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ADMINISTRAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA 1-Suprimentos Das Necessidades RECRUTAMENTO SELEÇÃO CONTRATAÇÃO INTEGRAÇÃO DO CONTRATADO REMUNERAÇÃO FORMAS DE PAGAMENTO PERIODICIDADE BENEFÍCIOS 2- Treinamento E Desenvolvimento LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES CRONOGRANA DOS TREINAMENTOS AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS 3- Controle Da Produtividade TABELA DE REFERENCIA AVALIAÇÃO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO CONTROLE ESPECIFICO DE SERVIÇOS RELAÇÃO SALDO TAREFA/HORAS 4 – Avaliação De Desempenho SISTEMA DE AVALIAÇÃO FIXAÇÃO DE PARAMETROS 5-Higiene, Medicina E Segurança Do Trabalho FIXAÇÃO DE PARAMETROS MEDIDAS PREVENTIDAS/CORRETIVAS 6-Rotatividade IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS FIXAÇÃO DE PARAMENTROS MEDIDAS PREVENTIVAS/CORRETIVAS 7- Absenteismo IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS FIXAÇÃO DE PARAMENTROS MEDIDAS PREVENTIVAS/CORRETIVAS 8- Motivação RECONHECIMENTO TEMPO DE EMPRESA DESTAQUE AO RESULTADOS RELACIONAMENTO INTERPESSOAL SUPRIMENTO DAS NECESSIDADES É o processo de alocação de pessoal, interno ou externo, através de solicitação devidamente referendada pelo Setor de recursos Humanos (RH) da empresa. RECRUTAMENTO A partir dos dados do cronograma de pessoal de produção e da Administração da produção, o Setor de Recursos Humanos executa o processo de recrutamento, compatibilizando-o com a equipe de produção. SELEÇÃO O Setor de Recursos Humanos seleciona entre os candidatos recrutados aqueles mais adequados ao cargo existente (Ex. +/- 03 candidatos) e encaminha-os aos responsáveis pela produção, de acordo com a subordinação do cargo aberto. Sendo de responsabilidade destes a orientação dos encarregados receptores para a seleção das perícias necessárias. Os aprovados são enviados ao Serviço Médico antes de efetivação da contratação. CONTRATAÇÃO O candidato aprovado apresentar-se-á ao local de serviço, munido dos documentos necessários, sendo de responsabilidade do “Apontador” o envio da documentação necessária ao Setor de Pessoal. INTEGRAÇÃO DO CONTRATADO A correta integração do novo funcionário traz benefícios para a Empresa, pois ocasiona o seu desempenho a contento. Sendo essencial a apresentação da Empresa e do seu sistema de administração (palestras de integração, programa de indução), além das informações especificas da função, ao novo contratado. REMUNERAÇÃO Quantia com que a Empresa retribui o serviço que o funcionário lhe presta. Necessitamos de um conjunto de processos como: pesquisa salarial, classificação de cargos e avaliação de desempenho para, com base na relação benefício/custo, definirmos a remuneração. A remuneração, de acordo com os seus princípios administrativos, obedece os seguintes critérios: - Salários nominais: São valores obtidos com base na convenção coletiva de trabalho e referencias de mercado. Sua atualização, em conformidade com as leis trabalhistas, é de responsabilidade do Setor de Pessoal. - Classificação em níveis: após avaliação para a função, é realizado o enquadramento das pessoas de acordo com os níveis estipulados pela Empresa, sendo obrigatório que o nível 1 seja no mínimo o piso da categoria segundo a Convenção Coletiva do Trabalho. - Sistema de Remuneração complementar, (se houver): è uma parcela que é acrescida ao salário, em função da produtividade, obedecendo ao padrão de qualidade estabelecido. Formas de Pagamento: A critério da Empresa, o pagamento de pessoal poderá ser através de: - moeda corrente; - cheque-salário - cartão magnético; - gêneros alimentícios; ou de outra forma aprovada. Periodicidade: Preferencialmente o pagamento do pessoal de produção deverá ser mensalmente, podendo ser: - mensal com adiantamento quinzenal ; ou - mensal com adiantamento semanal. Benefícios: São investimentos realizados objetivando a melhoria da produtividade, diminuição a rotatividade e absenteísmo, e motivação dos recursos humanos; observando o benefício/custo. - Fixação de parâmetros: São fixados em função da atuação dos concorrentes, necessidades locais e estudo de sua viabilidade. - Sistema de controle: Analisar periodicamente os resultados, questionando o volume de investimento mensal e o per capita. - Avaliação dos resultados: É realizada periodicamente, com base nos dados gerados pelo acompanhamento e controle, avaliando as vantagens obtidas com os benefícios prestados; evitando mantê-los por hábito ou comodismo. TREINAMENTO: É o conjunto de ações que