Elaboração de folha de pagamento de empresas

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Elaboração de folha de 
pagamento de empresas
MINISTÉRIO DE TRABALHO
Ministro do Trabalho
Ronaldo Nogueira
Secretário de Políticas Públicas de Emprego
Leonardo José Arantes
Diretor do Departamento de Políticas de Empregabilidade
Higino Brito Vieira
Chefe da Assessoria de Comunicação Social (ASCOM)
Angelo Marcio Fernandes de Sousa Filho
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA
Reitora
Márcia Abrahão Moura
Vice-reitor
Enrique Huelva
Decana de Pesquisa e Inovação
Maria Emília Machado Telles Walter
Decana de Extensão
Olgamir Amancia
Ficha Técnica
Coordenação do Projeto Qualifica Brasil
Thérèse Hofmann Gatti Rodrigues da Costa (Coordenadora Geral)
Wilsa Maria Ramos
Valdir Adilson Steinke
Luis Fernando Ramos Molinaro
Humberto Abdalla Júnior
Rafael Timóteo de Sousa Jr
Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia –
IBICT
Cecília Leite - Diretora
Tiago Emmanuel Nunes Braga
Realização
Instituto de Artes (IDA-UnB), Instituto de Psicologia (IP-UnB), 
Instituto de Letras (LET-UnB), Departamento de Engenharia 
Elétrica (ENE – UnB), Departamento de Geografia (GEA – UnB), 
Faculdade de Ciência da Informação (FCI-UnB).
Apoio 
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC-MEC)
Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação
Loureine Rapôso Oliveira Garcez
Wellington Lima de Jesus Filho
Coordenação da Unidade de Pedagogia
Danielle Xabregas Pamplona Nogueira
Lívia Veleda Sousa e Melo
Gerente do Núcleo de Produção de Materiais
Rute Nogueira de Morais Bicalho
Autor
César Augusto Tibúrcio Silva
Fernanda Fernandes Rodrigues
Mariana Guerra
Equipe de Designer Instrucional
Rute Nogueira de Morais Bicalho
Janaína Angelina Teixeira
Márlon Cavalcanti Lima
Simone Escalante Bordallo
Virgínia Maria Soares de Almeida
Marcus Vinicius Carneiro Magalhães
Revisor ortográfico
Samantha Resende Nascimento
Ilustrador
Ana Maria Silva Sena Pereira
Desenvolvedor de Vídeos Animados
Paulo Fernando Santos Nisio
Desenvolvedor de Ambiente Virtual de Aprendizagem
Osvaldo Corrêa
Projeto Gráfico 
Márlon Cavalcanti Lima
Este material foi produzido por conteudista(s) da Universidade de Brasília (UnB) exclusivamente para a Escola do Trabalhador.
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O que você vai estudar
Folha de pagamento: 
conceito e aplicabilidade
Tema 2Tema 1
Tema 3 Tema 4
Deduções da folha de 
pagamento
Obrigações do 
empregador
Cálculos da folha de 
pagamento
Apresentação
Nosso objetivo é tratar sobre os assuntos que envolvem a elaboração e a
contabilização da folha de pagamento dos funcionários das empresas. Assim,
você está convidado a rever temas que já devem fazer ou fizeram parte do seu
cotidiano, pois, ao trabalhar com “carteira assinada”, já teve contato com
termos como “férias”, “décimo terceiro”, “vale-transporte”, etc., ao menos de
forma introdutória.
Vamos apresentar noções gerais de direitos trabalhistas, as principais
obrigações de uma empresa e como ela deve proceder à contabilização desses
valores.
Tema 1 Folha de Pagamento
Quando uma pessoa decide montar o seu próprio negócio, ela escolhe
qual atividade deseja exercer. Certo? Suponhamos que uma dona de
casa, graças às suas habilidades culinárias, decida fabricar bolos para
vender. Ou um homem que entenda muito de veículos, resolva abrir sua
oficina mecânica.
Nesse caso, os proprietários exercem a atividade pela qual suas
empresas existem, mas é muito difícil que uma empresa sobreviva com o
trabalho de apenas uma pessoa. Torna-se natural, portanto, que essas
entidades contratem funcionários. Vamos entender!
Contrato de trabalho
Ao contratar outras pessoas (exemplo: secretária, uma copeira, um
recepcionista, etc.), as empresas costumam realizar entrevistas, com
o objetivo de apresentar as tarefas necessárias, verificar as possíveis
habilidades dos entrevistados e combinarem uma remuneração, para
o desempenho dessas tarefas. Portanto, ao contratar funcionários, as
empresas assumem uma obrigação de pagar os salários, como
contrapartida dos serviços prestados.
É nesse acordo inicial que a empresa informa aos funcionários como
se dará os pagamentos, firmando um contrato previamente
estabelecido. Se for por serviço prestado, como no caso dos
chamados free-lancers, a pessoa presta um serviço de forma
autônoma, sem um vínculo empregatício, e é remunerado assim que
o serviço é finalizado. Exemplos desse tipo de contrato: uma pessoa
que faz divulgação de determinado produto em um supermercado; ou
um designer, contratado para elaborar uma página na internet.
Quando o serviço termina, é feito o pagamento como contrapartida dos serviços prestados e encerra-se o
vínculo entre o contratado e a contratante. Nesse caso, a despesa de salários ocorre junto com o pagamento.
Voltemos ao nosso exemplo, de uma dona de casa que faz bolos e agora contratou uma ajudante. Na sua
atividade, ela consome energia elétrica, da batedeira; água e detergente, para lavar as louças; e gás, para
assar os bolos; além dos serviços que serão prestados por sua nova contratada, que deverá ser paga em
contrapartida a essa prestação.
Temos, portanto, a despesa de energia, a despesa de água e de materiais de consumo, a despesa com gás e
a despesa de salários, que são necessárias para a empresa obter receita de vendas, com os bolos fabricados.
Despesa é todo esforço que uma 
empresa realiza com o objetivo de 
obter receitas. 
Vamos supor que essa empresária pague salário de R$ 1.000 à sua funcionária, no momento em que ela
presta determinado serviço. Como a contabilidade é feita por meio de partidas dobradas, temos o seguinte
registro:
Data Débito Crédito
18/abr Despesa de Salários
Caixa
1.000
1.000
O registro contábil mostra que houve um débito em despesas, já que elas reduzirão o lucro da empresa e
creditou caixa, pois está diminuindo seus recursos financeiros.
Caso 1
Caso 2
Em geral, as empresas assinam a carteira de trabalho
dos seus funcionários, para prestação de serviços de
forma permanente.
A partir da assinatura da carteira de trabalho, o
funcionário estará legalmente habilitado a
desempenhar as funções pelas quais foi contratado
(cargo e C.B.O ) e com o direito de receber a
remuneração que será registrada nesse documento,
como podemos verificar na Figura 1.
Figura 1 – Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
ATENÇÃO
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento obrigatório a
toda pessoa que queira exercer qualquer tipo de atividade profissional no Brasil. É
emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), com o objetivo de comprovar
todos os dados funcionais de um trabalhador, assegurando-lhes todos os seus
direitos, como seguro-desemprego, previdência social, Fundo de Garantia por Tempo
de Serviço (FGTS) e Programa de Integração Social (PIS).
A devolução ao empregado da carteira de trabalho preenchida deve ser feita em
até 48 horas e o não cumprimento dessa exigência deixa o empregador passivo
de multa.
A carteira de trabalho é um documento que serve como
prova fundamental do contrato de trabalho, para
comprovar fatos relativos à Previdência Social, tais
como, afastamento, acidentes do trabalho, licença
maternidade e aposentadoria.
E é também de extrema importância nos casos de
reclamações trabalhistas, seja por motivos de salários,
férias, tempo de serviços e outros direitos do
empregado.
As remunerações podem ser pagas da forma combinada
entre as partes, podendo ser: semanal, quinzenal ou
mensal. Ressalta-se, portanto,que o pagamento do
salário devido não deve ultrapassar período superior a
um mês. Ainda, um funcionário mensalista deverá
trabalhar 220 horas mensais, ou 44 horas semanais.
As empresas têm, de acordo com a legislação, até o
quinto dia útil do mês seguinte, para pagar o salário
dos funcionários.
Se um funcionário trabalhou durante todo o mês de
abril, a empresa poderá, por exemplo, pagá-lo em
maio. Considere que o dia 01 é feriado e, neste ano,
ele caiu numa sexta-feira.
