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Bacharelado em Ciências Contábeis BALANCED SCORECARD - BSC De acordo com as mudanças no mercado as empresas precisam melhorar seus mercados, dessa forma, precisam de sistemas de mensuração financeira e não financeira, e uma das ferramentas para isso é o Balanced Scorecard. Segundo Ching (2006) o BSC foi criado por Kaplan e Norton e sua base conceitual é encontrado em um artigo da Harvard Business Review e também no livro The Balanced Scorecard, de 1996. Para o autor ele pode se definido como um conjunto de medidas que dá à administração uma rápida mas abrangente visão dos negócios. Para Lunkes (2007) o BSC complementa medidas financeiras com avaliações sobre o cliente, identifica os processos internos que devem ser aprimorados e analisa as possibilidades de aprendizagem e crescimento, assim como os investimentos em recursos humanos, sistemas e captação que podem mudar substancialmente todas as atividades. Lunkes (2007) afirma que o BSC traduz o planejamento estratégico da empresa em medidas de desempenho baseadas em quatro perspectivas, sendo a financeira que indica se a estratégia da empresa e as operações acrescentam valor aos acionistas, sendo que para inúmeros usuários da informação financeira esta perspectiva indica como a estratégica e operações que contribuem para melhorar a saúde financeira da empresa. Lunkes (2007) apresenta o seguinte esquema que melhor define este raciocínio: Figura 1 – Estrutura do Balanced Scorecard Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (1997) apud Lunkes (2007) Bacharelado em Ciências Contábeis Outra definição é dada por Ching (2006) que também afirma que o BSC inclui medidas financeiras que traduzem o resultado das ações já tomadas com ações já tomadas e as combina com medidas operacionais, que são os direcionadores de desempenho financeiro. Inicialmente o BSC pode ser entendido da seguinte forma: Como nossos acionistas nos enxergam? Resultados financeiros das demais perspectivas (perspectiva financeira); o Satisfação dos stakeholders; o Estratégias; o Processos; o Aptidões o Contribuição dos stakeholders. Como os clientes nos enxergam? Identificar os fatores que são importantes para os clientes é a exigência dessa expectativa (perspectiva do cliente); Em que devemos nos exceder? Processos de negócio que impactam na satisfação dos clientes, processos e direcionadores de valor (perspectiva interna); Podemos continuar a melhorar e criar valor? Esta perspectiva identifica a infra-estrutura necessária para gerar o crescimento e melhorias a longo prazo (perspectiva de inovação e aprendizagem). Ching (2006) afirma que o BSC permite ainda introduzir quatro novos vetores gerenciais que contribuem para ligar os objetivos estratégicos às ligações de curto prazo. No primeiro setor da figura existe o momento esclarecendo e traduzindo a visão estratégica, já no segundo momento existe a questão da comunicação e estabelecimento de vínculos, que servirão para que todos os níveis da empresa estejam alinhados com a estratégia, no terceiro momento – planejamento e estabelecimento de metas – existe a integração entre os planos financeiro e o plano de negócio, por fim, no quarto vetor – feedback e alinhamento estratégico – existe o monitoramento dos resultados de curo prazo e a avaliação da estratégia à luz do desempenho. As perspectivas do BSC podem ser entendidas da seguinte forma: Figura 2 – Perspectivas do BSC Bacharelado em Ciências Contábeis Fonte: Adaptado de Ching (2006) Figura 2 – Objetivos traçados nas quatro perspectivas do BSC Ching (2006) relata que a empresa identifica uma ou mais medidas de desempenho para cada objetivo traçado. Assim, o autor apresenta as seguintes medidas para os seguintes objetivos: Objetivo Medidas de desempenho Clientes satisfeitos Melhoria na qualidade; Entregas no prazo. Acionistas satisfeitos Aumento de valor da empresa; Melhoria do ROI (Retorno sobre investimento) Colaboradores motivados Recompensa e reconhecimento; Treinamento eficiente Quadro 1 – Medidas para os objetivos traçados no BSC Fonte: Adaptado