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60 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Unidade III 7 A NORMA ISO 9001 Princípios de gestão da qualidade As normas da família ISO 9000 são baseadas em oito princípios de gestão de qualidade: Organização focada no cliente: as organizações atuais dependem dos seus clientes diretamente e devem trabalhar com foco para que eles estejam satisfeitos, atendendo a todos os requisitos e, até mesmo, para exceder as expectativas destes clientes. Com isso, a empresa necessita: • pesquisar as necessidades dos clientes e medir a satisfação do cliente; • comunicar as expectativas dos clientes para toda a organização; • atuar sobre os resultados, garantindo uma aproximação ao cliente que atenda as necessidades de todas as partes interessadas (acionistas, fornecedores, colaboradores e sociedade em geral). A empresa, portanto, deve compreender todas as necessidades e expectativas dos clientes, sendo que os clientes expressam seus requisitos, inclusive contratualmente, decidindo se o produto ou serviço fornecido é aceitável. Podemos dizer que o maior benefício que uma empresa possui sendo focada no cliente é a adequação de seus objetivos 61 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 em relação às expectativas e necessidades do cliente, pois, desta forma, suas estratégias são voltadas para a fidelização do cliente. Liderança: a liderança deve estar comprometida com o sistema de gestão da qualidade para que seja estabelecida uma unidade na direção que a empresa deve seguir para que todos os colaboradores se sintam envolvidos nos objetivos da empresa. É a liderança empresarial que estabelece o rumo da organização, efetuando o planejamento estratégico com missão, visão, metas e objetivos estipulados, motivando e capacitando os funcionários para atingir o estabelecido. Os líderes da empresa, com um sistema de gestão da qualidade implantado, são proativos e constroem confiança e incentivos para que exista uma visão clara e transparente do futuro da organização entendida por todos os colaboradores. Envolvimento das pessoas: as pessoas são a essência da organização, portanto devem ser parte ativa do processo, participando da implementação e manutenção do sistema de gestão. Nas empresas atuais, o capital humano é reconhecidamente fator estratégico de vantagem competitiva e de inovação na busca de melhoria na qualidade dos processos, produtos e serviços. O envolvimento dos funcionários leva ao desenvolvimento e crescimento profissional, tornando-os inovadores, criativos e motivados para a participação no processo de melhoria contínua da organização. Enfoque no processo: as empresas devem verificar seus processos e trabalhar com enfoque direcionado para que encontre uma melhor definição das responsabilidades da realização dos processos e melhor avaliação de riscos, impactos e ganhos nestes processos. Portanto, as empresas precisam identificar as entradas e saídas de todos os seus processos, bem como as interfaces entre os processos internos (processamento). 62 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Com processos bem-definidos e bem-elaborados, a empresa atinge com maior facilidade os resultados esperados, bem como utiliza melhor seus recursos, reduzindo seus custos, tempo de processos e erros, provocando maior produtividade e melhor qualidade no atendimento das necessidades dos clientes. Enfoque sistêmico para gerenciamento: as empresas com um sistema de gestão da qualidade terão um melhor acompanhamento gerencial dos objetivos estabelecidos, permitindo uma visão mais ampla dos processos. A empresa deve compreender e gerenciar os processos inter- relacionados, alinhando suas metas e garantindo a eficácia e a eficiência da organização. • Melhoria contínua: um “estado de espírito” que anda associado à existência de uma cultura da empresa, e à definição de ações corretivas e preventivas nos processos gerais da empresa. Para isso, é necessário que os colaboradores entendam e participem do sistema que deve ser comunicado a todos (comunicação interna). Melhorias devem ser executadas em quaisquer situações, não sendo necessário que a empresa apenas resolva problemas encontrados em seus processos, mas que também atue de forma preventiva, se antecipando as expectativas e necessidades por meio da utilização de ferramentas que conduzam a empresa ao processo de melhoria. Tomada de decisões baseada em fatos: a empresa deve se orientar e seguir seus objetivos, utilizando-se de fatos devidamente avaliados e divulgados. A empresa necessita de medição e de coleta de informações para definir sua estratégia e tomar as ações necessárias para atingir os objetivos realistas e possíveis. Com isso, suas estratégias serão mais seguras e mais confiáveis, possibilitando uma visão, objetivos e metas mais realistas. 63 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Relacionamento com fornecedor mutuamente benéfico: a aplicação deste princípio pressupõe boas relações entre fornecedores e empresas com seriedade e confiança, pois, desta forma, otimiza custos e criam atividades com valor para ambas as partes. Abordagem de processos A própria norma ISO 9001 explica, em seu texto, qual a abordagem de processo que a empresa deve seguir para a implementação e manutenção do sistema de gestão: Esta norma incentiva a adoção de uma abordagem de processo para o desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia de um sistema de gestão da qualidade para aumentar a satisfação do cliente por meio do atendimento destas. Portanto, se a empresa está orientada por processos conseguirá identificar e trabalhar as interações entre eles, focando na melhoria contínua de cada passo. A empresa pode aplicar a metodologia conhecida como PDCA para todos os seus processos. O ciclo PDCA é a uma das ferramentas mais utilizadas nos métodos de qualidade (também conhecido como ciclo de Deming). Podemos verificar que a essência deste ciclo é a definição de metas, a execução das tarefas para alcançá-las, medindo e controlando os passos do processo e tomando as medidas corretivas e preventivas necessárias: A P C D Figura 7 64 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Duranteo P (Plan), a empresa elabora metas e objetivos a serem alcançados, bem como os processos e métodos necessários para alcançá-los, visando sempre atender os requisitos dos clientes e a política da empresa (visão/missão). Na fase D (Do), ocorre a implementação dos processos, executando-se todas as tarefas. Muitas empresas utilizam esta fase também para o treinamento e desenvolvimento de seus colaboradores no intuito de elaborar os processos de forma correta (sem retrabalho). A fase C (Check) é o momento do monitoramento e da medição dos processos em relação ao definido na estratégia empresarial (metas / objetivos). Por fim, na fase A (Act) ocorre a execução