sousa araujo-a classificacao e o vocabulario controlado como instrumentos efetivos para a recuperacao da informacao arquivistica

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do
Cidehus
Da produção à preservação informacional:
desafios e oportunidades | Nelson Vaquinhas, Marisa
Caixas, Helena Vinagre
A classificação e o
vocabulário
controlado como
instrumentos
efetivos para a
recuperação da
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informação
arquivística
Renato Tarciso Barbosa de Sousa
et Rogério Henrique de
Araújo Júnior
p. 420-442
Résumé
Trata do processo de classificação no âmbito da prática arquivística e
discute os requisitos básicos para a concepção de um vocabulário
controlado associado à classificação de documentos com a finalidade de
aperfeiçoar o processo de busca e recuperação da informação. Para tanto,
apoia-se na representação da informação para a construção de um
protótipo, que relacione o controle de vocabulário a uma estrutura de
classificação. O resultado final foi a proposição de uma metodologia que
associou e complementou a atividade de classificação, que abrange as
áreas funcionais, aos temas dos documentos que deverão estar coligidos
em descritores a serem selecionados e padronizados em uma taxonomia
das funções administrativas. Desse modo, pretendeu-se firmar
concepção de classificação de documentos de arquivo, com o aporte da
classificação dos temas dos mesmos documentos, trazendo novos pontos
de acesso, benéficos à melhoria do processo de busca e recuperação da
informação.
This classification process within the archival practice and discusses the
basic requirements for the design of a controlled vocabulary associated
with document classification in order to improve the process of search
and retrieval of information. To this end, rests on the representation of
information for the construction of a prototype, which relates the
vocabulary control a classification structure. The end result was to
propose a methodology and associated complemented the classification
activity, covering functional areas, the themes of the documents should
be collected in descriptors to be selected and standardized on a
taxonomy of administrative functions. Thus, it sought to establish
recordkeeping classification design, with the contribution of the
classification of subjects of the same documents, bringing new access
points, beneficial to the improvement of the search and retrieval of
information.
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Entrées d'index
Keywords :
indexing, classification of records, controlled vocabulary, information
archival
Palavras-chave :
Indexação, classificação de documentos de arquivo, vocabulário
controlado, informação arquivística
Texte intégral
Introdução
Desafios constantes à busca e recuperação da informação, a
organização e a representação do conhecimento têm sido
cada vez mais considerados como solução para a
representação de quantidades crescentes de acervos
arquivísticos nas organizações brasileiras.
Esses acervos, apesar de imprescindíveis à gestão
estratégica, vêm se constituindo em um problema para as
organizações dada a falta de espaço físico para guarda de
quantidades consideráveis de documentos em suporte de
papel, além do alto custo de armazenamento daqueles em
formato digital. O valor da manutenção de espaços nas
dependências das organizações, bem como nos sistemas
informatizados, vem desequilibrando a relação entre custo e
benefício da guarda dos acervos arquivísticos, sem contar as
despesas envolvidas na contratação de profissionais
especialistas no tratamento desses acervos, que elevam
sobremaneira o dispêndio de recursos financeiros nas
corporações que atuam na esfera pública e privada do Brasil.
Por outro lado, a tecnologia da informação tem possibilitado
avanços nas áreas que tratam de grandes volumes de
documentos, enfatizando o processo de busca e recuperação
da informação arquivística. Entretanto, o uso da tecnologia
da informação, em alguns momentos, é entendido como
solução definitiva para a gestão de documentos, mas, na
realidade, trata-se de mais um instrumento, para a gestão de
documentos.
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A classificação de documentos de arquivo tem três objetivos:
manter o vínculo arquivístico, fundamentar a avaliação e a
descrição e possibilitar a recuperação da informação contida
nos documentos. Diversos autores, tais como Foscarini1,
chegam a entender que a recuperação dos documentos
armazenados é somente um benefício colateral da
classificação, sendo seu propósito básico integrar os
documentos individuais nos conjuntos a que pertencem,
baseando-se no mandato e nas funções do criador, como
defendem Duranti, Eastwood e Macneil2. Uma das
características principais dos documentos de arquivo é a
relação que mantêm entre si e que precisa ser preservada
para dar-lhes sentido, assim como as atividades e ações que
lhes deram origem. A compreensão e a manutenção desse
contexto, representada pelas relações entre os documentos, é
um elemento destacado nas pesquisas que versam sobre a
autenticidade de documentos digitais.
