13 Esocial Descomplicado

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Descomplicado
Entenda passo a passo como enfrentar essa nova “era digital” na relação fisco-contribuinte
eSocial
Quem somos ............................................................ 3
Você está preparado para o eSocial? ...................................................... 4
Introdução ............................................................ 4
DEFINIÇÃO ................................................................. 5
O que é o eSocial? .................................................................................... 5
BENEFÍCIOS ............................................................... 6
Etapas do eSocial ..................................................................................... 8
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO ...................8
CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS .......................9
Eventos Iniciais ..............................................10 
Eventos de Tabelas ........................................10
Eventos não Periódicos ..................................10
Eventos Periódicos (mensais) ........................10
Relação dos eventos que compõem o eSocial 11
Fluxo das informações ................................................................... 12
INTEGRAÇÃO ............................................................. 12
INSTANTANEIDADE .................................................. 13
Fluxo de informações do eSocial ............................................................ 14
CONCEITO ................................................................... 15
O eSOCIAL e a mudança de paradigma nas empresas ....................... 15
CAPACITAÇÃO........................................................... 16
Revisão de processos ............................................................................... 18
PLANO DE TRABALHO ............................................. 18
INTEMPESTIVIDADE ................................................ 19
O eSocial e as empresas contábeis .......................................................... 20
DESAFIOS E OPORTUNIDADES ...........................20
Software e hardware ................................................................................ 21
QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES .......................21
CONTROLE E GESTÃO ............................................. 22
INFRAESTRUTURA .................................................... 23
Soluções e exemplos práticos .................................................................. 24
COMPLETO, ÁGIL E SEGURO ................................ 24
Assistente de Atualização Cadastral ..............25
Painel de Diagnóstico Cadastral ....................25
Atualização de Dados Cadastrais ..................25
SANEAMENTO DOS DADOS CADASTRAIS ......25
Office2 CRM ..................................................26
INTEGRAÇÃO ENTRE O ESCRITÓRIO E SEUS 
CLIENTES ..................................................................... 26
GERAÇÃO E GESTÃO DOS ARQUIVOS DO eSOCIAL ...27
UNIVERSIDADE WOLTERS KLUWER PROSOFT ............28
eSocial Descomplicado
Quem somos
Com mais de 30 mil clientes e 150 mil usuários, A Wolters Kluwer Prosoft conta 
com a experiência que poucas desenvolvedoras de software possuem hoje no 
mercado. Há mais de 28 anos dedicada a desenvolver as mais completas soluções 
para a gestão de empresas contábeis, tornou-se líder absoluta no segmento.
A Wolters Kluwer Prosoft provê soluções completas de gestão empresarial 
baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislação fiscal, trabalhista 
e tributária, com presença em todo o território nacional, oferecendo segurança e 
resultados por meio de recursos avançados, ética e respeito às pessoas e empresas.
eSocial Descomplicado 3
Introdução
VOCÊ ESTÁ 
PREPARADO 
PARA O eSOCIAL?
O Sistema de Escrituração Digital das 
Obrigações Fiscais, Previdenciárias 
e Trabalhistas (eSocial) vem sendo 
considerado o mais abrangente e 
ousado projeto do Sistema Público de 
Escrituração Digital (SPED). Não é para 
menos. Primeiro, pela dimensão: integrará, 
pela primeira vez, diversos órgãos federais, 
além de abranger todos os milhões de 
empresas e trabalhadores brasileiros.
O segundo ponto é o tecnológico: um 
enorme conjunto de informações passará 
a ser enviado para um único lugar, o 
Ambiente Nacional do eSocial. Tudo de 
forma online. Em tempo real. Ou seja, formulários e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, 
GPS e DIRF, com seus diversos prazos, modelos e redundâncias, acabam.
Imagine: a empresa preenche as informações com base em leiaute predefinido pelos órgãos federais, 
gera um arquivo eletrônico (XML), assina o documento digitalmente, envia para o Ambiente Nacional 
do eSocial, que emite automaticamente um protocolo de confirmação e pronto! Obrigação cumprida. 
Simples, não?
Por outro lado, a adaptação ao eSocial exigirá uma revisão completa dos processos de trabalho nas 
empresas, capacitação de equipes, maior integração entre as áreas e entre empresas contábeis e clientes. 