das ações necessárias a manter a melhoria contínua dos processos. Em um sistema de gestão de qualidade, o modelo de abordagem de processos envolve os requisitos da norma com o entendimento do ciclo PDCA para a empresa: Cliente requisitos Cliente satisfação Responsabilidade da direção Gestão de recursos Medição, análise e melhoria Realização do produto Entradas Saídas produto/ serviço Melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade Figura 8 65 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Interpretação dos requisitos da ISO 9001 Aplicação da ISO 9001: a norma ISO 9001 foi criada de forma a ser utilizada em toda e qualquer empresa, não considerando o tipo, tamanho e produto ou serviço fornecido aos clientes, visto que todos os requisitos da norma são genéricos e aplicáveis. A norma ISO 9001 é constituída de requisitos do sistema de gestão da qualidade. As primeiras três seções referem-se aos objetivos, fornecendo referências normativas (definidas pela ISO – ABNT no Brasil) e demonstrando os termos e definições constantes da norma. São elas: • objetivo; • aplicação; • termos e definições. Além dessas, encontramos mais cinco seções com diversos requisitos. São elas: Seção 4 – Sistema de Gestão da Qualidade 4.1 Requisitos gerais: define as etapas necessárias para a implementação do sistema de gestão da qualidade. A norma, portanto, inicia demonstrando a necessidade da organização estabelecer, documentar e implementar seu sistema de gestão da qualidade, determinando os processos necessários para a sua operacionalização. A empresa também deve ter elaborado e mapeado seus macro-processos, identificando os processos-chave e os processos de apoio, bem como verificando as inter-relações e as sequências lógicas das suas atividades. 4.2 Requisitos de documentação: a ISO 9001 possui uma estrutura de documentação a ser seguida que está claramente 66 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 definida neste requisito. Esta documentação pode ser elaborada em cópia física ou por meio de mídia eletrônica (disponibilizados a todos os funcionários pela rede ou até mesmo pela intranet da empresa). Os documentos da norma são divididos em níveis: Documentos do nível I • Declaração documentada da política da qualidade e dos objetivos da qualidade: neste caso as empresas devem criar uma política e os objetivos baseados nesta política, divulgando-os para todos os envolvidos nos processos. Esta declaração pode estar descrita de forma clara e precisa no próprio manual da qualidade. • Manual da qualidade: a empresa deve estabelecer e manter um manual no qual possamos encontrar o escopo do sistema de gestão da qualidade, os procedimentos documentados estabelecidos e a descrição de interação entre os processos. Este manual servirá como referência para implementação e manutenção do sistema de gestão da qualidade, não existindo uma regra para seu formato, porém este deve possuir uma estrutura mínima de tópicos. É considerado o documento de nível estratégico da empresa. Documentos do nível II • Procedimentos da qualidade: a empresa deve estabelecer que todos os procedimentos dos requisitos da norma (que veremos mais adiante) estejam devidamente documentados, comunicados e controlados em suas alterações, inclusões, exclusões ou qualquer outra ação que venha a alterar esses procedimentos. São os documentos do nível tático. 67 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Documentos do nível III • Procedimentos operacionais: a empresa deve estabelecer que todos os procedimentos operacionais (fluxogramas, por exemplo) estejam documentados e comunicados aos envolvidos em todos os processos. Suas alterações também devem ser controladas. São os documentos do nível operacional da empresa. Além disso, as empresas devem ter o controle de documentos (manual, procedimentos, fluxogramas, manuais técnicos, e documentos de origem externa). Este controle visa impedir que documentos obsoletos ou pessoais façam parte dos processos da empresa. Com isso, todos os documentos da empresa devem ser aprovados antes de sua emissão, analisados e revistos periodicamente, controlados em relação a sua utilização (estando disponíveis para todos os colaboradores de forma clara, legível e identificável) e, por fim, eliminados quando estiverem obsoletos ou desatualizados. Uma das formas de efetuar esse controle é verificada por meio da utilização de uma “lista mestra”. Não existe qualquer exigência deste documento na norma, porém é uma das formas mais utilizadas pelas empresas para o controle das revisões de cada documento do sistema de gestão da qualidade. Outra forma de controle que pode ser utilizada é um sistema de controle de documentos informatizado vinculado a intranet que possibilite aos colaboradores verificarem a versão atual da documentação (e seu número de revisão), bem como acompanhar qual foram as alterações efetuadas pela visualização das revisões anteriores. Por fim, as empresas também devem manter controle sobre os registros da qualidade. Registros da qualidade são 68 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 tipos especiais de documentos que devem seguir os controles necessários para identificação, legibilidade, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros da qualidade. Seção 5 – Responsabilidade da direção: apresenta as responsabilidades que o nível estratégico da empresa deve ter para um sistema de gestão da qualidade. 5.1 Comprometimento da direção: a direção deve estar comprometida com todo o processo e repassar esse comprometimento a todos os funcionários da empresa. A qualidade exige o comprometimento de todos os funcionários de uma empresa e a falta de comprometimento resulta em graves problemas. Essa faltade comprometimento é demonstrada de diversas maneiras: • A gerência não assume a qualidade. • Os funcionários veem a qualidade como um trabalho a mais. • Falta de treinamento para funcionários e falta de transparência nos atos. • A empresa não cumpre metas e objetivos e não atende às necessidades dos clientes. Se a responsabilidade de todos os funcionários é fator fundamental para o desenvolvimento de uma empresa com vistas à certificação nas normas ISO, percebemos que a responsabilidade e o comprometimento da alta direção da empresa é “peça-chave” para um sistema de gestão de qualidade. A alta direção necessita demonstrar esse comprometimento por meio de ações, tais como: 69 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 • Comunicação da importância de satisfazer o cliente, atendendo seus requisitos. Essa comunicação deve ser efetuada a todos os colaboradores por meio de qualquer tipo de divulgação: revista interna, informativos etc. • Estabelecer os objetivos da qualidade vinculados à política da qualidade. • Disponibilizar os recursos necessários para o sistema de gestão da qualidade e para a busca de sua melhoria contínua. 