A classificação é uma função arquivística, tanto quanto a
avaliação, a descrição, a preservação, a aquisição e a difusão
(disseminação), onde a tríade formada pela avaliação,
descrição e classificação são atividades capitais da prática da
organização arquivística. Podemos considerar a classificação
como uma função matricial, pois é por meio dela que se
realiza a avaliação, que em uma etapa posterior, vai
possibilitar a gestão dos prazos de guarda e da destinação
final (tabela de temporalidade) e independentemente da
metodologia aplicada e de sua configuração, sempre terá
como ponto de partida os conjuntos documentais definidos
na classificação.
Na etapa da descrição, a norma do Conselho Internacional
de Arquivos, ISAD(G) e a Norma Brasileira de Descrição
Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos, NOBRADE,
definem como primeiro elemento a ser descrito o conjunto
documental, representado pelo fundo, série ou subsérie, isto
é, os agrupamentos documentais resultados do processo de
classificação. Assim, a classificação ganha uma envergadura,
que sustenta toda a construção da prática arquivística. Desse
modo, a definição precisa dos conjuntos documentais e as
suas relações é imprescindível para o que-fazer arquivístico3.
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A classificação, como operação matricial de todo o trabalho
arquivístico, é uma etapa relevante para a transparência e o
compartilhamento das informações, que por sua vez, são
caminhos seguros para o processo de tomada de decisão e
para a preservação da memória técnico-administrativa das
organizações, franqueando o pleno exercício da cidadania.
Nessa altura a classificação se associa à atividade de
indexação, que por estar no âmbito das funções de um
sistema de recuperação da informação, dá suporte à
descrição e a representação da informação arquivística, por
meioda indexação de documentos. A identificação dos
conceitos de que tratam os documentos, por meio de termos,
descritores ou palavras-chave, vai complementar a
classificação dos documentos, ensejando a construção de
linguagens documentárias para padronizar a escolha dos
termos e definir as relações entre os descritores e os
conteúdos de que tratam os documentos. Esse mecanismo
de representação deverá refletir as funções/atividades e
conduzir os usuários dos sistemas arquivísticos à
recuperação da informação.
O acesso, consubstanciado pela recuperação da informação,
deve ser considerado sob dois níveis: o legal (corpus de leis)
e o técnico-científico. No nível legal, a entrada em vigor da
Lei 12.527/2011 alterou as condições e regras de acesso à
informação no Brasil. A lei inverteu a lógica transformando a
exceção em regra, isto é, existe agora uma lei que garante o
acesso à informação pública e a exceção é o sigilo. A restrição
é tudo aquilo que pode colocar em risco a segurança do
Estado e da sociedade, além da privacidade das pessoas.
Todavia, o maior entrave ao pleno acesso à informação não é
o conjunto de restrições impostas pela lei, mas as condições
inadequadas de organização da informação pública, que não
permitem o estabelecimento de um processo de busca e
recuperação da informação. Tal situação é agravada por
conta dos desafios tecnológicos que hoje se colocam, dentre
eles o documento digital, a profusão de bases de dados e a
dispersão de informações.
Além dos desafios tecnológicos, deve-se ter em conta
também o desconhecimento dos gestores públicos para com
os aspectos relacionados à cultura da organização da
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informação, que devem envolver a análise da informação no
nível profissional, ou seja, um tipo de mediação
especializada que se torna necessária entre produtores e
usuários da informação, sempre para fins de esclarecimento
e de facilitação do acesso a fontes e conteúdos4.
Nessa investigação, partimos do pressuposto de que as
organizações, por apresentarem uma produção documental
crescente, necessitam de instrumentos de gestão
informacional que possibilitem o controle da produção
documental nas atividades de tratamento técnico do acervo
em três dimensões, conforme proposição de Baptista, Araújo
Júnior e Carlan5:
Dimensão conceitual: associação de conteúdos
temáticos da informação, delimitando seu alcance,
estabelecendo interfaces disciplinares e objetivos que a
caracterizam como uma das atribuições da ciência da
informação;
Dimensão estratégica: implementação de formas
diferentes de organização da informação com vistas à
sua ágil recuperação. Esta ação enseja o
estabelecimento de políticas e estratégias por parte de
gestores e profissionais envolvidos com a organização
da informação e;
Dimensão operacional: conjunto de etapas e
procedimentos que transformam o documento
(recurso/objeto) em informação disponível.
Desse modo, o presente trabalho visa contextualizar e
caracterizar o processo de classificação no âmbito da prática
arquivística, bem como discutir os requisitos básicos para a
concepção de uma taxonomia, entendida como uma
linguagem documentária, associada à classificação de
documentos de arquivo com a finalidade de aperfeiçoar o
processo de busca e recuperação da informação em arquivos.
Para a correta discussão do tema proposto pelo artigo, a sua
estruturação deu-se em cinco seções, além da introdução:
Classificação arquivística; Classificação e vínculo
arquivístico, Recuperação da informação, Taxonomia como
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Classificação arquivística
vocabulário controlado para arquivos e Considerações finais,
onde são apontados caminhos viáveis para estudos futuros.
