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INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO Profª Celina Martins FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS “Daqui a vinte anos, a empresa típica terá pouca semelhança com a empresa industrial da década de 1950 e, provavelmente, se parecerá com a organização às quais nem os gerentes praticantes nem os estudiosos de administração dão hoje muita atenção: o hospital, a universidade e a orquestra sinfônica. A nova empresa será baseada no conhecimento, uma organização composta, sobretudo por especialistas, que dirijam e disciplinam seu próprio desempenho, por meio de feedback sistemático de seus colegas, dos clientes e da alta administração”. (Peter Drucker – O advento da nova organização. In: Havard Businees Review, 2000) 2 O PROCESSO ADMINISTRATIVO Entender o processo administrativo é a essência do enfoque funcional da Administração. O processo administrativo engloba os seguintes subprocessos ou funções administrativas: Planejar, organizar, dirigir e controlar, que são apresentados na figura a seguir: ENTRADAS SAIDAS AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO Planejar Definir Programar Organizar Distribuir Alocar Controlar Avaliar Realinhar Dirigir Liderar Executar O processo administrativo e o ambiente organizacional 3 PLANEJAMENTO Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor caminho para alcança-los. O planejamento define onde se quer chegar, os que deve ser feito para atingir o objetivo, quando o plano (cada ação) deve ser colocado em prática (os prazos), por quem (responsabilidades), e quanto vai custar. É o primeiro dos subprocessos e serve de base para os demais. 4 CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO 5 CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO 6 TIPOS DE PLANEJAMENTO É importante entender que o administrador moderno precisa lidar com três tipos de planejamento: Os três tipos de planejamento (Starec, 2014). 7 PLANEJAMENTO 8 ORGANIZAÇÃO Na administração contemporânea, as principais etapas no processo de organizar são apresentadas a seguir (MAXIMIANO, 2008): Análise dos objetivos Divisão do trabalho Definição de responsabilidades Definição de autoridade Desenho da estrutura organizacional Etapas da função organização. Maximiano (2008, p. 83) 9 DESENHO ORGANIZACIONAL Retrata a configuração dos órgãos da organização, sua interdependência e funcionamento; É a atividade organizadora dos recursos da organização e suas interações; Emprega todos os recursos disponíveis a fim de alcançar os objetivos determinados. 10 ORGANOGRAMA Representação gráfica da estrutura de uma organização, mostrando as funções, os departamentos e cargos da organização, especificando como estes se relacionam. 11 DIFERENÇA ENTRE RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE De acordo com Bateman e Snell (1998) Responsabilidade significa que se atribui a uma pessoa uma tarefa que ela deve desempenhar; Autoridade significa que a pessoa tem o poder e o direito de tomar decisões, dar ordens, prover recursos. 12 DIREÇÃO Função administrativa responsável pela condução e pela orientação da ação empresarial por meio da dinamização das atividades realizadas em todas as áreas e níveis da empresa. Refere-se ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados; Maneira pela qual objetivos devem ser alcançados através das atividades das pessoas e da aplicação dos recursos organizacionais; Seu papel é o de acionar, fazer acontecer, dinamizar. Está, portanto, relacionada com a ação organizacional. 13 ESTILOS DE DIREÇÃO: Teorias X e Y de Douglas McGragor 14 MOTIVAÇÃO É a predisposição do indivíduo de empreender ações na busca de objetivos e metas organizacionais e/ou pessoais; Indivíduos motivados tendem ao maior esforço, mas nem sempre na direção dos objetivos organizacionais. O indivíduo pode estar, por exemplo, motivado para assuntos pessoais. O grande desafio do gestor, portanto, é o de canalizar esse esforço individual na busca pelos objetivos organizacionais. 15 HIERARQUIA DE NECESSIDADES: Abraham Maslow http://www.ideagri.com.br/siteideagridados/New/45/458_02.gif 16 LIDERANÇA A liderança não depende de estrutura organizacional para ser exercida. A liderança é exercida pelas características distintivas do líder. A direção é imposta aos subordinados. O líder é escolhido por seus liderados. 