ativ. GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS

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Faculdade Internacional Signorelli
Curso: Biblioteconomia
Atividade: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Aluna: Neuza Aparecida Gomes Soares
O brasileiro gosta de informalidade, nosso eterno recurso é o “jeitinho”, sempre lembrado, não são apenas as pessoas: nossa própria sociedade esta estruturada na informalidade, Os postos de trabalho informais já são tão numerosos quanto aos formais. Mesmo os governantes apelam, frequentemente, para atalhos que evitam as formalidades legais e administrativas. Com as consequências que sabemos. Ninguém tem duvidas: o “jeitinho” é uma poderosa vantagem, competitiva das empresas brasileiras. Em principio não há nenhuma razão para crer que o formal seja mais eficiente ou mais ético do que o informal, nem vice- versa. Então, para que se dar ao trabalho de prescrever procedimentos, documentos, etc.? Muitas vezes “ jeitinho” é sinônimo de suborno ( que lesa todos os demais cidadãos), onde hora extras noite a dentro.
Neste inicio do século XXI, a realidade é outra. Em relatório publicado em 1999, a (OECD, 1999) aponta que o conhecimento já é responsável por mais de 50% do PIB, dos países desenvolvidos. Os fatores clássicos de produção – terra, capital e trabalho deixam de ser, assim, os principais fatores de produção e o conhecimento passa a ser o novo motor de economia. Com o surgimento da sociedade do conhecimento, os modelos econômicos que vão reger esta nova sociedade do conhecimento precisam ser revistas no sentido de incorporar o conhecimento não apenas por mais um fator de produção, mas como o fator essencial do processo de produção e geração de riqueza. O conhecimento é, assim, o principal fator de produção desta nova economia baseada em conhecimento. Esta economia baseada em conhecimento desloca o eixo da riqueza e do desenvolvimento de setores industriais tradicionais- intensivos em mão de obra , matéria- prima e conhecimento. Entretanto, mesmo na agricultura e na indústria de bens de consumo e de capital, a competição é cada vez mais baseada na capacidade de transformar informação em conhecimento e conhecimento em decisões e ações de negocio. A produtividade do conhecimento deve ser, portanto, a preocupação central dos administradores do século XXI. Os dois tipos de conhecimento, tácito e o explicito, o tácito é conhecimento subjuntivo, que é difícil de ser explicitado. O conhecimento explicito é todo aquele que pode ser explicitado oralmente ou por meio de documentos, livros, etc. GED por si só não organiza de forma adequada sua documentação, e devem existir em sua empresa documentos sem acesso justificável para montar uma estrutura de digitalização e controle em GED para eles. Não se pode abrir mão de uma organização coerente do seu arquivo simplesmente porque não foi informatizado. Um software de GED dificilmente possui todas estas funções, mesmo porque em separado elas dão melhor resultado e permitem que você integre as melhores soluções para seu problema. O usuário fica meio confuso sobre o que adquirir e se realmente suas expectativas serão atendidas. Mesmo porque, existe uma natural tendência de o fornecedor adaptar sua solução para que se resolva o problema do cliente, podendo por vezes descaracterizar o produto, levando a um custo de customização elevado e outra de manutenção futura muito grande. A duvida normalmente mais contundentes não é o que esse ou aquele software faz, mas saber o que realmente necessário no meu ambiente de GED que ira atender as necessidades dos usuários a um custo realizável. Alguns itens comumente em ambientes de GED.
- Dispositivo de entrada de imagens: escâner, câmera de foto ou filmagem, fax, e-mail.
-Dispositivos de armazenamento de documentos digitais: magnético ( discos e fitas), óptico ( CD, DVD, Worm, magnetóptico), jukebox, diskarvay, etc.
- Dispositivos de saída e visualização: monitor de vídeo, impressora, fax, plotter.
- Configurações de rede: LAN, WAN, Intranet, Internet, Extranet.
Normalmente, ao pensar em usar uma solução de Document Imaging, algumas premissas devem ser consideradas:
- Usado normalmente para documentos prontos que não sofrerão mais alterações;
- Pensa-se normalmente em usa-lo para automatizar o arquivo ativo da empresa, tendo assim uma tendência muito grande de trabalhar com imagens, ou seja, documentos em papel que foram digitalizados ( escane rizados) .
