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1 CAMPANHA NACIONAL DAS ESCOLAS DA COMUNIDADE FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - FACECAP CURSO DE GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO MARCELO DONISETE CALLEGARI CAPIVARI - SP 2013 II CAMPANHA NACIONAL DAS ESCOLAS DA COMUNIDADE FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - FACECAP CURSO DE GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS A IMPORTÃNCIA DA AUDITORIA INTERNA DENTRO DE UMA ORGANIZAÇÃO MARCELO DONISETE CALLEGARI CAPIVARI - SP 2013 Projeto de Pesquisa de Monografia de conclusão de curso apresentado ao curso de Ciências Contábeis da FACECAP/ CNEC Capivari. Orientador: Prof Ms Marco A. Armelin III “Que os vossos esforços desafiem as impossibilidades, lembrai-vos de que as grandes coisas do homem foram conquistadas do que parecia impossível”. Charles Claplin IV AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, que é soberano em sabedoria e me iluminou mostrando o caminho que deveria seguir. Aos meus familiares que me apoiaram desde o inicio da faculdade, lembrando que vocês são o meio apoio e motivo para sempre seguir em frente perante a qualquer dificuldade. A minha namorada Taís que me suportou, foi paciente e me deu total apoio nesses meses de nervosismo e dores de cabeça. A empresa Lolly Baby e Tatiane Benatti pelo tempo e dedicação empregados ao estudo de caso. Ao meu orientador Marco A. Armelin pelas informações e conhecimentos fornecidos, sem você Marco não teria conseguido. Aos meus colegas da turma dos formandos 2013 em Ciências Contábeis da Faculdade Cenecista de Capivari. A todos, Muito Obrigado V CALLEGARI, Marcelo Donisete. A Importância da auditoria Interna dentro de uma organização. Projeto de Pesquisa de Monografia de Conclusão de Curso. Curso de Graduação em Ciências Contábeis. Faculdade Cenecista de Capivari – CNEC. 31 páginas, 2013. RESUMO Este trabalho tem por objetivo tratar sobre a importância da auditoria interna dentro de uma organização e suas ferramentas de controle que auxiliam os gestores a identificar a eficácia e a eficiência das atividades operacionais da empresa. Este estudo é de caráter descritivo com uma abordagem qualitativa a partir de um estudo de caso em uma empresa de produtos infantis. Identificada a estrutura organizacional utilizada na empresa em questão e também analisados os dados obtidos através de um questionário aplicados à líder de qualidade. Destaca-se que a Auditoria Interna é indispensável para alcançar o sucesso empresarial, visto que as empresas necessitam de ferramentas que as auxiliem no seu processo de gestão, detectando e prevenindo possíveis falhas, bem como avaliando e examinando as atividades desempenhadas pela mesma. Palavras-chave: 1. Auditoria Contábil, 2. Empresa, 3. Gestão, 4. Sucesso VI CALLEGARI, Marcelo Donisete. The Importance of Internal Audit within an organization. Research Project Monograph Course Completion. Undergraduate course in Accounting. Faculty Cenecista Capivari - CNEC. 31 pages, 2013. ABSTRACT This work aims to address the importance of internal auditing within an organization, and control tools that help managers identify the effectiveness and efficiency of the company's operating activities. This is a descriptive study with a qualitative approach from a case study in a company of children's products. Identified the organizational structure used in the company in question and also analyzed the data obtained through a questionnaire applied to the leader. It is noteworthy that the Internal Audit is essential to achieve business success, as companies need tools that help them in their process management, detecting and preventing potential failures, as well as assessing and reviewing the activities performed by the same. Keywords: 1. Auditing, 2. Company 3. Management 4. Success VII VIII SUMÁRIO INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 1 CAPÍTULO 1 – APRESENTAÇÃO DO TRABALHO ............................................... 2 1.1. Caracterização do Problema ......................................................................... 2 1.2. Apresentação e Justificativa deste trabalho .................................................. 3 1.3. Relevância do Trabalho ................................................................................ 3 1.4. Objetivos do Estudo ....................................................................................... 4 1.5. Estrutura do Trabalho .................................................................................... 5 CAPÍTULO 2 – REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ........................................................... 7 2.1. O Processo de Auditoria e seus Conceitos ................................................... 7 2.1.1. Conceito de Auditoria.......................................................................... 7 2.2. Auditoria Interna ............................................................................................ 8 CAPÍTULO 3 – METODOLOGIA DA PESQUISA. ................................................. 14 3.1. Definição da Metodologia ........................................................................... 14 3.2. Formas de Obtenção de Dados ................................................................... 