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01 Ebook Contabilidade Gerencial Orçamentária UNIDADE 1 - Planejamento financeiro – definição, conceito, princípios e tipos Conceitos e definições ............................................................................................................................07 Conceitos e princípios de planejamento financeiro ....................................................................................12 Horizonte do planejamento .....................................................................................................................16 Níveis de planejamento ..........................................................................................................................17 Planejamento financeiro e sistemas integrados ..........................................................................................20 Elementos essenciais à elaboração de um planejamento financeiro ............................................................23 Síntese ...................................................................................................................................................28 Referências Bibliográficas ........................................................................................................................29 Sumário 05 Caros alunos, Nesta disciplina serão estudadas as contribuições da Contabilidade Gerencial para o processo decisório e de gestão das organizações, particularmente, utilizando uma das suas principais ferramentas – as técnicas de finanças. Em particular, entre essas técnicas, serão estudadas a elaboração e o controle do plano financeiro/orçamentário e sua correlação com o planejamento estratégico e operacional das organizações. A relevância desta disciplina no contexto empresarial pode ser demonstrada por meio da seguinte afirmação de D’Amato et al. (2012, p. 1): A maioria das decisões tomadas por uma empresa é mensurada em termos financeiros (lucro, prejuízo, retorno, ganho, perda) e, assim, é natural que o administrador financeiro ocupe papel importante na operação da empresa. Mas, afinal, vocês sabem o que é planejamento financeiro? Já perceberam que antes de viajar ou dar uma festa de aniversário é preciso levantar os custos para saber se cabem no orçamento? Para iniciar este conteúdo, é importante que vocês tenham em mente que o planejamento financeiro está relacionado ao ato ou efeito de planejar. Numa economia globalizada, como a que acontece no mundo atual, a rapidez e eficácia das decisões é condição imprescindível para o sucesso das organizações, e o planejamento e respectivo controle financeiro é uma das mais importantes ferramentas para a obtenção de êxito nesse cenário. Fonte: <www.sxc.hu/photo/1089161>. Para tanto, cabe aos gestores uma aplicação planejada e efetiva de todo os procedimentos que envolvem as finanças, objetivando a adoção das melhores políticas em termos de gestão de capital de giro e de origens de recursos, assim como das aplicações de longo prazo desses recursos. Para um bom desempenho na disciplina, leia com o máximo de atenção, confira nossas sugestões de materiais complementares e resolva as atividades propostas com dedicação. Preparado? Então, bom estudo! Unidade 1Apresentação 07 Capítulo 1Planejamento financeiro – definição, conceito, princípios e tipos Conceitos e definições Compreender alguns conceitos é de fundamental importância para que você prossiga nesta disciplina. Vamos lá? Contabilidade Gerencial A Contabilidade Gerencial é o segmento da contabilidade que tem como propósito a utilização das técnicas contábeis para que, sem o rigor da obediência aos princípios contábeis, se possa contribuir, de forma mais rápida e efetiva, com informações úteis para o processo de tomada de decisões. Combinada com a Contabilidade Financeira, que demonstra dados e fatos já ocorridos, a Contabilidade Gerencial foca a análise e a projeção de posições financeiras/patrimoniais e resultados futuros, servindo, também, como instrumento de controle entre aquilo que efetivamente ocorreu e o que a organização esperava que ocorresse dentro de determinado período. Para alcançar os seus objetivos, a Contabilidade Gerencial, além das técnicas contábeis, utiliza conceitos e práticas de Contabilidade de Custos e de Finanças. No que se refere às finanças, objeto desta disciplina, a Contabilidade Gerencial contribui, principalmente, na elaboração e no controle do planejamento financeiro das organizações. Nos próximos tópicos serão explorados, primeiramente, os fundamentos do planejamento financeiro, buscando embasar a aplicação das técnicas contábeis na projeção, análise e no controle desse importante instrumento de gestão. Planejamento Planejamento é um dos principais instrumentos que, juntamente com a execução e o controle, constitui o tripé em que se apoia todo o processo de gestão de uma organização. Planejar, segundo Ackoff et al. (1984, p. 2 apud PREZATTI, 2006, p. 8), “[...] significa decidir antecipadamente”, ou seja, optar por uma alternativa entre outras, considerando-se “[...] preferências, disponibilidades, grau de aceitação do risco etc.” Para Lucion (2005, p. 144), o planejamento significa: [...] o ato ou efeito de planejar; trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiro e métodos determinados”. O autor atribui, ainda, à expressão planejamento, os seguintes significados: “planificação, processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações (pelo governo, pela direção de uma empresa, etc.) visando à consecução de determinados objetivos. O planejamento tem a função de estabelecer as atitudes gerenciais a serem executadas dentro de cenários já preestabelecidos, tendo por objetivo a maximização da riqueza do(s) 08 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária proprietário(s) do negócio. A aplicação das técnicas de finanças, algumas das quais serão aqui estudadas, possibilita o atingimento desse objetivo. A maximização da riqueza