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Aula 2 - O Sistema Empresa e o Processo de Gestão Professora : A m a nda T há ssya A r r uda 1 CONTROLADORIA ESTRUTURA DE CONTEÚDOS 2 2.1 Os subsistemas do Sistema Empresa 2.3 Modelo e Processo de Gestão O ambiente empresarial 3 O ambiente empresarial Sistema – conjunto de partes que interagem entre si Empresa – sistema aberto Ambiente empresarial – complexo, dinâmico, incertezas Equilíbrio – empresa x ambiente – evitar a entropia (desordem do sistema) qualidade da administração processos organização do ambiente interno 4 O ambiente externo à organização 5 O ambiente externo à organização No ambiente externo, as empresas não interagem apenas com sua cadeia de valor. Elas também se relacionam com uma ampla rede de entidades e uma gama de variáveis que afetam sobremaneira o seu desempenho. Empresa - agente passivo – reage – atenuar fragilidade 6 O ambiente externo à organização Macroambiente Entidades e variáveis sobre as quais as empresas têm reduzido alcance Características intangíveis, mesmo quando origens conhecidas Afetam sistemicamente uns aos outros Variáveis: econômicas, políticas, legais, tecnológicas, sociais, demográficas, etc 7 O ambiente externo à organização Domínio Operacional Apesar de serem afetadas por elas, os comportamentos são mais previsíveis Entidades mais sensíveis às ações e interações - sinergia Todos os agente tentam ampliar seu domínio e sua influência Clientes, fornecedores, sindicatos, mão de obra disponível, concorrentes, etc. 8 O ambiente externo à organização Dilema – variáveis macroambientais – efeito distinto sobre cada agente Desafio – gestores – antecipar os efeitos das variáveis ambientais sobre cada agente pertencente ao seu domínio operacional – antever desempenhos dos demais (concorrentes, clientes) e avaliar os efeitos nas suas atividades, aspirações e continuidade. 9 O ambiente interno organizacional 10 O ambiente interno organizacional Paradoxo – ambiente interno x domínio Maiores dificuldades – interação dos subsistemas Visão sistêmica ganha relevância Eficácia organizacional Subsistemas atuam de forma sincronizada e otimizada Possibilita manter-se em perfeito equilíbrio – ambiente externo Correta utilização de recursos que demanda para realização das operações. 11 O ambiente interno organizacional Diagnosticar estado de um de seus subsistemas – entender os reflexos deste nos demais – nas atividades operacionais Exame permanente Identificar falhas que afastam a empresa da eficácia – atividades desconectadas – perda de energia, competitividade e atratividade Análise sistêmica completa Permite evitar surpresas Detectar o verdadeiro subsistema que precisa ser melhorado Facilita a organização de suas atividades Diagnósticos que refletem a realidade 12 O ambiente interno organizacional O ambiente interno é tão complexo e importante quanto o externo Externo – incapacidade de influência Interno – correto funcionamento gestão Sucesso empresarial – capacidade de gestão em manter o funcionamento sistêmico adequado. 13 O sistema empresa Interação coordenada de suas partes Funcionamento harmônico dos subsistemas – eficácia organizacional Dificuldades na harmonização – motivos que levam as empresas a não conseguirem alcançar seus objetivos Gestores/Administradores – entendem funcionamento dos subsistemas e promovem a sinergia entre eles – promove crescimento sustentável, garante longevidade. 14 Os sistemas da empresa 15 Os sistemas da empresa Não são as áreas das empresas! As áreas são os meios utilizados pela administração para promoverem a sinergia dos subsistemas de forma a levar a organização de seus objetivos Kartz e Kahn (1973) Guerreiro (1989) 16 Os sistemas da empresa Kartz e Kahn (1973) Subsistemas de produção – atividades de produção serem realizadas Subsistema de apoio – disposições e relações institucionais Subsistema de manutenção – vincula as pessoas e seus papéis funcionais Subsistemas adaptativos – mudanças organizacionais Subsistemas gerenciais – se relacionam à direção do negócio 17 Os sistemas da empresa Guerreiro (1989) Subsistema institucional Subsistema físico Subsistema social Subsistema formal Subsistema de informação Subsistema de gestão 18 Os sistemas da empresa Subsistema institucional ◦ Objetivo - dar as diretrizes da empresa frente ao ambiente externo a partir dos valores dos donos formando a missão, crenças e valores da empresa. ◦ Ser definido a partir das crenças e valores dos acionistas/donos ◦ Ser formalizado – diretrizes básicas ◦ Ser validado pela sociedade 19 Os sistemas da empresa Subsistema social ◦ Pessoas – elemento humano Principais variáveis: ◦ as necessidades dos indivíduos, suas criatividades, seus objetivos individuais ◦ os aspectos relacionados à sua motivação e à sua capacidade de liderança e, entre outros, ◦ os aspectos relacionados ao desenvolvimento das habilidades de liderança 20 Os sistemas da empresa Subsistema social Influencia o funcionamento de todos os demais, condicionando o desenvolvimento da empresa, na medida em que determina a cadência segundo a qual suas atividades são desenvolvidas. 