19 CAPÍTULO 4 – CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................ 20 4.1. Histórico da Empresa Alvo .......................................................................... 20 4.1.1. Histórico da Empresa ........................................................................ 21 4.2. Missão da Empresa .............. ...................................................................... 21 4.3. Visão da Empresa ....................................................................................... 21 4.4. Valores ....................................................................................................... 22 4.5. Política da Empresa ..................................................................................... 22 4.6. Setor Econômico ......................................................................................... 22 4.7. Segmento de Mercado ................................................................................ 23 CAPÍTULO 5 – PESQUISA E ANÁLISE DE DADOS ............................................ 24 5.1. Dados Coletados ......................................................................................... 24 5.2. Resultados do Questionário Aplicado .......................................................... 24 CONSIDERAÇÕES FINAIS. ................................................................................. 27 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 28 ANEXOS ............................................................................................................... 30 1 INTRODUÇÃO As empresas estão cadavez mais obrigadas à tornarem seus processos com custos mais baixos, a concorrência acirrada e consequentemente, a redução de suas margens de lucros, exigem que as empresas tomem medidas para viabilizar a concorrência, reduzindo, não somente seus custos de produção mas, também seus custos de gestão e operacionais, estamos vivendo um momento em que gerir recursos com economia, eficiência e eficácia é muito importante para a sobrevivência de uma empresa. Isto acaba exigindo cada vez mais de profissionais capacitados que consigam dar conta da constante mudança da legislação e economia brasileira. Diante dessa mudança, um grande número de empresas está cada vez mais optando pelo controle interno, que graças à globalização e a tecnologia oferecerem números precisos e controles eficientes que auxiliam em uma tomada de decisão frente ao mercado, cada vez mais disputado. Os chamados controles de gestão asseguram que os planos traçados pelos gestores sejam executados como o planejado O controle interno tem a função de dar suporte ao trabalho de auditoria, dando tratativas aos problemas encontrados e evitando assim o grande número de não conformidades. Este trabalho tem o objetivo de informar o papel do controle interno dentro de uma organização. 2 CAPÍTULO 1 – APRESENTAÇÃO DO TRABALHO 1.1 - Caracterização do Problema A necessidade de controles mais rígidos e acompanhamento contínuo dos processos de uma empresa são constantes, principalmente pelo acirramento da competitividade no mercado e pela globalização pelo qual passamos. A necessidade crescente de ajustes e redução de custos em seus processos, sejam eles industriais, comerciais ou operacionais, faz com que as empresas passem a se utilizar de ferramentas que possam tornar viáveis que se consigam atingir seus objetivos e, uma das principais maneiras de se conseguir esta tão desejada redução de custos, passa pela necessidade de se usar Controles Internos mais apropriados e mais rígidos, principalmente devido ao aumento da competitividade entre as empresas, onde os membros da alta administração através dos mecanismos de gestão podem controlar as operações realizadas pela empresa, auxiliando-os na análise das perspectivas futuras, tendências de crescimento e rentabilidade atual. Uma das possibilidades de controles e talvez, além desses controles, a necessidade de um acompanhamento melhor de suas funcionalidades e desempenho, seria a Auditoria Interna. Desta forma, a fim de compreender as necessidades das empresas, é estudada uma Empresa de Produtos Infantis tendo em vista a vontade de demonstrar os mecanismos de Controle Interno utilizados por ela, podendo destacar a seguinte pergunta-problema: Qual a importância da Auditoria Interna dentro de uma organização produtora de produtos infantis? 3 1.2 - Apresentação e justificativa deste trabalho O mercado está cada vez mais mudado, em um ambiente globalizado e competitivo, é de extrema importância que as empresas busquem cada vez mais ferramentas que lhe auxiliem nos controles internos. O profissional da área contábil está cada vez mais sendo valorizado. As informações passadas aos presidentes da empresa devem ser explícitas e claras, para que, diante das análises eles possam tomar as melhores decisões em virtude do crescimento e expansão dos negócios. O avanço tecnológico e as modernizações ocorridas nos últimos anos obrigam as empresas a se adaptarem as novas exigências do mercado. Fazendo com que procurem o aperfeiçoamento de seus negócios, otimizando seus Controles Internos e desenvolvendo suas rotinas de trabalho visando o seu crescimento e a sua estabilidade econômica. A contabilidade passou a exercer um papel importante dentro da visão dos administradores, acompanhando as decisões tomadas por eles e auxiliando-os na execução de seus trabalhos, em busca das metas almejadas pela empresa. Perante a estes estudos a Auditoria Interna se constitui como um mecanismo de apoio à gestão, auxiliando a organização a alcançar seus objetivos, tornando-se uma ferramenta indispensável, focada na melhoria dos controles e processos, minimizando riscos e otimizando suas atividades. 