é representada pelo retorno obtido na aplicação dos recursos investidos pelos proprietários do negócio, ou seja, é a remuneração pelo investimento realizado. O retorno dos investimentos de uma organização/empresa está diretamente relacionado às atividades que ela realiza, às suas operações, à sua atuação no ambiente em que está inserida. Hoji (2012, p. 3) convida a uma reflexão sobre o que é uma empresa, que ele define como sendo um sistema aberto e dinâmico, representado pelos administradores – diretores, gerentes e colaboradores em geral –, que interagem com outros agentes econômicos, como clientes, fornecedores e/ou o governo, visando gerar resultados econômicos e financeiros com o objetivo de remunerar os acionistas. Fina ncia dore s Investidores EMPRESA Administradores + Empregados ACIONISTAS $ $$$$ Fornecedores Com unid ade Clientes Ba nc os G ov er no Fonte: Hoji (2012). Tipos de Atividades Empresariais e Planejamento Financeiro Neste contexto, observa-se que a geração de resultados está ligada à atividade empresarial. As atividades empresariais podem ser classificadas como: • atividades de operações: ocorrem em função do negócio e são realizadas com o objetivo de proporcionar o retorno dos investimentos realizados pelos acionistas/ proprietários. Como exemplo, pode-se citar a compra de matérias-primas que, transformadas e comercializadas no processo industrial, são deduzidas das receitas como custo realizado; • atividades de investimentos: são aplicações de recursos em caráter temporário ou permanente, como suporte a atividades operacionais. A compra de maquinaria, a integralização de capital e as aplicações financeiras de curto e longo prazo são exemplos; • atividadesde financiamentos: são as decisões tomadas sobre a forma de financiamento das atividades de operações e de investimentos. Por exemplo: a 09 captação de empréstimos bancários, a emissão de debêntures e a integralização de capital da empresa. Pelo que se observa até aqui, todas as atividades empresariais e, particularmente, as de investimentos e financiamentos, é quem proporcionarão os retornos financeiros esperados pelos sócios ou acionistas, ou seja, o atingimento do objetivo precípuo desses investidores, daí a importância do planejamento nas suas diferentes modalidades: estratégico, operacional e financeiro. Entre essas modalidades, o objeto do nosso estudo é o planejamento financeiro. O planejamento financeiro estabelece o método pelo qual as metas financeiras de uma organização devem ser atingidas, sendo uma espécie de declaração do que deve ser executado, em termos financeiros, num determinado período. Nele são estabelecidas as diretrizes para futuro projetos, em que é preciso incluir: • a identificação das metas financeiras de curto e longo prazo; • uma análise das diferenças entre as metas a serem adotadas; • a situação corrente da empresa; • uma avaliação prévia quanto às necessidades para que a empresa atinja suas metas financeiras. Ross (2010, p. 589) ratifica a afirmação de que o planejamento financeiro é uma “[...] declaração do que ser feito no futuro” e cita o comentário de um membro do Conselho de Administração da General Motors (GM): “O planejamento é um processo que ajuda a empresa a evitar tropeçar no futuro, caminhando para trás”. Já a visão dos autores Groppelli e Nikbakht (2001, p. 365) é a seguinte: Planejamento financeiro refere-se ao processo de estimar as necessidades futuras de financiamento e identificar como os fundos anteriores foram financiados e por quais propósitos eles foram gastos. Através do planejamento e do controle, a administração de uma companhia pode avaliar se os padrões existentes de financiamento e os fundos gastos estão alinhados com as metas totais da companhia. Tanto os prazos como as quantias de fundos necessárias podem ser determinados através de técnicas de planejamento. A elaboração de um planejamento financeiro envolve a adoção de políticas de atuação que deverão pautar o seu desenvolvimento e controle. Os elementos básicos dessas políticas devem abranger, principalmente, três aspectos: 1. as oportunidades de investimento que a empresa decide aproveitar; 2. o grau de endividamento que a empresa decide adotar; 3. o montante de dinheiro que a organização julga ser necessário e apropriado distribuir aos acionistas. Como foi visto, as atividades de investimento e financiamento são aquelas que caracterizam o planejamento financeiro, posto que serão elas que irão gerar condições para que as atividades operacionais se concretizem. Pode-se dizer que as decisões de investimento e financiamento geralmente interatuam com o modelo de planejamento. As várias interações entre elas podem ser analisadas, embasando melhor o processo de tomada de decisões. Sabendo-se que os investimentos representam as aplicações dos recursos e que os financiamentos representam as origens dos recursos, é importante enfatizar que a inter-relação entre essas atividades é que determinará o resultado financeiro esperado e, portanto, devem ser analisadas de forma conjunta. Aqui é que se pode observar a importância do planejamento financeiro! 