5.2 Foco no cliente: foco no atendimento aos clientes cumprindo os requisitos devidamente determinados, aumentando sua satisfação. Os requisitos dos clientes podem ser observados através de pesquisas que identifiquem suas necessidades e expectativas. 5.3 Política da qualidade: deve estar estabelecida e cumprida, sendo que deve ser apropriada ao propósito da empresa. A norma exige que a política inclua o comprometimento com a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade e o atendimento dos requisitos, bem como que a política seja comunicada e entendida por todos os colaboradores da empresa. Por fim, devido ao ambiente estar cada vez mais dinâmico (concorrência, globalização, exigências do mercado etc.), a política da qualidade deve ser analisada periodicamente e, caso necessário, alterada para a nova realidade. 5.4 Planejamento: a alta administração deve planejar os objetivos e o sistema de gestão de qualidade. Planejar é projetar um conjunto de ações para atingir um resultado. Com isso, a empresa deve vincular seus objetivos à política da qualidade, criando metas bem claras e definidas e divulgando a todos. 70 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Exemplo de um sistema planejado vinculando os aspectos da Política da Qualidade aos objetivos e seus devidos indicadores: Quadro 8 Política Produto / serviço Objetivo / nível de serviço Meta / prazo Agilidade Negociação de documentos Notificar o cliente do recebimento dos documentos. Dois dias úteis Remeter documentos ao exterior. Um dia útil Financiamento Liberar todos os recursos (crédito em conta, TED ou DOC) de operações registradas. Até 19:00h do dia da negociação Precisão Créditos ao cliente Registro das movimentações e aberturas de conta. No dia da movimentação O planejamento da qualidade, portanto, deve ser executado por meio de um plano de qualidade do produto ou serviço, “o plano de ação”. No plano de ação devem ser consideradas as possibilidades de alterações (layout, produtos, processos, pessoas etc.). 5.5 Responsabilidades e autoridades: assegurar e definir de forma clara e transparente as responsabilidades e autoridades dos processos existentes na empresa, bem como definir o representante da direção que é responsável por assegurar que os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade sejam estabelecidos, implementados e mantidos. O representante da direção é um membro da equipe que irá gerenciar e coordenar todo o sistema de gestão da qualidade, sendo um facilitador. Não é necessário que o representante da direção faça parte da alta administração, porém como este deve conhecer a organização de forma geral, muitas vezes as empresas vinculam esta função a um diretor ou gerente. Outro fato que leva a este tipo de escolha é a necessidade do representante da direção de assegurar o sistema de gestão da qualidade, 71 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 relatando à alta administração as necessidade de melhoria e promovendo a conscientização e o treinamento necessário a todos os funcionários. A empresa também deve manter a comunicação interna e o fluxo de informações de forma clara e transparente para todos os envolvidos nos processos da empresa (normas, regras e requisitos bem entendidos e amplamente divulgados). A comunicação pode ser executada por meio das mais variadas formas: reuniões, correio eletrônico, palestras, jornais internos etc. 5.6 Análises críticas: reuniões periódicas para os ajustes nos objetivos e metas, incluindo necessidades de alterações no planejamento estratégico sempre com vistas à melhoria (termo utilizado nas normas ISO para esse passo: análise crítica). A análise crítica da alta organização deve considerar como instrumento de trabalho e fonte de informação apenas os dados gerados de maneira científica e com todo o foco administrativo. Esses dados, chamados de entradas para análise crítica, podem vir de auditorias internas e externas, consultas aos clientes através de diversos meios já conhecidos (exemplo: SAC), acompanhamento das ações efetuadas para o cumprimento das metas e dos objetivos estipulados durante o planejamento estratégico da empresa, medições e análises efetuadas no desempenho do processo e na conformidade dos produtos e serviços prestados. Estas reuniões (relatadas em atas/relatórios) devem produzir decisões e ações (conhecidas como saídas da análise crítica) envolvendo melhorias da eficácia do sistema de gestão da qualidade, melhorias do produto/serviço com vistas a satisfação do cliente e, também, necessidades de recursos para que a empresa possa cumprir suas metas e objetivos. 72 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Com isso, percebemos que a norma estabelece uma forma planejada de reuniões que decidam a estratégia da empresa e as mudanças necessárias. Essas reuniões costumam ocorrer semestralmente, porém nada impede que sejam efetuadas em frequências menores: mensais, trimestrais etc. As reuniões devem tratar, no mínimo, dos resultados das auditorias, dos processos relacionados aos clientes, das situações de ações corretivas e preventivas, dos resultados dos treinamentos e das recomendações de melhoria. Seção 6 – Gestão de recursos: os recursos necessários para a implementação e manutenção de um sistema de gestão da qualidade,possuindo a: 6.1 Provisão de recursos: a empresa deve prover os recursos humanos, a infraestrutura e o ambiente de trabalho. 6.2 Recursos humanos: além de possuir capital humano suficiente para a execução de suas atividades, a empresa deve ter pessoal competente com base na educação, treinamento, habilidades e experiência apropriados para a função. No caso da educação, considera-se o nível de graduação que cada funcionário possui e da necessidade de cada cargo e cada função. Em relação ao treinamento, a empresa deve fornecer cursos de capacitação técnica ou cursos de comportamento e gerenciamento. Habilidade tem relação com a capacidade dos funcionários em realizar suas funções. Por fim, a experiência é o conhecimento prático de cada funcionário que foi adquirido durante o seu período de vida profissional e suas atividades na empresa ou em empresas anteriores. 