1.3 - Relevância do Trabalho A definição deste estudo teve base tanto a relevância do tema, como o interesse acadêmico-científico e a contribuição prática para as organizações envolvidas com o trabalho. 4 O tema principal do estudo – Auditoria Interna – torna-se relevante pelo motivo de poder trazer contribuição de aprofundamento no conhecimento de conceitos, ferramentas e aplicações do processo de auditoria nas empresas, bem como seus reflexos no dia-a-dia das mesmas e a possibilidade de se conseguir ajustes nos processos industriais, gerenciais e/ou operacionais das mesmas. Principalmente por se tratar de uma empresa do ramo de produtos infantis, existe ainda, a necessidade de estar se apresentando diante do mercado como sendo uma empresa de grande responsabilidade e com os conceitos de qualidade cada vez mais apurados, para tanto, o desenvolvimento do tema proposto tem a função de esclarecer qual a importância da Auditoria Interna dentro de uma organização. 1.4. Objetivos Deste Estudo Tendo como ponto de partida a pergunta problema, Qual a importância da Auditoria Interna dentro de uma empresa de produtos infantis? O trabalho visa mostrar o que os diversos autores trazem sobre os processos de auditoria e seus reflexos sobre as atividades das empresas. Pode-se, no entanto, colocar como sendo o objetivo geral desta pesquisa está em descrever a importância da Auditoria Interna dentro da empresa. Baseado nos esclarecimentos feitos, pode-se ainda destacar como objetivos específicos: • Relatar conceitos e definições sobre auditoria; 5 • Ressaltar a importância da auditoria interna nas organizações; • Mostrar como a auditoria interna pode contribuir para o processo decisório; • Levantar se a empresa possui Auditoria Interna; • Levantar, caso possua, porque se decidiu em implantá-la; • Levantar, na opinião da empresa, se a Auditoria lhe trouxe benefícios e quais foram os reflexos para a mesma; 1.5 - Estrutura do trabalho Este trabalho está organizados em 5 capítulos além de um apêndice. No capítulo 1, foi feita a apresentação e justificativa do trabalho. No segundo capítulo, serão apresentados os conceitos de auditoria e aprofundamos um pouco com auditoria interna. O terceiro capítulo é apresentado a Metodologia utilizada na pesquisa, mostrando os conceitos, modelos e procedimentos que foram adotados para a coleta dos dados da pesquisa de campo, além de outros detalhes. No capítulo 4, foi feito uma apresentação da empresa alvo onde será aplicado o questionário, mostrando sua fundação, missão, valores, política, segmento de mercado e setor econômico. No quinto capítulo, analisamos os dados coletados na empresa através do estudo de caso aplicado. 6 E, por fim, estão as considerações finais, onde será analisado se o objetivo do trabalho foi atingido e de que forma. 7 CAPÍTULO 2 – Revisão Bibliográfica 2.1 – O processo de auditoria e seus conceitos 2.1.1 – Conceito de Auditoria Podemos definir Auditoria como uma forma bem simples de levantamento, estudo e avaliação dos procedimentos, ou também como uma revisão das demonstrações contábeis, registros e operações financeiras de uma entidade, a fim de que ela se enquadre às normas pertinentes e à legislação pertinente.Hoog (2007, p. 65) diz que: “Auditoria contábil é o procedimento científico relativo à certificação dos elementos da riqueza aziendal, normalmente contabilizados nas fundações, associações, sociedades empresária e simples. Assegurando a credibilidade das informações das peças contábeis e a integridade do conjunto de bens e obrigações e da situação líquida, visa a minimização ou eliminação dos riscos fiscais, societários, ambientais, trabalhistas, previdenciários, sistêmicos ou não da ambiência.” Em busca cada vez mais do seu lugar no mercado econômico, as empresas estão investindo em auditoria. Manter todos os registros em ordem para a certificação, e talvez um dos motivos mais importantes ligados a auditoria é, tentar evitar as fraudes que estão sendo cada vez mais comuns dentro das organizações. 8 Diz Franco (2001, p.18): “A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionadas com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros, e das demonstrações contábeis deles decorrentes.” A auditoria interna é uma atividade de avaliação interna independente existente dentro de uma organização, destinadas às revisões das operações contábeis, financeiras, fiscais etc. Os resultados de seus trabalhos visam prestar assessoria á administração. A auditoria interna é, portanto, um controle administrativo cuja atribuição é verificar e avaliar a efetividade dos demais controles. Assim, podemos dizer que o objetivo geral do trabalho da auditoria interna consiste em prestar assistência a todos os membros da administração, no sentido de levar a um cumprimento eficiente de suas responsabilidades, proporcionando-lhes análises, avaliações, recomendações e comentários pertinentes ás atividades examinadas. (ATTIE,1987, p.72). Segundo ERLON RODRIGO DA SILVA (2008, pág. 9) Hoje em dia as empresas buscam casa vez mais seu espaço entre o sucesso. Em virtude disso, as mudanças ocorridas no ambiente empresarial nos últimos anos, faz-se necessário uma melhor compreensão da importância de se auditar os sistemas de controle das empresas. As operações das empresas estão se tornando cada vez mais complexas aumentando-se, portanto, a necessidade da utilização de normas e procedimentos eficientes de gestão. 