5S - 6 Seiri

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ESTUDANDO: PROGRAMA 5S
Senso 1S (Seiri ­ Utilização)
O conceito chave é eliminar tudo o que for desnecessário.
Normalmente as pessoas  tem a  tendência de acumular papéis e outros  itens,  na expectativa de um dia  virem a
utilizá­los, mas muitas vezes isto não se torna realidade.
Como resultado disso, surgem armários, prateleiras e até salas cheias de objetos que só ocupam espaço. Estes
objetos só se acumulam no fundo dos armários e gavetas ou nas últimas prateleiras.
Este é o momento de analisar o que realmente deve ser guardado e o que pode ser descartado.
Comece pelas coisas simples:
•  sua  mesa,  por  exemplo:  verifique  se  ela  não  tem  papéis,  canetas,  lápis,  entre  outras  coisas  que  só  estejam
incomodando. Não  haja  com  a  preconização  de  que  tudo  o  que  está  guardado  é  importante,  pois,  por  quantas
vezes em nossas casas mesmo, quando paramos para fazer os descarte de coisas desnecessárias nos deparamos
com uma quantidade não esperada. Mantenha somente aquilo que for necessário para o seu trabalho diário.
• evite ficar fazendo várias cópias de tudo. Muitos ainda tem a ideia de que precisam imprimir todos os e­mails que
enviam ou recebem. Bem, o objetivo do e­mail é justamente agilizar o processo e retirar um pouco a necessidade
de papéis.
• cuidado com os recadinhos. Com certeza os papeizinhos com adesivos (post­it) foram uma grande invenção para
que as pessoas deixem lembretes e recados, mas cuidado para não abusar. Evite a tentação de colá­los por todo
lado e quando deixá­los como lembrete ou recado nas coisas, retire­os tão logo eles tenham cumprido sua função.
Não deixe que bilhetes antigos permaneçam colados no seu micro ou mesa, pois eles só lhe confundirão, além de
deixar uma aspecto de desorganização no seu ambiente de trabalho. Procure organizar mais suas informações em
uma agenda ou caderno. Seja racional na utilização de papéis para anotações. Procure não utilizar uma folha de
papel para cada recadinho que você tem que anotar.
• só distribua papéis com informações para aquelas pessoas que realmente precisam delas para o seu trabalho.
• procure fazer com que todos tenham um arquivo comum, a fim de evitar vários arquivos individuais em papel. Isto
fará com que todos saibam exatamente onde estão os documentos quando precisarem e evitará que alguém diga
que o documento  x  só  fica  com o  senhor Y,  atrasando o  trabalho. Além disso evitará que mais de uma pessoa
arquive o mesmo tipo de documento.
• elimine estantes, armários, mesas e gaveteiros que só estejam ocupando espaço. Não se deixe dominar pela ideia
de quanto mais espaço para guardar suas coisas, melhor. Deixe só o que for realmente necessário, pois é natural
ocuparmos o espaço que temos, mesmo que ele seja muito grande.
• jogue fora as canetas velhas que você não utiliza mais e que não funcionam.
• faça a transferência de informações, tais como telefones de agendas antigas para uma única agenda e descarte
as velhas.
• tenha apenas uma lixeira para cada pessoa ou uma lixeira comum.
• evite ter mais de um calendário sobre a mesa.
Para organizar bem você deve analisar o que é necessário poupar e o que é possível descartar. O importante nesta
etapa é ter bom senso para eliminar o que você não precisa mais,  tomando cuidado, ao mesmo tempo para não
jogar  fora coisas que você ainda precisará. Para  fazer  isso bem, analise a  frequência com que você usa ou  tem
usado os itens em questão.
Procure não guardar itens provisoriamente, se você não tiver certeza que vai utilizá­los, pois normalmente
isto acaba sendo por tempo indeterminado.
Para itens que precisam de reparos, tais como ferramentas, telhados com falta de reparo, encanamentos gerando
vazamentos etc.
Resumindo; faça um diagnóstico de onde está a sujeira, quais são suas causas, trace um plano de ação
para realização da limpeza e eliminação das causas e, por fim, o implemente.
 
Se você  tiver uma  loja, um supermercado, uma mercearia, enfim um comércio, outras perguntas que podem ser
feitas estão relacionadas ao custo­benefício que você tem com os produtos que estão sendo colocados à venda. É
necessário  analisar  criticamente  cada produto e a  linha de produtos,  verificando  seu nível  de  saída e preços de
venda.
• Verifique tudo o que você tem em estoque: analise cada item ou série de itens e verifique se existem casos em
que  você  pode  traçar  alguma  ação  para  vendê­los  mais  rápido.  Por  vezes,  o  custo  de  manutenção  de  um
determinado item em estoque é mais caro do que procurar vendê­lo a um menor custo. Quando não existe uma boa
organização, você tende a perder tempo, recursos e em consequência, dinheiro.
 
Para cada produto ou linha de produtos, pergunte­se:
• Este produto está realmente me trazendo lucro?
• Compensa mantê­lo à disposição?
• Será que ele está no local adequado?
• Ele está despertando a atenção dos clientes?
• Será que não é o momento de revitalizar a linha de produtos com as quais estou trabalhando?
• Será que substituindo o produto X pelo produto Y terei mais lucro?
 
Para cada tipo de empresa e atividade podem ser estabelecidos critérios diferenciados para a organização
dos itens de acordo com sua utilização.
De acordo com Takashi Osada,  você pode estabelecer o método de estocagem das coisas, de acordo com seu
Grau de Necessidade (Frequência de uso).
• Para itens que você não utiliza a mais de 1 ano, verifique se você realmente precisa guardá­los.
• Para itens que você utiliza de uma maneira esporádica (apenas uma vez nos últimos 6­12 meses ­ estocá­los em
local  afastado),  eles  podem  estar  guardados,  mas  não  precisam  necessariamente  estar  guardados  em  lugares
nobres de fácil acesso.
• Para coisas que foram utilizadas apenas 1 vez nos últimos 2­6 meses, ou coisas utilizadas mais de 1 vez por mês,
estocá­las num local central. Não podem estar distantes, mas também não precisam estar do seu lado.
• Para itens com utilização constante (semanal ou diária), coloque­os num lugar de fácil acesso, próximos ao local
de trabalho.
Um  outro  ponto  importante  da  organização  e  descarte  consiste  em  você  mobilizar  as  demais  pessoas  que
trabalham contigo, conscientizando­as de que elas também devem aprender a fazer este trabalho, pois não adianta
apenas um na empresa fazer o trabalho, enquanto os outros continuam fazendo errado.
Para que a organização  funcione,  lembre­se que é necessário que  todos dentro da empresa estejam envolvidos,
principalmente  a  gerência  da  empresa,  pois  o  exemplo  deve  vir  da  hierarquia.  Caso  contrário,  os  demais
colaboradores poderão se acomodar, ao perceber que as regras não são válidas para todos.