73 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Quadro 9 – Exemplo de controle dos cargos da empresa em relação aos quatro itens apresentados Nome do cargo Descrição das atividades Educação Treinamento Habilidade Experiência Assistente Recepção de documentos Cadastramento de clientes Impressão e disponibilização de documentos Ensino Médio completo Treinamento técnico Inglês básico (desejável) Conhecimento básico de aplicativos Windows Sem experiência anterior Analista JR Triagem de documentos Análise e registro de cópias de documentos Registro de garantias Cursando superior (Administração ou Economia) Treinamento técnico Inglês básico Conhecimento de documentação e de garantias Dois anos de experiência na área Analista PL Preparação e remessa de documentos Acompanhamento das operações Emissão de garantias Cursando superior (Administração ou Economia) Treinamento técnico Inglês básico Conhecimento de documentação e de garantias Três anos de experiência na área Analista SR Abono de assinaturas Legitimação de operações Análise de garantias Superior completo (Administração ou Economia) Treinamento técnico Inglês avançado Conhecimento de documentação e de garantias Cinco anos de experiência na área Coordenador Implementação de planos de ação Análise de resultados Monitoramento dos fluxos Assinatura dos contratos Superior completo (Administração ou Economia) Treinamento em gestão e relacionamento com o cliente Inglês avançado Conhecimento de documentação e de garantias Liderança de equipes Cinco anos de experiência na área Gerente Gestão de processos e equipes Planejamento estratégico da área Interação com áreas parceiras Parecer em novos produtos e processos Pós-graduação (Administração ou Economia) Treinamento em gestão e relacionamento com o cliente Inglês fluente Liderança de equipes Elaboração de planejamentos Sete anos de experiância na área A organização deve determinar as competências necessárias, executar treinamentos e avaliar a eficácia das ações, bem como manter registros desses processos. Com isso, a empresa tem a obrigação de efetuar um levantamento das necessidades de treinamento de todos os colaboradores, considerando suas funções e as habilidades 74 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 necessárias para cada cargo e verificando futuras necessidades relacionadas às mudanças que a empresa enfrente durante sua vida organizacional. Esse plano de treinamento deve ser avaliado e aprovado pela alta administração, sendo que todos os treinamentos devem ser registrados, inclusive com lista de presença e, posteriormente, a avaliação do resultado destes treinamentos para vinculá-los a melhoria do desempenho. 6.3 Infraestrutura: deve ser adequada para a realização dos processos. Exemplos: edifícios, espaço de trabalho, equipamentos, etc. Além disso, a alta direção deve verificar às melhorias e os ajustes necessários na infraestrutura. 6.4 Ambiente de trabalho: seguro, saudável, higienizado, entre outros requisitos, atendendo as necessidades dos colaboradores (funcionários) e da empresa. Seção 7 – Realização do produto: o produto/serviço é elemento fundamental para um processo de qualidade, pois existem diversas etapas, iniciando-se no planejamento deste (um projeto de um automóvel, por exemplo) até a sua saída da empresa (além dos processos de pós-venda ao cliente). 7.1 Planejamento e realização do produto: a organização deve planejar e desenvolver os processos necessários para a realização de um produto ou serviço a ser entregue aos clientes, atendendo às suas necessidades. Durante o planejamento, devem-se considerar diversos fatores (eventuais substitutos no mercado, custo da mudança para novos produtos; identificação da marca com o cliente etc.). O planejamento deve ser consistente e deve considerar os objetivos da qualidade, os requisitos do produto, a documentação dos processos, os processos de verificação, monitoramento, medição, entre outros. 75 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Além disso, a empresa deve criar um documento que demonstre o plano de qualidade do produto ou serviço que deve ser mantido e atualizado (sempre que necessário) durante toda a vida do produto ou serviço. 7.2 Processos relacionados ao cliente: a organização deve determinar os requisitos relacionados ao produto, respeitando, assim, as necessidades dos clientes, as leis e os regulamentos, bem como analisando criticamente todos os requisitos (contratos, exceções, emendas e alterações nos pedidos, comunicação com o cliente, tratamento de reclamações etc.). Em resumo, os requisitos especificados pelo cliente devem ser seguidos para o processo de qualidade, tais como: prazo de entrega, serviços pós-venda, normas e regras de conduta (ética e responsabilidade social), elaboração de manuais (comunicação com o cliente), entre outros. O requisito é dividido na determinação de requisitos relacionados ao produto, na análise crítica dos requisitos relacionados ao produto e na comunicação ao cliente. Na determinação dos requisitos relacionados ao produto devem ser considerados os requisitos dos clientes (que pode ser definido de várias formas): produto, entrega, pós-venda. Os requisitos também devem considerar normas, regulamento e leis municipais, estaduais e federais. A empresa, também, deve verificar (analisar criticamente) se todos os requisitos estão definidos, se a organização possui os recursos necessários (humanos, infraestrutura e ambiente de trabalho) para atender aos requisitos e se os requisitos estão devidamente e formalmente registrados (em contratos com o cliente, por exemplo). A comunicação com o cliente deve ser estabelecida pela empresa pelas mais variadas formas já disponíveisno mercado: 76 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 serviço de atendimento ao cliente, manual do produto, entre outros. 7.3 Projeto e desenvolvimento: controle do projeto e do desenvolvimento do produto em suas diversas fases. Importante salientar as análises críticas efetuadas durante essa fase, bem como as responsabilidades envolvidas nas diversas etapas (verificação do projeto e desenvolvimento, validações e controle de alterações durante todo o tempo do projeto). O planejamento de projeto e desenvolvimento deve possuir um cronograma com todos os estágios, considerando os prazos necessários para a realização de cada etapa, bem como as revisões necessárias nos casos em que haja alguma mudança ou atraso nas etapas. As entradas do projeto, internas ou externas, devem ser determinadas pela empresa. As entradas podem ser mudanças tecnológicas, bem como normas internacionais ou nacionais a serem cumpridas e desenhos, plantas, amostras ou qualquer outra informação importante ao projeto. Por sua vez, as saídas do projeto, ou seja, o resultado final deve atender a todos os requisitos, conter as características do produto e conter os critérios de aceitação do produto. Essas saídas devem ter especificações de produto, processo, material e ensaio, assim como todos os relatórios necessários e o devido estudo de viabilidade do negócio (viabilidade técnica, financeira e econômica, por exemplo). Com isso, a empresa deve efetuar a análise crítica desse projeto, considerando todos os aspectos do projeto. Com essa análise, a empresa verifica se todas as etapas estão sendo cumpridas conforme planejado, adequando as entradas, corrigindo os problemas encontrados, melhorando o processo e controlando as devidas alterações no projeto e no desenvolvimento. 