9 Diante disso Attie (1992, p.26) enfatiza que: A partir desse momento, a administração passa a necessitar de alguém que lhes afirme que os controles e as rotinas de trabalho estão sendo habitualmente executados e que os dados contábeis, com efetividade, merecem confiança, pois espelham a realidade econômica e financeira da empresa. A Auditoria Interna neste momento é concebida, toma forma embrionária como uma atividade necessária à organização e desenvolve-se a fim de seguir a gerência ativa, concedendo-lhe alternativas, como ferramenta de trabalho, de controle, assessoria e administração. 2.2 – Auditoria Interna A Auditoria Interna é um conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade, como um serviço prestado à administração ou auditoria operacional ou de gestão. A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. (CREPALDI, 2002, p.41). Assim é indispensável que o auditor proceda ao exame em extensão e profundidade necessárias, para certificar-se de que as demonstrações contábeis foram elaboradas de acordo com os 10 princípios fundamentais de contabilidade. (CREPALDI, 2002, p.134). Segundo ERLON RODRIGO DA SILVA (2008, pág. 12) A contabilidade utiliza a Auditoria Interna com o objetivo de avaliar e comunicar se os sistemas gerenciais da empresa estão sendo utilizados com eficiência, bem como verificar se os dados contábeis representam efetivamente a situação econômica e financeira da empresa. Justifica-se, este trabalho, pela contribuição tanto para o meio acadêmico no que diz respeito ao enriquecimento do conhecimento, como, principalmente, para os empresários no que se refere às deficiências que podem ser encontradas no processo de gestão e nos sistemas de Controles Internos através da Auditoria Interna. Dentro deste contexto, deve-se ressaltar a importância da Auditoria Interna na prevenção, identificação, correção de irregularidades dentro das organizações. Com o constante desenvolvimento das empresas e a diversificação de suas atividades econômicas, a Auditoria Interna vem se tornando um recurso indispensável para avaliar a eficiência dos gestores e zelar pela confiabilidade das informações geradas. Disse Paula (1999, p.40): A Auditoria Interna é importante para a entidade, porque: · é parte essencial do sistema global do controle interno; 11 · leva ao conhecimento da alta administração o retrato fiel do desempenho da empresa, seus problemas, pontos críticos e necessidades de providências, sugerindo soluções; · mostra os desvios organizacionais existentes no processo decisório e no planejamento; · é uma atividade abrangente, cobrindo todas as áreas da empresa; · é medida pelos resultados alcançados na assessoria à alta administração e à estrutura organizacional, quanto ao cumprimento das políticas traçadas, da legislação aplicável e dos normativos internos; · apresenta sugestões para a melhoria dos controles implantados ou em estudos de viabilização; · recomenda redução de custos, eliminação de desperdícios, melhoria da qualidade e aumento da produtividade; · assegura que os controles e as rotinas estejam sendo corretamente executados, que os dados contábeis merecem confiança e refletem a realidade da organização e que as diretrizes traçadas estão sendo observadas; · estimula o funcionamento regular do sistema de custos, controle interno e o cumprimento da legislação; · coordena o relacionamento com os órgãos de controle governamental; · avalia, de forma independente, as atividades desenvolvidas pelos diversos órgãos da companhia e por empresas controladas e coligadas; · ajuda a administração na busca de eficiência e do melhor desempenho, nas funções operacionais e na gestão dos negócios da companhia. Desta forma, pode-se constatar que a Auditoria Interna é uma ferramenta de controle sobre as informações, registros, ações e funções existentes nas organizações, que serve de auxilio aos administradores e proprietários para a tomada de decisão, identificando áreas problemáticas e sugerindo correções. 12 Assim, o principal meio de controle de que dispõe uma administração é contabilidade. Esta, entretanto, através da escrituração, registra os fatos após sua ocorrência (controle conseqüente), enquanto outros meios de controle são utilizados para constar a ocorrência no momento em que ela se verifica (controle concomitante), existindo ainda aqueles que prevêem a ocorrência do fato por antecipação(controle antecedente). São, portanto, meios de controle interno todos os registros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, fatura, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organização administrativa que formam o sistema de vigilância, fiscalização e verificação utilizadas pelos administradores para exercer o controle sobre todos os fatos ocorridos na empresa e sobre todos