Tipologias e Conservação de Documentos

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ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL
CARGO PAPILOSCOPISTA – TEORIA E EXERCÍCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 03 – Tipologias e Conservação de Documentos 
Olá! Tudo certo com os estudos? 
Vamos agora ao nosso terceiro e último passo nesta jornada! 
Vamos estudar as ferramentas que são utilizadas no arquivo, e como 
conservar os documentos. 
De acordo com nosso programa, teremos para esta aula o seguinte
conteúdo: 
Tipologias documentais e suportes físicos: 
Microfilmagem; 
Automação; 
Preservação e conservação de documentos de arquivo. 
Mais uma vez lembro a todos que estou disponível para responder suas
dúvidas, críticas e sugestões no fórum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br. 
E já que estamos perto do fim, não percamos mais tempo. Mãos à
massa! 
Mayko Gomes 
Abril/2012 
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Microfilmagem 
Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da
classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas
classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em
suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem. 
A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio
de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.
Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,
conseqüência do alto volume de produção de documentos. Assim, o principal
objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado
pelo arquivo. Atualmente é utilizada em grande escala por bancos (que
microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em pequena
escala. 
Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade
na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção
do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a
dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. 
Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta
pode receber nomes específicos: 
Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a
autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações
fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em
caso de danos irreparáveis ao mesmo. 
Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a
informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor
temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos
podem ser eliminados e a informação mantida. 
Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter
no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.
Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e
pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a
história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a
Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que
tinham colônias em outros continentes. 
Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o
manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos
muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam
preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob
condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes. 
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Vou chamar a atenção para dois pontos muito importantes, pontos estes
que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse
assunto: 
Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos
documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele. 
Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério
da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem
ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,
apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a
destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e
Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou
não pouco importa para esse fim. 
Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que
autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar
em trâmite. 
Vamos a algumas questões: 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente 
de terem valor primário ou secundário. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado não é
suficiente para determinar se um documento pode ou não ser eliminado. Esse
fato pode até influenciar na decisão por manter ou não um documento, mas
não determina que deva ser eliminado. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, 
a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. 
Resolução 
O item está incorreto. Por meio de determinação legal, que veremos
mais adiante, todos os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal,
produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele, desde que observadas as
normas estabelecidas para o processo. 
Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as
duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar os
candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor 
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legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não é
suficiente para decidir sobre sua eliminação. 
A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituída
com objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 
50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto
nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então: 
A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais
importantes: 
Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentos
oficiais em todo o território nacional. 
Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirão
os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre
tentam confundir com esse assunto! 
Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para
outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,
em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos
microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e
que não possuam valor permanente. 
A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido
arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de
autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser
microfilmados documentos ainda em trâmite. 
Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática
da microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define
as etapas do processo de microfilmagem, que são: 
Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.
Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos
metálicos, e procedimentossimilares. 
Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento
que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem
escolhidos dependerão de vários fatores. 
Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento
microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem
do documento. 
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Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias
serão guardadas em local diverso por motivo de segurança. 
O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também
levar este conceito para a prova! 
A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de
180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,
de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filme
cópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente
do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,
tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia. 
Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de
redução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da
reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado
para a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na
bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parte
da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa
identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas. 
As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens de
abertura e de fechamento com os seguintes elementos: 
Abertura: 
- identificação do detentor dos documentos; 
- número do microfilme, se for o caso; 
- local e data da microfilmagem; 
- registro no Ministério da Justiça; 
- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem 
microfilmados; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem
microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; 
- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau
de redução; 
- nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do
detentor dos documentos a serem microfilmados; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de 
documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de 
redução e equipamento utilizado. 
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Resolução 
O item está correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas são
algumas das informações que devem constar na imagem de abertura do
microfilme. 