A empresa iniciaria a contagem a partir do dia 04 de
março, ou seja, o pagamento dos salários seria
realizado até o dia 08/05, conforme se observa na
Figura 2.
D S T Q Q S S D S T Q Q S S
1 2 3 4 1 2
5 6 7 8 9 10 11 3 4 5 6 7 8 9
12 13 14 15 16 17 18 10 11 12 13 14 15 16
19 20 21 22 23 24 25 17 18 19 20 21 22 23
26 27 28 29 30 24 25 26 27 28 29 30
31
Abril Maio
Funcionário trabalha Dia do pagamento
Nesse caso, em abril ocorreu a despesa de salários, pois foi o mês em que o funcionário trabalhou – chamado
mês de competência –, mesmo que, nesse mês, ainda não tenha havido o pagamento pelos serviços prestados. A
empresa, ao final de cada mês (mês de competência), precisa reconhecer que utilizou a força de trabalho do seu
funcionário e que tem uma dívida a ser liquidada (um passivo).
Figura 2 – Pagamento de salários
Portanto, o reconhecimento da
dívida não paga é feita com o
seguinte registro contábil:
Data Débito Crédito
31/abr Despesa de Salários
Salários a Pagar
1.000,00
1.000,00
No mês seguinte, no dia 08, quando
a empresa realizar o pagamento de
salários, fará um novo registro:
Data Débito Crédito
08/mai Salários a Pagar
Caixa
1.000,00
1.000,00
Veja que a despesa é reconhecida por meio de um débito em despesas de salário no mês em que o
funcionário trabalha, ou seja, o mês de competência da despesa (que é abril, nesse nosso exemplo). Em
maio, após findar a competência do mês então trabalhado, registra-se apenas o pagamento da obrigação
da empresa com o funcionário. Perceba que, nesse segundo momento, quando do pagamento do salário, a
empresa está debitando a obrigação a pagar, com o objetivo de encerrar tal dívida.
Existe ainda uma terceira situação, na qual o funcionário tem a possibilidade
de fazer “vales”. Como os salários são pagos após o mês transcorrido e
finalizado, algumas empresas concordam em fazer adiantamento de salários
se esta antecipação for requerida pelo funcionário.
Nesses casos, não há na legislação trabalhista um limite em relação ao
percentual do adiantamento. Mas existem acordos feitos em algumas
categorias de trabalhadores, por meio de convenções coletivas de trabalho,
que podem definir os percentuais para esses vales. Geralmente esses
acordos estabelecem um limite de antecipação de até 40% do salário total.
Caso 3
Data Débito Crédito
15/abr Adiantamento de Salários
Caixa
400,00
400,00
Voltemos ao exemplo anterior, no qual um funcionário tem um salário mensal de R$ 1.000,00 e a empresa
concedeu, em 15 de abril, um adiantamento de salários de R$ 400,00 (portanto antes da data do pagamento
que seria 08 de maio).
Quando uma empresa adianta os salários aos funcionários, ou seja, paga antecipadamente por um serviço
que ainda não foi prestado completamente, ela está adquirindo um direito perante os funcionários que estão
recebendo tais adiantamentos. Nesse caso, são os funcionários que passam a dever à empresa sua força de
trabalho. Assim, a empresa deverá fazer o seguinte registro contábil:
Aqui, a empresa debita a conta adiantamento de salários, que representa esse direito (ativo) dela diante de seu
funcionário.
No final do mês, a empresa precisa reconhecer que seu funcionário já trabalhou e, portanto, que ocorreu a
despesa.
Entretanto, parte dos salários foi antecipada. Assim, o registro contábil será:
Data Débito Crédito
31/abr Despesa de Salários
Adiantamento de Salários
Salários a Pagar
1.000,00
400,00
600,00
Nesse registro, podemos perceber que a empresa não terá que pagar o valor de R$ 1.000,00 ao funcionário,
visto que houve o pagamento de um vale durante o mês, ou seja, uma antecipação de parte.
Assim, a empresa reconhece como dívida (obrigações a pagar) apenas a diferença, de R$ 600,00.
Para que os débitos sejam iguais aos créditos, a empresa credita o direito de R$ 400,00, referente ao
adiantamento, já que agora ele deixa de existir (pois os funcionários prestaram o serviço).
No mês seguinte, no dia 08/05, quando a empresa realizar o pagamento, teremos o seguinte registro:
Data Débito Crédito
08/mai Salários a Pagar
Caixa
600,00
600,00
Perceba que esse registro é igual ao mostrado no caso 2, com diferença apenas no valor menor.
As empresas, quando contratam funcionários/colaboradores, terão que calcular os valores referentes
aos salários e ordenados desses seus funcionários mensalmente.
A folha de pagamento é o termo usado para a listagem referente aos funcionários e sua remuneração,
normalmente preparada pelo Departamento Pessoal.
Uma folha de pagamento, elaborada pela empresa para cada um dos seus funcionários, deve conter
minimamente as seguintes informações:
• nome do funcionário;
• vantagens recebidas pelo funcionário (discriminação e valores);
• valores descontados na remuneração do funcionário (discriminação e valores);
• valor líquido a pagar.
Expressamente, deve constar na folha de pagamento:
O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado,
empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício.
Cargo, função ou serviços prestados.
Parcelas integrantes da remuneração.
Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.).
O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade.
Os descontos legais.
A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado
empregado ou trabalhador avulso.
Exercício
1. Apresente o conceito de 
folha de pagamento e os 
cuidados que requerem sua 
elaboração.
2. O que é despesa? Cite 
cinco exemplos.
3. Explique a diferença 
entre os termos despesa de 
salários e salários a pagar.
4. Quantas horas mensais 
e semanais devem ser 
trabalhadas por um 
funcionário mensalista?
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
IMPORTANTE
As empresas precisam ter bastante cuidado na elaboração da “folha”, pois os
funcionários são motivados pelo recebimento dos seus salários. Atrasos no
pagamento dos salários, bem como erros no cálculo, podem gerar não apenas
desmotivação, mas também processos trabalhistas à empresa. Além disso, os
tributos e encargos sociais sobre a “folha” precisam ser calculados de forma correta
e recolhidos em momento oportuno, para que também não gerem transtornos às
empresas, tais como o pagamento de multas trabalhistas, em caso de uma
fiscalização.
IMPORTANTE
Mostramos aqui na introdução quando ocorre a despesa de salários de uma
empresa e de que forma é feito o reconhecimento contábil. Cabe destacar que
salário não é o mesmo que remuneração. Além dos salários, é comum as empresas
pagarem comissões a vendedores, na proporção das vendas realizadas; de
bonificação a gerentes ou funcionários em cargos de confiança; de participação nos
lucros; ou mesmo adicionais referentes a acordos judiciais ou sindicais, entre
outros. Esses valores podem ou não serem acrescidos ao valor total do chamado
salário bruto.
Na CLT, no art. 457, a remuneração do
empregado considera, além do salário devido e
pago diretamente pelo empregador como
contraprestação dos serviços prestados, os
complementos habituais que o funcionário
receber, tais como horas extras, adicionais
noturnos, gratificaçãonatalina, etc.
Assim, as principais vantagens auferidas pelos
funcionários e registradas na folha de
pagamento são: salário, horas extras,
gratificações, comissões, férias, 13º salário,
salário-maternidade, salário-família, adicional
de insalubridade, adicional de periculosidade,
adicional noturno, diárias de viagens e ajudas
de custo.
Salário No Brasil, em geral, o valor dos salários é baseado numa medida estipulada por lei
federal, denominada “salário mínimo”. Atualmente, o valor do salário mínimo é de
R$ 937,00. Isso significa dizer que nenhum funcionário mensalista com carteira de
trabalho assinada poderá ser contratado para receber um salário inferior ao mínimo,
ou seja, menos que R$ 937,00 por mês. (Fonte: Salário Mínimo, 2017. Disponível
em: http://minimosalario.com.br/).
Há situações, entretanto, que esse funcionário poderá receber um valor inferior ao
salário mínimo, como nos casos em que o funcionário foi contratado na metade do
mês e terá seu salário calculado de forma proporcional; ou quando ele faltar e não
apresentar documentos que justifiquem suas ausências. Nesse caso, o empregador
poderá descontar as faltas do seu salário.
Assim, salário pode ser definido como a parte fixa da remuneração, recebida pelo
empregado em contraprestação ao serviço prestado, sendo inadmissível a sua
redução, exceto se disposto em convenção ou acordo coletivo.