os atos praticados por aqueles que exercem funções diretas ou indiretamente relacionados com a organização, o patrimônio e o funcionamento da empresa. (FRANCO;MARRA, 1991, p. 207). Paula (1999, p.42) afirma que a Auditoria Interna é necessária para a entidade: · para garantir que os procedimentos internos e as rotinas de trabalho sejam executados de forma a atender aos objetivos da entidade e às diretrizes da alta administração; · porque atesta a integridade e fidedignidade dos dados contábeis e das informações gerenciais, que irão subsidiar as tomadas de decisão dos dirigentes; · por salvaguardar os valores da entidade; · porque, mesmo com todos os controles perfeitos, ainda existiriam pessoas em seus quadros de funcionários sujeitas às naturais fraquezas humanas, para as quais não existem controles; · por permitir a análise dos dados com isenção e independência; · porque assessora a administração no desempenho de suas funções e responsabilidades, fortalecendo o controle interno; · por sua importância como órgão de assessoramento, servindo como olhos e ouvidos de seus dirigentes; 13 · porque colabora com o fortalecimento dos Controles Internos e ajuda a agregar valor aos produtos; · porque assegura à alta administração que as diretrizes administrativas e de ordem legal estão sendo cumpridas adequadamente; · para fins de acompanhamento de fatores críticos de sucesso; · por avaliar os Controles Internos da empresa. A sua existência, a médio e longo prazo, poderia ocasionar a deterioração dos Controles Internos de uma maneira geral; · porque a Auditoria Interna traduz-se num dos braços da alta administração; · por ser obrigatória sob os aspectos, legal e estatutário. Podem existir muitos motivos para garantir a necessidade da Auditoria Interna para as empresas, entretanto a Auditoria Interna será sempre considerada necessária quando puder contribuir de alguma forma para melhorar o desempenho da empresa. 14 CAPÍTULO 3 – METODOLOGIA DA PESQUISA 3.1 – Definição da Metodologia Segundo DEMO (1987) define-se metodologia como um conjunto de métodos e técnicas que tem por objetivo traçar comparação da realidade com a teoria, ou seja, é o estudo do tipo de processo empregado na elaboração do projeto, tem como objetivo captar e analisar as características dos vários métodos disponíveis, avaliarem suas capacidades, potencialidades, limitações ou distorções e criticar os pressupostos ou as suas implicações de sua utilização. Na metodologia de pesquisa, encontramos meios e técnicas utilizadas para atingir os objetivos anteriormente apresentados e as perguntas que podemos fazer são: Como fazer? Onde fazer? Com quem fazer? Quanto? Quando fazer? (BEZZON,2005, p.23) Segundo, ANDRADE (1999, p.106,107) existem três tipos de pesquisas, são elas: a) Pesquisa exploratória, ela é classificada como o primeiro passo do trabalho cientifico, são finalidades desse tipo de pesquisa, proporcionar maiores informações sobre determinado assunto; facilitar a delimitação de um tema de trabalho; definir os objetivos ou formular as hipóteses de uma pesquisa ou descobrir novo tipo de enfoque para o trabalho. Através das pesquisas exploratórias avalia-se a possibilidade de desenvolver uma boa pesquisa sobre determinado assunto. 15 Portanto a pesquisa exploratória, na maioria dos casos, constitui um trabalho preliminar ou preparatório para outro tipo de pesquisa. b) Pesquisa descritiva, esse tipo de pesquisa não tem interferência do pesquisador, os fatos são observados, registrados, analisados e interpretados, isso significa que os fenômenos do mundo físico e humano são estudados, mas não manipulados pelo pesquisador, elas são habitualmente solicitadas por empresas comerciais (aceitação de novas marcas, novos produtos ou embalagens), institutos pedagógicos (nível de escolaridade ou rendimento escolar), partidos políticos (as preferências eleitorais ou político partidárias) etc. Uma das características dessa pesquisa descritiva é a coleta de dados, realizada principalmente através de questionários e da observação sistemática. c) Pesquisa explicativa, esse tipo de pesquisa além de registrar, analisar e interpretar os fenômenos estudados, também procura identificar suas causas, esse tipo de pesquisa tem como objetivo aprofundar o conhecimento da realidade, procurando a razão o porquê das coisas, por esse motivo esta mais sujeita a cometer erros, contudo pode-se afirmar que os resultados das pesquisas explicativas fundamentam o conhecimento cientifico. 16 Quando o homem começou a interrogar – se a respeito dos fatos do mundo exterior, na cultura e na natureza, surgiu a necessidade de uma metodologia da pesquisa cientifica. Metodologia é o conjunto de métodos ou caminhos que são percorridos na busca do conhecimento. Andrade(1999 p.111) Neste trabalho foi utilizado um estudo de caso, realizando uma pesquisa de campo, onde procurei abordar a pessoa que atua na área de qualidade, para assim conseguir chegar mais próximo possível do objetivo da pesquisa. Na opinião de Gil (1996, p.91,92). A elaboração de um questionário consiste basicamente em traduzir os objetivos específicos da pesquisa em itens bem redigidos. Naturalmente, não existem normas rígidas a respeito da elaboração do questionário. Todavia, é possível, com base na experiência dos pesquisadores, definir algumas