E essa é outra boa notícia. Sim, isso mesmo: acreditamos que o eSocial será uma excelente oportunidade 
para uma (sempre bem-vinda) mudança de paradigmas.
Como empresa líder em soluções de gestão empresarial, contábeis, fiscais, trabalhistas e tributárias, a 
Wolters Kluwer Prosoft vem, através de sua Universidade e rede de franquias, promovendo palestras, 
seminários e treinamentos e participando de eventos em associações comerciais e industriais, conselhos 
regionais de contabilidade e sindicatos laborais e patronais. E percebemos que ainda há muitas dúvidas 
e preocupações sobre o eSocial.
A nossa principal dica é: comece hoje! Mudar conceitos não é fácil. Exige planejamento, preparação, 
treinamento. Para isso, desenvolvemos esse eBook. Com uma linguagem simples e objetiva, explicamos 
passo a passo o que é preciso fazer para atender as exigências do eSocial. Aproveite mais essa ferramenta 
para dominar com tranquilidade a nova revolução digital na relação fisco-contribuinte.
Boa leitura!
eSocial Descomplicado
DEFINIÇÃO
CAPÍTULO 1 O qUE é O ESOCIAL?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é 
um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação 
aos seus empregados. Um dos principais objetivos do sistema é a simplificação do cumprimento de 
diversas obrigações principais e acessórias.
O eSocial está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto 
Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho 
e Emprego (MTE) e Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). Tudo sob a coordenação do 
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG).
O eSocial abrangerá todos aqueles que contratam trabalhadores, incluindo empresas de pequeno, 
médio e grande portes, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais, profissionais 
liberais e empregadores domésticos, que utilizarão o sistema para registrar os eventos relativos às 
relações de trabalho.
Para os casos de MeI, MIcroeMPresas, eMPresas de Pequeno Porte e outros 
benefIcIárIos enquadrados no estatuto da MIcroeMPresa e eMPresa 
de Pequeno Porte, foI delegado ao subcoMItê resPonsável aPresentar 
ProPosta de sIMPlIfIcação, forMalIzação, MelhorIas da esPecIfIcação e 
arquItetura do sIsteMa esPecífIco Para essas eMPresas. 
eSocial Descomplicado 5
BENEFÍCIOS
O governo promete uma série de benefícios com a vigência do eSocial. Para as empresas, a 
principal mudança será o envio de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de forma 
padronizada e para uma única plataforma online, o chamado Ambiente Nacional do eSocial. 
Quando estiver totalmente implantado, o eSocial substituirá a entrega de diversos formulários 
e declarações, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF. Todos os órgãoscontinuam com 
suas respectivas competências e atribuições, porém, compartilhando as informações de uma 
mesma fonte.
A expectativa é que as redundâncias sejam eliminadas. Hoje, uma mesma informação precisa ser 
enviada a vários órgãos, o que gera aumento de custos e perda de tempo com o retrabalho, além 
do alto índice de informações divergentes prestadas ao governo.
A racionalização no cumprimento de obrigações também trará benefícios para trabalhadores, 
com a maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários; e para o governo, 
com informações mais transparentes e a ampliação da capacidade de controle e fiscalização sobre 
as empresas.
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CAGED
GFIP
SEFIP
DIRF
GPS
RAIS MANAD
Ficha deRegistroFolha dePagamento
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CRONOGRAMA 
DE IMPLANTAÇÃO
CAPÍTULO 2
ETAPAS DO 
eSOCIAL
Conforme publicação da Resolução 
nº 1 do Comitê Diretivo eSocial de 
24/06/2015.
A implantação do eSocial se dará con-
forme o seguinte cronograma:
Às Microempresas e empresas de pequeno porte, ao Micro Empreendedor Individual (MEI) com 
empregado, ao empregador doméstico, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa 
física, haverá tratamento diferenciado. Os prazos serão definidos em atos específicos.
Visando reduzir o impacto do início da entrega do eSocial, a apresentação dos eventos relacionados 
a Saúde e Segurança do trabalhador ficarão para um segundo momento. A oficialização dos prazos 
também será divulgada posteriormente.
Prazo Aproximado
Setembro/2016
Janeiro/2017
Prazo Aproximado
Janeiro/2017
Julho/2017
Empregadores com faturamento no ano de 2014 acima de R$ 78.000.000,00
Demais empregadores:
Etapa
Todos os eventos com exceção dos citados na linha abaixo
Informações referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicação de 
acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições 
ambientais do trabalho.