Fechamento: 
- identificação do detentor dos documentos microfilmados; 
- informações complementares relativas à identificação dos documentos 
microfilmados; 
- termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições
legais; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
A microfilmagem poderá se realizada por empresas e cartórios
regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização deste
quanto aos cumprimentos legais sobre a prática da microfilmagem. Estas
empresas e cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando
o seguinte o processo foi realizado de acordo com as normas legais, que se
responsabilizam pelo padrão de qualidade exigido e que o usuário passa a ser
o responsável pelo manuseio e conservação do microfilme. 
Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando
autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma
reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de
tradução oficial. 
Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de
seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ou
sujeitos à fiscalização 
A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decreto
estão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso
de reincidência, o registro será cassado definitivamente . As
penalidades mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis
cabíveis. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que 
apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema 
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou 
inserção no filme original. 
Resolução 
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O item está correto. Como os filmes não podem ser editáveis, não é
permitido fazer cortes para acrescentar eu retirar. Caso algum documento
tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas
anotações. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu 
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas 
de segurança obrigatórias. 
Resolução 
O item está correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do
processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma
cópia, que permanecerão guardados em locais diferentes. 
Resolução n° 10 
A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento
da Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO
9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos. 
Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus
significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam 
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mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar
desse assunto. 
Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo
de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados
conforme a necessidade da situação. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. 
Resolução 
O item está correto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e não
há mais imagens que pertença a aquela série microfilmada. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto 
ilegível no original. 
Resolução 
O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta
sinalética informa que o documento original está com numeração de folhas,
páginas ou datas incorretas. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento 
não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, 
continua no próximo rolo. 
Resolução 
O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa que
há páginas ou números em falta no documento original. 
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Automação 
A automação do arquivo refere-se à utilização das novas tecnologiasaplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovações
aplicadas são as que trabalham com a Gestão de Documentos e suporte de
documentos eletrônicos. 
A partir dessa definição, podemos entender a própria microfilmagem
como uma parte integrante da automação de arquivos, uma vez que utiliza de
equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos. 
As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas
em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas. 
GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão
Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de
Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e
aumentar a qualidade de sua atuação. 
Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um
conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus
documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes
formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de
texto. Etc. 
As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são: 
Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema.
A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam
em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), como o
produtor, a data, o local, número, etc. 
Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em
entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata-
se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel)
para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através de
aparelhos de captura de imagens, como os scanners. 
Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre a
criação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia
recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca
e versão. 
COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a
Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados
das operações realizadas. 
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Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Os
formulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos. 
Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclo
de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de
Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do
sistema. 
Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito, pois
ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode ser
que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vai demorar
um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o candidato
saiba apenas o conceito para responder a questão. 
O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere uma
seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de
documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criação
até sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é
automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a serem
seguidos para a realização de uma atividade administrativa. 
Considerações sobre automação: 
GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro de confundir
esses dois conceitos pela semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O
GED refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-se à parte da
gestão voltada exclusivamente para documentos eletrônicos. 
Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes em
uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais
comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais
utilizado em sistemas de protocolo). 
Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum que o
candidato acredite que todo documento inserido no computador é um
documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que
“nasce” em suporte eletrônico e em código binário (lembrar da classificação de
documentos quanto ao gênero). O documento que “nasce” em suporte papel e 
depois é inserido no computador é o documento digitalizado. A diferença pode
parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia,
mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser
mantido para todos os efeitos. 
Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da
informação e identificam o documento, servindo para assegurar a
autenticidade, compreensão e uso do documento. 
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Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico, aumento
de produtividade e agilidade no acesso à informação. 
Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e
editados com mais facilidade, o que os deixa vulneráveis a intervenção
humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica
rápida, devendo haver constante migração de suportes. 
A automação de arquivos ainda não é um assunto muito comum em
provas, aparecendo de forma bem tímida. Não vai além do apresentado aqui.
Vamos a um exemplo de questão. 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer 
operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado, 
resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos 
documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no 
acesso ao conteúdo e significado desses documentos. 
