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CONTEÚDO GESTÃO DE NEGÓCIOS NOME DO CURSO Copyright © Portal Educação 2015 – Portal Educação Todos os direitos reservados R: Sete de setembro, 1686 – Centro – CEP:79002-130 Telematrículas e Teleatendimento: 0800 707 4520 Internacional: +55 (67) 3303-4520 atendimento@portaleducacao.com.br – Campo Grande-MS Endereço Internet: http://www.portaleducacao.com.br Dados Internacionais de Catalogação na Publicação - Brasil Triagem Organização LTDA ME Bibliotecário responsável: Tiago Pereira Nocera CRB 1/2995 Portal Educação P842a Administração logística / Portal Educação.- Campo Grande: Portal Educação, 2015. 79p. : il. Inclui bibliografia ISBN 978-85-436-0370-4 1. Logística empresarial - Administração. I. Portal Educação. II. Título. CDD 658.78 2 SUMÁRIO 1 FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO .......................................................................................... 3 1.1 ADMINISTRAÇÃO MERCADOLÓGICA ......................................................................................... 3 1.2 FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA ................................................................. 9 1.3 GESTÃO EMPRESARIAL INTEGRADA ........................................................................................ 12 1.4 COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL .................................................................................... 19 1.5 EMPREENDEDORISMO E PROJETOS EMPRESARIAIS ............................................................ 23 2 FUNDAMENTOS DA LOGÍSTICA ................................................................................................... 28 2.1 GESTÃO DE PROCESSOS E DE MANUFATURA ....................................................................... 28 2.2 GESTÃO DE ESTOQUES E DE ARMAZENAGEM ....................................................................... 34 2.3 LOGÍSTICA DE SUPRIMENTO E DE DISTRIBUIÇÃO ................................................................. 39 2.4 GESTÃO DE TRANSPORTES E CUSTOS LOGÍSTICOS ............................................................ 41 2.5 LOGÍSTICA INTEGRADA E INTERNACIONAL ............................................................................. 44 2.6 ANÁLISE E DECISÕES FINANCEIRAS EM PROJETOS LOGÍSTICOS ....................................... 46 3 CONHECIMENTOS COMPLEMENTARES ...................................................................................... 49 3.1 LEGISLAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO E LOGÍSTICA .................................................................... 49 3.2 INTRODUÇÃO À CONTABILIDADE .............................................................................................. 53 3.3 ELEMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ......................................................................... 61 3.4 O FLUXO DE INFORMAÇÃO NOS TEXTOS EMPRESARIAIS .................................................... 69 REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 77 3 1 FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO A Administração de Empresas se relaciona com a área de Logística no que se refere à organização dos procedimentos organizacionais, relacionados ao modo de produção, armazenagem, distribuição e venda de produtos para os consumidores, em diversas ocasiões e locais, além das realizações que se efetivam no contexto das próprias empresas. Nas concepções teóricas da Administração de Empresas, destacam-se as iniciativas dos primeiros administradores, com destaque para Henry Ford e Frederick Winslow Taylor, cujas tentativas pioneiras de gerir os elementos ligados à produção, como a criação da linha de produção e a orientação para com a postura e movimentos dos funcionários, geraram concepções como o Fordismo e o Taylorismo. A produção e o consumo, analisados do ponto de vista da Administração Mercadológica e Financeira, podem ser considerados como forma de se iniciar e manter as relações estabelecidas com os consumidores, bem como justificam a forma pelas quais esquemas como custo e benefício são aplicados, em meio a elementos pertinentes ao Marketing. Foram consideradas, paralelamente, as formas de organização hierárquica das empresas, com destaque para as características de cada tipo de gestão, e a forma como os funcionários são (ou não) orientados e incentivados em suas funções. Também foram analisados os conceitos relativos à comunicação empresarial, com foco no processo de resolução de crises e nas mídias que foram e são utilizadas, garantindo seu compromisso com seus públicos. Para cada público existe uma mídia específica, visando trabalhar com informações que sejam pertinentes àquilo que os mesmos desejam saber. Tudo isto visando garantir o consumo de seus produtos e serviços, assim como a construção e manutenção da imagem positiva da empresa em questão para com a sociedade. 1.1 ADMINISTRAÇÃO MERCADOLÓGICA A Administração de Empresas foi desenvolvida, enquanto ciência, como estudo de procedimentos que viabilizaram a produção de forma padronizada no século XIX e início do século XX, e que orientariam-na ao longo do mesmo, até o contexto organizacional atual. Os 4 procedimentos base da Administração fazem parte de duas correntes teóricas específicas: o Fordismo, elaborado por Henry Ford, e o Taylorismo, de Frederick Winslow Taylor. O Fordismo foi criado no intuito de aperfeiçoar (configurar atitudes, a fim de que possam auxiliar no aumento de velocidade para com uma determinada realização) as ações dos funcionários industriais de Henry Ford, reduzindo suas funções a movimentos específicos, de acordo com a etapa de produção que lhes cabiam. O ato de produzir era guiado por uma linha de trem (daí o nome “linha de produção”), na qual o automóvel Ford Modelo T era movimentado e criado por etapas. Os funcionários, divididos em grupos, seriam responsáveis cada qual por uma parte, ao invés de todos eles se dedicarem a construir um carro ao todo, um por vez. Além de reduzir os movimentos dos funcionários a movimentos simples, o Fordismo propagaria também a ideia de que a produção pode aumentar sua velocidade, se ao invés de se deixar que os funcionários voltassem o foco apenas para a criação de um produto por vez, fossem distribuídos de modo uniforme, a fim de que as partes fossem construídas simultaneamente, dando origem a vários automóveis de uma só vez. Essa corrente seria modelo para a produção até os dias atuais, com mudanças relativas tanto às funções dos funcionários ao longo da linha, como para com os movimentos necessários para a fabricação, mas tendo por princípios as mesmas concepções de Henry Ford para com a produção de seus automóveis. 5 FIGURA 1 - LINHA DE PRODUÇÃO DO AUTOMÓVEL FORD T, IDEALIZADA POR HENRY FORD PARA AUTOMATIZAR E ACELERAR OS PROCEDIMENTOS DE FABRICAÇÃO FONTE: Disponível em: <http://www.brasilescola.com/geografia/modalidades-producao- industrial.htm>. Acesso em: 12 jun. 2012. O Taylorismo, por sua vez, se formalizou por meio de um conjunto de teorias que visavam aprimorar os movimentos dos funcionários, garantindo que a produção, inclusive na forma linear propagada por Henry Ford, fosse realizada do modo mais eficaz. O criador desta corrente teórica, Frederick Winslow Taylor, analisava elementos relacionados à postura, ao posicionamento de mãos e pés ao longo do cotidiano, sendo depois modificados para movimentos predefinidos, de acordo com o que Taylor acreditava ser o mais adequado para aumentar a produção. Diante desta análise racional da produção organizacional, Taylor ficou conhecido como “pai” da Administração Científica. 6 FIGURA 2 - PRODUÇÃO ORGANIZACIONAL DE ACORDO COM OS PRECEITOS DE TAYLOR, COM MOVIMENTOS E POSTURA PADRONIZADOS FONTE: Disponível em: <http://www.espam.edu.br/index.php?menu=espam&materia=2831>. Acesso em: 16 jun. 2012. Os preceitos do Fordismo e do Taylorismo, formulados a partir de análises minuciosas, em busca de padrões e sistemas que trouxessem rapidez e eficácia à produção, ofereceram também reflexões a respeito dos funcionários em si, no que diz respeito à importância que os mesmos possuem para as organizações. Questão esta que vai além da produção em si, como envolve também atualidades referentes ao relacionamento interpessoal e valorização individual dos mesmos. É o que será analisado no próximo subtítulo, a partir da discussão voltada ao contexto contemporâneo da produção organizacional. Nos dias atuais, com ligeiras modificações, as técnicas empregadas na indústria sob estas teorias ainda são empregadas, sem que, no entanto, a preocupação se reduza apenas à produção, mas também a outros detalhes que dizem respeito ao cotidiano organizacional. Ao se considerar as relações interpessoais no contexto organizacional, deve-se considerar que as mesmas são pautadas, em maior ou menor grau, dependendo do que é realizado, pela hierarquia, ou seja, pela posição ocupada pelo indivíduo em um cargo de maior ou menor importância em relação aos demais na mesma organização. 