10 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária As decisões de investimento/aplicação dos recursos devem considerar, primeiramente, as necessidades da organização no momento em que ela pretende utilizar esses recursos. Se a organização não souber quando precisará desses recursos, provavelmente, não precisará deles no curto prazo, assim deve optar por investimentos com maior prazo de resgate ou cuja taxa de atratividade não deturpe o cálculo do tempo de retorno do investimento realizado. Todos os investimentos requerem, de forma direta ou indireta, a existência de financiamentos. Quando analisamos os aspectos financeiros pelo prisma contábil, visualizando o Balanço Patrimonial, fica bastante claro que os ativos resultam das aplicações dos recursos captados e representados pelo Passivo e Patrimônio Líquido. A própria equação patrimonial (ATIVO = PASSIVO + PL) leva ao entendimento de que investimentos e financiamentos são interdependentes. Assim, as decisões sobre investimentos podem ser facilitadas quando se projetar o montante de financiamentos envolvidos para viabilizar os investimentos. Se o processo de planejamento não for conduzido de forma correta, a organização corre o risco de não ter recursos suficientes para capital de giro, não suportando os primeiros momentos de operação. Ou seja, é necessário planejar a quantidade de recursos suficiente para garantir os padrões de liquidez da organização no seu início de operação e, principalmente, nos encaixes financeiros não estiverem em sintonia. O foco está no período médio de recebimento e de pagamento. É importante se ter o planejamento dos níveis de endividamento que serão gerados tanto em curto quanto em longo prazo, para que a gestão possa perceber as reais necessidades do ponto de vista financeiro. E o que acontece em períodos de incerteza? Nesses casos, os riscos nas operações empresariais são diretamente proporcionais ao tamanho da crise enfrentada, ou seja, o planejamento torna-se uma ferramenta útil nas tomadas de decisões que envolvem financiamento e investimentos. NÓS QUEREMOS SABER! No planejamento financeiro, podem-se destacar os orçamentos, ferramentas necessárias no processo de planejamento. Veja a seguir as considerações de Ross (2010, p. 589) sobre o assunto: O planejamento financeiro obriga a empresa a refletir sobre metas. A meta mais frequente adotada pelas empresas é o crescimento. [...] De fato, o crescimento é uma consequência da aceitação de projetos com valor presente líquido positivo. A verificação dos fluxos de caixa gerados pelos projetos, a fim de observar a potencialidade financeira, é de suma importância para que a maximização do valor da empresa seja contínua. Assim, pode-se concluir que quase todas as decisões de caráter financeiro envolvem períodos longos de implantação. Neste tópico foi possível verificar que os resultados obtidos estão diretamente relacionados à condução das atividades empresariais e que estas dependerão, principalmente, daquelas que devem ser amplamente planejadas e analisadas por meio de um planejamento financeiro: as atividades de investimento e financiamento. 11 Decisões de curto prazo Inicialmente, é importante relembrar que as decisões de curto prazo estão associadas principalmente às contas do ativo e passivo circulante e que a administração de capital de giro trata exatamente das aplicações em ativos circulantes. Outro aspecto importante para ser analisado é o da administração do caixa que representa o ativo mais líquido no capital de giro de uma organização. Dada a importância da liquidez na situação financeira de uma entidade, deve-se exercer controle efetivo sobre o seu fluxo de caixa. Decisões de longo prazo Já no processo de decisões financeiras de longo prazo, os orçamentos de capital, as políticas de dividendos e a estrutura de capital são as ferramentas mais utilizadas no processo de tomada de decisões. Nesse sentido, Ross (2010, p. 599) entende que: Não há uma definição universalmente aceita de finanças em curto prazo. A diferença mais importante entre finanças de curto prazo e finanças em longo prazo é a duração das séries de fluxo de caixa. As decisões financeiras de curto prazo envolvem entradas e saídas de caixa num prazo máximo de um ano. Ou seja, dentro da estrutura do Balanço Patrimonial, o reflexo, em curto prazo,afeta as contas classificadas no ativo e passivo circulante, como já foi dito. • Planejamento financeiro de curto prazo: está ligado diretamente ao capital de giro das organizações, ou seja, o gestor se preocupa com as contas que são a representação deste item do ativo circulante. Aqui são contemplados os valores consoantes, as disponibilidades, as duplicatas a receber e os estoques. • Planejamento financeiro de longo prazo: as análises estão mais concentradas em dispêndios de capital, geralmente utilizados para aquisição, modernização e/ou substituição. Outros aspectos que podemos enumerar são as atividades de pesquisa e desenvolvimento, as ações de marketing e de desenvolvimento de produto, a estrutura de capital e as fontes de financiamento. Atrelado ao planejamento financeiro de longo prazo está o percentual de crescimento, uma das metas empresariais. Mas é importante que fique claro que o crescimento é uma consequência de decisões. Para tanto, se pensa no curto prazo, mas principalmente no longo prazo. Daí surge o termo “sustentabilidade”, que representa as atitudes do presente que não comprometam o futuro empresarial. O planejamento financeiro de longo prazo, normalmente, abrange períodos de dois a cinco anos. De acordo com Ross (2010), esse processo poderá ter até três planos de negócios alternativos. 1. Pior cenário: as piores suposições possíveis quanto aos produtos da empresa e à situação econômica. 2. 2. Cenário normal: uso das suposições prováveis a respeito da empresa e da economia. 3. 3. Melhor cenário: fazer um estudo com base nas hipóteses mais otimistas, como exemplo expansão ou lançamentos de novos produtos. 12 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária Ainda segundo Ross (2010), as principais consequências da elaboração de vários planejamentos são: • interações: deixam explícitas as ligações entre as propostas de investimento para as várias atividades operacionais da empresa e as alternativas de financiamento disponíveis; • opções: dão à empresa a oportunidade de examinar suas várias opções de investimento e financiamento. Avaliar opções de fechamento de unidades ou lançamentos de novos produtos; • viabilidade: vários planos devem encaixar-se no objetivo geral de maximização de riquezas do acionista; • evitar surpresas: o planejamento financeiro deve identificar o que pode ocorrer no futuro caso certos eventos aconteçam. Para tanto, um planejamento financeiro não deverá ser transformado em uma atividade simplesmente mecânica. Caso isso ocorra, possivelmente, se concentrará nos