Horas extras A remuneração da hora extra se refere ao valor recebido pelo empregado como
contraprestação dos serviços extraordinários, que excedem à jornada normal de
trabalho diário. Esse adicional da hora extra integra a remuneração dos empregados
para todos os fins, inclusive para o cálculo do FGTS.
Como mencionado, um funcionário mensalista deve trabalhar 220 horas mensais, ou
44 horas semanais. Segundo o art. 59 da CLT, a duração normal do trabalho poderá
ser acrescida de horas suplementares, limitadas em até duas horas por dia,
mediante acordo escrito entre empregado e empregador ou contrato coletivo de
trabalho.
Quando ocorrem horas extras além dessa suplementação, o empregado terá direito
a receber um adicional de pelo menos 50% sobre o valor da hora normal. No caso
de haver horas extras em domingos e feriados, o acréscimo será de 100%.
Gratificações
As gratificações pagas aos empregados são adicionais e não
obrigatórias, mas que o empregador pode oferecer aos
funcionários no intuito de beneficiá-los, por ocasião de festas
ou quaisquer motivos que achar relevante. As gratificações, em
geral, não integram o salário normal. Entretanto, se pagas em
caráter habitual, tais como a gratificação natalina (ou 13º
salário), são consideradas como integrante do salário.
Comissões
As comissões representam uma parcela variável do salário dos
funcionários, pagas àqueles que alcançarem uma determinada
medida de desempenho estabelecida pela empresa, como o
total das vendas obtidas por ele ou do faturamento bruto da
empresa. O valor das comissões é acrescentado ao salário-
base, para fins de cálculo do FGTS e do IRRF.
Férias
A legislação trabalhista brasileira garante aos funcionários o direito de
recebimento de férias, ou seja, o funcionário tem o direito de receber salário
equivalente a um período não trabalhado (as férias). Por essa razão, as férias
podem ser denominadas de “ausências remuneradas”, na medida em que o
período de gozo também é considerado como tempo de serviço e as faltas, de
maneira geral, não prejudicam o direito do funcionário à remuneração.
De acordo com a CLT, os funcionários podem tirar férias após trabalharem um
ano em uma empresa. Esse tempo, denominado de período aquisitivo, é o prazo
em que o funcionário trabalha para adquirir o direito de gozar férias. Caso o
funcionário deixe a empresa antes do término do período aquisitivo, perderá o
seu direito de gozo das férias.
Após trabalhar 12 meses, os funcionários terão o direito de marcar o momento
em que desejam sair de férias. Esse intervalo de tempo é denominado de
período concessivo. Os funcionários deverão avisar com uma antecedência
mínima de 30 dias à empresa, que fará o registro das férias na carteira de
trabalho e na ficha de registro do funcionário. As férias devem sempre começar
em dias úteis e tal período não poderá coincidir com licenças maternidade ou
médica, nem com o aviso prévio.
Décimo Terceiro
A gratificação natalina, ou 13º salário, garante que o trabalhador receba o
correspondente a 1/12 (um doze avos) da remuneração por mês trabalhado. Isso
significa o pagamento de um salário extra ao funcionário ao final de cada ano.
Após 15 dias de serviço, o funcionário de uma empresa já passa a ter direito de
receber o 13º salário.
Para o cálculo da gratificação natalina, é necessário considerar as horas extras,
comissões pagas, adicionais noturnos e por insalubridade, que também são
incluídos no cálculo. Tal benefício é pago pela empresa em duas parcelas: a
primeira, referente a 50% do 13º salário, deverá ser entre os dias 01 de fevereiro
e 30 de novembro; a segunda deve ser paga até o dia 20 de dezembro. Se a
data máxima para o pagamento ocorrer em um domingo, a empresa precisará
antecipar o pagamento para um dia útil. É ilegal também às empresas pagarem
a gratificação natalina em uma única parcela, podendo incorrer no pagamento de
multas.
Décimo Terceiro
Quando um funcionário tiver uma quantidade de faltas não justificadas superior a
15 dias, ele perderá o direito de recebimento do benefício ao 1/12 avos relativos
àquele mês.
Assim como no caso das férias, os funcionários terão o direito de receberem a
gratificação natalina proporcional, nos casos em que ele peça demissão ou pelo
empregador, desde que sem justa causa, ou pelo fim do contrato de trabalho,
quando esse for por tempo determinado. Nesse caso, dividimos o salário total do
funcionário por 12 e multiplicamos pela quantidade de meses trabalhados.
Salienta-se ainda que sobre o valor referente ao 13º salário, incidem os
encargos: INSS e FGTS. Assim, o valor recebido pelo funcionário é deduzido
desses referidos encargos.
Licença
maternidade
O salário-maternidade é o direito concedido às gestantes de permanecer
recebendo os salários durante o período em que estiverem afastadas pelo
motivo do nascimento de seus bebês. Para que tenham direito ao recebimento
do benefício, é necessário haver vínculo empregatício ou que a mulher seja
contribuinte de forma individual ou facultativa, desde que tenham trabalhado ou
contribuído por pelo menos 10 meses, para efeito de carência. Não há carência
para as empregadas domésticas, trabalhadoras avulsas e as empregadas de
microempresas individuais.
O salário maternidade será pago pelas empresas, quando as gestantes estão
empregadas, e essas são ressarcidas pela Previdência Social, por meio do
INSS. Quando a gestante for contribuinte facultativa, individual ou empregada
doméstica, ela deverá fazer a solicitação nas Agências da Previdência ou por
meio da internet.
Licença
maternidade
Tem direito à licença-maternidade as mulheres grávidas e aquelas que sofreram
aborto espontâneo ou não criminoso, desde que comprovados por meio de
atestado médico. Também terá direito aqueles que adotarem crianças ou essas
forem repassadas por meio de guarda judicial. O recebimento desse salário se
dá após o afastamento do emprego, em virtude do parto, por causa de aborto
espontâneo ou não criminoso, de adoção ou guarda judicial (para fins de
adoção).
Além do benefício do salário-maternidade, a legislação também assegura às
grávidas o direito à licença-maternidade, para que ela possa cuidar do seu bebê
após o parto. Esse período normalmente é de 120 dias (4 meses), ou pode ser
prolongado para 180 dias (6 meses),se as empresas privadas e públicas forem
participantes do Programa Empresa Cidadã. O objetivo da licença é o de
assegurar ao bebê uma amamentação adequada (conforme estabelece a
Organização Mundial de Saúde - OMS).
A Constituição Federal brasileira também assegura aos pais, a partir do dia do
nascimento do seu filho, o direito de se afastar por cinco dias corridos. Esse
direito é denominado de licença paternidade.
Salário-família
O benefício do salário família é pago aos trabalhadores avulsos, funcionários ou
aposentados, com o objetivo de auxiliar nos gastos das crianças até que elas
completem 14 anos. (No caso de crianças ou adolescentes com invalidez, os
pais podem requerer a continuação do benefício. Fonte: PIS, 2016. (Disponível
em: < http://pis2016.org/salario-familia/>)
O cálculo do salário família é feito em virtude da quantidade de filhos. Para
recebê-lo, os trabalhadores deverão apresentar a certidão de nascimento dos
filhos menores de 14 anos, a carteira de vacinação para filhos de até 6 anos e a
declaração de frequência escolar para os filhos com idade entre 7 a 14 anos de
idade.
O Ministério do Trabalho e Emprego publica todos os anos uma tabela com os
valores dos benefícios e as respectivas faixas para tal recebimento. De acordo
com o MTE, para o ano de 2017, temos:
• Faixa 1: Até R$ 859,88 a cota é de R$ 44,09;
• Faixa 2: Entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43 a cota é de R$ 31,07.
O salário família não é somado ao salário-base, para fins de cálculo do INSS e
do imposto de renda.
Adicional
Insalubridade Trata-se de um valor adicionado ao salário, quando o trabalho oferecer algum
risco para a saúde do trabalhador. Consideram-se atividades ou operações
insalubres as que se desenvolvem com: ruídos contínuos ou de impacto;
exposição ao calor; poeiras minerais; radiações; certos agentes químicos ou
biológicos, se comprovados por laudo de inspeção. Também sujeitas à inspeção,
podem ser acrescentadas as atividades sob condições de vibrações, frio e
umidade.