77 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Por fim, a empresa necessita validar seu projeto para atender a todos os requisitos e garantir a confiança de que as etapas foram cumpridas. Essas validações dever ser feitas e concluídas antes do produto ou serviço ser introduzido ao mercado e entregue ao cliente. 7.4 Aquisição: a empresa deve ter completo controle sobre o produto ou serviço adquirido (matéria-prima, terceirização etc.) para que atenda a todos os requisitos especificados durante o planejamento. Podem ser considerados requisitos para aquisição: aprovação técnica do produto ou serviço (equipamentos, procedimento, MP), qualificação do pessoal (aquisição de mão de obra terceirizada e/ou um sistema de qualidade de gestão) e exigência de certificações para os fornecedores. O processo de aquisição não deve considerar apenas o preço dos fornecedores, sendo necessário verificar o histórico dos fornecedores, o desempenho destes no mercado e a capacidade produtiva, financeira, administrativa e logística destes fornecedores. Com isso, a empresa deve qualificar os fornecedores com critérios específicos, tais como: • preço; • qualidade; • entrega (prazo); • condições de pagamento; • embalagem; • transporte; • pós-venda; • atendimento. 78 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Além disso, a empresa pode exigir que os fornecedores possuam um sistema de gestão de qualidade certificado. De qualquer forma, a empresa deve preparar uma documentação com a descrição do produto ou serviço adquirido, que pode ser elaborada em conjunto com os fornecedores. Esse documento deve conter as especificações com nome e descrição do produto, código, características do produto, prazos de validade, embalagem, entre outros. A empresa, por fim, deve inspecionar todo e qualquer produto ou serviço adquirido para que estes não impactem diretamente na qualidade dos processos e do produto elaborado. Essa inspeção pode ser efetuada em todo o material adquirido ou em amostras aleatórias, avaliando as características técnicas do material, por exemplo. Em alguns casos, essa inspeção também pode ser efetuada no próprio fornecedor (visitas de qualificação). Quando a inspeção refere-se, por exemplo, à mão de obra terceirizada (entregue a empresa por um fornecedor de serviços), pode ser realizada por meio de questionários. 7.5 Produção e fornecimento de serviço: o produto/ serviço final deve atender a todos os requisitos que a empresa planejou e controlou e a empresa precisa controlar todo o produto entregue pelo cliente, protegendo-o e preservando-o. Também deve possuir identificação (numérica, alfanumérica etc.), embalagem, armazenamento, proteção e o manuseio, com o intuito de identificação e rastreabilidade ao longo da realização dos processos gerais da empresa (se for um requisito, a organização deve controlar e registrar a identificação única do produto). 79 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Em resumo, esse requisito é subdividido em outros cinco requisitos: • Controle de produção e prestação de serviços: as empresas devem disponibilizar as instruções de trabalho, disponibilizar as informações das características do produto ou serviço, utilizar equipamentos adequados e com devida manutenção, implementar o monitoramento e a medição nas fases do processo, bem como a entrega e pós-entrega do produto ou serviço. • Validação dos processos de produção e prestação de serviço: a empresa deve validar seus processos quando o monitoramento ou medição não puder verificar durante o processo. • Identificação e rastreabilidade: a empresa necessita criar um método de identificação do seu produto ou serviço durante todo o processo (por exemplo: número de lote, número de chassi no caso da fabricação de automóveis etc.) para, se necessário, verificar possíveis falhas no produto ou serviço entregue, notificando o cliente sobre o fato. Também é importante salientar que a empresa deve ter identificação de todo o produto ou serviço entregue pelo fornecedor e que faça parte do seu produto final. • Propriedade do cliente: qualquer item fornecido pelo cliente (material ou dados de um cadastro, por exemplo) deve ser preservado pela empresa, sendo que ela deve possuir controles de inspeção, identificação e preservação deste produto. • Preservação do produto: a norma informa que a empresa deve preservar os materiais utilizados na produção, considerando a identificação (registro do produto e identificação do local onde está preservado - layout do estoque, por exemplo), o manuseio, a embalagem (caixas 80 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M árci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 de papelão, fardos, recipientes plásticos, containeres, pallets etc.), o armazenamento e a proteção (em todas as situações de estoque: matéria-prima, produtos em processos e produtos acabados). 7.6 Controle de dispositivos de medição e monitoramento: a empresa deve controlar todos os equipamentos utilizados para este fim (calibração de aparelhos, equipamentos para testes e ensaios, comprovação metrológica etc.). A empresa, portanto, deve possuir um plano de calibração que deve considerar: • controle de calibração e ajuste; • padrões de referência ou padrões de trabalho; • novos equipamentos para testes e ensaios; • padrões consumíveis; • inventário e classificação; • frequência da calibração (neste caso, deve-se considerar diversos fatores, tais como: tipo de equipamento, histórico de manutenção, condições ambientais, a utilização do aparelho etc.); • execução do programa; • registros de comprovação metrológica; • equipamentos de monitoramento e medição que tenham algum dano ou estejam com condições não ideais de uso; • rastreabilidade dos padrões de medição; • proteção de dispositivos contra ajustes; • ambiente devidamente controlado; • manuseio, transporte e armazenamento ideais; 81 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 • pessoal devidamente treinado; • calibração executada por terceiros. Seção 8 – Medição, análise e melhorias: as empresas devem planejar e implementar processos necessários para esse fim. 8.1 Generalidades: os processos de medição, análise e melhoria que podem ser implantados: • demonstrar conformidade dos produtos/serviços; • assegurar a conformidade do sistema de gestão da qualidade; • efetuar melhoria contínua do sistema de gestão de qualidade. Várias medições devem ser efetuadas, tais como: • medir a satisfação dos clientes (SAC, Customer Service. Exemplo: Renner); • medir por auditorias internas; • medir os diversos passos dos processos (produtos/ serviços). 8.2 Monitoramento e medição: as medições costumam ser efetuadas por meio de dados estatísticos (gráficos, tabelas) entre o que foi planejado e o que foi obtido (indicadores). Os indicadores são variáveis representativas de um processo que permitem quantificá-lo, medindo a eficácia e eficiência deste processo. Servem para indicar o que está ocorrendo em um processo e deve ser sempre considerado como a base de uma ação de melhoria. A análise dos dados (indicadores) tem o objetivo de demonstrar a adequação e eficácia do sistema de gestão. 