Resolução 
O item está correto. O principal objetivo da automação em arquivos é a
facilidade em acesso e controle dos documentos. Ainda, uma de suas grandes
vantagens é o acesso simultâneo de vários usuários a vários documentos. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que 
servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da 
imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser 
suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. 
Resolução 
O item está incorreto. Os metadados são apenas dados de um
documento que são inseridos em um sistema de controle, como o de registro,
quando aquele é capturado. Em nada os metadados, apesar do nome, têm
relação com a informática de modo tão técnico. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a 
informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de 
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico. 
Resolução 
O item está correto. Vimos em nossa primeira aula que o documento,
para ser de arquivo, deve cumprir alguns requisitos. Além disso, vimos que os 
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documentos podem ser classificados como eletrônicos, informáticos ou digitais,
que tem a definição trazida no item. 
Considerando a automação e os documentos digitais, devemos falar
também sobre a Resolução CONARQ nº 20, que dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. 
Esta Resolução define documento digital (já estudado em nossa primeira
aula) como sendo o documento arquivístico codificado em dígitos binários,
produzido, tramitado e armazenadopor sistema computacional, sendo
exemplos a planilha digital, mensagens de email, sites da internet, bases de
dados ou qualquer outra, desde que esteja em formato digital. 
Especificamente a GDE deve ter espaço para a implantação de um
sistema eletrônico com requisitos funcionais, requisitos não funcionais e
metadados. 
São requisitos funcionais: registro e captura, classificação, tramitação,
avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança,
armazenamento e preservação. 
São requisitos não funcionais: utilização de padrões abertos,
independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade
com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a
usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho. 
Os metadados são definidos, segundo a Resolução, como informações
estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender,
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Essas
informações referem-se a identificação e contexto documental (identificador
único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de
classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão,
documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo,
informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais),
contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências
de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e
localização física do documento. 
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Conservação, Preservação e Restauração 
A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é
fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder
suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a
durabilidade do material do documento. 
A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações
preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas. Vamos
estudar cada uma delas. 
Técnicas de Restauração: 
Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica,
aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de
fungos e bactérias. 
Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas
ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. 
Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por
outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior
durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um
pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos
altos. 
Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha
de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em
uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre
145º a 155ºC. 
Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando
acetona à folha de acetato de celulose. 
Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e
fita adesiva de duplo revestimento. 
Existem outras técnicas de restauração de documentos, mas não são
muito comuns em provas. Vamos a elas: 
Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas
da folha são reconstruídas com celulose nova. Nesta etapa é utilizado um
equipamento, que executa, por meio de sucção, o preenchimento de todas as
áreas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento,
uma solução de polpa e água que, após sucção, se concentra nas áreas onde
não há suporte (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura igual à do 
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original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para
diferenciar as áreas novas da antiga. 
Velatura é um novo suporte em papel, agregado ao original. 
Reintegração cromática é a cobertura com pigmento de cor e tom,
próximos do original, em áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-
aquarela importado diretamente nas áreas em que é necessária uma
homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a estética do
documento. Só quando necessária. 
Planificação é a prensagem do documento. 
Montagem compreende a reorganização das folhas conforme a
seqüência do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de
numeração do original. 
Costura é feita em linha de algodão, em substituição aos grampos
metálicos; compõe-se de dois pontos de costura. 
Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações
corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o
método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de
sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os
documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas. 
Noções de Preservação: 
A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto
relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua
deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto
óbvias. 
As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo
CONARQ. Vamos a elas: 
Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o
suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada. 
Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel.
Ainda, a umidade pode provocar mofo. 
Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura
ideal deve estar entre 16º e 22ºC. 
Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de
fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível. 
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Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou
riscos. 
Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de
papel livre de acidez. 
Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o
desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo. 
Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes
devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar
protegido com um pequeno pedaço de papel. 
Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos
irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. 
Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas.
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. 
Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de
deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos,
sujeira, desfiguração dos materiais). 
Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos
puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário
recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores. 
Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas
na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. 
Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos
eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de
poeira, umidade e temperaturas altas. 
Vamos resolver algumas questões: 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre itens 
documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao conjunto de 
documentos. 
Resolução 
O item está correto. As técnicas de restauração são aplicadas nos
documentos individualmente, pois deve observar quecada documento tem um
dano específico, ou e graus específicos; enquanto que a preservação são
medidas a serem observadas para conservar todos os documentos em um
mesmo ambiente. 
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(Correios/2011 – Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de 
restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço 
inoxidável. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o alisamento consiste em passar os
documentos a ferro para retirar as marcas de dobras. 
(EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de 
temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a 
infestação de cupins nesse acervo. 
Resolução 
O item está correto. As condições ambientais de elevada temperatura e
umidade favorecem a aparição de insetos em geral. 
(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) As áreas de pesquisa, de trabalho e de 
depósito devem receber o mesmo tratamento no que concerne às condições 
climáticas. 
Resolução 
O item está incorreto. As áreas de pesquisa são os espaços destinados a
consultas e estudos nos documentos. Estas áreas têm a presença constante de
pessoas, e deve ter as condições climáticas que permitam a realização de seus
trabalhos. O depósito, onde os documentos serão armazenados, deve ter
condições ambientais que favoreçam sua conservação. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O suporte óptico, assim como o suporte 
magnético, sofre influência das ondas magnéticas; portanto, não pode ser 
exposto a campos magnéticos. 
Resolução 
O item está incorreto. Os suportes magnéticos são os que têm a leitura
efetuada por aparelhos que trabalham com campos magnéticos, enquanto que
os suportes ópticos são os que têm a leitura efetuada por feixes de luz, como o
laser. Os campos magnéticos não interferem nos suportes ópticos, pois a
informação é gravada por meio de “falhas” em padrão. 
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Exercícios 
01 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Os originais dos documentos correntes
microfilmados podem ser eliminados antes de serem arquivados, visto que os
microfilmes os substituem. 
02 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) O suporte microfílmico por ser
extremamente seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos
documentos digitais. 
03 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documento
original em cores. 
04 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o
início do rolo. 
05 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo requinte para
indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros no
conjunto microfilmado. 
06 - (ANEEL /2010 – Cespe/UnB) Os depósitos de arquivo devem prever
locais específicos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com
suas especificidades. 
07 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) A restauração, sendo uma operação de
conservação, demanda do profissional dela encarregado profundo
conhecimento a respeito de papéis e tintas. 
08 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) No caso de o acervo arquivístico ser
infestado por pragas, o tratamento deve ser adequado à espécie e ao tipo de
material infestado. Devem-se utilizar, preferencialmente, os tratamentos
químicos, e, como último recurso, as câmaras de congelamento ou a
modificação da atmosfera. 
09 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Índices elevados de umidade
contribuem para a conservação do papel, em razão das fibras de celulose nele
existentes. 
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10 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) As recomendações da câmara
técnica de conservação de documentos do CONARQ, para assegurar a
preservação dos diferentes documentos durante o prazo de guarda
estabelecido na tabela de temporalidade e destinação, determinam que devem
ser adotadas medidas de conservação já nas fases de produção e tramitação
dos documentos, estendendo-se os procedimentos específicos aos processos
de organização documental e acesso. 
11 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Visando garantir a preservação,
recomenda-se que todos os documentos públicos sejam produzidos em papéis
alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes. 
12 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A utilização de novas tecnologias
digitais nos arquivos favorece a preservação e a conservação, uma vez que os
suportes são comprovadamente mais duráveis e mais estáveis para o
armazenamento, em comparação com os meios convencionais de registrar
informações. 
13 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Os documentos sofrem um processo
natural de deterioração, causado por reações químicas. Fatores como índices
muito elevados de temperatura ou umidade relativa do ar, variações bruscas
de temperatura ou umidade, presença de poeiras e gases poluentes, exposição
a raios ultravioleta e a falta de ventilação aceleram esses processos e
favorecem o desenvolvimento de microrganismos e as infestações de insetos,
que prejudicam ainda mais o acervo documental. 