7 Nesse sentido, se for pensado em uma organização empresarial tal qual a sociedade, pode-se esquematizá-la tal qual uma pirâmide, na qual os funcionários formariam sua base e, conforme se sobe ao topo, estariam os cargos de supervisão, gerência e presidência da mesma. Nesta esquematização tal qual uma pirâmide, pode-se dizer que a comunicação entre os participantes da organização se comunicarão de duas formas, horizontal e verticalmente. Isso quer dizer que, quando funcionários de uma posição hierárquica desejam compartilhar uma determinada mensagem, tal comunicação é realizada de modo horizontal. Caso desejem transmitir tal mensagem a posições mais altas desta hierarquia, realizarão uma comunicação vertical, que passará por um ou mais cargos superiores, chegando, caso necessário, ao Presidente da organização. Da mesma forma se realiza tal comunicação, mas de maneira inversa, quando uma mensagem é transmitida do topo da pirâmide hierárquica para a base. As relações trabalhistas sempre foram pautadas por esta relação de poder, apresentada nas organizações atuais por meio da pirâmide hierárquica. As diferenças estão nas questões que se referem ao modo como os diferentes cargos se inter-relacionavam, pautados apenas na obediência e cumprimento de deveres, em relação a como hoje estabelecem tal relacionamento, por meio da comunicação em âmbito empresarial. Se o foco da organização é desenvolver uma cultura que possibilite tal comunicação de maneira eficaz, respeitando-se elementos que dizem respeito à individualidade de seus integrantes, o poder deve ser exercido de maneira que presidência, gerência e supervisão orientem os demais colaboradores não pela intimidação, mas pelo direcionamento. 8 Esquematização organizacional em forma de pirâmide, ilustrando as posições hierárquicas, da base ao topo, bem como a comunicação vertical e horizontal (Ilustração gerada no Microsoft Word 2010). A direção é esta função administrativa que se distribui em todos os níveis hierárquicos, sendo necessário para a eficácia deste processo de dirigir a liderança, bem como a motivação e a comunicação, que devem ser utilizadas enquanto ferramentas organizacionais, em toda a atividade que requeira o envolvimento geral de uma organização. Portanto, para que se atinjam metas em função de objetivos específicos, a direção é o recurso mais eficaz, pois por meio dele se alcança a interpretação das atividades necessárias, bem como a dosagem certa de autoridade, a fim de que os funcionários sejam guiados, e não ordenados. Direção Supervisão / Gerência Assistentes, Estagiários e demais Colaboradores COMUNICAÇÃO HORIZONTAL C O M U N I C A Ç Ã O V E R T I C A L 9 Pode-se considerar que, a partir desta atitude em se direcionar, no lugar de se intimidar ou mesmo ameaçar colaboradores, em função do sucesso organizacional, que as relações de poder caminham hoje para um patamar mais digno e respeitoso, principalmente para os cargos mais baixos da pirâmide hierárquica. A direção nos três níveis organizacionais (Fonte: Quadro adaptado de Chiavenato, 1994, p. 355). O poder em uma organização, que desenvolve uma cultura voltada ao inter- relacionamento e à aplicação de opiniões diversas em suas atividades, é exercido não como forma de subjugar indivíduos, mas de norteá-los em busca de objetivos em comum, que beneficiem a todos os envolvidos. Esse pensamento faz parte das chamadas organizações inovadoras, que com princípios diferenciados, tendem a se destacar no mercado diante das que possuem uma atitude conservadora. 1.2 FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Ao serem considerados os elementos relacionados ao sucesso da Administração de Empresas, deve-se também analisar a forma pela qual a sociedade, principalmente no aspecto Nível organizacional Direção Conteúdo Tempo Amplitude Macro-orientada. Genérica e sintética Direcionada a longo prazo Institucional Direção Aborda a organização como um todo. Intermediário Gerência Menos genérica/ mais detalhada Direcionada a médio prazo Aborda cada unidade organizacional em separado. Micro-orientada. Detalhada e analítica Direcionada a curto prazo Operacional Supervisão Aborda cada operação em separado. 10 econômico, é influenciada por tais teorias. No modo de produção capitalista, que segue a humanidade no âmbito econômico até os dias atuais, sabe-se que a busca maior é por produzir para gerar lucro, sendo que a primeira ação é atribuída aos funcionários, indivíduos que disponibilizam sua mão-de-obra para tal fim, em troca de recursos financeiros para sobreviverem. O lucro gerado é de posse da organização, que inclusive utiliza este para pagar os salários, investir na empresa e em ações, movimentadas pela bolsa de (a instituição econômica responsável por movimentar o capital das organizações na forma de ações, realizando a alta ou baixa das mesmas por meio da venda, realizada pelos corretores) em negociações cotidianas. Basicamente, esses preceitos são o que movem a produção na sociedade capitalista. No entanto, o homem desenvolve suas capacidades não apenas no âmbito econômico, sendo que nas demais áreas da sociedade também estabelecem relacionamentos, bem como necessidades específicas, que condizem com sua formação integral. Na busca por evoluir intelectual, social e culturalmente, o ser humano vai além do ganho de dinheiro como meta para se considerar incluído na sociedade contemporânea. Óbvio que o recurso financeiro também está incluído dentre tais metas, correspondente ao ganho material, que supre necessidades básicas, como moradia, saúde, alimentação e vestuário, como também as supérfluas, que dizem respeito ao consumo de produtos de uma determinada categoria. Dentro da sobrevivência reside, portanto, outra necessidade, que se localiza no âmbito sociocultural, ao que se denomina status. (estado em que se encontra o indivíduo em uma determinada ocasião). Há diversos momentos no qual o status se manifesta, mas no caso da compra, o indivíduo sente-se satisfeito não apenas com o objeto que adquiriu e com a função que o mesmo possui, mas também com outros elementos, que diferenciam compra e comprador dos demais, em todo o mercado, a exemplo da marca (identificação de uma empresa, normalmente representada por um logotipo – conjunto de um desenho específico e/ou nome fantasia da mesma, estampada em um lugar de destaque na embalagem ou no próprio produto) e do custo. 11 FIGURA 3 Uma guitarra elétrica, como qualquer outro produto, pode ser considerada em seus atributos, sua função de instrumento musical, bem como por sua marca, que confere a ela e a seu proprietário um determinado status. FONTE: Disponível em: <http://www.emb.com.br>. Acesso em: 15 jun. 2012. O ato de transferir valor a mais para um mesmo produto, inclusive na intenção de classificá-lo como diferente ou inovador, é chamado de valor agregado (forma pela qual se diferencia um produto no mercado, acrescentando ao mesmo, valores que vão além de suas funções e características básicas). Nas estratégias de mercado, isso auxiliará não somente nas vendas, como também na fixação do produto, junto de sua marca, na mente do consumidor, tornando-o fiel. Este constitui um dos princípios do Marketing, conjunto de técnicas voltadas para a venda e fidelização de consumidores, que seguem estratégias voltadas ao produto, ao preço, ao ponto (ou local) de venda e a promoção (modo como o produto é divulgado). Diante destas questões, relacionadas ao modo como um produto é aceito e promovido, dentro do ciclo capitalista de produção, venda e consumo, vale destacar que produzir, apesar de possuir ligação com o ato de consumir, é cada vez mais mediado pelo vender. As questões que envolvem o processo de produção devem ser compreendidas, desde a relação capitalista entre a oferta de mão-de-obra como trabalho e a obtenção do lucro por parte 12 das organizações, a elementos paralelos como o marketing, que estimula o ciclo entre compra e venda. No ato de vender, além de estarem relacionadas preocupações exclusivas com a venda e o lucro a ser obtido, também são incluídas providências a fim de que a organização não apenas produza e que seu produto seja adquirido, como também visualiza cada vez mais a importância de se manter os clientes satisfeitos, junto à crença de que consome algo diferenciado, de características únicas que, de certo modo, podem ser transmitidas para quem o consome. 1.3 GESTÃO EMPRESARIAL INTEGRADA O contexto empresarial nos dias de hoje se caracteriza por uma valorização dos recursos humanos, enquanto colaboradores com uma bagagem de hábitos, valores e opiniões, que pode ser utilizada em benefício da própria empresa, em busca de seu diferencial no mercado. Também para com as relações de poder, existem questões que determinam o modo como os superiores lidam com seus subordinados, variando o grau de autoritarismo de acordo com as concepções daqueles, que refletem na cultura organizacional, assim como o modo pelo qual valorizam, de maneira mais ou menos justa, os colaboradores da empresa. Os graus de relacionamento entre funcionários são determinados por processos empresariais diferenciados, que serão caracterizados a seguir. O administrador tem a escolha de realizar suas decisões de acordo com o que acredita que deve ser valorizado, em relação ao modo como se relaciona com os demais funcionários, podendo agir de forma rígida, por meio da chefia, ou flexível, por meio da liderança. Para com os sistemas de comunicação, o administrador pode adotar fluxos descendentes de ordens e ascendentes de relatórios para informação, em um procedimento comunicacional vertical e rígido. Pode ainda adotar sistemas de informação desenhados para proporcionar acesso a todos os dados necessários ao desempenho dos funcionários, em uma comunicação vertical e horizontal, simultânea, intensa e aberta. No que diz respeito ao relacionamento interpessoal, o administrador pode adotar cargos com tarefas segmentadas e especializadas, impedindo que as pessoas comuniquem-se entre si, 13 ou ainda desenhos de cargos que permitam o trabalho em grupo em operações gerenciadas e avaliadas, em cargos enriquecidos e abertos. Como sistemas de punições e recompensas, o administrador pode adotar um esquema de