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Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 1 MMAANNUUAALL DDEE AAUUDDIITTOORRIIAA IINNTTEERRNNAA©© CCoonncceeiittooss ee pprrááttiiccaass ppaarraa iimmpplleemmeennttaarr aa AAuuddiittoorriiaa IInntteerrnnaa Autor: Ibraim Lisboa Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 2 MANUAL DE AUDITORIA INTERNA - CONCEITOS E PRÁTICAS PARA IMPLEMENTAR A AUDITORIA INTERNA© Autor: Ibraim Lisboa Distribuição: Portal de Auditoria (www.portaldeauditoria.com.br) e Maph Editora (www.maph.com.br) todos os direitos reservados. Atenção: esta obra é atualizável. Recomendamos baixá-la periodicamente em seu computador, utilizando os mesmos dados de acesso ao site, no endereço www.maph.com.br/download.php SUMÁRIO: (clique no título para acessar o tema desejado) Módulo I – Auditoria Interna 1. Origem da auditoria 2. Conceito e Importância da Auditoria Interna 3. Funções Básicas da Auditoria 4. Modalidades de Auditoria Interna 5. Diferenças Básicas entre Auditoria Interna e Auditoria Externa 6. Estrutura Interna e Funcional de um Departamento de Auditoria 7. Política e Desenvolvimento de Pessoal 8. Treinamento 9. Qualidades do Auditor Interno 10. Código de Ética do Auditor Interno 11. Relacionamento entre Auditor e Auditado 11.1 – Capacidade Técnica e Relações Humanas 11.2 – Barreiras na Comunicação 11.2.1 - O Medo do Auditado 11.2.2 – Atitude de Superioridade por parte do Auditor Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 3 11.2.3 – Atitude de julgamento das Atividades e Informações dadas pelo Auditado 11.2.4 – Ar Dominador e de Certeza por parte do Auditor 11.2.5 – Ineficácia nas Habilidades de Comunicação Verbal e Não Verbal por parte do Auditor 11.3 - O Que Ajuda a Comunicação entre o Auditor e o Auditado 11.3.1 – Sinceridade, Honestidade e Abertura 11.3.2 – Cortesia e Amabilidade 11.3.3 – Contribuição para a Área Auditada 11.3.4 – Habilidades de Comunicação Verbal 11.3.4.1 – Acusar o recebimento 11.3.4.2 - Refletir 11.3.4.3 – Parafrasear 11.3.4.4 – Perguntar 11.3.4.5 – Elogiar 11.3.5 – Habilidades de Comunicação Não Verbal 11.3.5.1 – Atenção 11.3.5.2 - Expressões Faciais 11.3.5.3 – Inflexão de Voz 11.4 – Estilos de Gerência e o Auditor 11.4.1 – O Estilo Autocrático 11.4.2 – O Estilo Paternalista 11.4.3 – O Estilo Apoiador 11.4.4 – O Estilo Cooperativo 12. Exercício da Auditoria Interna no plano Internacional 12.1 – Introdução 12.2 – Ética Profissional 12.3 – Atributos Profissionais Propósito, Autoridade e Responsabilidade Independência e Objetividade Proficiência e Zelo Profissional Devido Programa de Garantia de Qualidade e Melhoria 12.4 – Desempenho Profissional Gerenciamento da Atividade de Auditoria Interna Natureza do trabalho Planejamento dos Trabalhos de Auditoria Execução do Trabalho de Auditoria Comunicação de Resultados Monitoração do Progresso Resolução da Aceitação de Riscos pela Administração 12.5 - Questões 12.6 - Glossário Módulo II – Controle Interno 1. Introdução 2. Auditoria Interna no Processo de Controle Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 4 3. Conceitos Básicos de Controle Interno 4. Controles Internos em Algumas Áreas Operacionais 4.1 - Compras e Recebimentos de Materiais 4.2 - Vendas e Expedição de Mercadorias 4.3 - Contas a pagar 4.4 - Contas a Receber 4.5 - Pagamentos 4.6 - Recebimento 5. Questões Módulo III – Técnicas e Procedimentos de Auditoria 1. Comprovação 2. Testes e Amostragens 3. Exemplos de Aplicação de Técnicas e Procedimentos de Auditoria 4. Questões Módulo IV – Programas de Auditoria 1. Introdução 2. Conceito 3. Objetivos do Programa 4. O Que o Programa de Auditoria Proporciona 5. Fatores que Afetam o Programa 6. Elaboração do Programa 7. Planejamento do Programa 8. Estrutura do Programa 9. Utilização do Programa 10. Tipos de Programa 11. Vantagens do Programa 12. Desvantagens do Programa Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 5 13. Considerações Gerais 14. Questões Módulo V – Papéis de Trabalho 1. Conceito 2. Objetivos dos papéis de Trabalho 3. O Que Deve Conter os Papéis de Trabalho 4. Divisão e Arquivo dos Papéis de Trabalho 5. Referenciação dos Papéis de Trabalho 6. Utilização de Símbolos 7. Questões Módulo VI – Planejamento de Auditoria e Fatores de Risco 1. Introdução 2. Relevância ou Materialidade 3. Natureza das Operações 4. Controle Interno 5. Tempo Decorrido da Última Auditoria 6. Alterações de Procedimentos 7. Mudanças de Supervisão 8. Novos Setores 9. Interesse da Administração 10. Tabela de Classes de Riscos 11. Conclusão 12. Controles Internos Segundo o Coso 1 - Introdução 2 - O Que é o COSO? 3 - O Trabalho do COSO 3.1- Definição 3.2- Processo de Controles Internos Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 6 3.2.1 - Ambiente de Controle 3.2.2 - Avaliação e Gerenciamento dos Riscos 3.2.3 - Atividades de Controle 3.2.4 - Informação e Comunicação 3.2.5 - Monitoramento 4 - Proposta de Roteiro 4.1 - Objetivo 4.2 - Riscos 4.3 - Atividades de Controle 4.4 - Informação, Comunicação e Monitoramento 4.5 - O Papel de Trabalho Módulo VII – Relatórios de Auditoria 1. Conceito 2. Importância 3. Tipos de Relatórios e Características Básicas 4. Pontos de Relatório – Estrutura 5. Conteúdo do Relatório 6. Preparação do Relatório – Etapas 7. Estilo da Redação 8. Técnicas para Redação 9. Redação de Relatórios - Problemas Básicos e Exemplos Práticos 10. Questões APRESENTAÇÃO O mundo dos negócios é dinâmico, as mudanças se processam em todos os setores sociais e econômicos. A globalização da economia e o surgimento de mercados comuns fazem com que a Auditoria Interna deixe de ter uma função com conotação Policialesca e Repressiva para ter uma função de assessoramento à Alta Administração e Gestores para o cumprimento da missão empresarial e, para isso a Auditoria Interna precisa estar preparada e com suporte adequado para que possa cumprir sua missão com eficácia e eficiência. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 7 Empregada como ferramenta de Controle e Gestão de Riscos Empresariais, a Auditoria Interna estará contribuindo com seu trabalho de forma eficaz na condução dos negócios pelos Gestores. Neste cenário, a Auditoria Interna desempenha um papel de importância fundamental para as empresas quando identifica Riscos e Falhas de Controles em seus trabalhos. Os resultados do trabalho da Auditoria Interna, além de constituírem em algo precioso para a tranquilização dos Gestores do alto comando, fornecem recomendações corretivas e preventivas à exposição da organização face aos riscos empresariais que podem ser de natureza: sistêmica, operacional, financeira, de tecnologia da informação, de recursos humanos, mercadológica e de fatores externos que podem impactar os resultados e estratégias globais da empresa. Assim, adicionalmente, o trabalho eficaz da Auditoria Interna libera os Gestores para a condução e o gerenciamento dos negócios, permitindo-lhes exercer com segurança o processo decisório sobre as importantes transações empresariais. A presente obra aborda de forma ampla eobjetiva os conceitos, práticas, técnicas fundamentais, metodologias e princípios que regem as atividades da Auditoria Interna. Dirigida a auditores, contabilistas, controllers, empresários, consultores e demais profissionais interessados em obter conhecimentos das atividades da Auditoria Interna, bem como empresas em fase de implementação ou criação desta área. Sobre o Autor IBRAIM LISBOA é Administrador de Empresas, Auditor, Contabilista, Perito, Pós- Graduado em Direito Empresarial e em Administração e Finanças, Mestre em Marketing, Consultor em Gestão Empresarial com mais de 25 anos de experiência em Auditoria, Perícias, Prevenção de Riscos Empresariais e Investigação de Fraudes Corporativas. Ministra Cursos e Palestras nas áreas de Segurança Patrimonial e Corporativa, Auditoria, Prevenção de Fraudes Corporativas e Riscos Empresariais, Redução de Riscos e Custos com Passivo Trabalhista, Desenvolvimento e Gestão de Atividades Terceirizadas, dentre outros. Forte atuação em Treinamentos Empresariais realizados em todo o Brasil. MÓDULO I - AUDITORIA INTERNA 1 – ORIGEM Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 8 A auditoria interna começou a vigorar em 1941, em New York, após a fundação do Institute of Internal Auditors; mas, para chegar a este ponto, passou por fases bem mais modestas. A título de exemplo, citamos o caso da Worshiphul Pewters Co. como sendo uma da mais remota das referências da prática de “Auditoria”. Esta empresa, em 1854, portanto há 87 anos antes do surgimento do Institute, nomeou 04 (quatro) de seus membros para examinar suas contas e o desempenho na extração, transporte e venda de minério; logo, a atividade da auditoria interna estava sendo praticada pelos membros nomeados: Exame de contas → Auditoria Contábil Análise do Desempenho da Extração, Transporte e Venda → Auditoria Operacional de minério. Afora