EMT Assistente Administrativo 2017 160 H

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Escola Municipal do Trabalho
Nome: __________________________________________________________ 
Escola: __________________________ Horário: ________________________
Assistente
Administrativo
Índice
UNIDADE 1 administração	05
UNIDADE 2 Rotinas de Escritório	15
Unidade 3 Comunicação	45
Unidade 4 matemática básica	79
Unidade 5 administração financeira	83
Unidade 7 administração tributária	112
Unidade 7 NOÇÕES DE contabilidade	122
bibliografia	161
UNIDADE 1
ADMINISTRAÇÃO
Unidade 1
Administração
Estamos acostumados a admirar as modernas invenções e descobertas que surgem a cada instante graças ao avanço da tecnologia e da capacidade inventiva do ser humano. Todavia, nos esquecemos de saber onde essas maravilhas são criadas, inventadas, projetadas, construídas e comercializadas. Na verdade estamos falando de organizações: as mais sofisticadas e complexas invenções do homem moderno. De fato, a invenção mais poderosa e que proporciona a invenção de todas as demais maravilhas de que desfrutamos hoje é a organização administrada.
As Organizações
Vivemos em uma sociedade de organizações, e tudo o que precisamos para viver provêm delas. São as organizações que criam maravilhas. Na sociedade atual, quase todo o processo produtivo é realizado dentro das organizações, das quais dependem para nascer, viver, aprender, trabalhar, ganhar seu salário, curar suas doenças e obter todos os produtos e serviços que necessitam. Assim, dentre todas as criações do homem, a invenção mais completa é, sem dúvida, a organização administrada. Cada organização constitui uma criação particular, uma invenção singular, uma entidade única, pois tem características próprias, seus recursos, suas competências, seus objetivos etc. Enfim cada organização possui o seu próprio DNA, a sua própria natureza, as sua características individuais e específicas. Da mesma forma como não existem duas pessoas iguais também não existem duas organizações iguais. Elas são profundamente diferentes umas das outras.
Existe uma infinidade de organizações, desde gigantescas empresas e corporações multinacionais até pequenas e microempresas. Elas atuam em todos os tipos de negócios: organizações públicas, privadas e não governamentais. Existem organizações lucrativas e não lucrativas, industriais, comerciais, extrativas etc. As organizações são comumente chamadas de organizações sociais por serem associações de pessoas que trabalham em conjunto para o alcance de objetivos comuns. Essa é a razão pela qual elas alcançam objetivos que nenhuma pessoa poderia alcançar sozinha ou individualmente. O esforço em conjunto permite resultados incríveis. Uma das razões que explicam a enorme variedade e diversidade das organizações no mundo atual é o fato de ser mais eficiente e eficaz meio de satisfazer um grande número de necessidades humanas. Por outro lado, não existem organizações sem pessoas. São as pessoas que dão vida e inteligência às organizações. Mas para serem bem-sucedidas, as organizações precisam ser administradas.
Mas afinal, o que são organizações? São unidades ou agrupamentos humanos intencionalmente construídos ou reconstruídos a fim de atingir objetivos específicos. Elas não constituem uma unidade pronta e acabada, mas um organismo social vivo e sujeito a constantes mudanças e transformações em seu caminho de desenvolvimento, aprendizado e busca de excelência.
As Empresas
As empresas são exemplos típicos de organizações sociais geralmente chamadas de organizações lucrativas, embora existam empresas sem qualquer finalidade de lucro. As empresas são organizações sociais por serem associações de pessoas que trabalham em conjunto para a exploração de algum tipo de negócio ou atividade lucrativa. Na verdade, as empresas são organizações sociais que utilizam uma cadeia de recursos a fim de atingir determinados objetivos. As empresas podem ser classificadas:
Quanto à propriedade:
Empresas públicas: são as empresas de propriedade do Estado ou com participação majoritária do Estado. A maior parte delas não tem finalidade lucrativa, embora o lucro as ajude a garantir sua autonomia e autossubsistência. O objetivo delas é prestar serviços públicos à sociedade, como segurança, saúde, educação etc.;
Empresas privadas: são as empresas de propriedade particular. O objetivo delas é produzir bens (produtos) ou prestar serviços a fim de obter lucro suficiente para remunerar o capital investido por particulares, como proprietários, acionistas, investidores.
Quanto ao tipo de produção:
Primárias ou extrativas: têm como objetivo a extração de matérias-primas da natureza, como as empresas agrícolas, de mineração, de perfuração e extração de petróleo etc.;
Secundárias ou de transformação: têm como objetivo o processamento e transformação de matérias-primas em produtos acabados. 
Terciárias ou prestadoras de serviços: têm como objetivo a prestação de serviços especializados para a sociedade ou para um determinado mercado. 
Quanto ao tamanho:
Grandes: quando tem muitos empregados e grandes recursos e instalações físicas;
Médias: quando o número de empregados é médio, os recursos disponíveis e o tamanho das instalações são também médios;
Pequenas: são as empresas que têm poucos empregados, poucos recursos e pequenas instalações.
Quando são bem-sucedidas, todas as empresas de qualquer tamanho tendem a sobreviver e a crescer. O crescimento organizacional provoca aumento de tamanho e, consequentemente, de complexidade. Na medida em que as empresas alcançam um determinado tamanho, todas elas precisam ser administradas para serem bem-sucedidas.
Conceito preliminar de administração
A palavra administração vem do latim, ad (junto de) e ministratio (prestação de serviço) e significa a ação de prestar serviço ou ajuda. Em outras palavras, aquele que presta um serviço a outro, ou uma atividade que se recebe por delegação de outrem. Modernamente, administração representa o governo e a condução de uma organização ou empresa por meio de atividades relacionadas ao planejamento, organização, direção e controle da ação empresarial.
A tarefa da administração consiste em interpretar os objetivos propostos pela empresa e traduzi-los em ação empresarial por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa a fim de atingir tais objetivos da melhor maneira possível. E, se possível, até ultrapassá-los. Assim, a administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso dos recursos e de competências organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz através de um arranjo integrado e convergente.
Se, ao nível de cada empresa, a administração é uma condição indispensável, também ao nível de cada país a necessidade de bons administradores é crítica, especialmente na área de administração pública e das pequenas e médias empresas. A administração representa a solução da maior parte dos problemas que afligem o nosso país nos dias de hoje, seja na criação e distribuição da riqueza, no desenvolvimento econômico do país, na qualidade de vida no trabalho e nas organizações, na ética nos negócios e na responsabilidade social ou nos aspectos relacionados com a sustentabilidade e ecologia. Todas essas realidades podem e devem ser melhoradas por meio da administração. Quando bem aplicada, a administração provoca sinergia, traz valor agregado, cria riqueza e prosperidade. Em geral, o que falta nas organizações, nas empresas e nos países em constantes dificuldades e problemas aparentemente insolúveis é uma adequada administração. Neste sentido, Peter Drucker (1968) é bastante incisivo: não existem países desenvolvidos ou subdesenvolvidos, mas sim países bem administrados e países mal administrados.
O que o Administrador faz?
O papel do administrador é fundamental para o sucesso da organização. À medida que as organizações crescem, e aumentam de tamanho e complexidade,elas requerem um aparato administrativo constituído de vários níveis de administradores, como presidente, diretores, líderes e equipes. Em qualquer desses níveis, o administrador assume simultaneamente os seguintes papéis:
Previsão: estar atento quanto à futura natureza da organização e os desafios existentes no ambiente de negócios, isto é, na conjuntura econômica, no mercado, na concorrência, nas mudanças de comportamento dos clientes etc.
Planejamento: definindo objetivos a serem alcançados e como fazer para que se tornem realidade no curto, médio e longo prazo.
Alocação de recursos: assegurando os recursos necessários para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos à risca. Para tanto, deve-se disponibilizar, no tempo e lugar certos, máquinas e equipamentos, materiais, tecnologias e, sobretudo, pessoas capazes de lidar com tais recursos.
Criação de competências: treinando e desenvolvendo as pessoas para que aprendam habilidades e competências necessárias para o sucesso organizacional.
Organização: cuidando para que recursos e competências estejam interligados entre si através de uma estrutura organizacional adequada e conectada.
Direção: no sentido de incentivar e dinamizar as pessoas dando-lhes metas e objetivos a alcançar, motivação, comunicação, liderança e entusiasmo para obter o comprometimento e engajamento com os objetivos organizacionais.
Controle: monitorar, acompanhar, avaliar e tomar ações corretivas no sentido de garantir que os objetivos organizacionais sejam devidamente alcançados.
	O administrador pode trabalhar em três níveis de uma organização:
Operacional: é o nível mais baixo da organização. É onde as tarefas e operações são executadas cotidianamente. Neste nível, o administrador recebe o nome de supervisor ou líder de equipe e atua diretamente com o pessoal da execução, como funcionários ou operários para manter e garantir a regularidade das operações no dia-a-dia.
Tático: é o nível gerencial, pois interliga o nível operacional ao nível estratégico. Neste nível, o administrador recebe o nome de gerente e atua diretamente sobre os supervisores. Em geral, interpreta as decisões tomadas no nível estratégico e as transforma em programas de ação para que o nível operacional possa trabalhar.
Estratégico: está voltado para o ambiente externo de negócios do que propriamente para dentro da organização. Neste nível, o administrador recebe o nome de presidente ou diretor e atua diretamente sobre os gerentes. É o nível organizacional mais elevado, o qual decide sobre os destinos e o futuro da organização.
O surgimento da Administração
A moderna Administração surgiu no início do século passado, quando dois engenheiros publicaram suas experiências. Um era americano, Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), o qual desenvolveu a chamada Escola de Administração Científica, com a preocupação de aumentar a eficiência da indústria por meio da racionalização do trabalho dos operários. O francês Henri Fayol (1841 – 1925), o outro engenheiro desenvolveu a chamada Escola Clássica da Administração, com a preocupação de aumentar a eficiência da empresa por meio de sua organização e da aplicação de princípios gerais de administração. Embora esses dois precursores da administração jamais tenham se comunicado entre si, e seus pontos de vista sejam diferentes, até mesmo opostos, o certo é que suas ideias complementam-se, razão pela qual suas teorias dominaram as cinco primeiras décadas do século passado no panorama da administração das empresas.
A partir desses dois pioneiros, a pequena história da administração moderna pode ser assim resumida nas seguintes teorias ou escolas que lhes sucederam:
Teoria da Administração Científica: foi desenvolvida por engenheiros americanos seguidores de Taylor. Preocupava-se principalmente com a organização das tarefas, isto é, com a racionalização do trabalho dos operários. A Administração Científica procurava eliminar o desperdício na base da empresa, ou seja, no chão da fábrica, por meio da adoção de métodos de trabalho e, assim, aumentar a eficiência e a produtividade;
Teoria Clássica da Administração: foi desenvolvida por seguidores das ideias de Fayol. Preocupava-se principalmente com a estrutura organizacional, com a departamentalização e com a adoção do processo administrativo para fortalecer as empresas. A Teoria Clássica procurava desenvolver princípios gerais de administração para planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades da empresa. A partir da década de 1950, a Escola Clássica reapareceu com Peter Drucker e a chamada Escola Neoclássica, preocupada com a Administração por Objetivos;
Teoria das Relações Humanas: desenvolvida a partir de 1940, nos Estados Unidos, em função dos resultados da Experiência de Hawthorne que indicou a presença do fator humano na empresa. Psicólogos sociais tentaram combater o excessivo racionalismo e mecanismo dos engenheiros tanto da Administração Científica como da Teoria Clássica. É uma abordagem preocupada, principalmente com as pessoas, com os grupos sociais e com a organização informal da empresa. Procurou dar um toque humanístico na administração, até então focada exclusivamente em aspectos técnicos. Mais recentemente, a partir da década de 1960, esta escola ressurgiu com novas ideias, com o nome de Teoria do Comportamento Organizacional ou Teoria Comportamental, focada mais no comportamento global da empresa do que propriamente no comportamento individual das pessoas ou grupos sociais tomados isoladamente. Segundo esta abordagem, as pessoas são incansáveis processadoras de informação e tomadoras de decisões, isto é, as pessoas recebem e processam informações do ambiente que as rodeia e toma incessantemente decisões a respeito de todos os seus atos cotidianos e corriqueiros;