O Ministério do Trabalho, por meio da Portaria n° 3.214, 08 de junho de 1978,
prevê três graus para o cálculo da insalubridade: se o grau é mínimo, adiciona-
se de 10% ao salário; se for médio, 20%; e, no grau máximo, 40%. A legislação,
entretanto, não define corretamente qual é o salário base para o cálculo do
adicional (se será sobre o salário mínimo, salário-base ou sob toda a
remuneração do funcionário), o que tem levado a discussões judiciais.
IMPORTANTE
A Norma 
Regulamentadora 15 
traz nos seus anexos 
quais são e os limites 
de tolerância às 
condições 
consideradas como 
insalubres.
Adicional
Periculosidade
Os funcionários que concordarem em trabalhar com
atividades de risco, como as que envolvem inflamáveis,
explosivos, eletricidade ou radiações, terão direito a um
adicional de 30% sobre o salário-base.
Adicional
Noturno
Para os trabalhadores urbanos, o horário noturno é
estabelecido a partir das 22 horas de um dia até as 5
horas do dia seguinte, conforme art. 73 da CLT. Caso o
funcionário esteja em serviço nesse período, ele terá
direito ao adicional noturno de 20% sobre o valor da hora
normal. Salienta-se que a hora noturna, para trabalhador
urbano, tem duração de 52min 30seg (cinquenta e dois
minutos e trinta segundos) e não 60min.
Vale Transporte Todos os empregadores, sejam pessoas físicas ou jurídicas, deverão
fornecer aos seus funcionários vales transportes para serem utilizados no
sistema de transporte coletivo, seja urbano, intermunicipal ou
interestadual, garantindo assim seus deslocamentos da sua residência
para o trabalho e do trabalho para sua residência. Esse benefício não
tem natureza salarial, não fazendo parte das remunerações. Portanto,
não se somam à base de cálculo para as contribuições previdenciárias, o
FGTS ou para o imposto de renda.
Quando contratados, os funcionários que necessitarem, devem informar
à empresa seu endereço residencial e quais são os meios de transporte
utilizados para seu deslocamento. O fornecimento dessas informações é
de responsabilidade do funcionário e, sendo falsas, podem levar a
penalidades, inclusive a uma possível rescisão contratual por justa
causa. Não existe legislação que determine uma distância mínima para
que seja obrigatório o fornecimento do vale transporte.
IMPORTANTE
A empresa estará 
desobrigada a fornecer vale 
transporte quando conceder, 
de forma gratuita a seus 
funcionários, um meio de 
locomoção próprio ou por ela 
contratado. Também é 
proibido ao empregador 
substituir o vale transporte 
por dinheiro ou qualquer 
outra forma de pagamento, 
como vale combustível.
Tema 2 Deduções da folha de pagamento
Como dissemos anteriormente, os benefícios recebidos pelos funcionários
além dos valores referentes a salários, tais como comissões,
bonificações, adicionais etc., representam para as empresas gastos que
oneram a folha de pagamento.
Além desses valores, há obrigações tributárias e sociais da empresa que
devem ser calculadas sobre o valor da remuneração de seus funcionários.
Uma parte dessas obrigações é de responsabilidade da empresa pagar e
a outra parte deve ser deduzida do valor total a ser pago ao funcionário
(como vimos no capítulo anterior). Ou seja, os funcionários também
recebem seus salários reduzidos de uma parcela de dedução referentes
às obrigações tributárias e sociais que são de sua própria
responsabilidade. Veja a figura 3 que sintetiza tais informações.
Os principais descontos registrados na folha de pagamento são: os encargos referentes ao imposto
de renda, o INSS referente à parte do funcionário e de vale-transporte, caso o funcionário seja
beneficiário.
Figura 3 – Responsabilidades do Funcionário e da Empresa na Folha de Pagamento. Notas: IRRF – imposto de renda retido na fonte; FGTS – fundo de 
garantia por tempo de serviço; Sistema: Sesc, Sesi, Sest, Senac, Senai e Senat
IMPORTANTE
Sobre os encargos trabalhistas/sociais, a empresa é responsável por calcular e
pagar todos os valores, sejam esses integralmente de responsabilidade do
empregador ou devidos pelo funcionário – nesse segundo caso, a empresa recolhe
o encargo e deduz da remuneração do funcionário o valor correspondente, como é
o caso do INSS e IRRF que vamos apresentar a seguir.
1. Qual a diferença entre salário e 
remuneração? 
Justifique sua resposta.
2. Cite três principais benefícios que 
são recebidos pelos funcionários a 
título de remuneração e explique o 
que ele representa.
3. Ao receber os salários, os 
funcionários terão, em geral, dois 
descontos sobre seus rendimentos. 
Quais são essas deduções? 
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
Exercício
Como informar os encargos que incidem sobre o salário do
funcionário?
Segundo o art. 462 da CLT, somente poderão ser descontados
do salário do empregado os adiantamentos e aqueles descontos
expressamente previstos em lei ou convenção coletiva. A
legislação permite alguns descontos. Veja a seguir.
Deduções dos salários do empregado
 Pagamento de multa criminal (art. 50, §1º, do CP);
 Prestações correspondentes ao pagamento de
dívidas contraídas para a aquisição de unidade
habitacional no Sistema Financeiro de Habitação
(art. 1º da Lei nº 5.725/71);
 Compensação por falta de aviso-prévio do
empregado demissionário (CLT, art. 48, §2º);
 Estorno da comissão já paga, verificada a
insolvência do comprador (art. 7º da Lei nº
3.207/57);
 Adiantamento da primeira parcela do 13º salário
no caso de extinção do contrato de trabalho, por
justa causa, antes de 20 de dezembro (art. 3º da
Lei nº 4.749/65).
 Adiantamentos (CLT,caput art. 462);
 Falta injustificada e respectivo descanso semanal
remunerado correspondente àquela semana;
 Reparação por dano doloso (CLT, art. 462, §1º);
 Reparação por dano culposo, desde que esta
possibilidade tenha sido acordada (CLT, art. 462,
§1º);
 Contribuições previdenciárias e sindicais (art. 578
da CLT);
 Imposto de renda retido na fonte;
 Prestação de alimentos (art. 734, caput, do CPC);
IMPORTANTE
Os tribunais admitem outros descontos, a exemplo do desconto com assistência médico-
hospitalar, odontológica, de seguro, de previdência privada, ou de entidade cooperativa
etc., desde que haja autorização prévia por escrito do empregado e desde que não fique
demonstrada a existência de coação ou outro defeito que vicie o ato jurídico, conforme
dispõe o Enunciado 342 do Tribunal Superior do Trabalho (TST). Dessas deduções,
conforme mencionado, a empresa é responsável por calcular e pagar todos os valores,
sejam esses integralmente de responsabilidade do empregador ou devidos pelo
funcionário – nesse segundo caso, a empresa recolhe o encargo e deduz da remuneração
do funcionário o valor correspondente.
Especificamente sobre os encargos devidos pelos funcionários, apresentam-se a
discriminação e cálculos a seguir.
 Contribuição para a Previdência Social (INSS)
 Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Sobre a Contribuição para a Previdência 
Social (INSS)
Na folha de pagamento, deve ser apresentado o
valor descontado de cada funcionário a título de
contribuição previdenciária devida por ele.
Esse valor permanecerá retido pela empresa
(registrada no passivo como “INSS a recolher”),
que efetuará o pagamento obedecido o prazo
legalmente estipulado.
Tabela 1 – INSS para empregado, empregado 
doméstico e trabalhador avulso no ano de 2017
Salário de contribuição (R$) Alíquota
Até R$ 1.659,38 8%
De R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66 9%
De R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31 11%
A Tabela 1 apresenta as alíquotas do INSS
incidentes sobre cada uma das faixas salariais.
Para fins de exemplo, vamos considerar um funcionário que recebe remuneração mensal de R$
1.000. Ao final do mês, a empresa deverá calcular e registrar o INSS devido por ele. Como o valor do
salário recebido encontra-se na primeira faixa, ou seja, é inferior a R$ 1.659,38, a alíquota aplicada
será a de 8%, obtendo R$ 80,00 de INSS a recolher. O registro será feito da registrada da seguinte
forma:
Note que o valor do INSS devido pelo funcionário é descontado de seu salário, quando a empresa
debita R$ 80,00 em “Salários a pagar”. Isso significa uma retenção de parte do seu salário que é
permitida, já que a empresa terá que recolher o mesmo valor ao governo (“INSS a recolher”).