casos esporádicos como o da Worshiphul Pewters Co., o nível original onde começou a atividade hoje em dia conhecida como Auditoria Interna se deu como parte da própria evolução do Sistema Capitalista. Desde o começo do século passado, as grandes organizações mundiais utilizavam os serviços de firmas de Auditoria Pública, Independente; para assegurar aos seus acionistas (e investidores) que seus balanços, resultantes de suas atividades industriais e comerciais, representavam fielmente a escrituração contábil, dentro de sistemas universalmente reconhecidos como válidos. Com o desenvolvimento dos mercados internacionais, as administrações das grandes organizações começaram a compreender, gradativamente, que as revisões anuais, realizadas pela auditoria externa, eram e, ainda, são necessárias para assegurar aos investidores e acionistas a correção dos balanços, e, consequentemente, o aumento da confiança destes. Entretanto, não era possível que a Auditoria Externa acompanhasse minuciosamente as operações, sem que isso incorresse em elevados custos financeiros. Por outro lado, foi sentida também a necessidade de dar maior ênfase às normas e procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador ou em alguns casos o proprietário não poderia supervisionar pessoalmente todas as atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. Para atender estas necessidades, era necessário manter dentro das próprias organizações um grupo de empregados “de confiança” para exercer as funções de Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 9 “Auditores”, que, por pertencerem à própria organização, foram denominados de “internos”. Inicialmente os “auditores internos” os quais eram chamados de check-clerks (auxiliares de verificação), tinham a responsabilidade de, quase que exclusiva a conferência e verificação da documentação e consequentemente contabilização relativa às transações realizadas. Posteriormente, nas grandes empresas de transporte ferroviário, foi também criado um corpo de fiscais denominados Travelling Auditors (Auditores Viajantes), aos quais competia visitar continuamente as estações, ao longo da rede ferroviária, para assegurar que todo o produto da venda de passagens e de fretes de carga estava sendo adequadamente arrecadado e contabilizado. A mesma denominação (Auditores Viajantes) passou a ser usada por outro corpo de “fiscais contábeis”, empregados de grandes companhias, que visitavam as suas filiais no país e no exterior, com o objetivo de verificar se as operações realizadas pelas mesmas estavam de acordo com as normas e procedimentos estabelecidas pela sede. Todavia, com o desenvolvimento da Indústria e do Comércio verificou-se que os auditores internos tinham na realidade funções mais amplas, além da conferência de valores e documentos, transformando-se, de meros “conferentes e revisores”, em “olhos e ouvidos” da Administração, com força atuante. Assim, de um corpo de funcionários de linha, quase sempre, ligados à contadoria, suas atribuições, paulatinamente, passaram a ter um enfoque de controle administrativo, com o objetivo de medir e avaliar a eficácia e a efetiva aplicação dos outros controles internos. O seu campo de ação funcional, por outro lado, foi estendido para abranger todas as áreas da empresa, e, para garantir a independência de suas atividades, esses profissionais passaram a desempenhar funções de assessoria com subordinação direta à alta administração. Voltar 2 – CONCEITO E A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA 2.1 – Finalidade da Auditoria Interna A Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 10 2.2 – Objetivo e Alcance da Auditoria Interna O objetivo geral da Auditoria Interna é avaliar e prestar ajuda a alta Administração e desenvolver adequadamente suas atribuições, proporcionando-lhes análises, recomendações e comentários objetivos, acerca das atividades examinadas. O auditor interno deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das atividades da empresa na qual possa ser de utilidade à Administração. Para conseguir o cumprimento deste objetivo geral de serviços à administração, há necessidades de desempenhar atividades tais como: Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros e operacionais. Determinar a extensão do cumprimento das normas, dos planos e procedimentos vigentes. Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da empresa e da sua proteção contra todo tipo de perda. Determinar o grau de confiança, das informações e dados contábeis e de outra natureza, preparados dentro da empresa. Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o cumprimento das respectivas responsabilidades. Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização. 2.3 – Autoridade e Responsabilidade A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa. O Auditor Interno deve ter liberdade para revisar eavaliar as normas, os planos, procedimentos e registros; mas seu trabalho de modo algum isenta os demais membros da Organização das responsabilidades que lhes foram designadas. 2.4 – Independência Independência é condição essencial para se obter resultados positivos nos trabalhos desenvolvidos pela Auditoria Interna. Esta independência tem 02 (dois) aspectos principais: 2.4.1 - A categoria de Auditor Interno dentro da Organização e o apoio que lhe delega a administração são fatores determinantes do valor e da amplitude dos serviços que a mesma obterá da função de Auditoria Interna. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 11 Por conseguinte, o Gerente da área de Auditoria Interna deverá atuar sob as ordens de um administrador de grau suficiente dentro da empresa que lhe assegure um amplo campo de ação e atenção adequada aos resultados de suas investigações e recomendações, e a efetivação das medidas sugeridas pelo Auditor. 2.4.2 - Já que a mais completa objetividade é essencial à função de Auditoria, os Auditores Internos não devem planejar nem implantar procedimentos, escriturar registros, ou ter participação em atividades que, normalmente, devem revisar e avaliar. 3 – FUNÇÕES BÁSICAS DA AUDITORIA Após termos a visão conceitual da natureza, do objetivo, responsabilidade/ autoridade e independência da auditoria interna, podemos dizer que a “função” de Auditoria é um controle gerencial no âmbito de uma organização, que serve de elo contributivo e de proteção para os níveis que determinam as políticas e os (níveis) que as operacionalizam dentro da empresa. Hoje podemos dizer com absoluta segurança que a atuação da Auditoria Interna é irrestrita e pode estender-se à totalidade da empresa. As funções básicas da Moderna Auditoria Interna poderiam ser assim sintetizadas: AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS: – Compreendendo todas as diretrizes, normas, metas, orçamentos e objetivos da empresa. AVALIAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO: – Compreendendo a própria estrutura, grau de delegações, controle interno e respectivamente para a consecução das metas, orçamentos e objetivos. AVALIAÇÃO DE REGISTROS E INFORMAÇÕES: – Que os demonstrativos contábeis, financeiros e relatórios administrativos e de gestão. Sejam adequados e constantemente apresentados aos responsáveis e/ou interessados. TESTES DE AUDITORIA: - Aplicados em níveis e quantidades suficientes que assegurem a exatidão, adequação, desempenho, eficiência e completabilidade tanto das diretrizes e planos, como das operações e transações. ASSESSORAMENTO: - Para simplificar procedimentos e, portanto otimizar os custos. Melhoria da execução e aumento da eficiência das áreas; Correção de problemas organizacionais, funcionais ou operacionais; Otimização de aplicação da legislação fiscal e seus custos; Melhor qualidade e velocidade para a tomada de decisões gerenciais; Assegurar a exatidão, completabilidade, pontualidade e justeza dos demonstrativos contábeis, financeiros, fiscais, estatísticos e operacionais da empresa. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 12 4 – MODALIDADES DE AUDITORIA INTERNA A Auditoria Interna, visando adequar a essas novas necessidades desenvolveu Modalidades de Auditorias, que sucintamente podemos assim catalogar: 4.1 – Auditoria Contábil e Financeira Visa assegurar a autenticidade das demonstrações financeiras da empresa, através da avaliação dos procedimentos e controles contábeis e respectiva aderência aos princípios contábeis geralmente aceitos. 4. 2 – Auditoria Operacional Visa melhorar a eficiência dos sistemas operacionais, bem como minimizar custos, através da avaliação quanto aderência aos objetivos traçados pela Direção da empresa e verificação dos controles e procedimentos aplicados. 4.3 – Auditoria Fiscal Visa assegurar se os controles internos são eficientes para assegurar um bom relacionamento entre fisco e o contribuinte, buscando a maior otimização na aplicação da legislação fiscal, evitando-se possíveis contingências com passivos tributários, trabalhistas e previdenciários. 