14 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Em termos de uso e preservação, existem
muitas vantagens em fazer a migração de documentos convencionais de
arquivo para meios digitais, como, por exemplo, a rapidez no acesso à
informação, a economia de espaço, uma maior durabilidade das mídias por não
haver manuseio direto, entre outras, que reduzem significativamente os gastos
com infraestrutura e recursos humanos. 
15 - (TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A degradação do suporte e a
obsolescência tecnológica não comprometem a preservação dos documentos
digitais. Os metadados garantem, por seus requisitos, a autenticidade, a
integridade e a acessibilidade desses documentos digitais. 
16 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) O filme com os documentos
microfilmados deve conter, obrigatoriamente, a imagem de abertura e,
opcionalmente, o termo de encerramento. 
17 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, o filme
original e o filme cópia devem ser armazenados em locais distintos. 
18 - (INSS /2008 – Cespe/UnB) Na microfilmagem de substituição, os
documentos originais podem ser eliminados após a reprodução, incluindo-se
aqueles de valor permanente. 
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19 - (INSS /2008 – Cespe/UnB) A baixa velocidade de recuperação, o
acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem
desvantagens da microfilmagem. 
20 - (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O documento eletrônico tem como
vantagem a densidade máxima da informação em um suporte muito pequeno,
no qual a mensagem terá de passar por reconstrução legível por máquina para
ser entendida. 
21 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Inexistem recomendações especiais para
a escolha do mobiliário onde os documentos deverão ser armazenados. É
necessário, apenas, que os móveis apresentem boas condições de uso. 
22 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Para os documentos considerados de
guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de
preservar o original, sem eliminá-lo. 
23 - (MS/2010 – Cespe/UnB) A microfilmagem justifica-se pelo uso
múltiplo e simultâneo que ela permite, transformando o acesso em uma
atividade rápida. 
24 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizado
qualquer grau de redução, devendo o armazenamento do filme original ser
feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia. 
25 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Nos casos em que os documentos
eletrônicosdependam de programas (software) específicos para a sua
conservação, a migração desses documentos para outros suportes ou formatos
pode ser uma solução viável. 
26 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A automação dos arquivos deve levar
em conta, por um lado, o direito de pleno acesso aos documentos públicos e,
por outro, o caráter sigiloso daqueles cuja divulgação ponha em risco a
segurança da sociedade e do Estado, ou viole a intimidade, a honra e a
imagem das pessoas. 
27 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Denomina-se gerenciamento eletrônico
de documentos (GED) o conjunto de tecnologias utilizadas para digitalização e
armazenamento de informação contida, especificamente, em documentos
convencionais. 
28 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os requisitos não funcionais de um sistema
eletrônico de gestão arquivística de documentos referem-se ao registro e
captura, classificação, tramitação, expedição, avaliação e destinação,
recuperação da informação, emulação, conservação e acessibilidade. 
29 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) O processo químico mais efetivo para a
desinfestação e desinfecção de materiais arquivísticos é a emulação. 
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30 - (TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O uso do papel de pH neutro é uma das
medidas mais importantes para eliminar ou diminuir as causas da deterioração
sofrida pelo documento. 
31 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) A luz do sol, diferentemente das
lâmpadas fluorescentes sem filtros, é considerada fonte de raios ultravioleta,
que danifica o papel. 
32 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Na higienização de documentos, além de
se remover a poeira, que contém partículas de areia que cortam e arranham os
documentos, devem ser retirados objetos danosos, como grampos, clipes e
prendedores metálicos. 
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Gabarito Comentado 
Item Resposta Comentário 
01 Errado 
Os documentos microfilmados, para serem eliminados, não podem mais estar em trâmite, ou seja, devem 
estar arquivados. E nem sempre o microfilme substitui o documento original. 
02 Errado 
É determinação legal que todos os microfilmes possuam filmes-cópia, que devem ser mantidos em locais
diferentes dos originais por motivo de segurança. 
