Técnicas de organização de eventos

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TÉCNICA DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
EMENTA:
Eventos como instrumento de comunicação. Classificação de eventos. Patrocínio, apoio e execução de eventos.
o começo sempre é bom...
 
FÁBIO MONNERAT
Graduado em Comunicação Social, Publicidade e Propaganda, pela UNESA -Universidade Estácio de Sá.
MBA em Marketing Empresarial pela UFF - Universidade Federal Fluminense.
Diretor de Planejamento, Relações Públicas e Marketing da agência über Fashion Marketing
Membro da consultoria de marketing LEMA, da Fundação Euclides da Cunha – UFF.
Toda atenção é pouca...
  AVALIAÇÃO
1 - AV1: Avaliação teórica, escrita, dissertativa, reflexiva, com conteúdo proporcional ao período/avaliação. As avaliações teóricas são individuais, realizadas em sala de aula, sem qualquer consulta ou acesso a material didático, para-didático, ou de apoio. Peso 10.
2 - AV2 : desenvolvimento de um evento com tema livre. Este deve interagir com outras disciplinas e/ou outros períodos. Peso 10, em grupo.
PS: As avaliações desenvolvidas neste formato, parciais ou globais, devem possuir cópias eletrônicas, através de gravações em vídeo ou arquivos de fotos digitais ou digitalizadas do evento, a serem arquivadas nas coordenações acadêmicas da Faculdade de Comunicação, tendo sempre o último dia letivo do semestre como data-limite para entrega do material às coordenações.
3 - AV3 : Avaliação teórica, escrita, dissertativa, reflexiva, com conteúdo proporcional ao período/avaliação. As avaliações teóricas são individuais, realizadas em sala de aula, sem qualquer consulta ou acesso a material didático, para-didático, ou de apoio. Peso 10.
  BIBLIOGRAFIA BÁSICA
CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. 4. ed. São Paulo: Summus, 1997.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo: Thomson, 2003.
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTAR
MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de eventos. 2.ed. Rio de Janeiro: Sprint, 1999.
MELO NETO, Francisco Paulo de Melo. Marketing de patrocínio. 2.ed. Rio de Janeiro: Sprint, 2003.
TÉCNICA DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 
Significado e importância dos eventos
“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.”
(ABA – Associação Brasileira de Anunciantes)
“Evento é um fato que desperta a atenção, podendo ser notícia e, com isso, divulgar o organizador.”
(Cleuza Cesca, 1997)
 
Características:
“O evento é um acontecimento que se aproveita para atrair a atenção do público e da imprensa sobre a instituição. Pode ser provocado por vias indiretas, ou pode ocorrer espontaneamente.” 
(Kunsch, 2003)
	Evento é qualquer acontecimento que reúne pessoas em torno de um objetivo comum - uma festa, uma reunião, uma visita, um almoço, um jantar ou até mesmo um café da manhã com convidados. Nesse sentido mais amplo, não há quem nunca tenha participado de um evento.
definição
  	Eventos podem ser realizados por empresas, através de departamento especializado, por empresas de organização de eventos ou por profissionais autônomos. Seja qual for o caso, o profissional de eventos precisa ter competência, profissionalismo, visão estratégica e buscar resultados otimizados.
	 Estas definições são bastante formal, mas expressão a grande gama de variações que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidades básicas: Esportivo; Artístico; Social e Mercadológico.
Geradores dos eventos
PERFIL DO PROFISSIONAL
 	O profissional de eventos precisa se relacionar o tempo todo com as pessoas e, por isso mesmo, deve se preocupar com a imagem que transmite. 
	
	É verdade que imagem não é tudo, mas, sem dúvida, comunica muito. Isto quer dizer que a aparência, expressões facial e corporal compõem uma boa parte da mensagem apresentada por esse profissional.
 
