CASE - SUMARE

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A Dinamus decidiu montar um festival de Rock
Bandas nacionais e internacionais
Evento para 50 mil pessoas
Diretrizes:
6 meses de organização e divulgação
5 milhões de reais de orçamento
Gerente de Projetos: Fred
FESTIVAL DE ROCK – ROCK IN SUMARÉ
Prazos
INICIAÇÃO
Objetivo
Fomentar o Rock no interior
paulista
Lucratividade de 15%
TERMO DE ABERTURA
Justificativa
Exposição da marca
Parcerias e Patrocínios 
Contatos para novos eventos
Identificação de Stakeholders
Patrocinadores
Serviços públicos
Bandas internacionais
Bandas nacionais
Comunidade
Público-alvo
Serviços contratados
P
O
D
E
R
I N T E R E S S E
Prazos
PLANEJAMENTO
Escopo
“O que você vai produzir?”
Festival de Rock para 50 mil pessoas com 
duração de 2 dias
10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais)
Área total de 10.000m2
ESCOPO DO PRODUTO
Comércio
� Lanchonetes
� Pizzarias
� Restaurantes
� Cervejarias
� Outros interessados
Diversão
� Parque
� Bungee jump
� Tirolesa
� Asa delta
Serviços
� Segurança
� Transporte público
� Bombeiros
� Polícia
� Emergência
� Banheiros
Organizar o evento como um todo
Contratar e organizar parcerias, patrocínio, 
diversões e serviços (inclusive logística)
Contratar propaganda e acompanhar a 
divulgação
Escopo Negativo:
Registro de vídeo e fotográfico do evento
ESCOPO DO PROJETO
Estudo de mercado 
assegura o público
Patrocinadores 
arcarão com a 
construção dos 
stands e lojas
Redes de TV farão a 
cobertura do evento
Zoneamento deve 
ser seguido à risca
PREMISSAS RESTRIÇÕES
ESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
Festival de 
Rock
Planejamento
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutura
Parcerias / 
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontagem
Fechamento de 
contas
Avaliação geral
ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP
Pacote Descrição
Definições Definir Bandas, tema, parcerias, 
zoneamento etc
Planos Planejar todas as áreas do PMBOK, com 
enfoque em Aquisições
Local Planejamento da contratação e 
estruturação do local do festival
Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP
Festival 
de Rock
Planejamento
Planos
Local
Definições
AQUISIÇÕES
Aquisições
Custos
Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto
Aquisições Qtd Valor 
R$
Aluguel do Local 1 600.000
Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000
Agência de publicidade 1 500.000
Empresa de Segurança 10 60.000
Transportadora 1 100.000
Parque 1 250.000
Bandas 10 1.500.000
Subtotal - 4.010.000
_____CUSTOS
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições -
4.010.000
Sub-total -
4.085.000
Reserva de contingência (5%) -
204.250
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total -
4.411.800
O projeto é 
viável?
Projeto 
VIÁVEL!!
Despesas Qt
d
Valor 
R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência (5%) - 204.250
Reserva de gerenciamento 
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
O PROJETO CONTINUA VIÁVEL?
$4.411.800
Plano de Custos
=
Termo de Abertura
$5.000.000
RECURSOS HUMANOS
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto
• Fazer o controle financeiro
Fred Gerente do 
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha
publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a contratação de todos
os fornecedores de serviços, comércio, 
diversão e bandas.
TEMPO
Definir 
atividades
Sequenciar
Estimar 
Trabalho
Estimar Recursos
Parcerias/ 
Patrocínios
Publicidade
______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda
Bandas 5 Fechar contrato
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de 
montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte
Infra 9 Montar
Parcerias 10 Buscar patrocinadores
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade
Festival 
de Rock
Pré-evento
Bandas
Infraestrutra
Pessoas
SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade Predecessora
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes 1
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda 3
Bandas 5 Fechar contrato 4
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7
Infra 9 Montar 6,7,8
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II
ESTIMAR RECURSOS
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon
Bandas 3 Selecionar Lennon
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred
Bandas 5 Fechar contrato 4 John
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John
Infra 7 Contratar empresa de 
montagem/desmontagem
John
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred
ESTIMAR TRABALHO
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Duração (dias)
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15
Bandas 3 Selecionar Lennon 15
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10
Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10
Infra 7 Contratar empresa de 
montagem/desmontagem
John 10
Infra 8 Contratar empresa de 
transporte
6,7 John 10
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90
Publicidade 11 Contratar agência de 
publicidade
5 II John, Fred 20
CRONOGRAMA Inicio 02/01Shows 21/06
Encerramento 17/07
O projeto
continua
viável?
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de 
Sótão
QUALIDADE
Requisitos de Qualidade:
Papel revista
Impressão colorida
A5
Tolerância:
Papel comum invés de
Revista
Como mensurar:
Checklist de itens
obrigatórios a cada lote
BANDAS CONFIRMADAS
RISCOS
Risco Impacto Probabilidade Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
24
Plano de Resposta aos 
Riscos
Plano de Custos
+ ?
