5 motivos reais para fugir do Excel e migrar para um ERP - artigo

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5 motivos reais para fugir do Excel 
e migrar para um ERP
Porque o uso de planilhas pode limitar ou até prejudicar decisões importantes 
no dia a dia de uma pequena empresa.
(disponível em http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/5-motivos-
reais-para-fugir-do-excel-e-migrar-para-um-erp/97476/)
Todo usuário de Excel que alguma vez já foi convidado para fazer um trial em algum ERP ou 
aplicativo de gestão empresarial sabe que abandonar o uso do famoso software de planilhas da 
Microsoft não é tarefa fácil.
A possibilidade de agruparmos informações em uma planilha montando um banco de dados, ou 
como costumo brincar: um “bando de dados”, para logo em seguida extrairmos relatórios no 
formato e layout que nós bem entendermos é realmente tentador e a maioria dos ERPs 
existentes no mercado não nos oferece tanta flexibilidade.
Outro motivo que os viciados em Excel também costumam elencar como ponto a favor do uso 
de planilhas é a facilidade de uso e a agilidade em realizar lançamentos, já que na maioria dos 
casos o usuário imputa minimamente as informações do seu controle financeiro, como valor, 
nome da despesas e data de vencimento ou pagamento. Em contrapartida, ERPs costumam 
solicitar um número mínimo de informações para salvar um registro que na maioria das vezes é 
maior do que os usuários de Excel costumam registrar em suas planilhas financeiras.
Mas nem tudo é flores na vida de quem tem o desafio de tomar as rédeas do departamento 
financeiro de sua empresa e quer usar o Excel para isto. O software de planilhas é ideal para 
quem esta começando do zero mas tem um “teto” muito baixo para a pequena empresa que 
quer crescer, e é por isto que resolvi listar aqui 5 motivos que farão você repensar o uso de 
planilhas para controlar as rotinas financeiras do seu negócio:
1 - Saber o que controlar 
Na maioria das vezes o empresário ou o responsável pelo controle financeiro de uma pequena 
empresa não é um expert em finanças corporativas e não raramente cria uma planilha muito 
básica, ou conceitualmente errada que pouco serve para ajuda-lo a tomar decisões importantes. 
 
Um bom sistema de gestão empresarial geralmente oferece dashboards com todas as métricas, 
indicadores e gráficos necessários para que o usuário saiba exatamente como anda a saúde 
financeira e operacional da sua empresa.
2 – Segurança das informações: 
É muito difícil encontrar alguém que já não teve um arquivo de Excel corrompido e perdeu 
meses de dados, ou pior ainda, perdeu um notebook, cd ou pendrive com planilhas recheadas 
de informações financeiras da empresa. Mas você talvez esteja pensando: “Mas é só colocar 
senha na planilha que esta resolvido”...... para esta afirmação sugiro que busque no Google por 
“como quebrar a senha de uma planilha” e verá que existem centenas de links de páginas que 
ensinam a qualquer um acessar uma “planilha protegida” em poucos minutos.
 Um bom ERP online hospeda o seu banco de dados em um data-center de ponta, protegido 
por um contrato que garante acesso 24 x 7, antivírus, backup, espelhamento, criptografia entre 
outras inúmeras features de segurança.
3 – Uso unipessoal: 
Qualquer empresa por menor que seja tem rotinas, departamentos e pessoas que precisam 
trabalhar de forma integrada. Só quem já tentou amarrar várias planilhas a vários 
departamentos e várias pessoas sabe que a chance de erros de digitação, dados sobrepostos 
ou corrompidos são enormes. Este tipo de falha leva a informações comprometidas e 
consequentemente decisões erradas, o que nos leva ao próximo tópico;
4 - Alto custo de se usar planilhas:
Você pode nunca ter calculado, mas com certeza o custo de você usar planilhas de Excel para 
controlar as finanças da sua empresa são maiores do que a assinatura de um ERP online;
Apenas o custo direto de uma licença por usuário ou o custo do risco da pirataria desta mesma 
licença já é na maioria das vezes muito maior do que a assinatura de um ERP online como 
serviço. Se incluirmos os custos indiretos de mão de obra para alimentar a mesma informação 
em várias planilhas e o retrabalho teremos desperdícios ainda maiores de dinheiro.
 5 – Caos operacional
 Como já citei no tópico 2, amarrar todas as rotinas e departamentos com planilhas e manter a 
eficiência é praticamente impossível, e por causa disto a maioria das pequenas empresas 
simplesmente abandonam a ideia de trabalhar de forma integrada.
Quem já usou serviços de alguma pequena empresa de serviços provavelmente já sofreu com 
um, ou alguns destes problemas:
Demora no atendimento, informações desencontradas sobre o orçamento, ligações onde você 
precisa contar a mesma história para pessoas diferentes, cobranças indevidas, descumprimento 
de prazos entre outras dores de cabeça. Muitas vezes tais problemas pouco têm a ver com a 
competência do pequeno empresário, e sim ao caos operacional que a falta de integração das 
informações gera quando o volume de pedidos de venda começa a aumentar.
Minha conclusão é que planilhas de Excel podem ser úteis para analisar dados pontuais ou até 
mesmo para um controle superficial de contas a pagar e receber em uma pequena empresa, 
mas indubitavelmente não foi criado para ser o que muitos usuários tentam transforma-lo; um 
ERP do tipo “Excel resource planning”.
Sucesso a todos,
Danilo Gimenes
CEO DNA Financeiro
	5 motivos reais para fugir do Excel e migrar para um ERP
	Porque o uso de planilhas pode limitar ou até prejudicar decisões importantes no dia a dia de uma pequena empresa.
	(disponível em http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/5-motivos-reais-para-fugir-do-excel-e-migrar-para-um-erp/97476/)