punições que consiga a obediência por meio da imposição de castigos e medidas disciplinares, com ênfase na intimidação e no medo. Contudo, pode também adotar um esquema de recompensas materiais e simbólicas para obter a motivação positiva, por meio da meritocracia bem empregada, alcançando ainda a aceitação e o comprometimento das pessoas, com ênfase nas recompensas e estímulos. A partir destas variáveis organizacionais, expostas de acordo com as teorias de Likert (apud CHIAVENATO, 1994), podem-se considerar elementos que estejam relacionados com o clima organizacional, assim como as implicações deste para com o trabalho realizado. Ainda dentre as concepções do autor, pode-se considerar quatro sistemas que dizem respeito às relações interpessoais e à gestão de uma organização. A maneira mais fechada de se administrar uma empresa se define por meio do sistema autoritário-coercitivo, sendo manipulador em sua essência, por meio do qual a obediência sem questionamentos se faz valorizada e as ações são manipuladas em função do desejo da máxima hierarquia. A cúpula da organização gera em torno de si um monopólio das decisões, sem qualquer preocupação com as necessidades e problemas alheios. A partir do sistema autoritário-benevolente, os colaboradores do nível hierárquico mais baixo possuem acesso às decisões, em pequeno número e de caráter operacional e ainda sujeitas à confirmação por parte do nível mais alto para a devida execução. O fluxo de informações é precário, sendo realizado verticalmente, a fim de facilitar tal processo de tomada de decisões – ficando reduzido ao mesmo. 14 FIGURA 4 As relações empresariais no contexto atual são regidas pelo modo como se valorizam os funcionários e o poder é exercido pelos superiores para com seus subordinados. FONTE: Disponível em: <http://vilamulher.terra.com.br/campanha-%93mais-mulheres-no-poder%94-5-1- 37-116.html>. Acesso em: 19 jun. 2012. O sistema consultivo, terceiro dentre os que se referem à tomada de decisões, é um pouco mais flexível que os outros dois, deixando de ser autocrático e impositivo para que a contribuição dos colaboradores tenha uma importância mais significativa, a partir de consultas feitas pela alta hierarquia. Como as decisões são também descentralizadas, permite um maior envolvimento nos processos de escolha da organização. O sistema participativo é aquele no qual a organização se pauta pela total democracia, com a descentralização e delegação de decisões aos níveis hierárquicos mais baixos, com um controle dos resultados por parte do nível mais alto, sendo os colaboradores que executam as tarefas aqueles que se tornam responsáveis pela tomada de decisões. As comunicações constituem o núcleo de integração do sistema, tornando o clima organizacional o mais favorável possível, e seu fluxo é tanto vertical como horizontal, para proporcionar envolvimento total das pessoas no negócio da organização. Com um procedimento de recompensas salariais, por meio de esquemas de remuneração variável a partir do alcance de metas e resultados, o sistema participativo promove tais incentivos como forma de contar com a participação efetiva de todos os colaboradores, incluindo nestas ações recompensas sociais ou simbólicas, com raras punições – decididas e administradas pelas equipes ou grupos de trabalho, caso haja a necessidade. 15 Apesar da existência destas quatro realidades no contexto empresarial, é praticamente corretíssimo afirmar que esta última, que diz respeito ao processo participativo, é a mais coerente com as propostas das empresas contemporâneas. A proposta de respeitar e valorizar os recursos humanos, garantindo a renovação constante dos preceitos da cultura organizacional, de acordo com os valores e opiniões admitidos pelos próprios funcionários. Por fim, a relação de poder, em um âmbito democrático, se dá não pelo autoritarismo, mas sim pelo respeito e liderança com que os superiores direcionam seus subordinados, a fim de conduzir a empresa, e não apenas fazer com que a mesma se desenvolva diante da intimidação e das realizações formalizadas pelo medo. Para a insegurança, tem-se como substituto certo o respeito e o valor dado a toda e qualquer concepção individual dentro de uma organização. Se anteriormente a preocupação era de que a produção fosse estudada e realizada da maneira mais eficaz possível, reivindicações da classe operária, tais como condições dignas para a realização do trabalho e a possibilidade de ascensão profissional, fizeram com que as concepções teóricas da administração fossem reelaboradas de acordo com questões mais humanísticas. Surge na concepção da produção organizacional a meritocracia (segundo o próprio termo, é uma forma de regimento da organização por meio do mérito. Ou seja, quem faz por merecer tem o trabalho reconhecido, ou recebe uma proposta de melhorias junto à empresa na qual trabalha), que servirá de base para colocar preceitos para que os funcionários tenham a oportunidade de ascender profissionalmente. A meritocracia destaca elementos como realizações de funcionários, dentre inovações no setor ou contribuições para com a organização, ou ainda o período pelo qual o indivíduo integra a mesma. Tomando como exemplo a meritocracia no Japão, pode ser analisado que o elemento principal para se valorizar um funcionário, inclusive possibilitando sua ascensão profissional, é a idade. Tem-se, portanto, uma questão cultural que norteia a organizacional, pois é sabido que a cultura japonesa valoriza o indivíduo mais velho, como fonte de sabedoria e experiência de vida. Em uma empresa desta nação, diante de tais premissas, a preferência para a figura de líder será o funcionário mais antigo, contrariando inclusive a cultura socioeconômica ocidental, que valoriza o indivíduo até uma certa idade, quando se crê que o mesmo está apto a qualquer realização. O Toyotismo é uma corrente teórica da administração, pós-fordismo, que adota a meritocracia de acordo com os preceitos japoneses, já que está ligada à empresa Toyota, 16 localizada em uma cidade homônima no Japão. Além de trabalhar com o mérito voltado à pessoa há mais tempo na organização, também considera opiniões de seus funcionários, tanto no que diz respeito à criação como na produção de seus automóveis. FIGURA 5 A meritocracia se desenvolve a partir do mérito individual, a partir dos feitos e contribuições para com a organização. FONTE: Disponível em: <http://movimentoescolapublica.blogspot.com/2008_11_01_archive.html>. Acesso em: 16 jun. 2012. Se for analisada a forma como os carros da Toyota são fabricados, será verificado que é utilizada ainda a linha de produção fordista, com uma mudança de funções e posturas por parte dos funcionários, além do acréscimo robótico, por meio de braços robóticos (que trabalham com uma determinada função de acordo com uma programação predeterminada) que, com facilidade e rapidez, lidam com grandes peças, necessárias em diversas fases da produção de automóveis. O Toyotismo traz a reelaboração de conceitos relacionados à produção industrial, incluindo por sua vez tanto o que diz respeito à produção em si (em relação aos recursos utilizados e ao modo como é produzido), como também o que está relacionado aos funcionários, suas observações cotidianas, crenças e valores, de acordo com a visão oriental da meritocracia. Contudo, uma crítica possível de ser realizada seria para com o esquema de logística just in time da Toyota (que será detalhado na segunda parte do conteúdo, com produções de automóveis sob encomenda, o que torna a produção muito mais corrida e, possivelmente, estressante para os funcionários, também chamados colaboradores. 17 FIGURA 6 Produção de automóveis em fábrica da Toyota, utilizando-se da linha de produção sob as modificações necessárias, como o uso da robótica no processo. FONTE: Disponível em: <http://ronaldocomunica.blogspot.com/2008/06/toyotismo-modelo-japons-de-produo.html>. Acesso em 17 jun. 2012. Uma organização é considerada conservadora diante de sua cultura organizacional, que possui um padrão rígido, sem qualquer consideração para com crenças e valores individuais. Também é um indicador o modo pelo qual seus funcionários se comportam em meio ao cotidiano, sempre preocupados não em realizar o trabalho necessário, cada qual a seu modo, mas sim em se portar da maneira como a organização julga realmente correta. Normalmente, as organizações que são geridas em uma política familiar tendem a serem conservadoras, pois a cultura que permeia o âmbito organizacional é a que tal família coloca como padrão para os demais indivíduos. Tal visão de relacionamento interpessoal é incorreta, pois não respeita as individualidades, hábitos, crenças e valores que os funcionários trazem como bagagem sociocultural, podendo com tal atitude desgastá-lo durante o período de trabalho, prejudicando o clima organizacional. 