INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO DIRIGIDA ESCRITA 2013.1

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INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO DIRIGIDA ESCRITA
 
QUADRO DE AVISOS
 É, como o próprio nome indica um quadro de avisos. A posição estratégica e a apresentação física atraente é o que garantem sua longa permanência como veículo de comunicação eficaz. Os avisos devem ser concisos, de forma a permitir sua leitura num simples correr de olhos, idealmente localizado em local de trânsito, preferencialmente no refeitório ou área de lazer.
 Deve-se manter o conteúdo do mesmo constantemente atualizado, com informações rápidas e “quentes”.
 Considerações importantes:
 ( Fixá-lo em local de fácil leitura;
 ( Cobri-lo com vidro;
 ( Trocar o conteúdo de dez em dez dias;
 ( Apresentar notícias e informações breves e importantes;
 ( Evitar o excesso de informações. 
JORNAL MURAL
 Como o próprio nome sugere deve possuir todas as características de um jornal, portanto, deve possuir projeto editorial, com pauta, editorias, etc.
 O desafio do jornal mural é fazer com que o mesmo seja diário, pois sua especificidade diante do jornal empresarial (house organ) é que ele deve atender às necessidades mais urgentes do público interno da organização. Ele funciona como um complemento da necessidade de divulgação das notícias da empresa para com seu público interno, contando, para isso, com as vantagens do baixo custo e da rapidez de veiculação.
 Material e localização:
 Sua localização deve ser estratégica, pois o local deve facilitar uma leitura mais demorada do que o quadro de avisos. Já o material deve ser papel fixado em cortiça ou em um quadro de acrílico. As editorias podem ser pré-definidas dentro desse espaço. 
 
CAIXA DE SUGESTÕES
 A caixa de sugestões compreende uma urna acompanhada de formulários para serem preenchidos. Pode ser utilizada para público interno e externo.
 Quando utilizada para o público interno em como principal objetivo despertar o interesse e a participação dos empregados na gestão da organização, despertando a criatividade e contribuição dos mesmos na solução de problemas internos.
 Alguns autores mencionam a necessidade de premiar as sugestões por intermédio de prêmios em dinheiro, bolsa de estudos e outros recursos. Contudo, o melhor meio de obter legitimidade e participação dos empregados é fazê-los perceber que as suas sugestões foram acatadas pela organização. Para isto deve-se criar um mural, com exposição pública, onde constam as sugestões adotadas pela instituição.
 Ela serve também como um instrumento capaz de coletar as insatisfações, sugestões, críticas, elogios e indagações do público externo. É útil, por exemplo, para medir o grau de satisfação dos consumidores. 
MALA DIRETA
 São comunicações escritas, apresentadas em formas reproduzidas e que são enviadas por mala postal. Os tipos mais comuns de mala direta são: circular, folder, folheto, catálogos.
 A desvantagem da mala direta é a dificuldade de se imprimir um caráter estritamente pessoal às informações nela contidas. Contudo, o seu texto deve ser amistoso, pessoal, utilizando-se de preferência do tratamento “você”.
 O segredo, porém, do sucesso desse instrumento está na atualização constante do mailing list (cadastro de endereços por público) da organização. Deve conter também uma série de possibilidades de contato pessoal com a organização, tais como:
 - Endereço;
 - Telefones;
 - Sites e e-mail. 
JORNAL DE EMPRESA (HOUSE ORGAN)
 Trata-se de um jornal interno e periódico, constitui uma das publicações do jornalismo empresarial de maior expressão. Ele é geralmente voltado para o público interno, contudo, em menor ou maior grau, pode-se editar um house organ voltado também para o público externo, contanto que seu conteúdo veicule notícias de interesse para fornecedores, distribuidores, concessionários, franqueados, acionistas etc..
 Sua elaboração requer um planejamento que defina os seguintes elementos: Linha e projeto editorial, pauta, equipe e colaboradores, formato, tiragem, periodicidade, tipo de papel, utilização ou não de cores, estratégias de distribuição e formas de participação dos leitores.
 É importante lembrar que é necessário avaliar o interesse do leitor seja através de pesquisas de opinião. Sem essa avaliação sazonal (semestralmente ou anualmente) este instrumento corre o risco de não atingir seus objetivos.
 A sugestão de tiragem é mensal. 