Teoria Estruturalista: desenvolvida na década de 1950 no sentido de tentar integrar todas as teorias das diferentes escolas acima enumeradas. Até então a administração era tratada de maneira restrita e limitada. A Escola Estruturalista teve início com a Teoria Burocrática desenvolvida por Max Weber e trouxe uma abordagem mais abrangente da administração. Foi desenvolvida por sociólogos organizacionais que se preocuparam em analisar as organizações do ponto de vista de sua estrutura;
Teoria de Sistemas: desenvolvida a partir da década de 1970. Passou a abordar a empresa como um sistema aberto em contínua interação com o meio ambiente que a envolve. Seu mérito foi tratar a empresa como um todo abrangente composto de subsistemas intimamente relacionados e em intercâmbio com o seu mundo exterior;
Teoria da Contingência: desenvolvida no final da década de 1970 graças à influência abrangente da teoria de sistemas. Para essa teoria, a empresa e sua administração são variáveis dependentes do que ocorre no ambiente externo que as circunda. As mudanças ambientais provocam mudanças na estrutura e na dinâmica das empresas e vice-versa. À medida que o meio ambiente muda, a empresa e sua administração precisam também mudar para se ajustar continuamente. Isto significa que em administração tudo é relativo e nada é absoluto. Se o ambiente é dinâmico e competitivo a empresa também precisa sê-lo. Para a Teoria da Contingência tudo o que ocorre na empresa depende da situação e do ambiente externo. O entorno – na forma de mercados, sociedade, governo, clientes, fornecedores, concorrentes – traz oportunidades e facilidades, bem como, ameaças e restrições à empresa. Esta precisa saber prontamente aproveitar as oportunidades e facilidades de negócios e desvencilhar-se das ameaças, restrições e contingências que surgem pela frente;
Abordagens Atuais da Administração: a administração passou por uma formidável faxina e transformação nos últimos tempos. Vivemos hoje em tempos de mudança e transformação, em que predomina a instabilidade, a imprevisibilidade e a incerteza onde os desafios às empresas aumentaram consideravelmente. Os tempos mudaram e a administração não somente está mudando, como também está provocando a mudança no mundotodo. A tecnologia ajudou muito, a educação, o desenvolvimento econômico, os novos hábitos e os comportamentos das pessoas, a globalização, a forte competição, a necessidade de competitividade, tudo isso trouxe mudanças no formato das empresas e na maneira de administrá-las.
Os Objetivos da Administração
A administração está focada em objetivos e resultados a serem alcançados por meio dos recursos utilizados e das competências indispensáveis para um esforço conjunto e integrado de todos os níveis e áreas da empresa. Nada é feito ao acaso ou torcendo pela pura sorte. Esforço é fundamental. Desempenho é imprescindível. Mas o mais importante de tudo é o resultado do que a administração oferece. Administrar significa prioritariamente oferecer resultados e fazer uma empresa ser bem-sucedida.
No passado, a administração tinha dois objetivos principais: proporcionar eficiência e eficácia às empresas e cada um desses objetivos buscava completar ao outro gerando assim a excelência.
	Eficiência
	Fazer as coisas corretamente. Preocupação com os meios, com os métodos e com a maneira de fazer as coisas.
	Eficácia
	Fazer as coisas corretamente e alcançar resultados. Preocupação com os fins, com o alcance de objetivos e com a busca de resultados
	Excelência
	Eficiência + Eficácia
Contudo, acima da Eficiência e da Eficácia e, portanto, da excelência, existem outros objetivos maiores que toda a empresa precisa para garantir sua sobrevivência e crescimento. Hoje, administrar não significa apenas supervisionar as pessoas, tomar conta de departamentos ou cuidar do marketing e das finanças. É muito mais do que isso. Administrar significa conduzir a organização em direção aos objetivos previamente definidos, para oferecer resultados concretos e alcançar sucesso e sustentabilidade ao longo do tempo. E isso não é feito por uma única pessoa, mas por um conjunto integrado de pessoas.
O processo administrativo
As funções administrativas são constituídas por processos que envolvem quatro itens essenciais:
Planejamento: significa visualizar o futuro e traçar o programa de ação. Reflete a maneira como as decisões tomadas pela empresa são transformadas em planos e programas para serem aplicadas no futuro;
Organização: significa a maneiro como a empresa distribuía autoridade, responsabilidades, atividades e recursos. Reflete a composição, o formato, a estrutura que a empresa desenha para distribuir, de maneira orgânica e integrada, a ação empresarial;
Direção: significa conduzir e orientar as pessoas. Reflete o estilo de gestão e de liderança adotado pelos administradores, em todos os níveis da empresa, no sentido de motivar e alinhar as pessoas em direção aos objetivos propostos;
Controle: significa verificar se o que foi planejado e organizado foi, de fato, executado. Reflete a avaliação da compatibilidade ente os objetivos definidos e os resultados alcançados. Funciona como feedbackda ação empresarial.
Questões para Revisão
Conceitue o que é Administração.
Explique e classifique as empresas quanto ao seu tamanho.
Explique e classifique as empresas quanto a sua propriedade.
Explique e classifique as empresas quanto ao tipo de produção.
Explique a Escola da Administração Científica.
Explique a Escola Clássica da Administração.
Quem foi Taylor? Qual foi a sua contribuição para a Administração?
Quem foi Fayol? Qual foi sua contribuição para a Administração?
Quais são as principais teorias da Administração?
Quais os principais objetivos da Administração?
Explique o processo administrativo.
Vídeo Sugerido
Tempos Modernos (1936)
Charlie Chaplin
Responda às questões:
Que tipos de organizações são apresentados no filme?
Você concorda com a postura do gestor da indústria? Por quê?
Você acredita que ainda existam gestores com essa mesma postura? Comente.
Chaplin passa por apuros no filme que o levam a tomar decisões não muito comuns. Que decisões foram essas? Você acha que existem pessoas que tomam as mesmas decisões?
UNIDADE 2
Rotinas de escritório
Organização das Empresas
Como vimos, a empresa é uma organização econômica em que são reunidos e combinados fatores de produção, desenvolvendo uma determinada atividade com objetivo de lucro.
Elementos ou recursos de uma empresa
Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessária a união de quatro elementos ou recursos, a saber:
Humanos: são os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos.
Materiais: as máquinas que se destinam a produzir bens: ferramentas, veículos, computadores, maquinário, etc.
Técnicos: as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa, ou seja, saber lidar com o que se propõe a fazer.
Financeiros: de fundamental importância, é o capital empregado na produção de bens, na atividade comercial e/ou serviços.
Pessoa física
É o indivíduo ou pessoa natural dotada de vontade própria e capaz de direitos e obrigações.
Pessoa jurídica
Há duas formas de entender a pessoa jurídica, a saber:
Empresário: um novo tipo de opção àquelas pessoas que pretendem se inscrever como pessoa jurídica, independente de ser comerciante ou prestador de serviços, em que o titular responde ilimitadamente por todos os atos praticados pela empresa.
Sociedade: a união de dois ou mais sócios que têm responsabilidade solidária e limitada perante os compromissos assumidos.
Missão da empresa
A partir do conceito de negócio formulado e definida a forma jurídica, deve-se desenvolver a declaração de missão da empresa em termos das metas que deverão ser atingidas, relacionadas a: natureza e qualidade dos produtos, e/ou serviços oferecidos, preços, relacionamento com clientes, com os funcionários e com outras empresas do setor, características do ambiente de trabalho e estilo de administração, incorporação de novas técnicas e tecnologias, perspectivas de crescimento e lucros, relacionamento com a comunidade e com o meio ambiente.
Visão da empresa
O enunciado da visão é a descrição do futuro desejado para a empresa. Esse enunciado reflete o alvo a ser procurado por meio de:
Esforços individuais;
Esforços das equipes;
Alocação dos recursos.
O enunciado da visão deve conter tanto a aspiração, como a inspiração.
A aspiração de tornar-se "algo", e a inspiração porque esse "algo" deve merecer e valer a pena ser concretizado, deve-se sentir orgulho em participar da construção dessa visão. Ou seja, deve ter luz suficiente (inspiração) para apontar o caminho que leva à concretização da aspiração.
A visão precisa ser prática, realista e visível (nós não alcançamos aquilo que não vemos), pois não passará de uma mera alucinação, se ela sugerir ou propuser resultados inatingíveis.
Visão também não tem nada a ver com projetos ou sistemas que devem ou se sonha verem implantados. E não deve apontar quaisquer "comos", ou declarações de intenções ou ainda de boa vontade.
A visão implica o perfil que a empresa deve assumir quando toda a boa vontade, intenções, esforços, recursos e projetos, que se tem na cabeça e na vontade, passarem pelas mãos de todos os colaboradores para se tornarem realidade, por construção conjunta.
O enunciado da visão, além dos aspectos de aspiração e inspiração, de ser prática, realista e visível, deve facilitar respostas às seguintes perguntas:
No que a empresa quer se tornar?
Qual direção é apontada?
Onde estaremos?
O que a empresa será?
Em que direção devo apontar meus esforços?
Estou ajudando a construir o quê?
Os recursos investidos estão levando a empresa para onde?
Valores da empresa
Valores são princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a missão, na direção da visão. Os valores também podem ser como um conjunto de crenças, ou princípios, que:
Definem e facilitam a participação das pessoas no desenvolvimentoda missão, visão e dos próprios valores;
Definem e facilitam a articulação da missão, visão e valores;
Facilitam a colaboração entre os empregados; o comprometimento dos empregados com o mercado e com a comunidade e a sociedade.
O enunciado de cada valor deve ser curto. Os valores são inegociáveis e são os mais perenes de uma empresa.
O conjunto de valores define a regra do jogo, em termos de comportamentos e atitudes, devendo conter um subconjunto das respostas às perguntas abaixo:
Como os empregados devem se portar, individualmente?
Como os empregados se relacionam entre si? Com os clientes?
Como a empresa trata seus clientes? Faz negócios?
Como nos relacionamos com a comunidade?
Qual a nossa responsabilidade frente à sociedade?
Que valores, crenças ou princípios são importantes para a empresa fazer o que faz, para quem faz, e para o que ela quer se tornar?
Resumidamente:
A construção de um conjunto de missão, visão e valores, só é útil se a prática do dia a dia, do presidente ao porteiro, mostra e demonstra ser esse o conjunto de regras que regem a conduta do pessoal da sua empresa.
Caso contrário, é pura perda de tempo, pois se o que se diz e o que se prega, é diferente do que se faz; a missão, a visão e os valores tornam-se somente um apanhado de letras, caindo no vazio da rotina.
Por fim, o conjunto missão, visão e valores serve também para facilitar e promover a convergência dos esforços humanos, materiais e financeiros.
Natureza das empresas
As empresas são classificadas quanto à sua forma, como segue:
Empresa de prestação de serviços: Empresas que vendem um serviço prestado diretamente ao cliente. Geralmente têm estrutura simples porque não necessitam de estoque. A grande força desse tipo de negócio são as pessoas. Exemplos: clínica de estética, salão de beleza, assessoria contábil, consertos de equipamentos, dentre outras.
Empresa comercial: A atividade essencial é comercializar bens e produtos. Essa comercialização pode se dar em termos de varejo ou distribuição. No varejo o fornecedor vende diretamente ao consumidor final em quantidades geralmente pequenas, para seu próprio consumo. Essa empresa normalmente tem estoque e paga comissões por vendas, lidando diretamente com o público. Neste caso, as pessoas também são a grande força do negócio. Exemplos: supermercados, farmácias, magazines. Na distribuição trata-se de empresas comerciais que atuam em determinadas áreas geográficas e são responsáveis por colocar determinados produtos no mercado. Muitas vezes essas empresas também vendem no varejo. Exemplo: atacadistas.
Empresa industrial: A empresa fabrica produtos mediante encomendas ou para formar estoques, utilizando para isso insumos ou produtos elaborados por outros fabricantes. Exemplos: indústria de alimentos, indústria de vestuário.
Empresa mista: Combina característica de mais de um tipo de negócio. Exemplo: padaria que fabrica e comercializa seus produtos.
	