aspectos errados. Agora, reflita sobre as diferenças entre planejamento financeiro de curto prazo e planejamento financeiro de longo prazo: será que este entendimento está claro? Conceitos e princípios de planejamento financeiro Agora que você já tem o entendimento sobre Planejamento Financeiro, procure entender e associar os conceitos teóricos estudados até o momento, de forma a favorecer as aplicações em nível organizacional. Neste sentido, tem-se o estudo de Welsch (1983, p. 21), que nos diz que: O planejamento e controle de resultados pode ser definido, em termos amplos, como um enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração. Ainda no entender de Welsch (1983, p. 21): [...] este tipo de planejamento envolve especificamente, a preparação e a utilização de objetivos globais e de longo prazo da empresa; um plano de resultados em longo prazo, desenvolvido em termos gerais; um plano de resultados a curto detalhado de acordo com diferentes níveis relevantes de responsabilidade (divisões, produtos, projetos etc.); e um sistema de relatórios periódicos de desempenho, mais uma vez para os vários níveis de responsabilidade. Segundo Frezatti (2009, p. 8), “[...] a gestão das organizações considera três elementos, que são o planejamento, a execução e o controle.” Cada organização deverá entender e defini-los de acordo com as próprias necessidades. As organizações também devem adotar três tipos de decisões: 1. estratégicas: voltadas para os problemas externos, mas especificamente relacionadas com a escolha do composto de produtos e dos mercados em que tais produtos e/ou serviços serão colocados; 13 2. administrativas: decisões sobre organização, estrutura de conversão de recursos, obtenção e desenvolvimento de recursos, conflitos entre estratégias e operações, conflitos entre objetivos pessoais e institucionais e interações entre variáveis econômicas e sociais fazem parte dessa categoria de decisão; 3. operacionais: obter resultado desejado, objetivos e metas operacionais. Por exemplo: preços e produção, controle etc. O planejamento sempre antecederá a execução: em determinado momento, por um período curtíssimo; em outras situações, a antecedência terá um período longo. Porém, sempre existirá o esforço para realizar um planejamento. Será que vale a pena tomar decisões antecipadamente? NÓS QUEREMOS SABER! Welsch (1983, p. 64-65) enumera as seguintes vantagens quando se realiza um planejamento: 1. Obriga a análise antecipada das políticas básicas. 2. Exige uma estrutura administrativa adequada, isto é, um sistema definido de atribuição de responsabilidades a cada função da empresa. 3. Obriga todos os membros de administração, nos seus mais diversos níveis, a participarem do processo de estabelecimento de objetivos e preparação de planos. 4. Obriga os chefes de departamentos a fazerem planos em harmonia com os planos de outros departamentos e de toda a empresa. 5. Exige da administração a quantificação do que é necessário para um desempenho satisfatório. 6. Exigem dados contábeis históricos adequados e apropriados. 7. Obriga a administração a planejar o uso econômico de mão de obra, matéria-prima, instalações e capital. 8. Estimula, em todos os níveis administrativos, o hábito de análise oportuna, cuidadosa e adequada de todos os fatores relevantes antes de serem tomadas decisões importantes. 9. Reduz custos ao aumentar a amplitude do controle, pois exige menor número de supervisores. 10. Liberta os executivos de muitos problemas internos rotineiros, graças a políticas predeterminadas e relações de autoridade bem definidas, dando-lhes mais tempo para planejar e usar sua criatividade. 11. Tende a eliminar as incertezas especialmente existentes nos grupos administrativos inferiores em relação às políticas e aos objetivos básicos da empresa. 12. Destaca as áreas de eficiência ou ineficiência. 13. Promove a compreensão mútua de problemas entre os membros da administração. 14. Força a administração a dedicar parte de seu tempo e atenção aos efeitos das tendências esperadas das condições econômicas gerais. 15. Força uma autoanálise periódica da empresa. 14 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária 16. Ajuda o processo de obtenção de crédito bancário. 17. Permite a verificação de progresso em relação aos objetivos da empresa. Pode-se concluir que essas vantagens proporcionarão uma coordenação entre as atividades destinadas a buscar e gerenciar recursos para atender a metas e objetivos de maneira eficiente e competitiva. A decisão antecipada é de suma importância no desenvolvimento do negócio, gerando um comprometimento de forma coletiva e fazendo com que o comportamento de cada área não seja o comportamento da empresa no todo, o que se anseia no processo de planejamento. O processo de planejamento vai gerar maior transparência à empresa, o que não ocorre em posturas centralizadoras. Isso exige, no entanto, que as responsabilidades sejam definidas; assim, poderá haver uma efetiva cobrança dos resultados e, consequentemente, uma avaliação se houve ou não progresso (FREZATTI,2009). Mesmo com muitas vantagens, será que não existem limitações em um processo de planejamento de uma organização? Welsch (1983, p. 13-14) afirma que há limitações importantíssimas e faz uma lista delas: a) Um planejamento é baseado em estimativas, então, a administração deve estar preparada para rever e ajustar metas ao longo do período planejado. Assim, revisar é algo importante para validar o processo. b) Deverá adaptar às circunstâncias, ou seja, revisões periódicas dos instrumentos passam por uma análise de custo/benefício do processo. c) A execução do processo não é automática, significando que os gestores conhecem o plano, entendem, sabem como atingir suas metas, estão comprometidos com as mesmas e procuram agir conforme o planejado. d) O plano não deve tomar o lugar da administração, assim as atividades que não estão previstas no processo de planejamento devem ser avaliadas pela administração e implementadas, caso considerem que são adequadas aos seus objetivos. Frezatti (2009, p. 14) nos diz que “[...] planejar é quase uma necessidade intrínseca, como o é alimentar-se para o ser humano. Não se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organização.” Existem diversos elementos que farão parte do processo de planejamento na organização, que, através de um banco de dados, terá a informações sobre o desempenho passado. Com as expectativas dos interesses externos e internos, define-se a visão estratégica do negócio, a partir da qual irá elaborar o orçamento, que implementará as decisões do plano estratégico e que, após a sua elaboração e o seu desenvolvimento, passará por um acompanhamento para corrigir desvios e realimentar o processo de planejamento. 