Microsoft Office 97

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Introdução ao Microsoft Office 97
INTRODUÇÃO
AO
MICROSOFT OFFICE 97
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2
Introdução ao Microsoft Office 97
Apresentação
O Pacote Office97 da Microsoft, é composto por poderosos softwares, (Word, Excel, Power Point,
Access e outros), interagindo um com o outro. O Office97 é um produto ideal para criar, editar e analisar
informações.
Nesta palestra abordaremos os aspectos básicos do pacote Office97, em particular o Word, Excel e
Power Point.
Ao término deste treinamento, você estará apto a criar e editar documentos do Word, planilhas e
gráficos no Excel, e apresentações no Power Point
Desejamos que este treinamento venha a facilitar sua rotina de trabalho. Desde já, agradecemos as
críticas e sugestões.
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Introdução ao Microsoft Office 97
INDÍCE DO WORD
INSTALANDO O MICROSOFT OFFICE.................................................................................................................................................................................................... 5
PARA INSTALAR SIGA OS SEGUINTES PASSOS: ................................................................................................................................................................................................... 5
INICIANDO O WORD................................................................................................................................................................................................................................... 6
O QUE É O WORD?...................................................................................................................................................................................................................................... 6
PROTEÇÃO CONTRA VÍRUS DE MACRO............................................................................................................................................................................................... 6
TELA BÁSICA DO WORD........................................................................................................................................................................................................................... 7
MODOS DE EXIBIÇÃO ..................................................................................................................................................................................................................................... 8
BARRA DE STATUS ......................................................................................................................................................................................................................................... 8
ASSISTENTE DO OFFICE ........................................................................................................................................................................................................................... 9
CRIANDO UM DOCUMENTO NO WORD............................................................................................................................................................................................... 10
VERIFICANDO A ORTOGRAFIA............................................................................................................................................................................................................. 11
INSERINDO ................................................................................................................................................................................................................................................. 11
DATA E HORA .............................................................................................................................................................................................................................................. 11
SÍMBOLO ..................................................................................................................................................................................................................................................... 11
FIGURA........................................................................................................................................................................................................................................................ 11
SALVANDO O SEU DOCUMENTO........................................................................................................................................................................................................... 12
FECHANDO O DOCUMENTO .................................................................................................................................................................................................................. 12
SAINDO DO WORD.................................................................................................................................................................................................................................... 12
ABRINDO ARQUIVOS EXISTENTES ...................................................................................................................................................................................................... 13
TRABALHANDO COM VÁRIOS ARQUIVOS ABERTOS .......................................................................................................................................................................................... 13
INSERINDO TEXTO ........................................................................................................................................................................................................................................ 13
EDITANDO UM DOCUMENTO ................................................................................................................................................................................................................ 14
SELECIONANDO O TEXTO PARA ALTERAÇÃO................................................................................................................................................................................................... 14
EXCLUINDO TEXTO ...................................................................................................................................................................................................................................... 14
MOVENDO E COPIANDO TEXTO........................................................................................................................................................................................................... 15
RECORTAR , COPIAR E COLAR ...................................................................................................................................................................................................................... 15
FORMATANDO UM TEXTO..................................................................................................................................................................................................................... 16
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Introdução ao Microsoft Office 97
TRABALHANDO COM FORMATAÇÃO AUTOMÁTICA DE TÍTULOS, BORDAS, LISTAS. ..........................................................................................................................................16
INSERINDO UM TEXTO EM AUTOCORREÇÃO .................................................................................................................................................................................. 17
INSERINDO UM TEXTO EM AUTOTEXTO ........................................................................................................................................................................................... 17
AUTOCOMPLETAR................................................................................................................................................................................................................................... 17
DEFININDO CONFIGURAÇÃO DE PÁGINAS ........................................................................................................................................................................................ 18
INSERINDO NUMERAÇÃO DE PÁGINAS............................................................................................................................................................................................... 19
REMOVENDO NUMERAÇÃO DE PÁGINAS ........................................................................................................................................................................................................ 19
CABEÇALHO E RODAPÉ.......................................................................................................................................................................................................................... 19
CRIANDO CABEÇALHOS E RODAPÉS .............................................................................................................................................................................................................. 20
TRABALHANDO COM QUEBRAS........................................................................................................................................................................................................... 20
INSERINDO QUEBRA DE PÁGINA .................................................................................................................................................................................................................... 20
INSERINDO QUEBRA DE SEÇÃO ..................................................................................................................................................................................................................... 20
INSERINDO ÍNDICE ANALÍTICO............................................................................................................................................................................................................ 21
VISUALIZANDO O DOCUMENTO ANTES DE IMPRIMIR .................................................................................................................................................................. 22
CRIANDO TABELA.................................................................................................................................................................................................................................... 23
TRABALHANDO COM TABELAS...................................................................................................................................................................................................................... 23
CRIANDO MALA DIRETA ........................................................................................................................................................................................................................ 24
CRIANDO UM DOCUMENTO PRINCIPAL .......................................................................................................................................................................................................... 24
CRIANDO DOCUMENTO DE DADOS ............................................................................................................................................................................................................... 25
MESCLANDO OS DOIS ARQUIVOS ................................................................................................................................................................................................................... 26
CRIANDO ETIQUETAS DE ENDEREÇAMENTO .................................................................................................................................................................................. 26
NOVIDADES DO WORD 97 ....................................................................................................................................................................................................................... 28
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Introdução ao Microsoft Office 97
Instalando o Microsoft Office
Para instalar siga os seguintes passos:
Ao instalar o pacote Microsoft Office você poderá incluir
apenas os componentes desejados. É recomendado para um
maior desempenho, que o seu computador tenha pelo menos
16 MB de memória.
A instalação está mais fácil do que nunca, pois recomenda os
componentes e o local onde eles devem ser instalados.
Ao instalar o programa a versão atual substitui a antiga. Caso
você não queira a substituição é só indicar um diretório
diferente no hora da instalação.
Dica: caso você esteja utilizando algum utilitário de antivírus
desative-o e feche todos os aplicativos do Windows que
estejam abertos.
1. Se você estiver instalando a partir de um disco de CD-
ROM, insira o CD do Office na unidade de CD-ROM e
clique sobre o botão instalar ou caso você esteja fazendo a
instalação a partir de disquetes, insira o primeiro disco do
Programa Instalação na unidade A ou B.
2. clique sobre o botão Iniciar, clique sobre Configurações e
em seguida sobre Painel de Controle.
3. clique duas vezes sobre o ícone Adicionar ou Remover
Programas
4. no guia “instalar/desinstalar”, clique sobre o botão Instalar
Siga as instruções do programa.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Iniciando o Word
O que é o word?
Proteção contra vírus de macro
Para iniciar um aplicativo do Office no Windows 95, clique
sobre o botão Iniciar, clique sobre Programas e, em seguida,
clique sobre o aplicativo WORD
Quando o Word é inicializado, a tela contém um documento
novo cercado de um painel de botões, menus e outras
ferramentas úteis que você poderá utilizar para trabalhar no
documento.
O Microsoft Word é um editor de textos, onde você poderá
confeccionar documentos, cartas, memorandos, trabalhar
com mala direta e com tabelas.
O Word pode exibir uma mensagem de aviso sempre que
você abrir um documento que contenha macros que possam
conter um vírus. Você pode então escolher abrir o documento
com ou sem suas macros: Para ativar a verificação de macros
a qualquer momento: No menu Ferramentas, clique em
Opções, na guia Geral e, em seguida, marque a caixa de
seleção "Ativar proteção contra vírus de macro".
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Introdução ao Microsoft Office 97
Tela Básica do Word Botão de Sair do programa: clique neste botão para Sair do Programa
ou Fechar o seu arquivo
Barra de Título: quando salvar o seu arquivo o nome aparecerá nesta
Barra de Título.
Botão Minimizar/Maximizar: neste botão você poderá
Minimizar ou Maximizar a sua tela
Barra de Menu: aqui nesta barra você poderá acessar todos os menus
com suas opções.
Barra de Ferramentas Padrão: neste barra será possível trabalhar
com as ferramentasque o Word oferece, e você poderá, através do Menu
Utilitários, na opção Personalizar, adicionar novas ferramentas.
Barra de Ferramentas Formatação: esta barra permite formatar o seu
texto com negrito, sublinhado, justificando o seu texto, alterando o
tamanho do fonte ou alterando o estilo do parágrafo.
Régua: esta barra exibe uma escala com medidas e marcadores que
permitem ajustar recuos, margens, paradas de tabulação e colunas de
uma tabela.
Dica: Para saber o que significa qualquer botão da barra de ferramentas,
aponte para ele, simultaneamente aparecerá o nome dele e uma breve
descrição na barra de status .
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Introdução ao Microsoft Office 97
Modos de Exibição
Barra de Status
Estes botões permitem que altere a parte de visualização do
seu trabalho.
Modo normal: É o modo geral para digitação, edição e
formatação do texto. Linhas pontilhadas indicam quebras de
página, várias colunas aparecem como uma única coluna e
você não verá as margens superior e inferior.
Modo layout on-line: Novo recurso, facilita a leitura on-line,
inclui uma navegação, clicando no tópico desejado você irá
direto para a parte do documento.
Modo de layout da página: Você irá visualizar como ficará a
impressão do documento, utilizado para trabalhar com
cabeçalhos e rodapés, ajustar margens, trabalhar com
colunas, desenhos e molduras.
Modo de estrutura de tópicos: Facilita a visualização da
estrutura do documento e a reorganização do texto.
Esta barra dá posição exata do seu arquivo em relação as
páginas, as margens.
Controlar Alterações(ALT): Irá controlar as alterações do
documento, colocando o nome da pessoa e data da alteração.
Estender seleção(EST): Irá continuar a seleção, sem tirar a
marcação do que já está selecionado.
Sobrescrever(SE): Se estiver ativado escreve por cima da
palavra, se estiver desativado conseguirá incluir uma palavra
do meio do texto.
Normal
Layout on-line
Layout da página
Estrutura de tópicos
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Assistente do Office O assistente do Office é compartilhado por todos do Office e
oferece ajuda relacionada ao item que você está trabalhando.
Quando você estiver no meio de uma tarefa e precisar de
ajuda, bastará clicar no Assistente do Office
 para obter a ajuda necessária.
Digite a pergunta que deseja com suas próprias palavras e
clique no botao pesquisar
Ou então clique na opcao menu Ajuda e escolha a opção
Ajuda do Microsoft Word digite sua pergunta com suas
próprias palavras e clique em pesquisar
Você poderá escolher o assistente que tem mais a ver com a
sua personalidade ou modo de trabalhar, clicar com o botão
direito do mouse em cima do assistente e escolher o
asssistente com as opções que deseja.
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Criando um documento no Word Com o Word, você poderá começar a criar rapidamente seus
documentos. O Word fornece alguns documentos que você
pode criar usando assistentes e modelos: petições,
memorandos, cartas, faxes, relatórios, teses, catálogos,
boletins informativos, manuais, folhetos, calendários, páginas
da Web, cronogramas, agendas, currículos, pedidos de
compra e faturas.Clique em Novo no menu Arquivo, clique na
guia do tipo de documento desejado e, em seguida, clique
duas vezes no modelo ou assistente.
Caso você queira criar seu próprio documento, clique
no botão Novo com a tela em branco comece a
digitar o seu documento. Quando o texto chegar
ao fim da linha, não pressione ENTER; o Word executará o
retorno automático do texto. Pressione ENTER somente
quando quiser iniciar um novo parágrafo.
 
