Exercício Avaliativa 4 Gestão da Informação e Documentação - Conceitos Básicos em Gestão Documental

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	sexta, 7 jan 2022, 17:41
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	sexta, 7 jan 2022, 17:46
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Questão 1
Correto
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Texto da questão
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, instrução, etc. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização, além de muitos outros aspectos, a proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes. Assinale a alternativa incorreta em relação às etapas do gerenciamento dos documentos arquivísticos:
Escolha uma opção:
a. Recepção: consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e distribuídos, quando for o caso.
b. Registro: o registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa.
c. Classificar a documentação: é um processo que tem por finalidade reunir temas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados com a documentação.
d. Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa. 
A alternativa está incorreta. Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de proteção ou medidas especiais pelo fato do conhecimento de seu conteúdo ser restringido a um determinado meio ou número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer prejuízo à organização.
e. Instruir: nesta fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês. São as informações e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, que devem ocorrer de maneira a possibilitar a rápida solução dos mesmos.
Feedback
Sua resposta está correta.
O gerenciamento dos documentos compreende diversos procedimentos, como: recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, instrução. O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos proporciona à organização: proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes; assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica; mantém a memória corporativa e coletiva da organização; recupera documentos com segurança; proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo; e ainda contribui para a melhoria do atendimento ao cliente.
A resposta é:
Informação ou assunto restrito é a classificação que se dá ao assunto que é acessível somente para uma pessoa.
Questão 2
Correto
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Texto da questão
Tratando-se de gerenciamento de documentos, temos as atividades de reconstituição, digitalização, tramitação, acesso e restauração. De acordo com o conteúdo estudado, relacione as colunas abaixo, ligando cada conceito à etapa correspondente:
	Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se.
	Resposta 1 
	Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.
	Resposta 2 
	Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
	Resposta 3 
	Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
	Resposta 4 
	É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
	Resposta 5 
Feedback
Sua resposta está correta.
Reconstituir - Ocorre quando um documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o processo extraviou-se.
Feedback: A reconstituição ocorre quando algum documento, dossiê ou processo é danificado, extraviado, perdido ou roubado.
Digitalizar - Processo de conversão de documentos físicos para o formato digital.
Feedback: A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
Tramitar - Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
Feedback: Trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Pode ser referido também como tramitação ou movimentação, caracterizado como distribuição, que é a remessa de documentos, processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação - Consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
Feedback: Acessar consiste, sim, na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na disponibilização do acesso a eles, verificando aqueles documentos que possuem restrições de acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como atender às requisições de informações dos clientes externos.
Restaurar - É feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
Feedback: A restauração de um documento é feita a partir de um conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção do documento original por meio de intervenção técnica, de modo a não comprometer a integridade e o caráter histórico do material.
Questão 3
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
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Texto da questão
O arquivamento dos documentos compreende a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos, além de assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação na fase corrente até a sua destinação final. Para que a guarda dos documentos seja ordenada, a escolha do método de arquivamento é essencial. Devem-se considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Acerca do arquivamento dos documentos, julguecomo verdadeiras ou falsas as afirmações abaixo:
	Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
	Resposta 1 
	O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a recuperação da informação.
	Resposta 2 
	O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.
	Resposta 3 
	O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas.
	Resposta 4 
	O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento. A ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex).
	Resposta 5 
Feedback
Sua resposta está correta.
Verdadeiro - Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas, principalmente, organizá-los de forma lógica e funcional, portanto, é organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Feedback: Essa definição é verdadeira quanto ao arquivamento de documentos, ou seja, arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, mas é, principalmente, a sua organização lógica funcional. É organizar a documentação produzida e recebida por uma instituição, de forma que a informação nela contida possa ser resgatada com agilidade.
Verdadeiro - O método de arquivamento alfabético ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome. Já o método geográfico considera o local (cidade, estado e país) como o elemento principal para a recuperação da informação.
Feedback: A afirmativa é verdadeira, pois o método Alfabético de arquivamento ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o nome, já o geográfico ocorre quando o elemento principal para a recuperação da informação é o local (cidade, estado e país).
Falso - O método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.
Feedback: Falso, pois o método numérico simples acontece quando o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento, e o numérico-cronológico quando o número do documento vier associado à data.
Verdadeiro - O método de arquivamento mais usado em sistemas de protocolo é o cronológico. Nesse método numeram-se os documentos, e não as pastas.
Feedback: Afirmativa verdadeira, pois o método de arquivamento cronológico é o mais usado em sistemas de protocolo e é adotado em repartições públicas. Nesse método numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica.
Falso - O método ideográfico considera que o elemento principal para a recuperação da informação é o número do documento. A ordenação dos números deverá seguir a modalidade numérica (decimal ou duplex).
Feedback: Questão equivocada, pois no método ideográfico o elemento principal para a recuperação da informação é o assunto.
Questão 4
Correto
Atingiu 1,00 de 1,00
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Texto da questão
O gerenciamento dos documentos proporciona respostas mais precisas, além de contribuir para melhoria do atendimento ao cliente. As atividades de preservação, desarquivamento, avaliação, destinação e microfilmagem garantem a guarda ordenada e a proteção da informação contida nos documentos. De acordo com o conteúdo estudado, julgue os itens abaixo:
	A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, não havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura.
	Resposta 1 
	No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento.
	Resposta 2 
	A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro.
	Resposta 3 
	Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final.
	Resposta 4 
	A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico.
	Resposta 5 
Feedback
Sua resposta está correta.
Falso - A preservação trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, não havendo a necessidade de: controlar iluminação, umidade e temperatura.
Feedback: Item errado, pois a atividade de preservar trata de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse modo as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para a guarda de documentos, devendo-se prever um local com condições adequadas, com controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário correto e acondicionamento apropriados.
Verdadeiro - No desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento.
Feedback: Afirmação correta, já que no desarquivamento ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo responder um documento.
Verdadeiro - A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro.
Feedback: Item correto. A atividade de avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro.
Falso - Na destinação não se garante o acondicionamento ou a estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, e não se asseguram a preservação e o acesso de conjuntos arquivisticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final.
Feedback: Falso, ao contrário da afirmação, na destinação há que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental, acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua destinação final, que poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório.
Verdadeiro - A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processofotográfico.
Feedback: Verdadeiro. Logo, a microfilmagem se propõe a isto, armazenar e preservar informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico.
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Reconstituir
Digitalizar
Tramitar
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Restaurar
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Verdadeiro
Falso
Verdadeiro
Falso
Falso
Verdadeiro
Verdadeiro
Falso
Verdadeiro