Gerenciamento das Aquisições do Projeto

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Gerenciamento das Aquisições do Projeto: 
Você sabe o que é contrato? 
Um contrato é um documento legal entre um comprador e um fornecedor que gera 
obrigações para as partes. Ele obriga o fornecedor a fornecer o produto contratado e o 
comprador a pagar a compensação monetária. É uma relação sujeita à mediação da 
justiça. Portanto, assinar um contrato é definir responsabilidades. 
 
Ciclo de vida do contrato: 
As várias atividades envolvidas no gerenciamento das aquisições formam o ciclo de 
vida do contrato. 
É possível evitar ou reduzir alguns riscos identificáveis gerenciando ativamente o ciclo 
de vida do contrato e redigindo cuidadosamente os termos e condições contratuais. 
Um projeto complexo pode envolver vários contratos simultâneos ou em sequência. 
Nesses casos, o ciclo de vida de um determinado contrato pode terminar durante 
qualquer fase do ciclo de vida do projeto. 
 
Especificidades dos contratos: 
Um contrato pode ser simples ou complexo, refletindo a simplicidade ou complexidade 
do fornecimento. 
Ele inclui diversos termos e condições, usualmente padronizadas pela empresa, 
julgados necessários para esclarecer para o contratante o que deve ser fornecido. 
O comprador é o responsável por adequar o edital de licitação e o contrato às 
necessidades específicas do projeto, bem como sua aderência as políticas da 
organização. 
A maior parte das organizações possui políticas e procedimentos que definem quem 
pode, em nome da organização, assinar contratos, administrar a contratação, realizar 
medições dos serviços executados, receber e verificar os produtos entregues, 
inspecionar a qualidade do fornecimento. 
 
Obrigações com Terceiros: 
Por estabelecer obrigações com terceiros, um contrato está sujeito à análise, revisão e 
aprovação de natureza legal. Portanto, está sujeito a um processo de aprovação mais 
amplo no âmbito da organização, além da alçada de decisão do projeto. 
Por acordo mútuo das partes, o contrato pode ser aditado a qualquer momento, de 
acordo com as condições contratuais estabelecidas. Qualquer mudança discutida 
verbalmente, mas não documentada, não precisa ser realizada. Em qualquer caso, o 
mais importante é garantir que os termos do contrato reflitam os produtos, serviços, 
entregas ou resultados que satisfarão as necessidades identificadas no projeto que 
originaram a contratação. 
O comprador da equipe de projeto deve buscar, desde o início, o suporte e 
envolvimento das áreas de contratação, compras, jurídica e técnicas especialista, de 
modo a reduzir os riscos envolvidos na contratação. As políticas de contratação da 
organização podem estabelecer a obrigatoriedade deste envolvimento. 
Assinar um contrato, portanto, e assumir riscos potenciais. 
 
Veja os objetivos da seleção do tipo de contrato: 
Veja os objetivos da seleção do tipo de contrato: 
1-Conseguir uma razoável distribuição de risco entre o comprador e o fornecedor 
2-Incentivar a eficiência do fornecedor; 
3-Incentivar a performance econômica do fornecedor. 
Os principais fatores que influenciam no tipo de contrato são: 
1-Grau de detalhamento do escopo do contrato; 
2-Quantidade e frequência de mudanças esperadas 
3-Nível de esforço e experiência que o comprador pode se dedicar à gestão do 
contrato. 
Cada tipo de contrato é adequado para uma determinada contratação. O tipo de 
contrato selecionado e as condições contratuais definem o grau de risco que está 
sendo assumido pelo comprador e pelo fornecedor. 
Apesar do tipo de contrato preço fixo ser o mais adotado pelas organizações, há 
situações para as quais os interesses do projeto são melhores atendidos por outro tipo 
de contrato. 
 
