Os ladrões de tempo
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Os ladrões de tempo

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Os ladrões de tempo

"O tempo perdido não se encontra nunca mais."

(Benjamin Franklin)

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados

desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia,

comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo estresse. Veja a seguir os

principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém informações de

interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você

pessoalmente. Para reduzi-las:

 aprenda a dizer NÃO e seja firme;

 atenda às pessoas em pé;

 mantenha a porta da sala fechada;

 continue escrevendo enquanto atende alguém;

 filtre telefonemas e e-mails;

 evite ser receptivo a visitantes inesperados;

 retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;

 use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão

definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia

consiste em:

 defina com clareza metas e objetivos;

 determine responsabilidades e atribuições;

 utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;

 havendo dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;

 forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação

imediata;

 lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo,

tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

 agende as reuniões com antecedência;

 convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;

 defina a pauta e comunique a todos com antecedência;

 determine horário de início e término;

 mantenha a pauta e busque a objetividade;

 não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;

 promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;

 registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos

participantes;

 faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das

interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício

de tempo. Algumas dicas:

 reserve horários para fazer e receber ligações;

 relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;

 prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações;

 identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer
sua voz;

 deixe recados claros e concisos;

 concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a

atenção;

 nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não

desejar fazê-lo;

 nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender

naquele momento;

 encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como

agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar

seu uso:

 desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija

concentração;

 mantenha-o em vibracall para atender urgências;

 utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser

atendidas;

 recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em

horários predeterminados;

 grave uma mensagem personalizada no correio de voz;

 considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para

emergências, mas divulgue o número com seletividade;

 evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem

critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas

de gerenciá-lo:

 instale um serviço antispam;

 baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários predefinidos;

 responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-

lo;

 utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;

 organize pastas diversas para arquivamento;

 crie regras de mensagens;

 tenha uma assinatura eletrônica;

 utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e

busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar

até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

 avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como

Messenger e Skype;

 tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de

mensagens;

 atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares

(programas espiões);

 solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma

irregularidade;

 seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados

seus ou da sua empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas

atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

Esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por

isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo

em mente: “e se...”.

Data de publicação: 27/02/2007

Tom Coelho é educador, conferencista e escritor com artigos publicados em 17 países.

É autor de “Somos Maus Amantes – Reflexões sobre carreira, liderança e
comportamento”, “Sete Vidas – Lições para construir seu equilíbrio pessoal e

profissional” e coautor de outras cinco obras. Contatos através do e-mail
tomcoelho@tomcoelho.com.br. Visite: www.tomcoelho.com.