82 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 8.2.1 Satisfação do cliente: análises de dados deve fornecer informações relativas à satisfação dos clientes. Deve- se, portanto, medir e monitorar. A satisfação do cliente pode ser medida por meio de pesquisas de satisfação do cliente. Essas pesquisas são importantes para identificar se a empresa está realmente trabalhando com foco no cliente e está devidamente voltada para atender às necessidades dos seus clientes (atendimento de requisitos). É comum, as empresas possuírem diversos controles internos de produção que verificam diversos aspectos que a norma exige, porém continuam trabalhando com o foco em seus processos internos (através de ajustes no planejamento e na execução de suas tarefas), não avaliando se todas as suas decisões e se o seu planejamento e sua política estão realmente atendendo ao objetivo ideal: satisfazer o cliente. As formas de recepção dos dados dos clientes também pode ser feitas pelas reclamações e sugestões que os clientes podem efetuar nos mais variados canais, bem como a partir de pequenos questionários ou estudos efetuados por órgãos relacionados aos direitos dos consumidores. 8.2.2 Auditoria interna: a auditoria interna também deve ser utilizada como fator de medição e monitoramento para a busca de melhoria contínua dos processos. Um programa de auditoria deve ser planejado, levando em consideração a situação e a importância dos processos e os resultados das auditorias anteriores. A auditoria interna é uma das partes mais importantes que a empresa deve seguir em um processo de sistema de gestão da qualidade. Além de servir como entrada de análise crítica para as devidas correções que se fazem, por várias vezes, necessárias no 83 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 planejamento da empresa, a auditoria interna também é excelente termômetro para se verificar o nível de comprometimento de todos os envolvidos no processo. A auditoria interna, também, é importante como fonte agregadora e de unificação de entendimento por parte dos funcionários e, por isso, as empresas devem formar grupos de auditores internos (por meio de treinamento específico para este fim) dentre os funcionários dos mais variados setores e de todos os níveis hierárquicos. A ser auditado por um colega de trabalho e verificar a relação que existe entre um processo de gestão da qualidade e os trabalhos que são executados diariamente (rotina diária de atividades), há uma possibilidade muito grande de, com o passar do tempo, aumentar a aceitação e o entendimento de todo o processo. Como todo novo processo e uma empresa, temos que lembrar que uma implementação de um sistema de gestão da qualidade do porte de uma norma ISO pode levar a empresa a conflitos internos e dificuldade de absorção geral e plena de todos os funcionários da importância do processo. Com isso, a realização de auditorias internas, envolvendo os próprios funcionários como parte integrante do processo, conduz a empresa a um amadurecimento do sistema de gestão e do conceito de melhoria contínua para satisfação do cliente. Por fim, as auditorias internas devem ser realizadas em determinado intervalo de tempo (mais usual é que seja feito semestralmente), sendo comunicadas para todos os funcionários com devida antecedência. Os auditores devem ser independentes, ou seja, os funcionários devem auditar setores diferentes daquele no qual trabalha, exatamente para buscar maior imparcialidade nos resultados e também propiciar uma visão holística dos processos e da empresa para os auditores. Também é importante lembrar que a auditoria deverá ter um relatório final com todos os itens da norma e com os setores auditados e suas devidas anotações e apontamentos. 84 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ínia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Observação: orientações mais detalhadas sobre o processo de auditoria interna do sistema de gestão da qualidade podem ser vistos na norma ISO 19011. 8.2.3 Monitoramento e medição do processo e 8.2.4 Monitoramento e medição do produto: como dito anteriormente, as empresas devem ter métodos adequados e monitoramento e medição para atender aos requisitos dos clientes e buscar melhoria contínua dos seus processos e produtos. 8.3 Controle de produto não conforme: a empresa mede e monitora para verificar se os requisitos estão atendidos. Quando os resultados não são alcançados conforme planejado, devem ocorrer as devidas correções, executando-se as ações corretivas necessárias para esse fim. No caso de produtos e serviços não conformes, a empresa deve identificar e controlar no intuito de evitar o uso ou entrega indevida. É importante definir bem o termo “não conforme” ou “não conformidade” para os conceitos das normas da família ISO 9000. Não conformidade é qualquer situação, fato ou processo que apresentou um resultado diferente do planejado, ou seja, é a verificação de que o executado (ou sua execução) está diferente do que foi previamente programado. Com isso, as empresas tendem a criar um relatório ou um documento específico que possa conter as informações referentes a não conformidade. Este documento também servirá para apresentar as causas do problema, que devem ser totalmente verificadas por meio das mais variadas ferramentas disponíveis no mercado e/ou na empresa (tais como: técnicas estatísticas, questionários etc.). 85 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Lembre-se de que toda a tomada de decisão da empresa deve ser executada com base em fatos, portanto é necessária uma verificação minuciosa da causa do problema encontrado (não conformidade) para que as ações a serem tomadas pela empresa (sejam elas ações corretivas ou preventivas) tenham eficácia e venham a eliminar o problema. Portanto, para o controle do produto não conforme, a ISO recomenda que: • a empresa tome ações que eliminem a não conformidade; • a empresa entregue ao cliente produtos ou serviços não conformes apenas com autorização expressa deste; • a empresa não entregue produto não conforme ao cliente de forma intencional. 