15 Fonte: Frezatti (2009, p. 15). O conceito de planejamento financeiro e controle de resultados implica a necessidade de realismo, flexibilidade e atenção permanente a seus princípios, visando a função de controle para a administração. Em relação aos princípios do planejamento, podemos classificá-los nas seguintes categorias. Princípios Gerais • Contribuição com os objetivos empresariais, conforme uma hierarquia e uma interligação entre eles estabelecidas. • Precedência às outras funções gerenciais (organização, direção e controle). Maior grau de penetração e abrangência das políticas institucionais envolvendo os diversos setores. • Elevação da eficiência, eficácia e efetivamente da gestão da empresa. Específicos • Participação de todos os envolvidos no processo de planejamento. • Coordenação entre os aspectos interdependentes. • Integração entre os gestores de diferentes níveis hierárquicos. • Permanente revisão das diretrizes adotadas. Pode-se inferir que a questão do planejamento financeiro vai além dos aspectos meramente financeiros, englobando aqui inclusive as ferramentas como os orçamentos, que serão tópicos de análises futuras. Os procedimentos que envolvem as políticas empresariais e os controles internos também fazem parte de um planejamento elaborado com proposta de eficiência e eficácia. 16 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária Em relação a esse assunto, temos a visão dos autores Sanvicente e Santos (2000, p. 26): É indispensável que a alta cúpula administrativa da empresa apoie a utilização do sistema em seus vários aspectos. Desse modo, estaremos esperando que a alta administração entenda a natureza e os elementos básicos da elaboração de orçamentos, esteja convencida de sua utilidade para empresa - afinal de contas, trata-se da formalização dos procedimentos de planejamento e controle das operações anuais - e mostre-se disposta a empregar toda a sua atenção e os recursos da empresa para um bom andamento dessa tarefa. Este apoio é fundamental para que o orçamento não seja cada vez mais apenas um exercício conduzido pelo gerente de orçamentos, mas, ao contrário, envolva todos os indivíduos com responsabilidades administrativas, de tal sorte que eles vejam no orçamento um instrumento de racionalização de suas tarefas. Os autores ainda nos dizem que: Também é preciso que o uso do sistema preveja, através de um roteiro (calendário) apropriado, o envolvimento deliberado dos administradores responsáveis pelo sucesso das operações da empresa, para que possam participar do processo de planejamento. Isso deve começar pela sua atenção ao fornecimento de dados para a montagem dos diversos orçamentos parciais, dados esses que devem refletir os seus conhecimentos e/ou estudos apropriados dos segmentos das operações pelos quais são responsáveis. (SANVICENTE; SANTOS, 2000, p. 2). PRINCÍPIOS GERAIS DE PLANEJAMENTO Li çã o de ca sa Et ap a op er ac io na l Et ap a �n an ce ira DIRETRIZES CENÁRIOS PREMISSAS PRÉ-PLANEJAMENTO PLANO DE MARKETING PSPE PLANO DE INVESTIMENTOS PLANO FINANCEIRO ELABORAÇÃO ANÁLISE APROVAÇÃO DISTRIBUIÇÃO CONTROLE PLANO DE RECURSOS HUMANOS Fonte: Frezatti (2009, p. 48). Horizonte do planejamento Neste tópico serão apresentados quais são os horizontes de um planejamento e qual o período que eles abrangem. Como já foi visto anteriormente, eles estão divididos da seguinte maneira. 1. Longo Prazo Este tipo de planejamento normalmente abrange um prazo de até dez anos, envolvendo todos os níveis de planejamento estratégico da empresa, devendo ser revisto periodicamente nos casos em que se fizer necessário e finalizado no período para reavaliações em relação às novas metas organizacionais. 17 2. Curto Prazo Em termos de planejamento de curto prazo, são considerados períodos entre um semestre e um ano, em tese, coincidindo frequentemente com o exercício social da organização em questão. Como característica específica neste caso, temos o envolvimento nos níveis de planejamento tático e operacional da empresa, devendo ser revisto em periodicidade mensal, trimestral ou semestral. Níveis de planejamento Conseguiu compreender tudo o que foi exposto até aqui? Agora, você está pronto para conhecer quais são os níveis de planejamento. Estratégico Neste nível de planejamento, a responsabilidade está diretamente ligada ao nível institucional ou estratégico da organização. Seus objetivos podem ser descritos da seguinte forma: • definição do que a empresa representa e o seu cenário socioeconômico de atuação. Definição clara da missão, visão, ambientes externos e internos; • estabelecimento de um conjunto de valores pelos quais a organização empresarial se conduzirá por determinado período de tempo; • evidenciação e descrição, por ordem de importância, dos pontos fortes, dos pontos fracos, das oportunidades e das ameaças que podem comprometer o alcance das metas organizacionais; • estabelecimento e manutenção de políticas e estratégias da empresa para o longo prazo, sejam elas mercadológicas, de recursos humanos, financeiras ou operacionais. Fischmann e Almeida (1995 apud FREZATTI, 2009, p. 24) apresentam uma conceituação sobre o planejamento estratégico: Técnica administrativa que, através da análise do ambiente de uma