18 FIGURA 7 Uma organização conservadora tende a desgastar as pessoas e promover um clima organizacional tenso, sem a liberdade e criatividade no trabalho. FONTE: Disponível em: <http://comuniquec.wordpress.com/2009/03/27/a-gente-trabalha-muito-sim>. Acesso em: 18 jun. 2012. As organizações inovadoras, por sua vez, são as que respeitam o indivíduo nas questões pertinentes ao que ele vivencia fora do contexto organizacional. Seus valores e crenças são considerados e respeitados, como também fazem parte do contexto que o mesmo apresenta para a empresa em questão. Ou seja, as opiniões e hábitos do funcionário refletem-se no que ele realiza, e esta bagagem cultural é valorizada em meio às questões que precisam de resolução no cotidiano da organização. A diferença entre a organização conservadora e a inovadora está na abertura que esta possui, na liberdade de se utilizar concepções e ações próprias, sem que nada seja formatado por pensamentos alheios. As organizações que desejam o reconhecimento social cada vez mais tendem a valorizar tais elementos trazidos por seus funcionários, não apenas para facilitar a realização de seus trabalhos, como também para que seja feita a manutenção positiva do clima organizacional, mantendo a relação interpessoal como que realizada de modo agradável. Tal análise do clima 19 organizacional será feita no subtítulo a seguir, juntamente das variáveis de Likert, que se relacionam estritamente com tal tema. 1.4 COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL No item anterior, foram comparadas as organizações com filosofias diferenciadas, sendo as mesmas classificadas como conservadoras ou inovadoras. Tal diferença se efetiva na maneira como as relações trabalhistas e de produção são realizadas. De tal modo, essas são responsáveis pela geração e manutenção do clima organizacional. O clima organizacional, como o próprio termo quer dizer, está relacionado ao equilíbrio ou desequilíbrio das relações interpessoais, em qualquer nível, dentro de uma organização. Assim como a hierarquia se estabelece horizontal e verticalmente, também o clima pode se estender a funcionários de um mesmo setor, ou dos superiores para com seus subordinados. Foi discutido anteriormente que o clima está relacionado à cultura organizacional, sendo que o conservadorismo conduz o primeiro a uma padronização à força, enquanto que uma organização inovadora permite aos funcionários lidar com a criatividade e com a bagagem cultural que possuem. Como uma das concepções mais relevantes da teoria comportamental, podem ser consideradas variáveis comportamentais importantes denominadas “variáveis de Likert”, teórico responsável pela análise das mesmas. Dentre tais variáveis comportamentais, têm-se: o processo decisorial, os sistemas de comunicação, o relacionamento interpessoal dos membros e os sistemas de punições e recompensas adotados pelas organizações. Dentre as considerações de Likert, podem-se distinguir ações relacionadas à cultura organizacional, complementado pelo poder de decisão dos níveis hierárquicos mais altos. Considerando-se o processo decisorial, as decisões dentro da organização são totalmente centralizadas por seu administrador. Ele também pode descentralizar as decisões, de modo integrado às pessoas envolvidas, ou ainda optar pela adoção de supervisão direta, rígida e fechada, ou de supervisão genérica, aberta, democrática e orientadora, para que os processos organizacionais sejam realizados com maior autonomia e flexibilidade. No que se refere aos sistemas de comunicação, em um processo comunicacional vertical e inflexível, a informação pode ser direcionada com fluxos descendentes de ordens e ascendentes de relatórios, em uma adoção rígida de procedimentos por parte do administrador. 20 Por outro lado, podem ser adotados sistemas de informação voltados ao acesso a todos os dados necessários à melhoria das ações dos colaboradores, por meio de uma comunicação vertical e horizontal simultânea e acessível. No que diz respeito ao relacionamento interpessoal, o administrador pode adotar cargos com tarefas segmentadas e especializadas, impedindo que as pessoas se comuniquem entre si, ou ainda desenhos de cargos que permitam o trabalho em grupo em operações gerenciadas e avaliadas, em cargos enriquecidos e abertos. Como sistemas de punições e recompensas, o administrador pode adotar um esquema de punições que consiga a obediência pela imposição de castigos e medidas disciplinares, com ênfase na intimidação e no medo. Contudo, pode também adotar um esquema de recompensas materiais e simbólicas para obter a motivação positiva, por meio da meritocracia bem empregada, alcançando ainda a aceitação e o comprometimento das pessoas, com ênfase nas recompensas e estímulos. A partir destas variáveis organizacionais, expostas de acordo com as teorias de Likert, podem-se considerar elementos que estejam relacionados com o clima organizacional, assim como as implicações deste para com o trabalho realizado. Ainda dentre as concepções do autor, pode-se considerar quatro sistemas que dizem respeito às relações interpessoais e ao clima de uma organização. O sistema autoritário-coercitivo gera um ambiente tenso, com obstáculos à liberdade de seus colaboradores, informações restritas e isolamento dos indivíduos. O clima organizacional mantém-se como de total desconfiança, com o impedimento dos contatos interpessoais devido ao próprio contexto. A motivação negativa, com formas de intimidação para obter obediência cega, é um recurso explorado para se obter dos colaboradores o esforço constante dos mesmos, sem questionamentos. O sistema autoritário-benevolente gera ainda uma grande desconfiança dos colaboradores, mas o relacionamento entre elas é parcialmente permitido, com limites ditados pela própria organização. Este sistema utiliza de punições e castigos, mas as recompensas também são consideradas, contudo, de forma estritamente material/salarial. O sistema consultivo já demonstra confiança nos colaboradores, permitindo-se aos mesmos, em grupos ou equipes ocasionais que sejam desenvolvidas suas ações na organização. Por meio das comunicações intensas e o fluxo vertical de informações – acentuadamente ascendente e descendente –, o clima organizacional é mantido, com repercussões horizontais de forma ocasional. Poucas punições são utilizadas, valendo-se mais de recompensas materiais e, ocasionalmente, sociais. 21 Com o apoio na total confiança para com os colaboradores e no empowerment(fortalecimento organizacional) de cada um, o sistema participativo incentiva de modo efetivo a responsabilidade pelas decisões, a comunicação vertical e horizontal, bem como o trabalho em equipe, com resultados obtidos em conjunto. FIGURA 8 O clima organizacional se refere ao modo com que os funcionários podem se relacionar entre si e com seus superiores, podendo ser um elemento coercitivo ou democrático.FONTE: Disponível em: <http://oficinadegerencia.blogspot.com/2007/11/voc-sabe-sentir-o-clima- organizacional.html>. Acesso em: 18 jun. 2012. Dentre estes quatro sistemas, que refletem realidades organizacionais, cada qual com suas atividades, com sua cultura e clima, pode-se considerar, como item da análise deste último, a pesquisa de opinião. Com uma pesquisa realizada da maneira devida, em âmbito interno, pode-se verificar com a opinião de quem vivencia as ações dentro de uma determinada organização, o nível de produção de uma organização, bem como a satisfação de seus funcionários / colaboradores, e até que ponto ela é influenciada pelos elementos do ambiente de trabalho. Com isso, os procedimentos de transmissão de informações ficam muito mais acessíveis, facilitando assim as realizações cotidianas da empresa. Voltando-se o foco para as organizações em âmbito nacional, tem-se algo que vai além de considerar as atuações de quem determina os aspectos da cultura organizacional, que atinge questões referentes àqueles que se 22 submetem a ela, os funcionários e colaboradores, cada qual com predisposições culturais variadas. Se forem considerados os aspectos regionais, têm-se indivíduos que se adaptam às exigências de uma empresa autoritária, tanto quanto àqueles que não conseguem exprimir valores e opiniões sem, portanto, criar a atitude necessária em uma empresa de ideais participativos. Ocorrem estas discordâncias de acordo com as diferenças entre a cultura do funcionário e a que é propagada no âmbito organizacional, questão perfeitamente compreensível, diante das diferenças individuais que podem ser percebidas no contexto sociocultural. FIGURA 9 A orientação no ambiente organizacional facilita o processo de adaptação da cultura individual à da organização. FONTE: Disponível em: <http://pessoas.hsw.uol.com.br>. Acesso em: 18 jun. 2012. Nesse momento, a orientação de quem estiver em um patamar superior na organização em questão auxilia e muito, não apenas na adaptação do indivíduo de acordo com seus preceitos culturais, como também para com sua compreensão sobre como deve agir, sem que haja um choque entre ideias e para que o mesmo possa realizar suas atividades sem qualquer comprometimento por parte de mal-entendidos corporativistas. Com este “jeitinho brasileiro”, segundo definição de Holanda (1973), temos a principal característica pela qual, em uma situação totalmente oposta àquilo que espera, o indivíduo em uma organização consegue ultrapassá-la e até superá-la a seu modo. O contexto nacional reflete nas organizações esta característica, que por sua vez está presente na criatividade com que muitas ações são tomadas no ambiente organizacional. 23 Assim também o indivíduo que possui dificuldades para com situações inusitadas, ou mesmo uma cultura heterogênea em uma organização, consegue contornar a seu modo e transformá-la a seu favor. Nos momentos de crise tal atitude será fundamental, mas esta questão será discutida posteriormente. A princípio, no subtítulo seguinte, serão analisadas as mídias que fazem parte da comunicação interna, bem como suas características. 