de Ching (2006) Para entender melhor o BSC, Ching (2006) apresenta os seguintes componentes: Perspectivas – São as quatro perspectivas para o desempenho da empresa (financeira, processos internos de negócio, inovação e aprendizado, clientes) que abrangem financeiras e não-financeiras e a percepção interna da empresa; Objetivos do negócio – o que a empresa deve fazer para realizar sua estratégia por meio de objetivos mensuráveis; Medidas de Desempenho – métricas tangíveis e quais ações podem ser tomadas de forma a apropriar a realização dos objetivos; Bacharelado em Ciências Contábeis Targets por medida de desempenho – níveis esperados de desempenho para cada métrica e/ou indicador definido. É de extrema importância na avaliação de desempenho da empresa. Estes elementos são apresentados de acordo com a seguinte figura: Figura 3 – Componentes do BSC Fonte: Adaptado de Ching (2006) Assim, Ching (2006) afirma que as perspectivas abordadas no modelo do BSC são as seguintes: Financeira – nossos acionistas estão satisfeitos com o desempenho financeiro da empresa? Lunkes (2007) afirma que nesta perspectiva é possível medir e avaliar resultados que o negócio proporciona e necessita para seu crescimento e desenvolvimento. O aumento de receitas, melhoria de custos e da produtividade, incrementa a utilização dos ativos e redução dos riscos, fluxo de caixa. Esta perspectiva pode ser separada em três fases: o Crescimento – nessa fase os objetivos financeiros buscam o aumento das vendas, almejando novos mercados, novos clientes e mantendo gastos adequados; o Sustentação – nessa fase os objetivos financeiros destacam medidas financeiras tradicionais como retorno sobre investimento, fluxo de caixa descontado e orçamentos de capital; o Colheita – nesta fase os objetivos financeiros destacam o fluxo de caixa, onde todos os investimentos deverão obter retorno rápido e certo, sendo a maior meta maximizar a geração de caixa. Como nossos clientes nos vêem – A satisfação do cliente deve estar em primeiro lugar. Assim é possível direcionar todo negócio e a atividade da empresa para as necessidades e satisfação dos seus clientes. Pontualidade na entrega, capacidade de desenvolver Bacharelado em Ciências Contábeis produtos inovadores. Os indicadores que devem ser observados com mais detalhe são conforme destaca Lunkes (2007): o Participação de mercado – percentual em negócios num determinado mercado em relação aos concorrentes; o Retenção de clientes – mede a insatisfação com que uma empresa retém ou mantém relacionamentos contínuos com seus clientes; o Captação de clientes – mede a intensidade com que a empresa atrai ou conquista novos clientes; o Satisfação dos clientes – mede o nível de satisfação dos clientes de acordo com critérios específicos de desempenho dentro da proposta de valor. o Lucratividade de clientes – mede o lucro líquido de cliente depois de deduzidas as despesas específicas necessárias para sustentas esses clientes. Além disso, deverão ser observados os seguintes aspectos (LUNKES, 2007): o Tempo: tempo necessário pela organização para atender as necessidades dos clientes; o Qualidade – oferecer de forma confiável produtos e serviços, esta mede a qualidade e os defeitos na percepção do cliente; o Preço – mede como a demanda do cliente por esse valor deve ser satisfeita e o motivo pelo qual ocliente vai querer pagar por ela; Interna – estamos em constante processo de melhoria nos nossos processos internos? Alguns processos internos que a empresa deve buscar a excelência são a área de custos, qualidade, tempo, bem como pesquisa e desenvolvimento e serviços pós-venda. Os processos mais críticos são identificados e são melhorados.De acordo com Lunkes (2007) esta perspectiva abrange três importantes subprocessos: o Processo de inovação – criação de produtos, serviços e processos que vão ao encontro das necessidades dos clientes; o Processo operacional – envolve produzir e entregar os produtos e serviços aos clientes. Pode abranger iniciativas como a melhoria da qualidade, redução de tempo e entrega e observação de prazos contratados; o