organização, cria a consciência das suas oportunidades e ameaças e dos seus pontos fortes e fracos para o cumprimento da sua missão e, através desta consciência, estabelece o propósito de direção que a organização deverá seguir para aproveitar as oportunidades e evitar os riscos. Um planejamento estratégico deverá oferecer respostas a duas necessidades: de preparar a empresa para um futuro que não seria uma simples projeção do passado e de maneira abrangente e sistemática. Frezatti (2009) nos diz que deverá haver uma conexão entre o longo e o curto prazo, associando as questões estratégicas às táticas. Isso se constitui em elemento de extrema relevância para o bom desenvolvimento dosistema de planejamento como um todo. A figura a seguir apresenta os elementos essenciais para a concepção de um bom planejamento estratégico: 18 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária VISÃO MISSÃO OBJETIVOS DE LONGO PRAZO (BSC) O NEGÓCIO DA ORGANIZAÇÃO FILOSOFIA EMPRESARIAL ESTRATÉGIAS PLANOS DE LONGO PRAZO PROJETOS (Orçamento de Capital) AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO ORÇAMENTO CONTROLEORÇAMENTÁRIO Fonte: Frezatti (2009, p. 28). Ainda para Frezatti (2009), o benefício desses elementos corresponde à percepção do resultado financeiro possível para o horizonte de tempo planejado. Ele afirma também que a montagem de planos de longo prazo proporciona os seguintes benefícios: • [...] o retorno previsto para o longo prazo, ano a ano, o que proporciona resposta fundamental para acionistas e gestores; • a análise da distribuição de resultados e sua capitalização, o que proporciona condições de melhoria da análise de financiamentos; • a necessidade de recursos para financiar operações, permitindo decisões sobre diferentes formas de captações; • aperfeiçoamento do acompanhamento do orçamento, que disporá de parâmetro de relacionamento com o plano estratégico. (FREZATTI, 2009, p. 36-37). Desenvolver este instrumento sem ter ferramentas que permitam conhecer os resultados pode provocar frustração nos gestores. Daí a importância de um sistema de informações que proporcionará capturar e dimensionar as informações reais, completando com a análise, a divulgação, o entendimento e as ações corretivas. Será que existe uma ferramenta que poderia nos auxiliar nesse processo de planejamento? Na verdade existem várias, entre elas, o Balanced Scorecard. O Balanced Scorecard (BSC) é utilizado como instrumento de controle gerencial e alinhador das estratégias da organização, apresentando em seu escopo indicadores para várias dimensões dentro das perspectivas de negócios. Para melhor compreensão, a figura a seguir apresenta quatro perspectivas da ferramenta Balanced Scorecard. Analise cada uma delas e veja sua importância na questão estratégica de uma empresa. 19 “Para ter sucesso �nanceiramente, como devemos aparecer para os acionistas?” FINANCEIRA Objetivos Medidas Metas Iniciativas VISÃO E ESTRATÉGIA “Para cumprir nossa visão, como devemos aparecer para nossos clientes?” CLIENTE Objetivos Medidas Metas Iniciativas “Para cumprir nossa visão, devemos garantir nossa habilidade para mudar e melhorar” APRENDIZADO E CRESCIMENTO Objetivos Medidas Metas Iniciativas “Para satisfazer a nossos acionistas e clientes, que processos devemos aperfeiçoar?” PROCESSOS INTERNOS Objetivos Medidas Metas Iniciativas Fonte: Frezatti (2009, p. 42). Pode-se observar que as perspectivas são nas questões: • financeira, no sentido da obtenção de sucesso, processos internos; • na questão de aperfeiçoamento, aprendizado e crescimento, garantindo ter habilidades para melhorias e cliente; • no sentido de como as atividades desenvolvidas serão vistas pelos clientes. Tático Existem autores que consideram o planejamento tático como administrativo ou integrativo, tendo como característica principal a preocupação voltada à melhor estruturação possível dos recursos (humanos, físicos e financeiros). Neste caso, um projeto de reformulação de sistemas de informação ou um projeto de reorganização de uma divisão ou departamento são exemplos de atividades que, programadas para dado período, estariam enquadradas nesta categoria. O planejamento tático tem a finalidade de otimizar parte do que foi planejado estrategicamente. Tem um alcance temporal mais curto do que o planejamento estratégico. Por exemplo: enquanto o planejamento para o lançamento de uma linha de produto (estratégico) envolve as áreas de produção, recursos humanos, finanças, marketing etc., a empresa faz um planejamento específico para melhorar o resultado da área de marketing, com a divulgação da nova linha de produto por meio da mídia (HOJI, 2012, p. 407). A figura a seguir exemplifica essa função: 20 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária Estratégico Tático Operacional Fonte: <www.portal-administracao.com/2014/07/planejamento-estrategico-tatico-operacional.html>. O planejamento tático é responsável pela intermediação entre os planejamentos estratégico e operacional. É projetado a médio prazo e tem a função de fazer esta ligação e especificar de que modo se vai alcançar os objetivos gerais da organização. Operacional No planejamento operacional, os níveis de abrangência são os gerenciais inferiores ou operacionais. O objetivo é a antecipação das decisões no âmbito operacional que estão vinculadas às ações rotineiras, em consonância com os níveis decisórios superiores. Frezatti (2009, p. 60) nos assegura que esse nível se inicia com os planos de marketing – que direcionam os esforços para o mundo externo pelo plano de produção, suprimento e estocagem – de investimento no ativo permanente e de recursos humanos. Os objetivos da administração financeira coincidem com os do planejamento financeiro, principalmente os de longo prazo, que têm a função principal de garantir o crescimento das atividades organizacionais e baseiam-se nas projeções dos valores desejados nas mais diversas variáveis da organização, como: • previsão de vendas; políticas de créditos e de cobrança; • custos e despesas operacionais; • investimentos de curto e longo prazo, bem como suas origens de recursos. Para isso, as demonstrações contábeis são fontes de dados para que o planejamento seja executado de forma a anteceder fatos que podem ser preponderantes no processo de tomada de decisões, mantendo, assim, o patrimônio das organizações. 