 Dicas:
 
• “Exibir/Ocultar” .-O Word utiliza estes caracteres
não imprimíveis para mostrar os retornos de carro, os
espaços e as tabulações inseridas. Se você achar que
eles estão confundindo, desative-o.
• Para acentuar, digitar primeiro o acento depois a letra.
• Não use espaços em branco para alinhar o seu texto, para
isso, existe na barra de ferramentas formatação os botões
de alinhamento (esquerda, centralizado, direita e
justificado).
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Verificando a Ortografia
Inserindo
Data e Hora
Símbolo
Figura
Na versão atual o Word possui o Verificador Ortográfico
Automático, onde ele atua como um revisor - verificando erros
de ortografia e de digitação. À medida em que você digita. Ele
colocará um sublinhado vermelho na palavra errada, para
corrigir a palavra, clique no botão direito do mouse. Caso
você não queira esta opção ativa é necessário que você
desative, para isso clique no menu Ferramentas, clique em
Opções e, em seguida, na guia Ortografia e gramática. e
desative a opção verificar ortografia
Para inserir Data e Hora no seu documento, clique no Menu
Inserir, opção Data e Hora, especifique o formato desejado na
caixa “Formatos disponíveis” e verifique se deseja atualizar
automaticamente a data e a hora sempre que abrir o
documento ou imprimir.
Para inserir símbolos especiais, clique no Menu Inserir, opção
Símbolo.
Para inserir figuras, clique no Menu Inserir, opção Figura e
escolha uma figura do clipart ou uma figura armazenada em
um arquivo.
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Salvando o seu documento
Fechando o Documento
Saindo do Word
Você pode salvar o seu documento clicando no botão Salvar
da Barra de Ferramentas ou através do Menu Arquivo, opção
Salvar.
Se estiver salvando pela primeira vez, será aberta uma caixa
de diálogo Salvar Como para que você digite um
nome para o arquivo. Você deverá escolher também a
unidade de disco (pasta de trabalho) onde será gravado, ou
ainda escolher um outro formato de arquivo, clicando na
opção Salvar como Tipo e escolher a opção.
Depois de salvo uma vez, ele não abrirá mais a caixa de
diálogo e sim atualizará o arquivo.
Para fechar apenas a janela do documento ativo, vá para o
Menu Arquivo, opção Fechar ou através do botão fechar na
Barra de Menu, se você ainda não salvou o documento terá a
chance de fazê-lo neste momento
Para sair do programa, vá para o Menu Arquivo, opção Sair
ou através do botão Sair do Programa na barra de Título, no
canto superior esquerdo da janela.
Sair do documento
Sair do programa
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Abrindo Arquivos Existentes
Trabalhando com vários arquivos abertos
Inserindo texto
Para abrir qualquer documento já existente, basta ir para a
barra de ferramentas, Botão Abrir ou através do
Menu Arquivo, opção Abrir, será aberta uma
caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o nome do
arquivo desejado na lista de opções e o tipo de arquivo em
"Arquivos do Tipo".
Você pode trabalhar com vários arquivos abertos ao mesmo
tempo, para saber exatamente qual o arquivo que você está
no momento, verifique o nome na Barra de Título. Para
visualizar quais são os arquivos que estão abertos, entre no
menu Janela, o arquivo selecionado é o arquivo que você está
trabalhando no momento, se quiser mudar de arquivo
selecione outro no menu Janela.
O Word trabalha sempre com o modo de inserção ativo, isto
quer dizer que, se você esqueceu uma palavra no meio do
seu texto, é só posicionar o cursor e digitar a palavra. Se
quiser trabalhar com o modo de sobrescrever ativo, clique
duas vezes na barra de status sobre “SE”, se quiserdesativar
faça a mesma coisa.
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Editando um documento
Selecionando o texto para alteração
Excluindo texto
Para fazer qualquer alteração você deve selecionar o texto.
• Para selecionar qualquer extensão de texto, arraste o
cursor do mouse sobre ele.
• Para selecionar uma palavra, clique duas vezes sobre ela.
• Para selecionar um linha inteira, posicione a seta do
mouse para a linha desejada e dê um clique. Se quiser
selecionar múltiplas linhas, selecione a primeira e arraste.
 
