Aula 7 - comunicação nas empresas

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Aula 7: Estrutura e Estética da Redação Administrativa
Objetivos desta aula:
1) Definir normas estéticas para os diversos tipos de texto administrativo;
2) Exemplificar a linguagem adequada à redação administrativa.
Introdução
Nesta aula, estudaremos os formatos ideais de correspondência empresarial. 
Analisaremos o modelo de carta, ofício, e-mail, memorando (ou comunicação interna), que são tipos de comunicação que você frequentemente utilizará em seu trabalho.
Vamos focar principalmente na estrutura estética destes textos, isto é, tanto no tratamento da linguagem como em sua apresentação física. Para esse fim, serão utilizados textos de natureza empresarial.
- Precisamos uniformizar a forma de comunicação entre nós, nossos fornecedores e clientes.
- Concordo. Inclusive, podemos padronizar toda a nossa comunicação de acordo com a linguagem utilizada em nosso novo site, que, aliás, entrará hoje no ar.
- Que maravilha! Isso merece uma comemoração.
- Exatamente. Mas, antes de organizarmos essa comemoração, enviarei a todos os funcionários os padrões de redação empresarial que adotaremos.
Toda corporação deve ter uma linguagem própria, adequada ao que ela representa no mercado. Porém, isso não significa criar regras novas.
Como colaborador ou empresário, você deverá manter um padrão que atenda ao que os outros conhecem sobre comunicação empresarial (seja através de correspondências, comunicados, e-mails), sem deixar de colocar alguma particularidade que marque a identidade da empresa.
Você sabe redigir bem?
Basicamente redigir bem é colocar-se no lugar do destinatário e ser objetivo.
Mas será que isso continua valendo quando tratamos de uma linguagem tão formal quanto a Correspondência Comercial? 
Será que temos que esquecer as regras que regem esse tipo de discurso há tanto tempo?
O importante é saber que, independente das discursões sobre este assunto, redigir bem em um organização significa contribuir para uma comunicação eficiente e transparente. 
Por isso, agora que já conhecemos os tipos de texto, vamos nos dedicar às características e técnicas utilizadas na correspondência empresarial.
* Correspondência comercial é o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas entre pessoas ou entidadesoriental a feitura e a tramitação dos documentos.
O que é uma Carta Comercial?
Carta comercial é um documento de correspondência externa usado como meio de comunicação formal entre duas empresas ou uma empresa e uma pessoa (ou vice-versa), cujo conteúdo se relaciona a assuntos comerciais e/ou financeiros de interesse de uma ou ambas as partes envolvidas.
A redação de uma carta comercial de boa qualidade leva em consideração dois aspectos essenciais: o que dizer e como dizer.
A Carta comercial, ou empresarial, há séculos impulsiona negócios e direciona riquezas incalculáveis, além de permitir a comunicação diária entre empresários.
É a mais importante das modalidades de correspondências empresariais, devendo acompanhar a constante modernização das empresas. 
Uma carta comercial bem-feita pode ser o ponto de partida para a concretização de bons negócios; da mesma forma, uma carta mal redigida e “desastrada” pode levar a empresa a perder um bom cliente ou um parceiro comercial significativo. 
Por isso, a tarefa de preparar esse tipo de correspondência exige habilidade, conhecimento das técnicas de redação e profissionalismo. 
Vamos analisar alguns exemplos de textos de cartas relativas aos assuntos mais comuns nas redações comerciais.
Lembrando que estes exemplos são apenas sugestões para ilustramos o assunto, servindo de ponto de partida para a redação dos diferentes textos e não de modelos a serem mecanicamente copiados.
 É importante lembrar também que somente a prática constante e consciente leva ao aperfeiçoamento da capacidade de elaboração de tal tipo de texto. 
Clique aqui e acesse o PDF com os exemplos. EM ANEXO
Passo a passo 
Data
Pode parecer um detalhe sem importância, mas é uma regra e devemos prestar atenção.
Quando vamos datar uma comunicação deste tipo, devemos começar pela localidade, informar o dia, o mês e o ano.
Veja a forma correta: Rio de Janeiro, 5  de dezembro  de 2012.
Quando se trata de um do mês de 1 a 9, não devemos usar o zero antes do número. Essa regra vale também para páginas e horas no decorrer de qualquer comunicação.
O mês deverá ser grafado com letra minúscula.
Encaminhamento
No encaminhamento devemos usar a forma A/C, que significa “aos cuidados de”.
Assunto
Lembra como tínhamos dificuldade de dar títulos às nossas redações na escola? Parece que isso nos persegue na vida adulta quando temos que escolher o assunto de nossas correspondências, não é mesmo?
Pois, então, como fazer isso com tranquilidade? Será que existe uma regra?
