Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental - Exercício Avaliativo 4

Prévia do material em texto

Gestão da Informação e Documentação 
- Conceitos Básicos em Gestão 
Documental - Exercício Avaliativo 4 
1. Painel 
2. Meus cursos 
3. Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão 
Documental 
4. Módulo IV: Gerenciar documentos arquivísticos 
5. Exercício Avaliativo 4 
Iniciado em segunda, 31 mai 2021, 16:09 
Estado Finalizada 
Concluída em segunda, 31 mai 2021, 16:35 
Tempo empregado 25 minutos 32 segundos 
Notas 4,00/4,00 
Avaliar 25,00 de um máximo de 25,00(100%) 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
O gerenciamento dos documentos compreende diversos 
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da 
documentação e da segurança da informação, instrução, etc. O 
conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos 
documentos arquivísticos proporciona à organização, além de 
muitos outros aspectos, a proteção dos interesses do órgão ou 
entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes. 
Assinale a alternativa incorreta em relação às etapas do 
gerenciamento dos documentos arquivísticos: 
Escolha uma opção: 
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos, processos 
ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e que precisem ser 
tratados e distribuídos, quando for o caso. 
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do 
documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por 
meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição 
informativa. 
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/mod/quiz/view.php?id=24778
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/my/
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/course/view.php?id=1355#section-4
https://mooc38.escolavirtual.gov.br/mod/quiz/view.php?id=24778
c. Classificar a documentação: é um processo que tem por finalidade 
reunir temas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira 
adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados com a 
documentação. 
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao 
assunto que é acessível somente para uma pessoa. 
A alternativa está incorreta. Informação ou assunto restrito é tudo 
aquilo que necessita de proteção ou medidas especiais pelo fato do 
conhecimento de seu conteúdo ser restringido a um determinado 
meio ou número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer 
prejuízo à organização. 
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de 
processos e dossiês. São as informações e métodos que descrevem 
como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de 
maneira a possibilitar a rápida solução dos mesmos. 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
O gerenciamento dos documentos compreende diversos 
procedimentos, como: recepção, registro, classificação da 
documentação e da segurança da informação, instrução. O 
conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos 
documentos arquivísticos proporciona à organização: proteção dos 
interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos 
usuários ou clientes; assegura e documenta as atividades de 
pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa 
histórica; mantém a memória corporativa e coletiva da organização; 
recupera documentos com segurança; proporciona respostas mais 
precisas e com melhor tempo; e ainda contribui para a melhoria do 
atendimento ao cliente. 
A resposta é: 
Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao 
assunto que é acessível somente para uma pessoa. 
Questão 2 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades 
de reconstituição, digitalização, tramitação, acesso e restauração. De 
acordo com o conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, 
ligando cada conceito à etapa correspondente: 
Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, 
extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição 
dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será 
obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa 
onde o processo extraviou-se. 
Resposta 1
Reconstituir
 
Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. 
Resposta 2
Digitalizar
 
Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção 
até o cumprimento de sua função administrativa. 
Resposta 3
Tramitar
 
Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou 
dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles 
documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com 
grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou 
o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos 
internos, bem como atender às requisições de informações dos 
clientes externos. 
Resposta 4
Acessar a documentação
 
É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a 
reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao 
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do 
documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não 
comprometer a integridade e o caráter histórico do material. 
Resposta 5
Restaurar
 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é 
danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou 
destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição 
será obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade 
Administrativa onde o processo extraviou-se. 
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê 
ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. 
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o 
formato digital. 
Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de conversão 
de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento 
que contenha informação relevante para a instituição pode ser 
digitalizado e convertido em formatos digitais. 
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção 
ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. 
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou 
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Pode ser 
referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado 
como distribuição, que é a remessa de documentos, processos ou 
dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles tratada. 
Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou 
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou 
externamente. 
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do 
documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a 
eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de 
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade 
disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e 
subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como 
atender às requisições de informações dos clientes externos. 
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do 
documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a 
eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de 
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade 
disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e 
subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como 
atender às requisições de informações dos clientes externos. 
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem 
como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um 
documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a 
concepção do documento original por meio de intervenção técnica, 
de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do 
material. 
Feedback: A restauração de um documento éfeita a partir de um 
conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos 
físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e 
do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por 
meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a 
integridade e o caráter histórico do material. 
Questão 3 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
O arquivamento dos documentos compreende a sequência de 
operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de 
documentos, além de assegurar a preservação e o acesso de 
conjuntos arquivísticos, desde sua formação na fase corrente até a 
sua destinação final. Para que a guarda dos documentos seja 
ordenada, a escolha do método de arquivamento é essencial. 
Devem-se considerar as características dos documentos a serem 
classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais 
frequentemente consultado. Acerca do arquivamento dos 
documentos, julgue como verdadeiras ou falsas as afirmações 
abaixo: 
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por 
uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica e 
funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma 
instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com 
agilidade. 
Resposta 1
Verdadeiro
 