Forma jurídica das empresas
Empreendedor individual: O Empreendedor individual é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para ser um empreendedor individual, é necessário faturar no máximo até R$ 60.000,00 por ano, não ter participação em outra empresa como sócio ou titular e ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria.
Empresário: O titular tem responsabilidade ilimitada e individual pela empresa e seu nome será o nome da firma. Esse tipo de forma jurídica se aplica às atividades de indústria e/ou comércio, e o ativo e o passivo (estoques, máquinas, contas a pagar etc.) podem ser transferidos a outra pessoa jurídica, porém a empresa em si, por ser firma individual, é intransferível.	Cabe destacar, portanto, que a natureza jurídica “empresário” não pode ser vendida e nem admite sócios.
Sociedade Simples: Também chamada de Não Empresária, é o negócio jurídico celebrado entre pessoas com o objetivo de exercer atividade econômica que não seja comercial ou empresária. Trata-se da forma mais simples de constituição de sociedade em que o contrato pode ser público ou particular. São sociedades formadas para prestarem serviço de base intelectual, tais como contadores, advogados, engenheiros e outros, ou seja, prestam serviço que tem produtos originados com a sua experiência, notadamente os profissionais liberais.
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI): Trata-se de uma sociedade unipessoal de responsabilidade limitada, criada pela Lei nº 12.441 de 11/08/2011. Possibilita ao empresário abrir uma empresa com a proteção da responsabilidade limitada e separação do patrimônio da Pessoa Jurídica do patrimônio da Pessoa Física.A EIRELI permite a uma única pessoa física ser titular de todo o capital devidamente integralizado. Esse capital não poderá ser inferior a 100 vezes o valor do Salário Mínimo vigente no país. O capital é a verba que garante ao empreendedor o pagamento das despesas de constituição de uma empresa.
Sociedade Civil Limitada (S/C Ltda.): Constituída obrigatoriamente por duas ou mais pessoas, tendo por objeto apenas a exploração de prestação de serviços. É regulada pelo Código Civil e não pode praticar atos de comércio. Seus documentos são registrados no Cartório de Títulos e Documentos e a responsabilidade pelo pagamento das obrigações da empresa é limitada à participação dos sócios.
Sociedade por quotas de responsabilidade Limitada (Ltda.): A empresa deve ser constituída por, no mínimo, dois sócios, com atividade industrial e/ou comercial, podendo explorar cumulativamente a atividade de prestação de serviços. As quotas representam a participação de cada sócio no capital da empresa que terão responsabilidade proporcional A esse capital.
Sociedade Anônima (S.A.): É a empresa formada por duas ou mais pessoas cujos atos constitutivos dar-se-ão por intermédio de um Estatuto Social, no qual constarão a forma de operação, as normas que regerão a empresa e também o capital social, que será dividido em ações. Aporte: contribuição financeira para determinado fim. No caso, é o ato de um sócio fornecer recursos financeiros para uma determinada empresa.
Imagine que uma empresa tenha um capital social de R$ 500 mil, mas precisa de um aporte de R$ 10 milhões para aproveitar as oportunidades de crescimento de mercado. Quando as empresas precisam de sócios que aportem um alto volume de recursos, a solução é emitir centenas ou milhares de títulos de propriedade: as ações.
	A responsabilidade dos acionistas é limitada até a integralização das ações que cada um tem subscritas.
	Os acionistas têm assegurados os seguintes direitos:
Participação dos lucros;
Participação no patrimônio social, em caso de liquidação da sociedade;
Fiscalização de negócios;
Preferência para a subscrição de novas ações, no caso de aumento de capital;
Retirar-se da sociedade, com reembolso no valor das ações por parte da sociedade, transferência a outros acionistas ou a terceiros.
A sociedade anônima terá uma denominação social que indique o objeto de atividade, seguida ou precedida da expressão S.A. ou então precedida da expressão Cia. Os acionistas das sociedades anônimas, segundo as regras estatutárias, compõem a sua assembleia geral, o seu supremo poder. As assembleias se reúnem, ordinariamente, na forma de estatutos e das leis em vigor, ou extraordinariamente, tendo autoridade para deliberar, quando estiver presente o número mínimo de acionistas fixado em lei o nos estatutos. Este número é denominado quórum. Além da assembleia e da diretoria, poderá haver o conselho fiscal, ao qual competem as funções de fiscalizar os negócios e dar parecer sobre certos assuntos submetidos à aprovação da assembleia de acionistas.
Sociedade Cooperativa: A exemplo da Sociedade Anônima, a Sociedade Cooperativa possui legislação especial (Lei nº 5.764/71). No entanto, por tratar-se também de matéria do direito de empresa, o código faz referência às cooperativas nos artigos 1.093 a 1.096, sem, contudo, esgotar a matéria, que édetalhada no diploma específico.
	Sobre o tema, a legislação especial estabelece que celebram contrato de sociedade cooperativa as pessoas que reciprocamente se obrigam a contribuir com bens e serviços para exercício de uma atividade econômica, de proveito comum, sem objetivo de lucro. Portanto, as cooperativas são sociedades de pessoas, com forma e natureza jurídica próprias, de natureza civil, não sujeitas à falência, constituídas para prestar serviços aos associados, distinguindo-se das demais sociedades e possuindo características peculiares. As Sociedades Cooperativas podem adotar por objeto qualquer gênero de serviço, operação ou atividade. Entretanto, independente de seu objeto de acordo com o código civil, serão sempre consideradas sociedades simples. Assim, de acordo com a lei, jamais uma cooperativa pode ser considerada uma sociedade empresária.
Sociedade de economia mista: São sociedades anônimas em cujo capital participam particulares e o poder público, tendo este a finalidade de conciliar a obtenção de lucros com a prestação de serviços de utilidade pública.
As sociedades de economia mista têm as seguintes características:
Estão sujeitos à legislação comercial;
O poder público, que poderá ser o governo federal, os governos estaduais ou municípios, será o principal acionista;
O poder público participa da gestão dos negócios sociais, sendo representado, em sua administração, por diretores nomeados por ele.
Outros tipos de sociedade: O Código Civil Brasileiro contempla ainda outras modalidades de constituição de sociedade, que devem atender o disposto nos seus artigos específicos, como vemos a seguir:
Sociedade em Nome Coletivo: regida pelo Código Civil Brasileiro de acordo com seus artigos 1.039 a 1.044, trata-se de sociedades constituídas somente por pessoas físicas, respondendo todos os sócios, solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais. Nesse tipo de sociedade, os sócios por ocasião dos atos constitutivos ou então por unânime convenção, podem limitar entre si a responsabilidade de cada um.
Sociedade em Comandita Simples: nesse tipo de sociedade regida pelo Código Civil Brasileiro pelos artigos 1.045 a 1.051, tomam parte sócios de duas categorias: os comanditados, que são pessoas físicas, responsáveis solidária e ilimitadamente pelas obrigações sociais; e os comanditários, obrigados somente pelo valor de suas quotas. A característica peculiar nesse tipo de sociedade é que o sócio comanditário não pode praticar nenhum ato de gestão nem ter o nome na denominação social, sob pena de ficar sujeito às responsabilidades de sócio comanditado, porém pode ser constituído procurador da sociedade, para negócio determinado e com poderes especiais.
Sociedade em Comandita por Ações: esse tipo de sociedade tem seu capital dividido em ações em rege-se pelas mesmas normas da Sociedade Anônima, onde somente o acionista tem qualidade para administrar e, como diretor, responde subsidiária e ilimitadamente pelas obrigações. Os diretores são nomeados no ato constitutivo da sociedade, sem limitação de tempo e somente poderão ser destituídos por deliberação dos acionistas que representem no mínimo dois terços do capital social.
Cabe a observação com relação ao Autônomo Estabelecido, que é a pessoa física que individualmente exerce profissões que explorem atividades de prestação de serviços. O respectivo registro é feito na Prefeitura do Município onde o interessado reside, podendo emitir recibo próprio ou Nota Fiscal tributada.
Classificação das empresas
	Esta classificação obedece a vários critérios, tais como ramo de atividade, número de empregados, faturamento, capital etc. O critério mais utilizado é classificar as empresas de acordo com o número de empregados:
Microempresas: de 0 a 9 empregados;
Pequena: de 10 a 99 empregados;
Média: de 100 a 500 empregados;
Grande: acima de 500 empregados.
Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)