A classificação é parte integrante de um Programa de Gestão
de Documento e de acordo com refere-se a três aspectos
básicos6:
Organização de documentos em um arquivo, a partir de
um plano de classificação, um código de classificação ou
de um quadro de arranjo;
Análise do conteúdo dos documentos visando
identificar a categoria de assuntos (rótulos), por meio
do processo de indexação e com a atribuição de códigos
de classificação que servirão para a sua posterior
recuperação em um sistema arquivístico; e
Determinação de graus de sigilosidade de documentos
ou do conteúdo de documentos, conforme a legislação
vigente.
A Norma ISO 15.489/2001, que trata da gestão de
documentos, define sete processos de gestão, dentre eles o
de organização lógica para a recuperação, ou seja,
classificação e indexação. A norma internacional e o Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos do Conselho Nacional de
Arquivos, E-Arq Brasil7, apontam como instrumento
obrigatório de gestão de documentos o plano de classificação
de documentos.
Empiricamente, podemos afirmar que a excelência na
prática arquivística pode ser atestada pela existência das
seguintes condições na instituição: política arquivística,
existência de unidade político-administrativa responsável
pela gestão dos documentos, recursos humanos qualificados,
recursos materiais, recursos financeiros e instrumentos de
gestão arquivística (plano de classificação, tabela de
temporalidade, etc.).
A classificação aparece como uma preocupação há vários
anos. A importância apontada pela literatura da área não
teve, no mesmo nível, o estabelecimento de um instrumental
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teórico-metodológico consolidado. Fala-se e trabalha-se com
classificação sem agregar o desenvolvimento desse conceito
proporcionado pela Filosofia e pela Teoria da Classificação.
Apresenta-se o caminho sem discutir os meios necessários
para percorrê-lo. Adotam-se, sem qualquer avaliação crítica,
métodos desenvolvidos para objetos de características e
natureza diferentes dos da Arquivística. E tudo isso tendo
como pano de fundo a imprecisão terminológica, que parece
ser uma marca da área.
A organização dos documentos tem sido um dos grandes
desafios da Arquivística contemporânea. Lidar com massas
tão grandes de documentos acumulados diariamente pelas
instituições exige uma maior sofisticação dos esquemas de
classificação. O documento arquivístico é um artefato de
conhecimento humano com pressupostos e características
específicas e o ambiente e o conteúdo são delimitados e
definidos pelo sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa
física ou jurídica (organização). Ao contrário daqueles
encontrados em bibliotecas, por exemplo, os documentos
arquivísticos não constituem um conjunto formado em vista
de uma finalidade específica: eles representam o produto da
atividade do sujeito acumulador. Entender o modo como as
organizações estruturam-se e como executam suas funções e
atividades é compreender como os documentos são
acumulados, como devem ser classificados e indexados,
visando a sua posterior recuperação8.
O documento é resultado de um ato desenvolvido e, na
maioria dos casos, cotidianamente repetido. A gênese se dá
quando a organização tem algo a cumprir, a provar, a
determinar. Surge naturalmente como resultado das ações
desenvolvidas pelo sujeito acumulador. Após o registro das
informações em suportes (papel, mídia magnética,
microfilme, películas fotográficas, películas cinematográficas
etc.), é necessário mantê-las pelos valores administrativos,
técnicos, legais, fiscais, probatórios, culturais e históricos
que possam conter. À medida que os documentos vão sendo
acumulados, estabelecem relações entre si. Eles estão unidos
pela mesma finalidade com que são produzidos e recebidos,determinados pela razão de sua elaboração e que é
necessário à própria existência e a capacidade de cumprir
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Fig. 1 – Etapas da acessibilidade física do
documento
seus objetivos, por isso formam um conjunto indivisível de
relações intelectuais e orgânicas.
A explosão do volume de documentos arquivísticos ocorreu
de forma paralela com o aumento geral da informação
registrada pelas sociedades. Talvez, em um ritmo mais lento,
mas nem por isso menos significativo. Os fenômenos da
industrialização e da urbanização, o crescimento da presença
dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e,
secundariamente, a banalização dos meios tecnológicos de
reprodução de documentos explicam em parte a afirmação
anterior. A partir da década de 1980, a consolidação da
microinformática fez aparecer e tornar extremamente
comum nas organizações um novo tipo de documento
arquivístico: o eletrônico. Não é simplesmente um novo
suporte para o registro de informações originadas das
funções e atividades das instituições; ele tem características
próprias, que impõem a definição de modos específicos de
criá-lo, classificá-lo, avaliá-lo, descrevê-lo e de atestar sua
autenticidade9.
