Exercício Avaliativo 4

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10/10/2017 Exercício Avaliativo 4
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Painel / Meus cursos / GID | Turma 2/2017
/ MÓDULO IV: GERENCIAR DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS / Exercício Avaliativo 4
Iniciado em terça, 10 out 2017, 10:15
Estado Finalizada
Concluída em terça, 10 out 2017, 10:32
Tempo
empregado 17 minutos 56 segundos
Notas 4,00/4,00
Avaliar 25,00 de um máximo de 25,00(100%)
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Questão 1
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos compreende diversos
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução, etc.
O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos
documentos arquivísticos proporciona à organização, além
de muitos outros aspectos, a proteção dos interesses do
órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
usuários ou clientes. Assinale a alternativa incorreta em
relação às etapas do gerenciamento dos documentos
arquivísticos:
 
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos,
processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e
que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o
caso.
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura
do documento arquivístico dentro do sistema de gestão
arquivística por meio da atribuição de um número
identificador e de uma descrição informativa.
c. Classificar a documentação: é um processo que tem
por finalidade reunir temas semelhantes. Classificar e
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos
primordiais nos cuidados com a documentação.
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que
se dá ao assunto que é acessível somente para uma
pessoa. A alternativa está incorreta. Informação ou
assunto restrito é tudo aquilo que necessita de proteção
ou medidas especiais pelo fato do conhecimento de seu
conteúdo ser restringido a um determinado meio ou
número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer
prejuízo à organização.
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na
preparação de processos e dossiês. São as informações e
métodos que descrevem como proceder com os
processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a
possibilitar a rápida solução dos mesmos.
Sua resposta está correta.
O gerenciamento dos documentos compreende diversos
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da
documentação e da segurança da informação, instrução. O
conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos
documentos arquivísticos proporciona à organização:
proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos
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dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegura e
documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovação, bem como a pesquisa histórica; mantém a
memória corporativa e coletiva da organização; recupera
documentos com segurança; proporciona respostas mais
precisas e com melhor tempo; e ainda contribui para a
melhoria do atendimento ao cliente. 
A resposta é:
Informação ou assunto restrito é a classificação que se
dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa.
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Questão 2
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as
atividades de reconstituição, digitalização, tramitação, acesso
e restauração. De acordo com o conteúdo estudado,
relacione as colunas abaixo, ligando cada conceito à etapa
correspondente:
Ocorre quando um
documento, dossiê ou
processo é danificado,
extraviado, perdido ou
roubado. No caso de
extravio ou destruição
dos autos de um
processo ou dossiê, sua
reconstituição será
obrigatória, sendo de
responsabilidade da
Unidade Administrativa
onde o processo
extraviou-se.
Reconstituir
Processo de conversão
de documentos físicos
para o formato digital.
Digitalizar
Trâmite é o curso do
documento, desde a sua
produção ou recepção
até o cumprimento de
sua função
administrativa.
Tramitar
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Consiste na pesquisa e
localização do
documento, processo
ou dossiê e na
disponibilização do
acesso a eles,
verificando aqueles
documentos que
possuem restrições de
acesso e os classificados
com grau de sigilo. Tem
por finalidade
disponibilizar a
documentação ou o
acesso a ela, para
análise e subsídio de
decisão e
encaminhamentos
internos, bem como
atender às requisições
de informações dos
clientes externos.
Acessar a documentação
É feita a partir de um
conjunto de medidas
que tem como objetivo
a reversão de danos
físicos e químicos que
um documento sofreu
ao longo do tempo e do
uso. Objetiva revitalizar
a concepção do
documento original por
meio de intervenção
técnica, de modo a não
comprometer a
integridade e o caráter
histórico do material.
Restaurar
Sua resposta está correta.
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou
processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No
caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou
dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de
responsabilidade da Unidade Administrativa onde o
processo extraviou-se. 
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento,
dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou
roubado. 
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos
para o formato digital. 
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Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de
conversão de documentos físicos para o formato digital.
Qualquer documento que contenha informação relevante
para a instituição pode ser digitalizado e convertido em
formatos digitais. 
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua
produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. 
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua
produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Pode ser referido também como tramitação
ou movimentação, caracterizado como distribuição, que é a
remessa de documentos, processos ou dossiês às unidades
que decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a
finalidade de movimentar os documentos, processos ou
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou
externamente. 
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e
localização do documento, processo ou dossiê e na
disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles
documentos que possuem restrições de acesso e os
classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade
disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para
análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos,
bem como atender às requisições de informações dos
clientes externos. 
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do
documento, processo ou dossiê e na disponibilização do
acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem
restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo.
Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o
acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e
encaminhamentos internos, bem como atender às
requisições de informações dos clientes externos. 
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que
tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos
que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso.
Objetiva revitalizar a concepção do documento original por
meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a
integridade e o caráter histórico do material. 
Feedback: A restauração de um documento é feita a partir de
um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão
dedanos físicos e químicos que um documento sofreu ao
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do
documento original por meio de intervenção técnica, de
modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico
do material. 
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Questão 3
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O arquivamento dos documentos compreende a sequência
de operações intelectuais e físicas que visam à guarda
ordenada de documentos, além de assegurar a preservação
e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação
na fase corrente até a sua destinação final. Para que a
guarda dos documentos seja ordenada, a escolha do método
de arquivamento é essencial. Devem-se considerar as
características dos documentos a serem classificados,
identificando o aspecto pelo qual o documento é mais
frequentemente consultado. Acerca do arquivamento dos
documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as
afirmações abaixo:
Arquivar não é apenas organizar
fisicamente os documentos
produzidos por uma instituição, mas,
principalmente, organizá-los de forma
lógica e funcional, portanto, é
organizar a documentação produzida
e recebida por uma instituição de
forma que a informação nela contida
possa ser resgatada com agilidade.