Categorias de contratos: 
Há três categorias de contratos: preço fixo, custo reembolsável e custo unitários. 
1-Contratos de preço fixo ou preço global: 
Envolve um preço fixo total para um fornecimento especificado. A forma mais simples 
de um contrato de preço fixo é um pedido de compra de um item de material a ser 
fornecido numa determinada data por um determinado preço. 
Os contratos do tipo preço fixo podem incluir cláusulas de incentivo financeiro para o 
atingimento ou superação das metas selecionadas do projeto, tais como datas de 
entregas e performance técnica. 
Os fornecedores contratados a preço fixo são obrigados a cumprir o contrato, sob 
pena de multa, caso não o faça. Por outro lado, é da responsabilidade do contratante 
especificar precisamente o fornecimento contratado. Eventuais mudanças no escopo 
do fornecimento podem ser negociadas, normalmente, com o aumento do valor do 
contrato. 
2-Contratos custos reembolsáveis: 
Envolve o reembolso para o fornecedor dos custos diretos efetivamente incorridos na 
execução do fornecimento acrescidos de uma remuneração, a qual inclui o lucro e os 
custos indiretos. 
Os custos diretos são os incorridos para a execução do fornecimento. Os custos 
indiretos ou “overhead” são os custos gerais e administrativos necessários para 
suportar a execução do fornecimento (salários, impostos, energia elétrica, água). 
Os contratos custos reembolsáveis dão ao contratante flexibilidade para redirecionar o 
trabalho do fornecedor nas situações para as quais o escopo do fornecimento não 
pode ser precisamente definido no momento inicial da contratação ou quando existe 
elevado risco na sua execução. 
Neste tipo de contrato, o comprador assume a maior parte do risco, pois o custo total 
é desconhecido. 
Este tipo de contrato também permite cláusulas de incentivo por meta contratual pré-
estabelecida, tais como prazo, custos ou performance técnica. 
Podemos considerar como exemplo o desenvolvimento de software. 
 
 Tipos mais comuns de contratos custos reembolsáveis: 
Custos mais remuneração fixa: 
O fornecedor é reembolsado pelos custos efetivamente incorridos mais remuneração 
fixa em valor. Esta remuneração fixa é calculada como uma porcentagem dos custos 
inicialmente estimados para o fornecimento. 
Esta remuneração não sofre alteração em função da performance do fornecedor, 
porém pode ser modificada em função da alteração do escopo do projeto. 
Este é o tipo de contrato reembolsável mais comumente utilizado, pois ajuda a manter 
os custos do contrato dentro dos valores orçados, pois um custo adicional não cria 
faturamento adicional do fornecedor. 
 
Exemplo: Valor reembolsável = custo incorridos + $100.000,00 
 
Custos mais percentual dos custos: 
Como uma alternativa para a remuneração fixa em valor, pode-se estabelecer como 
remuneração um percentual contratual fixo aplicado sobre os custos mensais 
efetivamente incorridos. 
 
Esta forma de contratação não é preconizada pelo PMI, pois é considerada nociva aos 
interesses do comprador, já que o fornecedor não é motivado a controlar os custos da 
contratação. 
 
Exemplo: Valor reembolsável = custo incorridos + 10% dos custos incorridos. 
3-Custos unitários (tempo e material): 
São contratos híbridos, pois contêm ambos os aspectos das categorias anteriores 
(preço fixo e custos reembolsáveis). 
São frequentemente adotados para contratação de equipes de profissionais 
(especialistas demandados para execução dos trabalhos cujas especificações não 
puderam ser rapidamente estabelecidas), normalmente em contratações de pequeno 
valor e curta duração. 
São contratos semelhantes aos contratos custos reembolsáveis por serem 
modificáveis, pois o valor global do contrato e as quantidades dos itens a serem 
fornecidos são estimativas estabelecidas por ocasião da contratação, mas os esforços 
são conhecidos. 
Portanto, este tipo de contrato pode ter seu valor majorado como se fossem do tipo 
custos reembolsáveis. Alguns contratantes costumam estabelecer um valor limite que 
o contrato não pode ultrapassar. 
Por desconhecer as quantidades envolvidas dositens dos fornecimentos, as quais são 
apenas estimadas, o comprador assume um risco médio quando comparado aos 
demais. 
 