 Primeiramente, podemos nos lembrar do veículo que mais destaca assuntos: o jornal. Nele, cada matéria recebe um título, certo?
E, seguindo essa lógica, o assunto de nossa correspondência equivale àquilo que no jornal seria o título, a primeira chamada. O que vai tentar resumir o assunto do texto ou apenas estimular o interesse do leitor. 
Para isso, devemos esclarecer com precisão o assunto que será tratado. Isto já é meio caminho andado para despertar o interesse de nosso leitor.
Destinatário
Recomenda-se aqui o uso de Senhor ou Senhora (por extenso), acompanhado do cargo ou função do destinatário, seguido de vírgula.
Lembrando que “Doutor” não é forma de tratamento, é título acadêmico. Por isso, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. 
Infelizmente é costume designar por “doutor” os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina, mas isso é um erro. Só é doutor quem fez doutorado. 
Então, prefira a forma de tratamento Senhor/Senhora que confere a desejada formalidade às comunicações.
Como começar 
Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e comandar as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
        “Venho por meio desta...”
        “Servimo-nos da presente para...”
        “Esta tem a finalidade de...”
É simples: se tiver que comunicar, comunique. Se tiver que avisar, avise. Sem embromação.  
O importante é que sejam objetivas (sem palavras inúteis), educadas e adequadas ao destinatário. Veja:
Aberturas mais comuns:
Dependendo do conteúdo da carta, são usuais, entre tantas outras, as seguintes aberturas:
• Em resposta à sua solicitação (ou pedido, carta etc.), temos a informar que...
• Comunicamos a V. Sa. que...
• Atendendo ao seu pedido nº...
• Lamentamos informar aos senhores que...
• Recebemos sua carta, na qual V. Sa. ...
• Represento, nesta região, a empresa...
• Solicitamos de V. Sas. providências no sentido de...
• Cumpre-nos comunicar que...
• Relativamente à sua solicitação, informamos que...
• É do conhecimento de V. Sa. que...
Como encerrar
Ao encerrar uma carta comercial, também é importante ser eficiente na comunicação, evitando, por exemplo:
        “Sem mais para o momento...”
        “Subscrevo-me...”
        “Aproveitamos para renovar nosso sentimento de...”
        “Fico no aguardo”
Lembre-se sempre: os fechos devem ser simples (sem palavras inúteis), educada e apropriada ao destinatário.
Atenciosamente
Utilize o “atenciosamente” para as cartas do dia a dia, em que não exista a necessidade de caracterizar relações hierárquicas.
Lembre-se de sempre colocar vírgula após o “atenciosamente”, já que ele acompanha a assinatura, não representando, portanto, uma frase isolada.
Você sabe abreviar o atenciosamente??
Você já deve ter visto por aí a forma “Att.”, não é mesmo? Será que esta é a forma correta de abreviar o atenciosamente?
Não, não é.
Att. é uma sigla do inglês (“At this time or All the time”). Ou seja, significa “neste momento” ou “a todo momento”, que pode até ser interpretadocomo “à disposição”.
A abreviatura correta para atenciosamente é at.te. 
Alguns estudiosos também defendem o uso de atte. Porém, a Academia Brasileira de Letras (ABL) aceita apenas at.te. 
Por isso, na dúvida, utilize “atenciosamente”, por extenso. Melhor do que abreviá-lo de forma errada, concorda?
Cordialmente 
Use o “cordialmente” para as situações em que você ou a empresa em que trabalha se veja em situações desvantajosas, ou seja, quando for destinada a autoridades de hierarquia superior.
Lembre-se de colocar sempre a vírgula após o “cordialmente”.
Respeitosamente
Já o “respeitosamente” é usado em cartas formais dirigidas a pessoas que recebam o tratamento “Vossa Excelência”, como Presidente da República, Senadores, Deputados, Embaixadores etc.
Não esqueça da vírgula após o “respeitosamente”.
Clique aqui e leia a crônica que fala sobre a expressão “no aguardo”.
 No aguardo 
Carlos de Paula
A Terra é um lugar fascinante. Repleta de idílicas paisagens e aterrorizantes cenas, ambientes formados pelos homens ou moldados pelas forças da erosão, dizem que conhecemos menos sobre a Terra do que sobre a própria Lua. Há muitos locais populares, que estão nas listas de destinos a ser visitados por todos. Vejam, por exemplo, o Aguardo. Quanta gente não só visitou, mas diz estar no Aguardo até hoje. 
Tenho uma pontinha de inveja das pessoas que dizem estar no Aguardo, misterioso lugar que congrega executivos, advogados, médicos, professores, jornalistas, escritores, blogueiros, analistas de sistema, donas de casa, banqueiros, escriturários, políticos, esportistas, policiais, contabilistas, estudantes, operários, ignorantes. 