4.4 – Auditoria Gestional Trata-se da aplicação de procedimentos de auditoria onde o fator sistêmico assume uma importância secundária, ficando concentrada nos resultados obtidos em cada sistema. Nesta linha de atuação, a ação da auditoria gestional tem como enfoque preponderante as análises sobre fatores como custo/ benefício, riscos e processo decisório dos administradores. 4.5 – Auditoria em Sistemas e Processamento Eletrônico de Dados. Convencionada como auditoria “através de computador”, sua sistemática vem sendo orientada para avaliar a amplitude do controle interno contido no Sistema de PED, aquilatar o grau de segurança quanto à completabilidade confidencialidade, qualidade e eficiência dos dados processados e, ainda, a avaliação prévia de sistemas em fase de implantação ou implantados. 4.6 – Auditoria Trabalhista Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 13 Tem por objetivo prevenir irregularidades e possibilidades de desvios, erros e fraudes na área trabalhista, evitando punições do fisco e os problemas gerados por ações propostas tanto na Justiça do Trabalho quanto na Cível. 4.7 – Outras Auditorias São todos os outros tipos de auditorias, que atendem particularidades das empresas, como por exemplo, Auditoria Técnica, onde existem grandes obras; Auditoria de Qualidade Industrial, onde haja necessidade de avaliar o conjunto geral das atividades da qualidade a fim de preservar o Sistema de Qualidade, impedindo a sua degradação. Como podemos notar, a auditoria interna, “dita moderna”, evolui consideravelmente daquelas suas atividades básicas (finanças e administração), fundindo-as e explorando outras atividades paralelas, com um evidente processo profissional. Essa crescente profissionalização da carreira de auditor interno, a par da grande necessidade de se manter controles internos adequados e de assegurar independência de julgamento fez com que a moderna auditoria interna se tornasse um órgão de apoio e assessoria, não só da alta administração, bem como das Diretorias Executivas e Gerências. 5 – DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE A AUDITORIA INTERNA E A AUDITORIA EXTERNA De forma global, o trabalho executado pela Auditoria Interna é idêntico aquele executado pela Auditoria externa. Ambas realizam seus trabalhos utilizando-se das mesmas técnicas de auditoria; ambas têm sua atenção voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para as deficiências encontradas, ambas modificam a extensão de seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas contábeis e de controles internos existentes. Entretanto, os trabalhos executados pelos Auditores Internos e Externos têm suas diferenças básicas caracterizadas por: Auditoria Interna Auditoria Externa . A auditoria é realizada por um funcionário da empresa . A auditoria é realizada através de contratação de um profissional independente Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 14 . O objetivo principal é atender as necessidades da administração . O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras . A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas,sem estar restrito aos assuntos financeiros . A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras . O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa . O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado . O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraude . O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras . O auditor deve ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém subordinado às necessidades e desejos da alta administração . O auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental . A revisão das atividades da empresa é contínua . O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual. 6 – ESTRUTURA INTERNA E FUNCIONAL DE UM DEPARTAMENTO DE AUDITORIA 6.1 – Posicionamento Hierárquico Em relação à organização do departamento, um ponto de maior relevância é a autonomia e independência com que conta o departamento de Auditoria Interna da Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 15 empresa. Nesse sentido, o nível ao qual o departamento se reporta pode desde logo indicar o grau de independência e autonomia dos auditores internos. Para que esta autonomia e independência possam ser consideradas adequadas, torna-se necessário que a auditoria interna se reporte ao conselho da Direção ou a Diretoria Máxima da empresa, de modo a poder realmente escapar das ingerências e pressões, bem como manter a liberdade de agir sobre todas as áreas da organização, sem restrições. Por outro lado, uma subordinação a grau menor pode criar situações, impossibilitando a execução de seus trabalhos de forma independente. Seria útil, entretanto, lembrar que o mero posicionamento hierárquico, diretamente sob a direção maior da empresa, não é em si, apenas, uma adequada resposta à existência de independência e autonomia através do suporte da direção. A extensão em que esse suporte de fato existe somente pode ser apurada da discussão franca com a direção de modo a verificar em que grau a direção considera sua auditoria interna realmente autorizada a examinar vertical e horizontalmente a ações empresariais. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 16 PRESIDÊNCIA DIRETORIA TÉCNICA DIRETORIA FINANCEIRA DIRETORIA ADMINISTRATIVA AUDITORIA INTERNA GERÊNCIA GERÊNCIA DIRETORIA MARKETING GERÊNCIA GERÊNCIA A Auditoria Interna, colocada dessa forma, em nível recomendável para efeito do bom controle Interno, ficaria situada da seguinte forma em uma estrutura organizacional: 6.2 – Importância de um Manual de Procedimentos para a Área de Auditoria Assim como há claras diretrizes quanto à extensão de autoridade e delegação dos vários setores da empresa, o mesmo deve ser feito em relação à auditoria interna, do modo que todos os níveis e todas as funções da empresa também fiquem formalmente conhecedores dessa extensão e autoridade profissional, assim como ficarão sabendo o ponto de vista da direção em termos de grau do suporte à auditoria interna. Essas diretrizes, contudo, não abordam a metodologia do trabalho do auditor, entretanto esclarece adequadamente os limites de sua responsabilidade, em termos das áreas abrangidas. Ao assim proceder, fica imediatamente claro se, de fato, todas as áreas da empresa estão ou não incluídas no campo de ação da auditoria interna. Isso significa que ninguém na empresa teria o poder de vetar a ação da auditoria interna em qualquer setor da empresa, nem, por outro lado obstruir sua ação por desconhecimento de sua abrangência. Não se pode esquecer ao final que o auditor interno é totalmente independente em relação à organização em que trabalha. Essa maior independência é, portanto vital para que seu trabalho possa ser realizado com sucesso. Expomos a seguir uma proposta básica para o Manual de Procedimentos da Auditoria Interna, subdividido em 08 (oito) partes: Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 17 1ª. Parte I- Estrutura Interna e Funcional 1 – Organograma 2 – Definição de Funções 3 – Identificação II- Política de Pessoal 1 – Qualidade do Auditor Interno 2 – Recrutamento e Seleção 3 – Treinamento 4 – Avaliação e Desempenho 5 – Promoção 6 – Remuneração 7 – Viagens III- Campos de Atuação 1 - Área Administrativa 2 - Área Financeira 3 - Área Industrial 4 - Área Comercial 5 – Área de Tecnologia da Informação IV- Trabalhos de Auditoria 1 – Planejamento do Trabalho 2 – Pasta Permanente 3 – Programas de Auditoria 4 – Revisão dos Programas de Auditoria 5 – Papéis de Trabalho 5.1 – Identificação e Referenciação 5.2 – Símbolos 5.3 – Conclusão 5.4 – Revisão 6 – Confidencialidade dos Trabalhos 7 – Planilha de Horas 8 – Relatório de Auditoria 9 – Arquivo Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 18 V- Acompanhamento dos Relatórios de Auditoria VI- Cooperação e Relacionamento Técnico com Outros Auditores VII- Controle de Qualidade dos Trabalhos de Auditoria 2ª. Parte I- Avaliação de Desempenho 1 – Modelo 2 – Instruções 3ª. Parte I- Programação dos Trabalhos 4ª. Parte I- Orçamento Anual do Departamento 5ª. Parte I- Pasta Permanente 1 – Dados Históricos 2 – Elementos Contábeis e de Controle Interno 3 – Procedimentos Contábeis e de Controle Interno 4 – Planos a Longo Prazo 6ª. Parte I- Programas de Auditoria 7ª. Parte I- Planilha de Horas 1 – Modelo 2 – Instruções 8ª. Parte I- Acompanhamento dos relatórios de Auditoria 1 – Fluxograma de Distribuição e Follow-up Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 19 6.3 – Descrição das Atribuições da Auditoria Interna Em várias ocasiões, temos a oportunidade de ler descrições de atribuições de auditores internos em pesquisas assinadas por entidades renomadas nesse ramo, utilizadas por muitas empresas como subsídio à sua política pessoal. A simples leitura dessas atribuições leva ao entendimento de que a atuação dos auditores