03 Certo 
O símbolo ou sinalética mostrada na questão deve ser utilizada na imagem microfilmada para informar 
que o documento original está em cores. 
04 Certo 
O símbolo mostrado no item deve ser utilizado para informar em que rolo está o início da sequência de
imagens de documentos microfilmados. 
05 Errado 
O símbolo mostrado no item deve ser utilizado para informar que o documento original está deteriorado, 
danificado ou parcialmente destruído. 
06 Certo 
Os depósitos de arquivos devem prever os tipos de documentos que irá guardar e se adequar a cada um,
seja pela qualidade do material, pelas suas dimensões, ou pelo sua utilização. 
07 Certo 
O profissional que trata da restauração deve ser um especialista na área, com muito conhecimento do 
material de que trata e das técnicas e ferramentas que deve utilizar. 
08 Errado 
Os tratamentos com materiais químicos são a última opção a ser considerada, depois de tentado todas as
demais e não obtido o sucesso em eliminar a ação dos insetos. 
09 Errado 
Os índices elevados de umidade não contribuem para a preservação do papel, pois favorecem a aparição 
de mofo, fungos e insetos, que vão destruí-lo. 
10 Certo 
As medidas de conservação devem ser observadas durante toda a vida útil do documento, desde a sua
produção. Deve ser considerado, por exemplo, o tipo de material usado no suporte e no acondicionamento 
11 Errado 
A recomendação indicada no item deve ser observada apenas para a criação de documentos públicos de 
valor permanente, uma vez que deverão ter alta duração. 
12 Errado 
Os suportes eletrônicos e digitais são comprovadamente menos duráveis e instáveis que os suportes
tradicionais ou convencionais. 
13 Certo 
Estes são os fatores químicos, físicos, biológicos, além da ação antrópica, que contribuem para a 
deterioração de qualquer documento, e que devem ser minuciosamente controlados. 
14 Errado 
Todo o item está correto, a exceção da maior durabilidade das mídias, que já vimos, é muito mais frágil
que os suportes convencionais. 
15 Errado 
Os fatores mencionados no item comprometem e muito a preservação dos documentos digitais. Os 
metadados garantem a recuperação da informação, mas não do documento em si. 
16 Errado 
Segundo o Decreto, as imagens de abertura e de encerramento, com as informações determinadas, são
de utilização obrigatória em qualquer processo de microfilmagem. 
17 Certo 
De acordo com a determinação lega, os filmes-cópia devem ser guardados em locais diferentes dos filmes 
originais, por motivo de segurança. 
18 Errado 
Na microfilmagem de substituição os documentos podem sim ser eliminados, se for observado os critérios
determinados no Decreto. Contudo, documentos permanentes jamais podem ser eliminados. 
19 Errado 
Os documentos em microfilme não têm perda de resolução. A determinação é que pode-se utilizar 
qualquer grau de redução, desde que não comprometa a resolução e legibilidade do documento. 
20 Certo 
As mídias eletrônicas ou digitais têm sua capacidade de armazenamento cada vez maior, enquanto seu
tamanho físico está cada vez menor. Mas sempre precisarão de máquinas para efetuar sua leitura. 
21 Errado 
A recomendação para o mobiliário, inclusive visto em nossa primeira aula, é que sejam feitos em metal e 
pintados com tinta antioxidante para evitar a ferrugem. 
22 Certo 
Uma das funções da microfilmagem, conforme vimos, é a microfilmagem de preservação, utilizada para
evitar o manuseio e o risco de destruição do documento original. 
23 Errado 
A microfilmagem, ao contrário do que afirma o item, dificulta o acesso. A característica de tornar o acesso 
múltiplo e rápido é da digitalização. 
24 Certo 
Conforme determinação do Decreto, é permitido qualquer grau de redução, desde que não prejudique a
legibilidade; e os originais devem ser mantidos em local diferente do das cópias. 