• Para selecionar um parágrafo, posicione a seta do mouse
para o parágrafo desejado e dê duplo clique.
 
• Para selecionar o documento inteiro, posicione a seta do
mouse para uma linha qualquer e dê três cliques.
 
• Para cancelar a seleção, basta clicar fora da seleção na
janela do documento.
Selecione o texto a ser removido e pressione a tecla DEL ou
BAKSPACE. Se deseja substituir o texto que está excluindo,
selecione o texto e em seguida comece a digitar a nova
informação sobre o texto selecionado.
Se quiser desfazer a ação, utilize o botão Desfazer
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Introdução ao Microsoft Office 97
Movendo e copiando texto
Recortar , Copiar e Colar
Uma das maneiras de mover ou copiar texto é utilizar o
recurso de edição arrastar-e-soltar.
• Para mover o texto, selecione-o, aponte o mouse para ele e
clique, aparecerá uma caixa pontilhada, arraste esta caixa
para a nova posição e em seguida, solte o botão do mouse.
• Para copiar o texto, mantenha pressionada a tecla CTRL à
medida que arrasta o texto selecionado para a nova
posição e, em seguida, solte o mouse e a tecla CTRL.
Um outro recurso a ser utilizado são os botões de Recortar,
Copiar e Colar da barra de ferramentas; selecione o texto a
ser movido, clique no botão Recortar, mova o cursor para a
posição que deseja inserir o texto e clique no botão Colar.
Para copiar selecione o texto a ser copiado, clique no botão
Copiar, em seguida leve o cursor para a nova posição e
clique no botão Colar.
Para copiar um texto de um documento para outro basta estar
com o documento ativo e abrir o documento desejado,
selecionar o texto a ser copiado e clicar no botão Copiar. Vá
para o Menu Janela; você perceberá que existe dois
documentos abertos, clique no documento que será inserido o
texto selecionado, mova o cursor para a posição desejada e
clique no botão Colar.
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Formatando um texto
Trabalhando com Formatação Automática de Títulos,
Bordas, Listas.
Para aplicar formatos no seu texto como negrito, itálico ou
sublinhado, tamanho e tipo do fonte, você deve selecioná-lo e
em seguida, clicar sobre os formatos desejados na barra de
formatação, ou através do Menu Formatar, opção Fonte.
Para mudar o alinhamento do seu texto, posicione o cursor ou
selecione os parágrafos a serem alterados, clique no botão
desejado na barra de formatação.
Para deixar seu documento com formatação automática você
deve no menu ferramentas, opção AutoCorreção:
• na guia “AutoFormatação ao digitar”, selecionar as opções
que deseja deixar automáticas ao digitar o texto.
• na guia “AutoFormatação” selecionar as opções que
deseja deixar automáticas para formatar o texto de uma só
vez.
No texto selecione a parte a ser formatada, clicar no menu
formatar, opção AutoFormatação.
Estilos de
Parágrafos
Fonte
Tamanho da
Fonte
Negrito, Itálico e
Sublinhado
Opções de
 Alinhamento
Marcadores
Opções de
 Recuo
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Inserindo um texto em AutoCorreção
Inserindo um texto em Autotexto
AutoCompletar
O Word possui um corretor ortográfico automático, essas
correções que o programa faz são recursos de AutoCorreção.
Além disso, você pode usar este recurso para inserir palavras
e frases que você utiliza frequentemente. Para inserir um texto
na AutoCorreção, vá para o Menu Ferramentas, clique na
opção AutoCorreção. Insira o texto na caixa de diálogo na
opção Substituir (digite o texto a ser substituído) e opção Por
(digite o novo texto).
Da mesma forma, você pode usar o recurso AutoTexto para
inserir um texto usado com freqüência. Para criar uma entrada
de AutoTexto, primeiro você terá que selecionar o texto,
depois vá para o Menu Inserir, clique na opção AutoTexto.
Insira na caixa Nome, o nome da variável a ser criada e clique
no botão Adicionar. Para inserir a variável no texto basta
digitar o nome da variável e teclar F3.
Para utilizar o AutoCompletar, digite os primeiros caracteres
de um item (por exemplo, digite agos para o mês atual).
Quando o Word sugerir o item completo, como "Agosto" ,
pressione a tecla ENTER ou F3 para aceitá-lo. Se você em
seguida digitar um espaço extra, o Word irá sugerir "Agosto
de 1998". Para rejeitar o item, basta continuar digitando. Para
ativar ou desativar o AutoCompletar, aponte para AutoTexto
no menu Inserir, clique em AutoTexto; em seguida, selecione
ou desmarque a caixa de seleção "Sugerir dica de
AutoCompletar para AutoTexto e datas".
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Definindo Configuração de Páginas O Word possui uma configuração de página pré-definida, para
alterá-la vá para o Menu Arquivo, opção Configurar Página.
 Será aberta uma caixa de diálogo Configurar Página, onde
existem quatro guias:
Margens
Alteram as medidas das margens Superior, Inferior,
Esquerda e Direita.
Medianiz - Se você pretende encadernar o seu
documento, use a medianiz para adicionar espaços extras
à margem interna.
Margem Espelho - Se você quiser imprimir um documento
frente e verso do papel, poderá ativar a caixa de
verificação Margem espelho, com isso as margens
internas e externas terão a mesma largura, isto é, uma
será espelho da outra.
Tamanho do Papel
Altera a largura e altura do papel a ser utilizado e a
orientação da página, isto é, se você quer imprimir na
forma Paisagem (horizontal) ou Retrato (vertical).
Origem do Papel
Define opções para impressão de uma página em sua
impressora, como por exemplo, se a alimentação da
impressora será manual ou automática.
Layout
Define opções de cabeçalhos e rodapés, quebras de
seção, alinhamento vertical e numeração de linhas.
Alterando qualquer uma dessas guias, você poderá utilizá-las
no documento todo, numa determinada seção ou a partir de
um determinado ponto.
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Inserindo Numeração de Páginas
Removendo Numeração de Páginas
Cabeçalho e Rodapé
Para inserir números de página em seu documento, vá para o
Menu Inserir, opção Números de Páginas. Será aberta uma
caixa de diálogo onde poderá se alterar o formato, a posição,
o alinhamento do número.
Você tem que estar no modo de exibição Layout da Página
para poder visualizar os números, ou através do botão
visualizar a impressão da barra de ferramentas.
Para remover a numeração de página, vá para o Menu Exibir
opção Cabeçalho e Rodapé, selecione o número de qualquer
uma das páginas e dê um DEL.
Um cabeçalho ou rodapé é um trecho de texto geralmente
impresso no topo ou na base de todas as páginas do
documento. O cabeçalho é impresso na margem superior e o
rodapé na margem inferior.
Você pode usar um cabeçalho ou rodapé único na primeira
página ou em cada seção do documento, ou ainda usarcabeçalhos e rodapés diferentes para as páginas pares e
ímpares.
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Criando Cabeçalhos e Rodapés
Trabalhando com quebras
Inserindo Quebra de Página
Inserindo Quebra de Seção
Para criar um cabeçalho ou rodapé vá para o Menu Exibir,
opção Cabeçalho e Rodapé. Aparecerá uma barra de
ferramentas Cabeçalho e Rodapé e uma caixa tracejada.
Para mover-se do cabeçalho para o rodapé, utilize o primeiro
botão da barra de ferramentas Alternar entre Cabeçalho e
Rodapé. Digite o texto que será repetido em todas as páginas
do documento dentro da caixa tracejada que limita a área do
cabeçalho ou rodapé e clique no botão Fechar, para voltar
para o documento.
O Word insere quebra de página automaticamente em seu
documento, essas marcas não podem ser eliminadas. Mas ele
permite que se insere uma quebra de página manual, e essa
é possível eliminar. Para inserir uma quebra de página
manual, pressione CTRL+ENTER ou Menu Inserir - Quebra -
Quebras de página.
A quebra de sessão é utilizada para definir tipos diferentes de
formatação (margens, cabeçalhos, números de página,
orientação da página) em um mesmo documento. Para inserir
uma quebra de seção, Menu Inserir - Quebra - Quebras de
seção.
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Inserindo Índice Analítico O Word cria um índice analítico no documento usando os
estilos especificados para os títulos. Você pode usar os
estilos de título que vêm com o Word (Título 1 a 9), ou pode
especificar os estilos de títulos a serem utilizados.
Para aplicar um estilo, posicione o cursor no parágrafo
desejado e clique na caixa de estilo na barra de ferramentas
Formatação. Serão listados os estilos disponíveis, selecione
um.
Depois de ter colocado todos os estilos no documento, mova
o cursor para a página onde deseja inserir o índice , vá para o
Menu Inserir, opção Índices e em seguida clique na guia
“Índice Analítico”, escolha um formato e clique Ok
Para atualizar o índice, estando com o cursor sobre a página
de índice, tecle F9 no teclado.
Instalando o Office (Título 1)______________________________________________1
Iniciando o Word (Título 1) _______________________________________________1
Criando o seu primeiro documento (Título 1)________________________________2
Selecionando o texto que você deseja alterar (Título 2)_______________2
 Inserindo Texto____________________________________________3
 Excluindo Texto ____________________________________________3
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Visualizando o documento antes de Imprimir
Imprimindo um documento
Você poderá visualizar o seu documento antes de imprimi-lo,
clique no botão Visualizar Impressão da
Barra de Ferramentas Padrão , ou através do
Menu Arquivo, opção Visualizar Impressão.
Para imprimir um documento é necessário que sua impressora
esteja configurada corretamente, caso não esteja, instale-a
através do Menu Iniciar, Configurações, Impressoras,
Adicionar Impressora.
Estando configurada corretamente a sua impressora, vá para
o Menu Arquivo, opção Imprimir, será aberta uma caixa de
diálogo, com várias opções para a impressão de seu
documento.
Dica: Muitas vezes você tem um documento com muitas
páginas e ocasionalmente na última página uma pequena
quantidade de texto. Você poderá na janela de visualizar
impressão, usar o recurso de Ajustar para exibir na tela.
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Criando Tabela
Trabalhando com Tabelas
As tabelas podem ser usadas para organizar informações e
criar layouts de páginas interessantes com colunas de texto e
gráficos lado a lado. Uma tabela é composta por linhas e
colunas e a intersecção se chama célula.
Para criar uma tabela simples, clique onde você deseja criar
uma tabela. Clique na barra de ferramentas o ícone
inserir tabela e arraste o mouse para selecionar o
número de linhas e colunas desejado. Para aplicar
bordas e sombreamento, utilize o menu formatar, bordas e
sombreamento. Para selecionar colunas, linhas ou tabela
posicione o cursor no local desejado e clique no menu tabela.
Utilize o novo recurso Desenhar Tabela, no menu Tabela, ele
abrirá uma barra de ferramentas que o ajudará a desenhar
sua tabela.
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Criando Mala Direta
Criando um Documento Principal
Você poderá usar o recurso de Mala Direta para criar uma
carta e um cadastro de endereços para correspondência,
através do Menu Ferramentas, opção Mala Direta.
A criação de um documento de Mala Direta, envolve três
passos:
• Criar um documento principal, que conterá o seu texto e os
campos de mesclagem, que permanecem iguais em todas
as cartas.
• Criar uma origem de dados, que contém informações que
se alteram a cada carta, como nome e endereço do
destinatário.
• Com os dois arquivos criados será necessário mesclar os
documentos para gerar a Mala Direta.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1) Abra o documento a ser usado como documento principal;
2) Vá para o Menu Ferramentas, opção Mala Direta;
3) Será aberta uma caixa de diálogo “Auxiliar de Mala Direta”
4) Na guia 1. Documento Principal, escolha a opção Criar e
em seguida a opção Cartas Modelo;
5) Aparecerá uma mensagem, escolha a opção “Janela
Ativa”
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Introdução ao Microsoft Office 97
Criando Documento de Dados O arquivo de dados deverá conter os nomes, endereços e
outras informações que você deseja mesclar com o
documento principal.
1) Na guia 2. Origem de Dados, escolha a opção Obter dados
e em seguida Criar Origem de Dados;
 Será aberta uma caixa de diálogo “Criar Origem de Dados” ,
com sugestões dos nomes dos campos, onde você poderá
adicionar novos campos ou remover os já existentes.
Quando a lista de campos estiver pronta, clique no botão
OK.
 