1.5 EMPREENDEDORISMO E PROJETOS EMPRESARIAIS No que se refere aos projetos que estimulam a capacidade empreendedora no contexto empresarial, serão analisadas as mídias de âmbito interno, ferramentas necessárias à transmissão de mensagens de forma exclusiva, entre os patamares hierárquicos. Sabe-se que o processo comunicacional dá-se pela emissão de uma mensagem, em um meio determinado, por um indivíduo (o emissor), a captação da mesma por outro indivíduo (o receptor), gerando ainda uma resposta por parte deste. Os meios de comunicação utilizados para com o âmbito interno transmitem não apenas as realizações da organização a que se referem, como também trazem opiniões e valores, elementos subjetivos que colocam de modo explícito a composição cultural de uma empresa. Voltando-se a análise para o contexto organizacional, também é realizada a transmissão de mensagens variadas, muitas vezes específicas para um determinado grupo de funcionários, em um patamar hierárquico definido. Será considerada para que se classifiquem as mídias de comunicação interna a utilização das mesmas em uma organização cujo sistema administrativo seja o participativo. Assim, é facilitado o processo de compreensão do papel de cada mídia, assim como o modo pelo qual um determinado público é atingido pela ação das mesmas. 24 FIGURA 10 As mídias acompanham o cotidiano do homem contemporâneo, inclusive, no contexto empresarial. FONTE: Disponível em: <http://www.xarlles.blogspot.com>. Acesso em: 19 jun. 2012. Dentre as mídias internas, podem ser relacionados o mural de informações, o jornal interno, a rádio interna, relatórios e a Intranet. Discutindo-se a importância de cada mídia, pode- se verificar que os usos são específicos, de acordo com alcance, número de pessoas e a mensagem a ser propagada. Dentre as especificidades, também podem ser consideradas a apresentação da mídia, bem como a forma pela qual a mesma será distribuída no ambiente organizacional. O mural de informações, como o próprio nome diz, é um quadro fixado a uma parede, situando-se normalmente em um corredor, e é de tamanho relativo ao ambiente organizacional. Podem ser utilizados fotos, charges, notícias de jornal, textos digitados e informes sobre datas importantes. A utilidade principal do mural de informações é ser um veículo prático, de divulgação cotidiana, assumindo, portanto, a troca constante das informações nele inseridas. É o meio de comunicação interna mais comum de ser encontrado no ambiente organizacional, devido inclusive a tal praticidade. O jornal interno, como o próprio nome diz, é um jornal elaborado com notícias que dizem respeito aos acontecimentos relevantes da organização. Pode até conter notícias que façam 25 referência ao contexto político, socioeconômico ou mesmo cultural, mas o foco são os dados estatísticos, as metas, as conquistas, os responsáveis pelas mesmas, as decisões tomadas pela cúpula da empresa e os eventos a serem realizados. A diagramação é feita de modo similar a um jornal convencional, sendo que seu formato pode variar de acordo com o tamanho desejado. Usualmente as empresas se utilizam do formato tabloide, proporcional a uma folha sulfite tipo A4, para facilitar o manuseio e estimular a leitura por parte dos funcionários. Também é um meio de comunicação interna, bastante utilizado. A rádio interna, tal qual o jornal, obedece aos padrões de uma rádio convencional, trabalhando muitas vezes com uma programação similar, de músicas e anúncios. Mas o foco desta mídia também é os acontecimentos internos, voltada principalmente para ajudar os funcionários a fixar a data de um evento importante, ou ainda relembrá-los das atividades programadas para o dia. O destaque para a rádio interna, inclusive, está na questão da praticidade e do imediatismo. Por exemplo, se uma reunião urgente se faz necessária na organização, por um motivo qualquer, a rádio pode ser utilizada para convocar todos os funcionários, de um modo rápido, no qual ainda há a garantia praticamente total de que os mesmos compreenderam a mensagem transmitida. Os relatórios, por sua vez, são meios de comunicação interna específicos, voltados para um tema delimitado, e normalmente são exigidos, pelos patamares superiores da pirâmide organizacional, em forma de uma descrição ou análise crítica – caso seja pedido uma avaliação –, como comprovante de um trabalho realizado. São considerados meios de comunicação interna por também propagarem, mesmo que de maneira mais restrita, as informações pertinentes às realizações da organização. A Intranet, por sua vez, é uma mídia interna recente, mas de grandes potencialidades para a transmissão de informações. Funciona praticamente como a Internet, no que diz respeito ao modo de navegação, e a disposição não linear e multimídia dos conteúdos em suas páginas virtuais. A diferença da Intranet está no conteúdo, que é restrito a alguns sites apenas, ou muitas vezes apenas ao site institucional e aos aplicativos on-line necessários para as atividades do cotidiano. Trata-se de uma mídia bastante difundida no meio organizacional, inclusive pela identificação para com o modus operandi (modo de operação) da rede mundial de computadores. Conhecer os meios de comunicação interna é indispensável para compreender de quais modos se dá a difusão da cultura organizacional para com os funcionários. Nesses meios, além 26 de serem colocadas questões relativas à organização, também são expressos elementos que dizem respeito às opiniões e valores de todo o grupo, contribuindo de certa forma para que a organização tenha voz ativa, diante de sugestões, críticas e do posicionamento que a mesma deve tomar em circunstâncias variadas. Focando neste momento os obstáculos que se fazem presentes para a organização como um todo, e que por sua vez integram a cultura organizacional, já que trazem o mesmo grupo de pensamentos e ações para diversos indivíduos, será analisada a crise, bem como suas causas, consequências e o modo pelo qual pode ser realmente considerada. Quando os integrantes das organizações pensam em um momento de crise, logo lhes vêm à mente algo que não desejam enfrentar. Um obstáculo que é colocado na cultura organizacional, de um modo geral, como se a mesma não pudesse sair desta situação crítica, não importando os esforços direcionados. Contudo, da mesma forma que na cultura organizacional o poder não é mais o elemento que norteia a relação entre funcionários de posições hierárquicas diferentes, mas sim a direção, a liderança, também ocorre o mesmo com a crise. A crise organizacional, nas concepções contemporâneas, tende a ser enfrentada como um obstáculo passageiro, ou até mesmo como um recurso para que seja analisado o que há de errado com a organização, a partir das considerações sobre o que a conduziu até aquele momento. Analisando-se, portanto, as causas de uma crise na organização, podem-se chegar ao elemento que a conduziu a um problema específico, ou mesmo a um conjunto deles. Quando estes problemas não obtiveram resolução rápida e/ou eficaz, surge a crise, na qual o (s) problema (s) se descontrolam, e diversas decisões devem ser tomadas a todo tempo, em uma velocidade constante, sempre direcionadas a algum aspecto fundamental da situação. O clima organizacional se torna tenso, somando a estes elementos já complexos uma pressão psicológica, que conduz os integrantes da organização à conhecida sensação de derrota certa. Diante dessas questões, cabe mais uma vez à cúpula da instituição conduzir, por meio da liderança e do direcionamento, os demais funcionários às ações e objetivos que contribuam para com o fim da crise. Sabe-se que, em um momento de crise, deve-se manter no âmbito organizacional a comunicação como uma ação constante, para compartilhar experiências e para que se desenvolva o devido direcionamento, visando à resolução de tal situação. 27 FIGURA 11 A resolução de crises constitui, no contexto empresarial, como um ato verdadeiramente empreendedor. FONTE: Disponível em: <http://pbase.com>. Acesso em: 18 jun. 2012. Uma poderosa ferramenta para acelerar este processo é o uso das mídias internas já estudadas, a partir da abertura que as mesmas oferecem para que se discutam os procedimentos devidos e para que se realize o direcionamento necessário para acabar com a crise. A administração reconhece, portanto, que em momentos de crise empresarial os meios de comunicação interna podem ser recursos que estabilizam o clima entre os colaboradores, a partir do momento em que são divulgados valores e princípios, como a importância do trabalho em conjunto, da realização de atividades fundamentais e a obtenção de metas que contribuam com o fortalecimento da organização, focando esforços na compreensão e, simultaneamente, no término deste momento conflituoso. 28 2 FUNDAMENTOS DA LOGÍSTICA No contexto da Administração de Empresas, há uma área específica de concepções e atividades voltadas para o provimento de recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as atividades das organizações. Esta área da gestão é denominada Logística, diretamente relacionada à produção, armazenamento, distribuição, transporte e manutenção de materiais, considerando-se o valor a ser deduzido e/ou agregado a cada procedimento. Em sua evolução histórica, a Logística espalhou sua atuação nas várias atividades de movimentação de materiais e informações nas empresas. No entanto, todas essas atividades procuravam contribuir com a melhoria dos fluxos ao longo de toda a organização, assim como melhorar os principais vínculos com fornecedores e clientes. Com foco nesta relação com públicos diferenciados, verificou-se a tendência da Logística abordar elementos voltados não apenas ao fluxo de materiais, como também àquele relacionado à movimentação de informações, no que se refere à forma como conteúdos são gerados, transmitidos e repassados aos grupos de interesse da empresa. Em virtude de o ambiente organizacional estar em processo acelerado de constantes mudanças, em razão dos avanços da tecnologia, alterações na economia e a outros fatores, a empresa tem de se adaptar a todo instante às novas realidades, testando suas capacidades e procurando sempre superar a nova visão empresarial. Quando se fala, portanto, na Administração Logística, a ideia é de que se podem desenvolver os procedimentos de rotina, relacionados à produção, armazenamento, distribuição e transporte, com base em um planejamento voltado não apenas às formas de realização destas atividades, como também as diferentes opções e as demais ações/públicos envolvidas com toda e qualquer etapa empresarial. 