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AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL AULA 2 Contabilidade Documentação Contábil: Organização e Controle Marina Porto SUMÁRIO APRESENTAÇÃO....................................................................................................... 3 RECOMENDAÇÕES................................................................................................... 3 OBJETIVOS DA AULA.................................................................................................4 INTRODUÇÃO.............................................................................................................5 AS FONTES DE CONSULTA E INFORMAÇÃO DAS PRÁTICAS CONTÁBEIS.........6 DOCUMENTOS DE CONSTITUTIÇÃO E MANUTENÇÃO OBRIGATÓRIOS DAS ENTIDADES.................................................................................................................7 ALGUNS DOCUMENTOS QUE NÃO SÃO VÁLIDOS.................................................9 FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO PESSOAL...........................................................11 CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA PARA O TERCEIRO SETOR.................12 GLOSSÁRIO..............................................................................................................13 BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................16 3 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle APRESENTAÇÃO Caro aluno: Este material didático corresponde à disciplina de Contabilidade do curso “Agente do Terceiro Setor Fundamental”. Contabilidade 1 - A obrigatoriedade da Contabilidade para as Entidades do Terceiro Setor. 2 - Documentação contábil: organização e controle. 3 - Plano de Contas. 4 - Obrigações assessórias – Retenções. 5 - Obrigações assessórias – Recolhimentos. 6- Departamento pessoal – Tipos de colaboradores e contratações. 7- Processamento da Folha de Pagamento. 8 - Controles Internos na entidade do Terceiro Setor. 9 - Convênio e Parcerias. A disciplina de Contabilidade é importante para seu processo de capacitação e compreensão de questões contábeis que envolvem as entidades sociais. Os conteúdos foram cuidadosamente selecionados e a linguagem utilizada facilitará seus estudos à distância. Caso precise, procure sempre o glossário para consultar termos técnicos. RECOMENDAÇÕES: • LEIA OS TEXTOS INDICADOS (acesse os textos assinalados). • PROCURE EXPLORAR A BIBLIOGRAFIA OFERECIDA. • PARTICIPE DO FÓRUM DE DEBATES E TIRA- DÚVIDAS. • FAÇA A AVALIAÇÃO DE MÚLTIPLA ESCOLHA. Lembre-se de que poderá contar, sempre que precisar, com a ajuda do professor e de todos da Escola Aberta. Desejamos que tenha muito sucesso nesta aula e em toda a disciplina do curso. Bom Estudo! 4 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle OBJETIVOS DA AULA Conceituar documentação contábil: as fontes de consulta e informação das práticas contábeis Conceituar documentos de constituição e manutenção das entidades Exemplos de documentos não válidos Funções do departamento pessoal 5 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle INTRODUÇÃO Contador é a pessoa habilitada para orientar, controlar e registrar todas as ocorrências financeiras, econômicas e patrimoniais de uma instituição. Segundo STROEHER; FREITAS (2008, p.5) "Num sistema contábil, os eventos econômicos são as fontes básicas da informação contábil; o contador atua como transmissor, observando esses eventos e codificando-os para transmitir a informação por meio dos relatórios contábeis." A Contabilidade é uma Exigência legal e deve obedecer às Normas legais e técnicas. Segundo o CPC - Comitê de Pronunciamentos Contábeis n° 00 (Introdução), as demonstrações contábeis são elaboradas para satisfazer as necessidades comuns da maioria dos seus usuários: a) decidir quando comprar, manter ou vender instrumentos patrimoniais; b) avaliar a administração da entidade quanto à responsabilidade que lhe tenha sido conferida e quanto à qualidade de seu desempenho e de sua prestação de contas; c) avaliar a capacidade de a entidade pagar seus empregados e proporcionar- lhes outros benefícios; d) avaliar a segurança quanto à recuperação dos recursos financeiros emprestados à entidade; e) determinar políticas tributárias; f) determinar a distribuição de lucros e dividendos; g) elaborar e usar estatísticas da renda nacional; ou h) regulamentar as atividades das entidades. A contabilidade é instrumento de: Credibilidade Defesa legal Transparência Integridade da instituição Comprovação da atividade social Controle Interno Aprimoramento de Gestão Fonte de informações Segundo Iudícibus (2006, p.24): O objetivo básico, portanto, pode ser resumido no fornecimento de informações econômicas para os vários usuários, de forma que propiciem decisões racionais." 