Data Débito Crédito
31/abr Salários a Pagar (8% de R$ 1.000)
INSS a recolher
80,00
80,00
No mês seguinte, na data estabelecida conforme prazo legal, digamos 08 de maio, a empresa
realizará o pagamento. Então, teremos o seguinte registro:
Data Débito Crédito
08/mai INSS a Recolher
Caixa
80,00
80,00
Além do INSS devido pelo funcionário, a empresa deve calcular e registrar também a contribuição
previdenciária devida por ela sobre a folha de pagamento de cada um de seus funcionários.
Esse valor também deve ser registrado no passivo como “INSS a recolher”, juntamente com a
parcela descontada do funcionário, para pagamento futuro obedecido o prazo legalmente
estipulado.
Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte 
(IRRF)
A partir de 01/01/1989, todos os rendimentos auferidos por pessoas físicas estão sujeitos à incidência
do imposto de renda, com algumas exceções, tais como: rendimentos de aplicações financeiras, dos
lucros distribuídos etc.
Assim, funcionários que recebam remuneração acima de certo valor têm em sua folha de pagamento
o desconto relativo ao imposto de renda.
Essa tributação incide sobre: salários, honorários, vantagens extraordinárias, abonos, gratificações,
13º salário, férias e outros rendimentos, conforme o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/99).
Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte 
(IRRF)
A Tabela 2 apresenta as alíquotas
de imposto de renda incidentes
sobre cada uma das faixas
salariais.
Tabela 2- Alíquotas de incidência mensal de IR
A partir do mês de abril do ano-calendário de 2015
Base de cálculo (R$) Alíquota 
(%)
Parcela a deduzir do 
IRPF (R$)
Até 1.903,98 - -
De 1.903,99 até 2.826,65 7,5 142,80
De 2.826,66 até 3.751,05 15 354,80
De 3.751,06 até 4.664,68 22,5 636,13
Acima de 4.664,68 27,5 869,36
Sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte 
(IRRF)
O valor do imposto de renda devido para cada faixa salarial é descontado pela empresa na folha de
pagamento de cada um de seus funcionários. Esse valor permanecerá retido pela empresa
(registrada no passivo como “IRRF a recolher”), que efetuará o pagamento obedecido o prazo
legalmente estipulado – segundo a Lei nº 11.933/2009, o valor do IRRF deverá ser recolhido até o
dia 20 do mês subsequente ao mês da ocorrência dos fatos gerados.
Entretanto, para o cálculo do IRRF, é preciso determinar a base incidente da alíquota. A partir de
01/01/1992, na base de cálculo do IRRF poderão ser deduzidos os encargos com dependentes.
Para cada dependente do funcionário deve ser abatida a importância de R$ 189,59, sem limite de
dependentes; pensão alimentícia e contribuições para a previdência social.
Para fins de exemplo, vamos considerar um funcionário que receba uma remuneração mensal de
R$ 3.200,00, cuja contribuição previdenciária é de R$ 352,00 (11% de R$ 3.200,00) e que ele tenha
apenas um dependente (logo, uma dedução de R$ 189,59). Ao final do mês, a empresa deverá
calcular o IRRF devido pelo empregado. Veja a seguir.
Uma vez estimado o valor do imposto a ser retido pela empresa, temos
que efetuar o seguinte registro:
Valor da remuneração R$ 3.200,00
(-) Dedução por dependente (R$ 189,59)
(-) Dedução da contribuição para previdência (INSS) (R$ 352,00)
(=) Base de cálculo do IRRF R$ 2.658,41
Alíquota 7,5% sobre a base de cálculo R$ 199,38
(-) Parcela de dedução (R$ 142,80)
(=) IRRF R$ 56,58
Data Débito Crédito
31/abr Salários a Pagar
IRRF a Recolher
56,58
56,58
Note que o valor do IR devido pelo funcionário é descontado de seu salário, quando a
empresa debita R$ 56,58 em “Salários a pagar”.
Esse débito representa uma retenção permitida pela contrapartida da empresa em
recolher o valor ao governo (“IRRF a recolher”).
No mês seguinte, até a data estabelecida legalmente, a empresa realizará o pagamento
(vamos considerar em 15 de maio).
Teremos, então, o seguinte registro:
Data Débito Crédito
15/mai IRRF a Recolher
Caixa
56,58
56,58
1. Há três alíquotas referentes ao 
INSS, que podem incidir na 
remuneração dos funcionários. 
Quais são essas alíquotas?
2. As alíquotas do Imposto de 
Renda variam em função das faixas 
de remuneração recebidas pelos 
funcionários. Quais são essas 
alíquotas?
3. Como é o procedimento referente 
ao pagamento dos valores 
referentes ao INSS e ao IRRF 
deduzidos da folha de pagamento 
dos funcionários? Explique.
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
Exercício
Tema 3 Obrigações do empregador
Você sabe descrever quais são as contribuições incidentes sobre a
folha de pagamento para a empresa?
As empresas estão obrigadas a pagar aos seus funcionários, além dos
salários, todos os benefícios que mostramos no capítulo anterior, tais
como comissões, horas extras, adicionais de insalubridade, 13º salário,
etc. que são elementos que compõem a remuneração total dos
funcionários.
Além desses valores, fazem parte das obrigações da empresa as
contribuições sociais,o fundo de garantia (FGTS), que incidem sobre a
folha de pagamento e os encargos trabalhistas, incidentes sobre a mão
de obra. A discriminação das contribuições trabalhistas/sociais incidentes
sobre a folha de pagamento é apresentada a seguir.
Contribuições sociais incidentes sobre a folha 
de pagamento
 Contribuições ao INSS = 20%
 Risco Ambiental do Trabalho (RAT) = de 1% a 3% (depende do grau de risco que cada empresa
está enquadrada /É determinado pelo Código de Atividade Econômica)
 Sistema S = SESI/SESC/SEST = 1%; SENAI/SENAC/SENAT = 1,5%
 Salário-educação = 2,5%
 Incra = 0,2
 Sebrae = 0,6%
SUBTOTAL (APROXIMADAMENTE) = 27,8%
 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço = 8%
SUBTOTAL = 8%
Encargos trabalhistas incidentes sobre a mão 
de obra
 Repouso Semanal Remunerado (RSR/DSR)
 Férias
 1/3 sobre as Férias
 Feriados
 Aviso-prévio indenizado
 13º salário
 Auxílio-doença (15 dias)
 Licença-paternidade
Encargos trabalhistas incidentes sobre a mão 
de obra
Nas empresas, para a apuração do lucro real tributável, o fisco aceita como
despesas dedutíveis todos os custos ou despesas com funcionários da empresa,
inclusive os encargos sociais, desde que:
1 Esses custos e despesas correspondam às atividades da empresa e sejam
necessários;
2
Os funcionários estejam registrados no quadro funcional da empresa, e ela sendo
obrigada a cumprir, além de exigências da legislação tributária, as exigências da
legislação trabalhista. Isso significa que a empresa deverá emitir e arquivar a Folha
de Pagamento de seus funcionários individualmente e com detalhes acerca dos
encargos sociais e previdenciários.
Viu por que é tão importante, para fazer o reconhecimento
contábil, a elaboração correta da folha de pagamento?
Como vimos, há várias Contribuições Sociais Incidentes sobre a
Folha de Pagamento. Vamos discorrer brevemente acerca
dessas contribuições. Siga com seus estudos.
Risco Ambiental
do Trabalho (RAT)
GILL-RAT é a sigla correspondente à Contribuição do
Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa
decorrente dos Riscos Ambientais do Trabalho, uma das
várias contribuições previdenciárias obrigatórias sobre as
atividades trabalhistas no Brasil.
As alíquotas do GILL-RAT dependem do grau de risco
que cada empresa está enquadrada: sendo de 1% se o
risco for mínimo; 2% para uma atividade de risco médio;
ou 3%, se o risco for grave. O risco é determinado pela
Classificação Nacional de Atividades Econômicas.
SAIBA MAIS
Consulte a página da 
Previdência Social, 
2017. 
Dhttp://www.previdenci
a.gov.br/arquivos/office
/4_101130-164603-
107.pdf
Sobre Sistema S
SESI
SESC
SEST
SENAI
SENAC
SENAT
As contribuições sociais destinadas ao Sistema S estão
vinculadas à atividade desempenhada pelas empresas,
sendo os empregados beneficiários imediatos de sua
arrecadação. Pautada no artigo 240 da Constituição
Federal, que determinou a obrigatoriedade das
empresas em contribuírem ao Sistema S como um todo,
na medida em que os empregadores admitem
empregados, assumindo, portanto, o risco da produção.