BOLETIM
 É um house organ com poucas páginas e acabamento simples, sendo elaborado em alguns casos pelos próprios funcionários. Tem como finalidade deixar os funcionários informados sobre assuntos da organização.
 Atualmente muitas instituições, por falta de verba ou equipe satisfatória na área de comunicação, têm substituído o Jornal Empresarial pelo Boletim. Em alguns casos temos um híbrido, contendo características dos dois instrumentos.
 O Boletim tem como especificidades:
 ( Próprio para informações imediatas e de interesse interno;
 ( Pequenos intervalos entre as edições (geralmente semanal);
 ( Conteúdo disposto em poucas páginas;
 ( Objetivo de informar e não publicar artigos ou editoriais;
 ( Deve contar com rápida distribuição, usualmente em locais 
 estratégicos da organização. 
REVISTA DE EMPRESA
 É o mais sofisticado instrumento de comunicação dirigida escrito de uma organização. Na maioria das vezes é direcionado ao público externo e geralmente conta com periodicidade trimestral ou semestral.
 Deve possuir a mesma preocupação com o planejamento editorial e com a pesquisa de opinião para avaliar o interesse e a satisfação dos leitores.
 O material deve ser de qualidade, sendo elaborada com um papel de qualidade e com bons recursos de impressão. Como se trata de um instrumento caro, a disponibilidade financeira tem sido um fator limitador da sua utilização. Geralmente é utilizado por empresas de grande porte.
 Carrega consigo o objetivo de ser um instrumento que revela a identidade da instituição. Um verdadeiro cartão de visitas que aborda não somente o desempenho organizacional mas as metas a serem atingidas. 
RELATÓRIO ANUAL
 Tem como objetivo realizar a prestação de contas de suas atividades para com os seus públicos de interesse. Deixaram de ser apenas balancetes para se tornarem verdadeiros trabalhos de arte, com a exposição de obras de artistas de diversas naturezas.
 Carrega consigo o desafio de transmitir um panorama da atuação da organização ou empresa. 
 Apesar de ser preferencialmente dirigido aos acionistas, tem como público alvo também a imprensa, instituições bancárias e órgaos governamentais.
 Hoje com o balanço social, o relatório anual pode e deve trazer o desempenho do ano anterior não somente no que tange à saúde financeira da instituição mas também a sua atuação a favor do desenvolvimento social e da preservação ambiental. 
MANUAL
O manual tem como objetivo compilar noções essenciais, políticas e preceitos. É considerado um veículo de comunicação dirigida escrita voltado para diferentes aplicações:
Manual de Identidade Visual
Estabelece a padronização e as formas de aplicação da marca e logotipia da organização nos automóveis, nos caminhões, nos uniformes e, principalmente, na coleção dos papeis empresariais, incluindo-se os formulários a serem preenchidos pelos públicos.
Manual de Integração ou normas internas
Também conhecido como Manual do Funcionário ou do Empregado, contém as orientações e os esclarecimentos quanto aos direitos e deveres, referentes também aos benefícios oferecidos pela organização. Geralmente é elaborado pela área de Recursos Humanos, mas necessita estar em sintonia com as áreas de comunicação administrativa e de relacionamento com os públicos.
Pode trazer conteúdos que contemplem, por exemplo, assuntos diversos, como regras de combate ao incêndio, higiene, segurança, medicina do trabalho, entre outros. Também nessa mesma linha encontram-se os manuais destinadosaos programas de qualidade e de melhoria ao atendimento do púbico misto e consumidores. 
Manual de instruções ou do usuário
Aborda itens acerca de produtos e serviços, e é, via de regra, dirigido aos consumidores.
Manual de Integração
 Tem por finalidade integrar o funcionário ao ambiente de trabalho, mostrando-lhe os direitos e deveres, na fase de adaptação. Deve ser uma publicação simples no seu formato e conteúdo, escrito em linguagem sucinta com bastante ilustrações, apresentando, de modo claro, as principais informações de interesse do funcionário.
