Sistemas de Informações Executivas - Artigo

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Artigo SIE do Curso de Sistemas de Informação da FACIPLAC - Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central. 
Gama, DF- 2º semestre de 2016
Sistemas de Informações Executivas
Executive Information Systems
André Rodrigues de Melo Júnior
Faciplac – Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central
andre.rodrigues27@outlook.com
José Geraldo Costa Oliveira
Faciplac - Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central.	geraldocoosta@gmail.com
Pablo Rafael Oliveira de Araújo
Faciplac - Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central.	rafanet.live@gmail.com
Renan Silva Maia
Faciplac - Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central.	renan.smaia@gmail.com
Wilton Bezerra da Silva
Faciplac - Faculdades Integradas da União Educacional do Planalto Central.	wilton.bezerra.silva@gmail.com
Resumo 
A necessidade que têm as organizações de aprimorar seus processos de gestão, face ao anseio de otimizar o desempenho e garantir o cumprimento de sua missão, faz com que seus administradores busquem alternativas na tecnologia da informação. O sistema de informações executivas é uma ferramenta que direciona o gestor a ações que buscam contribuir para esse fim. Dentro desse contexto, o presente artigo objetivou realizar uma incursão teórica nas características de um sistema de informações executivas, além de fazer algumas reflexões sobre sua aplicação no processo de gestão empresarial. Observa-se que, normalmente, há falta de integração entre os sistemas de informação das organizações, além de dificuldade dos gestores no acesso às informações contidas nestes sistemas. Assim, as características desejadas pelos gestores podem ser encontradas em um sistema de informações executivas, desde que seja adaptado às suas necessidades.
Palavras chave: otimizar. sistema de informação. gestão. 
Abstract 
The Organizations need to improve their management processes, the yearning to optimize performance and ensure the fulfillment of its mission, causes their administrators seek alternatives in information technology. The Executive information system is a tool that directs the Manager for actions that seek to contribute to that end. Within this context, this article carry out a RAID on the theoretical characteristics of an executive information system, in addition to some reflections on its application in the process of business management. It is observed that, typically, there is a lack of integration between the information systems of organizations, in addition to difficulty of access to information contained in these systems. So, the features desired by managers can be found in an executive information system, provided it is tailored to their needs. 
Key words: optimize. Information system. Management.
Introdução:
As organizações estão constantemente aprimorando seus sistemas organizacionais. Com o avanço da tecnologia os sistemas executivos de informação se popularizaram, com o objetivo de atender as necessidades específicas, organizando informações em relatórios.
Os Sistemas de Informações Executivas (SIE), também chamado de IES “Executive Information System” combinam características dos sistemas de informação gerencial e dos sistemas de apoio a decisão, o uso do IES facilita a organização das informações, economizando custos que seriam gastos (papel, armários etc.) 
No entendimento de Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.72), define o IES como sendo: “Um mecanismo computadorizado que fornece aos executivos as informações necessárias para gerenciar o negócio. ” O IES surgiu com intuito de tornar flexível a fonte de informações para a tomada de decisão, fazendo com que os executivos possam se habituarem ao uso da informática nas organizações. 
Para MANÃS, Antonio Vico (200, p.197), “A finalidade do IES é permitir que os executivos controlem a realidade e adotem estratégias ou cursos de ação que melhorem os resultados da organização”.
Assim como a tecnologia, o mercado também avança exigindo mais das empresas, o IES é de fundamental importância para os gestores, já que o IES tem como objetivo criar mais flexibilidade no processo de gerenciamento executivo, conforme Alter (1992, p.136), é “um sistema altamente interativo provendo os dirigentes e executivos com acesso flexível à informação para monitorar resultados das operações e condições gerais do negócio. ” O IES foi projetado para que a informação esteja disponível de forma fácil e ágil para o gestor.
No entendimento de Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.81), “os executivos esperam que a informática traga de fato o que precisam de modo operacionalmente simples e intuitivo, sem a necessidade de treinamento especial. ” Um dos objetivos do IES é tornar gestor mais independente, facilitando o manuseio do sistema de forma que o gestor possa de adaptar aos recursos e ferramentas que o sistema disponibiliza, seguindo sempre o processo de evolução para a melhoria no meio executivo.
História
Na literatura encontram-se diversas definições de SIE, as quais convergem para um tipo de sistema de informações que fornece suporte ao processo decisório para o alto escalão da organização. o SIE “é uma solução em termos de informática que disponibiliza informações corporativas e estratégicas para os tomadores de decisões de uma organização, de forma a otimizar sua habilidade para tomar decisões de negócios importantes. 