2) Abrirá uma caixa de diálogo “Salvar Como”, onde você
deverá informar um nome para esse documento de dados.
 
 Em seguida, ele exibirá uma mensagem onde você pode
escolher entre editar o documento principal ou a origem de
dados, escolha editar origem de dados.
 
3) Preencha o formulário de dados, quando terminar dê OK,
para retornar ao documento principal.
 
4) Com o documento principal ativo, aparecerá uma nova
barra de ferramentas, a chamada Barra de Mala Direta.
 
Através do botão Inserir Campo, da Barra de Mala Direta,
escolha os campos que deseja inserir em sua carta.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Mesclando os dois arquivos
 
 
 
Criando Etiquetas de Endereçamento
 
1) Para mesclar o documento, escolha o botão Mesclar para
novo documento, ou Mesclar para a impressora.
2) Aparecerá uma nova janela “Mala Direta”, este é o seu
documento mesclado, a união do principal com os dados.
Importante:
• O arquivo mesclado não é necessário salvar, pois com os
dois (principal e dados) você sempre terá o terceiro
(mesclado - mala direta)
• Não se esqueça ao sair do Word, de salvar o documento
principal e o de fonte de dados, pois senão serão perdidos
todos os dados.
Com os mesmos procedimentos da Mala Direta, você também
poderá criar uma Mala Direta para impressão de etiquetas.1) Menu Ferramentas, opção Mala Direta
 
2) Será aberta uma caixa de diálogo “Auxiliar de Mala Direta”
 
3) Na guia 1. Documento Principal, Clique em Criar,
escolha a opção Etiquetas de Endereçamento;
Aparecerá uma mensagem, escolha a opção “Janela Ativa”
se a tela estiver em branco
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Introdução ao Microsoft Office 97
1) Vá para a guia 2. Origem de Dados, opção Obter
Origem de Dados, escolha a opção Criar Origem de
Dados, adicione novos campos ou remova os já
existentes. Quando a lista de campos estiver pronta, clique
no botão OK.
 