Verdadeiro
O método de arquivamento alfabético
ocorre quando o elemento principal
para a recuperação da informação é o
nome. Já o método geográfico
considera o local (cidade, estado e
país) como o elemento principal para
a recuperação da informação.
Verdadeiro
O método numérico simples acontece
quando o elemento principal para a
recuperação da informação é o
assunto.
Falso
O método de arquivamento mais
usado em sistemas de protocolo é o
cronológico. Nesse método numeram-
se os documentos, e não as pastas.
Verdadeiro
O método ideográfico considera que o
elemento principal para a
recuperação da informação é o
número do documento. A ordenação
dos números deverá seguir a
modalidade numérica (decimal ou
duplex).
Falso
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Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os
documentos produzidos por uma instituição, mas,
principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional,
portanto, é organizar a documentação produzida e recebida
por uma instituição de forma que a informação nela contida
possa ser resgatada com agilidade. 
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao
arquivamento de documentos, ou seja, arquivar não é
apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por
uma instituição, mas é, principalmente, a sua organização
lógica funcional. É organizar a documentação produzida e
recebida por uma instituição, de forma que a informação
nela contida possa ser resgatada com agilidade. 
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre
quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o nome. Já o método geográfico considera o
local (cidade, estado e país) como o elemento principal para
a recuperação da informação. 
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético
de arquivamento ocorre quando o elemento principal para a
recuperação da informação é o nome, já o geográfico ocorre
quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o local (cidade, estado e país). 
Falso - O método numérico simples acontece quando o
elemento principal para a recuperação da informação é o
assunto. 
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece
quando o elemento principal para a recuperação da
informação é o número do documento, e o numérico-
cronológico quando o número do documento vier associado
à data. 
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em
sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método
numeram-se os documentos, e não as pastas. 
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de
arquivamento cronológico é o mais usado em sistemas de
protocolo e é adotado em repartições públicas. Nesse
método numera-se os documentos e não as pastas. Os
documentos serão arquivados por ordem cronológica, ou
seja, por data, seguida de uma ordem numérica. 
Falso - O método ideográfico considera que o elemento
principal para a recuperação da informação é o número do
documento. A ordenação dos números deverá seguir a
modalidade numérica (decimal ou duplex). 
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o
elemento principal para a recuperação da informação é o
assunto. 
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Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas
mais precisas, além de contribuir para melhoria do
atendimento ao cliente. As atividades de preservação,
desarquivamento, avaliação, destinação e microfilmagem
garantem a guarda ordenada e a proteção da informação
contida nos documentos. De acordo com o conteúdo
estudado, julgue os itens abaixo:
A preservação trata de medidas de
longo prazo, pois o acervo carece de
cuidados ininterruptos. Desse modo
as instalações do acervo devem
seguir, em grande parte, as
especificações exigidas para a guarda
de documentos, não havendo a
necessidade de: controlar iluminação,
umidade e temperatura.
Falso
No desarquivamento ocorre a
retomada de um documento,
processo ou dossiê que se encontra
finalizado e que deva voltar à
atividade. Trata-se de retomar o
trâmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre
quando há necessidade de
comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento.
Verdadeiro
A avaliação consiste
fundamentalmente em identificar
valores e definir prazos de guarda
para os documentos de arquivo,
independentemente de seu suporte
ser o papel, o filme, a fita magnética, o
disquete, o disco óptico ou qualquer
outro.
Verdadeiro
Na destinação não se garante o
acondicionamento ou a estocagem do
ativo documental, acumulado em
decorrência do exercício das
atividades, e não se asseguram a
preservação e o acesso de conjuntos
arquivisticos, desde sua formação, na
fase corrente, até a sua destinação
final.
Falso
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A Microfilmagem é o serviço de
armazenamento e preservação de
informações, através da captação das
imagens dos documentos por
processo fotográfico.
Verdadeiro
Sua resposta está correta.
Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois
o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as
instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as
especificações exigidas para a guarda de documentos, não
havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e
temperatura. 
Feedback: Item errado, pois a atividade de preservar trata de
medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados
ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem
seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a
guarda de documentos, devendo-se prever um local com
condições adequadas, com controle de iluminação, umidade
e temperatura, mobiliário correto e acondicionamento
apropriados.
Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um
documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e
que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de
documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre
quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo
responder um documento. 
Feedback: Afirmação correta, já que no desarquivamento
ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê
que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade.
Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade
de comprovar, analisar ou mesmo responder um
documento. 
Verdadeiro - A avaliaçãoconsiste fundamentalmente em
identificar valores e definir prazos de guarda para os
documentos de arquivo, independentemente de seu suporte
ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco
óptico ou qualquer outro. 
Feedback: Item correto. A atividade de avaliação consiste
fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de
guarda para os documentos de arquivo, independentemente
de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o
disquete, o disco óptico ou qualquer outro. 
Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou
a estocagem do ativo documental, acumulado em
decorrência do exercício das atividades, e não se asseguram
a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde
sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final. 
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Feedback: Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há
que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo
documental, acumulado em decorrência do exercício das
atividades, visando a assegurar a preservação e o acesso de
conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase
corrente, até a sua destinação final, que poderá provocar a
eliminação daqueles destituídos de valor informativo ou
recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico
e probatório. 
Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de
armazenamento e preservação de informações, através da
captação das imagens dos documentos por processo
fotográfico. 
Feedback: Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a
isto, armazenar e preservar informações, através da
captação das imagens dos documentos por processo
fotográfico.