internos tem o enfoque ainda hoje, de policiamento de fraudes, fiscalização de cumprimento de normas, conferência de despesas e verificação de documentos comprobatórios. Ainda mais: em boa parte das descrições, o trabalho do auditor interno parece restrito ao campo contábil. A moderna postura da auditoria interna, qual seja a de ação a nível de assessoria gerencial à alta administração das empresas, com atuação sistêmica nos incontáveis ramos do fluxo de informações não é encontrado nas descrições que temos visto. O objetivo final dos modernos auditores internos, que é a formação de opinião a respeito de critérios, procedimentos, métodos de quantificação, tempo gasto nas operações, etc.; não é destacado. A procura de pontos de simplificação, de racionalização de custos de segurança nasinformações para fins decisórios, sequer são mencionados. A busca de irregularidades, a constatação de divergências e a identificação e apuração de fraudes e desvios aparecem, geralmente identificadas como objetivos primeiros dos auditores internos. Além destas distorções conceituais e de postura, a situação fica mais difícil quando procuramos descrições das atribuições por níveis de auditores internos. As atribuições de auditores internos juniores, plenos, seniores, supervisores ou gerentes apresentam-se quase sempre incompletas. Sem a pretensão de fixar lei, parece-nos oportunos apresentar a nossa versão das atribuições dos níveis mais comuns de auditores internos: 6.3.1 – Auditor Junior Executa passos mais simples do programa de trabalho; Coleta e anota dados nos Papéis de Trabalho, conforme orientação e atribuição dos Auditores Pleno e Sênior; Procede ao levantamento de procedimentos simples e elabora Papel de Trabalho descritivo ou fluxografado; Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 20 Elabora sumário de volumes destinados à quantificação de amostras a serem selecionadas nos testes do trabalho; Executa testes simples com base em programa de ação desenvolvendo pelos auditores pleno e sênior, realizando verificações em documentos, saldos de contas, bens e valores em operações que estão sendo auditadas, etc.; Obtém, e posteriormente devolve às áreas auditadas, documentos necessários à realização dos testes de auditoria; 6.3.2 – Auditor Pleno Recebe supervisão do Auditor sênior em suas atividades, seja de levantamento de procedimentos, definição ou execução de testes de validação e transacionais; Acompanha atuação do auditor Júnior, visando sincronia de atividade; Auxilia auditor sênior na definição de programa de ação, a partir do que está estabelecido no programa Anual de Auditoria Interna; Elabora levantamento de procedimentos e confecciona Papel de Trabalho correspondente, na forma descritiva ou fluxografada; Executa testes de validação e de transação de acordo com programa de ação estabelecido; Emite pareceres intermediários a respeito de enfoques examinados; Estabeleça a adoção de plano de amostragem, aplicada ao sumário de volume; Observa o cumprimento de normas, procedimentos internos e determinações legais nos enfoques examinados; Formula recomendações a nível de Papel de Trabalho, com relação a pontos de racionalização, simplificação, fortalecimento do controle interno, segurança das informações, irregularidades ou divergências observadas nos enfoques examinados; Auxilia auditor sênior na avaliação de desempenho do auditor júnior; 6.3.3 – Auditor Sênior Recebe supervisão do gerente em suas atividades; Programa e controla a execução dos trabalhos de campo; Orienta, coordena as atividades, avalia o desempenho, identifica necessidades de treinamento e treina auditores júnior e pleno; Executa trabalhos especiais, de acordo com parâmetros estabelecidos pela gerência; Elabora o programa de ação para cada trabalho; Faz abertura dos trabalhos a nível de gerência dos órgãos auditado, apresentando os objetivos e enfoques previstos; Acompanha a situação da equipe de auditores e analisa o atendimento dos passos do programa de ação, atentando para o apuro técnico dos procedimentos de auditoria e revisando os papéis de trabalho; Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 21 Identifica e define a extensão de exames ou a redução do escopo inicialmente definido; Acompanha a evolução de tempo aplicado em cada atividade pela equipe de auditores; Classifica os aspectos levantados quanto à relevância e a forma pelo qual deverão ser relatados; Elabora pareceres finais para cada enfoque examinado, com base nos pareceres intermediários feitos pelo auditor pleno; Elabora conclusão final do trabalho executado; Faz encerramento dos trabalhos de auditoria a nível de gerência de órgãos auditado, apresentando os enfoques e as constatações feitas, além das eventuais recomendações já definidas; Elabora a minuta do relatório de auditoria, formulando sugestões e recomendações de adequação dos aspectos detectados; Estuda e sugere novas técnicas a serem empregadas nos trabalhos de auditoria; Atenta à observação e mantém atualizado o Manual de Auditoria; Verifica a adequação dos gastos/ despesas efetuadas em viagens ou serviços externos dos auditores internos; Recebe, avalia e, se for o caso, encaminha à gerência reivindicações dos auditores internos. 6.3.4 – Gerência de Auditoria Gerencia a atividade de auditoria interna na empresa; Analisa política e diretrizes estabelecidas pela alta administração da empresa quanto à atuação, objetivos e anseios com relação à Auditoria Interna; Determina políticas administrativas e técnicas do órgão de Auditoria Interna, fixando padrões e normas; Elabora Programa Anual de Auditoria Interna, estabelecendo tempo previsto a cada trabalho, cronograma de atendimento e enfoques básicos previstos; Acompanha as atividades dos auditores de campo e atua diretamente, quando necessário; Faz abertura de trabalhos a nível de Diretoria, apresentando os objetivos e enfoques previstos; Analisa os trabalhos executados, quando dados como encerrados pelo auditor sênior; Revisa e, se for o caso, procede a alterações na minuta do relatório; Faz encerramento dos trabalhos a nível de Diretoria, apresentando a minuta do memorando de auditoria, detalhando os enfoques realizados, as constatações feitas e as recomendações oferecidas; Esclarece diretores e gerentes aspectos a respeito de trabalhos realizados e recomendações oferecidas; Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 22 Aprova e estabelece alterações de método de trabalho e normas de comportamento de auditores; Pesquisa, e se for o caso, implanta novas técnicas a serem empregadas nos trabalhos de auditoria; Determina e acompanha a atualização do Manual de Auditoria; Elabora e acompanha o orçamento de pessoal, de despesas e de investimentos da Auditoria Interna; Admite, propõe aumentos e reajustes salariais e demite auditores internos; Aprova despesas, compras e realizações de cursos de treinamento dos auditores internos; Avalia desempenho profissional dos auditores, em todos os níveis; Avalia e, se for o caso, aprova ou, quando fora de sua competência gerencial, encaminha aos níveis competentes reivindicações dos auditores internos. 7 – POLÍTICA E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL 7.1 – Critérios para Recrutamento e Seleção de Auditores 7.1.1 – Importância do Recrutamento A admissão de um novo auditor na equipe é tarefa para ser conduzido com extremo cuidado, por parte do Gerente de Auditoria Interna. Deve-se sempre ter em mente, que a organização julga o Departamento de Auditoria Interna, a partir de cada membro, de cada Auditor de campo com que está tendo contato, e por isso, é preciso que todos os membros do Departamento gozem de prestígio e admiração entre os auditados. Há também que considerar-se o impacto que o novo membro causará na equipe já existente: se o nível do recém admitido for bom, ele será visto pelos colegas, como fator de revitalização e ajuda, mas se o recém admitido revelar-se inoperante e despreparado, ele será um peso para os demais membros da equipe. Tal é a importância da escolha de um novo Auditor, que não hesitamos em afirmar que é melhor manter o Departamento de Auditoria com falta de pessoal, do que adicionarum novo membro que seja inadequado. Por outro lado, não deve o gerente descuidar-se quanto ao tamanho do Departamento, já que, sem contar com adequada quantidade de auditores, não será possível produzir trabalhos em tempo oportuno e em escala que atenda às necessidades da organização. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 23 Nunca será demais repetir, que o verdadeiro desafio para a Auditoria Interna, é tornar-se confiável à Diretoria, ganhar o seu apoio, converter-se em órgão de efetiva utilidade para a alta Administração da Empresa, e, é claro que essa confiança só será conseguida, se a Auditoria Interna se mostrar à altura dos desafios. Parte do desafio consiste em estar no lugar certo, e isto muitas vezes é uma questão de contar com adequada dimensão quantitativa de seu quadro. 