Processo de serviços pós-vendas – abrange o fornecimento de serviços e suporte ao consumidor após a venda ou entrega dos produtos ou serviços. Destaca-se que este tem grande importância na criação da imagem e reputação da empresa. Perspectiva de Aprendizagem e Crescimento – Esta perspectiva desenvolve objetivos e medidas para orientar o crescimento organizacional. Esta perspectiva possui três pilares: capacidade dos funcionários, capacidade dos sistemas de Bacharelado em Ciências Contábeis informação e motivação e alinhamento. Para Kaplan e Norton (1997) apud Lunkes (2007) existem três categorias principais para esta perspectiva: o Capacidade dos empregados – que engloba a satisfação dos empregados, sendo esta a condição essencial para melhoria na qualidade, podendo ser medida por meio por meio de pesquisas frequentes; retenção de empregados, que pode ser medida pelo percentual de rotatividade, cujo objetivo é manter os bons empregados na empresa; e produtividade dos empregados, o qual mede o resultado do impacto agregado da elevação do nível de habilidade e moral pelos empregados, bem como a inovação e melhoria dos processos internos , podendo ser medida através da receita por empregados ou o valor agregado por empregado; o Capacidade dos sistema de informação – sendo a informação um elemento fundamental para o sucesso competitivo das empresas, esta engloba a informação sobre clientes, processos internos ou financeiros; Motivação, empowerment e alinhamento – a motivação dos empregados, juntamente com suas habilidades e conhecimentos, é que vai contribuir para o alcance dos objetivos traçados pela empresa. Destacam-se algumas sugestões de medidas de desempenho relacionadas à motivação: número de sugestões apresentadas e implementadas por empregados, taxas de melhoria efetivas nos processos críticos, percentual de empregados que estão alinhados às metas e conhecem a visão da empresa, percentual de empregados que obtém êxito em suas metas pessoais. Hilton, Maher e Selto (2000) apud Lunkes (2007) citam que as empresas podem medir estes atributos de melhoria do negócio de acordo com os seguintes itens: Treinamento e formação dos colaboradores – porcentagem ou horas de formação dos colaboradores; Inovação – porcentagem ou valor da receita gerada por novos produtos ou serviços; Oportunidades de melhoria – número de sugestões dos colaboradores; Tempo de desenvolvimento de produtos e serviços – tempo para desenvolver novos produtos e serviços; Produtividade dos colaboradores – porcentagem ou valor gerado por empregado na empresa; Motivação e retenção de empregados; Desta forma, segue um resumo de como as perspectivas podem ser entendidas, sendo em primeiro lugar a financeira e a perspectiva do cliente: Bacharelado em Ciências Contábeis FINANCEIRA CLIENTE ENFOQUE ENFOQUE Como a empresa é vista pelos acionais e proprietários Como a empresa é vista pelo cliente INDICADORES INDICADORES Se a implementação e a estratégia estão melhorando resultados Devem mostrar se os serviços e produtos estão de acordo com a missão da empresa EXEMPLOS EXEMPLOS Fluxo de caixa, retorno sobre capital Pontualidade na entrega, novos produtos Quadro 2 – Resumo das perspectivas Fonte: Adaptado de Caetano (2000) apud Oliveira et al (2011) Já as perspectiva interna e de aprendizado podem ser entendidas da seguinte forma: INTERNA INOVAÇÃO E APRENDIZADO ENFOQUE ENFOQUE Em quais processos e negócios a empresa precisa ter excelência Capacidade da empresa melhorar e se preparar para o futuro INDICADORES INDICADORES Devem mostrar se os processos e as operações estão gerando valor Devem mostrar como a empresa pode aprender e se desenvolver para o crescimento EXEMPLOS EXEMPLOS Qualidade e produtividade Índices de renovação de produtos, desenvolvimento de processos internos Quadro 3 – Resumo das perspectivas Fonte: Adaptado de Caetano (2000) apud Oliveira et al (2011) VANTAGENS E DESVANTAGENS DO BSC E quais seriam então as vantagens do uso do BSC? Localizar problemas; Definir rumos; Prever turbulências; Apontar tendências para o futuro; Entender para onde a empresa