Sobre o Salário-
Educação
Previsto no art. 212, § 5º, da Constituição Federal, o
salário educação é uma contribuição social, cujo objetivo
é o de obter recursos adicionais para financiar o ensino
público fundamental.
Sobre o Incra
Criado pelo Decreto-Lei nº. 1.110/1970, o Instituto
Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA)
está vinculada ao Ministério da Agricultura e tem por
finalidade executar a reforma agrária e realizar o
ordenamento fundiário nacional (INCRA, 2017).
Sobre o Sebrae Criado pelo art. 8º da Lei nº. 8.029/90, o então denominado
Centro Brasileiro de Apoio à Pequena e Média Empresa
(CEBRAE), foi desvinculado da Administração Pública e
transformado em serviço social autônomo, cujo objetivo é o de
criar Programas de Apoio às Empresas de Pequeno Porte. De
acordo com o Art. 9 da referida Lei:
Compete ao serviço social autônomo a que se refere o
artigo anterior planejar, coordenar e orientar programas
técnicos, projetos e atividades de apoio às micro e
pequenas empresas, em conformidade com as
políticas nacionais de desenvolvimento,
particularmente as relativas às áreas industrial,
comercial e tecnológica.
Atualmente, a denominação da entidade é Serviço Brasileiro de
Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE).
Sobre o FGTS
O FGTS foi constituído na década de 60 e passou por algumas
alterações desde sua criação. A partir da década de 80, o direito
ao regime do FGTS é assegurado aos trabalhadores urbanos e
rurais, independentemente de opção. O FGTS representa o
encargo social da empresa, cujo percentual é de 8% incidente
sobre a remuneração paga ou devida no mês anterior, incluindo
13º salário.
1. O fisco aceita como despesas 
dedutíveis todos os custos ou 
despesas com funcionários da 
empresa? Justifique sua resposta.
2. Qual o total dos encargos sociais 
sobre a folha de pagamento as 
empresas terão que pagar? Cite 
quais são.
3. Quanto a empresa recolhe a 
título de FGTS dos funcionários aos 
cofres públicos?
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
Exercício
Tema 4 Cálculos da folha de pagamento
Você sabe sobre o procedimento de contabilização da folha de
pagamento mensal? Veja o passo a passo aqui.
 Categoria
 Salário-base
 Acréscimos
 Frequência
 INSS
 Imposto de renda
 Outros descontos
 Salário líquido
•Indicar a categoria
•classificação dos funcionários de acordo com o estabelecido pela Convenção Coletiva (comércio,
indústria ou outras).
•Indicar o salário-base
•considere o valor de registro de cada empregado.
•Indicar os acréscimos
•analisar a frequência e a existência de horas extras no sistema de controle de ponto ou livro
ponto. Essa avaliação é individual, porque pode haver adicionais (trabalho noturno, periculosidade,
insalubridade, salário-família, descanso semanal remunerado, etc.).
•Frequência
•confirmar se o funcionário compareceu ao trabalho conforme o previsto, sem faltas não
justificadas. As ausências não justificadas podem ser descontadas proporcionalmente do valor
bruto do salário.
Elaborando a folha de pagamento do 
funcionário
•INSS
•calcular o INSS, que pode variar entre 8% a 11%, dependendo do valor do salário. O teto da
Previdência (limite máximo a ser deduzido é de R$ 608,44) precisa ser verificado, porque a
contribuição é calculada sobre esse patamar máximo para quem ganha mais do que esse limite.
•Imposto de renda
•considerar como base de cálculo o valor do salário deduzido do INSS para calcular o IRRF.
Deduções com dependentes, descontos com faltas e atrasos e pensão alimentícia também
precisam ser considerados.
•Outros descontos
•eventuais descontos relativos a direitos e benefícios também entram na conta, como no caso de
vale transporte, adiantamento salarial (vale), contribuição sindical, convênio médico.
•Salário Líquido
•A remuneração a ser repassada é resultado desses cálculos.
Elaborando a folha de pagamento do 
funcionário
A seguir, apresentamos um exemplo de cálculo a serem feitos para elaboração da folha de pagamento.
Considere um funcionário que receba um salário bruto total, incluindo gratificações, de R$ 3.500,00 e que
tenha dois dependentes.
1º passo
Como o salário totaliza R$ 3.500,00, a alíquota a ser aplicada é a de 11%, o que
resulta em: R$ 3.500,00 x 11% = R$ 385,00.
Como o funcionário possui dois dependentes, teremos: R$ 189,59 x 2 = R$ 379,182º passo
3º passo
1º passo
Calcular o INSS
2º passo
Dedução por dependentes
3º passo
Subtrair os valores do INSS e dosdependentes para cálculo do IRRF
X Alíquota 7,5% sobre a base de cálculo = R$ 205,18.
Valor da remuneração R$ 3.500,00
(-) Dedução por dependente (R$ 379,18)
(-) Dedução da contribuição para previdência (INSS) (R$ 385,00)
(=) Base de cálculo do IRRF R$ 2.735,82
Do valor calculado no 3º passo, subtrair a parcela a deduzir:
R$ 205,18 (-) Parcela de dedução de R$ 142,80 = IRRF de R$ 62,38
4º passo
Calcular o IRRF
5º passo
Calcular o salário líquido
Após efetuar os cálculos, a empresa deverá proceder os registros
contábeis dos valores referentes a folha de pagamento, como
veremos a seguir.
Valor da remuneração (salário) R$ 3.500,00
(-) INSS (R$ 385,00)
(-) IRRF (R$ 62,38)
(=) Salário líquido R$ 3.052,62
Como o salário bruto total do funcionário é de R$ 3.500,00 e a empresa tem até o 5º dia útil do mês seguinte
para proceder ao pagamento, o registro contábil do reconhecimento da obrigação é:
Data Débito Crédito
31/jan/X1 Despesa de salários
Salários a pagar
3.500,00
3.500,00
Contabilização dos Salários a Pagar
Contabilização dos INSS e IRRF a Recolher
Como vimos no exemplo acima, os valores calculados para fins de INSS foi de R$ 385,00 e do IRRF de R$
62,38, que são subtraídos do salário bruto do funcionário. Para retirarmos esses valores, com o objetivo de
obter o salário líquido, precisamos proceder ao seguinte registro:
Data Débito Crédito
31/jan/X1 Salários a pagar
Encargos Previdenciários a 
Recolher (INSS)
IRRF a Recolher
447,38 
385,00 
62,38 
Como vimos anteriormente, sobre a folha de pagamento incide 27,8% (aproximadamente) de contribuições
sociais e mais 8% do FGTS.
Como no exemplo aqui demonstrado, o salário total do funcionário é de R$ 3.500,00, basta aplicarmos as
respectivas alíquotas, que obteremos: R$ 973,00 de contribuições sociais a recolher e R$ 280,00 de FGTS.
Cálculo e Contabilização das Contribuições Sociais sobre a Folha
Data Débito Crédito
31/jan/X1 Encargos Sociais
Encargos Previdenciários a 
Recolher
Encargos com FGTS a 
Recolher
1.253,00 
973,00 
280,00 
No mês subsequente, em fevereiro
para fins do exemplo, a empresa
realizará o pagamento das
obrigações aos funcionários e aos
cofres públicos.
Veja como fica o registro contábil referente a esses encargos.
Assim, os registros contábeis,
considerando que o pagamento será
realizado no dia 05 de fevereiro, serão:
Cálculo e Contabilização das Contribuições Sociais sobre a Folha
E que os encargos sobre a
folha serão recolhidos no
dia 09 de fevereiro.
Data Débito Crédito
05/fev/X1 Salários a pagar
Bancos 3.052,62 3.052,62 
Data Débito Crédito
09/fev/X1 Encargos Previdenciários a Recolher
Encargos com FGTS a Recolher
IRRF a Recolher
Bancos
1.358,00 
280,00 
62,38 
1.700,38 
Veja que o valor referente aos encargos previdenciários aqui registrados, de R$ 1.358,00, representam o
somatório do valor descontado do funcionário, de R$ 385,00, e a parcela devida pela empresa, de R$
973,00.
Cálculo e Contabilização o Vale Transporte
IMPORTANTE
A legislação que trata do vale transporte autoriza a empresa a descontar até 6%
(seis por cento) do salário do funcionário. O desconto não incide sobre os demais
benefícios, tais como horas extras, comissões, etc.