transmitem conhecimentos, aperfeiçoam técnicas ou mudam o comportamento na execução do trabalho. -Levantamento das necessidades: Devem fornecer dados que, tabulados, permitam confirmar sua necessidade e estabelecer o treinamento a ser realizado. Após os administradores detectarem a necessidade do treinamento, os mesmos solicitam ao Setor de Recursos Humanos sua confirmação e estudo de sua viabilização. - Cronograma dos treinamentos: È efetuado conforme tabulação do levantamento das necessidades, viabilidade e aprovação da empresa. Ex. Sendo sua periodicidade mensal, com previsões semestrais. - Avaliação dos resultados: É essencial a avaliação dos Programas de Treinamento, que poderá ser realizado através da verificação dos resultados a nível de aprendizado (avaliação teórica), na pratica (acompanhamento da aplicação dos novos conhecimentos) e da confirmação de alteração do comportamento manifesto do treinamento. CONTROLE DE PRODUTIVIDADE: É o acompanhamento dos serviços, com base na tabela de índices de produtividade de referência, garantindo o cumprimento do seu custo orçado. Mensalmente deve-se apurar o desempenho da administração da mão-de-obra da Regional, com base na quantidade de horas equivalentes pagas e o percentual executado de obra (R.S.E). - Ociosidade: Normalmente são ocasionadas por deficiência de planejamento quanto ao suprimento de materiais, equipamentos ou interligação de etapas da construção. Além da ociosidade que habitualmente ocorre no inicio (7:00 e 12:00 hs) e no término (11:00 e 17:00 hs) dos expedientes. Devendo ser combatida com medidas preventivas de acordo com a realidade local. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO: È a quantificação objetiva do trabalho executado dentro de determinado período, tendo como referência a negociação prévia com o funcionário. Possibilita, também, detectar necessidades de treinamentos específicos. -Sistema de Avaliação: É Realizado pelo cadastramento do pessoal registrado, em parâmetros pré-estabelecidos, a evolução de cada um. -Fixação de Parâmetros: Para cada categoria deve-se eleger os parâmetros específicos e compatíveis com a atividade. O avaliado deverá conhecer tais parâmetros, o sistema de avaliação e o resultado de sua avaliação. HIGIENE, MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO Consiste na preservação dos Recursos Humanos em condições de produção pela manutenção de sua integridade física, visando proporcionar o máximo de produtividade. Devendo ser administrado como forma do investimento e não apenas como atendimento à legislação. - Fixação de Parâmetros : São fixados e controlados para os principais itens de maior incidência de problemas. - Medidas preventivas/corretivas: Através da divulgação do manual de procedimentos e campanha para o comprometimento dos funcionárioscom suas orientações. ROTATIVIDADE É a medida da quantidade de pessoas que são admitidas em determinado período, sendo dimensionada em percentual em relação ao efetivo médio mensal. O custo da rotatividade é representativo em relação ao desembolso com mão-de- obra. - Identificação das causas: Para combater a rotatividade é importante identificar as causas de sua ocorrência, principalmente através da entrevista de desligamento. - Fixação de Parâmetros: São fixados conforme o efetivo médio da produção com a participação e envolvimento de todos os encarregados. - Medidas preventivas/corretivas: São atendidas que atendem às necessidades e anseios dos funcionários resultando em sua fixação na Empresa. ABSENTEÍSMO É a medida da ausência de pessoas lotadas no local de trabalho, cuja representação é o percentual em relação ao quadro diário. - Identificação das causas: Para combater o absenteísmo é primordial a identificação das suas causas, identificando, inclusive, os dias de maior ocorrência. - Fixação de Parâmetros: São fixados conforme resultados compatíveis e negociados com os encarregados, possibilitando ações corretivas imediatas. - Medidas preventivas/Corretivas: Esclarecimento e sensibilização dos funcionários dos prejuízos que sua ausência lhe trará. MOTIVAÇÃO É um conjunto de fatores que determinam o comportamento do indivíduo, ou seja, que causam determinadas ações. Os resultados de toda Administração, desde o recrutamento ao combate a rotatividade e ao absenteísmo, dependem da habilidade de cada um em manter a motivação dos seus funcionários. São inúmeras as dificuldades de manutenção da motivação, nem todos os indivíduos são motivadas pelos mesmos fatores; assim podemos motivar diversas maneiras, como por exemplo