2) Abrirá uma caixa de diálogo “Salvar Como”, onde você
deverá informar um nome para esse documento de dados.
 Em seguida, ele exibirá uma mensagem onde você pode
escolher entre configurar o documento principal ou editar
a origem de dados, escolha configurar documento
principal.
 
3) Abrirá uma janela onde você deve informar que tipo de
etiqueta será utilizada. Clique no botão Detalhes, para
definir altura, largura, e quantidade de etiquetas pôr
página, dê Ok, quando terminar.
 
4) Abrirá uma janela Criar Etiquetas, Insira os campos na
Etiqueta Modelo através do botão Inserir Campos, e dê
Ok.
 
5) De volta a Janela auxiliar de Mala Direta, guia 2. Origem
de Dados, clique em Editar Dados. Insira os dados e dê
Ok.
 
6) Aparecerá a Barra de Mala Direta, escolha o botão
Mesclar para Novo Documento.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Novidades do Word 97
AutoCorreção, AutoCompletar e Auto Texto
AutoFormatação
Verificador gramatical
Como automatizar tarefas
Como aprimorar o trabalho
Novidades no Word 95 e aprimoradas no Word97, esses
recursos IntelliSense economizam o seu tempo de digitação,
corrigindo erros de digitação e inserindo frases e palavras
completas.
Digite um asterisco antes e depois de uma palavras para
colocá-la em negrito, digite três hífens consecutivos para
adicionar um sublinhado da largura da página. Para iniciar
uma lista numerada. Para ativar esses recursos entre no
menu Ferramentas, opção Autocorreção, guia
"Autoformatação ao digitar".
O Verificador gramatical foi inteiramente reestruturado para
Word97 e agora está ¨mais inteligente’ em relação aos erros
que encontra.
 O Microsoft Visual Basic para Aplicativos é agora o ambiente
de programas do Word e substitui o WordBasic. No entanto,
as macros gravadas no WordBasic ainda irão funcionar no
Word97. O trabalho no Visual Basic for Applications permite
que as macros gravadas para o Word possam ser facilmente
adaptadas para o Microsoft Excel e o PowerPoint.
Tabelas, No Word97, a criação de uma tabela é uma tarefa
simples . Com o recurso Desenhar tabela, você pode criar
rapidamente tabelas complexas e adicionar células com várias
larguras e com diversas alturas.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Como manipular texto e elementos gráficos.
Assistentes e modelos
Como compartilhar alterações
Auxiliar de mala direta
O Word 97, facilita a adição de efeitos de editoração
eletrônica, como dispor texto ao redor de figuras ou saltar um
texto da página 1 para a página 4. Um elemento gráfico pode
ser posicionado em qualquer parte da página e você pode
fazer o texto fluir ao redor do elemento gráfico de diversas
maneiras. Se quiser criar os seus próprios elementos gráficos
ou adicionar efeitos de texto, você irá encontrar um conjunto
completo de ferramentas de desenho e figura.
O Word97 vem com vários modelos e assistentes para ajuda-
lo a criar uma variedade de documentos. Os modelos
fornecem diversas estruturas alternativas; os assistentes irão
orientá-los durante a criação de um documento e o assistente
do Office está inteiramente integrado aos assistentes de modo
a facilitar o acesso à Ajuda.
Se for necessário controlar as alterações, você irá encontrar
um controle de alterações aprimorado e fácil de usar. É fácil
verificar quem fez uma alteração e quando. Se for necessário
manter diversas versões de um documento, o Word agora
permite que você salve essas versões dentro do mesmo
documento. Menu arquivo, opção versões, botão "Salvar
Agora"
Simplifique o complexo processo de criação de cartas modelo
com o Auxiliar de mala direta. Configure consultas na origem
de dados para enfocar nomes específicos. Além disso, salve a
carta modelo com campos de mesclagem para uso futuro.
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Introdução ao Microsoft Office 97
O Word e a Web Use o Word97 para criar documentos de modo que você e
seus assistentes possam utiliza-los em uma intranet ou na
World Wide Web. O Word adiciona facilmente hyperlinks a
documentos para que você possa saltar para qualquer
posição em um documento, entre documentos, para
documentos em outros aplicativos do Office ou para qualquer
local na Internet. O Assistente de página da Web do Word
facilita a criação de home pages e de outros documentos da
Web, mesmo que você não conheça HTML.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Criando sua 1 ª Pasta de Trabalho .................................................................. 32
Tela do Excel .................................................................................................... 33
Selecionando Dados da Planilha ...................................................................... 34
Menu de Atalho................................................................................................ 34
Comando Desfazer ........................................................................................... 35
Salvando sua pasta de trabalho........................................................................ 35
Inserindo dados através de Listas.................................................................... 35
Alinhando dados digitados ............................................................................... 35
Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha ................................................... 36
Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho................................................ 36
Limpar ou excluir células................................................................................. 36
Excluir planilhas de uma pasta de trabalho .................................................... 36
Usando fórmulas para fazer cálculos............................................................... 37
Valor Absoluto.................................................................................................. 37
Formatando a aparência dos dados ................................................................. 38
Melhorando a apresentação da sua planilha ................................................... 39
Reutilizando a formatação personalizada ....................................................... 39
Usando as ferramentas de Desenho ................................................................. 39
Usando o Assistente de Funções ....................................................................... 40
Criando um Gráfico ......................................................................................... 41
Tipos de Gráfico............................................................................................... 42
Classificando os Dados e Filtros....................................................................... 44
Auto Filtro ........................................................................................................44
Tabela Dinâmica .............................................................................................. 45
Visualizando e Imprimindo sua Planilha......................................................... 46
Configuração de Página ................................................................................... 46
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Introdução ao Microsoft Office 97
Criando sua 1 ª Pasta de Trabalho
Diferença entre Pasta de Trabalho e Planilha.
Organize, calcule e analise os seus dados com o Microsoft
Excel .Para isso, você poderá trabalhar com uma ou mais
planilhas na sua pasta de trabalho.
Digite os valores e textos nas células de uma planilha em
branco ou você poderá usar uma pasta de trabalho existente,
ou modelo, e preenche-la com dados.
Perceba que quando você digita números ele é alinhado
automaticamente à direita da célula e os textos à esquerda.
Isso é feito automaticamente pelo Excel e se chama
Alinhamento Geral
Pasta de Trabalho = um arquivo inicialmente com 16
planilhas com limite de até 255 planilhas.
Planilha = Conjunto de linhas, colunas e células em que você