regras práticas a esse respeito: a) as questões devem ser preferencialmente fechadas, mas com alternativas suficientemente exaustivas para abrigar a ampla gama de respostas possíveis; b) devem ser incluídas apenas as perguntas relacionadas ao problema proposto; c) não devem ser incluídas perguntas cujas respostas possam ser obtidas de forma mais preciosa por outros procedimentos; 17 d) deve-se levar em conta as implicações da pergunta com os procedimentos de tabulação e análise dos dados; e) devem ser evitadas perguntas que penetrem na intimidade das pessoas; f) as perguntas devem ser formuladas de maneira clara, concreta e precisa; g) deve – se levar em consideração o sistema de referência do entrevistado, bem como o seu nível de informação; h) a pergunta deve possibilitar uma única interpretação; i) a pergunta não deve sugerir respostas; j) as perguntas devem referir-se a uma única idéia de cada vez; l) o número de perguntas deve ser limitado; m) o questionário deve ser iniciado com perguntas mais simples e finalizado com as mais complexas; 18 n) as perguntas devem ser dispersadas sempre que houver possibilidade de “contagio”; o) convém evitar as perguntas que provoquem respostas defensivas, estereotipadas ou socialmente indesejável que acabam por encobrir sua real percepção acerca do fato; p) na medida do possível, devem ser evitadas as perguntas personalizadas, diretas, que geralmente se iniciam por expressões do tipo “ o que você pensa a respeito de...”, “na sua opinião...”etc, as quais tendem a provocar respostas de fuga; q) deve ser evitada a inclusão,nas perguntas, de palavras estereotipadas, bem como a menção a personalidades de destaque, que podem influenciar nas respostas, tanto em sentido positivo quanto negativo; r) cuidados especiais devem ser tomados em relação à apresentação gráfica do questionário, tendo em vista facilitar seu preenchimento; s) o questionário deve conter uma introdução que informe acerca da entidade patrocinadora, das razões que determinaram a realização da pesquisa e da importância das respostas para atingir seus objetivos; t) o questionário deve conter instruções acerca do correto preenchimento das questões, preferencialmente com caracteres gráficos diferenciados . 19 3.2 – FORMAS DE OBTENÇÃO DE DADOS Na coleta dos dados da revisão bibliográfica foram utilizados livros, enciclopédias, artigos científicos e textos da internet e o estudo de caso foi realizado uma entrevista com a líder de qualidade da Empresa Lolly Baby Produtos Infantis LTDA, para isso foi montado um questionário com 7 perguntas com fim de responder sobre a importância da auditoria interna dentro de uma organização. Segundo Gil (1996), um dos principais limitadores da entrevista é o fornecimento de respostas falsas, determinadas por razões conscientes ou inconscientes, e a influencia das opiniões pessoais do entrevistador sobre as respostas do entrevistado. Para se minimizar estas influencias, elaborou-se um questionário de perguntas, cuja ordem das perguntas permaneceu inalterada para todos os entrevistados. Porém, durante a análise em foco na empresa alvo, optamos por, ao aplicá-lo, fazê-lo apenas á líder de qualidade, pois é a pessoa mais qualificada para tal fim. As respostas obtidas foram analisadas e utilizadas para a conclusão da pesquisa de campo e entretenimento na prática sobre a teoria utilizada. 20 CAPÍTULO 4 – CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA Este capítulo tem o objetivo de apresentar a empresa-alvo, empresa esta que fará parte do Estudo de Caso (Pesquisa de Campo) que será realizado por essa pesquisa, cabe, no entanto ressaltar que, as informações aqui apresentadas fazem parte também de um Relatório de Estágio realizado pelo próprio pesquisador como um dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis da Faculdade Cenecista de Capivari. 4.1 – HISTÓRICO DA EMPRESA ALVO NOME: Lolly Baby Produtos Infantis LTDA ENDEREÇO: Madre Valéria, Nº 263, Centro. CIDADE: Capivari UF: SP CEP: 13.360-000 TELEFONE/FAX: (19) 3491-5150 E-MAIL: qualidade@lollybay.com.br SITE: www.lollybaby.com.br RAMO DE ATIVIDADE: Produção e Comércio de Produtos Infantis OBJETIVO EMPRESARIAL: Assegurar a satisfação dos clientes, visando atender suas expectativas através de nossos produtos, serviços e processos, buscando a melhoria contínua em atendimento aos requisitos com qualidade na fabricação de produtos infantis. PORTE DA EMPRESA: Médio Nº DE EMPREGADOS: 263 funcionários FATURAMENTO ANUAL: Não divulgado CAPITAL SOCIAL: Não divulgado 21 4.1.1 – HISTÓRICO DA EMPRESA A Lolly Baby Produtos Infantis LTDA, está localizada na rua Madre Valéria, 263 – Centro em Capivari-SP, foi constituída em 06 de Março de 1990, para atuar no mercado como uma empresa que fabrica e comercializa produtos infantis, assim sendo, produz mamadeiras, bicos, chupetas, mordedores, chocalhos, prendedores, alfinetes, saboneteiras, e demais outros acessórios para crianças. A empresa nesse longo caminho de mercado evoluiu e expandiu, como exemplo disso, uma empresa que foi constituída por Laudemir Loatti e contava apenas com 10 empregados, e hoje possui um total de 263 profissionais qualificados para cada área. Assim, podemos dizer que nossa empresa tem motivo suficiente para estar plenamente satisfeito com os objetivos alcançados no decorrer dos anos da sua existência, esperando sempre estarmos dispostos e confiantes para atingirmos novas conquistas e ajudar os nossos profissionais e clientes a se realizarem também. 