	A Lei nº 9.841/99 de 05 de outubro de 1999, denominada Estatuto das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, caracteriza como microempresa (ME) as pessoas jurídicas e firmas individuais que tiverem receita bruta anual igual ou inferior a R$ 360.000,00. Pela mesma lei, são consideras empresas de pequeno porte (EPP) as pessoas jurídicas ou firmas individuais que, não enquadradas como microempresas, tiverem receita bruta anual superior a R$ 360.000,00e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 – valores monetários em vigor a partir de 01/01/2012.
Nome Fantasia
Também conhecido como nome comercial ou nome de fachada, é a designação utilizada por uma instituição, seja ela de ordem pública ou privada, sob a qual ela se torna conhecida do público. Essa denominação opõe-se à razão social que é o nome utilizado perante os órgãos públicos de registro das pessoas jurídicas.
O nome fantasia pode ser formado a partir de palavras ou expressões contidas na própria razão social, bem como a partir da criatividade do empresário.
De conformidade com o direito comercial, o registro de um nome fantasia dá-se perante os órgãos de registro de marcas e patentes, resguardando o direito a sua utilização ao primeiro que o registra.
Marcas
	O assunto é regulado pela Lei nº 9.279 de 14 de maio de 1996 e interpreta como marca todo o sinal distintivo (palavra, figura, símbolo etc.) visualmente perceptível, que identifica e distingue produtos e serviços de outros iguais ou semelhantes, de origens diversas, bem como certifica a sua conformidade com determinadas normas ou especificações técnicas.
	Qualquer pessoa, tanto física quanto jurídica, que esteja exercendo atividade legalizada e efetiva pode requerer o registro de uma marca, que se obtém pelo Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI).
	A marca registrada perante o INPI garante ao seu proprietário o direito de uso exclusivo em todo o território nacional em seu ramo de atividade econômica.
Legalização da Empresa
	Para legalização definitiva de uma empresa, algumas providências devem ser tomadas antes do efetivo início de suas atividades. 
	Inicialmente, o Contrato Social e os documentos dos sócios devem ser levados à Junta Comercial ou ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Algumas taxas (que variam de acordo com o estado) devem ser pagas. Após isso, o representante da empresa receberá o NIRE (Número de Identificação de Registro da Empresa). Com o NIRE é possível seguir para os próximos passos:
Receita Federal
	Expede o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).
	Exemplo: 01.001.785/0001-01
Os números após a barra correspondem à unidade da empresa;
Os dois últimos números correspondem ao dígito verificador que testa se o CNPJ é verdadeiro ou falso;
Esse sistema foi desenvolvido para melhorar as informações e controle da Receita Federal. Junto com esse sistema foram implantadas pela Secretaria políticas para desenvolvimento de tecnologia e informação.
Inscrição Estadual
	As empresas que realizam operações de compra e venda, tanto de produtos como de mercadorias, são consideradas CONTRIBUINTES perante o ESTADO, devendo obter a Inscrição Estadual. Os governos estaduais têm à disposição dos contribuintes e empresas os Postos Fiscais Eletrônicos, que oferecem muitos serviços, especialmente a DECA ESTADUAL.
Inscrição Municipal
	Para finalizarmos o processo de abertura e para que possamos colocar a empresa em funcionamento é necessária uma inscrição municipal e posteriormente requerer o alvará ou licença de funcionamento.
Previdência Social
	Ainda que inicialmente só os sócios trabalhem na empresa, é necessário fazer o cadastro no INSS em até 30 dias após o início das atividades.
Falência e recuperação extrajudicial ou judicial
Falência
	É basicamente um processo de execução coletiva. Ocorre a arrecadação e venda judicial forçada de todos os bens do falido para posterior rateio proporcional aos credores, segundo a classificação estabelecida pela legislação.
	Na falência, normalmente a empresa para de funcionar e uma pessoa é designada pelo juizpara arrecadar o patrimônio disponível, verificar os créditos, liquidar os ativos e pagar o passivo em sistema de rateio.
	De acordo com a Lei nº 11.101, de 9 de fevereiro de 2005, o processo de falência atenderá aos princípios da celeridade e da economia processual e ao promover o afastamento do devedor de suas atividades, visa a preservar e otimizar a utilização produtiva dos bens, ativos e recursos produtivos, inclusive os intangíveis, da empresa.
	Segundo o Art. 94 da Lei, dentre outros motivos, será decretada a falência do devedor que, sem relevante razão de direito, não paga, no vencimento, obrigação líquida materializada em título ou títulos executivos protestados cuja soma ultrapasse o equivalente a 40 salários mínimos na data do pedido de falência.
Recuperação extrajudicial ou judicial
	Conhecida antes com Concordata, era uma situação vivida antes da falência propriamente dita, em que o devedor ainda não deixou de pagar suas obrigações líquidas, mas está na iminência de fazê-lo. Observa-se que hoje não há mais o benefício da concordata, pois o Decreto-Lei nº 7661/45 foi substituído pela Lei nº 11.101 de 09/02/2005.
	Neste caso, a empresa deverá fechar acordo com seus credores (empregados, fornecedores, bancos, governo estadual, municipal e federal) em até 180 dias. Se isso não ocorrer, o juiz pode decretar a falência imediatamente. 
	A nova legislação diminui consideravelmente a possibilidade de as empresas falirem, pois a antiga lei protegia os interesses estabelecidos na relação credor - devedor, em especial os direitos privados dos credores. Já a recuperação judicial permite que as empresas em crise voltem a se tornar participantes competitivas e produtivas da economia nacional.
	Para entrar com o pedido de recuperação judicial, é necessário apresentar, entre outros documentos, um histórico detalhado da empresa e uma exposição clara das causas que a levaram à situação de crise. 
Questões para Revisão
Quais são os elementos ou recursos necessários para que uma empresa inicie suas atividades?
O que é Pessoa Física?
O que é Pessoa Jurídica?
De acordo com sua natureza, como as empresas devem ser classificadas?
De acordo com seu tamanho, como as empresas devem ser classificadas?
Como devemos proceder para legalizar uma empresa?
Vídeos Sugeridos
Você é o Dono (2011)
Fantástico (Rede Globo)
Responda às questões:
Quais foram as empresas apresentadas?
No início, qual foi o maior problema identificado no salão da família Bertocci?
Quais orientações passadas pelo Sebrae à empresa de almoço?
Quais as orientações passadas para a empresa de limpeza?
Você concorda com a alternativa de buscar ideias em outras empresas do mesmo segmento que a sua? Justifique sua resposta.
Qual é a importância do Contrato Social para qualquer empresa?
Quais são os principais motivos da falência de pequenas empresas?
Quais as orientações passadas aos irmãos Bertocci?
Quais os problemas enfrentados pelas 3 empresas?
Qual é o papel do dono do negócio no início da empresa?
Qual é a palavra chave para o sucesso de qualquer empreendimento?
Organograma
Organizar significa estruturar e integrar as atividades desenvolvidas em uma empresa, distribuindo-se por departamentos, setores, seções etc., conforme suas necessidades.
Ao organizar uma empresa, agrupam-se as suas atividades em determinados órgãos, denominando como cargos ou funções, além de definir as relações de hierarquia entre cada um desses órgãos. Assim, obtém-se a estrutura organizacional que é a forma de “arrumação” de uma empresa de maneira a oferecer-lhe maiores probabilidades de obter bons resultados.
Analisando a estrutura empresarial quanto às funções internas, temos:
Áreas: constituídas de departamentos e setores. Assim temos, por exemplo, a área comercial, constituída de departamento de marketing. Considerando a tomada de decisão, entendemos nas áreas as decisões estratégicas, envolvendo toda a empresa, geralmente de longo prazo.
Departamentos: responsáveis pelos setores. As tomadas de decisões são basicamente táticas, compreendendo os departamentos específicos e em relação ao tempo podem ser de médio ou curto prazo.
Setores: compreendem a operacionalização das atividades. O foco das decisões é operacional, de curto prazo.
Hierarquia
As relações de autoridade fundamentam-se na estrutura organizacional de subordinação, enquanto as relações de responsabilidade são as definidas pelas ordens e orientações recebidas e a quem devem passar contas do trabalho realizado.
A relação existente entre a autoridade e a responsabilidade forma uma rede definida como hierarquia, cujas relações de autoridade podem apresentar-se em dois níveis: vertical e horizontal.
	A título de fixação, apresentamos três tipos de organograma: linear, departamental e funcional.
Outra estrutura que queremos demonstrar é a departamental.