6 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle AS FONTES DE CONSULTA E INFORMAÇÃO DAS PRÁTICAS CONTÁBEIS Constituição Federal Código Tributário Nacional (diz respeito ao sistema tributário nacional) Normas Brasileiras de Contabilidade (conjunto de regras e procedimentos de conduta como requisitos para o exercício da profissão contábil) Legislação Societária (Legislação e normas de constituição de Entidades com ou sem fins lucrativos) Regulamento da Previdência Social (um conjunto integrado de ações de iniciativa dos poderes públicos e da sociedade, destinado a assegurar o direito relativo à saúde, à previdência e à assistência social) Regulamento do Imposto de Renda (tributação da pessoa jurídica) Regulamento do ISS (Regulamento do ISS – DECRETO nº 42.836, de 7 de fevereiro de 2003) Código de Ética da Profissão Contábil (tem como objetivo fixar a forma pela qual se devem conduzir os Profissionais da Contabilidade, quando no exercício profissional e nos assuntos relacionados à profissão e à classe Interpretações técnicas gerais Entre outras A contabilidade é aliada das Entidades do Terceiro Setor por promover: Integridade Transparência Comprovação da atividade social Controles internos Credibilidade (usuários, comunidade, governo) Os usuários das informações contábeis: Diretoria estatutária Diretoria executiva Conselho fiscal Associados Bancos Fornecedores Patrocinadores Agentes financiadores Governo (municipal, estadual, federal) 7 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle DOCUMENTOS DE CONSTITUIÇÃO E MANUTENÇÃO OBRIGATÓRIOS DAS ENTIDADES Estatuto Social Atas: atualizadas (alterações de endereço, mudanças de diretoria, assuntos patrimoniais, financeiros e econômicos) Parecer do Conselho Fiscal Contratos e Convênios Comprovantes de Receitas Comprovantes de Despesas Doações recebidas Doações efetuadas Cadastros de usuários Documentos de Controles Internos: Parcerias e prestações de contas Termo de adesão do voluntariado Contratos e recibos deprestação de serviços Livro, cartão de ponto, ponto eletrônico Controles de gratuidade Movimento de Caixa Controle de contas a pagar Controle patrimonial Controle de entradas Outros documentos Sobre a guarda de documentos: Deverão ser guardados de forma organizada, e mantidos em bom estado de conservação em períodos que variam entre 5, 10 e 30 anos dependendo de seu teor Para tanto, consulte um contador 8 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle Obrigações a serem produzidas aos Órgãos Públicos: DIRF - Declaração de Imposto Retido na Fonte RAIS - Relatório Anual de Informações Sociais DIPJ - Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais DACON - Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais Demonstrações Financeiras Obrigatórias: Balanço Patrimonial Demonstração do Resultado do Exercício Demonstração da Mutação do Patrimônio Líquido Demonstrativo do Fluxo de Caixa Notas Explicativas 9 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle ALGUNS DOCUMENTOS QUE NÃO SÃO VÁLIDOS . 10 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle 11 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle FUNÇÕES DO DEPARTAMENTO PESSOAL Conservação de documentos Atender à legislação Controle de registro de ponto Controle de férias Contribuições: INSS, FGTS, Sindical Retenção e recolhimento do Imposto de Renda Contribuição Sindical Patronal Contribuição Assistencial Contribuição Confederativa CAGED PCMSO Preocupações na contratação de Prestadores de Serviços: Pessoa Física: autônomos (informar na SEFIP). Pessoa Jurídica: verificar a obrigatoriedade de emissão de documento fiscal; observar retenções. 