4.2 – MISSÃO DA EMPRESA A missão da Lolly Baby é produzir chupetas, mamadeiras e acessórios infantis com a melhor qualidade e o melhor preço e distribuí-los para todo o Brasil. 4.3 – VISÃO DA EMPRESA A visão da Lolly é ser a 1ª marca em chupetas, mamadeiras, acessórios infantis do Brasil até 2022. 22 4.4 – VALORES Os princípios que os clientes, fornecedores, funcionários, acionistas e sociedade devem identificar na Lolly Baby como destaques são: � Honestidade � Transparência � Competência 4.5 – POLÍTICA DA EMPRESA A política da Lolly é: “Assegurar a satisfação dos clientes, visando atender suas expectativas através de nossos produtos, serviços e processos, buscando a melhoria contínua em atendimento aos requisitos com qualidade na fabricação e comercialização de produtos infantis.” 4.6 – SETOR ECONÔMICO A economia do país é dividida em três setores: Setor Primário – É o setor que explora os recursos da natureza, e que fornece a matéria-prima para as indústrias. Setor Secundário – É o setor que transforma a matéria-prima em produtos industrializados. Setor Terciário – É o setor econômico relacionado as prestações de serviços. A Lolly Baby enquadra-se no Setor Secundário, sua atividade é a transformação de matérias primas (plásticos) em produtos industrializados para 23 o consumo. Depois do processo de industrialização, esses produtos são comercializados a diferentes tipos de estabelecimentos, como distribuidoras, supermercados, farmácias e lojas do segmento de produtos infantis, para chegar ao consumidor final. De acordo com dados do IBGE na tabela abaixo publicada pela Abrapur, mostra a taxa bruta de natalidade e mortalidade, que em 2011 foram de 14,68 e 6,29 respectivamente. A taxa de natalidade representa mais que o dobro da taxa de mortalidade e com isso, o setor de puericultura é muito beneficiado. 4.7 – SEGMENTO DE MERCADO A Lolly Baby atua na área de fabricação de artefatos de material plástico para uso pessoal e doméstico e comércio atacadista desses artigos para todo o Brasil. 24 CAPÍTULO 5 – PESQUISA E ANÁLISE DE DADOS 5.1 – DADOS COLETADOS Através de um questionário aplicado a Tatiane Benatti líder de qualidade da empresa Lolly Baby Produtos Infantis LTDA coletei importantes informações para o andar e desenvolvimento desta monografia que estão descritos abaixo, que com sua ampla experiência no setor foi possível analisar as possibilidades e/ou dificuldades que acontecem na prática da Auditoria Interna dentro da organização. 5.2 – RESULTADOS DO QUESTIONÁRIO APLICADO Neste capítulo, serão apresentados os resultados obtidos através de perguntas realizadas na pesquisa de campo (estudo de caso), realizado na empresa Lolly Baby Produtos Infantis LTDA, o qual foi respondido pela líder de qualidade Tatiane Benatti, ressaltando que a entrevista realizada na data de 21/10/2013. Na primeira pergunta o entrevistado afirmou que a empresa utiliza a auditoria interna dentro da empresa. Seguindo com o questionário, a segunda pergunta foi há quanto tempo a auditoria interna estava sendo usada dentro da empresa. A líder de qualidade respondeu que a auditoria começou a ser usada em março de 2011 e completou que no inicio ela era realizada anualmente, mas observou-se a 25 necessidade de diminuir o período e desde março de 2012 a mesma é realizada em períodos semestrais. A terceira aplicada ao perguntado o porquê da decisão de se implantar a auditoria internadentro da empresa foi tomado, o entrevistado seguiu o que fala PAULA, 1999 p.40, onde designa-se o motivo a busca de melhoria nos processos industriais da empresa e para melhorar o controle de gestão. A quarta questão chega como a auditoria interna é importante dentro da empresa, o entrevistado ressalta sua importância e completa dizendo que houve uma grande melhora no Sistema de Gestão da Qualidade da organização e na padronização dos processos, documentação e satisfação dos clientes bem como a melhoria contínua de todos os processos, isso acaba garantindo a qualidade nos processos e o envolvimento da direção, acordando com que diz ATTIE, 1987, p.72. Na quinta pergunta ao ser questionado como a auditoria interna contribui para o processo decisório da empresa o entrevistado respondeu que, melhorou a identificação de problemas de não conformidades ou oportunidades de melhoria da empresa, obrigatoriamente deve se criar um plano de ação. Que consiste em diagnosticar, ou seja, encontrar a causa desses problemas e agir nele. Assim acelerar a resolução dos problemas e a tomada das decisões. Que está no embasamento de CREPALDI, 2002, p.41. A sexta pergunta, sobre os benefícios da auditoria interna, o entrevistado falou da organização dos processos internos, a criação de instruções de trabalho, procedimentos operacionais, bem como a implantação do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). A melhoria no monitoramento dos processos através de indicadores gráficos, criação de documentos tais como as O.P (ordens de produção), manual de qualidade, procedimentos obrigatórios, controle de 26 documentos internos. Fez com que a Direção se comprometesse com o SGQ, definindo uma Política da Qualidade. Aumentou a satisfação