A departamentalização é a divisão ou órgão da empresa, responsável por um conjunto determinado de atividades. Em seguida, veja um exemplo de departamentalização por função.
Fluxograma
Fluxograma é um diagrama, que tem como finalidade representar processos ou fluxos de materiais e operações, utilizados para representar algo essencialmente dinâmico, sendo uma das ferramentas mais usadas por quem deseja analisar e redesenhar um processo de trabalho, pois traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.
Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como pensam que devem ser feitas.
Através dos fluxogramas é possível visualizar:
Operações são realizadas;
Entradas e saídas;
Como fluem as informações;
Os recursos gastos no processo;
Situação ampla de todo o processo.
Os fluxogramas são capazes de evitar:	
Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos;
Falhas de funcionamento e gargalos;
Duplicidade de procedimentos;
Complexidades desnecessárias. 
O fluxograma sempre possui um início, um sentido de leitura, ou fluxo e um fim. Alguns símbolos básicos são usados na construção de qualquer fluxograma, porém pode variar. Definições básicas:
Geralmente se usa um círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo;
A seta é usada para indicar o sentido do fluxo;
Retângulo que insere as ações;
Losango: representa questões/alternativas, sempre com duas saídas (Sim ou Não);
As linhas ou setas nunca devem cruzar;
O texto deve ser sempre claro e sucinto;
Recomenda-se iniciar as ações sempre com um verbo no infinitivo (fazer, dizer...).
O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique mais claro possível, ou seja, que fique fácil de identificar as ações a serem executadas, ou dependendo do tipo de fluxograma, as alternativas do processo.
Figura 1 - Modelo de fluxograma
Planejamento
As empresas não funcionam ao acaso. E muito menos na base do improviso. Tudo nelas deve ser planejado. Isto significa que as empresas precisam decidir antecipadamente o que pretendem alcançar e o que deve ser feito para atingir seus objetivos. O foco em objetivos continua a ser razão do sucesso de muitas empresas bem-sucedidas: elas sabem com antecedência o que e como fazer e quais resultados querem oferecer.
	Na realidade, o planejamento é muito comum em nossas vidas. Em todos os momentos estamos planejando nosso comportamento em relação a certos objetivos que pretendemos realizar. Quando pretendemos ir a algum lugar, planejamos antecipadamente qual o melhor percurso a ser percorrido por exemplo. O planejamento é decorrência natural do comportamento das pessoas em quaisquer situações. Nas empresas, o planejamento é uma necessidade imperiosa: uma vez definido algum objetivo a alcançar, o planejamento constitui a melhor maneira de chegar lá.
Planejamento
Importância e Necessidade do Planejamento
O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para atingi-los. Está voltado para a continuidade da empresa e focaliza o futuro. Sua importância reside nisso: sem o planejamento, a empresa ficaperdida no caos. O planejamento é vital para as demais funções administrativas. Sem o ele a organização, a direção e o controle perdem todo o seu efeito.
A necessidade do planejamento reside na racionalidade que imprime às decisões. Por racionalidade entendemos a escolha dos meios mais adequados para atingir determinados objetivos ou fins. Por meio do planejamento, as ações da empresa tornam-se racionais, isto é, mais adequadas aos fins propostos. Ele constitui a melhor maneira para alcançar objetivos futuros.
Objetivos
Objetivos são resultados específicos que se pretende alcançar em um determinado período de tempo. Dois pressupostos são importantes na formulação de objetivos: de um lado a missão organizacional e, do outro, a visão de futuro da empresa. Enquanto a missão organizacional define qual é o negócio da empresa e o seu papel na sociedade, a visão de futuro da empresa procura proporcionar uma imagem do que a empresa pretende ser. Os objetivos por seu lado estabelecem resultados concretos que se deseja alcançar dentro de um específico prazo de tempo.
Os objetivos são importantes por várias razões:
Definem previamente um alvo ou meta a atingir;
Funcionam com guias para a ação coletiva;
Servem como padrão de referência para avaliar o resultado alcançado;
Proporcionam a todos uma ideia sobre onde se pretende chegar;
Permitem integração e coordenação para a união de esforços conjuntos;
Servem para monitorar o progresso em relação ao alvo ou meta.
Existem três níveis de objetivos que uma empresa pode perseguir: estratégicos, táticos e operacionais. Os objetivos estratégicos relacionam-se com a empresa como um todo, enquanto os objetivos táticos referem-se a cada departamento ou unidade da organização e os objetivos operacionais com cada tarefa ou operação a ser executada. A missão da organização paira acima de todos eles.
	Assim, os objetivos empresariais estão dispostos em termos de amplitude (espaço organizacional) e de horizonte (tempo), a saber: os objetivos estratégicos estão voltados para toda a organização e estendidos no longo prazo (algo em torno de 5 anos). Os objetivos táticos estão voltados para cada departamento ou unidade específica da organização e focalizados no médio prazo (em geral, um ano ou exercício fiscal da empresa), enquanto os objetivos operacionais referem-se a cada tarefa ou operação e relacionam-se com o curto prazo (mês, semana ou dia).
Os níveis de planejamento
Em função da amplitude (espaço) e do horizonte (tempo) dos objetivos a atingir, existem três níveis de planejamento. A atividade empresarial parte de um planejamento estratégico que abrange a empresa como uma totalidade e que a afeta no longo prazo pelas suas consequências. O planejamento estratégico é decidido no nível estratégico da empresa e diz respeito ao futuro do negócio como uma totalidade. Para que o planejamento estratégico possa ser levado adiante, ele precisa ser desdobrado e implementado nos níveis hierárquicos mais baixos da empresa, nos quais as tarefas são executadas.
	Planejamento Estratégico
	Presidente e diretores fazem contato direto com o ambiente externo, com mercados, concorrentes e demais forças ambientais para a tomada de decisões estratégicas.
Incerteza e Imprevisibilidade
	Planejamento Tático
	Gerentes traduzem e interpretam as decisões estratégicas e as desdobram em planos táticos e detalhados no nível departamental.
Articulação Interna
	Planejamento Operacional
	Supervisores desdobram os Planos Táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa.
Certeza e regularidade
Planos
Planejamento é a função administrativa que, partindo da fixação dos objetivos a serem alcançados, determina o que se deve fazer, quando fazer, quem deve fazê-lo e de que maneira. Assim, o planejamento é elaborado na base de planos. Um plano é um esquema que estabelece antecipadamente aquilo que deve ser feito. Quando um plano é elaborado para alcançar um objetivo final da empresa, ele é chamado plano-fim. Quando um plano é elaborado para alcançar objetivos intermediários que, quando terminados e concluídos permitem a execução de um plano-fim, ele é denominado plano-meio. 
Existem vários tipos de planos. Veja:
Programas: São planos abrangentes que reúnem em si um conjunto integrado de vários planos relacionados a assuntos diferentes entre si. Uma programação estabelece vínculos entre vários planos.
Procedimentos: São planos que prescrevem a sequência cronológica das tarefas a serem executadas. Normalmente, os procedimentos são transformados em rotinas.
Métodos: São planos que detalham como uma atividade deve ser executada em todos os detalhes. Refere-se (quase sempre) ao trabalho das pessoas.
Normas e Regulamentos: São regras que servem para definir o que deve ser feito e o que não deve ser feito. São guias para dar uniformidade de ação, e em geral estão relacionadas ao comportamento das pessoas.
Gráficos de Planejamento
O planejamento utiliza gráficos para melhor visualização e compreensão. Esses gráficos servem também para o controle. Como o controle é uma função administrativa que se preocupa em verificar se o que foi planejado foi realmente executado, os gráficos de planejamento são também utilizados como critério para o seu posterior controle e acompanhamento.
Cronograma
	É um gráfico de planejamento de tempo, isto é, um gráfico em que o padrão de planejamento e controle é o tempo. Ele é constituído de um gráfico de dupla entrada: nas linhas horizontais são alinhadas as atividades planejadas, enquanto nas colunas verticais são marcados os períodos de tempo considerados como padrão. Sua função é relacionar as duas variáveis: atividades em função do tempo, mostrando o início e o término de cada atividade por meio de linhas. Geralmente, as linhas cheias representam o que foi planejado, enquanto as linhas pontilhadas representam o que foi realizado, permitindo comparações rápidas e fáceis.
	