O SIE surgiu por volta da década de 70 como uma resposta para preocupações das empresas da pouca utilização da informática em seus processos por executivos e pelo pouco interesse que estes tinham por ela. O primeiro objetivo do SIE era proporcionar aos executivos das organizações identificarem problemas o mais cedo possível com funções até hoje utilizadas como relatórios de exceção e de evolução de indicadora-chave, técnicas de drill down e integração com correio eletrônico. A partir da segunda década de 1980 surgiu a segunda fase com a introdução do ESS – Executive Support System que incorpora as funções de automação de escritórios e análises de monitoramento e controle. A terceira fase surgiu na década de 1990 com a grande difusão de redes locais e microcomputadores onde a preocupação principal era acessar informações internas e externas das organizações rapidamente de qualquer lugar. O SIE como sistema direcionado para dentro da administração está no topo da pirâmide de hierarquia dos diferentes sistemas usados dentro de grandes organizações, os SAD’s(sistemas de apoio a decisão) e SIG’s(sistemas de informações gerenciais) trabalham em conjunto em nível gerencial onde o SAD dá apoio a tomada de decisões referente a problemas específicos e o SIG por sua vez oferece informações sumarizadas contemplando comportamentos dos negócios.
				
			Figura 1 – Pirâmide dos sistemas de informação
Na evolução ocorrida, através do tempo, com o SIE, é possível mapear uma série de características que vêm marcar este modelo de sistema de informação. Algumas peculiaridades encontradas são entendidas como essenciais, e outras são incorporadas graças ao avanço tecnológico e às mudanças que advêm da administração dos negócios, aos quais os SIE’s precisam se adaptar; proporcionam acesso a informações detalhadas subjacentes às telas de sumarização organizadas numa estrutura top-down.
 Características
Com o avanço da tecnologia, o uso do sistema de informações executivas se tornou indispensável para as organizações, pois essa auxilia os executivos de grande nível a fazerem análises, comparações, observar as tendências do mercado para monitorar o desempenho da empresa etc.
Para isso, o SIE tem como características:
Apresentar, segundo as preferências dos executivos, uma interface gráfica que podem ser personalizadas de acordo com a preferência desses executivos que a utilizam.
Interface de fácil acesso, com integração a uma variedade de fontes de dados.
Grandes quantidades de informação podem ser acessadas em segundos por esses sistemas, que podem ser usadas diretamente pelosgerentes executivos, sem necessidade de qualquer intermediário.
Fornecem um resumo de informações oportunas, podendo ser filtradas e analisadas de forma eficaz.
Fornecem informações necessárias para auxiliar em uma tomada de decisões, visando uma estratégia em longo prazo.
São desenvolvidos de modo a se enquadrarem na cultura da empresa e no estilo de tomada de decisão de cada executivo;
Utilizam informações do ambiente externo (concorrentes, clientes, fornecedores, indústrias, governo, tendências de mercado).
Antes desses sistemas se tornarem disponíveis, os tomadores de decisões baseavam-se em planilhas diferentes e relatórios que atrasavam o processo decisório. Agora, grandes quantidades de informações pertinentes podem ser acessadas em segundos por esses sistemas informáticos concebidos para serem utilizados diretamente pelos gerentes executivos, sem necessidade de qualquer intermediário. Seu objetivo principal é fornecer acesso rápido e fácil às informações de uma variedade de fontes internas e externas. (MARTINEZ)
O SIE e suas vantagens
Entre as principais vantagens da tecnologia SIE, se feita uma comparação com os sistemas tradicionais, será destacado, por exemplo: a velocidade e qualidade da informação, a eficiência do sistema, análises detalhadas, enfoque nos fatores críticos de sucesso e melhor comunicação.
O processo de desenvolvimento de um SIE força a simplificação do fluxo de informações à direção da organização, deixando de lado as informações irrelevantes e apresentando somente as informações de fato críticas. Uma vez que é baseado nos princípios de uma estação de trabalho, existe a disponibilização das informações críticas para os executivos de uma forma mais rápida que qualquer outro sistema baseado em relatórios. Esta transferência eletrônica de informações, seja de um escritório de vendas, de um departamento, da contabilidade, assegura que a informação fornecida a todos os executivos da empresa. Um grande volume de informações é filtrado e compactado, permitindo a assimilação do que é mais importante com maior rapidez. 