21 Planejamento financeiro e sistemas integrados O planejamento financeiro deve apresentar como a empresa se comportará ao longo do tempo do ponto de vista financeiro. Outros aspectos que devem ser considerados são cultura organizacional, fluxo de caixa, análise de investimentos e balanços projetados, entre outros indicadores necessários para compor um planejamento financeiro que seja efetivo gerencialmente. Na visão de Hoji (2012 p. 401), “[...] dados em estado bruto não servem para tomada de decisões gerenciais, mas informações são o resultado de dados ou conjunto de dados processados e são úteis para tomada de decisões gerenciais.” Hoji (2012, p. 401) expressa ainda que: Os sistemas de informações gerenciais são formados por um conjunto de subsistemas de informações que processam dados com o intento de fornecer subsídios ao processo de gestão de uma organização. [...] O planejamento empresarial e financeiro é feito com a finalidade de estabelecer com antecedência as ações a serem executadas dentro de cenários e condições preestabelecidos, para distribuir adequadamente os recursos em atividades empresariais e atribuir às responsabilidades. Para que se possa ter um sistema de informação gerencial ágil e confiável, deverá haver um relacionamento com grau de informatização da empresa. Antigamente, sistemas eletrônicos de controle eram projetados para registrar as transações. Hoje, eles são integrados a vários sistemas através de interface. Esses sistemas são projetados para suportar as transações e seus efeitos. São modulados por processos de negócios, estruturados de acordo com as mais modernas práticas empresariais e inseridos no processo de gestão de negócios. Dessa forma, pode-se afirmar que as principais vantagens de um sistema integrado são: • racionalização de processos; • agilização das informações. Através de diversos módulos (Contas a Pagar, Tesouraria, Contabilidade etc.) e de uma mesma base de dados, evitam-seretrabalhos e reconciliação de valores. 22 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária Sistema de Contas a Pagar Sistema de Tesouraria Sistema de Contabilidade Sistemas tradicionais Interface Interface Sistema de Tesouraria Sistema de Contas a Pagar Sistema de Contabilidade Sistemas integrados Processo de Contas a Pagar Fonte: Adaptado de Hoji (2012, p. 402). Para Gitman (1997, p. 92): O planejamento financeiro é um aspecto importante das atividades da empresa porque oferece orientações para a direção, a coordenação e o controle das providências tomadas pela organização para que atinja seus objetivos. Ross (2010, p. 589) diz que o planejamento financeiro estabelece as diretrizes de mudança para a empresa, em que deverão ser incluídas: • uma identificação das metas financeiras; • uma análise das diferenças entre tais metas e a situação corrente; • um pronunciamento quanto às providências necessárias para que a organização atinja suas metas financeiras. O autor (2010, p. 589) afirma ainda que alguns elementos básicos de política de planejamento deverão ser incluídos nas políticas financeiras de uma empresa, com a finalidade de seu crescimento e de sua rentabilidade: • as oportunidades de investimento que a empresa decide aproveitar; • o grau de endividamento que a empresa decide adotar; • o montante de dinheiro que a empresa julga ser necessário e apropriado distribuir aos acionistas. Oliveira (1995 apud HOJI, 2012, p. 406) afirma que a maioria dos processos de planejamento envolve três tipos de filosofias, descritas como: • filosofia da satisfação: os objetivos devem ser atingíveis para proporcionar um nível mínimo de satisfação aos responsáveis pela execução do planejamento; • filosofia da otimização: com a utilização de técnicas matemáticas, estatísticas e de 23 modelos de simulação, o planejamento deve ser feito para atingir o melhor resultado possível; • filosofia da adaptação: conhecida também como planejamento inovativo, consiste em responder adequadamente às mudanças externas. Elementos essenciais à elaboração de um pla- nejamento financeiro Assim como as empresas têm divergências em relação à produtividade, ao porte e aos produtos, os planejamentos financeiros devem respeitar suas peculiaridades. Já que as organizações não têm condições de serem efetivamente idênticas, é importante que vocês consigam perceber que existem diferenças e quais são os elementos comuns. Ross (2010) apresenta diversos elementos de um modelo de planejamento financeiro. Citando as previsões de vendas como o primeiro item comum para as diversas realidades nas organizações dos mais diversos portes, ele define: Todos os planos financeiros exigem uma previsão de vendas. Previsões de vendas exatas não são possíveis, porque as vendas dependem do comportamento futuro e incerto da economia. As empresas podem obter ajuda, para esse fim, de empresas especializadas em projeções macroeconômicas e setoriais. (ROSS, 2010, p. 590). A segunda variável que temos neste cenário são as demonstrações projetadas. Essas estão contidas nos planos financeiros de todas as organizações e são, por exemplo: projeções de balanços, de demonstrações de resultado; demonstrações de origens e aplicações de recursos, entre outras de cunho gerencial e que podem ser aplicáveis em determinadas organizações mais que em outras. Outra variável é a necessidade de ativos. Ou seja, o plano financeiro descreverá os gastos de capital projetados. Outro aspecto é discutir a composição e a aplicação do capital de giro líquido. Existem também as necessidades de financiamento. Sobre isso, Ross (2010, p. 590) nos diz que: O planejamento conterá uma seção tratando de esquemas de