86 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Nº 111 Não Conformidade (NC) Oportunidade de Melhoria (OM) Origem da Não Conformidade (NC) ou da Oportunidade de Melhoria (OM) Análise Crítica Referências: Pedido de Compra 123 Cliente entrou em contato para verificar o motivo do atraso da entrega do pedido de compra citado. Auditoria Reclamação Produto Processo Responsável pelo Registro: Gerência de Produtos Responsável pela Análise: Depto de Qualidade Data de Abertura: 21/10/2008 Área onde a NC ou OM foi identificada: Descrição da NC ou OM: Padrão Aplicável: ISO 9001:2000 Requisito não atendido: 7.2.1 (Requisitos relacionados ao Produto) - Entrega dos produtos faltantes Disposição (Ação Imediata): Responsável pelo Tratamento: Depto de Logística Data de Conclusão do Tratamento: 25/10/2008 Análise da Não Conformidade (Causas): - Pedido foi efetuado sem a descrição total dos produtos a serem entregues Figura 9 – Modelo de registro de não conformidade 8.4 Análise de dados: a empresa deve fazer a investigação das causas das não conformidades e buscar soluções para eliminar causas reais e potenciais. Portanto, como vimos no item anterior, as empresas devem possuir métodos de análise de dados que possam verificar 87 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 a causa da não conformidade e que conduzam a empresa, a solução dos seus problemas. Entre essas ferramentas, podemos destacar aquelas que são utilizadas pelas empresas: • Diagrama de Pareto: gráfico de barras que representa uma ocorrência no processo, ordenada da maior para a menor. • Diagrama de causa – efeito (Diagrama de Ishikawa): também conhecido por “espinha de peixe”, é um modelo que busca identificar as causas dos problemas pela correlação entre os processos da empresa. Material Método Mão de obra Máquina Medição Meio ambiente Problema Causas Sub-causas Figura 10 8.5 Melhoria: a empresa deve sempre buscar a melhoria contínua de seus processos para eliminar qualquer falha em seus produtos e serviços. Estas melhorias são efetuadas utilizando as ferramentas que vimos: política da qualidade, objetivos, auditorias e seus resultados, análise dos indicadores e demais dados que a empresa possua ou venha a criar, análises críticas da alta administração e, por fim, das ações corretivas e preventivas tomadas. 8.5.1 Melhoria contínua: a empresa deve procurar sempre a melhoria, registrando formalmente todas as etapas dos seus processos. O conceito de melhoria contínua neste item está diretamente vinculado ao princípio de melhoria contínua do sistema de gestão 88 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 da qualidade e deve estar inserido de forma marcante na empresa, fazendo parte de seu planejamento e de suas metas e objetivos. Para demonstrar o processo de melhoria contínua, as empresas, usualmente, utilizam-se de indicadores que apresentam, de forma gráfica ou numérica, a evolução dos processos internos. A melhoria contínua é, portanto, peça fundamental para que a empresa implante e mantenha um sistema de gestão da qualidade. Melhorar de forma contínua representa a busca pela eficácia e eficiência dos processos empresariais e deve, com isso, estar incorporada à empresa em todos os seus níveis hierárquicos. As empresas, que possuem um sistema de gestão implantado e funcionando de forma a atingir essa busca de melhoria, devem vincular em seus objetivos (assim como repassar para os objetivos e metas individuais de todos os seus funcionários) o processo de melhoria. Naturalmente este processo é lento e exige uma mudança na cultura e na forma de aprendizagem organizacional, porém, uma vez alcançadas se tornam uma vantagem competitiva sustentável para a empresa em relação à concorrência, trazendo benefícios quantitativos e qualitativos. Importante também citarmos as diferenças entre os conceitos de eficácia e eficiência para podermos compreender as definições de produtividade e qualidade. No quadro a seguir podemos entender melhor estes contextos: - - + + Produtividade Qualidade Faz certo coisas erradas Faz certo coisas certasFaz errado coisas erradas Faz errado coisas certas Figura 11 89 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 8.5.2 Ações corretivas: as ações corretivas eliminam as não conformidades encontradas, evitando futuras repetições. É uma das ferramentas mais importantes para o sistema de gestão da qualidade. Para se tomar uma ação corretiva, é necessário que uma não conformidade seja registrada (pode ser de processo, produto, reclamação do cliente) e que se inicie um processo de identificação das causas dessa não conformidade (como vimos acima nos itens anteriores). A partir desta etapa, a empresa pode criar grupos de trabalho nas áreas para que se verifiquem quais são as ações que tomadas pela empresa irão corrigir o fato apontado, evitando sua repetição em situações futuras idênticas. Esse grupo de trabalho terá a obrigação de acompanhar o processo de solução de problemas até a sua validação final, ou seja, para a norma não basta implantar um novo processo com os devidos ajustes efetuados para que se tenha o encerramento da não conformidade encontrada, pois existe ainda a fase de monitoramento desse novo processo, ou seja, a constatação de que a solução encontrada para o problema apresentado realmente atingiu os objetivos e eliminou as causas de forma definitiva. 8.5.3 Ações preventivas: as ações preventivas eliminam as causas de não conformidades potenciais (que ainda não ocorreram), evitando a sua ocorrência. Elas podem ser detectadas devido a tendências encontradas na análise de dados. As ações preventivas são situações que, muitas empresas que possuem um sistema de gestão da qualidade ainda recente, possuem certa dificuldade de implantação e entendimento. É natural que façamos correções dos problemas que conhecemos e que encontramos no processo (ação corretiva), porém é difícil o conceito de buscar as relações de causa e efeito de situações que hipoteticamente trarão algum tipo de prejuízo ou levam a empresa a cometer algum erro em eventos futuros (ou seja, que ainda não ocorreram). 90 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Porém se fizermos uma análise, as empresas, muitas vezes, já possuem essas ações preventivas implantadas, facilitando assim seu conceito. Podemos tomar como exemplos: os treinamentos da CIPA e da brigada de incêndio por meio de simulações durante o ambiente de trabalho, bem como a instalação de irrigadores de teto contra incêndios. Outro exemplo seria a manutenção periódica dos automóveis nas concessionárias que servem para que as peças sejam substituídas ou ocorram algumas trocas (óleo, fluído de freio etc.) evitando, assim, problemas futuros com o carro. Observação: quando algum requisito da norma não pode ser aplicado devido à natureza da empresa e dos seus produtos/ serviços, basta que a empresa que esteja requerendo a certificação, exclua este requisito, inclusive explicando o motivo da exclusão em sua documentação. Implementação da ISO 9001 Para que a empresa implemente o sistema de gestão da qualidade da norma ISO 9001 e seja devidamente certificada, é necessário seguir alguns passos básicos: • decisão da alta administração da empresa por um sistema de gestão da qualidade; • criação de um setor de gestão da qualidade (SGQ); • elaboração e divulgação de uma política da qualidade; • treinamento e envolvimento de todos os funcionários envolvidos nos processos a serem certificados; • formação de auditores internos da qualidade; • auditoria interna da qualidade; • pré-auditoria com uma empresa certificadora; • auditoria de certificação (auditoria externa). 