Se o montante do vale transporte utilizado pelo empregado for um valor inferior a
6% do salário, o desconto se restringi, portanto, ao menor valor. Caso os valores
excedam aos 6% descontados, a diferença será de responsabilidade do
empregador.
Vamos exemplificar as duas situações citadas. Uma empresa tem dois funcionários que necessitam de
dois vales transportes para o deslocamento ao trabalho. A quantidade de dias de trabalho no mês é de 22
dias. Ambos necessitam de duas conduções por dia, o que requer um total de 44 vales transporte para
cada funcionário. O valor do vale transporte nesse mês é de R$ 3,00. O salário do funcionário 1 é de R$
1.500,00 já o do funcionário 2 de R$ 3.000,00. Temos, portanto, os seguintes valores:
Cálculo e Contabilização o Vale Transporte
Funcionário 1 = Salário de R$ 1.500,00 Funcionário 2 = Salário de R$ 3.000,00
Número de dias de trabalho no mês? 22 Número de dias de trabalho no mês? 22
Número de conduções por dia: 2 Número de conduções por dia: 2
Número de vales transportes 
necessários:
44 Número de vales transportes 
necessários:
44
Valor do benefício (44 x R$ 3,00): R$ 
132,00
Valor do benefício (44 x R$ 3,00): R$ 132,00
6% do salário (6% x R$ 1.500,00) R$ 90,00 6% do salário (6% x R$ 3.000,00) R$ 180,00
Figura 4: Cálculo do desconto referente ao vale transporte
Cálculo e Contabilização o Vale Transporte
Pelos cálculos da Figura 4, perceba que o funcionário 1 tem
direito a receber um benefício de R$ 132,00, mas o desconto de
6% calculado sobre seu salário é de apenas R$ 90,00, devendo à
empresa complementar a diferença (de R$ 42,00). No caso do
funcionário 2, o valor do benefício é o mesmo que para o
funcionário 2, de R$ 132,00, já que utilizam a mesma quantidade
de vales transporte. Entretanto, como seu salário é superior, ao
calcular o valor de desconto, teremos uma dedução de R$
180,00. Porém, o valor do desconto será o menor valor, ou seja,
do benefício que ele efetivamente recebe, ou seja, dos R$ 132,00.
Como exemplo, considere um funcionário que receba R$ 5.000,00
mensalmente e que a convenção coletiva da categoria estipule
para as duas primeiras horas extras a remuneração de 50% sobre
o valor da hora normal e 100% para as seguintes. Para cálculo, é
preciso dividir o valor do salário mensal pela jornada normal de
trabalho diário (220 horas), conforme apresentado a seguir.
Cálculo e Contabilização das Horas Extras
Como exemplo, considere um funcionário que receba R$ 5.000,00
mensalmente e que a convenção coletiva da categoria estipule
para as duas primeiras horas extras a remuneração de 50% sobre
o valor da hora normal e 100% para as seguintes. Para cálculo, é
preciso dividir o valor do salário mensal pela jornada normal de
trabalho diário (220 horas), conforme apresentado a seguir.
R$ 5.000,00 / 220 horas = R$ 22,72 / hora  esse é o valor da hora normal
R$ 22,72 x 50% = R$ 11,37  esse é o valor da hora extra
O valor a ser recebido referente a primeira hora extra 
será de R$ 22,72 (hora normal) + R$ 11,37 
(acréscimo da hora extra), o que totaliza R$ 34,09.
Considerando no nosso exemplo que o funcionário 
tenha trabalho 2 horas extras, ele receberá, portanto, 
R$ 34,09 + R$ 34,09, o que totaliza R$ 68,18.

A contabilização das despesas com horas extras,
que, conforme mencionado, integram o salário do
funcionário, é feita por competência. Veja ao lado:
Data Débito Crédito
31/jan/X1 Despesa de Horas Extras
Salários a Pagar
68,18
68,18
Cálculo e Contabilização do Adicional Noturno
R$ 1,00 x 1,2 x 60/52,5  R$ 1,37 esse é o 
valor do adicional por hora noturna
R$ 1,00 x 1,2 x 60/52,5 x 1,5  R$ 2,05 esse 
é o valor do adicional por hora extra noturna
R$ 1,00 x 20 x R$ 2,05  R$ 41,00 esse é o 
valor a ser pago como adicional noturno
Como exemplo, considere que o valor de R$ 1,00
como sendo o valor da hora normal de serviço de um
funcionário. Veja como ficará o cálculo:
Caso o trabalhador esteja cumprindo hora extra no
período noturno, o acréscimo de 50% referente à hora
extra incide também sobre o adicional noturno:
Se no mês de abril, esse trabalhador, do nosso
exemplo, realizou 20 horas extras em horário noturno,
o valor a ser acrescido a sua remuneração pelo
adicional noturno será de:
A contabilização dessa despesa
com adicional noturno é feita
por competência da seguinte
forma:
Data Débito Crédito31/set/X1 Despesa com Adicional Noturno
Salários a Pagar
41,00
41,00
Cálculo e Contabilização das Gratificações
Como exemplo, considere um funcionário que receba uma
gratificação de R$ 150,00 em caráter de prêmio por não
possuir, no mês, faltas ou atrasos superiores aos cinco
minutos tolerados.
A contabilização das despesas com essa gratificação
esporádica é feita por competência da seguinte forma:
Data Débito Crédito
31/jan/X1 Despesa com Gratificação
Salários a Pagar
150,00
150,00
1. Quando um funcionário tem 
direito ao vale transporte e qual o 
percentual é descontado do seu 
salário referente a esse direito?
2. Qual a diferença entre horas 
extras e adicional noturno? 
Explique.
3. O que são gratificações e 
explique se existe diferença entre 
essas e as gratificações natalinas?
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
Exercício
Contabilizando Férias e 13ª Salários
As férias dos funcionários correspondem a um período de 30 dias. Em geral, os funcionários podem
tirá-la em um único período ou a empresa poderá fracioná-la em dois ou três períodos, desde que
esses não sejam inferiores a 10 dias. Entretanto, se um funcionário tiver faltado ao trabalho sem
nenhuma justificativa (como de atestado médico seu ou de acompanhante ou de óbito de familiar,
por exemplo), haverá uma diminuição no período em que ele teria direito de gozo, conforme
apresentado na Figura 5.
Quantidade de faltas não justificadas Direito a férias de
Até 5 faltas 30 dias corridos
De 6 a 14 faltas 24 dias corridos
De 15 a 23 faltas 18 dias corridos
De 24 a 32 faltas 12 dias corridos
Mais de 32 faltas Não terá direito de férias
Figura 5: Cálculo do período de dias de férias 
Cálculo e Contabilização das Férias
R$ 3.200,00 / 3 = R$ 1.066,66  esse é o valor do adicional de 1/3 férias
Para calcular a remuneração referente às férias, basta somar ao salário um adicional de ⅓ da
remuneração, acrescido do valor de outros benefícios, tais como a hora extra.
Para fins de exemplo, considere um empregado que recebe remuneração mensal de R$
3.200,00, cuja contribuição previdenciária é de R$ 352,00 (11% de R$ 3.200,00) e que ele tenha
apenas um dependente.
O valor a ser adicionado ao salário para ser pago referente às férias é calculado da seguinte
forma:
O valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66 (adicional de
1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66.
Cálculo e Contabilização das Férias
A seguir, deve ser calculado o valor do INSS do empregado sobre as férias, que será deduzido
de sua remuneração. Para isso, inicialmente verifica-se a remuneração devida – no nosso
exemplo, R$ 4.266,66 – e aplica-se o percentual correspondente indicado na tabela de INSS –
no caso, 11% - o que totaliza R$ 469,33.
Posteriormente, a empresa deverá calcular e registrar o IRRF devido pelo funcionário e
registrada da seguinte forma:
Valor da remuneração (salário + 1/3 férias) R$ 4.266,66
(-) Dedução por dependente (R$ 189,59)
(-) Dedução da contribuição INSS (R$ 469,33)
(=) Base de cálculo R$ 3.607,74
X Alíquota 15% sobre a base de cálculo R$ 541,16
(-) Parcela de dedução (R$ 354,80)
(=) IRRF R$ 186,36
1º passo
3º passo
IMPORTANTE
Em situações em que houver pedido de demissão pelo empregado, demissão pela
empresa sem justa causa, ou término de contrato antes de completar um ano, a
empresa calculará o direito de férias proporcionais, referente à quantidade de
meses em que o funcionário trabalhou.