2.1 GESTÃO DE PROCESSOS E DE MANUFATURA As funções principais da Logística estão ligadas aos procedimentos voltados à produção, armazenamento, distribuição, transporte e manutenção de estoques. Os departamentos das organizações podem então ser organizados e integrados de uma maneira padronizada, visto 29 que, inicialmente, tais funções logísticas eram colocadas como totalmente distintas nas empresas, sem o devido envolvimento de cada departamento para com a distribuição dos produtos finais e a consequente influência do sucesso (ou fracasso) de vendas dos mesmos sobre a organização em si. Dessa forma, a Administração Logística é realizada por meio da análise das melhores alternativas voltadas às ações logísticas, como a linha de produção operando sem desperdícios, o armazenamento adequado de materiais, contando somente com os recursos necessários, bem como a devida distribuição e modos de transporte, otimizando tempo e custos. Destacando-se que quanto maior a competência de uma empresa para lidar com tais procedimentos, maior o seu diferencial diante da competitividade acirrada de outras empresas, situando-se a Logística como um dos fatores determinantes neste processo. Nesse sentido, a Administração Logística se apresenta como uma área empresarial de planos e realizações voltados de maneira integral ao sucesso da empresa com seus públicos, diante de maneiras diferenciadas dos mesmos serem atendidos ao longo de cada etapa de produção e distribuição. A Logística, com enfoque voltado à Gestão de Processos, aponta que um processo de negócio em uma organização está voltado essencialmente para a operacionalização das ações, que visa ao atendimento das necessidades dos clientes. É, portanto, esse processo de negócio que se caracteriza como um conjunto de atividades relacionadas, com o essencial objetivo da produção e comercialização, que são tipicamente avaliados do ponto de vista dos públicos relacionados, como consumidores, imprensa, funcionários e até mesmo concorrentes. Para maximizar o valor agregado percebido pelos clientes é necessário assegurar que os processos de formação destes ocorram de forma regular, em ocasiões diversificadas. 30 FIGURA 12 A Gestão de Processos envolve a ação efetiva dos colaboradores da organização, na busca por ações que possam conduzi-la a procedimentos que auxiliem na redução de custos e na maximização de valores. Disponível em: <http://www.nottingham.com.br/processos.htm>. Acesso em: 20 jun. 2012. A Gestão de Processos para atender as necessidades e desejos do consumidor, de forma eficiente e com a adoção das melhores práticas, é primordial para o sucesso da organização. Contudo, geri-los é mais complicado do que pode parecer em um primeiro momento, fundamentalmente porque interagem entre si. Por essa razão, torna-se necessário então um gerenciamento efetivo dos processos, para que apontem os objetivos alcançados, de forma objetiva e mensurável, nos benefícios e resultados planejados pela organização. Para que haja a transparência desejada no gerenciamento de processos em uma organização, torna-se de importância primordial a criação de um modelo de processos, como um planejamento logístico, que possibilite aos colaboradores compreenderem a visão global da organização e qual papel nela possuem. Em meio à linha de produção, na montagem de algum produto, quando há algum erro em meio aos processos, devido às ações que não deveriam estar programadas, não deveriam ser efetivadas ou que necessitam de ajustes, é denominado na Gestão de Processos por meio do termo “ruptura”. Isso ocorre muitas vezes devido aos procedimentos relacionados à linha de 31 produção em si, visto que qualquer ação que, inclusive, não corresponde às necessidades atuais da empresa, passa a ser considerada uma ruptura. Portanto, considera-se que as atividades logísticas são por si só, rupturas, devendo ser eliminadas ou reduzidas, à medida que a empresa as modifica em busca da obtenção de novos ganhos com tais processos. Desse modo, o valor destes ganhos, em termos de manufatura, é considerado como o aumento real na utilidade que possui um produto, com base no ponto de vista do consumidor, somados ao custo de produção e os benefícios trazidos pelo item consumido. FIGURA 13 O DESEMPENHO DAS OPERAÇÕES LOGÍSTICAS TEM UM IMPACTO DIRETO NO SUCESSO DE REALIZAÇÕES VARIADAS, DE DIVERSAS ORGANIZAÇÕES FONTE: Disponível em: <http://www.jkk.com.br>. Acesso em: 20 jun. 2012. Os funcionários envolvidos com técnicas de Logística, como o Lean Manufacturing (desenvolvida pela filosofia organizacional japonesa da Toyota, tendo como base a busca da maximização de valor, por meio da busca contínua de eliminar desperdícios), trata como vilões máximos os famosos sete desperdícios. Denominados no Toyotismo como muda, e definidos por TaiichiOhno, são: excesso de produção, transporte, movimento, espera, processo, estoque e defeitos. São considerados desperdícios porque não agregam valor, ou seja, em um desenho de 32 processos aparecerão como rupturas, sendo responsabilidade dos gestores de Logística saná- los na produção. Pode-se considerar, a partir de tais premissas, a Logística, para a gestão por processos, como responsável pela gestão de rupturas. Essas, no contexto do Lean Manufacturing, caracterizam-se como conjunto de desperdícios. Encontrar maneiras de agregar valor ao transporte, à armazenagem e à manutenção de estoques é a melhor das estratégias, com base em elementos comuns a cada concepção. Na hipótese da simplificação, para cada desperdício existe uma infinidade de técnicas que resolvem o problema, dentre as quais podem ser destacadas: Excesso de produção TPM: Total ProductiveMaintenance(em português, Manutenção Produtiva Total) é um sistema desenvolvido no Japão, a fim de que se eliminem perdas, reduzam paradas, para garantir a qualidade e diminuir custos nas empresas com processos contínuos. TransporteKanban: produção baseada na filosofia japonesa, por meio da qual se proporciona a redução de estoques, lidando-se desta forma com o transporte de materiais de maneira controlada, com custos reduzidos. Movimento 5S: referência a uma série de cinco palavras japonesas que, traduzidas para a Língua Portuguesa, se iniciam com a letra “S”; às vezes adaptadas como “cinco sensos”: Seiri (Senso de utilização), Seiton (Senso de organização), Seisô (Senso de limpeza), Seiketsu (Senso de padronização) e Shitsuke (Senso de autodisciplina). EsperaJidoka: caso seja necessário, o operador possui autonomia para paralisar máquinas ou toda a linha de produção, caso seja detectada uma situação de defeito ou de anormalidade que conduza à ruptura, tornando este tempo de espera um recurso de supervisão de todos os procedimentos, troca ou manutenção dos equipamentos e retorno às ações. Processo One-PieceFlow: referente ao Kanban, no sentido de que a produção flui peça por peça, garantindo-se deste modo o material necessário para a produção prevista, sem a necessidade de estoques. Estoque Redução de Set-Up: otimização em relação à quantidade de materiais usados para a fabricação de um determinado produto, ou mesmo a forma como tais materiais são modificados/manipulados na produção, evitando-se o desperdício dos mesmos. DefeitosGembasigma: gerenciamento da produção, com orientação para a verificação detalhada de todos os procedimentos, evitando-se dessa forma a origem ou repetição de defeitos em produtos. 33 Destaca-se ainda o Just in Time, como técnica voltada à manutenção de estoques, cuja aplicação pode ser analisada nas linhas de produção da Toyota. Como definição, pode-se dizer que visa à reposição de materiais no momento exato em que a linha de produção necessite em meio ao processo de fabricação. Dessa forma, a empresa pode ser atendida pelo fornecedor com as quantidades necessárias para a produção, e assim é evitada a manutenção de estoques por meio de quantidades gigantescas de materiais. FIGURA 14 ESQUEMA ILUSTRADO DO JUST IN TIME (PRODUÇÃO PUXADA), EM COMPARAÇÃO COM O ARMAZENAMENTO CONVENCIONAL (PRODUÇÃO EMPURRADA) FONTE: Disponível em: <http://www.pmgee.blogspot.com.br>. Acesso em: 20 jun. 2012. Pode-se ainda colocar que a manutenção de estoques com as quantidades necessárias para a produção, no exato momento em que a empresa necessita, é uma estratégia que vai ao encontro do modo de operacionalização japonês. Afinal, verifica-se que o Just in Time possui como objetivo principal a promoção do aperfeiçoamento do sistema de manufatura, por meio de procedimentos, políticas e atitudes necessários à organização, a fim de que a mesma atinja um posicionamento competitivo na fabricação e fornecimento ao consumidor, de maneira responsável. A ideia central é de que a empresa possa se destacar com sua competência em meio às demais, para com seus concorrentes diretos e indiretos, desenvolvendo técnicas voltadas ao aperfeiçoamento dos processos de produção, bem como o fornecimento de produtos, de acordo com a demanda dos consumidores, de forma a promover uma imagem positiva para com os mesmos e efetivar a adoção de melhorias contínuas. 