financiamento. Esta parte do plano deve discutir a política de dividendos e a política de endividamento. Às vezes, as empresas pretenderão aumentar seu capital vendendo novas ações. Neste caso, o plano deverá considerar os tipos de títulos a serem vendidos e os métodos mais apropriados de emissão. A variável de fechamento é muito importante ao se projetar o Balanço Patrimonial de acordo com as premissas contidas no planejamento estratégico. Verifica-se que a equação patrimonial nem sempre é atendida, isto é, o valor do ativo total nem sempre é igual ao valor do passivo total. Quando isso ocorre, verifica-se se é o ativo ou passivo que está com o valor total menor e coloca-se a diferença entre ambos no grupo que estiver menor. Dessa forma, ambos terão o mesmo valor e a equação patrimonial estará atendida. É necessário, no entanto, que se entenda o significado dessa variável. Quando o valor de fechamento é colocado no grupo do ativo, ela assume o significado de que se a empresa executar seus orçamentos como está em seu planejamento, ela estará captando recursos em quantidade superior aos projetos a serem realizados, podendo, então, decidir executar novos 24 Laureate- International Universities Ebook - Contabilidade Gerencial Orçamentária projetos ou reduzir a captação de recursos prevista originalmente. Quando o valor de fechamento é colocado no grupo do passivo, representa a necessidade de captar mais recursos que o previsto para poder executar os planos inicialmente previstos ou deixar para depois algum projeto cuja prioridade de implantação não seja tão urgente. A execução dessas decisões baseia-se no conceito econômico de ativo e passivo, que explica o ativo como sendo as aplicações dos recursos que foram postos à disposição da empresa e o passivo como aquele que representa as fontes de financiamento de recursos. A redução de ativo equivale a uma origem de recurso, assim como um aumento de passivo. Já uma redução do passivo corresponde a uma aplicação de recursos e a um aumento de ativo. A última variável a ser considerada neste contexto de modelo de planejamento financeiro são as premissas econômicas. O plano financeiro deve enumerar, de forma clara, o ambiente econômico em que a empresa espera vigorar durante o prazo estipulado. É prudente que, em relação às variáveis econômicas, sejam contempladas a taxa de juros e a elasticidade do mercado em termos de oferta e demanda. Previsão de Vendas Planos de produção Planos de �nanciamento de longo prazo Informação necessária Produto para análise Planos de desembolso para ativos �xos Demonstração de resultados pro forma Balanço patrimonial pro forma Balanço patrimonial doperíodo corrente Orçamento de caixa Fonte: Unifacs Interativa. A figura mostra as etapas e o fluxo de informações para a elaboração tanto do Balanço Patrimonial Projetado quanto da Demonstração de Resultado do Exercício Projetado. A partir daí, é possível projetar as demais. Percebe-se que tudo se inicia com a previsão de vendas, a partir da qual se gera o plano mestre de produção. Dele, têm-se os custos e as despesas do período que farão parte da Demonstração de Resultado do Exercício (DRE). Com o Balanço Patrimonial do Exercício corrente, a DRE e os Orçamentos, pode-se ter o Balanço Patrimonial Projetado. Mesmo com esses modelos, Ross (2010, p. 595) afirma que existem algumas limitações dos modelos de planejamento financeiro: 25 • eles não indicam quais são as melhores políticas financeiras; • são excessivamente simples, ou seja, na realidade, os custos nem sempre são proporcionais às vendas. “Sem alguma espécie de plano financeiro a longo prazo, a empresa poderia encontrar-se num oceano de mudanças sem um leme para guiá-la.” (ROSS, 2010, p. 596). Portanto, conclui-se que para que ocorra efetivamente um planejamento financeiro, serão necessários alguns elementos essenciais. Na verdade, não é possível que se tomem decisões baseados apenas em intuição. Espera-seque a discussão apresentada tenha sido válida para você. É importante lembrar que o conhecimento deve ser construído de forma constante, com leituras, reflexões e interação. Se aprimorar os seus conhecimentos sobre esse assunto, consulte o site a seguir: <www.portalcfc.org.br/coordenadorias/camara_tecnica/normas_brasileiras_de_ contabilidade>. NÃO DEIXE DE SABER! 26 Laureate- International Universities Nesta Unidade, descobrimos que o planejamento financeiro permeia vários aspectos das empresas, sejam elas grandes ou pequenas. Na maioria dos casos, ele acaba se tornando uma verdadeira necessidade, visto que as organizações precisam administrar seus ativos como parte de suas atividades operacionais, com o objetivo de melhorar a gestão. Muitas vezes, planejar com cuidado pode ser a garantia de sobrevivência no mercado. Também aprendemos que planejar é fundamental para o sucesso de qualquer tipo de negócio. Através de um bom planejamento, delimitamos as ações a serem realizadas e alocamos os recursos necessários para a conquista dos objetivos traçados, considerando todos os setores e elementos que possam influenciar no meio do caminho, sejam eles internos ou externos. Quando ele não corresponde ao esperado, é possível reavaliar todo o projeto. SínteseSíntese 27 FREZATTI, F. Orçamento empresarial. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2009. GITMAN, L. J. Princípios de administração financeira. São Paulo: Pearson, 2004. ______. Princípios de administração financeira. São Paulo: Pearson, 2008. GROPPELLI, A.; NIKBAKHT, E. Administração financeira. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2001. HOJI, M. Administração financeira e Orçamentária. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2012. ROSS, S. A. et al. Princípios de administração financeira: corporate finance. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2010. SANVICENTE, A. Z.; SANTOS, C. da C. Orçamento na administração de empresas. São Paulo: Atlas, 2000. PADOVEZE, C. L.; TARANTO, F. C. 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