através de: -Reconhecimento: Manifestar ao funcionário o reconhecimento pelo trabalho bem realizado. -Tempo de Empresa: Pode-se motivar através da valorização das pessoas em função do tempo de contratação, por exemplo com premiações. -Destaque dos resultados: Divulgação dos funcionários que obtiveram desempenhos acima da media. -Relacionamento interpessoal: Incentivar e valorizar cada funcionário.propagando o trabalho em equipe, a cordialidade e a boa comunicação. ADMINISTRAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA ITEM SUB ITEM DESCRIÇÃO Recrutamento Busca de candidatos, internos ou externos, que atendem aos requisitos essenciais do cargo vago. Seleção Escolha entre os candidatos recruta- dos fundamentada na tabulação/ava liação dos procedimentos executa- dos. Contratação Efetivação da admissão do candidato selecionado através do cumprimento das leis trabalhistas. Integração do contratado Adaptação do novo funcionário as normas e rotinas da Empresa. Remuneração Pagamento pelo serviço prestado. Formas de Pagamento Alternativas para realização de pagamento da remuneração acertada. Periodicidade Intervalo de tempo de realização de pagamentos da remuneração. 1 – Suprimento da Necessidade Benefícios Serviços ou bens que propiciam vantagens ao funcionário e a Empresa. Levantamento das necessidades Procedimentos de coleta de dados para verificação da necessidade de capacitação da mão-de-obra. Cronograma dos treinamentos Previsão das datas de realização dos programas de treinamento. 2 - Treinamento e desenvolvimento Avaliação dos resultados Aferição dos resultados obtidos com o treinamento. Tabela de referências Índices de produtividade ideais para realização de cada etapa da atividade. Avaliação do processo de execução Questionamento dos resultados de produtividade alcançados. Controle especifico de serviços Controle por serviço e por equipe dos trabalhos executados. Relação saldo tarefa/horas Verificação da relação média entre o saldo de tarefa e o valor das horas apontadas. 3-Controle da produtividade Ociosidade Perda ou diminuição da produção. Sistema de avaliação Verificação do trabalho executado dentro de determinado período. 4 - Avaliação de desempenho Fixação de parâmetros Índices de resultados por categoria para comparação. Fixação de parâmetros Determinação de uma média aceitável para comparação com os resultados da categoria. 5 – Higiene, Medicina e segurança do trabalho Medidas preventivas/corretivas Procedimentos visando evitar e minimizar resultados negativos. Identificação das causas Apontar os principais causadores da rotatividade. Fixação de parâmetros Determinação de uma medida aceitável de índices rotatividade para comparação com os resultados da categoria. 6 - Rotatividade Medidas preventivas/corretivas Procedimentos visando evitar e minimizar resultados negativos Identificação das causas Apontar os principais causadores do absenteísmo. Fixação de parâmetros Apontar os principais causadores do absenteísmo 7 – Absenteísmo Medidas preventivas/corretivas Procedimentos visando evitar e minimizar resultados negativos. Reconhecimento Manifestação de valorização do trabalho bem executado. 8 – Motivação Tempo de Empresa Premiação por período de permanência do funcionário na empresa. Destaque aos resultados Divulgação dos funcionários que obtiveram resultados acima da media. 8 – Motivação Relacionamento interpessoal Capacidade de comunicação ou convivência entre as pessoas. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Os materiais são um patrimônio importante da Empresa, devendo, portanto, ter a atenção compatível com essa conceituação. Além do seu valor financeiro, os materiais sofrem influência significativa de fatores externos, tais como transportes, fornecedores, setor de compras e condições de estocagem, fatores estes que, a qualquer desvio, concorrem para dificultar a execução da obra, o que é mais um elemento a requisitar uma atenção especial dos Administrador, de Contrato e de Produção na sua administração;Além disso exercem significativa influencia na qualidade final dos serviços, tanto no que se refere à correta especificação, passando pelo seu controle no recebimento, correto armazenamento e estocagem utilização adequada Fatores intervenientes na Administração dos materiais Assim o correto gerenciamento dos materiais propicia melhor controle do prazo, do custo e da qualidade do produto final. Na seqüência é apresentado um modelo exemplo aplicado para o modelo matricial de gerenciamento da produção, que deve ser adequado ás condições