O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para 
a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico considera o 
local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a recuperação da 
informação. 
Resposta 2
Verdadeiro
 
O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a 
recuperação da informação é o assunto. 
Resposta 3
Falso
 
O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o 
cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas. 
Resposta 4
Verdadeiro
 
O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação 
da informação é o número do documento. A ordenação dos números deverá 
seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex). 
Resposta 5
Falso
 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os 
documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente, 
organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a 
documentação produzida e recebida por uma instituição de forma 
que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade. 
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de 
documentos, ou seja, arquivar não é apenas organizar fisicamente os 
documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente, 
a sua organização lógica funcional. É organizar a documentação 
produzida e recebida por uma instituição, de forma que a 
informação nela contida possa ser resgatada com agilidade. 
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o 
elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o 
método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o 
elemento principal para a recuperação da informação. 
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de 
arquivamento ocorre quando o elemento principal para a 
recuperação da informação é o nome, já o geográfico ocorre quando 
o elemento principal para a recuperação da informação é o local 
(cidade, estado e país). 
Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento 
principal para a recuperação da informação é o assunto. 
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece quando o 
elemento principal para a recuperação da informação é o número 
do documento, e o numérico-cronológico quando o número do 
documento vier associado à data. 
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas 
de protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os 
documentos, e não as pastas. 
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento 
cronológico é o mais usado em sistemas de protocolo e é adotado 
em repartições públicas. Nesse método numera-se os documentos e 
não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem 
cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica. 
Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal 
para a recuperação da informação é o número do documento. A 
ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica 
(decimal ou duplex). 
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o 
elemento principal para a recuperação da informação é o assunto. 
Questão 4 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
Marcar questão 
Texto da questão 
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais 
precisas, além de contribuir para melhoria do atendimento ao 
cliente. As atividades de preservação, desarquivamento, avaliação, 
destinação e microfilmagem garantem a guarda ordenada e a 
proteção da informação contida nos documentos. De acordo com o 
conteúdo estudado, julgue os itens abaixo: 
A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de 
cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em 
grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, não 
havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura. 
Resposta 1
Falso
 
No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê 
que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o 
trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há 
necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento. 
Resposta 2
Verdadeiro
 
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos 
de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte 
ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer 
outro. 
Resposta 3
Verdadeiro
 
Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo 
documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, e não se 
asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua 
formação, na fase corrente, até a sua destinação final. 
Resposta 4
Falso
 
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de 
informações, através da captação das imagens dos documentos por processo 
fotográfico. 
Resposta 5
Verdadeiro
 
Feedback 
Sua resposta está correta. 
Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo 
carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do 
acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas 
para a guarda de documentos, não havendo a necessidade de: 
controlar iluminação, umidade e temperatura. 
Feedback: Item errado, pois a atividade de preservar trata de 
medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados 
ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, 
em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de 
documentos, devendo-se prever um local com condições adequadas, 
com controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário 
correto e acondicionamento apropriados. 
Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um 
documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que 
deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de 
documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há 
necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um 
documento. 
Feedback: Afirmação correta, já que no desarquivamento ocorre a 
retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra 
finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o 
trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre 
quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo 
responder um documento. 
Verdadeiro - A avaliação consiste fundamentalmente em identificar 
valores e definir prazos de guardapara os documentos de arquivo, 
independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita 
magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro. 
Feedback: Item correto. A atividade de avaliação consiste 
fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda 
para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte 
ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou 
qualquer outro. 
Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou a 
estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do 
exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o 
acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua formação, na fase 
corrente, até a sua destinação final. 
Feedback: Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há que se 
garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental, 
acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a 
assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde 
sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final, que 
poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor 
informativo ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, 
histórico e probatório. 
Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e 
preservação de informações, através da captação das imagens dos 
documentos por processo fotográfico. 
Feedback: Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a isto, 
armazenar e preservar informações, através da captação das 
imagens dos documentos por processo fotográfico.