21 Os sistemas da empresa Subsistema físico ◦ Recursos utilizados nas operações Incluem: ◦ Instalações ◦ Máquinas e equipamentos ◦ Veículos ◦ Disponibilidades ◦ Estoques ◦ Créditos com fornecedores 22 Os sistemas da empresa Subsistema físico ◦ Conhecer potencialidades e fragilidades ◦ Alinhados à necessidade de produção da empresa ◦A otimização desses recursos é um fator determinante para que a empresa alcance de forma plena seus objetivos. 23 Os sistemas da empresa Subsistema formal Forma segundo a qual a empresa se organiza para a execução de suas atividades, abrangendo: a constituição de seus departamentos, a dimensão de sua administração, o grau de descentralização desejável, a utilização de funções de assessoria, os aspectos relacionados à autoridade e responsabilidade, entre outros. 24 Os sistemas da empresa Subsistema formal Base para estabelecer critérios e posturas a serem seguidos Abrange arquitetura do organograma, sua operacionalização e forma de comunicação Grau de poder, de responsabilidade de cada nível hierárquico Estrutura de poder – proximidade dos níveis hierárquicos – cooperação mútua – monitoramento e avaliação de desempenho 25 Os sistemas da empresa Subsistema de informações Recebimento e processamento de dados e geração de informações Propósito – apoiar processos administrativos e decisórios Informação – principal matéria-prima do processo decisório empresarial 26 Os sistemas da empresa Subsistema de informações Atenção: QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Softwares e integração destes Adequado banco de dados Integração com demais subsistemas Problemas em pequenas empresas (escassez de investimentos em softwares, modelo de gestão, interferência humana na integração dos subsistemas) 27 Cultura formada pelas pessoas que passam pela organização Os sistemas da empresa Subsistema de gestão PLANEJAMENTO – EXECUÇÃO - CONTROLE Busca – manutenção do equilíbrio do sistema empresa em seu ambiente O cumprimento da missão da empresa e sua continuidade dependem da forma como ela administra os recursos necessários para isso. 28 Os sistemas da empresa Subsistema de gestão Realiza operações básicas administrativas relacionadas à: o Obtenção de recursos do meio ambiente o Transformação em bense serviços o Exportação desses bens e serviços para a sociedade Preocupação crescente com a qualidade desses processos Penaliza - sociedade 29 Controladoria e Subsistemas Empresariais Controladoria é o departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade, com ou sem finalidades lucrativas. 30 Controladoria e Subsistemas Empresariais Sua missão é dar suporte à gestão de negócios da empresa, de modo a assegurar que esta atinja seus objetivos cumprindo assim sua missão. Assegurar a eficácia da empresa, mediante o controle das operações e seus resultados planejados. 31 Controladoria e Subsistemas Empresariais "A missão da controladoria é zelar pela continuidade da empresa, assegurando a otimização do resultado global". (CAGGIANO, 2004, p. 26). O órgão administrativo controladoria tem por finalidade garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborando com os gestores na busca da eficácia gerencial. 32 Controladoria e Subsistemas Empresariais Compete à área de controladoria proporcionar os meios para que as áreas atuem consoantes as expectativas da alta administração, apoiando-as para que o processo decisório da empresa funcione de forma integrada em torno do seu objetivo central, evitando-se prevalência de expectativas individuais de gestores nas ações implementadas. 33 Modelo e processo de gestão 34 Modelo e processo de gestão Modelo de gestão – crenças, valores, aspirações, desejos de pessoas que se propõem a iniciar um empreendimento e que dispõem tais elementos para formação do negócio Capacidade de atrair pessoas – características convergentes Cultura organizacional – conjunto dos hábitos 35 Modelo e processo de gestão Conjunto de princípios, nem sempre formalizados, que pode ser contemplado por meio da observância dos instrumentos de gestão, tais como planejamento, controle, sistemas de informações, etc., e demais práticas gerenciais adotadas na empresa. Conjunto de crenças -> diretrizes sistema organizacional -> mostra se tem planejamento, controle, grau de participação nas decisões, quais critérios de avaliação de desempenho, papel dos gestores... 