Negociações contratuais: 
As negociações esclarecem a estrutura, requisitos e demais termos da contratação, de 
modo que um acordo mútuo pode ser alcançado antes da assinatura do contrato. 
Os termos contratuais finais refletem os entendimentos alcançados pelas partes. 
1-Definições das responsabilidades; 
2-Autoridade para fazer as mudanças; 
3-Cláusulas contratuais e legislação aplicável; 
4-Abordagem técnica e gerencial; 
5-Direitos de propriedade; 
6-Financiamentos; 
7-Soluções técnicas; 
8-Cronograma geral; 
9-Pagamentos e preços. 
As negociações são concluídas com a assinatura do contrato que deve ser executado 
por ambas as partes, isto é, pelo comprador e pelo fornecedor. 
No caso de aquisições simples, as condições comerciais apresentadas no documento 
de aquisição podem ser fixas e não negociáveis pelo comprador e devem ser aceitas 
incondicionalmente pelos fornecedores. 
O gerente de projeto não deve liderar as negociações. O gerente e a equipe de projeto 
devem estar presentes nas negociações para dar suporte e, se necessário, esclarecer 
aspectos técnicos, de qualidade e gerenciais do projeto. 
 
Conceitos de gerenciamento das aquisições do projeto: 
É responsabilidade tanto do fornecedor como do comprador gerenciar o contrato do 
fornecimento. 
Tipicamente, o fornecedor irá gerenciar seu trabalho como um projeto, caso o 
fornecimento não seja apenas de material ou bens ou produtos comuns. Neste caso, o 
comprador é uma importante parte interessada do projeto do fornecedor. 
A equipe de gerenciamento de projetos do fornecedor estará, então, preocupada com 
todos os processos de gerenciamento de projeto e não apenas com a gestão do 
contrato. 
No caso de contratações de vulto, que impactam na sociedade, o processo pode incluir 
audiências públicas, de modo a divulgar para a sociedade envolvida os impactos do 
projeto. 
No Brasil, as licitações e contratações dos órgãos públicos são regidas pela a Lei nº 
8666/93. 
 
Planejamento das aquisições: 
O processo de planejamento das aquisições: 
1-Documenta as decisões de compra; 
2-Especifica a abordagem a ser adotada para as aquisições; 
3-Especifica os bens ou serviços a serem fornecidos; 
4-Identifica potenciais fornecedores; 
5-Prepara o edital da licitação; 
 
Obs.: O planejamento das aquisições leva em consideração os riscos envolvidos em 
cada decisão de fazer ou comprar e, consequentemente, na decisão do tipo de 
contrato que deve ser usado para reduzir estes riscos, por vezes, transferindo-os para 
o fornecedor. 
 
Declaração do trabalho da aquisição: 
A declaração do trabalho da aquisição são as especificações do fornecimento. É 
desenvolvida a partir da linha de base do escopo do projeto e define somente que 
parte do escopo do projeto está incluída dentro de determinado contrato. 
 
 
Deve apresentar detalhadamente: 
1-O escopo do trabalho; 
2-As especificações técnicas; 
3-A quantidade; 
4-Os níveis de qualidade; 
5-O local do trabalho; 
6-Outros requisitos que permitam aos fornecedores conhecerem o objeto do 
fornecimento e avaliarem se estão aptos a fornecer o solicitado. 
O grau de detalhamento varia de acordo com a natureza do fornecimento, as 
necessidades do comprador ou o tipo de contrato esperado. 
A declaração de trabalho deve ser escrita de forma clara, completa e concisa, incluindo 
a descrição de serviços auxiliares necessários, tais como relatório de desempenho ou 
suporte pós-operacional para cada item contratado. Além disso, ela pode ser revisada 
e refinada ao longo do processo de aquisição até ser incorporada ao contrato. 
 