7.1.2 – Contratar pessoal de fora ou promover os que já fazem da equipe? A execução de serviços da Auditoria Interna vem ao longo do tempo, evoluindo em complexidade e dificuldade, em função da própria expansão física dos negócios das empresas, e especialmente em função da introdução de novos e complexos subsistemas operacionais e de controle dentro das mesmas. O crescimento das empresas gera intensa especialização de seus empregados e de seus equipamentos, segmentalizando fluxos operacionais e diluindo responsabilidade, tudo isto se refere ao seu afã de obter uma “visão de conjunto”, como para o ordenamento de exames detalhados. Tão grande é a rapidez com que as coisas evoluem, tão denso é o teor das mudanças, que a própria Auditoria Interna acaba por abrigar (e estimular) um processo de especialização, empregando Auditores especializados em Sistemas Computadorizados, e Auditores especializados em Legislação Tributária, por exemplo. Sendo essa a seqüência dos fatos, e não superadas as dificuldades de treinamento interno, verifica-se que na maior parte das vezes, não resta outra escolha ao Gerente de Auditoria, senão contratar elementos de fora, que já estão “prontos”, atualizados e competentes nas novas técnicas e matérias especializadas. Se por um lado, a contratação de elementos de fora, nestas circunstâncias, não deve representar nenhum desmérito para os membros da equipe já existente, por outro lado, este processo não pode ser infinito e eterno. Há que se pensar efetivamente em melhorar os níveis dos atuais membros da equipe, através de intenso treinamento em campo, e treinamento por meio de cursos externos, para que, num prazo médio, o preenchimento da vaga possa ser feito através de um processo de promoção interna, limitando-se a contratação de elementos de fora aos casos da ampliação do quadro. 7.1.3 - Onde buscar o profissional desejado Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 24 Os Departamentos de Auditoria, geralmente congregam seus profissionais em 3 níveis: supervisor, sênior e júnior, de acordo com o grau de experiência e conhecimento técnico de cada um. Assim, se o Departamento está recrutando Auditores Juniores, cremos que a busca deve ser iniciada dentro da própria empresa, porque assim procedendo, as seguintes vantagens se apresentarão: O caráter, a capacidade e habilidades operacionais do funcionário, já são conhecidos. O funcionário já tem cultura e conhecimento sobre a empresa, em si. O Departamento de Auditoria passa a ser visto como chance de progresso e encarreiramento para os demais colaboradores da organização O afluxo desses colaboradores para dentro do Departamento de Auditoria aumenta o nível de integração com os demais colaboradores da organização. Por outro lado, há casos em que é possível ou mesmo aconselhável admitir colaboradores da organização. Deve-se, por exemplo, tomar muito cuidado para evitar situações em que a transferência de um colaborador para o Departamento de Auditoria venha a causar embaraços e dificuldades à chefia do órgão onde o colaborador estava lotado. Há também situações em que a necessidade de momento impede a busca de um Auditor já experiente, ou especializado, que prescinda de treinamento. Neste caso, será forçoso recorrer à contratação no mercado, e aí então os esforços poderão ser dirigidos para identificar profissionais que estejam trabalhando em: Empresas de Auditoria Externa Outros Departamentos de Auditoria É desnecessário dizer que qualquer que seja a fonte escolhida, o processo deve ser conduzido dentro de elevados padrões éticos, evitando-se situações incompatíveis com a dignidade da função. No que se refere às Empresas de Auditorias Externas, estas têm sido, tradicionalmente, as maiores fornecedoras de profissionais para Auditoria Interna, em vista da similitude de funções e da qualidade dos profissionais que forma. De fato, o Auditor Externo, a par do conhecimento técnico que acumula, servirá bem ao Departamento de Auditoria Interna por que: Conhece as técnicas para desenvolver um trabalho eficazmente; Conhece muitas empresas e muitos ramos de negócios; Está acostumado a pressões de tempo e prazos. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 25 Um cuidado, no entanto deve ser tomado: ao contratar um Auditor Externo, procure aquele que esteja à busca de novos desafios, pois a Auditoria Interna, eficiente, moderna, é voltada para aspectos operacionais, certamente é muito diferente daquilo que alguns Auditores Externos pensarão encontrar. Finalmente, duas fontes poderão ser pesquisadas no processo de seleção acima descrito: O AUDIBRA – Instituto de Auditores Internos do Brasil mantém bolsa de empregos organizada, que pode ser consultada. Universidades e escolas técnicas (As escolas geralmente permitem que as firmas afixem ofertas de emprego nos quadros de aviso) 7.1.4 – Como selecionar: natureza dos testes e entrevistas a serem aplicadas aos candidatos a) Seleção Muitos gerentes de Auditoria realizam as suas contratações, baseados exclusivamente numa entrevista pessoal com o candidato, evitando a aplicação de testes mais elaborados, por julgá-los inúteis. Assim, estes Gerentes, confiando amplamente na sua capacidade de avaliação subjetiva, conduzem todo o processo de seleção e comparação dos vários candidatos, numa base empírica e sem maiores anotações ou cuidados. Não é raro que estes Gerentes sejam bem sucedidos nestas maneiras de agir, mas sabemos que o sucesso, no caso, é fruto maior mais de longa experiência do gerente do que da virtude do método em si. Não obstante este posicionamento de “Avaliação Subjetiva” ser largamente difundido cremos que seja oportuna a discussão de um método, de como conduzir o processo de seleção de Auditores. b) Avaliação de Perfil O método que julgamos aplicável consiste em avaliar tanto o perfil psicológico do candidato, quanto seus conhecimentos técnicos, mediante a aplicação de testes e entrevistas, abaixo comentados. O Departamento de Recursos Humanos da Empresa pode prestar valiosa ajuda, pelo que se recomenda discutir com o mesmo, em detalhes, o perfil do profissional desejado. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 26 As condições básicas em que o candidato deve ser avaliado são: Inteligência; Habilidades para tratar com pessoas de todos os níveis; Competência Técnica (que é função da educação e experiência prática) b. 1) No que se refere ao nível de inteligência do candidato, os testes psicotécnicos aplicáveis devem ser orientados para avaliar qualidades básicas do Auditor como: capacidadede julgamento e atenção, rapidez de raciocínio abstrato e lógico, habilidade para lidar com séries numéricas, capacidade de memorização, alto volume de produção, e finalmente, habilidade de expressão verbal e escrita. b. 2) No que se refere à habilidade para tratar com pessoas, os testes psicotécnicos deverão avaliar o nível de ajustamento da personalidade e do temperamento do candidato, para apontar aquele que seja firme, sem ser agressivo, cordato sem ser submisso, agradável sem ser bajulador, enfim, aquele que revele potencial para ser bem sucedido no trato com pessoas. Sinais de impulsividade, emotividade e agressividade exagerada, serão também detectadas pelos testes psicotécnicos. b. 3) quanto a competência técnica do candidato, avaliá-la é uma tarefa mais do Gerente de Auditoria Interna do que do departamento de Recursos Humanos. Sem embargo, o Gerente de auditoria poderá preparar e fornecer ao Departamento de Recursos Humanos, um teste sobre aspectos técnicos a que deseja submeter o candidato, incluindo questões sobre Contabilidade, Teoria de Auditoria, Técnicas de Auditoria, Matemática financeira, Estatística, Processamento de dados, Legislação Tributária, Teoria da Administração e outras matérias, conforme pretenda seja o perfil do profissional desejado. É claro que o nível e o teor das questões assim como a ponderação da importância atribuída a cada matéria poderão variar, de um Departamento ao seu próprio entendimento, quanto ao tipo de conhecimento que o Auditor deve ter. Como guia e informação, julgamos interessante lembrar o resultado de uma importante pesquisa levada a efeito nos EUA, com o objetivo de identificar as áreas do conhecimento, nos quais o Auditor Interno deveria estar familiarizado, e com que grau. Os resultados da pesquisa, realizada pelo “The Institute of International Auditors” em escala internacional inclusive através de questionários e consultas a inúmeras entidades, passou a constituir o chamado “Corpo de Conhecimentos do Auditor Interno” (Common Body of Knowledge for International Auditors), que se tornou a base para o exame da “C.I.A.” – Certified Internal Auditor. A pesquisa revelou as seguintes áreas gerais como “Corpo de Conhecimento do Auditor Interno” Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 27 Contabilidade e Finanças Auditoria