PERFIL DO PROFISSIONAL
	O profissional de eventos precisa ser um cara articulado, “antenado” e, principalmente, saber se relacionar com diferentes tipos de pessoas. 
	Hoje, estas qualidades são muito importantes no competitivo mercado de trabalho. Neste sentido, criar e manter uma rede de contatos é o passaporte para uma carreira bem sucedida no mundo dos eventos. 
OBJETIVO DO EVENTO
 
Na Propaganda – tornar um produto cada vez mais conhecido; aumentar o consumo; atrair uma nova categoria de consumidores; modificar a imagem da marca, entre outros.
Na Publicidade – informar o consumidor, criar a imagem da marca, criar demanda, visar longo prazo.
Na Promoção de Vendas – obter uma reação de compra imediata, visar o curto prazo, desestabilizar os clientes fiéis à concorrência.
No Marketing Direto – vender diretamente ao consumidor, além de reativar e ganhar novos clientes.
Portanto, os objetivos acima elencados explicam os motivos pelos quais os EVENTOS estão em todos os setores econômicos.
Eventos de Promoção de vendas
 Promoção de vendas: visa aumentar o número de vendas. É usado em lançamentos de produtos e/ou serviços.
Super Casas Bahia:
Na Super Casas Bahia, os consumidores dos mais diferentes tipos, idades, gastos e necessidades tem acesso a um grande mix de produto e uma infra-estrutura completa de lazer, entretenimento e alimentação. 
 
Eventos de RP (Relações públicas)
 Eventos de RP: são mais institucionais, visam o fortalecimento da marca, conscientização de uma causa social.
 Nokia 8800 e Fasano:
A parceria envolvia a exposição, experimentação do produto e um coquetel no Hotel Fasano, um dos mais luxuosos do mundo, com um publico freqüentador de alto poder aquisitivo.
O objetivo dessa ação foi associar de forma positiva duas marcas altamente valiosas e impactar de modo sutil e envolvente um publico exigente e sofisticado.
Case: SPFW
Marcas na passarela
SPFW tem dez patrocinadores, mas outros anunciantes também fazem ações no evento .
Com a abertura do São Paulo Fashion Week, inicia-se também uma maratona de desfiles de marcas que não necessariamente são de roupas. Dez empresas assinam como patrocinadoras do evento, sendo duas cotistas master - Oi e Natura. Banco do Brasil, Havaianas, Universidade Anhembi Morumbi, Nova Schin, TAM, Iguatemi, C&A e Campari completam o time.
"Se a moda fosse uma marca, ela teria atributos como alegria e atualidade, com os quais a TAM se identifica", afirma Manoela Amaro, diretora de marketing da empresa. 
EVENTOS PODEM SER:
 
1 – Institucionais 
2 – Comerciais
3 – Por abrangência : Mundiais (membros de todos os continentes), internacionais ( mínimo de 20% de participantes de outro continente), brasileiros, regionais, estaduais, municipais.
4 – Para competição: esportiva, cultural, artístico, desfiles, concursos, etc.
5 – Para demonstração ou exposição: a principal motivação é a apresentação de um produto ou serviço.
EVENTOS PODEM SER:
 
6 – Por freqüência: 
 6.1 – Permanentes, ocorrem periodicamente (anual, mensal, etc.).
 6.2 – Esporádicos , com intervalos irregulares.
 6.3 – Únicos podem ser lançamentos de produtos, noite de autógrafos, etc.
 6.4 – De oportunidade , geralmente aproveitam um contexto (clube aproveitando o Pan do Rio, p. exemplo – MKT de Emboscada).
7 – Por categoria e função estratégica: considera a finalidade do evento e sua função dentro do Marketing, pode ser comercial, institucional, divulgador, de integração ou incentivo, etc
EVENTOS PODEM SER:
8 – Por sua dimensão: 
 8.1 – Macroevento, mobiliza milhares de pessoas tanto na organização, como na participação (Copa de Mundo)
 8.2 – De grande porte, um pouco menos que o Macroevento (Fashion Rio)
 8.3 – De médio porte, menos de mil participantes. 
 8.4 – De pequeno porte, tem um número reduzido de participantes.
EVENTOS PODEM SER:
 