	Janeiro
	Fevereiro
	Março
	Abril
	Maio
	Junho
	Férias escolares
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Elaboração do Plano Pedagógico
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Reuniões com professores
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Elaboração de Calendário Escolar
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Preparação do material de ensino
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Período de aulas
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Primeira prova bimestral
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Avaliação do 1º bimestre
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Segunda prova bimestral
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Avaliação do 2º bimestre
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Férias escolares
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
Gráfico de Gantt
	É um gráfico semelhante ao cronograma, mas com uma diferença: as colunas verticais (variável tempo) são divididas em quatro partes. Originalmente, o gráfico de Gantt foi criado para planejamento e controle da produção semanal: cada mês (coluna) é composto de quatro semanas (subcolunas) para dispensar o uso do calendário.
	
	Janeiro
	Fevereiro
	Março
	Abril
	Maio
	Junho
	
	1
	2
	3
	4
	1
	2
	3
	4
	1
	2
	3
	4
	1
	2
	3
	4
	1
	2
	3
	4
	1
	2
	3
	4
	Férias escolares
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Elaboração do Plano Pedagógico
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Reuniões com professores
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Elaboração de Calendário EscolarPreparação do material de ensino
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Período de aulas
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Primeira prova bimestral
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Avaliação do 1º bimestre
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Segunda prova bimestral
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Avaliação do 2º bimestre
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	Férias escolares
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
	
Atividades
O que é organograma?
Elabore o organograma para uma empresa com os seguintes cargos: 
Operador de Produção
Auxiliar de Produção
Vendedor
Contador
Técnico de TI
Assistente Financeiro
Gerente de Vendas
Gerente de Produção
Gerente Financeiro e Contábil
Presidente
Gerente de TI
Analista de Recursos Humanos
Elabore um Fluxograma sobre a preparação de “macarrão instantâneo”.
Conceitue planejamento estratégico, tático e operacional. 
Arquivologia 
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento. Os arquivos podem ser:
Públicos
São conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos:
Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes;
Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários;
Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem se preservados indefinidamente.
Privados
São conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, relacionados a outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento dado a eles deve ser diferente.
A importância dos arquivos está crescendo a cada dia, principalmente devido ao desenvolvimento da sociedade, pois os arquivos nada mais são do que conjuntos de documentos recebidos ou produzidos, preservados e organizados.
No passado, a preservação de documentos era encarada principalmente por seu valor histórico. Mas, com o passar do tempo surgiram novos aspectos relevantes, como a difusão da informação, principalmente a de conteúdo teórico, o auxílio para eficiência administrativa, entre outros.
A organização é um ponto importantíssimo, pois deve assegurar que o arquivo tenha:
Segurança: A segurança é a garantia de que os documentos e informações não sejam perdidos;
Precisão: Assegurar a localização de qualquer documento arquivado;
Simplicidade: Ser de fácil compreensão;
Flexibilidade: Capacidade de crescimento e adaptabilidade à diversificação dos documentos armazenados;
Acesso: Rapidez e facilidade na localização de documentos arquivados.
Tipos de Arquivo
No que se refere à frequencia do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos:
Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequencia de uso, consulta ou referência.
Arquivo Morto: armazena documentos de frequencia de uso, consulta ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes são necessárias a imediata localização e consulta a papéis em desuso.
Conservação e proteção de documentos
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes são determinados pela própria legislação. Os documentos são classificados por seu valor em:
Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, sem eles a empresa não tem condições de funcionar. São os contratos, escrituras, estatutos, livros de atas, livros de registros de ações, fórmulas, procurações etc.
Permanentes: são os documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não tem importância vital. Como exemplo, podemos relacionar os relatórios anuais, registros de empregados, livros de registros contábeis, recibos de taxas e impostos etc.
Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. O tempo de vigência dos documentos seguirá os critérios adotados pela própria empresa. Assim, são temporários: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar, extratos bancários, apólices de seguro, folhetos, correspondências etc.
Métodos de arquivamento
Modernamente, o arquivamento de informações tornou-se uma tarefa realizada com a utilização de computadores, facilitando a obtenção dos itens de organização anteriormente mencionados.
O fato dos computadores serem cada vez mais utilizados para guardar informações não torna desnecessário o conhecimento dos métodos de arquivamento, pois estes oferecem técnicas para a classificação de informações e a simplificação de tarefas como armazenamento e busca.
Dentre os diversos métodos de arquivamento, iremos abordar três dos mais utilizados:
Método numérico: 
É aquele em que, todo o documento a ser arquivado, recebe um número de identificação. Este método é considerado um método confidencial, pois para consultar as pastas necessitamos de um índice auxiliar.
Organiza-se o arquivo utilizando-se pastas numeradas em ordem crescente ou decrescente.
O índice auxiliar contém os números das pastas e os assuntos pertinentes. É necessário que este índice esteja sempre atualizado.
Além da vantagem de ter um método sigiloso, permite também uma maior rapidez na organização do arquivo, uma vez que os números são infinitos.
	Matrícula nº 12365
	