91 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Portanto, o primeiro e essencial passo para a implementação do sistema de gestão da qualidade na empresa é o total envolvimento e comprometimento da alta administração com esse processo. A alta administração da empresa deve considerar a gestão da qualidade com parte integrante do seu processo de planejamento, elaborando uma política da qualidade focada no cliente e ao propósito da empresa e, também, vincular sua missão, visão, metas e objetivos a esse processo. Precisamos lembrar esses conceitos e verificar a importância deles em uma estratégia empresarial: • visão: estado desejado e projetado pela organização em longo prazo; • missão: razão de existir da organização; • metas: marcas intermediárias para atingir um objetivo; • objetivos: alvos, situações e resultados a serem alcançados. Com esses aspectos considerados, a empresa, então, irá elaborar ou alterar a sua estrutura organizacional, criando um setor de gestão da qualidade: o SGQ. O SGQ possui as atribuições ligadas direta ou indiretamente ao sistema de gestão da qualidade, sendo responsável por diversas tarefas, dentre elas: • desenvolver e divulgar a padronização dos processos; • acompanhar o resultado dos indicadores, informando a alta administração sobre os mesmos ou preparando-os para as reuniões de análise crítica (entradas); • acompanhar as ações corretivas, preventivas e as oportunidades de melhoria implantadas na empresa; 92 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 • analisar o desempenho do sistema de gestão da qualidade; • acompanhar o processo de auditorias internas e externas etc. O SGQ, em conjunto com a alta administração, também será responsável pela divulgação da política da qualidade para toda a empresa. Evidente que, uma empresa que pretenda implantar um novo processo como é o caso da implantação do sistema de gestão da qualidade baseada nas normas ISO, há necessidade de se efetuar um treinamento com todos os colaboradores envolvidos no processo para que haja um entendimento deste e uma participação ativa e constante no sistema de gestão. Sabemos que o envolvimento das pessoas é fator fundamental para o processo, fazendo parte, inclusive, dos princípios de gestão. Portanto, uma das formas de conseguir esse envolvimento é direcionando os funcionários da empresa ao conceito de satisfação do cliente e melhoria contínua, utilizando-se da ferramenta de treinamento para atingir esse objetivo. Um dos treinamentos a serem realizados é o da formação de auditores internos. Normalmente, as empresas escolhem alguns funcionários das mais variadas áreas e com todos os tipos de nível hierárquico para poder participar desse treinamento e se tornar auditor interna, participando ativamente dos processos de auditoria interna na empresa. Uma vez formado o grupo de auditores internos, a empresa deve realizar sua primeiraauditoria interna, verificando se os documentos gerados nos processos (Manual da Qualidade e Procedimentos) estão em conformidade com os itens da norma, bem como verificar se todos os processos da empresa são realizados conforme planejado e atendendo todos os requisitos do sistema de gestão da qualidade. O procedimento da auditoria deve seguir o item 8.2.2. da norma (conforme visto anteriormente). Com todos os procedimentos efetuados e após a primeira auditoria interna, a 93 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 empresa já tem condições de pedir, a uma empresa certificada, devidamente autorizada a elaborar auditorias de qualidade, a auditoria externa para verificar se é possível a certificação. Porém, é muito comum que a empresa peça a certificado uma pré-auditoria de certificação. Neste caso, a empresa certificado irá agendar uma data para fazer toda a análise do sistema de gestão da qualidade da empresa. O resultado da pré-auditoria demonstrará se são necessários e quais os ajustes que a empresa deverá fazer para a auditoria de certificação. Finalmente, a empresa, com todos os dados da auditoria interna e mais os ajustes realizados na pré-auditoria, contata a empresa certificadora e realiza a auditora externa de certificação. Esta auditoria irá verificar todo o processo da empresa, analisando se todos os requisitos da norma estão devidamente implantados na empresa e se todos os processos de produção de produto e/ou serviço estão em comum acordo com o descrito. Se não houver qualquer não conformidade no processo que impeça a certificação, a empresa certificadora que efetuou a auditoria externa faz a recomendação da empresa para receber o certificado ISO 9001. Ao receber o certificado, a empresa pode informar publicamente que possui a certificação ISO 9001 aos seus clientes, respeitando certos critérios para esta divulgação. Importante salientar que a auditoria externa se repetirá, geralmente, a cada ano, sendo que após três anos de certificação da empresa, o sistema de gestão da qualidade será reavaliado para que o certificado seja renovado. Com isso, a empresa tem o comprometimento de manter o sistema de gestão da qualidade com o princípio de foco no cliente e com a busca contínua de melhoria dos seus processos. 94 Unidade III Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 Referências bibliográficas ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS E TÉCNICAS. NBR ISO 9004. Rio de Janeiro, 2010. ___. Normalização. O que é normalização? Os objetivos e os benefícios. 2006. Disponível em: <http://www.abnt.org.br/ m3.asp?cod_pagina=931>. Acesso em: 25 set. 2009. ___. Processos de criação de uma norma. Disponível em: <http://www.abnt.org.br/m3.asp?cod_pagina=952>. 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São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Introdução ao Modelo de Excelência da Gestão (MEG). 4 ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Liderança. 4. ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Pessoas. 4. ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Prêmio Nacional da Qualidade: Critérios de Excelência. São Paulo: 2012. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/ site/402/default.aspx>. Acesso em: 19 dez. 2012. ___. Processos. 4. ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Responsabilidade social. 4. ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). ___. Resultados. 4. ed. São Paulo: FNQ, 2012. (Cadernos de Excelência). 97 AdministrAção integrAdA Re vi sã o: N íz ia - D ia gr am aç ão : M ár ci o - 11 /0 5/ 20 10 / // s ol . d e re di m en sio na m en to e m ud an ça d e no m e: V irg ín ia / Di ag ra m aç ão : M ár ci o - 22 /0 4/ 20 13 ___. Critérios de excelência. 19 ed. 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