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A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO APLICADO AO FÓRMULA SAE-UFSJ Roberta de Oliveira Silva (1) (robertaengprod@gmail.com), Guilherme Germano Braga (1) (guilhermegbraga@gmail.com), Márcio Eduardo Silveira (2) (mesilveira@gmail.com) (1) Universidade Federal de São João del Rei (UFSJ); Engenharia de Produção (2) Universidade Federal de São João del Rei (UFSJ); Departamento de Engenharia Mecânica (DEMEC) RESUMO: Este trabalho tem como objetivo auxiliar a implantação do projeto Fórmula SAE na Universidade Federal de São João del Rei através de um planejamento estratégico, assim foram selecionados alguns métodos para direcionar o planejamento organizacional como o 6W2H que ajuda numa melhor definição das metas do projeto e a análise SWOT para identificar ações a serem tomadas de acordo com as reais necessidades. Já para a organização dos recursos financeiros e marketing foram utilizados a análise de MKT criando uma identificação do projeto e database para cadastro de possíveis patrocinadores; visando um melhor aproveitamento dos recursos financeiros utiliza-se o método de prioridade com a matriz GUT. A partir do uso de tais ferramentas de planejamento é esperada uma maior eficiência nas atividades do projeto obtendo melhores resultados e mais rápidos. PALAVRAS-CHAVE: planejamento estratégico, fórmula SAE, 6W2H, análise SWOT, matriz GUT. STRATEGIC PLANNING APPLIED TO FORMULA SAE-UFSJ ABSTRACT: This work aims to support the Formula SAE implantation at Federal University of São João del-Rei based on strategic planning, this way, some methods were selected to give directions to organization planning like 6W2H for better definition of goals and SWOT analyses to identify the right actions due the real necessities. MKT analyses were made for finance resources organization starting a project identity and database to access potential sponsors; the GUT matriz was used as priority method aiming a better use of finance resources. Using these planning tools is expected activities more efficiently with better and faster results. KEYWORDS: strategic planning, formula SAE, 6W2H, SWOT analyses, GUT matriz. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 2 1. INTRODUÇÃO O Fórmula SAE é um projeto acadêmico de desenvolvimento de produto, onde graduandos de engenharia devem conceber, projetar e desenvolver um protótipo de veículo estilo fórmula para a competição SAE. Iniciada no Texas em 1981, esta competição foi criada para promover uma oportunidade aos estudantes de nível superior para ganhar experiência no gerenciamento do projeto e construção, e para aplicar os conhecimentos adquiridos ao longo do curso de engenharia (SAE BRASIL, 2012). O desenvolvimento do projeto e a competição vêm assumindo um caráter educacional multidisciplinar que aprimora o conhecimento técnico e prático, o que contribui de maneira significativa para a formação profissional dos estudantes. No desenvolvimento os integrantes são submetidos a trabalhar com prazos, dificuldades de projeto, estruturação, obtenção de recursos financeiros e utilização correta dos mesmos. Segundo Yanaze (2011), “Planejar significa estabelecer objetivos e metas, bem como traçar as estratégias para alcançá-los”. A necessidade de planejar recursos torna-se uma das principais atividades para o sucesso de um trabalho que exige grandes recursos financeiros. Planejando existe um melhor desenvolvimento de estratégias, organização e controle, visando o sucesso das atividades determinados nos planos. De acordo com Kotler & Fox (1994), as estratégias não são simplesmente inspirações ou “idéias brilhantes”. As estratégias surgem do ambiente e refletem a análise ambiental de recursos e etapas de formulação de metas. Para o melhor desempenho no levantamento de fundos é necessário ter um plano estratégico que viabilize o desenvolvimento de metas nas quais alcancem os objetivos. Este planejamento proporciona vantagem para analisar as atividades existentes e para a tomada de decisões sobre o que eliminar, modificar, desenvolver ou acrescentar. Para a obtenção de recursos em projetos é utilizado o marketing, sendo uma das atividades na qual existe uma divulgação que busca reconhecimento, valorização