Etapa
Todos os eventos com exceção dos citados na linha abaixo
Informações referentes a Tabela de ambientes de trabalho, comunicação de 
acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições 
ambientais do trabalho.
eSocial Descomplicado
CLASSIFICAÇÃO 
DOS EVENTOS
Os eventos que compõem eSocial devem ser transmitidos por meio de arquivos preparados segundo 
os leiautes estabelecidos para cada um. Os eventos são classificados, segundo sua natureza, em três 
tipos: Eventos Iniciais/ Eventos de Tabelas, Eventos não Periódicos e Eventos Periódicos. Evento 
é qualquer fato jurídico-trabalhista que ocorra na vida laboral do trabalhador. Todos os registros no 
eSocial serão feitos por meio de fatos/eventos.
A partir do momento que o eSocial entrar em vigor, as empresas deverão respeitar um sequenciamento 
lógico de transmissão dos arquivos, com base nos três grupos de eventos. Vale citar que, caso ocorra 
um mesmo evento para vários funcionários, o arquivo deverá ser remetido de forma individualizada. 
Conheça cada grupo de eventos e seus respectivos prazos:
eSocial Descomplicado 9
Eventos Iniciais
São os primeiros eventos a serem 
transmitidos ao eSocial. São fornecidos 
pelo empregador com as informações 
cadastrais, alíquotas e demais dados 
necessários ao preenchimento e 
validação dos demais eventos do 
eSocial, inclusive para apuração das 
contribuições.
Exemplos: Informações do 
Empregador/Contribuinte e Tabela 
de Estabelecimentos e Obras de 
Construção Civil e Cadastramento 
Inicial dos Vínculos. Esse último evento 
deve ser informado após terem sido 
transmitidos os Eventos de Tabelas do 
empregador (ver item abaixo).
Eventos de Tabelas
São eventos que montam as tabelas do 
empregador, responsáveis por uma série 
de informações que validarão os eventos 
não periódicos e periódicos. Informações 
que podem ser utilizadas em mais de um 
arquivo do eSocial ou que se repetem em 
diversas partes do leiaute serão armazenadas em tabelas.
Considerando que grande parte dos eventos se utiliza de informações constantes nos Eventos de 
Tabelas, é obrigatório transmiti-los antes dos eventos periódicos e não periódicos. Aconselha-se 
transmiti-los logo após o envio do evento de Informações do Empregador.
Eventos não Periódicos
Os eventos não periódicos alimentarão uma base de dados no ambiente do eSocial denominada 
RET – Registro de Eventos Trabalhistas. Não têm uma data pré-fixada para ocorrer. Dependem dos 
acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do trabalhador.
Estes fatos influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, 
previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão de um empregado, alteração de salário, 
exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento etc. Após confirmada a sua ocorrência, 
estes fatos/eventos passam a ter prazo específico de transmissão ao eSocial.
Eventos Periódicos (mensais)
São as informações de Folha de Pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições 
previdenciárias e de retenção do IRRF sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. Também 
estão previstas as informações de retenção das contribuições sociais incidentes sobre pagamentos 
efetuados às pessoas jurídicas.
Estes eventos que têm periodicidade previamente definida para sua ocorrência. O prazo de transmissão 
é até o dia 07 do mês subsequente.