9 – Pelo perfil dos participantes:
 9.1 - Geral, diferentes setores da economia 
 9.2–Dirigido, participação de vários grupos profissionais com
atividades comuns (Fashion Business)
 9.3–Específico ou especializado, participam profissionais com atividades e interesses comuns.
10 – Por tipo de adesão:
 10.1 – Fechado, o participante só entra convidado . 
 10.2 – Aberto, sem ou com cobrança de ingressos ou inscrição (shows).
TIPOS DE EVENTOS
Exposição – Tem como objetivo a divulgação de um produto e/ou serviço apresentado em um espaço fixo, como stands. 
Feira – Diferente da Exposição, a Feira tem caráter comercial, de venda do produto e/ou serviço. Acontece em um local fixo, destina-se a um público amplo. É a forma de expor mais usada.
Fórum – Um coordenador tem a função de reunir as diferentes opiniões provenientes de discussões, idéias e sugestões apresentadas pelos participantes. É então elaborada uma conclusão baseada na opinião da maioria. Deve ser apresentado um documento final, aprovado e assinado por todos.
TIPOS DE EVENTOS
Salão – Mistura de Exposição e Feira. Visa tanto a divulgação quanto à venda de produto e/ou serviço.
Mostra - é itinerante, geralmente destinada a um pequeno público e visa somente divulgar. É a única forma de expor que circula, isto é, pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo.
Congresso – Internacionais, nacionais e regionais os congressos são de porte e tem alguns dias de duração.Possuem várias reuniões e podem ter também exposições ou feiras. Geralmente acontecem eventos sociais visando a confraternização dos participantes. 
TIPOS DE EVENTOS
 
Seminário – pode ter um ou mais dias e ter uma ou mais pessoas, onde há um coordenador, platéia reconhece o assunto e participa em formas de grupos na seguinte ordem: exposição, discussão e conclusão.
Simpósio – Apresentação de vários expositores que tratam de assuntos específicos relativos a um tema comum e geralmente científico. Nesse tipo de evento existe a figura de um coordenador, que apresenta os participantes e limita o tempo de exposição de cada um. Após isso, o coordenador abre uma sessão de perguntas e respostas, com participação de uma platéia de ouvintes.
TIPOS DE EVENTOS
Mesa Redonda – Como o simpósio também há a figura de um coordenador de mesa e de especialistas que apresentam assuntos específicos sobre um tema geral.A diferença está no debate, que é restrito a esses participantes.
Encontros de Conveniência - São eventos que reúnem pessoas para um momento de descontração, ou mesmo negócios, e apresentam diferentes formatos: Coquetel - é um encontro no qual as pessoas circulam pelo ambiente, sendo servidas por garçons ou servindo-se em uma mesa estrategicamente colocada. Happy Hour - é uma reunião de final de tarde, na saída do trabalho, geralmente promovida por bares, restaurantes e hotéis, mas que pode ser oferecido pela própria empresa em seu ambiente físico. 
TIPOS DE EVENTOS
Painel – Debate entre alguns especialistas sobre um determinado tema, também sob a coordenação de um moderador.
Convenção – Encontros de determinados grupos para discutir assuntos afins. Geralmente utilizadas por entidades empresariais, políticas ou ainda por grupos sociais. As convenções buscam a integração dessas pessoas (reunião de membros de um partido político para escolha de candidatos do partido.
Encontros - reúnem pessoas para a discussão de temas de interesse comum. Cada tipo desses eventos apresenta forma, tamanho e duração diferentes. 
TIPOS DE EVENTOS
Conferência - Reunião na qual uma pessoa, que tem amplo conhecimento sobre um assunto, realiza uma apresentação para um público previamente inscrito e que desconhece o tema. Em alguns casos o conferencista fica a disposição dos participantes para esclarecer dúvidas.
 Palestra - Também é uma apresentação de um assunto por uma pessoa especialista. A diferença da conferência é que geralmente os ouvintes já têm algum conhecimento do assunto que será abordado e buscam apenas mais informações.
Brainstorming – Reunião onde os participantes emitem livremente idéias para solucionar uma questão ou problema. Há duas etapas: a criativa que consiste na exposição do tema ou problema e a avaliativa, onde são lançadas as idéias e a síntese.
TIPOS DE EVENTOS
Jornada – Mini-congressos constituídos por reuniões de grupos de uma determinada região. Realizadas periodicamente visam discutir um ou mais assunto de interesse do grupo.
Workshop – Apresentação de um determinado assunto seguido de uma demonstração. Tornou-se usual denominar oficina como workshop. A diferença entre as duas é que a oficina é mais utilizada em caráter educacional e o workshop em caráter comercial.   
Colóquio – Reunião fechada de um grupo onde ocorre a exposição de um tema. Visa prestar esclarecimento e decisões sobre o assunto em pauta. Sempre com a presença de um coordenador.
TIPOS DE EVENTOS
Festival – Evento artístico, com apresentações previamente selecionadas e de cunho competitivo. Visa a divulgação e promoção.
Visita – Apresentação de produtos, serviços e/ou instalações da organização visitada por um grupo seleto de pessoas. Possui duração média de 2 horas.
Bolsa de Contratação – Visa contato direto entre contratante e contratados de determinada área. Podendo vir a se formar vínculos profissionais ou de contratação de estágio.
Curso – Destinado a  um público selecionado e homogêneo visa o aprendizado desses em determinado assunto.
Resultados e consequências de eventos
Mal sucedidos: Um evento pode acabar com toda a estratégia de marketing de uma empresa, dificultar a possibilidade de novas edições do evento, ou mesmo acabar com a carreira dos profissionais responsáveis pelo evento. 
(O Lançamento de uma coleção de Lingerie do Leblon, a empresa gastou R$ 30.000,00, com bufê , iluminação, som, modelos, mas, por causa de uma chuva forte que caiu no Rio na hora do evento, apenas 40 % dos convidados compareceram). 
Resultados e conseqüências de eventos
Bem sucedidos: Quando um evento acontece da maneira que foi planejado, os resultados são excelentes, tanto para o cliente, quanto para o organizador. 
(A mesma empresa de Lingerie do Leblon, montou um stand no Fashion Business, com um planejamento prévio e com uma equipe de pessoas capacitadas para fazer toda a organização, a marca conseguiu uma grande exposição na mídia (espontânea) e fechou grandes negócios.
Planejamento de eventos
 