R$ 4.266,66 / 12 = R$ 355,55 ao mês x 10 meses = 
R$ 3.555,55
Vamos supor que um funcionário foi admitido em
01/02/20X9 e que em 31/11/20X9 foi demitido sem
justa causa. Nesse caso, a empresa deverá calcular a
proporcionalidade das férias referente aos dez meses
trabalhados pelo funcionário. Considerando que o valor
a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00
(salário) + R$ 1.066,66 (adicional de 1/3 de férias), o
que totaliza R$ 4.266,66; teremos que calcular a
proporcionalidade referente aos 10 meses, da seguinte
forma:
Nesse caso, o funcionário terá o direito de receber
adicionalmente ao salário, um total de R$ 3.555,55,
referente às férias proporcionais.
IMPORTANTE
Nota importante sobre férias é a
contabilização da provisão. As
despesas de férias devem ser
reconhecidas por competência –
assim como quaisquer despesas –
e, portanto, devem ser registradas
mensalmente durante o período
aquisitivo do empregado. Nesse
caso, será constituída, como
contrapartida ao reconhecimento da
despesa mensal com férias, a
provisão de férias (passivo).
Considere o nosso mesmo exemplo, em que o empregado recebe remuneração mensal de R$ 3.200,00.
Conforme demonstrado, o valor a ser recebido referente às férias é de: R$ 3.200,00 (salário) + R$ 1.066,66
(adicional de 1/3 de férias), o que totaliza R$ 4.266,66.
A cada mês, 1/12 do valor do
adicional de férias – no nosso
exemplo R$ 1.066,66 / 12 = R$
88,88 – deve ser provisionado por
meio do seguinte lançamento:
Data Débito Crédito
31/mês/ano Despesa de Férias
Provisão de Férias
88,88
88,88
A cada fechamento das competências mensais, a empresa deverá efetuar tal registro contábil. E, na data de
gozo das férias, transcorridos os 12 meses de período aquisitivo (portanto, 1 ano), faça-se o lançamento de
liquidação da provisão, da seguinte forma:
Data Débito Crédito
31/jan/X2 Provisão de Férias
Caixa
1.066,66
1.066,66
Cálculo e Contabilização 13º salário
A base de cálculo do 13º salário é o valor do salário referente a dezembro e será subtraído do
adiantamento pago na primeira parcela.
Vamos supor que um funcionário recebeu até março de 20X9 um salário de R$ 1.000,00 e a
partir de abril, passou a ser de R$ 1.500,00, devido a uma promoção. Nesse caso, a base de
cálculo do 13º salário é de R$ 1.500,00.
Considerando que o funcionário optou por receber a primeira parcela do 13º salário em
fevereiro, juntamente com suas férias, o valor recebido foi de R$ 500,00.
Nesse caso, na segunda parcela, o funcionário deverá receber R$ 1.000,00, que é a diferença
entre o valor de direito (R$ 1.500,00) e o adiantamento já pago em fevereiro, de R$ 500,00.
3º passo
IMPORTANTE
Assim como no caso de férias, o valor
do 13º salário deve ser provisionado.
Ou seja, a despesas com 13º salário
deve ser reconhecida por
competência, e, portanto, registrada
mensalmente durante o período
aquisitivo. Para tanto, como
contrapartida ao reconhecimento da
despesa mensal com 13º salário,
escritura-se a provisão de 13º salário
(passivo).
IMPORTANTE
A cada fechamento das competências
mensais, a empresa deverá efetuar tal
registro contábil. E, nas datas em que
efetuar os pagamentos da primeira e
segunda parcelas do 13º salário, faça-se o
lançamento de liquidação da provisão.
Salienta-se a incidência de INSS e FGTS
sobre o 13º salário, os quais também
devem ser provisionados mensalmente.
1. Quando um funcionário passa a 
ter direito de recebimento de férias? 
E ao décimo terceiro salário?
2. Como as empresas devem 
reconhecer os valores 
contabilmente? De forma mensal ou 
anualmente?
3. Quando um funcionário é 
demitido sem justa causa, ele perde 
o seu direito de gozar as férias e ao 
décimo terceiro? Explique.
As perguntas a seguir tem o objetivo de orientar sua aprendizagem. 
Elas não valem nota.
Exercício
O que você estudou
Você estudou a lógica de calcular a folha de pagamentos para 
dois públicos diferentes: os trabalhadores das empresas, que 
muitas vezes assinam seus contracheques sem saber 
exatamente nem o que, nem quanto, nem porquê determinados 
valoresestão sendo acrescidos ou descontados do seu 
recebimento. E àqueles que têm uma necessidade de conhecer 
mais como se dá a contabilização da folha de pagamento para 
as empresas, já que trabalham ou desejam trabalhar com 
contabilidade ou recursos humanos.
• C.B.O – Classificação Brasileira de Ocupações
• CLT – Consolidação das Leis do Trabalho
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
• GILL-RAT – Contribuição do Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa
decorrente dos Riscos Ambientais do Trabalho
• INCRA – Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária
• INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
• IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
• MTE – Ministério do Trabalho e Emprego
• OMS – Organização Mundial de Saúde
• PIS – Programa de Integração Social
• RIR – Regulamento do Imposto de Renda
• SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas
• SENAI/SENAC/SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, Comercial
do Transporte
• SESI/SESC/SEST – Serviços Sociais da Indústria, do Comércio e do Transporte
• TST – Tribunal Superiro do Trabalho
Lista de Siglas
• BRASIL. CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS TRABALHISTAS. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto-
Lei/Del5452.htm>. Acesso em: 26 out 2017.
• INSTITUTO SOCIAL DE SEGURIDADE SOCIAL. Tabela de contribuição mensal. Disponível em:
<http://www.previdencia.gov.br/servicos-ao-cidadao/todos-os-servicos/gps/tabela-contribuicao-mensal/>. Acesso em: 26 out 2017.
• MINISTÉRIO DO TRABALHO. Classificação Brasileira de Ocupações. Disponível em:
<http://www.mtecbo.gov.br/cbosite/pages/informacoesGerais.jsf;jsessionid=iUHCLAww4OVCJCT3iLLMK1wU.slave15:mte-cbo#3>.
Acesso em: 26 out 2017.
• OLIVEIRA, Luís Martins de; CHIEREGATO, Renato; PEREZ JÚNIOR, José Hernandez; GOMES, Marliete Bezerra. Manual de
Contabilidade Tributária: textos e testes com as respostas. 13ª Ed. São Paulo: Atlas, 2014.
• PORTAL G1. Entenda o que é adicional de insalubridade e quem tem direito. Disponível em:
<http://g1.globo.com/Noticias/ConCURSOs_Empregos/0,,MUL1222811-9654,00-
ENTENDA%2BO%2BQUE%2BE%2BADICIONAL%2BDE%2BINSALUBRIDADE%2BE%2BQUEM%2BTEM%2BDIREITO.html>.
Acesso em: 26 out 2017.
• PREVIDÊNCIA SOCIAL. Classificação Nacional De Atividades Econômicas E Grau De Risco De Acidente Do Trabalho
Associado. Disponível em: <http://www.previdencia.gov.br/arquivos/office/4_101130-164603-107.pdf.>. Acesso em: 26 out 2017.
• PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL. Salário Família. Disponível em: < http://pis2016.org/salario-familia/>. Acesso em: 26 out
2017.
• RECEITA FEDERAL. IRPF (Imposto sobre a renda das pessoas físicas). Disponível em:
<http://idg.receita.fazenda.gov.br/acesso-rapido/tributos/irpf-imposto-de-renda-pessoa-fisica>. Acesso em: 26 out 2017.
• __________________. Imposto de Renda. Disponível em: <https://impostoderenda2017.com/>. Acesso em: 26 out 2017.
• SALÁRIO MÍNIMO. Salário Mínimo. 2017. Disponível em: <http://minimosalario.com.br/>. Acesso em: 26 out 2017.
• TRIBUNAL SUPERIOR DO TRABALHO. Enunciado 342. Disponível em: <http://www.tst.jus.br/>. Acesso em: 26 out 2017.
• WARREN, Carl S.; REEVE, James M.; DUCHAC, Jonathan E.; PADOVEZE, Clóvis Luís. Fundamentos de Contabilidade –
Aplicações. Tradução da 22ª edição norte-americana. São Paulo, Cengage Learning, 2010.
Referências