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Relação dos eventos que compõem o eSocial
Eventos Iniciais
S-1000 - Informações do empregador/contribuinte
S-1005 - Tabela de estabelecimentos e obras de construção civil
S-2100 - Cadastramento inicial do vínculo
Eventos de Tabela
S-1010 - Tabela de rubricas
S-1020 - Tabela de lotações Tributárias
S-1030 - Tabela de cargos/Empregos públicos
S-1040 - Tabela de funções/Cargos em comissão
S-1050 - Tabela de horários/Turnos de trabalho
S-1060 - Tabela de Ambiente de Trabalho
S-1070 - Tabela de processos administrativos/judiciais
S-1080 - Tabela de operadores portuários
Eventos não Periódicos
S-2190 - Admissão de trabalhador – Registro Preliminar
S-2200 - Admissão de trabalhador
S-2205 - Alteração de dados cadastrais do trabalhador
S-2206 - Alteração de contrato de trabalho
S-2210 - Comunicação de acidente de trabalho
S-2220 – Monitoramento da saúde do Trabalhador
S-2230 - Afastamento temporário
S-2240 – Condições Ambientais do trabalho – Fatores de Risco
S-2241 – Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria especial
S-2250 - Aviso prévio
S-2298 – Reintegração
S-2299 – Desligamento
S-2300 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Início
S-2305 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Alteração contratual
S-2399 - Trabalhador sem vínculo de emprego - Término
S-3000 – Exclusão de Eventos
Eventos Periódicos
S-1200 - Remuneração do trabalhador
S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
S-1220 – Pagamentos de Beneficiário não identificado
S-1250 - Aquisição de produção
S-1260 - Comercialização da produção Rural Pessoa Física
S-1270 – Contratação de trabalhadores Avulsos Não Portuários
S-1280 - Informações complementares aos Eventos Periódicos
S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos
S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos
S-1300 – Contribuição Sindical Patronal
S-4000 – Solicitação de Totalização de Eventos, Bases e Contribuições.
S-4999 – Adesão antecipada ao eSocial
eSocial Descomplicado 11
CAPÍTULO 3
INTEGRAÇÃO
FLUxO DAS 
infORMações
A integração dos sistemas informatizados das empresas com o Ambiente Nacional do eSocial 
funcionará da seguinte maneira: o empregador gera um arquivo eletrônico contendo as 
informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, por meio do certificado digital (veja boxe), 
transformando-o em um documento eletrônico.
O arquivo, em formato XML (o mesmo utilizado para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas – 
NFE), é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial,que fará a validação online, 
emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
As empresas optantes pelo Simples Nacional, o pequeno produtor rural e o contribuinte individual 
equiparado à empresa (todos com até sete empregados), além do MEI e do empregador doméstico 
poderão optar pela geração dos eventos, preenchendo os campos de forma manual, diretamente no 
Portal do eSocial na Internet, utilizando um código de acesso.
eSocial Descomplicado
INSTANTANEIDADE
Diferentemente dos modelos atuais do SPED, o eSocial não funcionará por meio de um Programa 
offline Gerador de Declaração (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), em que o empregador 
prepara um arquivo e aplica as validações na sua própria máquina antes de transmitir. As validações 
do eSocial serão feitas online, por evento, no momento da transmissão.
Havendo alguma divergência, a resposta será retornada automaticamente pela Receita. Neste 
caso, o usuário deverá ajustar a ocorrência e proceder um novo envio. Enquanto não for atribuída 
total integridade aos dados enviados, o comprovante não será emitido, havendo somente uma 
comunicação do motivo de rejeição.
PARA SABER MAIS: assinatura digital é o processo eletrônico de assinatura, baseado em 
sistema criptográfico assimétrico, que permite ao usuário usar sua chave privada para declarar 
a autoria de documento eletrônico, garantindo a integridade de seu conteúdo.
PARA SABER MAIS: assinatura digital é o processo eletrônico de assinatura, baseado em 
sistema criptográfico assimétrico, que permite ao usuário usar sua chave privada para declarar 
a autoria de documento eletrônico, garantindo a integridade de seu conteúdo.
eSocial Descomplicado 13
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1 O empregador gera o arquivo 
eletrônico contendo as 
informações previstas nos 
leiautes e assina-o digitalmente, 
por meio do certificado digital.
2 O arquivo, em formato XML (o 
mesmo utilizado para a emissão 
de Notas Fiscais Eletrônicas - NFe), 
é transmitido pela internet para o 
Ambiente Nacional do eSocial.
3 O ambiente Nacional do eSocial 
fará a validação online, emitirá o 
protocolo de recebimento e o 
enviará ao empregador.