Nomenclatura dos documentos de aquisição: 
Indistintamente, o documento de aquisição possui diversas denominações. 
As mais comuns utilizadas no Brasil. 
Edital; 
Convite; 
Tomada de preços; 
Concorrência; 
Solicitação de proposta; 
Solicitação de cotação; 
Cotação; 
Aviso de oferta; 
RFP - Request for proposal; 
RFQ - Request for quotation; 
IFB – Invitation for bid; 
Instrumento convocatório. 
Já as respostas dos licitantes são conhecidas como. 
Oferta; 
Cotação; 
Proposta; 
BID (significa a palavra “proposta” no idioma inglês). 
 
Para que servem os documentos de aquisição?: 
Os documentos de aquisição representam os termos do edital de licitação e são 
utilizados para solicitar propostas dos fornecedores. 
O comprador deve estruturar o documento de aquisição para permitir a resposta exata 
e completa de cada licitante e também para facilitar sua avaliação das propostas 
apresentadas. Este documento deve incluir a forma de apresentação da resposta, a 
declaração de trabalho e qualquer outra provisão contratual. 
Nas contratações governamentais, algumas ou mesmo a totalidade do conteúdo e 
estrutura deste documento podem ser definidas por regulação. 
A complexidade e o nível de detalhes do documento de aquisição devem estar de 
acordo com a complexidade, com o valor da compra e com os riscos associados à 
contratação do fornecimento com terceiros. 
O documento de aquisição deve ser suficientemente rigoroso para garantir respostas 
consistentes e comparáveis e, ao mesmo tempo, satisfatoriamente flexível para 
permitir considerações e sugestões por parte do licitante. 
É possível fazer isso estabelecendo no documento de licitação a obrigatoriedade da 
apresentação da proposta que atenda às estipulações do instrumento convocatório e 
que também serão aceitas propostas alternativas, analisadas e levadas em conta no 
julgamento do certame. 
A emissão do documento de aquisição solicitando aos potenciais fornecedores 
apresentarem propostas é normalmente feita de acordo com a política da organização 
do comprador, e podem incluir a publicação em jornais, internet e audiências públicas. 
O documento de aquisição bem estruturado é o principal fator de sucesso da licitação 
e um dos fatores que mais contribui para o sucesso da contratação. 
 
Tópicos dos documentos de aquisição: 
Veja alguns tópicos usualmente encontrados nos documentos de aquisição de um 
fornecimento complexo ou de vulto: 
 
 
Formulários padrão: 
1-Contratos padrão; 
2-Termos de confidencialidade; 
3-Descrições padrão de itens de aquisição 
4-Listas de verificação de critérios de avaliação de propostas ou versão padronizada de 
todas as partes do documento de licitação necessárias. 
No caso de transação envolvendo propriedade intelectual, os termos de 
confidencialidade são formalizados antes da divulgação de qualquer informação da 
licitação. 
OBS.: O sistema de cadastramento de fornecedores pré-qualificados é baseado no 
registro do desempenho em contratações anteriores da empresa ou, no caso de um 
novo fornecedor, de informações do mercado. 
 
 
Critérios de avaliação de propostas: 
Os critérios de avaliação das propostas são frequentemente parte integrante do 
documento de aquisição e têm a finalidade de pontuar e classificar as propostas. 
Usualmente, as compras de materiais ficam restritas ao preço proposto, caso o mesmo 
esteja prontamente disponível no mercado por um número aceitável de fornecedores. 
Neste contexto, o preço ofertado inclui os custos do item e demais custos associados, 
tal como o custo do frete. 
 
No caso de propostas mais complexas, outros critérios podem ser adotados, como: 
 
 
Entendimento do fornecedor do documento de aquisição – A proposta do fornecedor 
evidencia corretamente o entendimento do fornecimento? 
 