 Ele deve conter:
 ( Dados gerais sobre a organização (história, localização, produtos e/ou serviços 
 oferecidos, nomes dos diretores, proprietários etc. );
 ( Regulamento da empresa (normas, estatutos, regimento interno, sistemas de 
 remuneração, horas extras, etc.);
 ( Programa de treinamento e qualificação;
 ( Plano de cargos e salários, com as respectivas normas de promoção, remuneração, 
 mobilidade e transferências etc.);
 ( Planos de benefícios (creche, seguro saúde, auxílio alimentação, recreação e lazer, 
 etc.);
 ( Ações de responsabilidade socioambiental. 
CARTILHA
A Cartilha é um instrumento de comunicação dirigida que tem como objetivo primeiro promover, facilitar e fixar a aprendizagem a respeito de determinados temas, processos ou procedimentos. Facilita também a abordagem e o aprendizado dos conteúdos, pois apresenta as informações de forma sintética, didática, clara e simples, utilizando-se muitas vezes de recursos lúdicos, como desenhos, gravuras, histórias em quadrinhos etc.
ROTEIRO PARA A ELABORAÇÃO DE FOLDERS
1. CARACTERÍSTICAS GERAIS
Folder é um impresso gráfico semelhante a um folheto, diferencia-se do folheto por ser elaborado com ilustrações coloridas e com dobras. Algumas pessoas confundem o folder com o panfleto, embora semelhantes o folder é o impresso que possui no mínimo uma dobra ou ilustrações, enquanto o folheto pode conter ilustrações mas não é dobrado..
2. O PLANEJAMENTO 
O planejamento é essencial para que se possa chegar a um resultado final de caráter profissional, evitando riscos e desperdícios. Eis o exemplo das etapas necessárias para a elaboração de um folder:
2.1. Apresentação/Justificativa:
Deve situar o instrumento num contexto. Dizer por que existe espaço para ele. Identifique o problema e a oportunidade vislumbrada.
Justifique a importância da produção do instrumento. Não esqueça que o mesmo deve atender a uma necessidade que a instituição possui. Uma boa justificativa demonstra a capacidade do profissional em escolher este instrumento e não outro.
Observações importantes:
Todos sabem que divulgação é fundamental. Entretanto as mídias tradicionais geralmente custam caro, podem não chegar ao público alvo e, além de tudo, não ter o retorno esperado.
O Folder é um meio de divulgação barato e eficiente, apesar do avanço da Internet e de outras mídias, sendo insuperável em feiras, mala direta, encartes de jornal etc.
Mas existem outras razões para você aprender elaborar um bom folder: “quem não consegue condensar sua idéia num folder também não conseguirá colocá-la num livro”. 
O poder de síntese do folder faz com que ele seja aceito e lido, ao contrário de muitos manuais, catálogos e textos longos. 
Ao elaborar um folder você está praticando a capacidade de transmitir uma idéia de forma compacta, eficiente e direta, seja na Internet ou num contato pessoal. O folder é a “extensão” do seu cartão de visita.
2.2. Objetivo Geral:
O folder, quanto ao seu objetivo, é dividido em dois grupos: com objetivo Institucional e ou Promocional.
O Folder Institucional apresenta a empresa ou o profissional como um todo, já o promocional é aquele que usamos para a divulgação de preço, vantagens e informação direta dos produtos ou serviços. Podemos também produzir o folder institucional e o promocional juntos, mas é preciso tomar cuidado para não sobrecarregar com informações que podem prejudicar a marca ou perder o foco e o objetivo da divulgação.
Os folders são uma ferramenta poderosa para a comunicação, mas necessitam de layout (arte), impressão e acabamento profissional para produzirem o retorno adequado do investimento. Também não podemos esquecer que o objetivo primordial de um folder é divulgar uma instituição ou um produto/serviço através de uma visão abrangente e rápida. Portanto, ele deve usar uma linguagem direta (textos enxutos) e ser bastante claro e completo. 
2.3. Objetivos Específicos:
Concorrem para a consecução do objetivo geral. Eis alguns:
Exercitar a capacidade de síntese do empreendedor, colocando o essencial da instituição ou do produto/serviço num documento fácil de ser lido, manuseado e guardado pelo seu potencial cliente;
Obter um meio de divulgação de baixo custo para ampla distribuição: mala direta, feiras e eventos em geral;
Elaborar um instrumento de comunicação dirigida capaz de complementar outros, tais como kits para a imprensa (press kits), kits de material promocional, portfólios etc.