25 Certo 
Uma das grandes desvantagens dos documentos e sistemas eletrônicos é sua rápida obsolescência. Então 
um documento digital deve sempre ser migrado de suporte e formato para garantir o seu acesso. 
26 Certo 
No processo de automação devemos considerar que o documento digital também pode ser classificado
como sigiloso por algum dos motivos citados no item, e propor restrições de acesso. 
27 Errado 
O GED é o conjunto de ferramentas automatizadas que auxiliam a gestão de documentos. O GDE é o 
conjunto de atividades voltado exclusivamente para documentos eletrônicos. 
28 Errado 
Os requisitos não funcionais são: padrões abertos, fornecedor, integração com sistemas, legislação e
padrões interoperabilidade, atendimento a usuários, facilidade de utilização e desempenho. 
29 Errado 
A desinfestação é o combate à ação de insetos. O processo químico mais efetivo para a desinfestação e 
desinfecção é a fumigação. 
30 Certo 
O papel com pH neutro não é ácido nem básico, o que dificulta as reações químicas, sejam naturais ou
pelo contato com outras substâncias do ambiente. 
31 Errado 
A luz do sol, assim como qualquer outra artificial, emite ondas ultravioletas e infravermelhas que 
danificam o papel. Por isso devem ser muito controladas e sempre evitadas. 
32 Certo 
Na limpeza há a retirada de qualquer material que possa danificar o documento de alguma forma. Os
objetos metálicos provocam danos por causa da ferrugem, e devem ser removidos e evitados.ARQUIVOLOGIA PARA POLÍCIA FEDERAL
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Pois bem, caros alunos, acabamos aqui esta nossa aventura. 
Com esta aula conseguimos estudar tudo o que foi pedido no edital para
a parte de Arquivologia. 
Espero que tenham gostado, e que este curso os ajude a atingir seu
objetivo de se tornar Papiloscopista da Polícia Federal! 
Mais uma vez gostaria de dizer que estou sempre aberto a receber as
críticas e sugestões de todos vocês para sempre melhorar meus trabalhos. 
Estarei aguardando a todos para solucionar as suas dúvidas no fórum do
curso e também no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Fiquem todos com meus desejos de boa sorte neste concurso, que
estejam se animando para lutar, e que não se deixem abater! Lembrem-se: a
vitória vem a quem a persegue com garra! 
Forte abraço a todos, bons estudos e até mais! 
Mayko Gomes 
Abril/2012 
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Exercícios Resolvidos na Aula 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente
de terem valor primário ou secundário. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos,
a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. 
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de
documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de
redução e equipamento utilizado. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que
apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou
inserção no filme original. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas
de segurança obrigatórias. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto
ilegível no original. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento
não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto,
continua no próximo rolo. 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Considerando-se que, em qualquer
operação de automação aplicada aos arquivos, o acesso deve ser preservado,
resguardadas as restrições legais de sigilo, é correto afirmar que, no caso dos 
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documentos eletrônicos e digitais, a acessibilidade equivale à facilidade no
acesso ao conteúdo e significado desses documentos. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) Metadados correspondem a marcas que
servem para identificar uma imagem digital ao sobrepor no mapa de bits da
imagem, uma informação complexa, visível ou invisível, que só pode ser
suprimida mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O documento arquivístico digital é a
informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível por meio de
sistema computacional, tratada e gerenciada como documento arquivístico. 
(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Enquanto a restauração incide sobre itens
documentais individuais, a preservação geralmente se estende ao conjunto de
documentos. 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) No alisamento, uma das operações de
restauração de documentos, os documentos são dispostos em bandejas de aço
inoxidável. 
(EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa e de
temperatura no ambiente de um acervo constituem condições propícias para a
infestação de cupins nesse acervo. 
(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) As áreas de pesquisa, de trabalho e de
depósito devem receber o mesmo tratamento no que concerne às condições
climáticas. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O suporte óptico, assim como o suporte
magnético, sofre influência das ondas magnéticas; portanto, não pode ser
exposto a campos magnéticos.