12 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA PARA O TERCEIRO SETOR Qual o valor recebido? Como a verba recebida foi utilizada? Quais os investimentos patrimoniais? Quais os investimentos sociais? Os critérios de administração adotados são eficientes? “Vale a pena investir” nesta entidade? “Profissionalização, compromisso com resultados, certificação por meio de auditorias independentes, autonomia crítica e seleção em bases legais parecem ser o início do caminho para o Terceiro Setor resgatar o respeito e a admiração da sociedade.” O Estado de São Paulo – 28/08/2008 – A2 Marcelo Rocha - Presidente da Associação Horizontes 13 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle GLOSSÁRIO Agentes financeiros: são as instituições financeiras autorizadas a funcionar com a área de crédito imobiliário pelo Banco Central, configurando-se como integrantes do Sistema Financeiro de Habilitação. Tem como função básica captar recursos (caderneta de poupança e outros) e aplicá-los, na maior parte dos casos, na atividade imobiliária, financiando a habitação, seja através da construção ou de imóveis prontos. São Agentes Financeiros: Caixa Econômica Federal Bancos comerciais ou de investimentos Sociedades de crédito imobiliário Associações de poupança e empréstimos Companhias de habitação Companhias hipotecárias Outras entidades à critério do Banco Central. Atas: descrição por escrito do conteúdo de uma reunião ou assembléia (fonte: http://www.dicionarioinformal.com.br/ata/). Atos de Comércio: são as atividades consideradas mercantis pelo Código Napoleônico de 1807. A Teoria dos Atos do Comércio, denominada também de fase Napoleônica, teve seu início no liberalismo econômico, um momento em que todos os cidadãos poderiam realizar a atividade econômica, desde que seus atos estivessem previstos em lei. Auditoria: é um exame cuidadoso e sistemático das atividades desenvolvidas em determinada Entidade, com o objetivo de averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) ao atingimento dos objetivos. (Wikipedia). Cadastro de Usuário: é um registro dos dados do usuário mediante o preenchimento regular dos campos exigidos. Caged: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado pelo Governo Federal, através da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT. (fonte: http://portal.mte.gov.br/caged/). Caixa: em contabilidade, é a denominação de uma conta que registra o valor dos recursos imediatamente disponíveis, para efetuar pagamentos. A conta registra, de maneira ordenada, montantes recebidos e pagos. A conta de Caixa pertence ao grupo do Ativo denominado Disponível ou Disponibilidades, que englobam os saldos em caixa, os saldos em bancos e os numerários em trânsito. 14 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle Comprovante de despesa: é a documentação que comprova o gasto necessário para a obtenção de receita (para a contabilidade). As Despesas são gastos que não se identificam com o processo de transformação ou produção dos bens e produtos, são então gastos relacionadas às áreas administrativas, comerciais e financeiras da Entidade. Comprovante de receita: é a documentação que comprova o recebimento de Receita. Receita é a entrada monetária que ocorre em uma entidade (Contabilidade) ou patrimônio (Economia), em geral sob a forma de dinheiro ou de créditos representativos de direitos. Controle de contas a pagar: Estabelece prioridades de pagamento em caso de dificuldades financeiras; Controla o montante dos compromissos já vencidos e não pagos; Fornece informações para elaboração de fluxo de caixa. Controle de gratuidade: gratuidade é considerada custo incorrido, portanto relaciona-se com a contabilidade. Controle de gratuidade serve para controlar operações que não impactam economicamente a Entidade. Por exemplo: avais e garantias concedidos, valor das isenções usufruídas entre outros. Controles internos: consiste num conjunto de políticas e procedimentos que são desenvolvidos e operacionalizados para garantir razoável certeza acerca da confiança que pode ser depositada nas demonstrações financeiras, garantindo que foram preparadas de acordo com os PRINCÍPIOS E CONVENÇÕES CONTÁBEIS (Wikipedia) Demonstrativos Contábeis: é o conjunto de informações que devem ser divulgadas, anualmente, segundo a lei 6404/76, pela administração de uma sociedade por ações e representa a sua prestaçãode contas. Demonstrações Financeiras: são relatórios contábeis que apoiam a tomada de decisão nas empresas. Os demonstrativos mais importantes são: Balanço Patrimonial Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) Fluxo de Caixa Despesas Incorridas: são aquelas relacionadas a uma contraprestação de serviços ou obrigação contratual e que, embora caracterizadas e quantificadas no período- base, nele não tenham sido pagas, por isso figurando o valor respectivo no passivo da entidade. (fonte: http://www.normaslegais.com.br/cont/contabil090606.htm). Documentação hábil: é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da Entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração. (CFC 1330/2011). Glosar: sensurar ou anular. Lançamento: em Direito