Estar no Aguardo é uma coisa democrática. Todos podem estar ali, mas não sei onde fica. Isto me traz muito desespero, por que eu fui excluído de estar no Aguardo, justo eu, um rapaz decente, com todos os dentes na boca, razoavelmente higiênico e com grandes conhecimentos geográficos. 
Você diria, didaticamente “Carlos, você está redondamente enganado, Aguardo não é um lugar. Estar no aguardo significa que você está aguardando alguma coisa.” 
Enganado está você! 
“No aguardo” é uma das expressões mais errôneas usadas no português atual. Já começa que a palavra aguardo não é do meu agrado, que engraçado! Lógico que não posso impor meu gosto às rígidas regras do idioma pátrio. Aguardo, estranho ou não, existe, está no léxico. Mas a regência está errada em “no aguardo”. O correto é dizer “AO AGUARDO”. 
Portanto, a próxima vez que tiver a necessidade de balbuciar o estranho vocábulo, pelo menos use a preposição certa. Ou então, me envie uma passagem e instruções pois eu também quero estar no Aguardo.
Extraído de http://brazilexporters.com/blog//index.php/2010/04/01/no_aguardo?blog=9 
Pode ou não pode?
Abaixo você encontrará formas de se iniciar uma carta comercial. Porém, deverá selecionar apenas as opções que mostram as formas mais adequadas para começar esse tipo de correspondência.
Lembre-se! Ao começar uma carta comercial, é importante que se vá direto ao assunto, usando os verbos para iniciar e comandar as ações propostas.
Não utilize expressões do tipo:
“Venho por meio desta...”; 
“Servimo-nos da presente para...”; 
“Esta tem a finalidade de...” etc.
Resposta certas: 1,3,5,6
Há três tipos de comunicação que se diferenciam mais pela finalidade do que pela forma. São eles o ofício, o aviso e o memorando.
Para uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que segue o que chamamos de padrão ofício.
Quais são as principais semelhanças entre ofício, aviso e memorando?
Texto
Antes de tudo, vale ressaltar que os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. 
Nos casos em que não s estiver apenas encaminhando documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
Introdução
Na introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, é apresentado o assunto que motiva a comunicação. 
Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”. Empregue a forma direta.
Desenvolvimento
No desenvolvimento o assunto é detalhado. 
Se o texto tiver mais de uma ideia sobre o mesmo assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição.
Conclusão
Na conclusão é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
Forma de Diagramação:
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
Você sabe qual é a diferença entre Aviso e Ofício?
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. 
A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia e o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. 
Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo. 
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar no cabeçalho ou no rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: 
• Nome do órgão ou setor;
• Endereço postal;
• Telefone e endereço de correio eletrônico.
Exemplo: Clique no ícone abaixo para acessar o PDF com o exemplo de ofício.
Os ofícios, por serem endereçados a órgãos públicos, não devem ser modificados em sua estrutura. São mais rígidos, por assim dizer.
E quanto aos memorandos?
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. 
Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Sua característica principal é a agilidade e simplicidade de procedimentos burocráticos.
Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. 
Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões. Permitindo também que se faça um histórico do andamento do assunto tratado nele. 
Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração,
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos,
Clique aqui e veja um exemplo de memorando.
Agora vamos tratar de uma das mais usadas formas de comunicação administrativa: o correio eletrônico (e-mail).
Por ser o mais utilizado hoje para resolver a maioria das situações corporativas, o e-mail é o que mais aceita variações. 
 
Nesta disciplina já demos várias “dicas” para escrever bem esse tipo de comunicação, lembra? Porém, aqui é válido reforçar que o mais importante em um e-mail é a capacidade de concisão, desde a digitação do campo “assunto” até seu fechamento.
Dicas:
Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura. 
Se não for possível, deve constar na mensagem um pedido de confirmação de recebimento.
E quanto ao valor do e-mail, perante a legislação?
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Clique no link abaixo e acesse o Blog do Mesquita para saber mais sobre redação para e-maill: 
Dicas da rede – Como redigir e-mails.
Dicas encontradas no livro
Como Gerenciar E-Mails –Autor: David Brake
Editora: Publifolha – Páginas: 72 – Preço: R$ 19,90
Nas bancas de jornais, sites e livrarias
Etiqueta na rede
O e-mail é um meio de comunicação diferente dos demais. Ao redigir suas mensagens, observe as instruções a seguir e crie uma impressão de eficiência e profissionalismo.
Cuidados na redação
A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem cair no desleixo: dedique tempo para redigir e-mails com clareza e objetividade se não quiser confundir (ou aborrecer) o destinatário.
Tente ser objetivo e separar os assuntos com clareza.
Sem excessos
Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.