Um bom planejamento determinará o sucesso ou fracasso do evento.
 Dica de ouro:
Todo evento deve ter um plano “B”, imprevistos sempre ocorrem.
Planejamento de eventos
 
Objetivos: 
 Promover o nome da sua empresa, organização: realinhá-la no mercado, reposicionar seu produto, integrar seus funcionários, etc.
 Divulgar a área de atuação da empresa: apresentar seus novos projetos , lançar o produto X, nova metodologia de avaliação de desempenho, etc.
 Público:
 Para quem se deseja realizar o evento.
 Estratégia:
 De que forma o evento vai acontecer, o que será apresentado, como será apresentado.
 
Planejamento de eventos
 
 Recursos:
 Pessoas envolvidas, investimento financeiro necessário, local para a realização, materiais a serem utilizados.
 Implementação e implantação:
 Ajustes e mudanças durante a realização e seu prosseguimento.
 Fatores condicionantes:
 Aquilo a ser pensado para a realização do evento (fatores ENDÓGENOS, internos, ligados à realidade local, regional ou nacional, mas dentro de uma realidade interna, e EXÓGENOS, são dependentes do exterior, não obedecem a uma realidade interna.
Planejamento de eventos
 
 Acompanhamento e controle:
 Cronograma (ponto muito importante e que merece grande atenção por parte do organizador do evento)
 Avaliação:
 realizada após o evento – entretanto, a cada etapa deve ser avaliado o evento para sua própria garantia de sucesso, o que pode direcionar mudanças no decorrer do processo.
IMPORTANTE: em um evento com parceria é
fundamental que os parceiros tenham conhecimento do benefício que o evento terá (ex: pólo de Friburgo no Fashion Business)
Estudo de viabilidade do evento
Todo e qualquer tipo de evento deve fazer um estudo de sua viabilidade.
 Pesquisa e/ou coleta de dados : Exerce papel fundamental para determinar a viabilidade do evento. Nessa fase detecta-se qual a real demanda e anseios do cliente e/ou target.
 Planejamento estratégico: um bom planejamento é que vai dar a direção para o sucesso do evento.
Em primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:
Conceito do “Produto”
Definição clara do que deve ser o evento - Estruturação 5W/2H:
 1. What --> QUE 
- Que operação é esta? 
- Qual é o assunto? 
- O que deve ser medido?
2. Who --> QUEM 
- Quem conduz esta operação? 
- Qual o departamento responsável?
Pré-projeto
Pré-projeto
3. Where --> ONDE 
- Onde a operação será conduzida? 
- Em que lugar?
4. Why --> POR QUE 
- Por que esta operação é necessária? 
- Ela pode ser omitida?
5. When --> QUANDO 
- Quando será feito?
6. How --> COMO 
- Como conduzir esta operação? 
- De que maneira?
pré-projeto
7. How Much --> QUANTO CUSTA 
- Quanto custa realizar a mudança? 
- Quanto custa a operação atual? 
Qual é a relação custo/benefício?
 Público-Alvo
 Demanda do “produto” 
 Concorrência
 