tributário, é um ato administrativo pelo qual a pessoa jurídica de direito público (ou seja, vinculada ao Estado) constitui o crédito tributário, identificando os seguintes elementos: fato gerador 15 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle a matéria tributária o montante (valor) do tributo devido o sujeito passivo (o contribuinte ou responsável) eventual penalidade cabível caso o contribuinte não cumpra a sua responsabilidade tributária MEI: Micro Empreendedor Individual - é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para ser um empreendedor individual, é necessário faturar no máximo até R$ 60.000,00 por ano (2012), não ter participação em outra empresa como sócio ou titular e ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria. PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - integra o conjunto de iniciativas dos empregadores e instituições, no que diz respeito a saúde dos trabalhadores, rastreando e diagnosticando os agravos e também a existência de casos de doenças decorrentes a profissão. (fonte: http://www.seconci- sp.org.br/noticias.asp?id_tipo_noticia=16&id_secao=49&id_noticia=60&menu=menu 2&gclid=CNXYi8DU-7ICFQoFnQodYEIAtg). Relatório de atividades: é um descritivo que deve demonstrar o andamento atual das atividades, seus prazos, se foi iniciado em tempo ou com atrasos, a situação de ocorrências, restrições e possíveis folgas detectadas ou obtidas no período em que se reporta. Retenções: reter na fonte significa descontar determinado valor de um pagamento a ser realizado RPA: Recibo de Pagamento à Autônomo SEFIP: Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - é um aplicativo, disponibilizado pela CAIXA ECONÔMICA FEDERAL para o recolhimento do FGTS. 16 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle BIBLIOGRAFIA FUNDAMENTAL Código de ética da Profissão Contábil - disponível pelo link: http://www.crcsp.org.br/portal_novo/publicacoes/manuais_pmes/conteudo/07.pdf, acesso em 08 de outubro de 2012. CPC - Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC 00- Estrutura Conceitual para Elaboração e Divulgaçãode Relatório Contábil-Financeiro, disponível pelo link: http://www.cpc.org.br/pdf/cpc00_r1.pdf, acesso em 08 de outubro de 2012. CTN Código Tributário Nacional - disponível pelo link: http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/codtributnaci/ctn.htm, acesso em 08 de outubro de 2012. IUDÍCIBUS, S. de Teoria da Contabilidade, 8a ed. - São Paulo: Atlas, 2006 Legislação Societária - disponível pelo link: http://www.cosif.com.br/mostra.asp?arquivo=padron9, acesso em 08 de outubro de 2012. NBCNormas Brasileiras de Contabilidade - disponível pelo link: http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/index.htm, acesso em 08 de outubro de 2012. Portal do Empreendedor - Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior - disponível pelo link: http://www.portaldoempreendedor.gov.br/modulos/inicio/index.htm, acesso em 11 de outubro de 2012. Regulamento da Previdência Social - disponível pelo link: http://www81.dataprev.gov.br/sislex/paginas/23/1999/3048.htm, acesso em 08 de outubro de 2012. Regulamento do Imposto de Renda - Tributação das pessoas jurídicas -disponível pelo link: http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/rir/Livro2.htm, acesso em 08 de outubro de 2012. 17 AGENTE DO TERCEIRO SETOR FUNDAMENTAL Contabilidade Documentação Contábil: organização e controle Regulamento do ISS - Índice Sistemático do Regulamento do ISS - disponível pelo link:http://www.usp.br/gefim/manuais/dec42836.pdf, acesso em 08 de outubro de 2012. STROEHER, A.M.; FREITAS, H. O uso das informações contábeis na tomada de decisão em pequenas empresas. RAUSP -R.Adm. Eletrônica, São Paulo, v.1, n.1, art.7, jan./jun. 2008 - disponível pelo link: http://www.rausp.usp.br/Revista_eletronica/v1n1/artigos/v1n1a7.pdf, acesso em 08 de outubro de 2012. COMPLEMENTAR ARAÚJO, A.M.P.; ASSAF, A. Introdução à Contabilidade. São Paulo: Atlas, 2004. FAVERO, H.M. et al. Contabilidade: Teoria e Pratica. 6a ed. São Paulo: Atlas, 2011. Wikipedia página principal– disponível pelo link: http://pt.wikipedia.org/wiki/Wikip%C3%A9dia:P%C3%A1gina_principal, acesso em 03 de outubro de 2012. Educação à distância (Material didático) Modo de acesso: Escola Aberta- Virtual Também disponível para reprografia Inclui bibliografia Este material é de uso exclusivo dos matriculados nos cursos à distância da ESCOLA ABERTA DO TERCEIRO SETOR ADMINISTRAÇÃO - www.escolaaberta3setor.org.br
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