	Aluno: José Ribeiro Castro
	
	Endereço: Rua Albertina Cruz, 28
	
	Telefone: 12 3633-3333
	Celular: 12 98999-9966
	Data de Nascimento: 17/04/1976
	
	
Um detalhe interessante é que um arquivo organizado pelo método numérico só será eficaz se houve posse do número referente ao assunto procurado, caso contrário ele será ineficaz. 
Método alfabético: 
Este método é bastante simples e proporciona consultas diretas e rápidas. Entretanto, alguns critérios devem ser obedecidos para que haja uniformidade no processo de arquivamento.
Por nomes de pessoas
As principais regras dizem respeito à colocação do sobrenome e dos títulos. Observe o quadro:
	Nome
	Ordem de Arquivamento
	Pedro Paulo Guimarães
	Guimarães, Pedro Paulo
	João Bosco de Lavor Medeiros
	Medeiros, João Bosco de Lavor
	Dr. Roberto Medeiros
	Medeiros, Roberto (Dr.)
	Ministro Raul Soares
	Soares, Raul (Ministro)
	Humberto de A. Castelo Branco
	Castelo Branco, Humberto de A.
Ou seja, no caso de nomes de pessoas, devemos observar as seguintes regras:
Coloque em primeiro lugar o sobrenome; no caso de mais de um, o último sobrenome e depois o primeiro nome.
Ex: 	José Almeida da Silva Silva, José Almeida da
Graus de parentesco e títulos não são considerados, devendo ser colocados entre parênteses no final.
Ex: 	José CarneiroJr. Carneiro, José (Jr.)
	Dr. Osvaldo Costa Costa, Osvaldo (Dr.)
Não separe sobrenomes compostos.
Ex: 	Dulce Monte Negro Monte Negro, Dulce
Sobrenomes com as palavras “Santo”, “Santa”, “São” não devem ser separados.
Ex: 	Osvaldo Santa Rosa Santa Rosa, Osvaldo
Sobrenomes precedidos de partículas com inicial maiúscula, estas devem ser consideradas como parte do sobrenome.
Ex: 	Bruno Di Carmo Di Carmo, Bruno
Atenção! O uso da vírgula indica que houve inversão no nome.
Por nomes de empresas
No caso de o método estar sendo aplicado a nomes de empresas, as regras regulam a escrita de números, siglas e colocação de artigos.
Observe o quadro:
	Nome
	Ordem de Arquivamento
	Editora Livro de Ouro S/A
	Editora Livro de Ouro S/A
	2 Irmãos Confecções Ltda.
	Dois Irmãos Confecções Ltda.
	SENAI
	SENAI
	O Estado de São Paulo
	Estado de São Paulo (O)
	Humberto de A. Castelo Branco
	Castelo Branco, Humberto de A.
No caso de nomes de pessoas, devemos observar as seguintes regras:
Arquive diretamente pelo nome da empresa, sem fazer inversões.
Ex: 	Banco Geral do Comércio Banco Geral do Comércio
Os números para arquivamento são escritos por extenso.
Ex: 	3 Patinhos Papelaria Ltda. Três Patinhos Papelaria Ltda.
As empresas conhecidas pela sigla devem ser arquivadas como se fossem palavras
Ex: 	SENAC SENAC
Nomes de empresas que comecem com artigos, estes devem ser colocados entre parênteses no final
Ex: 	A Voz do Povo Voz do Povo (A)
Método específico ou por assunto: 
Este método é o mais complexo, pois requer uma prévia análise da empresa, suas atividades, interesses e objetivos.
Após esta análise, deve ser feita uma relação com os assuntos básicos em ordem alfabética.
	Em seguida, os assuntos devem ser divididos e subdivididos conforme a necessidade do serviço, a frequência das consultas e a facilidade e rapidez de localização dos documentos.
	Como exemplo, podemos citar uma empresa de turismo, cujos assuntos principais seriam viagens nacionais e internacionais. Estes dois assuntos podem ser subdivididos. Veja o exemplo:
	Viagens
Internacionais
	
	Aéreas
Marítimas
Rodoviárias
	
	Documentação
Excursões
Hotéis
Promoção
Vendas a Crédito
Vendas à Vista
	Viagens
Nacionais
	
	Aéreas
Marítimas
Rodo aéreas
Rodoviárias
	
	Excursões
Hotéis
Promoção
Vendas a Crédito
Vendas à Vista
Feita a relação de assuntos, pode-se iniciar a aplicação do método de arquivamento. Os assuntos relacionados no exemplo constarão em guias colocadas alfabeticamente em pastas ocupando três níveis no arquivo, embora sejam permitidos até quatro ou cinco níveis. 
Arquivo de Referência Cruzada
A principal finalidade do arquivo de referência cruzada é informar quem estiver consultando o arquivo que o determinado assunto ou nome está arquivado em outra pasta.
Muitas empresas possuem, além de seu nome real (razão social), um nome fantasia (apelido).
Veja o exemplo:
Razão Social: Cia. de Aguardente de São Bento do Sapucaí ME
Nome Fantasia: Caninha Tomou Tombou
Imagine que um dos fornecedores da Caninha Tomou Tombou tivesse que levantar sua ficha. Você acha que esta ficha seria encontrada?
Possivelmente não, pois o arquivo de procura é alfabético de acordo com a razão social e, provavelmente, o funcionário iria procurar a ficha da Caninha Tomou Tombou, mesmo porque é assim que a empresa é conhecida. Desta forma não encontrando. A ficha só seria encontrada se o funcionário soubesse que deveria levantar a ficha da Caninha Tomou Tombou procurando-a por sua razão social.
Por isso, usualmente, é criado um arquivo de referência cruzada, onde a Caninha é cadastrada em duas fichas. Veja:
	Caninha Tomou Tombou
	
	Veja Cia. de Aguardentes de
São Bento do Sapucaí ME
	
	Cia de Aguardentes de São Bento do Sapucaí ME
	
	Endereço: Rua da Cana Verde, 1234
	Bairro: Canaviais Produtivos
	Cidade: São Bento do Sapucaí Estado: SP
	Telefone: (12) 3668-6886
	CNPJ: 120.123.123/0001-01 Contato: Mário Luiz
	
No exemplo, se a pessoa que está consultando o arquivo procurar a empresa pelo nome Caninha Tomou Tombou, a pasta irá informar que esse não é o nome correto (a Razão Social) da mesma, por isso, indicará que a consulta seja executada através da pasta Cia. de Aguardentes de São Bento do Sapucaí ME.
Ordem cronológica
Os documentos são arquivados por ordem e data, crescente ou decrescente. A ordem alfabética pode ser utilizada no caso de documentos com a mesma hora e data.
Geográfico
É utilizado quando arquivamos os documentos considerando-se uma divisão geográfica previamente estabelecida.
A divisão geográfica pode ser feita por países, estados, cidades, bairros, entre outras. Este método é muito utilizado nos departamentos de vendas.
Atividades para Revisão
O que é arquivo? Como os arquivos podem ser?
Quais são as 5 qualidades mais importantes para um bom arquivo?
Quais são os tipos de arquivo?
Como são classificados os arquivos por seu valor?
Quais são os métodos de arquivamento?
Organize o arquivo abaixo pelo método ALFABÉTICO: 
	Aluno
	Ordem de Arquivamento
	Maria Lúcia Cordeiro Nascimento
	