Ciências do Comportamento Comunicações Sistema Eletrônicos de Processamento de Dados Economia Aspectos Legais dos Negócios O Processo Administrativo e as Atividades Gerenciais Métodos Quantitativos Sistemas e Métodos c) Entrevistas Em seguimento aos testes, o Gerente de Auditoria, submeterá o candidato à entrevista pessoal. Cremos que, de fato, as entrevistas podem revelar aspectos muito importantes da pessoa do candidato, desde que, é claro, saibamos dirigir bem as perguntas e extrapolar convenientemente as respostas. Assim, é recomendável a elaboração previa de uma lista de perguntas a serem feitas, em torno, por exemplo, dos seguintes assuntos: Que tipo de trabalho você realizou? Qual foi o enfoque? Que tipo de relatório você escreveu? Como você mantém a sua educação escolar? O que você acha da Auditoria Interna? Que tipo de trabalho você mais gosta? O que você faz nas horas de lazer? Quais foram as suas conquistas profissionais? Porque você quer mudar de emprego? O que desagrada no emprego atual? Todas estas perguntas servirão para o entrevistador, mentalizar uma idéia do tipo de pessoa que é o candidato; mas é necessário que os resultados sejam anotados, como meio de forçar uma adequada avaliação do candidato, e também para serem comparados com os de outros candidatos. d) Características Específicas do Auditor Não podemos deixar de ter em mente, que no momento da admissão, o que na realidade fazemos é tentar visualizar o potencial do candidato, e nestes termos, por algumas qualidades são de fato importantes para o Auditor. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 28 No entanto, é certo que o encarregado em avaliar o candidato, deverá se preocupar em observar se estão presentes no candidato, qualidades que serão particularmente exigidas do futuro Auditor. Brink, Cashin e Witt, ao comentarem as qualificações pessoais do Auditor Interno, no capítulo 7 da importante obra “Modern Internal Auditing-na Operational Aproach”, enumeram as seguintes características do Auditor Interno: 1) Curiosidade 2) Atitude Crítica 3) Atenção (no sentido de considerar todas as possíveis fontes de informação e todas as inter-relações) 4) Persistência 5) Energia 6) Auto Confiança 7) Coragem 8) Habilidade para julgar corretamente 9) Integridade (qualidades que fazem os outros confiarem nas informações e conclusões do Auditor) Os mesmos autores, procurando verificar quais características que mais contribuem para o Auditor Interno obter respeito e cooperação, sugerem as seguintes: 1) Honestidade e Integridade 2) Dedicação aos interesses da companhia 3) Humildade razoável 4) Porte profissional 5) Empatia 6) Conduta consistente à imagem e) Conclusão O conjunto dos resultados dos testes e entrevistas revelara ao Gerente de Auditoria, o melhor entre o candidato, que deve ser admitido. Isto feito, o Gerente ainda tem três tarefas muito importantes a realizar: promover a integração do novo membro no Departamento, estudar com dedicação a maneira de explorar seu potencial, exigindo a sua efetiva contribuição aos trabalhos, e por fim, planejar a carreira deste. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 29 8 – TREINAMENTO O treinamento é essencial em qualquer atividade. Para os Auditores Internos ele se reveste de uma necessidade primordial, em razão de sua própria formação escolar ineficiente e dada a infinita gama de conhecimento que ele é obrigado a acumular ao longo de sua carreira. Basicamente, os fatores determinantes do treinamento para o auditor interno são decorrentes de: Ampliação dos horizontes da Auditoria, abrangendo progressivamente a totalidade das operações da empresa; Complexidade das atividades empresariais gerando especialidades; Plano de formação de auditores; Sistema de ensino oficial inadequado e incompatível. Um plano de treinamento para auditores poderia ser concretizado de três formas, a saber: a) Treinamento Formal É o tipo de treinamento efetuado a nível de Cursos e Seminários. Esses poderiam ser realizados a nível interno ou nível externo. a.1) Em nível interno deveriam ser levado em consideração os seguintes aspectos: Participação ativa da equipe de auditoria, criando-se uma mentalidade direcionada a um auto-desenvolvimento. Pesquisa junto às demais áreas da empresa, no sentido de obter treinamento específico em áreas de interesse (Custos, Relações Humanas, Legislação Trabalhista, etc.) a.2) Em nível externo deveriam ser levados em consideração os seguintes aspectos: Estrutura interna da Auditoria e da Empresa não comporta auto-desenvolvimento. A necessidade de especialização. Sua execução deverá sempre ter como continuidade repasses a níveis internos. b) Treinamento Contínuo É o tipo de treinamento inserido no cotidiano dos trabalhos de forma que através destes, aproveite-se ao máximo a possibilidade de experiências e esclarecimentos de: A dosagem do treinamento deverá ser oferecida em uma ordem lógica de importância e de experiência do titular treinado;Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 30 O tempo a ser dedicado ao treinamento deverá fazer parte integrante da Programação da Auditoria. Como etapas de treinamento contínuo, temos: Programação de trabalho O auditor que está iniciando deve ser programado em trabalhos onde estará permanentemente acompanhado de auditor mais experiente. Pontos de Treinamento A revisão dos trabalhos deve ser evidenciada em folhas de ponto, a fim de facilitar a detecção das necessidades de treinamento e permitir a execução de "follow-up”. Reuniões de Auditores As reuniões de auditores permitem o intercâmbio profissional facilitando a obtenção de consenso para fixação dos padrões de atuação. Estas reuniões podem ser efetuadas de varias formas, a saber: REUNIÕES EM NÍVEL DE EQUIPE, visando solucionar problemas dos trabalhos em andamento. REUNIÕES EM NÍVEL DE EXPERIÊNCIA, onde os auditores de uma mesma categoria funcional assumam posições específicas, possibilitando decisões através de consenso. REUNIÕES ENTRE EQUIPES DE AUDITORIA, a fim de esclarecer pontos inter- relacionados com os trabalhos em andamento. REUNIÕES SOBRE AUDITORIAS REALIZADAS, preparadas pelos auditores que executaram o trabalho com o objetivo de treinar os demais elementos do grupo de auditoria. c) Treinamento Mínimo Numa abordagem geral dos seguintes assuntos, deveriam ser do conhecimento do auditor: Auditoria em todas as suas especificações, operacional, contábil, etc.; Contabilidade; Economia e Finanças; Administração de Empresas; Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 31 Matemática e Estatística; Marketing; Processamento de Dados; Legislação Comercial e Fiscal; Lei das Sociedades Anônimas; Lei do Mercado de capitais; IR, IPI, ICM e outros Impostos; Legislação antitruste, em controle de preços e atividades objeto de regulamentação especial; Legislação Bancária; Legislação em incentivos fiscais, créditos e outras de amparo e estimulo à atividade econômica; Legislação Trabalhista, Previdência Social, Fundo de Garantia, PIS, etc.; Legislação sobre operações de câmbio, importação e exportação, royalties, assistência técnica, etc. 9 – QUALIDADES DO AUDITOR INTERNO O Auditor Interno deve ser exato na apuração dos detalhes para seu serviço. Não deve aceitar informações vagas ou incompletas, ou que não possam ser comprovadas. Além do preparo técnico e básico, mencionado anteriormente, deve manter-se “em dia” com a legislação correspondente, ou pelo menos saber onde e com quem poderá obter os detalhes necessários para o seu serviço. É indispensável um “senso de proporção”, ou seja, achar-se habilitado a julgar se o custo da revisão exige mais ou menos detalhes em proporção ao seu próprio salário. Não compensa contar alfinetes, por exemplo. No decorrer dos anos, no exercício de sua profissão, um bom Auditor Interno deve ser suficientemente curioso para saber tudo sobre entidade na qual colabora, sobre os sistemas de controle interno e seu funcionamento, e até conhecer mais sobre a empresa do que os próprios administradores. Deve ser persistente em acompanhar, junto às áreas revisadas, a solução ou liquidação de anomalias constatadas. Esse follow up deve ser uma constante, respeitando- se o tempo suficiente para as correções devidas. Um Auditor Interno recebe, quando entrosado na empresa, informações (nem sempre corretas) sobre falhas ou deslizes. Deve então saber separar as que dizem respeito ao seu trabalho das provenientes de intrigas sem maior importância. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 32 Prevalecerá o senso de proporção ou julgamento pessoal, sempre evitando tomar partido em quaisquer situações. Na sua atuação, deve manter um espírito de independência, não se deixando influenciar pelas áreas sob sua revisão, mas apurando fatos comprováveis e verídicas. Voltar ao sumário 10 – CÓDIGO DE ÉTICA DO AUDITOR INTERNO No desempenho de suas funções, o Auditor Interno deverá sempre se comportar dentro de um código de ética dos mais rígidos, pois somente assim conseguirá os resultados que dele espera (e exige) a administração da empresa à qual presta sua colaboração. Abaixo, fornecemos um quadro sinótico com as 06 (seis) exigências de ética de um Auditor Interno e respectivos motivos. Exigência Diz respeito a: Motivo 1º Subordinação hierárquica dentro da empresa Achando-se, como de praxe, responsável pelo seu serviço, debaixo dos escalões mais altos da administração (e só a ela prestando contas do seu trabalho), deve respeitar também a ordem hierárquica dos setores que esteja revisando, dirigindo-se sempre, em primeiro lugar, aos chefes respectivos, que então o encaminharão aos atuais executantes dos serviços. 2º Modo de trabalho O Auditor pede e não exige a colaboração do setor sob revisão, e com modos que o tornem simpático ao pessoal envolvido. As eventuais “exigências”, necessárias, devem sempre ser formuladas respeitando-se o trabalho alheio (fechamento de livros, relatórios mensais à Matriz, etc.), embora nem sempre isto seja possível. 3º Envolvimento em Política Interna Em todas as organizações existem, infelizmente, grupinhos e grupos que visam ao seu próprio engrandecimento ou influência. Um bom Auditor pode ouvir e sentir tais grupos, não participando nunca de tal política, direta ou indiretamente, assegurando assim sua função independente. 4º Discrição Tendo acesso (em geral) a documentos e informações sigilosas, manterá sempre sigilo absoluto, não se servindo de detalhes desta natureza para engrandecimento pessoal ou de grupos. Tratando-se de assuntos que possam afetar a empresa, quando muito poderá ser discutido com seu superior, porém sempre de forma discreta. 5º Observância e Pertencendo ao grupo (ou escalão) administrativo, Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 33 cumprimento dos regulamentos cabe ao Auditor Interno, talvez mais do que a qualquer outro empregado, a estrita observância de regras existente na empresa. 6º Comportamento Pessoal Um Auditor eficiente é afável (mas não subserviente), saberá formular suas perguntas e fazer suas pesquisas, com modos, e sem exigências descabidas. Deve manter bons contatos humanos, sem coleguismo exagerado, e saber “vender” a idéia básica que tem também uma tarefa a cumprir. 11 – RELACIONAMENTO ENTRE AUDITOR E AUDITADO 11.1 – Capacidade Técnica e Relações Humanas Existem duas dimensões básicas na execução do trabalho. Uma delas é a preocupação com a produção, a outra é a preocupação com as pessoas. A parte do trabalho relativa à produção depende do know-how técnico a respeito de matérias como: contabilidade, matemática, auditoria, administração e outras. O Auditor deve ser tecnicamente competente. Porém quase tudo que fazemos exige que trabalhemos com outras pessoas. O Auditor Interno lida muito com pessoas e precisa delas para executar um bom trabalho. Um Auditor bem sucedido tecnicamente deve também ser competente para lidar com pessoas nos mais variados níveis, desde Diretores até simples funcionários. Não existe conflito entre essas duas preocupações. Pelo menos não deveria existir. Mas algumas pessoas erroneamente acreditam que não é possível atingir um bom resultado técnico sem pressionar alguém para obter resultados. Essas pessoastendem a pensar: Executarei o meu trabalho mesmo que eu tenha que intimidar outras pessoas para fazê- lo, ou: Não permitirei que as exigências de apresentar certa produção interfiram no meu relacionamento com as quais tenho que trabalhar, ou: Manterei um acordo com as pessoas com as quais tenho que trabalhar: recuarei onde for necessário para evitar ofendê-las. Na verdade, nós devemos encontrar uma maneira de executar o trabalho dentro dos prazos determinados apresentando um produto tecnicamente correto e principalmente manter um bom relacionamento com as pessoas das áreas auditadas. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 34 Caso contrário teremos o trabalho frustrado por informações incorretas, irreais e sem fundamento. Alguns auditores podem obter esta cooperação dos auditados através da força da própria personalidade ou através de uma postura de empatia que faz com que as pessoas sintam vontade em prestar informações. Mas, todos os auditores devem ter bem claro em suas mentes a arte e ciência da comunicação, bem como a máxima “o que abre ou o que fecha os canais de comunicação”. A verdade é que tudo o que fazemos o nosso comportamento, a nossa maneira de vestir, a nossa aparência pessoal e nossos hábitos, sempre, comunicam alguma coisa. Uma escolha infeliz de palavras, de se arrumar ou de se expressar, que seja conflitiva com as expectativas do auditado pode ser interpretado por ele de uma maneira completamente diferente daquilo que esperávamos, criando um obstáculo desnecessário à execução do trabalho. – Barreiras na Comunicação Todo auditor naturalmente já sentiu na própria pele o desgaste causado por aquele esforço em contornar situações embaraçosas encontradas durante o trabalho: o documento pedido há duas semanas não é encontrado, o gerente que não tem tempo para atendê-lo, informações incompletas, etc... Mas qual será o motivo causador dessas situações? Quem será o responsável por essas situações: o auditor ou o auditado? A lista de motivos que podem atrapalhar o relacionamento entre o auditor e o auditado é enorme: 11.2.1 - O Medo do Auditado O auditor é frequentemente temido pelo auditado. Ele representa na mente de muitos administradores e seu pessoal, um crítico, uma ameaça a sua segurança. É um desconhecido que pode afetar negativamente seu status individual, o bem estar e seu serviço. Quando se encontra a primeira vez com o auditor, a idéia inicial do auditado é de impressionar o auditor, evitando um ataque antecipado. O comportamento do auditado é ficar na defensiva até que o auditor, deliberadamente, mas com discernimento, rompa a barreira dessa defensiva. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 35 11.2.2 – Atitude de Superioridade por parte do Auditor Isso pode levar o auditado a pensar que o auditor não precisa de ajuda de uma pessoa franca, que o auditor veio para competir e não colaborar com a área auditada. Nesse caso, o auditado bloqueia ou esquece a finalidade da auditoria e concentra seu pensamento na competição com o auditor ao invés de lhe fornecer a informação necessária ao seu trabalho. 11.2.3 – Atitude de julgamento das Atividades e Informações dadas pelo Auditado Ao buscar informações, o auditor não deve fazer julgamentos com conotações pessoais, posto que não está na função de juiz. Ele é um colega de trabalho em buscar fatos e informações. As atitudes de julgamento pessoal são facilmente detectadas pelo auditado e coloca- o em defensiva. Perguntas como “Porque você fez isso?” colocam o auditado em posição difícil e defensiva. 11.2.4 – Ar Dominador e de Certeza por parte do Auditor O auditor que carrega um ar dominador e de certeza encontrará uma defesa rígida no auditado. Isso porque ele sente que o auditor está contando (geralmente alguma experiência que ele tenha vivenciado em outra área) e não perguntando alguma coisa do auditado. 11.2.5 – Ineficácia nas Habilidades de Comunicação Verbal e Não Verbal por parte do Auditor Ser mau ouvinte, fazer uso ineficaz de perguntas e demonstrar sarcasmo em suas perguntas ao auditado, colocam uma barreira difícil no relacionamento entre auditor e auditado. O uso de mensagens que trazem o adjetivo “imbecil” à mensagem. Por exemplo: “Eu entendo.........(imbecil)” “É claro............(imbecil)” “O que você está dizendo não faz sentido....(imbecil)” Essas mensagens com “imbecil” implícito são geralmente sutis e não intencionais. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 36 Mesmo assim, elas passam para os outros uma idéia de rebaixamento da outra pessoa. 11.3 - O Que Ajuda a Comunicação entre o Auditor e o Auditado Durante todo o relacionamento com o auditado, o auditor deve ter em mente as atitudes e as palavras que bloqueiam a comunicação e aquelas que facilitam a comunicação. Embora haja diferenças óbvias entre o papel do auditor e do auditado, a criação de um clima favorável fará com que essas diferenças se tornem irrelevantes. Há passos que podem ser tomados e há qualidades que podem ser desenvolvidas que certamente ajudarão a abrir a comunicação e mantê-la aberta. Vamos a elas: 11.3.1 – Sinceridade, Honestidade e Abertura Exceto nos casos de suspeita de fraudes e nos trabalhos de conferência física de valores, que devem ser realizados em caráter de surpresa, não há razão para não haver sinceridade completa com o auditado. Deixe o auditado saber o que espera. Servirá para suavizar o ambiente já carregado pela mera menção da palavra “auditoria”. Assim ao longo da auditoria o auditado terá a oportunidade de conferir os passos dados e ira perceber que o seu receio não tinha fundamento. O auditado sentir-se-á seguro em relação ao auditor e isso o fará sentir que o auditor não o atingirá pelas costas. Uma atitude do auditor que diz claramente: “Eu sei que você tem serviço importante”; “Eu sei que existem certas frustrações no seu serviço”; “Eu sei das dificuldades que você deve sobrepujar”. Conte-me sobre elas. Eu as entenderei. Talvez juntos nós possamos encontrar algumas respostas. Não tenha receio. Eu quero apenas saber como as coisas são feitas, pois assim eu posso ajudá-lo. Se eu notar alguma coisa que precisa verificação, nós a discutiremos abertamente e juntos.”