da imagem e até mesmo interesse e motivação para uma parceria que apresente ao patrocinador uma oportunidade de investimento. Além da divulgação da sua marca o patrocinador busca ter certeza que o seu dinheiro, material ou serviço fornecido será para atingir metas significativas do projeto. “Marketing é análise, planejamento, implementação e controle de programas cuidadosamente formulados para causar trocas voluntárias de valores com mercados-alvo e alcançar os objetivos.” (KOTLER & FOX, 1994). Atualmente o crescimento em tecnologia faz com que o mundo virtual por meio da internet seja o principal meio de comunicação. Segundo Limeira (2007) a internet permite romper com o modelo tradicional da comunicação de marketing por meio da mídia de massa. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 3 O ambiente da web não é uma simulação do mundo real, mas uma alternativa a ele, denominado mundo virtual onde a comunicação não ocorre na forma tradicional de um para muitos, mas sim, de muitos para muitos. Este fato abre o universo de potencialidades para o aumento da eficácia da comunicação de marketing. O planejamento de recursos acompanhado das atividades de marketing é realizado a partir das prioridades. “Para que seja possível definir essas prioridades, é necessário o uso intenso dos sistemas de informação de marketing, do monitoramento do ambiente em seus mais diversos aspectos e da adoção de planilhas, que permitam diversos ensaios para possibilitar o exercício das alternativas” (YANAZE, 2011). 2. METODOLOGIA Para um melhor planejamento de recursos e desenvolvimento das atividades de marketing do projeto FSAE-UFSJ a metodologia aplicada foi um planejamento estratégico contendo a ferramenta 6W2H, análise SWOT e a matriz GUT, além do estudo e análise de marketing. De acordo com Kloter e Fox (1994) o planejamento estratégico envolve identificar a missão, avaliar os recursos e examinar o ambiente para determinar quais devem ser suas prioridades e estratégicas. FIGURA 1. Modelo de planejamento estratégico FSAE-UFSJ Segundo Martins (2008), para quem pretende obter resultados sérios e mensuráveis, nada mais importante que planejar. Uma boa maneira de fazer isso está no desenvolvimento do 6W2H, uma ferramenta da metodologia da gestão da qualidade; esta fortalece na tomada 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de EngenhariaMecânica e Industrial | 4 de decisões ao utilizar os 8 passos: what, why, where, who, when, for whon, how e how much. O 6W2H compreende aos seguintes passos: What – O que: o que deve ser feito para melhores resultados; Why – Por quê: o porquê determinada atividade está acontecendo. Quais os objetivos e resultados esperados. Where – Onde: onde deverá ser realizado/ infra-estrutura necessária. Who – Quem: quem irá desenvolver. When – Quando: quando será realizado/ época ou periodicidade. For whon – Para quem: para quem será as atividades. How – Como: como serão desenvolvidos. How much – Quanto: Quanto deve ser gasto, volume de recursos financeiros. De acordo com Dantas & Melo (2008), a análise SWOT é um método simples utilizado para verificar a situação atual do trabalho desenvolvimento e as antecipações futuras. SWOT “é uma sigla oriunda do inglês e é um acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats)”. FIGURA 2. Análise SWOT. Fonte: CRUZ (2012) Visando o sucesso no planejamento estratégico foi utilizada a análise SWOT para obter um melhor posicionamento das atividades quanto à organização interna (forças e fraquezas) e ao ambiente externo (oportunidades e ameaças). “O método indutivo vai permitir, a partir de observações, inferir condições e situações gerais e esperados” (DANTAS &MELO, 2008, apud PARRA FILHO & SANTOS, 2003). Verificando a posição estratégica em questão é possível obter novas técnicas para o sucesso da organização interna, já no ambiente externo é difícil controlar, mas da para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças. A partir do levantamento de dados é preciso 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 5 analisar com cautela as informações adquiridas para tomar decisões com qualidade e colocar em prática as melhores idéias para solucionar os pontos fracos e valorizar os pontos