armazena e manipula dados da pasta de trabalho.
256 colunas X 16384 linhas
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Introdução ao Microsoft Office 97
Tela do Excel
Usar símbolos especiais nas células
Quando você criar uma nova pasta de trabalho, será exibida
uma planilha com grade de linhas e colunas, formando
células. Cada célula possui um endereço, que será exibida na
caixa de “Nome”
Existem:
Barra de Ferramentas Padrão
Barra de Ferramentas Formatação
Títulos da Coluna (letras)
Título de Linhas (números)
Barras de Rolagem vertical/horizontal
As barras de ferramentas Padrão e Formatação são exibidas
com botões de fácil acesso e tarefas comuns.
Para digitar alguns símbolos especiais é necessário que você
digite o código ANSI no teclado numérico.
Para digitar, mantenha pressionada a tecla ALT e digite o
número abaixo:
ALT 167 º ALT 166 ª ALT 163 £
Botão Sair
do Programa
Botão
Fechar o
Arquivo
Barra de Título
Barra de Menu
Barra de Ferramentas Padrão
Barra de Ferramentas Formatação
Barra de Rolagem
Vertical e
Horizontal
Botão Minimizar, Maximizar
Janela e Sair do Programa
Célula Selecionada
Títulos de Colunas
Títulos de Linhas
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Introdução ao Microsoft Office 97
Selecionando Dados da Planilha
Menu de Atalho
Com os seus dados digitados você poderá fazer a seleção de
uma única célula ou de um intervalo.
Para fazer uma seleção Adjacente veja o quadro abaixo:
Uma célula Clique sobre a célula
Um intervalo Clique na célula inicial e arraste com o
mouse até o final do intervalo
Uma coluna Clique na letra do título da coluna
Uma linha Clique no número do título da linha
Para fazer uma seleção Não Adjacente execute as mesmas
operações acima e segure a tecla CRTL
Este comando muitas vezes é utilizado, por exemplo quando
uma célula ou intervalo é selecionado, o menu de atalho exibe
comandos que permitem recortar, copiar, excluir, inserir ou
formatar dados. Para isso clique no botão direito do mouse
para exibir o menu de atalho
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Introdução ao Microsoft Office 97
Comando Desfazer
Salvando sua pasta de trabalho
Inserindo dados através de Listas
Alinhando dados digitados
Para desfazer uma ação, use ícone desfazer.
Não se esqueça de salvar sua pasta de trabalho, para isso,
clique sobre o botão Salvar, digite o nome do arquivo e dê
OK.
Sempre procure ir salvando seus dados, uma vez fornecido o
nome do arquivo, não será mais necessário fornecê-lo,
apenas clique no botão Salvar, para atualizar o arquivo.
No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente
é necessário que você digite uma seqüência. Esta seqüência
pode ser: números, datas, meses, etc.
Existe uma seqüência pré-definida, mas você pode criar uma
seqüência personalizada, para isso entre no Menu
Ferramentas, escolha Opção, clique em Listas, digite as
informações e clique no botão Adicionar
Quando você digita textos muitos longos, eles ultrapassam a
grade original da planilha e você quer centralizar dentro de
várias colunas, por exemplo o título de uma planilha, use para
isto o botão de alinhamento “Centralizar colunas
selecionadas” ou então utilize os demais botões para fazer o
alinhamento.
Para alinhar verticalmente dentro da célula, use o Menu
Formatar, opção Células, escolha guia Alinhamento clique
Superior, Centralizado ou Inferior. Para distribuir o texto
selecionado dentro da altura da célula, clique sobre
Justificado
DireitaEsquerda
Centralizar colunasCentralizar
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Introdução ao Microsoft Office 97
 Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha
Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho
Limpar ou excluir células
Excluir planilhas de uma pasta de trabalho
Muitas vezes é necessário inserir linhas ou colunas depois da
tabela pronta.
Inserir Linhas, posicione o cursor abaixo da linha a ser
inserida, clique no Menu Inserir, opção Linha.
Inserir Colunas, posicione o cursos a direita da coluna a ser
inserida, clique no Menu Inserir, opção Coluna
• Se precisar inserir mais de uma linha ou coluna, selecione
um número maior de linhas/colunas antes de usar o menu
Inserir
Muitas vezes é necessário que você insira uma nova planilha,
para isso, vá para o menu Inserir, opção Planilha perceba
que a planilha será inserida a esquerda da plan que você está
trabalhando
Para excluir ou limpar células, vá para o Menu Editar e
escolha a opção desejada.
Quando você exclui células, elas são removidas da planilha
e as células adjacentes movem-se para preencher o espaço.
Quando limpa células, você remove o conteúdo, os formatos
ou as notas das células, mas deixa as células vazias na
planilha.
Selecione as planilhas que você deseja excluir. Vá para o
Menu editar, clique sobre Excluir Planilha. Atenção este
processo de exclusão não tem volta.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Usando fórmulas para fazer cálculos
Valor Absoluto
Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário que
você saiba os endereços das células e também iniciar a
fórmula com o sinal de = . Os operadores a serem usados
são:
* multiplicação + soma ^ exponenciação
/ divisão - subtração
Pôr exemplo, se quiser somar o valor da célula = C1+C2+C3
ele irá totalizar o valor destas três células. Mas existe a
Função AutoSoma, que fará esta totalização automática,
para isso basta selecionar as células envolvidas na operação
e clicar o botão de Autosoma.
A soma das células selecionadas, aparecem no canto inferior
direito da janela, antes mesmo de você clicar o botão do
Autosoma.
Valor Absoluto
Podemos copiar as fórmulas arrastando a alça de
preenchimento por entre as colunas ou linhas.
Quando estou arrastando nas linhas fica fixo a coluna, e
arrastando por entre as colunas fica fixo a linha dentro da
fórmula.
Para ficar fixo linha e/ou coluna no movimento do mouse,
devemos colocar o $. Por exemplo =A5 * B7 para fixar o A5
use = $A$5 * B7
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Introdução ao Microsoft Office 97
Formatando a aparência dos dados Estando pronta a estrutura básica da planilha, precisamos melhorar
o visual, destacando os títulos, os totais e colocar bordas nascélulas ou nas regiões.
Para formatar os dados será necessário que você selecione a área
a ser formatada. Perceba que existe uma Barra de Ferramentas
Formatação, com botões específicos para agilizar o trabalho.
Existe ainda o menu de atalho, para isso clique no botão direito do
mouse para ver os comandos de formatação disponíveis
No Menu Formatar, opção Células existem mais detalhes sobree a
formatação das células, cada guia fornece novas opções.
As guias são
Número: formatos pré-definidos ou personalizado
Alinhamento: horizontal/vertical e orientação do texto.
Fonte: estilo, tamanho sublinhado, cor e efeitos
Borda: todos os tipos de borda e os estilos
Padrões: aplica novos padrões de preenchimento para
célula
Proteção: trava as células e oculta as fórmulas
Dica: você pode utilizar colunas estreitas para criar um efeito de
“recuo” na célula. Utilize linhas superficiais para obter uma
flexibilidade de espaçamento semelhante.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Melhorando a apresentação da sua planilha
Reutilizando a formatação personalizada
Usando as ferramentas de Desenho
Com a Autoformatação você conseguirá um excelente
resultado para a apresentação da sua planilha.
Para aplicar uma autoformatação, selecione qualquer célula
na região atual, vá para o Menu Formatar , opção
Autoformatação, selecione o estilo desejado na lista.
Quando você aplica a autoformatação, serão analisados a
região atual da planilha e será aplicada automaticamente a
formatação com base na posição dos cabeçalhos, fórmulas e
dados.
Com a ferramenta Pincel, você consegue copiar a formatação
de uma célula para outra. È necessário, primeiro, que você
selecione a célula ou intervalo de células com formatos
diferentes e depois aplique a ferramenta pincel.
Com as ferramentas de desenho, você poderá criar efeitos