. Essa sinceridade de propósito do auditor pode ser evidenciada no decorrer da auditoria. Ao responsável pela área auditada é lembrado que o trabalho que está sendo iniciado faz parte de um processo normal da auditoria. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 37 11.3.2 – Cortesia e Amabilidade Essas atitudes podem ser inatas, mas podem ser desenvolvidas se o auditor disser a si mesmo: “Eu não sou um policial”; “Eu não sou um investigador”; “Eu não sou um perito”. “Sou um convidado nesta casa”; “Devo ser cortês”; “Devo tratar as pessoas com respeito e devo conduzir meus trabalhos como um esforço comunitário para o bem da área auditada e da empresa”. Quando o auditor estiver convencido de sua atitude, ele verá como tudo ficará mais claro, até mesmo sua comunicação com as pessoas. 11.3.3 – Contribuição para a Área Auditada Deixe o auditado perceber a sua contribuição para a área auditada, visando solucionar problemas. Isso gera no auditado um sentimento de auto-estima. Nesse clima, o auditado sente que o auditor deseja contribuir e ajudar na busca dos objetivos da empresa. 11.3.4 – Habilidades deComunicação Verbal A comunicação exige eficácia no envio e na recepção de mensagens. Abordaremos 05 (cinco) habilidades de comunicação verbal: acusar o recebimento, refletir, parafrasear, perguntar e elogiar. Todas elas são importantes para o envio de mensagens. Três delas, acusar recebimento, refletir e parafrasear são provas de que estamos ouvindo e recebendo as mensagens. 11.3.4.1 – Acusar o recebimento Acusando o recebimento da mensagem você transmite à outra pessoa que está ouvindo o que ela está dizendo que está entendendo a mensagem. Dessa maneira você também estimula a outra continuar falando. Dizer “eu estou ouvindo”, “Eu entendo”, “ok”, já está ajudando o diálogo. Mas é ainda melhor dizer frases com: “Eu concordo com você”, “Esta é uma boa idéia”, “Eu discordo de você”, “Por mim tudo bem”, pois estas denotam que além de ouvir você está avaliando o que está sendo dito. Esta forma transmite à outra pessoa que você respeita a opinião dela. Estimular as pessoas a falar ajudar a obter as informações necessárias. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 38 11.3.4.2 - Refletir Refletir é uma maneira de demonstrar que você entende os sentimentos da outra pessoa. A troca de outra comunicação frequentemente envolve sentimentos e emoções. Sempre que uma pessoa tem uma opinião firme-afirmativa ou negativa seus sentimentos transparecem na comunicação. Para que possamos nos comunicar eficazmente com as pessoas, é preciso que saibamos reconhecer e responder a estes sentimentos. Nunca devemos dizer a uma pessoa que ela não deve se sentir desta ou daquela maneira. Isto é uma maneira segura de cortar a comunicação. A reflexão é uma habilidade que nos auxilia a desenvolver e a manter empatia com outras pessoas. 11.3.4.3 – Parafrasear Parafrasear significa colocar em suas próprias palavras o que você pensa que a outra pessoa disse. Você parafraseia para testar a sua compreensão ou confirmar a sua interpretação do que a outra pessoa disse. As paráfrases geralmente iniciam-se com as seguintes sentenças: “Então você está dizendo...” “Se eu entendi bem...” “Em outras palavras...” A paráfrase é uma maneira eficaz de dizer à outra pessoa que você a está ouvindo. É também uma maneira muito eficaz de assegurar a compreensão. 11.3.4.4 – Perguntar A quarta habilidade de comunicação verbal é a pergunta. É através das perguntas que você obtém as informações necessárias para a execução de seu trabalho. As perguntas também podem ser utilizadas como outra maneira de testar a compreensão. Nós utilizamos dois tipos de perguntas – perguntas com o final aberto e perguntas com o final fechado. Perguntas com o final aberto são aquelas que não podem ser respondidas com um “sim ou não” e, portanto são muito eficazes para obter informações, especialmente quando você quiser dar bastante liberdade à outra pessoa para determinar a resposta. Perguntas com final aberto geralmente iniciam-se com as seguintes palavras: O que? Quando? Onde? Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 39 Por quê? Como? Perguntas com final fechado geralmente são utilizadas para confirmar a nossa compreensão. A paráfrase, quando usada para confirmar a compreensão, frequentemente assume a forma de uma pergunta com final fechado. 11.3.4.5 – Elogiar A quinta habilidade de comunicação verbal é a de dar crédito às pessoas. É uma maneira de elogiar – dar crédito à pessoa por alguma coisa que ela tenha feito bem. Pode também ser utilizada como forma de agradecimento ou como forma de concordar com o que a outra pessoa disse. O elogio obedece 02 (duas) etapas: A primeira é identificar a performance ou o comportamento que você deseja elogiar. A segunda é explicar porque aquela performance ou aquele comportamento lhe é valioso. Exemplo: “Obrigado por ter-me conseguido estas fichas cadastrais tão rapidamente. Você me ajudou a executar o meu trabalho dentro do prazo determinado”. Elogiar é uma maneira de obter e continuar recebendo a cooperação de outras pessoas. 11.3.5 – Habilidades de Comunicação Não Verbal Tudo o que você faz está sujeito a ser interpretado pelas pessoas que o rodeiam. É a interpretação da outra pessoa que causa o impacto não a sua intenção. Na verdade, uma grande parcela de todas as comunicações são não verbais. Portanto, a sua meta será controlar o seu comportamento não verbal de tal maneira que o auditado o interprete da forma que você quer que ele o faça. Os seguintes fatores podem influenciar a forma como os auditados reagem a você: Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 40 11.3.5.1 – Atenção As pessoas frequentemente julgam se você está ouvindo ou não pelo contato ocular. Se você olhar pela janela enquanto as outras pessoas falam com você, elas concluirão que você não está ouvindo. Se você olhá-las nos olhos, elas concluirão que você está ouvindo e isso as incentivará a expressarem melhor os seus pensamentos com palavras. 11.3.5.2 - Expressões Faciais Muita coisa é comunicada pela expressão facial. O estudo deste tipo de comunicação é complexa, mas uma coisa simples como estar sempre com uma cara sombria e séria pode levar os outros a pensar que você é rabugento. Criar uma imagem de pessoa amigável e acessível é parte do dever de trabalhar eficazmente com os outros. Mesmo as suas expressões faciais cotidianas contribuem para essa imagem, que pode facilitar a execução de suas tarefas aumentando a cooperação que os funcionários da área auditada lhe darão. 11.3.5.3 – Inflexão de Voz O tom de voz afeta a maneira como os outros interpretam o que se diz. Você provavelmente se recorda de experiências pessoais onde alguém falou sarcasticamente com você – e como você se sentiu quando isto aconteceu. Não foram as palavras, mas talvez o tom que lhe indicou que a outra pessoa estava comunicando algum tipo de desaprovação. 11.4 – Estilos de Gerência e o Auditor O auditor deve procurar compreender que quase sempre o estilo de gerência adotado pela área auditada condiciona o funcionamento das suas atividades, enfatizando qualidades e defeitos. Ao entender os vários estilos existentes, o auditor saberá que tipo de atuação deve ser esperado e como os próprios funcionários da área reagem a eles. De certa forma, os estilos gerenciais podem ser encontrados ao mesmo tempo em uma empresa, dependendo das características dos gerentes e das necessidades e motivação dos empregados. Auditoria Interna – Conceitos e práticas www.portaldeauditoria.com.br 41 Os nomes dados a esses estilos por alguns psicólogos são: Autocrático Paternalista Apoiador Cooperativo 11.4.1 – O Estilo Autocrático Esse estilo está fundamentado na autoridade total do gerente e obediência inquestionável do seu pessoal. Nesse estilo os funcionários tornam-se dependentes da gerência e raramente pensam sozinhos. A gerência assume que os empregados trabalham unicamente porque eles são obrigados e que eles devem ser dirigidos para cumprir seu papel. A performance dos empregados é normalmente mínima e é considerada atingida se o empregado concorda incontinente com as ordens da gerência. Quando o auditor se defronta com um gerente que tem esse estilo, ele deve estar preparado para encontrar falta de independência nos subordinados já que o temor de tomar
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