fortes. Para a realização das atividades de marketing foram desenvolvidas pesquisas para determinação do tipo de marketing a ser utilizado, como atingir o público-alvo esperado e qual meio de comunicação proporcionaria um melhor reconhecimento do projeto. Além disso, foi utilizada uma database de marketing, ou marketing com banco de dados, para cadastro das empresas que poderiam fazer uma parceria com o projeto através de patrocínio. Para a determinação das prioridades foi utilizada a matriz GUT. Segundo Pimentel (2008) a matriz GUT é um dos métodos mais famosos para resolução de problemas, tomada de decisão e priorização, sendo um método bem simples e, ao mesmo tempo, efetivo. Primeiramente é necessário listar todos os problemas ou riscos relacionados a uma determinada situação e em seguida, atribuir uma nota para cada problema considerando três aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, aspectos nos quais as iniciais definem a palavra GUT. Especificação da palavra GUT, de acordo com Pimentel (2008): Gravidade: é o tamanho do impacto daquele problema, caso ele venha a acontecer; Urgência: é relacionada ao tempo que esse problema deverá levar para se manifestar, quanto maior a urgência menor o tempo disponível para resolver esse problema; Tendência: é o potencial do problema - ou seja, "Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?". A partir dos resultados das prioridades é possível determinar quais problemas devem ser tratados primeiro, pois os mesmos apresentam maior Gravidade, Urgência e Tendência. Os demais problemas poderão ser tratados futuramente ou se necessário serem ignorados. 3. PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL A criação do projeto Fórmula SAE da UFSJ foi proposto com o intuito de despertar o interesse dos alunos dos cursos de engenharia e incentivá-los através da aplicação prática e técnica. Além de fazer com que os integrantes da equipe passem suas experiências e conhecimentos específicos do projeto para os demais futuros engenheiros. 3.1. Ferramenta 6W2H Para um melhor desenvolvimento do projeto e para que cada vez mais ele cresça foi criado um plano estratégico com a utilização da ferramenta 6W2H. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 6 TABELA 1. Ferramenta 6W2H no projeto FSAE-UFSJ ITEM DESCRIÇÃO O QUE (what) A implantação de um projeto que estimule a inovação tecnológica através da prática (Fórmula SAE). POR QUE (why) Dar oportunidade de colocar em prática a teoria estudada; Incentivo de graduandos de engenharia pela área automobilística; Um aprendizado maior para os integrantes da equipe. PARA QUEM (for whom) Para todos os graduandos de engenharia da Universidade Federal de São João del-Rei (integrantes e não integrantes do projeto) ONDE (where) As atividades são desenvolvidas nas salas e laboratórios da UFSJ. Participação na competição em São Paulo, congressos e feiras afins. QUEM (who) O projeto conta diretamente com a participação de dois professores coordenadores e os integrantes. De forma indireta, conta também com a orientação de professores e integrantes de outros projetos de engenharia. QUANDO (when) O projeto teve início no segundo semestre de 2011e possui cronograma para primeira competição em novembro de 2013. COMO (how) Desenvolvendo estudos e pesquisas sobre os diversos sistemas que compõem o projeto de um veículo. Fazendo um bom planejamento de obtenção e uso dos recursos financeiros. QUANTO (how much) O valor de recursos financeiros demandado é alto, fazendo necessária uma campanha de parcerias com diversas empresas. 3.2. Análise SWOT No intuito de desenvolver um sistema simples e eficaz a análise SWOT foi realizada para direcionar o projeto FSAE-UFSJ. Um sistema no qual foi possível avaliar a situação atual das atividades maximizando os pontos fortes e minimizando efeitos de pontos fracos. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 7 TABELA 2. Análise SWOT do projeto FSAE-UFSJ FATORES INTERNOS FATORES EXTERNOS FORÇAS OPORTUNIDADES professores coordenadores e colaboradores capacitados principalmente na área automobilística; contava como o apoio do edital 08/2012 da FAPEMIG. participação no edital do CNPq; parcerias através de patrocínio como apoio financeiro, equipamentos ou serviços. FRAQUEZAS AMEAÇAS falta de estrutura, recurso físico e materiais; inexperiência dos integrantes da equipe. falta de apoio por ser o primeiro projeto; má qualidade de execução de projetos. Para o desenvolvimento do projeto a equipe conta com a estrutura da Universidade Federal de São João del-Rei, recursos já adquiridos poroutros projetos de engenharia existentes na UFSJ e com recursos financeiros solicitados e aprovados no Edital 08/2012 – Programa Santos Dumont pertencente à Fundação de Amparo à Pesquisa do estado de Minas Gerais (FAPEMIG). Além disso, a equipe participará de todos os editais que cabem ao projeto para obtenção de recursos e sempre manterá contato com empresas para que novas parcerias possam ser feitas. 4. Planejamento de recursos financeiros e MKT 4.1 Análise de MKT O marketing utilizado pelo Fórmula SAE-UFSJ busca divulgar a criação do projeto fazendo sua imagem, fazer parcerias para patrocínio e despertar o interesse em outros graduandos para dar continuidade a equipe. A primeira atividade da equipe relacionada a marketing foi a criação da logo. Ela foi criada de forma que a mesma ficasse simples, chamativa e representasse a imagem do projeto. Assim, vários desenhos foram feitos e selecionada a logo mais votada. Em seguida, o site da equipe foi criado com informações sobre a equipe, projeto, competição, parceiros, contatos, cadastros, dentre outras informações. Além disso, foi criada uma página de rede social sobre o projeto. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 8 A escolha por essas redes serem os principais meios de comunicação se deu pelo avanço da tecnologia nos dias atuais. A internet é um meio de comunicação eficaz, onde é possível divulgar, mostrar os fatos detalhadamente e até mesmo relacionar com outras pessoas. Para atrair a visita de pessoas sucessivamente no site da equipe Fórmula SAE-UFSJ, ele é constantemente modificado e atualizado. A primeira página é de fácil compreensão, contendo apenas links que direcionam para assuntos mais detalhados. Os tipos e tamanhos de letras são legíveis e as cores são combinadas para uma boa imagem. A utilização da página em rede social se deu pelo intuito de divulgar o projeto entre estudantes de engenharia que navegam constantemente nesse tipo de site. Além de possibilitar o contato e criação de parcerias com diversas empresas que também utilizam este tipo de mídia. 4.2 Database A campanha de busca de patrocínio é iniciada por e-mail ou contato direto no site da empresa selecionada. Essa etapa é feita por todos os integrantes da equipe de forma a reduzir a sobrecarga do setor responsável. A mensagem é pequena e objetiva para facilitar a leitura; caso haja interesse a proposta de patrocínio é enviada para melhores esclarecimentos sobre o projeto e condições de parceria. Quando necessário, para empresas de maior potencial de parceria é feito o contato por telefone, que é realizado pelos integrantes do setor de gerenciamento e marketing com a intenção de ser mais direto e facilitar o interesse da empresa. Para um maior controle dessas atividades é realizado a database. A database contém nome da empresa, contato, e-mail, telefone, data de envio da proposta, situação atual e resultado. No nome de cada empresa é criado um hiperlink com maiores detalhes como endereço completo, linha de produtos compatíveis para o projeto e outros contatos. Além do uso de cores para dar melhor visibilidade dos resultados, conforme legenda mostrada na tabela abaixo. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 9 TABELA 3. Database de parcerias da equipe FSAE-UFSJ EMPRESA CONTATO E-MAIL TELEFONE ENVIO SITUAÇÃO RESULTADO A Maria comercialm@yahoo.com.br (55)8866-9900 13-Jun enviada não patrocina projetos B João mktjoao@hotmail.com (44)3456-0987 16-Jun enviada selecionar peças C José josecomercial@uol.com.br (66)3421-9875 25-Jul LIGAR e-mail voltou D Paula paulamkt@gmail.com (45)4590-1256 7-Aug enviada via site procurar no próximo ano Legenda-> vai patrocinar verificar sem recursos não patrocina 4.3 Análise de prioridade por matriz GUT A matriz GUT foi desenvolvida em uma planilha do Excel, onde os aspectos foram listados e preenchidos em colunas. Após todos os dados serem preenchidos multiplicam-se os