quando outras considerações, como habilidades técnicas ou abordagem técnica, são mais importantes. 
Nomes comuns para diferentes tipos de documentos de aquisição incluem: convite para licitação, solicitação de proposta, solicitação de cotação, aviso de oferta, convite para negociação, entre outros.
O comprador estrutura um documento de aquisição para facilitar uma resposta
completa de cada fornecedor e para facilitar a avaliação das propostas. 
 Esse documento deve conter uma descrição da forma desejada da resposta, a declaração do trabalho do contrato relevante e outras cláusulas contratuais
necessárias (por exemplo, uma cópia de um modelo de contrato, cláusulas de
confidencialidade), certificado de qualidade, etc.. Ver exemplos em Plano de gerenciamento de aquisição.
 A complexidade e o nível de detalhes dos documentos de aquisição devem estar de acordo com a aquisição planejada e com os riscos associados a ela.
*
*
Prof. Paulo Roberto Leite
Os critérios de avaliação são criados para classificar, analisar ou pontuar propostas de fornecedores.
Cada empresa deve estabelecer critérios próprios para selecionar fornecedores, dentro de suas necessidades específicas. Podemos estabelecer alguns critérios básicos para a seleção, como a inclusão de amostras de produtos ou apresentação de serviços; comprovar a qualidade e a capacidade dos produtos; ou mesmo apresentar um histórico da organização, com referências de outros clientes.
Os critérios de avaliação muitas vezes incluí como parte dos documentos de aquisição enviados ao fornecedores, ex. em licitações públicas. 
Critérios de avaliação:
HABILIDADES/capacicidades TÉCNICAS; limitados ao preço de aquisição. 
PREÇO FOB FABRICA: Preço na fábrica do fornecedor; todo o frete até o destino por conta do comprador
PREÇO C.I.F. (custo, seguro e frete): mercadoria no porto ou local de destino; em importações significa que o comprador arcará com as despesas de desembaraço alfandegário, impostos e fretes até armazém do comprador.
Qualidade: Certificações. ISO 9000, ISO14000, Garantia, etc.
Prazo de entrega: confiabilidade; experiência; tecnologia; atendimento. 
Competência Logística: Tempo do Pedido, Pontualidade Entregas, Flexibilidade.
Capacitação Técnica: Recursos Produtivos, Recursos Humanos, Controles.
Localização geográfica: em relação aos centros de uso do material comprado.
4: Selecionar Fornecedores
Prof. Paulo Roberto Leite
*
*
4: Selecionar Fornecedores
 Após niveladas as informações de cada fornecedores, inicia-se o julgamento/avaliação. 
Devem ser considerados: custo total (compra + custo operacional + impostos + frete), capacidade técnica do fornecedor, ou outro cirtério, tudo depende do projeto. 
Um sistema de ponderação é um método de quantificação de dados para minimizar a subjetividade ou questões pessoais na seleção de fornecedores. 
envolve atribuir um peso para cada um dos critérios de avaliação, classificar os possíveis fornecedores em cada critério, multiplicar o peso pela classificação e computar uma pontuação geral.
*
*
4: Selecionar Fornecedores
Os fornecedores selecionados são aqueles considerados aptos com base no resultado da proposta ou da avaliação
da licitação.
 Deve-se elaborar um contrato por escrito com cada fornecedor >>ex..
O contrato pode estar na forma de um documento complexo ou de um simples pedido de compra
Independentemente da complexidade do documento, um contrato é um acordo legal que gera obrigações para as partes que obriga o fornecedor a fornecer os produtos,serviços ou resultados especificados e obriga o comprador a pagar ao fornecedor. 
Um contrato é uma relação legal sujeita a mediação nos tribunais. 
Os principais componentes de um contrato em geral incluem, cronograma, período de desempenho, funções e responsabilidades, estabelecimento de preços e pagamento, ajustes de inflação, critérios de aceitação, garantia, suporte a produtos, limitação de responsabilidade, remunerações, retenção, penalidades, incentivos, seguro, seguros-desempenho, aprovação da subcontratada, tratamento de solicitações de mudança e um mecanismo de resolução de disputas e rescisão.
*
*
*
*
5) Administração das aquisições
Deve-se criar controles (no projeto) para acompanhamento das aquisições. Normalmente realizado pela área de compra e repassado para o gerente do projeto, que também gera seus controles. 
Se a empresa possui um sistema de informações para gerenciar compras, relatórios são gerados e encaminhados para o projeto.
*
*
5) Administração das aquisições
Envolve também, realizar inspeção, avaliar desempenho do fornecedor, administrar reivindicações, gerenciar documentação, efetuar pagamentos, documentar e comunicar sempre que necessário. 
 
Formulário de Acompanhamento de contrato
*
*
6) Encerramento da Aquisições
 É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. 
 Envolve terminar e liquidar o contrato, inclusive com a resolução de quaisquer itens em aberto e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto:
 Realizar Auditoria de aquisições;
 Atualizar ativos (contratos, notas, especificações técnicas, etc.) ;
 Rescisão, é um caso especial de encerramento das aquisições) que pode ser:
 Unilateral (avanços tecnológicos, alteração dos custos, etc.
 Quebra de contrato (fornecimento em desacordo com a especificações; atraso na entrega acima do suportável; 
 Aceite da entrega
 O comprador deve fornecer ao fornecedor uma notificação escrita de que as entregas foram aceitas. 
Tudo isso é definido no projeto através do Plano de Gerenciamento das aquisições. Ver modelos >
*
*
*
*
Modelo de Plano de Gerenciamento de Aquisições
*
*
Modelo de Plano de Gerenciamento de Aquisições
*
*
Modelo de Plano de Gerenciamento de Aquisições