FLUxO DE 
infORMações 
DO eSOCIAL
Com o eSocial, os entes do governo 
continuam com suas respectivas 
competências e atribuições, porém, 
compartilhandos as informações de 
uma mesma fonte
Para saber MaIs: *web servIce é uMa solução 
Para a Integração de aPlIcações. Por MeIo 
dele, qualquer sIsteMa, escrIto eM qualquer 
lInguageM, Pode conectar-se Para consulta 
ou Inserção de dados. é uM Padrão de 
Interconexão entre sIsteMas heterogêneos, 
que usa a web e o xMl coMo lInguageM Para 
troca de InforMações.
eSocial Descomplicado
CAPÍTULO 4 O esOCiaL e a Mudança de paRadigMa 
nas eMpResas 
Vimos, nos primeiros capítulos, o que é e como funcionará o novo Sistema de Escrituração Digital 
das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Agora, neste e nos próximos capítulos, 
entenderemos, passo a passo, o que é preciso fazer para atender as exigências do eSocial sem atropelos 
ou surpresas indesejáveis.
Um ponto importante a ser observado é que, muito mais do que uma nova obrigação, o eSocial 
trará uma profunda mudança de conceito na relação fisco-contribuinte. Ou seja, o eSocial não traz 
nenhuma alteração na lei trabalhista. A CLT continua intacta. A novidade estará na “forma de fazer”.
É certo que o eSocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que não é novo (foi 
instituído pelo governo federal em 2007). Mas a questão é que nenhum dos projetos SPED, tais como 
Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional alcançaram a 
dimensão e a complexidade do que será o eSocial.
CONCEITO
eSocial Descomplicado 15
CAPACITAÇÃO
O primeiro passo para enfrentar esse novo desafio deve ser a conscientização, a preparação e o 
treinamento das equipes. A capacitação passa pelo conhecimento dos aspectos conceituais e legais 
do eSocial e deve envolver praticamente todos os departamentos. Evidentemente, o mais impactado 
será o RH, mas este não detém todas as informações da empresa. Não há como atender ao eSocial 
sem integração e envolvimento entre as áreas.
Profissionais dos departamentos Jurídico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurança do 
Trabalho, Fiscal e Tributário, Contabilidade, Finanças, Operações, Compras, TI e, principalmente, 
a alta cúpula de gestão e decisão deverão trabalhar conjuntamente com o RH, posto que o eSocial 
trará grandes mudança nos processos e rotinas das empresas.
A dica é: procure treinamentos, seminários, palestras etc sobre o eSocial; nos eventos, não deixe 
de trocar ideias e experiências com outros empresários e profissionais sobre as práticas que estão 
sendo adotadas nessa fase de preparação. E acredite, conhecer e antecipar-se ao eSocial é a melhor 
forma de entrar nessa nova “fase digital” com segurança e tranquilidade.
eSocial Descomplicado
Integração
uM exeMPlo da necessIdade da coMunIcação efIcIente entre as áreas coM o 
esocIal são os assuntos relacIonados a MedIcIna e segurança do trabalhador, 
onde todos os atestados MédIcos, beM coMo, as sItuações de exPosIção a 
fatores de rIscos taMbéM deveM ser coMunIcadas ao esocIal.
eSocial Descomplicado 17
CAPÍTULO 5
REVISãO DE 
PROCESSOS
PLANO DE TRABALHO
Equipes mobilizadas, o próximo passo será a preparação de um plano de trabalho para mapear 
todas as adequações e investimentos necessários. Os processos internos das empresas deverão 
ser revistos, principalmente em relação a aspectos como fluxo e confiabilidade das informações.
Vale lembrar que essa etapa de trabalho tem valor preventivo. Aguardar o cronograma final para 
começar a agir pode ser um grande erro. Afinal, mudar a cultura de uma empresa, ou seja, as 
práticas consolidadas leva tempo. Comece atentando-se para os pontos abaixo que vão mudar 
o “como fazer” na sua empresa.
O eSocial exige, em sua primeira fase, o envio de informações cadastrais de empregados e 
empregadores. A questão é que muitas dessas informações podem estar desatualizadas. Além 
disso, um grande número de novos campos foi criado com o eSocial. Isso obrigará a uma ampla 
revitalização cadastral, assim como o cuidado com a atualização permanente das informações.
Verifique também a correta informação da natureza da rubrica (código de identificação de cada 
evento) nos eventos das tabelas. Isso evitará problemas futuros, posto que as empresas estarão 
sujeitas às multas por erros ou atrasos já previstas na legislação previdenciária, fiscal, trabalhista 
e do FGTS.
eSocial Descomplicado
INTEMPESTIVIDADE
Outro aspecto impactante será a instantaneidade dos eventos não periódicos. Talvez essa seja a 
novidade do eSocial que obrigará à maior mudança interna nas empresas. Por exemplo: as admissões 
deverão ser enviadas até o dia anterior. Imagine se esse evento não for informado no prazo. Todas as 
ocorrências subsequentes ficarão inconsistentes.