valores de cada um dos aspectos (Gravidade, Urgência e Tendência) e então se chega ao valor da prioridade. TABELA 4. Matriz GUT 5. CONCLUSÕES A implementação do planejamento estratégico auxiliou no desenvolvimento do projeto mais organizado e controlado. Os métodos utilizados contribuíram de maneira significativa para o desenvolvimento de diversas atividades. A ferramenta 6W2H proporcionou uma visão geral do projeto Fórmula SAE-UFSJ e demonstrou o motivo de sua criação. Além de ter fortalecido as tomadas de decisões. Com a utilização da análise SWOT foi possível verificar a posição estratégica do projeto baseado na organização interna a partir das forças e fraquezas analisadas para o sucesso dos planos. Apesar de não ser possível controlar todo o ambiente externo, a análise viabilizou as oportunidades para serem aproveitadas e as ameaças para que sejam evitadas. O estudo de marketing auxiliou no desenvolvimento das atividades do projeto, fortalecendo principalmente o setor de gerenciamento e marketing. O conhecimento adquirido 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 10 proporcionou uma experiência maior para gerenciar todo o desenvolvimento do projeto. Além disso, tornou-se mais claro como obter recursos financeiros, manter contato com os fornecedores e agregar valores ao projeto para que o mesmo possa ser reconhecido. Utilizando a database houve um melhor controle dos contatos realizados com empresas. Com isso, o Fórmula SAE-UFSJ criou um histórico para que os futuros integrantes tenham base para realizar as atividades de obtenção de recursos. A partir dos resultados das prioridades obtidos na matriz GUT foi possível determinar quais problemas tem necessidade de serem tratados prioritariamente. O que possibilita a criação de um bom cronograma das atividades. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CRUZ, A. PUCPR, 2012. DANTAS, N. G. S & MELO, R. S.O método de análise SWOT como ferramenta para promover o diagnóstico turístico de um local: o caso do município de Itabira/PB. VOL. 8, Nº 1, 2008. KOTLER, P. & FOX, K. F. A. Marketing estratégico para instituições educacionais. Ed. Atlas. São Paulo-SP, 1994. LIMEIRA, T. M. V. e – marketing: o marketing na internet em casos brasileiros 2ª edição revista e atualizada. Ed. Saraiva. São Paulo-SP, 2007. Matriz GUT – Planilha para download. Disponível em < http://blog.planilhasexcel.com/2008/09/modelo-de-matriz-gut-para-resolver-seus.html >. Acesso em: 10 ago. 2012. Planejamento: a chave para um treinamento eficaz. Disponível em <http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/planejamento-a-chave-para-um- treinamento-eficaz/23907/>. Acesso em: 15 ago. 2012. SAE BRASIL, 2012. Competição Fórmula SAE Brasil. Disponível em: <www.saebrasil.org.br >. Acesso em: 13 set.2012. YANAZE, M. H. Gestão de marketing e comunicação: avanços e comunicações. 2ª Edição: Revista e ampliada. Ed. Saraiva, 2011. 2° COEN – UFSJ 12° CONEMI São João del-Rei, Minas Gerais, 02 a 05 de Outubro de 2012 A Engenharia transformando ideias em soluções inteligentes Anais do 2° COEN – Congresso de Engenharias – Universidade Federal de São João del-Rei – MG Anais do 12° CONEMI – Congresso Nacional de Engenharia Mecânica e Industrial | 11 6.1 BIBLIOGRAFIAS CONSULTADAS CASAS, A. L. L. Marketing. Oitava Edição. Ed. Atlas. São Paulo-SP, 2009. KOTLER, P.; JAIN D.,C & MAESINCEE, S. Marketing em ação. Ed. Campus, 2002. LIMA, A. Gestão de marketing direto. Ed. Atlas. São Paulo-SP, 2006. MALHOTA, N. K. Pesquisa de marketing: uma orientação aplicada. 4ª Edição. Ed. Bookman. Porto Alegre-RS, 2006. Orquestra BPM – 6W2H. Disponível em <http://www.meddle.com.br/Orquestra_6W2H.pdf>. Acesso em: 15 ago. 2012. SLACK, N.; CHAMBERS, S. & JOHNSTON, R. Administração da produção. 2ª Edição. Ed. Atlas. São Paulo-SP, 2008. Treinamento: devemos investir? Disponível em <http://www.timecontrol.com.br/artigo.aspx?id=13>. Acesso em: 23 ago. 2012. 5W2H. Disponível em <http://www.sosdesigners.com/artigo/5w2h>. Acesso em: 23 ago. 2012. 5W2H - What, Why, Where, When, Who, How, How much? Disponível em <http://www.oficinadanet.com.br/artigo/webmarketing/5w2h_what_why_where_when_wh o_how_how_much>. Acesso em: 15 ago. 2012.
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