34 2.2 GESTÃO DE ESTOQUES E DE ARMAZENAGEM Com base na administração dos fluxos, enquanto função base da Logística, as atividades desta área de gestão, em seu conjunto, estão presentes em toda a cadeia de abastecimentos, da origem ao destino. Desse modo, a Administração Logística deve contemplar, além dos procedimentos relacionados à produção, armazenamento, distribuição, transporte e manutenção de estoques, a forma como as mesmas interferem nos demais procedimentos da empresa, garantindo assim o devido funcionamento da organização em todas as suas ações. O tratamento dado a cada procedimento no processo de produção exige da ação logística diversas considerações a respeito dos problemas que podem surgir, bem como das soluções que se fazem possíveis de realizar. A Logística Integrada busca desenvolver a concepção de que todo obstáculo à produção, armazenamento e distribuição pode contar com a resolução oferecida pela Administração Logística em algum aspecto, e que a mesma beneficia a empresa como um todo, fazendo com que o sucesso interno possa se refletir no âmbito externo, principalmente na imagem que o consumidor faz da empresa, ao analisar sua competência e presteza na entrega de produtos e satisfação das necessidades de seus clientes. Esta integração das partes interna e externa de uma empresa faz com que a Logística Integrada, enquanto parte da Administração Logística, integre a chamada Gestão Empresarial. 35 FIGURA 15 O GERENCIAMENTO DE ESTOQUE É UMA DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES DA LOGÍSTICA, E CONSTITUI UMA OPÇÃO AINDA CONSTANTE NA GESTÃO E PRODUÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES FONTE: Disponível em: <http://www.inpgblog.wordpress.com>. Acesso em 22 jun. 2012. A sincronia existente entre a demanda do consumidor e a competência da empresa em atendê-la, contando ainda com diversas realizações entre estas duas partes, que envolvem, por sua vez, procedimentos referentes à Administração Logística, sobretudo no que se refere à produção e gestão de materiais. Tal processo justifica ainda o uso de estoques por diversas empresas, visto que o Just in Time, por exemplo, dificulta o atendimento imediato de uma demanda crescente por parte dos consumidores, gerando ainda economias no transporte dos materiais necessários para a devida fabricação. Analisando-se de forma detalhada a função relacionada à gestão de estoques, pertencente à Administração Logística, verifica-se que sua continuidade nas empresas também se deve a um incentivo à economia na linha de produção (visto que a quantidade de materiais se relaciona diretamente com quantidade de produtos), à possibilidade de redução de escala nas compras e no transporte (visto que o estoque não precisa ser reposto constantemente), à proteção voltada à organização para com os aumentos de preços (no caso da elevação de custos, os materiais de estoque já estão adquiridos previamente) e servem de segurança contra contingências (falta imprevista de recursos para a produção). 36 A gestão de estoques mantém a empresa informada de modo constante acerca dos materiais utilizados na produção, devido a uma associação direta do armazenamento com o ciclo de operações da organização. Pode-se também avaliar os valores dos itens mantidos em estoque, como função importante no contexto logístico. Os níveis de estoques, tal qual a lucratividade da empresa, dependem diretamente das vendas e dos níveis atingidos com as mesmas, e por isso há a necessidade do controle acerca dos valores, tanto os que são gastos com os recursos em estocagem, como os que são acumulados com o lucro obtido com os produtos comercializados. Cabe destacar que a gestão de estoque, diante desta dinâmica relacionada à linha de produção, torna-se uma difícil tarefa, visto que não há como se ter certeza da previsão das vendas antes do estabelecimento dos níveis desejados de estoque. Os erros realizados em caráter de previsão podem levar à perda de vendas (caso os estoques sejam reduzidos) ou a custos excessivos de estocagem (caso sejam superestimados). Quanto à classificação dos estoques pode ser feita em relação a três tipos: estoque de matérias-primas, de produtos em processo de produção e de produtos acabados.Podem ser colocados como benefícios do estoque de matérias-primas, as facilidades ao se planejar o processo produtivo, a tendência a se manter o melhor preço deste produto, a garantia de não escassez de materiais e a obtenção de descontos, no que se refere à aquisição de grandes quantidades com os fornecedores. No que se referem aos estoques de produtos em processo de produção e produtos acabados, destaca-se a flexibilidade que ambos possuem em relação ao processo produtivo, visto que se ocorrer qualquer interrupção nas linhas de produção, os procedimentos necessários para a finalização dos mesmos é reduzido, ou praticamente nulo. Mesmo assim, para se garantir a devida eficiência na linha de produção, devem ser adotadas ações que garantam maior confiabilidade, para que a espera não seja uma opção em meio às atividades da empresa. O estoque de produtos acabados também garante a realização de atendimento para as vendas efetivadas, bem como os custos que diminuem em função da adoção na produção de procedimentos simplificados. FIGURA 16 GRÁFICO DE EXEMPLIFICAÇÃO DA CURVA ABC, COM RELAÇÃO FEITA ENTRE PORCENTAGENS DIRETAMENTE RELACIONADAS À QUANTIDADE DE ITENS EM ESTOQUE E O VALOR DOS MESMOS 37 FONTE: Disponível em: <http://www.vlojas.com.br>. Acesso em: 24 jun. 2012. No que se refere à denominada “Curva ABC”, a partir do gráfico apresentado acima, podem ser analisadas as divisões de estoques em três grupos, demonstrados graficamente com eixos de valores (que aumentam conforme o produto é finalizado na linha de produção) e quantidades (considerando-se a maioria dos casos de produção, em que a matéria-prima dá origem a volumes maiores de produtos acabados). Os níveis relacionados à "classe A" representam a minoria de produtos acabados e a maioria relacionada ao material disponível; a "classe C" aponta a maioria da quantidade total relacionada a produtos acabados e a minoria de material; já a "classe B" aponta para valores e quantidades intermediários, tanto de produtos como de matéria-prima, relacionando-se com os períodos de funcionamento da linha de produção. A fim de que sejam controlados tais índices e períodos do processo de produção, são empregados na gestão de estoques os chamados sistemas básicos, relacionados a programas específicos de computador, que executam comandos relacionados a procedimentos logísticos. Como exemplo, tem-se o Flexible Manufacturing System (FMS – Sistema Flexível de Manufaturação), que coloca sob supervisão computadorizada as operações das máquinas de produção, inclusive a substituição de recursos de procedimentos voltados ao manuseio de matérias-primas, acessórios e os próprios estoques “classe A”. Podem ainda ser incluídas no 38 software específico do FMS modalidades com base na estatística, voltadas ao monitoramento do controle da qualidade. Esse sistema também é utilizado em empresas com grande variedade de peças de produtos acabados, com montagem em lote. Como vantagens em um monitoramento de estoque “classe C”, destacam-se a maior produtividade das máquinas, que passam a empregar 90% do tempo disponível em operações voltadas ao controle e manutenção dos estoques “classe A”, proporcionando também uma atenção maior aos consumidores, devido à flexibilidade de tempo, bem como a diminuição das etapas de fabricação e a consequente oferta diversificada de produtos. Como outro exemplo de sistema, pode ser analisado o Material Requirement Planning (MRP – Planejamento do Requerimento de Materiais), definido como um sistema que administra de forma efetiva, a realização de comandos de produção compras de materiais, além de ser um recurso eficaz para se administrar estoques, bem como a carteira de demanda dos consumidores.A partir da carteira de consumidores, as vendas podem ser realizadas semanalmente, permitindo à empresa, neste período, a emissão de novas ordens de produção. O sistema MRP lida com o cálculo dos lotes de compras, fabricação e montagem, a partir da realização de fórmulas complexas, o que possibilita a operação com diversos estoques, dentro da Curva ABC. A maior vantagem do sistema MRP é a utilização de softwares complexos, sendo que os mesmos permitem a obtenção de um cumprimento efetivo dos prazos de entrega, a partir de estoques mantidos em baixas quantidades, mesmo com a fabricação massiva de produtos. Os funcionários são obrigados a interagir com o sistema MRP de forma minuciosa, com rigorosa disciplina, porque a manipulação dos dados é transmitida para os computadores responsáveis diretamente pelo estoque e produção. Nesse caso, a ausência de disciplina pode implicar no registro de erros na memória do sistema, prejudicando a administração dos saldos em estoques e das quantidades necessárias de produtos. Normalmente, as fábricas são divididas em diversos setores, que administram o processamento sucessivo de produtos similares, a partir do uso destes sistemas computadorizados, recebendo os mesmos um conjunto de ordens de fabricação para serem cumpridas em período também pré-programado. A ideia é que, com o auxílio dos sistemas, todos os setores cumpram sua carga de trabalho, para que não haja materiais em aberto no fim do período relacionado à produção. A partir dessas questões, verifica-se que cada setor pode ser efetivamente responsabilizado por uma parte do processo, confirmando-se ainda a eficácia do sistema com período fixo, que não se 39 torna obsoleto em comparação aos sistemas modernos, devido às suas características, como a adoção de etapas curtas na