específicas de cada obra ou empresa. PLANEJAMENTO PROJETOS/ESPECIFICAÇÃO ADMINISTR.DAS ESPECIFICAÇÃO QUANTIFICAÇÃO DO MATERIAL PROGRAMAÇÃO DOS MATERIAIS ABASTECIMENTO RECEBIMENTO/ESTOCAGEM UTILIZAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE DAS ESPECIFICAÇÕES Neste passo a prioridade é a adoção de todos os requisitos necessários ao planejamento de MATERIAIS da obra, tais como PROJETOS, DETALHAMENTOS, ESPECIFICAÇÕES. Deve-se atentar para o fato da responsabilidade profissional de que o desenvolvimento e detalhamento do projeto, definindo claramente o produto final que se deseja obter, portanto a qualidade do projeto interfere grandemente na qualidade e eficiência na administração dos materiais. As informações do projeto devem ser complementadas sempre que possível pelas referências no projeto executivo aos materiais especificados, complementados por catálogos e principalmente referencias técnicas de normaspertinentes e os métodos de controle e ensaios no recebimento e na utilização. O planejamento dos serviços a serem executados deverá ser elaborado com antecedência. Inicialmente uma previsão global (toda a obra ou conjunto de obras ou ainda para toda a empresa), uma vez que determinados materiais exigem este prazo mínimo para sua aquisição, isto equivale dizer que os serviços a serem realizados podem ter, por exemplo, sua elaboração mensal com previsão para os quatro meses subseqüentes para uma melhor visualização das interferências a médio prazo. É importante frisar que o planejamento é uma tarefa contínua, portanto, apesar do horizonte de projetos e especificações e aquisição cobrir os próximos quatro meses, este planejamento deve ser atualizado mensalmente. Uma vez viabilizados todos os instrumentos, o profissional responsável estará preparado para dar o passo seguinte. QUANTIFICAÇÃO DOS MATERIAIS De posse dos instrumentos para elaboração do planejamento de materiais o Profissional ou equipe responsável deverá proceder o levantamento dos quantitativos, tarefa pela qual deve existir um único responsável, sendo recomendável a alocação do setor de Orçamento, que, apesar de realizar a tarefa braçal (contas e levantamentos) deve trabalhar sob a supervisão do coordenador de planejamento ou função equivalente. É importante frisar que para os serviços a serem fornecidos pelas Centrais de Produção (no modelo matricial de gerenciamento da produção), a responsabilidade do Coordenador de planejamento é de levantar e orçar o quantitativo do serviço, enquanto que o Coordenador da Central de produção é responsável pelo levantamento e orçamento de todos os insumos do produto final daquele Centro de Produção. A retroalimentação do Setor de Orçamento proporcionará uma continua atualização dos índices utilizados na confecção de orçamentos dos novos projetos, bem como de orçamentos dos projetos em execução. Embora somente os materiais cuja aplicação se dará dentro dos próximos quatro meses estarão especificados definitivamente na fase de orçamento, e imprescindível que pelo menos os tipos de materiais e seus respectivos locais de aplicação estejam definidos para que se possa ter um orçamento com o mínimo de desvio possível. Assim, se um piso será revestido com cerâmica, madeira ou carpete deve ser definido nesta fase, enquanto que característica como marca, dimensão, cor e espessura poderão ser definidos posteriormente. PROGRAMAÇÃO DE MATERIAIS A partir de todos os quantitativos levantados deve-se proceder a programação das necessidades de consumo de materiais, através da elaboração do cronograma da obra e das Solicitações de Materiais. É importante frisar que quando falamos em Solicitação de Materiais estamos falando do processo que pode se dar por diversos instrumentos, como Programação de Consumo e Posição de Estoque, Cronograma de Instalação de Esquadrias, Planilhas de Solicitação ... O procedimento de solicitação de materiais deve ter uma periodicidade definida (individual por obra e geral), por exemplo programação de solicitação mensal de materiais elaborado pelo Coordenador das Centrais de Produção. Deve-se atentar para a definição correta de responsabilidade na programação de materiais, ou seja, O Coordenador de Planejamento e responsável pela solicitação dos materiais a serem processados diretamente pela obra, enquanto que o Coordenador de Produção é o responsável pela programação dos insumos que gerarão o produto final dos Centros de Produção em atendimento a programação feita pela obra. A responsabilidade pela transferência de materiais entre almoxarifados é do setor de