vai. Bacharelado em Ciências Contábeis Assim é possível compreender que o BSC possui como maior vantagem o auxílio à execução de todas iniciativas estratégicas para determinada entidade relevantes às organizações e integra suas metodologias. Já as desvantagens quais seriam? Não identifica se a estratégia da empresa está coerente com sua estrutura e limitações; Falta de subsídios para a definição das metas e perspectivas do BSC. Não existe um indicador claro. Possui muitos indicadores difíceis de controlar. IMPLANTAÇÃO DO BSC Antes do processo de implantação do BSC em si, de acordo com Kaplan (1998) apud Lunkes (2007) é preciso tomar certas providências. A primeira, segundo o autor, é obter o consenso na alta administração sobre os objetivos que estão levando à adoção desta ferramenta. Já uma segunda providência é definir o quem é o arquiteto do processo, ou seja, a pessoa que o comandará. Após isso será iniciado o processo em si, constituído por dez etapas distribuídos por quatro etapas do processo, que são: arquitetura do programa de medição, definição dos objetos estratégicos, escolha dos indicadores estratégicos e elaboração do plano de implementação. Ching (2006) apresenta estas etapas da segunda forma: Bacharelado em Ciências Contábeis Figura 4 – Etapas de implantação do BSC Fonte: Adaptado de Ching (2006) Lunkes (2007) detalha as etapas de implementação do Balanced Scorecard da seguinte forma: Primeira etapa – Avaliação organizacional – selecionar a empresa e conhecê-la – isto deverá ser feito por meio de entrevistas com gestores, as relações entre essa unidade e as outras da corporação, o que tornarão visíveis suas limitações e oportunidades; Segunda etapa – identificar os objetivos da empresa – reuniões com a alta administração – Deverão ser enviados aos altos executivos da um unidade em que o BSC será instalado um informativo sobre o BSC e seus objetivos e, depois, realizar a primeira série de entrevistas entre eles. Estes contatos servirão apenas para tirar possíveis dúvidas e principalmente para obter importantes informações para o processo; Além disso, deverão ser sintetizadas as entrevistas – neste momento o arquiteto e sua equipe devem preparar uma relação preliminar dos objetivos que serão a base da primeira reunião com a alta administração e já começa a antever as mudanças que podem ser provocadas pelo BSC. Ao fim desta etapa deverá ser realizado um workshop com a alta administração da empresa, abordandoas perspectivas definidas pela empresa. Terceira etapa – Escolha de indicadores estratégicos – Envolver a alta administração e os outros níveis hierárquicos – Ainda no workshop, os grupos deverão ser divididos em quatro subgrupos representantes das perspectivas definidas. Cada grupo deverá Bacharelado em Ciências Contábeis identificar os indicadores em que mais mostrarão a intenção que a empresa tem como BSC e, para cada indicador, descobrir as fontes de informação necessárias e como usá-las. Lunkes (2007) cita que pode ser um indicador financeiro, como uma receita, uma medida relativa a um cliente, como índice de retenção, ou uma medida de aprendizado e crescimento ligado a pessoal, como horas de treinamento dos colaboradores. Depois deverá ser realizado um segundo workshop, envolvendo a alta administração, seus subordinados diretos e um maior número de gerentes de nível médio para debater os objetivos e os indicadores experimentais da empresa para o BSC elaborados pelos subgrupos, além da visão estratégica. No final deve ser elaborada uma prévia em que devem ser transmitidas as intenções e o conteúdo do BSC a todos os colaboradores da empresa; Quarta etapa – elaboração de plano de implementação – Trabalhar com a efetiva implementação – Nesta etapa deverá ser desenvolvido o plano de implementação com líderes dos subgrupos, com metas de superação. Além disso, deverá ser realizado o terceiro workshop com a alta administração da empresa para validar as metas de superação propostas pela equipe de implementação e chegar à decisão final sobre a visão, os objetivos e os indicadores desenvolvidos nos dois primeiros