especiais em sua planilha, tais como: linhas com setas,
círculos, caixa, caixa de texto que flutuam sobre a planilha.
Para formar as ferramentas de desenho disponíveis, clique
sobre o botão “desenho” na Barra de Ferramentas Padrão.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Usando o Assistente de Funções As funções pré-definidas no Excel efetuam cálculos
rapidamente, facilitando as digitações de fórmulas. Os valores
em que uma função efetua as operações são chamados de
argumentos. Os valores retornados pelas funções são
chamados de resultados.
A seqüência de caracteres usada em uma função é chamada
de sintaxe. A sintaxe de uma fórmula começa com um sinal de
igual(=) e é seguida por uma combinação de valores e
operadores.
Para utilizar as funções de Excel, basta clicar no botão do
Assistente de Função, na Barra de Ferramentas Padrão e
escolher a função mais apropriada.
Existem uma grande variedade de funções disponíveis para
facilitar a sua tarefa do dia a dia.
As funções mais utilizadas, podem ser subdividida em :
• Funções Matemáticas
• Funções Estatísticas
• Funções Data/Hora
• Funções Lógicas
• Funções de Busca
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Introdução ao Microsoft Office 97
Criando um Gráfico Muitas vezes será necessário que você organize os dados de
sua planilha em forma de gráfico, para ficar claro e objetivo.
Você conseguirá fazer gráficos de barra de coluna, de torta, e
até mesmo combinar marcadores diferentes no mesmo
gráfico.
Você poderá criar um gráfico incorporado diretamente à
planilha ou quando você precisar apenas do gráfico, crie uma
folha de gráfico separada. Nos dois casos, os valores do
gráfico são atualizados sempre que os dados da planilha de
origem são alterados.
Para criar um gráfico, é necessário que você selecione a
região da planilha que deseja incluir como dados do seu
gráfico. Se você quiser um gráfico em uma folha separada,
clique no Menu Inserir, opção Gráfico, em seguida, clique
sobre Como Nova Planilha
Para criar um gráfico incorporado à planilha, selecione os
dados, clique no botão Auxiliar Gráfico, na barra de
Ferramentas Padrão. Arraste para indicar, a região da
planilha onde será posicionado o gráfico.
Para fazer uma alteração em um gráfico que você criou clique
duas vezes sobre o gráfico incorporado; quando ativo, a sua
borda fica mais espessa. Neste momento estará ativo também
a Barra de Ferramentas do Gráfico
No caso de gráfico incorporado à planilha, selecione os dados
a serem inseridos, arraste-os para dentro do gráfico.
Se estiver trabalhando com uma folha de gráfico, utilize os
comandos Copiar e Colar (menu Editar) para adicionar os
dados no gráfico.
OBS: muitas vezes é necessário, que você utilize o comando
no Menu Editar, opção Colar Especial.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Tipos de Gráfico
Adicionando um gráfico vinculado a outro aplicativo
Existem no Excel 14 tipos de gráficos diferentes, você poderá
experimentar cada um deles, bastando para isso, ativar o
gráfico, e clicar no botão “tipos de Gráfico”
Você poderá utilizar a Autoformatação para alterar
rapidamente a aparência de um gráfico. Para aplicar uma
Autoformatação, ative o gráfico e clique no Menu Formatar
opção Autoformatação.
Quando você adiciona uma gráfico a outro aplicativo,
aconselha-se que você vincule o gráfico ao seu texto, ou a
sua apresentação. Pois neste caso, todas as vezes que o
gráfico for alterado, automaticamente ele será atualizado no
documento vinculado.
Para isso, ative o gráfico e clique sobre o botão Copiar-
(Menu Editar), vá para o documento Word e clique sobre o
local onde deseja inserir o gráfico. Clique sobre Colar
Especial (Menu Editar) e selecione “Colar Vincular”
OBS: aconselha-se os arquivos estarem sempre juntos numa
pasta de trabalho (diretório) ou no mesmo disquete.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Nesta fase escolhe por Coluna e/ou Linha
Nota-se que a simples mudança de linhas por colunas o
 gráfico ficou totalmente alterado
Após o a finalização do Gráfico, podemos alterar na cor,
formato, tipo de linhas , títulos, legenda, dados, etc.
Podemos alterar também o tipo do gráfico trocando a
visualização do mesmo.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Classificando os Dados e Filtros
Auto Filtro
Para fazer uma classificação dos seus dados, você poderá
faze-lo por qualquer coluna, basta para isso, clicar em
qualquer lugar da célula e, em seguida, clique no Botão de
Ferramentas “Classificar em ordem Ascendente”
Para visualizar apenas os contatos desejados de uma tabela
utilize o AutoFiltro. Para isso digite a sua tabela com todos
os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista
ative o AutoFiltro, menu Dados , opção Filtro. Será
automaticamente colocado em todas as colunas um filtro, para
ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e
ativar a condição desejada.
Para voltar a tabela ao normal ( com todos os dados) clique
no filtro e coloque a opção de “Todos”.
Quando você utiliza o AutoFiltro, determinados comandos de
edição, formatação e impressão funcionam de uma maneira
diferente.
Ordem descendenteOrdem Ascendente
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Introdução ao Microsoft Office 97
Tabela Dinâmica
Exemplo de uma tabela criada pela consolidação
Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande
demais e você precisa uma maneira deresumir essas
informações, para isso existe no Excel a Tabela Dinâmica.
Para criar a tabela Dinâmica é necessário que você ative a
célula do início da tabela que você vai gerar, e na barra de
menus em Dados, escolha Tabela Dinâmica.
A seguir teremos 4 etapas:
Etapa 1 : Texto explicativo sobre a tabela dinâmica
Etapa 2: o programa sugere a área selecionada
Etapa 3: Crie uma nova tabela escolhendo os campos que
serão consolidados: Coluna=depto e Dados=Salário
Etapa 4: Selecione o início da tabela resultado. É
aconselhável escolher uma planilha vazia.
Quando alterar algum valor na tabela onde se originou a
tabela Dinâmica, verifica-se que a tabela dinâmica não altera
automaticamente. Devemos então colocar a célula ativa no
início da tabela dinâmica e clicar no botão Atualizar dados
Arrastar
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Introdução ao Microsoft Office 97
Visualizando e Imprimindo sua Planilha
Configuração de Página
Quando você precisar imprimir uma planilha, é aconselhável
que se utilize o comando Visualizar Impressão, pois ele
permite reduzir as ocorrências do procedimento de
tentativa/erro e o desperdício de papel.
Estando na janela de visualizar impressão, clique sobre
“ZOOM” para obter um modo de exibição mais ampliado, caso
não seja necessário alterações clique sobre o botão
“Imprimir”. E para ajustar o layout da página, clique sobre o
botão “Configurar”
No Configurar Página que também está disponível no menu
arquivo, você pode definir novas margens, alinhamentos,
editar Cabeçalhos e Rodapés, e definir linhas/colunas que
devem aparecer em todas as páginas.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Índice do Power Point
Visão Geral do PowerPoint 7.0................................................................ 48
Com o PowerPoint é possível: ................................................................ 48
Tela Básica: ............................................................................................ 49
Criando uma apresentação no PowerPoint: .............................................. 50
Assistente de AutoConteúdo:................................................................... 50
Conhecendo PowerPoint: ........................................................................ 51
Escolhendo uma nova aparência para sua apresentaçaõ: ........................... 52
Slide Mestre:........................................................................................... 52
Criando Slide Mestre:.............................................................................. 52