pré-projeto
Estratégia
Que “ferramentas” usar
Possibilidade de patrocínio
 Análise de Viabilidade Técnica/Econômica
Necessidade de recursos financeiros e humanos
Simulação pessimista e otimista
Projeto (planejamento)
Orçamento – somente a partir do orçamento que o cliente aprovar/definir é que se deve começar a produção do evento.
 Nas feiras os itens que mais consomem dinheiro são o aluguel e a montagem do estande – cerca de 80% do investimento previsto.
 Para evitar problemas, é importante ficar atento com o contrato, exija o pagamento de parte do dinheiro na assinatura do evento.
 Deixe que seu cliente se responsabilize por parte dos pagamentos (principalmente os que não dão comissão). 
Projeto (planejamento)
Composição média das despesas de um evento (em %)
Projeto (planejamento)
Composição média das receitas de um evento (em %)
Projeto (planejamento)
Distribuição do gasto médio dos participantes dos eventos por dia (em %)
Projeto (planejamento)
 No valor do orçamento deve-se considerar os seguintes pontos
 Recursos humanos: secretaria, atendimento, recepcionista, motorista, etc.
 Recursos materiais: passagens, hospedagem, brindes, livro de presença, equipamento eletrônicos , etc.
 Recursos físicos: preparo do local, estacionamento, bufê, sala de imprensa (telefone, internet, editor de texto), etc.
 Local: 
 
Local: 
 Determinará o sucesso ou o fracasso do evento;
 A própria natureza do evento determinará a decisão.
 Dicas de ouro:
 Visite o local enquanto estiver acontecendo um evento; 
 Escolha um espaço com uma capacidade de receber pessoas superior a que você espera; 
 Qualidade e proximidade de hotéis e restaurante.
Projeto (planejamento)
Projeto (planejamento)
Locais geralmente contratados para a realização dos eventos
Definição do tipo de evento que mais se adapta a sua necessidade (fórum, curso, exposição, feira, etc.).
O tema é importante para orientar todas as ações a serem tomadas.
Data, a escolha de uma boa data é fundamental, temos que ter cuidado com períodos em que acontecem outros eventos que são direcionados ao nosso target, e considerar todas as datas de feriados importantes.
Monte o Cronograma sabendo que mudanças podem ocorrer, atrasos podem ocorrer, por isso, é bom, prever alterações na programação.
Projeto (planejamento)
 Dica de ouro:
Logística
(caso do evento da Red Bull em Copacabana – os caminhões que levavam os equipamentos eram maiores que os permitidos de trafegar na orla, para solucionar tiveram que alugar carros menores e fazer muitas viagens para dar tempo de montar tudo para o evento).
Projeto (planejamento)
Etapas de um evento
O Checklist é importante para que nada passe desapercebido. Ele pontua cada detalhe da produção do evento.
Para que um evento tenha um “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando 3 pontos:
PRODUÇÃO PROMOÇÃO CUSTOS
Etapas de um evento
Produção:
Local; Período; Público-Alvo; Fluxo de Público;Estacionamento...
Promoção:
Criação de nome; Programação visual; Cenografia promocional; Merchandising...
Custos:
Orçamento Global; Orçamento Setorizado; Fluxo de Caixa...
Etapas de um evento
Mão-de-obra temporária mais contratada para eventos (%)
Etapas de um evento
 
Etapas de um evento
 
Etapas de um evento
 
Disposição das salas
Projeto (planejamento)