Custo total – Os valores apresentados produziram o menor custo total do 
fornecimento? 
 
Capacidade técnica – O fornecedor possui ou apresentou como esperaobter as 
habilidades e conhecimentos técnicos necessários para levar a efeito o fornecimento? 
 
Risco – Quanto do risco foi registrado no documento de aquisição, quanto deste risco 
será repassado ao fornecedor e como o fornecedor irá mitigar este risco? 
 
Capacidade gerencial – O fornecedor possui ou apresentou como espera obter as 
habilidades e conhecimentos gerenciais necessários para levar a efeito o 
fornecimento? 
 
Abordagem técnica – As soluções e metodologias técnicas propostas atendem aos 
requisitos do documento de aquisição e darão os resultados esperados? 
 
Garantia – O que o fornecedor propõe para garantir o produto final e por qual 
período? 
 
Capacidade financeira – O fornecedor tem recursos próprios ou tem como obter 
financiamento para executar o fornecimento? 
 
Tamanho e tipo do negócio – O negócio do fornecedor possui escala e foco adequados 
para atender às necessidades do fornecimento? 
 
Experiência passada – Como foi a experiência passada com o fornecedor 
 
Referências – O fornecedor apresentou ou tem como apresentar outros clientes para 
os quais tenha feito fornecimento semelhante? 
Patentes ou direitos autorais – O fornecedor alega direitos de patentes ou 
propriedade intelectual relativos aos trabalhos que serão aplicados no fornecimento? 
 
 
Condução das aquisições: 
 
1-Selecionar um fornecedor; 
2-Formalizar a contratação; 
3-Enviar os documentos de aquisição; 
4-Receber as ofertas com as informações dos produtos/serviços, cotações, preços, 
condições financeiras e, eventualmente, propostas alternativas; 
5-Analisar as propostas; 
6-Negociar com os fornecedores que apresentaram as propostas mais vantajosas; 
 
A proposta: 
A proposta do fornecedor, preparada em resposta ao documento de aquisição, 
constitui um conjunto de informações que serão usadas para avaliação das propostas e 
seleção dos fornecedores. 
Esta proposta contém as informações dos bens e serviços, preços, condições 
financeiras e, eventualmente, propostas alternativas. 
Normalmente, são os fornecedores que suportam os custos para a elaboração das 
propostas, sem qualquer custo direto para a organização, pois os custos suportados 
pela organização ou projeto ocorreram durante o processo “planejar aquisição”. 
A seleção dos fornecedores que serão convidados a apresentarem suas ofertas é de 
responsabilidade do comprador. 
 
Reuniões com licitantes: 
É válido agendar reunião com os fornecedores para a análise dos pontos críticos do 
fornecimento. 
O resultado desta iniciativa visa, antes de tudo, garantir que todos fornecedores 
convidados a participar do certame venham a ter um entendimento claro e comum 
dos requisitos técnicos, comerciais e financeiros do documento de aquisição. 
As perguntas e respostas ocorridas podem ser anexadas aos documentos de aquisição. 
Para ser justo, cabe ao comprador garantir que todos licitantes ouçam as questões 
levantadas e todas respostas dadas. 
 
 
 
Administração das aquisições: 
Administrar aquisições é o processo que gerencia o relacionamento contratual, 
monitora a desempenho do contrato e providencia as mudanças e correções 
necessárias. 
Ambas as partes, comprador e fornecedor, administram o contrato com os mesmos 
objetivos. Cada um quer garantir que suas obrigações contratuais foram cumpridas, 
bem como as obrigações da outra parte. Assim, seus direitos legais estão protegidos. 
Este processo visa garantir que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos 
contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos contratuais. 
Devido a sua natureza legal, é imperativo que o comprador esteja perfeitamente a par 
das implicações legais das suas decisões durante a administração do contrato. 
No caso de empreendimentos com vários fornecedores simultâneos, é relevante 
administrar as interfaces entre os diversos envolvidos. 
Devido às variadas estruturas organizacionais, muitas organizações tratam a 
administração do contrato como função administrativa separada da estrutura do 
projeto. 
Caso o comprador pertença à equipe de projeto, normalmente se reportará a um 
gerente da organização fora do projeto. 
 