linha de produção, que dinamizam a obtenção de produtos acabados. O sistema OptimizedProduction Technology (OPT – Tecnologia de Produção Otimizada), por sua vez, possui um desenvolvimento voltado às operações relacionadas ao fluxo de materiais, que pode ser aplicado a partir dos diversos setores da empresa. O sistema possui pressupostos básicos originados de formulações matemáticas, visto que dentre suas características em meio às ações de produção é efetivar uma ordem racional e sistematizada das realizações da linha de produção. Mesmo que os comandos vindos dos vários setores da empresa formem filas, o OPT se utiliza de coeficientes gerenciais para apontar o lote ótimo para cada procedimento a ser realizado para cada setor, incluindo aqueles em que acúmulo de processos é gerado. Já em relação ao sistema denominado Kanban-JIT pode-se destacar o seu desenvolvimento em relação à otimização do transporte, enquanto procedimento diretamente ligado à dinamicidade com que os produtos são conduzidos aos consumidores, garantindo rapidez no processo de produção como um todo, possibilitando uma liberdade de ação no ambiente de trabalho, para que os colaboradores possam focar também em ações paralelas às necessidades de produção e estoque. Isso significa que o Kanban-JIT possibilita que ações afins aos procedimentos logísticos sejam adotadas pelos colaboradores da empresa, como criar diferenciais (de custo, de qualidade) para o produto no nível de compras, como forma de criar atrativos para a etapa final de consumo. Afinal, produção e distribuição são fundamentais para que o produto chegue ao consumidor, mas fomentar a imagem que ele possui da organização – não somente como competitiva no mercado contemporâneo, mas apresentando mais vantagens que a concorrência – pode garantir a sua fidelização. 2.3 LOGÍSTICA DE SUPRIMENTO E DE DISTRIBUIÇÃO A Administração Logística, ao lidar com o âmbito empresarial, pode auxiliar na análise da organização quanto às maneiras pelas quais a distribuição pode render melhores serviços com custos mais baixos. Sabe-se que atingir diversos locais de venda pode ser um diferencial para a organização, como forma dela se apresentar a novos consumidores e garantir que os 40 fidelizados tenham acesso ao produto que desejam, de modo efetivo. Contudo, mesmo sabendo- se da importância desta conveniência para as vendas e consequente lucratividade da empresa, a distribuição muitas vezes se torna um obstáculo, quando há consumidores que, por algum motivo, desconhecem ou deixam de ter contato com seus produtos, devido a fatores como locais não atingidos por sua Logística, ou ainda a falta de planejamento para que os mesmos sejam atendidos. Por isso é que a Logística Empresarial, por meio de seus procedimentos e técnicas, aponta a importância de se ter um grupo de funcionários nas organizações, encarregados de transportar os produtos ou de prestar serviços no local onde o consumidor se encontra, como e quando o mesmo desejar, com o menor custo possível. Esses elementos são partes que integram um sistema complexo, voltado ao planejamento logístico em torno dos lugares em que os produtos da organização ainda podem chegar somados a compra e satisfação do consumidor. FIGURA 17 COM A LOGÍSTICA, O FLUXO DE MATERIAIS E ARMAZENAMENTO DE MATÉRIA- PRIMA É DEVIDAMENTE ANALISADO ENQUANTO ASPECTO INTERNO DA PRODUÇÃO Disponível em: <http://www.imam.com.br>. Acesso em: 25 jun. 2012. Com o uso da Logística Empresarial, as organizações se planejam para contabilizar a distribuição atual e potencial de suas mercadorias, em relação aos mercados em que já possuem atuação, bem como aqueles nos quais se pode lidar com um público cativo, a partir do momento em que lhe é possibilitado o acesso e satisfação, por meio de seus produtos. É assim que a Administração Logística, aplicada por meio de sua vertente empresarial, possibilita às empresas a conquista de novos clientes e mercados, promovendo ainda o aumento 41 de competitividade em relação a seus concorrentes. Isso se ainda forem considerados os custos mais baixos de distribuição (condicionamento para o transporte, meio mais efetivo a ser utilizado), dentre os elementos que se fazem fundamentais para que tais organizações garantam o seu diferencial, paralelamente a uma economia vantajosa de recursos. 2.4 GESTÃO DE TRANSPORTES E CUSTOS LOGÍSTICOS No que se refere às atividades exercidas por meio da Logística Empresarial, em relação à escolha dos fornecedores de matéria-prima, cabe uma classificação das mesmas enquanto atividades primárias e secundárias, de acordo com a importância e frequência com que as mesmas são utilizadas. As atividades primárias podem ser classificadas como essenciais ao cumprimento da função logística das organizações, sendo também responsáveis por grande parte do custo total de tais procedimentos. Dentre tais atividades podem ser destacadas a área de transportes e de gestão de estoques, sendo que o transporte está diretamente relacionado aos veículos utilizados para a condução dos produtos aos consumidores, seja por via rodoviária, ferroviária, aeroviária e/ou marítima. Seu gerenciamento possui grande importância, devido ao peso de seu custo em relação às demais atividades da Logística Empresarial. Em relação à gestão de estoques, que também consta como atividades logísticas primárias já foram apontadas as questões voltadas ao uso de materiais em armazenamento para atender aos pedidos mais inesperados dos consumidores, a fim de que se equilibre a oferta e a procura, determinando-se o tempo necessário para que ambas sejam efetivadas. FIGURA 18 42 O transporte é essencial para que os produtos possam atingir consumidores em potencial que não se encontram próximos das empresas, ou de locais de conveniência constantemente abastecidos. FONTE: Disponível em: <http://www.transportabrasil.com.br>. Acesso em: 25 jun. 2012. Em relação às atividades secundárias, cabe ressaltar que essas exercem função de apoio às primárias, a fim de que as funções logísticas principais sejam realizadas com todos os recursos necessários, o que remete à armazenagem – função logística que envolve questões relativas ao espaço físico e técnicas de condicionamento relativas à estocagem de produtos –, o manuseio de produtos – abrange a movimentação de materiais e produtos no espaço de armazenagem e na linha de produção –, a embalagem de proteção – permite proteger os produtos, de acordo com o condicionamento adequado de cada um –, a programação dos sistemas – envolve a programação, de acordo com a necessidade de produção e os respectivos objetivos da empresa – e a manutenção das demais informações, que serviram como recurso base para a Administração Logística para todas as demais ações. Ambas as atividades primárias e secundárias são integrantes da Logística Empresarial, que por sua vez colaboram mutuamente com as realizações da empresa, da manipulação de materiais ao condicionamento de produtos, bem como a distribuição dos mesmos, com a devida escolha do (s) transporte (s) necessário (s). O objetivo final é o de atender o consumidor com produtos e/ou serviços para a satisfação de suas necessidades, e o mesmo só pode ser atingido se mediado pela gestão adequada das atividades primárias em conjunto das secundárias. A 43 organização, por sua vez, adquire ganhos significativos, como a redução de custos, estoques efetivamente úteis às linhas de produção, diminuição no tempo médio de entrega e aumento da produtividade, por meio da coordenação coletiva e cuidadosa de tais atividades, direta ou indiretamente relacionadas com o fluxo de produtos e/ou serviços. Na busca pela estabilidade no mercado, a Administração Logística busca lidar de maneiras diferenciadas com a problemática organizacional da distância que possui de seus recursos (no que se refere a fornecedores), vitais à linha de produção, bem como formas de aproximação de seus consumidores. Com a diminuição do intervalo entre produção e demanda, efetivando a distribuição de produtos e serviços de acordo com as exigências dos consumidores, podem ser alcançadas vantagens fundamentais para a manutenção da estabilidade da organização no mercado. Assim, complementa-se a preocupação voltada para produção e demanda com técnicas voltadas a determinar quantidades ótimas de estocagem, ou seja, as que minimizam os custos totais com os materiais necessários (e o condicionamento dos mesmos) para efetivar um ou mais pedidos de clientes. Nesse sentido, o modelo de lote econômico mostra-se totalmente eficaz, possibilitando o cálculo a partir do ponto de pedido (momento em que os produtos são encomendados, somado ao momento de encomenda das matérias-primas), que se iguala, após o processo total de fabricação, ao tempo de reposição do estoque em dias, multiplicado pela demanda de produção (considerando-se então todos os pedidos diários). A partir dos cálculos possíveis à Administração Logística, quando esta analisa as despesas da organização referentes ao pedido e manutenção de estoques, podem-se apontar os custos de pedir como fixos, dentre os gastos administrativos ao se efetuar e receber um pedido, e os custos de manter, que são as variáveis consideradas por unidade de manutenção de um item de estoque, por um determinado período. O total destes custos equivale ao custo da função logística de armazenagem, que pode ser resumidamente apontado como: custo total igual ao custo de pedir somado ao custo de manter. No contexto atual, o conceito do Supply Chain Management (Gerenciamento da Cadeia de Suplementos), aliado às técnicas de gestão de estoques, auxilia na redução dos
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