Na operacionalização de um SIE, notasse a possibilidade de encaminhar, de forma precisa, informações residentes no computador de grande porte, os denominados Mainframes, da empresa para seus executivos. Uma workstation na mesa do executivo obtém as informações diretamente do mainframe, processa as informações com seu próprio software e apresenta na tela uma útil combinação de textos, números e gráfico de negócios de fácil compreensão. Estar diante de um SIE faz com que os executivos não somente tenha disponíveis as informações de forma mais rápida, mas que também tenham a condição, uma vez que a tecnologia tem essa capacidade, de obter mais detalhes sobre os resultados obtidos e fazer análises de tendência, relatórios de exceção, utilização de hierarquias de dados por meio de técnicas conhecidas como “drill-down”, que permitem pesquisar o porquê de um valor, indo do nível sintético a vários níveis analíticos.
Desvantagens
O SIE possui poucas desvantagens tais como: as empresas começam a sofrer uma forte dependência de outras empresas que fornecem o SIE, alto custo para a implementação de um sistema de gestão e a escassez de profissionais qualificados.
Aplicação
O SIE utiliza aplicações para fazer a gestão de dados, logo abaixo será demonstrado como são as aplicações: BI do ERP GAP (Gerenciamento de Aplicativos Prosoft) e o POWER BI.
O ERP GAP é um aplicativo totalmente direcionado para Escritórios de contabilidade, contendo folha de pagamento, fiscal, contábil, cálculos tributários, gera todas as declarações a nível nacional e tem o BI, que é integrado ao ERP. O BI importa as informações da folha de pagamento, contábil, fiscal e reorganiza as informações para o BI, os dados podem ser visualizados analiticamente ou sinteticamente. Gerando gráfico para melhor entendimento das informações.
Vantagem: O BI está incorporado ao ERP a importação de dados não precisa de um layout ou
formato, já importa os dados automaticamente.
Desvantagem: O BI do GAP importa somente informações do ERP do GAP
 Figura 2 – Preparação dos dados
 Figura 3 – Rotina de preparação de dados
 Figura 4 – Tela completa com todos os dados referente a analise fiscal
 Figura 5 – Gráfico gerado a partir da marcação dos dados
O POWER BI é uma ferramenta de gestão executiva com a interface bastante amigável. Mas tem suas desvantagens também; para importar um arquivo o usuário precisará saber como manipular as informações, se a importação for através de planilha excel precisará formatar as informações na planilha, porque toda a planilha importada fará com que o usuário encontre dificuldades na localização das informações contidas nela, pois o mesmo é estruturado através de colunas. Os fóruns de pesquisa na internet são todos em inglês, para o melhor domínio da ferramenta o usuário teria que ter conhecimentos de no mínimo Inglês técnico.
 Figura 7 – Tela inicial do Power BI
Conclusão
Concluímos que a aplicação de um sistema de informação executiva (SIE) é essencial para o processo de tomada de decisão, dado que a agilidade é a essência estratégica para enfrentar uma competição globalizada. Faz-se fundamental que o SIE possui versatilidade que o executivo necessite, sem este ter que “aprender” como operar o sistema. O SIE deve ser manipulado facilmente, pois, do contrário não alcançará seus objetivos perante o executivo. 
A não utilização de um SIE leva muitas vezes, o executivo a administrar por experiências passadas ou por impulso. Porém, cada caso exige uma análise diferente, dependendo do contexto e das variáveis envolvidas no processo decisório.
Constatamos também que as empresas atualmente estão preocupadas com todos os setores que as compõem, fazendo que o SIE deixe de ser um Sistema apenas para executivos, e sim um sistema para a empresa como um todo. Com isso, há uma descentralização das informações, traçando um novo modelo da organização. 
Referências
ALTER, Steven. Information system: a management perspective. United States of America: AddisonWesley Publishing Company, 1992
BEUREN, Ilse Maria; MARTINS, Luciano Waltrick, Sistema de informações executivas: suas características e reflexões sobre sua aplicação no processo de gestão, Revista Contabilidade & Finanças FIPECAFI - FEA - USP, São Paulo, FIPECAFI, v.15, n. 26, p. 6 - 24, maio/agosto 2001.
FURLAN, José Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informação Executiva=EIS-Executive Information System: como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informações úteis e objetivas para suas necessidades estratégicas e operacionais. São Paulo: Makron Books, 1994b
MANÃS, Antonio Vico ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: Erica, 2000
Martinez, Marina. Sistema de Informação Executiva Disponível em: <http://www.infoescola.com/administracao_/sistema-de-informacao-executiva/> Acesso em: 05 de novembro de 2016