2.4. Públicos-alvos:
É o momento de descrever todos os públicos-alvos da Instituição ou do produto/serviço. Deve responder a seguinte pergunta: A quem ele se destina? 
Exemplos:
Empresários;
Profissionais liberais especializados;
Estudantes;
Usuários de serviços públicos;
Clientes;
Clientes em potencial;
Turistas;
Jornalistas.
2.5. Conteúdo:
2.5.1. Anuncie o diferencial da sua Instituição ou do seu produto ou serviço:
Escreva o que diferencia sua instituição, seu produto/serviço da concorrência, diga porque as pessoas vão preferir sua empresa, produto ou serviço e não os da concorrência. 
2.5.2. Esclareça sobre os benefícios da Instituição ou do Produto/Serviço:
Destaque os benefícios associados à instituição ou a cada característica do produto/serviço. 
Importante:
O folder é um meio de divulgação eficiente e de baixo custo; ele é o “cartão de visita” da instituição ou do produto/serviço;
Ele tem como função condensar todas informações relevantes;
O folder complementa, por exemplo, um catálogo de produtos e serviços de uma empresa. Em algumas ocasiões ele poderá até mesmo substituí-lo;
O folder é insuperável para uso em mala direta, visando atingir um grande número de clientes ou ser distribuído em larga escala em eventos de grande público.
2.6. Formato e disposição do conteúdo:
O folder é, GERALMENTE, uma folha A4 impressa em ambos os lados, (frente e verso). Cada lado possui 3 colunas cada uma. Ao dobrar uma folha em branco você vai concluir que as colunas devem ser dispostas em ordem não seqüencial:
2.6.1. Exemplo de uma das formas de se elaborar um folder:
- Coluna 1 (face frontal):
 . Informações gerais sobre o produto/serviço ou instituição (nome, tema, slogan etc).
 . Identifcação Visual (apresentação da arte característica do que se quer informar); 
- Coluna 2 (início do conteúdo)
- Coluna 3 (continuação do conteúdo) Obs: Todos os itens do conteúdo devem ser numerados
- Coluna 4 (continuação do conteúdo)
- Coluna 5 (fim do conteúdo e/ou mapas, gráficos, ilustrações).
- Coluna 6 
 . Logomarca da instituição, dos apoiadores e patrocinadores;
 . Endereços e demais formas de contato (telefones, e-mail);
 . Créditos (quando da utilização de fotos ou qualquer material produzido por terceiros).
2.7. Contatos:
Indicar as formas de se comunicar com a empresa ou instituição. Para isso, seja direto; diga o que dever ser feito pelo cliente para obter informações adicionais ou comprar os produtos/serviços, tais como condições comerciais/promoções/condições de pagamento etc.2.8. Orçamento:
Não se esqueça de trabalhar com um orçamento. Faça a cotação de no mínimo três gráficas e escolha aquela que ofereça o melhor preço/qualidade. Não necessariamente o orçamento mais barato será omelhor. Verifique algumas peças que a gráfica já imprimiu para evitar surpresas.
2.9. Estratégias de Distribuição:
Estabeleça estratégias de distribuição. Elas devem conter todo o planejamento de como será feita a entrega do folder considerando os públicos-alvos a serem atingidos. Devem mencionar também a tiragem necessária para que o mesmo possa atingir esse objetivo. 
3.O. ITENS RELATIVOS AO CUSTO FINAL
Número de cores; 
Formato do folder - de acordo com o aproveitamento de papel e com a verba disponível;
Estipular o número de dobras - isso não muda o custo, mas é importante você definir isto de acordo com o conteúdo;
Verifique o que o cliente quer colocar nesse folder - textos, fotos...;
Quem é público que vai ler esse folder - isso é muito importante. Um folder geralmente pode indicar a cara da empresa. Caso sejam empresas, ou algum público em específico, aí você define o papel e os acabamentos de acordo com a verba do cliente e de acordo com o público-alvo;
Antes da impressão, verificar gramatura e tipo de papel e algum acabamento adicional como verniz, alguma textura ou cor específica, detalhes etc; 
Na hora de imprimir não esquecer que quanto maior for a quantidade menor será o custo do impresso.
O folder ajuda a colocar ordem nos fatos. Ao elaborar o conteúdo do folder você está praticando a capacidade de apresentar sua ideia de forma concisa e eficiente em qualquer outra mídia.