Moderação no texto
Na hora de escrever um e-mail, pode ser tentador incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários. Lembre-se de que sua mensagem é apenas mais uma na caixa de entrada e, se quiser que seja lida com atenção, ela terá de ser bem elaborada. Além disso, se você envia para 25 pessoas uma mensagem que precisa de cinco minutos para ser lida, irá consumir mais de duas horas do tempo alheio. Tenha em mente que na tela a leitura torna-se mais fácil se o texto vier em parágrafos curtos.
Em nome da clareza
Se você quer que seu e-mail seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto. Em vez de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro, leia-a e depois elabore a identificação. Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail.
Identifique o assunto com até 50 caracteres.
Escrita objetiva
Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.
Como responder
Mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois a medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e delete o que não tiver importância. Se cada pessoa que ler e devolver a mensagem adicionar um bloco de texto no início, o e-mail corre o risco de ficar imenso.
Passo a passo
Para enviar e-mails apenas informativos, use PSC (para seu conhecimento).
Nesse tipo de e-mail, você pode usar também a sigla PSI (para sua informação).
Clareza ao comunicar
Ao contrário do que ocorre com cartas, os e-mails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade para os amigos. Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido.
Abreviações
Como cada vez mais pessoas compõem suas mensagens em movimento, às vezes usando o celular como teclado, aumenta a tendência ao uso de abreviações. A necessidade de facilitar o processo deu origem a uma linguagem rica em siglas e palavras de fácil identificação, como “msg” em vez de “mensagem” e “vc” no lugar de “você”. Não se sinta obrigado a utilizar esse “idioma” e reserve a linguagem codificada para mensagens enviadas para quem compreende as abreviações.
Só abrevie palavras se tiver certeza de que o leitor da mensagem as entende.
Símbolos com significado
No início da era do e-mail, foram desenvolvidos sinais gráficos destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de smileys ou emoticons. Em geral, apontam o tom do texto, como indiferença ou preocupação, por exemplo. Existe uma grande variedade desses símbolos, mas os mais usados estão descritos abaixo. Vale lembrar que nem todas as pessoas conhecem o significado dos emoticons e há quem os considere infantis. Evite usá-los em e-mails profissionais.
Significado
:-) Tradicional sorriso. Costuma indicar satisfação.
;-) Piscada. Em geral, acompanha uma piada ou brincadeira.
:-( Preocupação. Costuma indicar tristeza ou desencanto.
:-I Indiferença. Revela apatia ou falta de interesse.
:-> Sarcasmo. Usado para identificar cinismo ou ironia.
Tom correto
Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. Aposte na neutralidade: use “Caro (fulano)” e termine com “Um abraço”. Reserve formas mais próximas (como “querido” ou “um beijo”) para destinatários que você conhece bem.
Tente solucionar questões difíceis por telefone ou pessoalmente.
O perigo das emoções
Quando estiver nervoso ou alterado, preste o dobro de atenção nas mensagens que pretende enviar, pois algumas vezes um e-mail que você julga inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas. Escrever com neutralidade em momentos de agitação não é fácil, e a leitura feita pelo destinatário pode agravar ainda mais a situação. Se tiver dúvidas, elabore uma mensagem “difícil” mas não envie: faça uma leitura atenta depois de um intervalo.
Nos e-mails profissionais, evite ironias.
Em busca de ajuda
Se você se sente cansado ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem. Mostre o e-mail para uma pessoa não envolvida e peça seu parecer sincero. 
 http://mesquita.blog.br/dicas-da-rede-como-redigir-e-mails
Marque V ou F
1 - O assunto do e-mail precisa ser conciso, mas no corpo do e-mail podemos nos estender. Ser bem minuciosos na explicação para não deixar dúvidas. Quanto mais detalhes melhor.
Falsa - É necessário redigir um e-mail conciso, tanto em relação ao assunto quanto ao corpo do e-mail.
2 - A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. 
Aproveite esse benefício sem cair no desleixo. O nível de informalidade variará de acordo com o destinatário.
Verdadeira
3 - Além de irritantes, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.
Verdadeira
4 - O assunto do e-mail precisa ser bem detalhado para o leitor saber do que se trata. 
Uma frase longa com todos os detalhes é o mais indicado para compor o assunto da mensagem.
Falso - Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail. Identifique o assunto com até 50 caracteres.
5 - Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas.
Verdadeira
6 - Ao responder um e-mail mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois esta medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. 
Verdadeira
7 - Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. 
Aposte na neutralidade: use “Caro (fulano)” e termine com “Um abraço”. Reserve formas mais próximas (como “querido” ou “um beijo”) para destinatários que você conhece bem. 
Verdadeira
Nesta aula, você:
•Estudamos a redação de cartas comerciais, memorandos, ofícios e e-mails.
Na próxima aula, você estudará sobre os seguintes assuntos:
•Principais conceitos de Comunicação Social e de Comunicação Empresarial;
•Fluxos de informação no ambiente organizacional.