PROVA SIMULADO Gestão Secretarial Informação e Arquivística

Prévia do material em texto

Atenção. Este gabarito é para uso exclusivo do aluno e não deve ser publicado ou compartilhado em redes sociais ou
grupo de mensagens.
O seu compartilhamento infringe as políticas do Centro Universitário UNINTER e poderá implicar sanções disciplinares,
com possibilidade de desligamento do quadro de alunos do Centro Universitário, bem como responder ações judiciais no
âmbito cível e criminal.
Disciplina(s):
Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Data de início: 02/05/2017 21:21
Prazo máximo entrega: ­ 
Data de entrega: 10/05/2017 22:38
Questão 1/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, a pessoa responsável pela gestão do 
arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. Que 
documento é esse? Descreva sua importância.
Resposta:
Tabela de temporalidade. Objetivo: definir prazos e 
destinação de documentos.
Questão 2/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Quanto à natureza dos documentos, o arquivo pode ser definido como especial ou 
especializado.Assim sendo, disserte sobre as especificidades desses arquivos, ou seja, sobre que 
tipo de documentação deve ser depositada em cada um deles.
A resposta deve contar partes dos seguintes apontamentos:
A  tabela  de  temporalidade  é  um  instrumento  arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de
guarda  e  destinação  de  documentos,  com  vista  a  garantir  o
acesso  à  informação  a  quantos  dela  necessitem,
conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 136).
Arquivo  Especial  ­  guarda  documentos  de  variadas  formas
físicas como discos,  fitas, disquetes,  fotografias, microformas
(fichas  microfilmadas),  slides,  filmes,  entre  outros.  Eles
merecem  tratamento  adequado  não  apenas  quanto  ao
armazenamento  das  peças,  mas  também  quanto  ao  registro,
acondicionamento, controle e conservação.
 
Exemplo:  o  arquivo  de  microfilmes  de  uma  instituição
financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia.
 
Arquivo  Especializado  ­  temsob  sua  guarda  os
documentos de um determinado assunto, de um campo
específico,  como  o  hospitalar,  o  da  medicina,
engenharia,  imprensa,  entre  outros,  ou  seja,  é
constituído  por  documentos  resultantes  de  uma
determinada  área  do  conhecimento  humano,
independentemente  do  suporte  onde  a  informação
Resposta:
­ Arquivo Especial: Guarda documentos de variadas 
formas físicas.  
­ Arquivo Especializado: Arquivos que mantém sob sua 
guarda documentos de áreas específicas, (Exemplo: 
Arquivo médico).
Questão 3/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
A gestão de documentos de uma instituição envolve um conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente.A partir do exposto, questiona­se: Quais são as três fases básicas da gestão de 
documentos? Explane sobre as principais ações geradas em cada uma delas:
encontra­se  registrada.  São  chamados,
inadequadamente, de arquivos técnicos.
Exemplo: o arquivo  de  peças  como  ossos,  dentes  e  fetos  de
uma escola de enfermagem. (aula 2)
 
 
 
 
Comentário: A alternativa correta é “Apenas as afirmativas 3 e
4 estão corretas”, conforme conteúdo da aula 2. 
Comentário: Podemos então destacar as três fases básicas da
gestão de documentos:
 
Produção
Utilização
Destinação
 
Produção: Refere­se a elaboração dos documentos em
decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase é
preciso cuidar para que:
 
Sejam criados apenas documentos essenciais
Evite­se a duplicação
 
Também é nessa fase que podem ser feitas algumas
sugestões para a melhoria do processo de gestão de arquivos,
tais como:
 
Sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários
Opinar sobre a escolha de materiais
Selecionar os recursos humanos
Estudar os recursos informáticos
 
 
Utilização:  Esta fase inclui as atividades de protocolo.
Destacam­se como atividades do protocolo:
Recebimento,
Classificação,
Registro,
Resposta:
­ Fase Corrente: Arquivo de primeira idade. Documentos 
em curso. 
­ Fase Intermediário:  Arquivo de segunda idade. Não são 
frequentemente usados. 
­ Fase Permanentes: Arquivo de terceira idade. Sem 
finalidade administrativa. Preservados. 
Questão 4/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
No decorrer da nossa disciplina, conhecemos que o arquivo cumpre uma função e  atende a uma 
finalidade. Assim sendo, descreva qual é a finalidade do arquivo:
Resposta:
Servir a administração e funcionar como base de dados, 
informações, conhecimentos e história.
Questão 5/5 ­ Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
No processo de arquivamento, de acordo com a teoria das três idades, cada fase  comporta 
determinados documentos.Nesse contexto, qual é o objetivo do arquivo intermediário?
Distribuição
tramitação
 
As atividades de Expedição, de Organização e Arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso e à recuperação da
informação.
 
 
Avaliação e Destinação: Talvez seja a mais complexa das
fases de gestão, pois consiste em:
• Analisar  e avaliar
• Estabelecer os prazos de guarda
• Determinar o que será arquivado e o que será eliminado
 
 (aula 4)
 
Conforme  conteúdo  da  aula  1:  Tem  por  finalidade  é  “Servir  a
administração  constituindo­se,  com  o  decorrer  do  tempo,  em
base do conhecimento da história”.
 
Comentário:  Conforme  Moraes  e  Oliveira  (2015,  p.  128).
assegurar  a  preservação  dos  documentos  que  não  mais  são
utilizados  pela  administração  e  que  devem  ser  mantidos,
visando  a  um  processo  de  triagem  que  estabelecerá  a
eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do
arquivo:
 
Resposta:
São documentos que não frequentemente utilizados. 
Aguardam descarte ou transferência para o arquivo 
permanente.