workshops. Assim, deverá ser finalizado o plano de implantação, integrando ao BSC ao sistema gerencial da empresa, de preferência em um prazo de 90 dias. Lunkes (2007) ainda reafirma que o BSC apresenta quatro perspectivas e numerosas medidas de desempenho. Porém segundo o autor não há nada de fixo sobre a utilização das quatro perspectivas, sendo conhecidos casos de empresas que usam mais ou menos, sendo que os gestores deverão utilizar as medidas de desempenho que consideram imprescindíveis na gestão da empresa. Estes gerentes devem estar atentos ao custo de manutenção de cada medida de desempenho e tendo o cuidado de não confundir os colaboradores com excesso e medidas contraditórias. Dessa forma, deve-se analisar o custo/benefício na utilização de medidas de desempenho adicionais. A seguir uma figura que explica essa ideia: Bacharelado em Ciências Contábeis Figura 5 – Exemplo de Balanced Scorecard Fonte: Adaptado de Lunkes (2007) Assim, a ideia básica do BSC em relação à perspectiva de aprendizagem e crescimento (horas de treinamento, satisfação e rotação dos colaboradores por unidade habitacional) é que são necessárias para melhorar os processos internos; Melhorando os processos internos (tempo de resposta, tempo de reclamação, tempo de permanência e custo das atividades) é possível melhorar a satisfação dos clientes (percentual de clientes satisfeitos, manutenção e prospecção dos clientes e taxa de ocupação), o que é fundamental para melhorar os resultados financeiros (faturamento total, custo total e o ROI – Retorno sobre Investimento). Ching (2006), por sua vez relembra que é necessário que sejam observados os seguintes passos para a efetiva implementação do BSC: Estabelecer estratégicas para a empresa. Este é o ponto de partida. Sem estratégia não há uma direção a seguir, e se torna desnecessário mensurar o desempenho; Usar estratégias para identificar os objetivos, que deverão estar alinhados com as estratégias; Usar os objetivos para identificar as medidas de desempenho; Colocar o BSC em prática – colher medições e utilizá-las para a tomada de decisões. Incorporar ao processo uma filosofia de melhoria contínua. Retroalimentar o processo. Desta forma, o BSC deverá ser utilizado, conforme afirma Ching (2006) para determinar se as metas foram alcançadas e se os indicadores corretos estão sendo medidos; usar indicadores e métricas para abalizar o progresso na direção dos objetivos; usar o progresso em direção aos objetivos para confirmar a estratégia. Bacharelado em Ciências Contábeis BSC e o Orçamento Lunkes (2007) afirma que o BSC é uma ferramenta para implementação para estratégia da empresa, por isso não tem a abrangência e amplitude necessária para implementar as metas em nível operacional, sendo que o orçamento se torna ainda uma ferramenta necessária. A figura a seguir explica essa integração: Figura 6 – Loop Duplo – converter a estratégia em processo contínuo Fonte: Adaptado de Kaplan e Norton (2001) apud Lunkes (2007). Para os autores as empresas devem utilizar o processo de “loop duplo” que integra a gestão dos orçamentos e das operações com a gestão estratégica. O processo de controle das operações baseado no orçamento talvez tenham suas limitações em um mundo dinâmico e com rápida transformação, porém os mesmos autores citam que a maioria das empresas não dispões de nenhum processo para a gestão estratégica. Assim, o BSC realiza a primeira etapa do processo de implementação do planejamento estratégico por meio dos indicadores estratégicos, enquanto o orçamento vai realizar a segunda etapa da implementação em nível operacional, por meio de metas operacionais. REFERÊNCIAS Bacharelado em Ciências Contábeis CHING, Hong Yuh. Contabilidade Gerencial: Novas práticas contábeis para a gestão de negócios. São Paulo, Pearson, 2006. LUNKES, Rogério João. Contabilidade Gerencial. Florianópolis: Visual Books, 2007. OLIVEIRA, Luís Martins de; PEREZ JR, José Hernadez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria Estratégica – 8ª. ed,. São Paulo: Atlas, 2011.
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