Como colocar efeitos no modo de Classificação....................................... 53
O que são Modelos? ................................................................................ 53
Começando uma Apresentação a partir de um Modelo: ............................ 53
Imprimindo sua apresentação: ................................................................. 54
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48
Introdução ao Microsoft Office 97
Visão Geral do PowerPoint 7.0
Com o PowerPoint é possível:
É um pacote gráfico de apresentação. Possui
ferramentas que o ajudarão a fazer apresentações com
aparência profissional de forma rápida e simples.
Usando alguns dos novos recursos de desenvolvimento
de AutoConteúdo, será possível alcançar o seu objetivo
de maneira mais eficaz.
Se você necessita de transparências rápidas para dar
instruções à sua equipe, slides para reunião de vendas
ou efeitos especiais para uma apresentação na tela, o
PowerPoint dispõe de tudo isso.
• Criar apresentações em transparência, papel, slides
de 35mm ou eletrônica.
• Acrescentar anotações do apresentador.
• Começar a trabalhar rapidamente usando a
demonstração.
• Usar no PowerPoint materiais que você tenha criado
em outros produto da microsoft, tais como: word e
excel.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Tela Básica:
Botão de Sair do programa: clique neste botão para
Sair do Programa ou Fechar o seu arquivo.
Barra de Título: quando salvar o seu arquivo o nome
aparecerá nesta Barra de Título.
Botão Minimizar / Maximizar: neste botão você poderá
Minimizar ou maximizar a sua tela.
Bara de Menu: aqui nesta barra você poderá acessar
todos os menus com suas opções.
Barra de Ferramentas Padrão: nesta barra será
possível trabalhar com as ferramentas que o PowerPoint
oferece.
Barra de Ferramentas Formatação: esta barra permite
formatar o seu texto com negrito, sublinhado,
sombreado, justificar o seu texto, alterar o tamanho, cor
da fonte.
Modo de Visualizar as Apresentações: são 5 modos
que permitem alterar o modo de visualização da sua
apresentação.
Barra de Status: esta barra mostra quantos slides você
tem na apresentação e qual o modelo que está sendo
utilizado; permite inserir novos slides e novos layout.
Botão sair do
Programa
Barra de Título
Barra de
Menu
Barra de Ferramentas Padrão
Barra de Ferramentas
Formatação
Botão Minimizar,
Maximizar Janela
Sair do
Programa
Barra de
Rolagem
Vertical e
Horizontal
Modo de Visualizar sua Apresentação Barra de Desenhos
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Criando uma apresentação no PowerPoint:
Assistente de AutoConteúdo:
Existem várias maneiras para você criar uma
apresentação:
1- Assistente de AutoConteúdo.
2- Modelo.
3- Apresentação em branco.
Dica: Assistentes é uma abordagem orientada para a
criação de uma apresentação. Ele pode ajudá-lo a
desenvolver suas idéias e projetar sua apresentação.
Basta responder às perguntas exibidas na tela.
Para iniciar o assistente de AutoConteúdo:
1- Vá para o Menu Arquivo, opção Novo, na caixa de
diálogo escolha Assistente de AutoConteúdo.
2- Siga as instruções exibidas na tela.
Inicia com um slide de título e, em seguida, ajuda
você a escolher dentre uma seleção de categorias de
apresentação com assuntos diversos.
Depois que você escreve o título e o assunto, o
PowerPoint prepara um roteiro de tópicos baseado
nas respostas dadas ao assistente. Em seguida,
digite as informações e vá para o modo slide para
alterar o layout.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Conhecendo PowerPoint:
Existem 5 modos diferentes de visualizar o seu trabalho,
para ativar cada um, clique sobre o botão, localizado na
parte inferior da janela principal.
• Modo de Slide – você pode digitar, desenhar,
adicionar clip-art, inserir figuras e alterar a aparência
de texto e objetos. Também alterar o layout de slide,
adicionar gráficos, desenhar formas e adicionar arte-
final e gráficos de outros aplicativos.
• Modo de Tópicos – você pode exibir textos
formatados ou simples e apenas títulos ou o texto
completo. È a melhor maneira de desenvolver o
conteúdo de sua apresentação.
• Modo de Classificação de slide – esse modo
permite a visualização de uma miniatura de cada
slide, incluindo gráficos e textos. Você pode
configurar transições de slides, ocultar slides e definir
os intervalos entre as apresentações.
• Modo de Anotações – você pode digitar anotações
para utiliza-las como guias durante a apresentação.
Cada página de anotações corresponde a um slide.
• Modo apresentação de slide – este modo é
parecido com um projetor de slide. Cada slide
preenche a tela e você pode ver os efeitos das
transições e dos intervalos.
Modo de
Slide
Modo de
TópicosModo de
Classificação
de Slides
Modo de
anotações
Modo de
apresentações
de Slides
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Escolhendo uma nova aparência para sua
apresentaçaõ:
Slide Mestre:
Tendo adicionado as informações, está na hora de
decidir a aparência que elas devem Ter. Para isso utilize
o botão “Aplicar Modelo de Estrutura”, na Barra de
Ferramentas Padrão.
Você pode utilizar o Modelo de Estrutura sempre que
desejar, e não apenas para apresentações novas. Isso
significa que você pode organizar melhor a aparência de
sua apresentação.
O slide que contém os espaços reservados formatados
para os títulos e texto principal assim como quaisquer
itens de segundo plano que devem ser exibidos em todos
os slides de uma apresentação. Se você efetuar uma
alteração no slide mestre, essa alteração afetará todos
os slides da apresentação que estão de acordo com o
mestre.
Criando Slide Mestre:
Para criar um slide mestre
1- Mantenha pressionada a tecla Shift, clique com o
mouse no modo de slide.
2- Aparecerá um slide todo pontilhado, onde você terá
condição de alterar o estilo de formatação e este será
aplicado em toda a apresentação.
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Introdução ao Microsoft Office 97
Como colocar efeitos no modo de Classificação
O que são Modelos?
Começando uma Apresentação a partir de um
Modelo:
Temos os efeitos de Transição que aparecem no
momento da troca de slides e o efeito de Composição
que tem sua ação em cada subtítulo e/ou figura.
Modelos de estrutura são conjuntos de gráficos e
formatos mestres pré-definidos que podem ser aplicados
a qualquer apresentação. E você pode aplica-lo em
qualquer apresentação, sem alterar o conteúdo existente
dos slides ou das anotações.
A vantagem de você usar modelos, é que além de
economizar tempo, o ajuste entre as fontes, as cores e o
layout foi elaborado para que a sua apresentação seja a
mais harmoniosa possível.
Para criar uma apresentação a partir de um modelo:
1- Vá para o Menu Arquivo, opção Novo.
2- Abrirá uma caixa de diálogo “Nova Apresentação”,
nesta caixa de diálogo aparecerá três guias: Geral
(apresentação em branco ou outras criadas
anteriormente), Estrutura de Apresentação (aplica a
aparência na apresentação) e Apresentações (são
opções de autoconteúdo).
Para criar um documento com base em um desses
modelos clique sobre o botão desejado.
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Começando uma apresentação em branco:
Imprimindo sua apresentação:
Para criar uma apresentação em branco, inicializando o
PowerPoint:
1- Clique na opção Apresentação em branco.
2- Abrirá uma caixa de diálogo “Novo Slide”, escolha um
layout de slide.
3- Você estará no modo de slide, pronto para digitar sua
apresentação.
Para criar uma apresentação em branco, estando
trabalhando com o PowerPoint aberto:
1- Vá para o menu Arquivo, opção Novo, escolha a guia
geral, opção apresentação em branco.
Aparecerá uma caixa de diálogo Novo Slide em
AutoLayout, escolha o layout desejado para slide.
Para imprimir transparências, folhetos para o público,
anotações, ou estrutura de tópicos da apresentação, vá
para o Menu Arquivo, opção Imprimir, ou através do
botão Imprimir da Barra de Ferramentas Padrão, mas
se utilizá-lo, só serão impressos os slides.