materiais, devendo, portanto, qualquer procedimento neste sentido ser solicitado a ele, que conduzirá o processo de transferência. ABASTECIMENTO O abastecimento deve ser entendido como sendo um processo, o que necessita de um controle continuo e diário. Uma vez encaminhada a solicitação de material ao setor competente, a segunda via do documento que caracteriza este ato, deve ser arquivada em uma pasta de solicitações a atender, que deverão ser transferidas para outra pasta 10 (dez) dias antes do atendimento da solicitação, segundo critérios abaixo: (exemplo) - Padrão: O pedido de material (PM) chegou ao almoxarifado 10(dez) dias antes da data programada para a chegada do material, a solicitação deverá ser baixada e transferida para a pasta de solicitação atendida. - Desvio: O pedido de material(PM) não chegou ao almoxarifado no prazo definido acima. A solicitação será transferida para a pasta de solicitações PENDENTES, que servirá de instrumento de cobrança junto ao Setor de Materiais, para as providências necessárias ao atendimento daquela programação. O controle dos PM’s segue o mesmo padrão do utilizado para as solicitações de Materiais, com a diferença de que o que baixa o PM e sempre uma Nota Fiscal e o prazo para esta baixa e a data programada na solicitação de Materiais. RECEBIMENTO O recebimento de um material é caracterizado pelo recebimento de uma Nota Fiscal que deverá coincidir em todos os seus dados com o Pedido de Material existente na obra. Caso não haja esta coincidência a responsabilidade pelo recebimento é da Área de Materiais que deverá ser requisitada. Somente quem tem o controle visual do recebimento é a obra/almoxarifado, devendo os demais setores da empresa envolvidos no processo, ser informados através da passagem, por eles, da Nota fiscal segundo o caminhamento abaixo, para suas devidas providências: - Administração do Contrato – Verificar conformidade com programado. - Setor de Materiais - Verificar conformidade com o negociado junto ao fornecedor. - Contas a Pagar – Quitar debito assumido pela Empresa. - Contabilidade – Contabilizar para atendimento das exigências. No recebimento devem ser adotados alguns procedimentos para registro e controle da N.F’s na obra, quais sejam: - Nota Fiscal de Fornecedor Externo – deve-ser registrada em Kardex segundo os quesitos ali exigidos, para os controles de estoque da obra. - Nota Fiscal de Transferência – Quando acoberta material remetido por almoxarifado Central ou outra obra, deve ter o mesmo tratamento dado a de fornecedor externo. Quando de material de Centro de produção deve ser registrada em kardex especifico para estes materiais, que não deverão ser levados em consideração no estoque da obra. - Nota Fiscal de simples Remessa – Acoberta materiais remetidos pelos Centros de Produção. O tratamento e o mesmo dado as Notas Fiscais de transferência que acobertam materiais originados nos Centros de produção (controle em separado não são considerados na posição de Estoque). ESTOCAGEM A estocagem de materiais é de responsabilidade do Administrador de contrato na obra e do Administrador de materiais no Almoxarifado Central, o que, desde que feita corretamente evitará perdas, de material por erro de estocagem e de mão de obra por necessidade de manuseio excessivo do material. Deve-se proceder o armazenamento do material logo após o seu recebimento, segundo Normas vigentes no Manual de Almoxarifado da Regional. O estoque é um patrimônio da Empresa, devendo portanto ser controlado, o que se faz fisicamente através das fichas de kardex e financeiramente através da Posição Diária de estoque. Este controle deve ser executado toda vez que há movimentação do estoque (entrada ou saída). UTILIZAÇÃO O controle dos materiais a serem consumidos na execução da obra, é uma tarefa inerente à sua administração e deve obedecer a um critério. Este controle tem a finalidade de apurar se os locais de aplicação e quantidades estão compatíveis com o orçamento. A equipe de produção devereceber um material para aplicação, contra a entrega, no almoxarifado da obra, de uma requisição (R.M.) onde estarão registradas toas as informações necessárias ao controle contábil da obra (SCG). O Administrador de Contrato deve ter sempre a preocupação com a quantidade já consumida do material, se ao final do serviço este consumo estará dentro do previsto em orçamento ou não, a fim de que, nos casos em que o consumo diferir do previsto, a obra ou o centro de produção tomará as providências necessárias.
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