E cuidado com a retroatividade e o retrabalho. Retificar informações passadas poderá ser custoso, 
reabrindo folhas que já estavam fechadas, em meses posteriores. Por exemplo: o esquecimento de 
uma alteração de cargo com direito a insalubridade no início do ano provocará retificação de todas as 
folhas posteriores.
Com as informações sendo transmitidas em tempo real, será necessário acompanhar a rotina de envio 
e de retornos de inconsistências dos arquivos enviados diariamenteou por mês, além das retificações 
e cancelamentos de envios. Esse trabalho será ainda mais intenso, visto que o eSocial prevê um maior 
detalhamento das informações em relação às que são prestadas hoje.
Etapas prEparatórias para a implantação do Esocial
•	 IdentIfIque	as	exIgêncIas	do	esocIal;
•	 IdentIfIque	os	departamentos	envolvIdos	com	o	envIo	de	Informações	e	suas	responsabIlIdades;
•	 mapeIe	o	perfIl	das	empresas	e	IdentIfIque	quaIs	são	os	regIstros	necessárIos;
•	 IdentIfIque	as	Informações	de	funcIonárIos	que	passam	a	ser	obrIgatórIas;
•	 analIse	os	Impactos	no	planejamento	e	gestão	de	atIvIdades	do	rH	–	defIna	as	regras	para	cada	sItuação.
eSocial Descomplicado 19
CAPÍTULO 6
O eSOCIAL E 
as eMpResas 
COnTÁbEIS
O eSocial será um grande desafio, mas também uma grande oportunidade para as empresas 
contábeis. Estas terão que assumir boa parte das mudanças relacionadas ao projeto, readequando 
seus procedimentos internos para o recebimento, a análise, a geração e a transmissão das informações 
dos clientes para o Ambiente Nacional do eSocial.
Neste contexto, o profissional da contabilidade assume papel de protagonista no sentido de auxiliar, 
orientar e conduzir os clientes para o cumprimento dessa nova obrigação – seja em relação ao 
calendário, aos aspectos legais, à integração entre os sistemas de informações ou ao treinamento de 
funcionários.
Com o eSocial, as responsabilidades pela qualidade das informações das empresas contábeis e de 
seus clientes também ficam mais evidentes. Uma dica: adote um contrato de prestação de serviços. 
Além de uma obrigatoriedade imposta pelo Conselho Federal de Contabilidade (resolução CFC nº 
1457, de 11/12/2013), o documento é importante para a clareza na divisão de tarefas.
Outras dicas:
Estreite o relacionamento com seus clientes;
Conscientize-os sobre a importância do eSocial;
Promova reuniões para esclarecer as exigências do eSocial;
Faça parcerias com empresas capacitadas para treinar os profissionais envolvidos no 
processo;
Avalie a perfeita integração dos softwares entre departamentos e entre as empresas 
contábeis e empresas-cliente.
DESAFIOS E OPORTUNIDADES
eSocial Descomplicado
CAPÍTULO 7
SOFTwARE E 
hARDwARE 
QUALIDADE DAS 
INFORMAÇÕES
Sem Internet não existe eSocial! Então, podemos afirmar que sem softwares e hardwares adequados 
também não. Equipes treinadas, processos readequados é hora de “preparar ferramentas” para 
enfrentar o eSocial. Vamos avaliar nesse capítulo as soluções tecnológicas necessárias para cada 
etapa e exigência do projeto.
Como vimos no capítulo 2 ‘Etapas do eSocial’, a primeira fase do projeto será o envio dos Eventos 
Iniciais e dos Eventos de Tabela. O grande desafio em relação ao cumprimento dessa fase é que o 
eSocial traz uma grande quantidade de novos campos.
O chamado Saneamento Cadastral é, portanto, o primeiro passo e também uma fundamental etapa 
para o sucesso da implantação do e-Social. Lembre-se que não basta apenas a implementação 
de novos campos nos sistemas internos das empresas. É preciso que os sistemas contem com 
ferramentas de apoio que garantam a qualidade das informações.