dos clientes, através da medição e monitoramento dos processos. Produtos não-conformes agora são identificados já no processo, evitando que o mesmo chegue até nossos clientes, junto com a rastreabilidade de todos os produtos, além de identificar os pontos de melhoria e pontos que necessitam de correção (ações preventivas e corretivas), seguindo os conceitos de FRANCO, 1991, p.207. Quanto a sétima questão ao ser perguntado como é feita a auditoria interna dentro da empresa o entrevistado responde: é feito o planejamento, onde é definido quais processos serão auditados, data e hora programados e o nome do auditor que realizará a audição. Após é feita uma reunião de abertura, onde o auditor se apresenta para os responsáveis de casa área, finalizando isso dá- se inicio a auditoria propriamente dita. Ele busca as conformidades dos processos através de entrevistas com os funcionários de todas as áreas (com exceção do departamento financeiro). Após o término da auditoria há uma reunião de encerramento com os gestores, onde ele destaca os pontos fracos e fortes da auditoria, bem como as não conformidades e observações. Há a elaboração de um relatório de auditoria, onde a empresa deverá analisar e tomar as ações para os apontamentos realizados pelo auditor. Essas ações são denominadas de Plano de Ação Corretiva (para as não conformidades) Plano de Ação Preventiva (para as observações e oportunidades de melhoria). 27 CONSIDERAÇÕES FINAIS A auditoria interna está passando por um momento único em sua história, com o objetivo de consolidar os principais alicerces da estrutura de administração das organizações. O seu papel mais amplo posicionado num contexto de gestão, nos processos de gestão de riscos, auxiliando na prevenção de perdas e na identificação de oportunidades de melhoria dos instrumentos de gestão e controle das operações, tem produzido resultados positivos. Neste trabalho após considerarmos a pergunta problema “Qual a importância da Auditoria Interna dentro de uma organização produtora de produtos infantis?” foi respondida de acordo com objetivos deste trabalho foram atingidos, através do estudo de caso aplicado foi percebido a grande importância da auditoria interna, levando a empresa ao crescimento e a solução de vários problemas. Nas organizações a auditoria interna atua como um “dedo-duro” dos erros, com atitudes e ideias voltadas para alavancar resultados, e não somente exercer atividades de controles internos. O profissional auditor deve estar permanentemente atualizado, através de estudos contínuos, adequando-se e adaptando-se às novas exigências do mercado. Conclui-se, que a auditoria interna é uma importante ferramenta que auxilia a administração da empresa, assegurando que os controles internos e rotinas de trabalho estejam sendo executadas de maneira segura, diante disso, com esse auxílio cada vez mais aprimorado e várias empresas adotando para seu sucesso o mercado reconhece e o profissional auditor maduro e bem qualificado obtenha seu espaço e faça carreira. 28 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS http://www.crcsp.org.br/ http://scholar.google.com.br/ HOOG, Wilson Alberto Zappa. Filosofia Aplicado à Contabilidade. 1. Ed – Editora Juruá SILVA, Erlon Rodrigo da. A Importância da Auditoria Interna na Gestão dos Recursos. 2008 FRANCO, Anderson Marra. Auditoria Interna Organizacional. 2002 PAULA, Maria Goreth Miranda Almeida. Auditoria Interna – Embasamento Conceitual e Suporte Tecnológico. São Paulo: Atlas, 1999 ANDRADE, M. M. de. Introdução à Metodologia do Trabalho Científico: Elaboração de Trabalhos na Graduação. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1999. IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade Introdutória. 10. Ed. – São Paulo - S.P – Editora Atlas, 2007 LOPES, Alexsandro Broedel. Teoria Avançada da Contabilidade. 1. Ed. – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2008 29 ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria – Um curso Moderno e Completo. 8. Ed. – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2012 BOYNTON, William C. Auditoria. 7. Ed. – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2002 ATTIE, William. Auditoria Interna. São Paulo: Atlas, 1992. JOHNSON, Raymond N. Auditoria. 7. Ed. – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2002 KELL, Walter G. Auditoria. 7. Ed. – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2002 FRANCO, Hilário. Contabilidade Geral. 5. Ed. – São Paulo – S.P - 1991 CREPALDI, Sílvio Aparecido. Auditoria Contábil. 2. Ed – São Paulo – S.P – Editora Atlas, 2011 GIL, Antonio Carlos. Método e Técnicas de Pesquisa Social. São Paulo, Editora Atlas, 1999 DEMO, Pedro. Introdução à Metodologia da Ciência. 2. Ed. - São Paulo. Editora Atlas, 1987 BEZZON, Lara Crivelaro. Guia Prático de Monografias, Dissertações e Teses. 3. Ed – Campinas – S.P, 2005 30 PERGUNTAS ELABORADAS PARA O QUESTIONÁRIO 1-)Vocês possuem uma auditoria interna? ( ) Sim ( )Não 2-)Há quanto tempo? 3-)Porque se decidiram implantar a auditoria interna? 4-)Qual a importância da Auditoria Interna dentro da empresa? 5-)Mostrar como a auditoria interna contribuiu para o processo decisório 6-)Que benefícios a auditoria lhe trouxe? 7-)Como é o processo de auditoria dentro da empresa?
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