Controle de vocabulário Recuperação da informação Arquivologia Aguiar

geográfica e conteúdo (assuntos) caso o documento apresente 
esses aspectos, vale ressaltar que o componente temático de um documento 
arquivístico é circunstancial, ou seja, o conteúdo de um documento arquivístico 
pode não refletir uma temática. Ele reflete as atividades, funções e contexto da 
sua fonte produtora. 
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É importante ressaltar que a utilização dos instrumentos de pesquisa e 
os planos de classificação são comumente utilizados nos arquivos 
permanentes, e que o conteúdo temático só tem sentido também no arquivo 
permanente. 
Na fase do arquivo corrente a informação arquivística possui um valor 
primário e tem a função de responder aos objetivos para o qual foram criados, 
ou seja, o documento reflete o valor administrativo, legal, financeiro, fiscal, etc. 
e não temático. O que caracteriza seu conteúdo são os indícios e os aspectos 
que o referenciam, esclarecem e justificam a sua constituição e origem, a sua 
função e uso. 
Já os documentos armazenados nos arquivos permanentes refletem o 
valor secundário da informação arquivística, atributo de testemunho. Nessa 
fase podem ser identificados pontos de acesso temáticos/assuntos em 
potencial que poderão ser ativados com a finalidade de (re)significar o 
documento arquivístico para fins de pesquisa, histórica, científica, social, 
cultural e organizacional. Por isso, é legítimo apontar o uso do vocabulário 
controlado como instrumento para servir de mapa terminológico e de relações 
entre os termos adotados para fins de recuperação da informação temática a 
partir dos pontos de acesso, denominado descritores 
Monção (2006) em sua dissertação buscou compreender como se dá a 
viabilidade da noção do 'Assunto' na Arquivística, compreendida como um 
método organizativo a ser considerada nos processos de organização e 
recuperação de informações arquivísticas, se a área tem como base 
organizativa o princípio da proveniência, orgânico-funcional/estrutural. A autora 
considera que o método organizativo baseado unicamente no princípio 
orgânico-institucional 
 
[...] deixa de lado de atender demandas informacionais de 
diferentes perfis de interessados: o pesquisador em geral, o 
historiador e o cidadão. [...]. Com efeito o método se exime de 
assumir compromisso social. Sob uma perspectiva sociocultural 
e histórica, o método priva a sociedade de usufruir do 
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conhecimento do teor de seus conteúdos [...] (MONÇÃO, 2006, 
p. 68). 
 
 
Considerando que a noção de Assunto encontra-se em fase de 
aceitação e institucionalização cognitiva na comunidade científica da 
Arquivística em nível nacional e internacional. Monção (2006) pressupõe como 
hipóteses que a noção de Assunto está inserida na literatura e está em uso e 
também presente nas atividades de organização de acervos arquivísticos. Em 
suas considerações finais a autora afirma que o assunto permeia as atividades 
organizativas da Arquivística. 
Monção (2006) aponta a multidimensionalidade da noção de Assunto na 
área, ora entendida como “valor acessório, ora como complementador, ora ela 
é relacionada ao conteúdo do documento ora ao seu contexto, [...]” (MONÇÃO, 
2006, p. 70). 
A área ao ignorar a noção de assunto como elemento informativo 
potencial, acaba por contribuir para a redução nos processos de transferência e 
uso da informação, por não ampliar as possibilidades de busca e recuperação, 
e não provocar nem garantir o uso social dos conteúdos arquivísticos em sua 
totalidade. Em função desta concepção podemos afirmar que tanto os 
tradicionais instrumentos de pesquisa e os planos ou quadros de classificação 
não contemplam as demandas sócio-culturais de diversos públicos potenciais, 
ou seja, não consideram a multiplicidade de linguagens e vocabulários 
envolvidos nos processos de produção, organização, representação e 
recuperação. Sua construção e uso orientam-se mais para assegurar o 
preservacionismo documentário do que para ampliar e provocar a usabilidade 
informacional. 
 
Recomenda-se apenas que exista um instrumento principal que 
descreva a ordem estrutural do acervo, para registrar e explicar 
o sistema que lhe deu origem, ou seja, que esclareça o 
respeito à proveniência. Outra recomendação importante é que 
os instrumentos de pesquisa sejam concebidos como um 
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sistema, com referências cruzadas e pontos de acesso 
estabelecidos (HAGEN, 1998, p.3). 
 
 
Na perspectiva da recuperação da informação arquivística, as 
recomendações mencionadas por Hagen (1998) leva-nos a apontar o 
vocabulário controlado como uma solução viável para “nomear as 
atividades/funções” (SMIT, KOBASHI, 2003, p. 20). “Utilizando-se de um 
sistema de referência comum e compartilhado (vocabulário controlado), tanto 
para organizar quanto para recuperar documentos estocados no arquivo” 
(idem, p.17). 
Por possibilitarem uma visão integrada e ampla das características 
orgânico-funcionais e estruturais da informação arquivística nos processos de 
busca e recuperação da informação arquivística. E ainda possibilitar o 
estabelecimento de procedimentos de controle de vocabulário para minimizar 
as variáveis lingüísticas e terminológicas. Isso porque “todas as variáveis 
evocam questões de linguagem e sua adequação a culturas locais, ou seja, a 
composição sociocultural e socioprofissional dos usuários do sistema”. (SMIT, 
KOBASHI, 2003, p. 21) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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5 O CONTROLE DE VOCABULÁRIO COMO DISPOSITIVO 
METODOLÓGICO PARA A ORGANIZAÇÃO, REPRESENTAÇÃO E 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 
 
 
5.1 Controle de vocabulário: a contribuição da Terminologia 
 
 
Ao considerar que as práticas documentárias no contexto arquivístico se 
desenvolvem no universo da linguagem – a questão da linguagem percorre 
todo o ciclo documentário (produção, registro, organização, disseminação, 
recuperação e assimilação). Decorre, daí a importância do controle de 
vocabulário como um recurso normativo para nomear as atividades e os 
procedimentos funcionais, os tipos documentais e os órgãos que compõem a 
estrutura organizacional de uma instituição, com a função de assegurar o 
compartilhamento e uso da informação orgânico-funcional mediada por uma 
linguagem consistente comum a todos. 
Do ponto de vista do ciclo documentário arquivístico, pode-se dizer que 
a utilização de uma linguagem normalizada de acordo com o contexto e a 
cultura organizacional de uma instituição é um dos fatores determinantes para 
garantir a dinâmica e a totalidade do ciclo documentário (produção, 
organização, disseminação). 
A complexidade da estrutura orgânico-funcional (departamentos e 
setores) de uma instituição, aliada as características e especificidades 
funcionais de cada um desses órgãos produtores de informação, acaba por 
vez, refletindo em linguagens específicas e dificultando o compartilhamento da 
informação orgânico-funcional mediada por uma linguagem institucional comum 
a todos, mesmo considerando que a informação orgânica não é pensada nem 
produzida isoladamente. 
Assim, nomeiam-se procedimentos e atividades funcionais e tipos 
documentais utilizando-se da linguagem natural que acabam ocasionando 
dispersão terminológica e dificultando o compartilhamento da informação 
orgânico-funcional. Para agravar ainda mais a questão da linguagem, tem-se a 
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influência e às vezes a imposição das linguagens especializadas das áreas 
jurídica, fiscal-financeira e administrativa, técnicas dentre outras. 
Mesmo considerando que as práticas informacionais perpassam pela 
linguagem, a questão é pouco percebida pelas instituições, os ruídos e as 
inconsistências ocorridas nos processos de compartilhamento e transferência