Atividades do processo de gerenciamento: 
O processo de gerenciamento do projeto pode incluir, dentre outras, as seguintes 
atividades: 
1-Orientar a execução do contrato, autorizando o início do trabalho do fornecedor no 
tempo adequado; 
2-Verificar ou inspecionar a qualidade do fornecimento; 
3-Monitorar os riscos envolvidos no contrato, de modo a garantir que os riscos sejam 
mitigados; 
4-Elaborar relatórios de desempenho, para monitorar os custos, cronograma e 
desempenho técnico do fornecedor; 
5-Controlar as mudanças necessárias do contrato, de modo a garantir que sejam 
aprovadas corretamente junto aos envolvidos; 
6-Administrar os pagamentos ao fornecedor nos termos contratuais. 
 
 
Gerenciamento financeiro: 
Administrar aquisições também contempla o gerenciamento financeiro, que envolve o 
monitoramento dos pagamentos realizados para o fornecedor. 
Estes pagamentos asseguram que as condições estipuladas em contrato estão sendo 
obedecidas e que a compensação financeira ao fornecedor está de acordo com o 
progresso do fornecimento. 
Uma das principais considerações por ocasião do pagamento diz respeito ao fato de 
que há uma estreita relação entre o valor do pagamento e o trabalho realizado pelo 
fornecedor. 
Avaliação do fornecedor: 
O processo de administração de aquisições também documenta, através de avaliação, 
o desempenho do fornecedor, tomando por base estritamente os termos do contrato 
e, se necessário, estabelece as ações corretivas. 
Este registro é importante principalmente para confirmar a competência ou falta de 
competência do fornecedor, de modo a determinar as relações com o fornecedor para 
a execução de futuros fornecimentos. 
Obrigatoriamente, registram-se as avaliações de desempenho quando o comprador 
considera que as obrigações contratuais não estão sendo cumpridas ou quando o 
comprador contempla ações corretivas. Também deve ser realizada quando o contrato 
é encerrado. 
 
Encerramento das aquisições: 
Termina e liquida o contrato, dá solução a qualquer item pendente e aceita 
formalmente o fornecimento. 
Envolve confirmar que todo trabalho contratado foi executado e as entregas foram 
aceitas. 
Requer atividades administrativas, tais como solucionar as reivindicações pendentes, 
atualizações de registros dos resultados finais e o arquivamento das informações para 
uso futuro. 
Reivindicações não resolvidas podem ensejar processo judicial após o encerramento 
do contrato. 
Usualmente, há disposições contratuais específicas para os procedimentos de 
encerramento do contrato. 
 
 
Rescisão contratual: 
 
A rescisão contratual é uma situação especial de encerramento do contrato e pode 
resultar de um acordo mútuo entre as partes ou por descumprimento das obrigações 
de uma das partes. 
Pode contemplar parte ou a totalidade do contrato e será efetivada nos termos e 
condições contratuais. 
Baseado nos termos contratuais, o comprador tem o direito de rescindir o contrato ou 
parte dele, a qualquer momento, por necessidade ou conveniência. Neste caso, o 
comprador precisa compensar o fornecedor por qualquer trabalho realizado e aceito 
da parte rescindida do contrato. 
 
Aceitação da entrega: 
 
O comprador, usualmente autorizado por sua gerência, apresenta ao fornecedor um 
aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído, conforme estipulado nas 
condições e termos contratuais. 
 
Lições aprendidas: 
A análise das lições aprendidas e das recomendações de melhoria devem serem 
levadas em conta nas implantações e planejamentos futuros, fruto da auditoria de 
aquisição.