	Lucy Alves Matos
	
	Isabel dos Santos
	
	Aline Soares Cardoso
	
	Andreia Reis de Oliveira Godoy
	
	Francisca Saraiva Chaves
	
	Tânia Estevam Miranda
	
	Cristiane de Miranda
	
	Catarina Francisca Miranda
	
	Lucimeire Campos Fonseca
	
	Raquel Domingos da Silva
	
	Sarah Jovencio da Silva
	
	Adriana Lucia Cuba
	
	Luciana Vilma de Oliveira Silva
	
	Abelardo Nogueira Barbosa
	
	Helder Willian de Vasconcelos
	
	Carolina Gomes
	
	Ana Letícia Belitardo
	
	Filipe Lima Silva
	
	Lucas Santos Silva
	
	Bruno Rodrigues Penteado
	
	Kelly Cristina Rossi
	
	Otávio Augusto Sanches
	
	Claudia Aparecida de Mattos
	
	Ana Claudia Rodrigues de Carvalho
	
	Fernando Salles Valério
	
	Bruna Silva Santos
	
	Tamires França
	
	Kaique Lopes dos Santos
	
	Vanessa Trindade Bonafé
	
	Edna Cristina Toledo
	
	Antônio Coimbra Coelho Junior
	
	Paulo Vilhena Coelho
	
	João Luiz Monteiro Lobato
	
	Gustavo Dias Costa
	
	Sabrina Silvestre de Freitas
	
	Alisson Rodrigues Pereira
	
	Rafael Barbosa de Carvalho
	
	Marisa Helena Tavares
	
	André Moura
	
	Natália Miranda Almeida
	
	Guilherme Santana Fonseca
	
A lista a seguir apresenta os alunos matriculados na escola "Bom Trabalho". Utilizando o método de Arquivamento por Assuntos, organize as fichas de matrículas desses alunos, a fim de melhorar a organização da secretaria da escola.
	Aluno
	Curso
	Período
	Loren Karen de Almeida
	Secretariado
	Manhã
	Isabela Moura Marcondes
	Administração
	Tarde
	Andréa Lúcia Soares Nascimento
	Secretariado
	manhã
	Frederico Augusto Romeu
	Recursos Humanos
	manhã
	Tatiana Camargo Cury
	Administração
	tarde
	Vera Cristina Rodrigues Mota
	Recursos Humanos
	manhã
	Cristina Miranda
	Recursos Humanos
	manhã
	Catherine Gomes Sanches
	Recursos Humanos
	tarde
	Luciete Machado Rocha
	Administração
	manhã
	Rachel Bolaños Rozendo
	Recursos Humanos
	tarde
	Sara Justino Cobra
	Administração
	tarde
	Adriane Medeiros Bosco
	Secretariado
	manhã
	Luciana Carmem Costa Montes
	Recursos Humanos
	manhã
	Alberto Torres de Alencar
	Administração
	tarde
	Catarina Sousa Botelho
	Secretariado
	tarde
	Ana Márcia Souza Bravo
	Secretariado
	tarde
	Felipe Gomes Pereira
	Recursos Humanos
	manhã
	Luciano Jorge Toledo
	Administração
	manhã
	Benedito Rossi
	Recursos Humanos
	manhã
	Karen Lima de Miranda
	Secretariado
	tarde
	Oséias Carvalhal
	Recursos Humanos
	Tarde
	Claudete Braga Costa
	Administração
	manhã
	Anete Valente Pimenta
	Secretariado
	tarde
	Julio Cardoso Salgado
	Recursos Humanos
	Tarde
	Breno Amarildo José
	Secretariado
	Tarde
	Talita Oliveira GonçalvesRecursos Humanos
	Manhã
	José Fernandes Neto
	Administração
	Manhã
	Valter Coelho
	Secretariado
	Tarde
	Elena Dias Rangel
	Secretariado
	Tarde
	Ariovaldo Amarantes Carneiro
	Recursos Humanos
	Tarde
	Raul Ribeiro Rocha
	Administração
	Manhã
	Alderi Camargo Siciliotti
	Administração
	Manhã
	Sonilda Santos Cintra
	Recursos Humanos
	Tarde
	Jussara Reis de Souza
	Secretariado
	Tarde
	Juscelina Reis de Souza
	Recursos Humanos
	Tarde
	Tácio Romero Britto
	Administração
	Tarde
	Ferdinand Sant'Anna Briet
	Secretariado
	Manhã
	Romeu Justos Antunes
	Administração
	Manhã
	Irene Costa Maranhão
	Secretariado
	Tarde
	Gustavo Jorge de Faria Leitão
	Administração
	Tarde
Unidade 3
Comunicação
Introdução
A comunicação é necessidade básica da pessoa humana, do homem social: constitui o canal pelo qual os padrões de sua cultura lhe são transmitidos e, mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade. A vida em sociedade supõe intercâmbio e comunicação que se realizam fundamentalmente pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.
As relações de trabalho demandam atenção especial com a forma oral e escrita da língua para que estabeleça o entendimento comum. E comunicação é isso: participação, transmissão, troca de ideias, conhecimentos e experiências.
A forma como você escreve denota o seu cuidado na escolha das palavras, o tom com que você transmite é capaz de sensibilizar o leitor e a clareza com que você o faz transmite exatamente o que você quer dizer. E isso faz toda a diferença na comunicação escrita da empresa.
Comunicação
Frequentemente durante o processo de comunicação nos deparamos com situações e frases que interrompem e até impedem a comunicação. Você possivelmente já escutou ou sem querer disse:
Nós não podemos nos permitir...;
Mande a ideia para a diretoria através dos canais competentes...;
Não funcionaria na nossa empresa...;
Traga essa ideia qualquer dia na próxima semana... Marque uma entrevista com minha secretaria...;
Escreva-a e coloque na caixa de sugestões...;
Nós não temos tempo a perder com isso...;
que você esta tentando fazer, virar a empresa de cabeça para baixo...;
SENAI-SP – INTRANET - AA337-12
96
Se pudermos continuar fazendo as coisas como fazemos atualmente e melhorá-las com o tempo já é o bastante...;
Já tentamos uma ideia exatamente como essa e não funcionou...;
Somos muito pequenos para isso...;
Esse não é o nosso estilo; não fazemos as coisas deste modo...;
Isso irá tornar o nosso sistema obsoleto...;
Muito bom...Mas, ninguém iria comprá-lo...;
Vamos discutir em outra reunião...;
que? Isto é loucura...;
Estamos anos à frente do nosso tempo, vamos voltar à realidade...;
Isso não é problema nosso...;
Seja claro, você não quer nos ensinar a trabalhar. Quer?
comitê executivo nunca aprovará...;
Alguém já tentou isto antes?
É contra as politicas da companhia...;
Vamos guardá-lo por enquanto...;
Isto é óbvio...
Bases da comunicação
As recompensas das boas comunicações são grandes, mas difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases para a comunicação. Para que ocorra comunicação entre duas pessoas (transmissor/receptor) é vital que se observem as seguintes regras:
Saber ouvir - Demonstre estar disposto a ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.
Examine o ponto criticado - Seja humilde e examine o ponto criticado para dar crédito às boas idéias e ao trabalho sincero. Ao receber criticas, procure extrair os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente, analise e estabeleça procedimentos de ajuste e/ou correções.
Evite termos técnicos - Não use gírias e evite termos técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso, explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando com alguém que quer entender o que você está falando e não consegue, provavelmente na próxima vez ele não lhe procurará. Use uma linguagem que descreva a realidade.
Esclareça suas idéias – tenha suas ideias bem claras antes de transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias estão coerentes com o que deseja transmitir.
Expresse o seu interesse - Entre frequentemente em contato com os seus funcionários e escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute. Questione o interlocutor, peça detalhes.
Ações X Informações - Demonstre que ações são tomadas baseadas em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o tempo e o esforço dispendidos para manter o fluxo de comunicação. Execute suas ações com base nas informações adquiridas e validadas.
Suas ações apóiam o que você diz? - Suas ações refletem o que você pensa e diz para os outros?
Procure ser objetivo - Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as pessoas não gostariam de ouvir.
Que mensagem quero transmitir? - Trace o objetivo da mensagem, o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro propósito da comunicação.
A quem vou me dirigir? - Antes de transmitir alguma informação procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e qual é o momento adequado. Se necessário, Prepare-se.
Consulte outras pessoas - para planejar as comunicações, peça opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão.
Como transmitir? - Como você deve transmitir a sua mensagem, esteja atento à sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve, bem como do nível de linguagem que você vai utilizar.
Verifique se foi entendido - Sempre verifique se você foi entendido, faça perguntas, pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu. Após transmitir a informação, faça perguntas como: o que você entendeu? Você poderia repetir o que eu transmiti?
Suas ações - Esteja certo de que suas ações apóiam aquilo que você diz, lembre que ações falam mais alto do que palavras.
Entendimento - Procure não só ser compreendido como compreender, seja um bom ouvinte não só para os significados explícitos, mas também para os implícitos.
Compartilhe - Compartilhe tanta informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos os envolvidos.
"FEEDBACK" - O retorno de informações é importante para manter seus parceiros atualizados nos processos e atividades de interesse comum, sempre retorne a informação, mostre os resultados e ações consequentes de informação recebida anteriormente.
Redação técnica
As qualidades tradicionalmente conhecidas da expressão verbal - clareza, coesão, concisão, correção gramatical, harmonia, polidez - adquirem proeminência indiscutível na redação.
Harmonia
Uma mensagem é harmoniosa quando é elegante, ou seja, quando soa bem aos nossos ouvidos. Muitos fatores prejudicam a harmonia na redação oficial, como:
A aliteração (repetição do mesmo fonema): Na certeza de que seria bem sucedido, o sucessor fez a seguinte asserção:... (aliteração do fonema);
A emenda de vogais (ou hiatismo): Obedeça à autoridade;
A cacofonia (encontro de sílabas em que a malícia descobre um novo termo com sentido torpe ou ridículo): Dê-me já aquela garrafa;
A rima: O diretor chamou, com muita dor, o assessor, dizendo-lhe que, embora reconhecendo ser o mesmo trabalhador, não lhe poderia fazer esse favor;
A repetição excessiva de palavras: O presidente da nossa empresa é primo do presidente daquela transportadora, sendo um presidente muito ativo;
O excesso de que: Solicitei-lhe que me remetesse o parecer que me prometera a fim de que eu pudesse concluir a análise que me fora solicitada.
Polidez
O texto polido revela civilidade, cortesia. A finalidade, especialmente nas correspondências oficiais, é impressionar o destinatário de forma favorável, evitando frases grosseiras ou insultuosas, expressando respeito sem rebaixamento próprio.