17 LIDERANÇA Autocrático O líderautocráticoé aquele que comunica aos seus subordinados o que é que eles têm de fazer e espera ser obedecido sem problemas Participativo O líderparticipativoé o que envolve os subordinados na preparação da tomada de decisões mas retém a autoridade final, isto é, tem sempre a última palavra Democrático O líderdemocráticoé aquele que tenta fazer o que a maioria dos subordinados deseja. Laissez-Faire O líderlaissez-fairesugere, não está envolvido no trabalho do grupo, deixa que os subordinados tomem as suas próprias decisões 18 OUTROS CONCEITOS IMPORTANTES PARA DIREÇÃO 19 CONTROLE É o processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modifica-los. É estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as ações executadas são as mais adequadas e estão alinhadas com o que a empresa espera. Estabelecer parâmetros de desempenho Tomar medidas corretivas Parâmetros Dentro dos limites Medir o desempenho Comparar Determinar desvio Continuar o trabalho Não Sim 20 CONTROLE O processo de controle fornece informações e possibilita tomar decisões sobre (MAXIMIANO, 2008). Quais os objetivos devem ser atingidos pela organização; O desempenho da organização em comparação aos objetivos preestabelecidos; O que deve ser feito para assegurar a realização dos objetivos; A eventual necessidade de mudar o objetivo. 21 ÁREAS FUNCIONAIS DA ADMINISTRAÇÃO As organizações são normalmente divididas em áreas funcionais; Essas áreas representam atividades e tarefas especializadas que são desempenhadas por departamentos ou unidades da organização; A coordenação e integração de cada uma dessas áreas funcionais são algumas das principais responsabilidades da administração geral. 22 ÁREAS FUNCIONAIS DA ADMINISTRAÇÃO 23 PRODUÇÃO/OPERAÇÕES É a área em que ocorre o processo dos insumos, transformando-os em bens ou serviços, que são entregues aos clientes. 24 RECURSOS HUMANOS O setor de RH tem seis principais atribuições nas organizações. São os processos utilizados para incluir novas pessoas na empresa. Envolve o recrutamento e a seleção. São utilizados para incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. Remuneração e benefícios Capacitar e incrementar o desenvolvimento profissional e pessoal dos funcionários. Envolve treinamento e desenvolvimento. São os processos utilizados para criar condições ambientais e psicológicas satisfatórias para as atividades das pessoas. Envolve higiene, segurança e clima organizacional. São os processos utilizados para desenhar atividades que as pessoas irão realizar na empresa. Envolve a descrição de cargos. São utilizados para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. Envolve avaliação de desempenho. 25 MARKETING Objetivo: manter um bom relacionamento com seus clientes e com o mercado, os profissionais utilizam o composto de marketing também conhecido como marketing mix ou 4 “pês”. 26 FINANÇAS É considerada uma das mais críticas e aparece de forma prioritária na agenda de administradores, pelo fato de ser a responsável por apontar se os resultados financeiros planejados estão sendo alcançadas pela organização. 27 PESQUISA E DESENVOLVIMENTO A função de P&D é transformar informações de marketing e tendências de mercado em ideias originais, que os avanços tecnológicos vão transformar em novos produtos e serviços. Além de incentivar a inovação, a área de P&D também pode ser responsável por identificar e introduzir novas tecnologias no processo produtivo, melhorando o processo de fabricação de determinado produto. 28 ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA Um sistema é um conjunto integradode partes inter-relacionadas que existem para atingir um determinado fim. Uma empresa pode ser considerada um sistema, que faz parte de um sistema maior, que é a sociedade, sendo seus departamentos subsistemas. Sociedade Empresa Organização Departamento Departamento Organização como sistema 29 AMBIENTE ORGANIZACIONAL O ambiente organizacional é uma composição de variadas forças externas que intervêm no funcionamento e, consequentemente, influenciam na tomada de decisão das organizações e são constituídos nos seguintes ambientes: 30 ADMINISTRADOR PROFISSIONAL O exercício da profissão é fundamentado pela Lei nº 4769 de 9 de setembro de 1965, e a Lei nº 6839, de 30 de outubro de 1980, dispõe sobre o registro de empresas nas entidades fiscalizadoras do exercício da profissão. O símbolo foi criado em 1979, por meio de um concurso nacional que contou com a participação de grupos de todos os estados brasileiros. 31 ADMINISTRADOR PROFISSIONAL A atuação do administrador requer uma base sólida de ferramentas e instrumentos a serem aplicados na condução dos negócios, assim grande é a sua responsabilidade em aprofundar seus conhecimentos. Faça desde já uma trajetória que se consolidará mediante os estudos e o entendimento das ferramentas, concomitantemente à aplicação à sua rotina. Somente desta maneira é que: COMPETÊNCIA = CONHECIMENTO + PRÁTICA 32
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