- Procura-se de preferencia formar índices de consultas no banco de dados, coerentes com o Plano de Arquivo para esses documentos, o que normalmente leva a poucos índices, facilitando o cadastro de muitos documentos.
Nunca se produziu tanto documento e se precisou ter tanta velocidade de transferência de mãos para agilizar os processos. Essa velocidade pode implicar em diferencial competitivo sob toda e qualquer esfera do ramo de negócios. Só para citar um exemplo, ate para fazermos pagamentos isto pode nos ajudar.
Quando se trata de grande volume documental em Document Imaging, procura-se trabalhar, sempre que possível, com volume e tamanho reduzidos de índices. Será visto em capítulos posteriores que a indexação é um dos itens que oneram muito o custo total de projeto de GED. Logo, quanto mais otimizado melhor. Um item que ser observado e a desempenho com seu volume de documentos. Se precisar de um ambiente com milhões de documentos, precisara de uma estrutura mais robusta e meios eficientes de pesquisa. Alias um fator que incentiva a termos poucos e curtos índices são exatamente quando possuímos volume grande de documentos. É comum você ouvir que o sistema X ou Y controla versões de documentos, mas no fundo o que ele faz é somente guardar cada uma das versões sem realmente gerenciar o que esta acontecendo com elas.
Algumas aplicações típicas em que controle de versões é útil:
- Controle de normas de qualidade;
- Documentação de projetos;
- Desenhos de manutenção de planta instalada;
- Criação de processos de compra ou outros em que documentos tem de ser a todo tempo revisados;
- Documentação de sistema de informática.
O uso de modelos de documentos predefinidos, também chamados templates, Deixa de ter necessidade da existência daqueles documentos de referencia que normalmente guardamos nos computadores para quando for necessário produzir documento similar, usa-los como base. Se puder dispor de formulários eletrônicos, será ótimo. No caso de document Management, interage com programas geradores de documento não é simplesmente clicar em um botão e o programa ser aberto com o documento sugerido. É logico que isso é desejado, mas estamos falando de algo mais, estamos nos referindo a interagir dados entre o ambiente e o programa. Isto minimiza erros de digitação e a tarefa monótona de cadastrar dados de documentos duas vezes: uma no ambiente GED e outra no próprio documento. É comum as pessoas que estão fazendo documentos, a não ser quando exigidas ao extremo e/ou faça parte do trabalho de fato, como documentos de seguro ou financeiros, fazerem seus documentos, imprimirem e alegarem que irão indexa-los depois, pois naquele momento não estão com tempo disponível para aquela atividade. É obvio que isto leva a termos um grupo de documentos que todos sabemos que são importantes, mas não estão sendo gerenciados como deveriam. Esta função importante permite que o usuário cadastre dados do documento somente uma vez, ou seja, no próprio Document Management, pois ao escolher o template desejado e com a interação pronta, ele começara o documento com ele já cadastrado no GED e no modelo desejado, sem nenhum trabalho adicional, com uma velocidade bem maior, com a codificação do documento de acordo com as normas da empresa e com a garantia de já possui-lo gerenciado. É questionável a vantagem de ter esta funcionalidade implementada. Para facilitar a solução deste problema, o ideal é que o repositório seja único e confiável que não reste nunca a duvida de qual versão é a valida ou onde devemos procurar um documento quando necessário. Uma forma muito interessante de resolver isso é fazer com que seu Document Management possatambém controlar documentos que estão em construção. Isto implica alguns itens de controle, como , por exemplo:
- Permitir uma identificação clara de que o documento em referencia esta em construção;
- Identificar quem é o responsável pela alteração naquele momento;
- Não permitir que outros tenham acesso a essa versão em construção, para evitar que decisões sejam tomadas em função de documento incompleto;
- Estar integrado com o sistema de controle de versões.
GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos-. Roquemar Baldam, Rogerio Valle, Marcos Cavalcante- Ed. São Paulo: Érica, 2002.