21eSocial Descomplicado
CONTROLE E GESTÃO
A segunda e a terceira fases do projeto 
consistem no envio dos eventos periódicos 
e não periódicos. Nessas etapas é 
fundamental que os softwares atendam a 
alguns pré-requisitos. Mais do que enviar 
as informações para o Ambiente Nacional 
do eSocial, os sistemas deverão integrar 
ferramentas capazes de administrar a 
geração e a entrega dos arquivos para o 
eSocial.
Isso inclui soluções tais como alertas para 
a inconsistência de informações, validação 
prévia de conteúdo, regras de negócio e status 
de entrega e armazenamento de arquivos 
e protocolos, de forma automatizada e 
visando simplificar os processos internos 
das empresas.
eSocial Descomplicado
INFRAESTRUTURA
A adequação das plataformas tecnológicas também merece planejamento. Verifique se computadores, 
servidores, banco de dados, rede interna e conexão (Internet em alta velocidade) estão compatíveis 
com as demandas do eSocial. Priorize itens como segurança e eficiência do hardware.
E atenção para a integração e respectivas estruturas de software e hardware de matriz e filiais. 
Neste caso, haverá uma divisão de responsabilidades. A matriz ficará responsável pelos arquivos 
de Abertura e Encerramento. Os demais eventos da Folha de Pagamento serão descentralizados e 
enviados pelos estabelecimentos.
eSocial Descomplicado 23
CAPÍTULO 8
sOLuções e 
exeMpLOs 
PRÁTICOS
COMPLETO, ÁGIL E SEGURO
A Wolters Kluwer Prosoft, atenta às 
exigências legais relacionadas ao eSocial, 
vem desenvolvendo produtos e serviços 
visando atender todas as necessidades de 
negócios dos seus clientes. O objetivo é 
que as soluções minimizem o impacto 
do projeto no dia a dia das empresas, 
facilitando o cumprimento das obrigações 
fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
O eSocial traz uma série de novas 
informações que deverão ser preenchidas 
em diversos cadastros, novas tabelas de 
referência que precisarão ser conciliadas 
com as já existentes e muitos dados 
San
eam
ent
o
dos
 dad
os
cad
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ais
Inte
gra
ção
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ro o
esc
ritó
rio 
e
seu
s cl
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e
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ação
 e
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ão d
os 
arqu
ivos
 do
eSo
cial
cadastrais a serem atualizados e/ou complementados. Apenas incluir novos campos no sistema 
não é o suficiente.
Para isso, disponibilizamos uma solução completa de saneamento cadastral e gestão das informações. 
O trabalho de adequação dos sistemas foi dividido em três fases (destaque abaixo). Veja, na 
sequência, como nossas soluções podem ajudar as empresas a atenderem cada etapa do eSocial de 
forma completa, ágil e segura.
eSocial Descomplicado
SANEAMENTO DOS DADOS 
CADASTRAIS
Nessa primeira etapa, o pacote 
de aplicações da Wolters Kluwer 
Prosoft para o eSocial inclui diversos 
facilitadores. Em virtude da grande 
quantidade de dados cadastrais que 
devem ser informados no eSocial, a ideia 
é obter o máximo de aproveitamento 
das informações existentes no programa 
e facilitar o processo de manutenção. 
Veja ao lado:
Assistente de Atualização Cadastral
A funcionalidade visa otimizar o processo de atualização cadastral. Tem o objetivo de centralizar 
todos os campos que devem ser informados ao eSocial em única rotina. Cadastros envolvidos: 
Funcionários, Sócios, Autônomos, Empresa, Divisão de RH, Tabela de Eventos e Tabela de Motivo 
de Desligamento.
Painel de Diagnóstico Cadastral
Tem o objetivo de apresentar a situação cadastral das empresas. O programa fará uma varredura 
entre todos os cadastros que serão utilizados pelo eSocial e irá apresentar no painel a sinalização de 
cadastros que contêm informações inválidas ou não preenchidas, permitindo a correção por meio 
da própria rotina. Cadastros envolvidos: Funcionários, Sócios e Autônomos.