36 Modelo e processo de gestão O modelo de gestão é caracterizado por um conjunto de princípios que devem ser observados, de modo a garantir: Cumprimento da missão Estrutura adequada p/atividades e funcionamento sistêmico Criação de uma cultura – permita integração da pessoas em torno dos objetivos estabelecidos p/empresa Execução dos planos preestabelecidos e possíveis correções Observação das variáveis ambientais 37 Modelo e processo de gestão As principais características do modelo de gestão podem ser elencadas da seguinte forma: • é o principal formador da cultura organizacional; • determina as linhas de poder; • estabelece as principais formas de ação na empresa; • determina a importância das coisas, ao estabelecer os critérios de análise de desempenho. 38 Modelo e processo de gestão É ele que define por exemplo: 1. Como a organização se portará no mercado, 2. Como ela conduzirá seu trabalho, 3. Como alcançará seus objetivos, 4. Como produzira seus produtos 5. Como manter integrado todos os processos 6. Como agir em situações adversas. 7. Como ela se ORGANIZA!! 39 Modelo e processo de gestão 40 Modelo e processo de gestão Princípios propostos alicerçado na visão sistêmica da empresa: Processo decisório descentralizado Funções e responsabilidades definidas claramente decorrentes da missão Autoridade compatível com as funções e responsabilidades Estilo participativo Postura empreendedora por parte dos gestores Processo de gestão: planejamento (estratégico e operacional), execução e controle Avaliação de desempenho baseada no resultado econômico da empresa 41 Atividade proposta Vocês agora são uma empresa do ramo (sorteio) e irão implantar o subsistema institucional, compondo a Missão, Visão e Valores. Lembrem-se que tudo faz parte da Estratégia, que segundo Mintzberg, trata-se da forma de pensar no futuro, integrada no processo decisório, com base em um procedimento formalizado e articulador de resultados, ou seja, estratégia empresarial é o conjunto de ações que definem: a especificidade do mercado, os rumos que a empresa seguirá e como vai executar. 42 Dicas - Missão Declara a razão de ser empresa hoje. Orienta objetivamente como a empresa deve atuar para cumprir o que está contido com a definição do negócio e na visão da organização. A Missão da organização liga-se diretamente aos seus objetivos institucionais, e aos motivos pelos quais foi criada, a medida que representa a sua razão de ser. PERGUNTAS FACILITADORAS QUE ORIENTAM NA CONFECÇÃO DA MISSÃO: 1 - O que a EMPRESA deve fazer? 2 - Para QUEM deve fazer? 3 - Para QUE deve fazer? 4 - COMO deve fazer? 5 - ONDE deve fazer? 6 - Qual a RESPONSABILIDADE SOCIAL a EMPRESA tem? EXEMPLO: EMBRATEL “Prestar serviços de telecomunicações globais destinados a atender às necessidades de seus clientes, no Brasil e no exterior, com qualidade, confiabilidade e custos adequados a seus negócios.” 43 Dicas - Visão É a posição que queremos ocupar num cenário futuro, seja em negócios existentes, seja em uma nova composição de negócio. Deve ser uma imagem ambiciosa de um estado que deseja alcançar a longo prazo. É um marco para um ponto de chegada, para a jornada que a empresa vai enfrentar nos próximos dez anos. PERGUNTAS FACILITADORAS QUE ORIENTAM NA CONFECÇÃO DA VISÃO: 1 - Qual é o nosso objetivo? 2 - Qual é a força que nos impulsiona? 3 - Quais são os nossos valores básicos? 4 - O que desejamos realizar? 5 - O que fazemos de melhor? 6 - O que mudaríamos? EXEMPLO: ITAÚ "Ser o banco líder em performace, reconhecidamente sólido e confiável, destacando-se pelo uso agressivo de marketing, tecnologia avançada e por equipes capacitadas, comprometidas com a qualidade total e a satisfação dos clientes." 44 Dicas - Valores São os princípios, ou crenças, que servem de guia, ou critério, para os comportamentos, atitudes e decisões de todas e quaisquer pessoas, que no exercício das suas responsabilidades, e na busca dos seus objetivos, estejam executando a Missão, na direção da Visão. São limittações éticas das ações da organização (explícitas). Fontes: uniesp digital.Dornelas. Usa-se somente palavras que expressam qualidades que a empresa defende. EXEMPLO: Compromisso, ética, dedicação, confiabilidade, inovação... Fonte: www.administradores.com.br 45
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