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento 
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
Cronograma
COMUNICAÇÃO
Quem O que Quando Como
Marketing e 
Financeiro
Número de pessoas no 
evento 
Nos dias do 
evento
Relatório final
Marketing Análise de satisfação do 
público 
Nos dias do 
evento
Relatório final
GP e 
Patrocinador
Andamento da montagem Pré -evento E-mail
Marketing e 
Financeiro
Volume de ingressos 
vendidos
Ao longo do 
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do 
projetoRelatório final
Quem precisa ser 
informado? 
De que? Quando?
Quem precisa ser 
informado? 
De que? Quando?
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total - 4.411.800
APROVAÇÃO DOS PLANOS
Plano de Resposta aos 
Riscos
Cronograma
Plano de Custos
Plano de 
Recursos HumanosPlano de Riscos
Risco Im
p
Pro
b
Exp
Haver atraso na montagem por
causa de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser 
danificado
3 1 3
Haver dificuldades para contratar
as bandas
2 2 4
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do 
projeto
Fred Gerente do 
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a 
execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação
da campanha publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a
Prazos
EXECUÇÃO
PLANEJAMENTO
Definições Planos Local
Contratação de Pessoas
Contrato com as Bandas
Parcerias
Patrocínios
Publicidade
PRÉ-EVENTO
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de 
Sótão
BANDAS CONFIRMADAS
__ ______PRÉ-EVENTO
Montagem da Estrutura e Som
Chuva atrasa 
montagem
QUAL O IMPACTO NO PROJETO?
Tríplice Restrição
Que ação vai ser 
tomada?
Requer alguma 
mudança integrada?
Plano de Resposta
AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA
Risco Impacto Probabi-
lidade
Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
ID do Risco Estratégia Estratégia
1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve
possível. Se as chuvas ocorrerem antes, será preciso
replanejar o projeto.
Atraso total de 1 semana
Muitas horas-extras
Custo aumentou em 100.000
IMPACTO NO CRONOGRAMA
Despesas Qtd Valor 
R$
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência 
(5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento 
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
Festival de 
Rock
Planejamen
to
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutu
ra
Parcerias / 
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontag
em
Fechament
o de contas
Avaliação 
geral
Despesas Qtd Valor R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800
CHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO
Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade
Milhares de pessoas entrando no Festival
Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!
Todas as emissoras de TV cobrindo o evento
No dia do Evento!!
A banda BlueFloyd faltou o evento!!
NO SEGUNDO DIA …
O Risco não havia sido previsto, e agora??
A Hotplay aceita aumentar
seu tempo de show pela
bagatela de R$100.000
Solicitar
Analisar
Aprovar
Implementar
Reserva de Gerenciamento: R$122.550
Foi possível contratá-los!!
O Público foi embalado ao som de sua música
ORANGE: “Look at the stars…. Look how they 
shine on you”
AÇÃO DE CONTORNO
Sucesso de Público
Negócios
Comemoração!
MONITORAMENTO E CONTROLE
Cronograma Tempo
Houve um atraso de 1
semana, sem impacto no
prazo final
Festival de 
Rock
Planejamento
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutura
Parcerias / 
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontagem
Fechamento 
de contas
Avaliação geral
Escopo
Foi 100% cumprido, com uma
Mudança Integrada no show
do BlueFloyd e Hotplay
MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de Custos Custo
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a duração
do show da HotPlay
Plano de Qualidade
Despesas Qt
d
Valor 
R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800
Qualidade
Sem desvios significativos
Risco Imp Prob Exp
Haver atraso na montagem por causa
de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as 
bandas
2 2 4
Riscos
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a
duração do show da HotPlay
Plano de Riscos
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do 
projeto
Fred Gerente do 
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a 
execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação
da campanha publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a
Plano de RH
Plano de Comunicação
Quem O que Quando Coomo
GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail
Marketing e 
Financeiro
Volume de ingressos vendidos Ao longo do 
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do 
projeto
Relatório final
Aquisições Qtd Valor 
R$
Agência de publicidade 1
500.000
Empresa de Segurança 10
60.000
Transportadora 1 100.000
Parque 1
250.000
Bandas 10
1.500.000
Subtotal - 4.010.000
Plano de Aquisições
Recursos Humanos
Sem desvios significativos
Comunicação
Ajustes para comunicar ao público
a mudança ocorrida nos shows
Aquisições
Ampliação de contrato
Litígio
MONITORAMENTO E CONTROLE
PÓS-EVENTO - ENCERRAMENTO
Desmontagem do 
Evento
Pagamento de 
fornecedores
Avaliação geral (lições aprendidas)
O projeto foi bem sucedido?
O que pode ser melhorado no 
próximo?
Que lições aprendidas obteve com o case?
Sua percepção sobre a Gestão de Projetos 
mudou?
Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria 
sua pontuação?
DISCUSSÃO FINAL
Curso Básico de Gestão de Projetos
Coordenação: Eli Rodrigues
www.elirodrigues.com