Atualização de Dados Cadastrais
Permite que o escritório contábil possa delegar a responsabilidade do preenchimento dos dados 
cadastrais ao empregador que, por sua vez, também poderá encaminhar o preenchimento do 
formulário para o próprio trabalhador. Serão enviados para manutenção os dados de funcionários, 
sócios e autônomos que possuem incorreção.
eSocial Descomplicado 25
INTEGRAÇÃO ENTRE O
ESCRITÓRIO E SEUS CLIENTES
O Office2 CRM é um sistema integrante 
do Conceito GID - Gestão da Informação 
Digital, responsável pelo relacionamento 
seguro entre o escritório de contabilidade 
e seus clientes. A tecnologia, usabilidade 
e segurança garantem redução de custos, 
eliminação de retrabalho, rapidez na 
execução de serviços e disponibilização 
de informações aos clientes em tempo 
real.
Veja como esse sistema será essencial no 
contexto do eSocial.
Office2 CRM
O eSocial exige umprocesso eficiente 
de interação entre o escritório e seus 
clientes para que seja possível atender 
o imediatismo e a veracidade das 
informações que devem ser prestadas 
ao governo. O Office2 CRM faz essa ponte facilitando o processo de comunicação e eliminando 
qualquer tipo de barreira na transmissão de informações entre escritório contábil e clientes.
O Office2 CRM está sendo totalmente reestruturado para atender ao eSocial. Inicialmente, a Wolters 
Kluwer Prosoft irá liberar essa rotina para os dados cadastrais e, gradativamente, ela será implementada 
para outros arquivos não periódicos, tais como afastamento temporário e aviso prévio. O sistema 
web da Wolters Kluwer Prosoft oferece diversas vantagens, tais como:
 Consistência no recebimento de arquivos;
 Garantia do envio e recebimento de informações;
 Garantia da rastreabilidade do que foi enviado e recebido;
 O escritório define o que cada pessoa pode acessar;
 Toda a comunicação é criptografada e autenticada;
O processo de transmissão e recepção será feito da seguinte maneira: o empregador é comunicado 
por e-mail/painel de alertas sobre os cadastros que devem ser atualizados. As informações são 
enviadas ao operador do escritório contábil que, por meio da própria notificação, pode acessar os 
dados cadastrais que estão sendo retornados pelo cliente.
Após a validação dos campos, poderá ser iniciado o processo de gravação dos arquivos direto na base 
de dados. Todas as operações serão registradas por meio de LOGs objetivando a rastreabilidade das 
informações.
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GERAÇÃO E GESTÃO DOS
ARQUIVOS DO ESOCIAL
Para as próximas etapas do eSocial, a Wolters Kluwer Prosoft também vem desenvolvendo várias 
aplicações que irão automatizar e simplificar o processo de gestão e transmissão dos dados aos 
órgãos oficiais.
 Gerenciador de Arquivos do eSocial
A rotina irá centralizar e gerenciar a entrega dos eventos do eSocial para cada empresa, desde a geração 
dos eventos iniciais até os eventos de movimentações (periódicos e não periódicos), gerenciando 
prazos e status de cada evento entregue, bem como gerando notificações de acompanhamento para 
o usuário. Veja as principais ferramentas da rotina:
 Controle da transmissão dos arquivos;
 Controle de alterações;
 Controle de status dos eventos entregues;
 Geração de alertas;
 Consulta do conteúdo presente no evento (XML);
 Regras de negócios dos arquivos importados;
 Gerenciamento dos eventos iniciais;
 Gerenciamento dos eventos não periódicos;
 Gerenciamento dos eventos periódicos.
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UNIVERSIDADE
WOLTERS KLUWER PROSOFT
Com o objetivo de desenvolver soluções educacionais de alta qualidade e sob medida 
para as necessidades e expectativas do mercado, foi criada, em 2011, a Universidade 
Wolters Kluwer Prosoft. A missão: ajudar os clientes a alcançarem patamares 
de eficiência e qualidade cada vez mais altos, a partir de modernas alternativas de 
capacitação profissional.
A Universidade Wolters Kluwer Prosoft vem promovendo uma série de eventos 
visando a qualificação e a preparação das equipes para o cumprimento das obrigações 
do eSocial. Nosso portfólio inclui treinamentos, seminários e palestras, nas modalidades 
de ensino presencial e a distância (EAD).
Prepare-se com os melhores especialistas para essa nova fase digital da relação fisco-
contribuinte. Realizamos cursos em todo o Brasil.
Consulte nossas franquias ou acesse:
http://www.prosoft.com.br/universidade.
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