De todo modo, o aparato utilizado para a classificação dos
conjuntos documentais, em última análise, devem apoiar o
armazenamento e a rastreabilidade dos documentos,
permitindo aos usuários dos sistemas arquivísticos a
possibilidade de buscar e encontrar os documentos
demandados. Esta finalidade é a mesma que se apresenta no
âmbito da gestão estratégica da informação, onde a
acessibilidade física se traduz nas etapas de identificação da
existência, localização e obtenção do documento, conforme
ilustra a Figura 1:
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Classificação e vínculo arquivístico
Cabe ressaltar que as etapas da acessibilidade física do
documento estão relacionadas ao processo de busca e
recuperação da informação, pois a partir do momento em
que recuperamos a informação (documento), na realidade
estamos cumprindo os requisitos de identificação da
existência do documento e de sua localização.
Atualmente, há uma convergência em considerar as funções
organizacionais como elementos fundamentais para a
construção de planos de classificação de documentos de
arquivo. Foscarini10 nos esclarece que tanto Hilary
Jenkinson quanto Theodore R. Schellenberg, eminentes e
influentes arquivistas, reconhecem a relação com a função
como uma característica precípua da natureza do documento
arquivístico.
O estudo das funções das organizações contemporâneas é
tão relevante para o entendimento do arquivo e para a
construção dos instrumentos de sua gestão, que o Conselho
Internacional de Arquivos (CIA) elaborou, por meio de seu
Comitê de Boas Práticas e Normas, uma norma
internacional para descrição de funções. Segundo o CIA, as
descrições de funções e atividades podem ser usadas para:
Descrever funções como unidades em um sistema de
descrição arquivístico;
Controlar a criação e o uso de pontos de acesso em
descrições arquivísticas;
Registrar as relações entre diferentes funções;
Registrar as funções e as entidades coletivas que as
exercem; e
Identificar os documentos que geraram.
Função, para a entidade, significa qualquer objetivo de alto
nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição
de uma entidade coletiva pela legislação, política ou
mandato. Funções podem ser decompostas em conjunto de
operações coordenadas, tais como subfunções,
procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou
transações.
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Para Schellenberg11, os métodos de classificação podem ser
divididos em três tipos: funcional, organizacional e por
assuntos. O autor americano, entretanto, exclui a
possibilidade da classificação de documentos de arquivo ser
feita por assunto. De acordo com sua argumentação, os
documentos públicos, geralmente, devem ser agrupados
segundo a organização e função, a exceção a essa regra se dá
para certos tipos de documentos, tais como os que não se
originam da ação governamental ou não estão a ela
vinculados. Incluem-se nesses documentos as pastas de
referência e informações. Podemos chamar esses
documentos de não orgânicos, portanto, não arquivísticos.
A classificação organizacional ou estrutural não é a mais
adequada, segundo Schellenberg12, pois as estruturas
organizacionais das organizações contemporâneas são muito
instáveis, com mudanças rápidas e que nem sempre são
resultado de uma análise funcional, mas de condicionantes
políticos, muitas das vezes, estranhos ao ambiente
organizacional. Esses fatores acabam por inviabilizar o
método de classificação organizacional ou estrutural.
A análise funcional, utilizando a definição encontrada na
norma ISO/TR 26122: 2008, é entendida aqui como o
agrupamento dos processos que se desenvolvem para atingir
um objetivo específico e concreto de uma organização.
Mostra as relações entre as funções, processos e operações
que têm consequências na gestão de documentos.
Afinal, o que distingue um arquivo, como uma entidade
estruturada conforme circunstâncias de sua criação, de uma
mera coleção ou soma de itens únicos está no vínculo
arquivístico. Duranti apud Foscarini13, entende que a prática
de classificar documentos se origina da necessidade de
explicitar o vínculo arquivístico, que existe entre todos os
documentos que compõe a mesma atividade desde o
momento de sua criação. A partir do ato de classificação, a
rede de relações inerentes à natureza de qualquer
documento não só salta à luz, mas também fica estabelecida
e perpetuada. Desse modo, de acordo com a autora, o
significado de cada documento em relação com todos os
outros, assim como a estrutura do total de documentos (o
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arquivo), pode ser compreendida e transmitida ao longo do
tempo.
Entretanto, o entendimento exposto acima, quando
desdobrado e aprofundado pode levar a uma limitação do
papel da classificação dos documentos de arquivo. É claro
que a imposição de um plano de classificação artificial ou
preestabelecido a uma acumulação existente de documentos
(arquivo), mesmo que isso seja justificado pela melhoria no
acesso aos documentos, poderia, inevitavelmente, alterar ou
obscurecer aquela relação natural dos documentos, que
nasceram da mesma ação, atividade ou transação14. Com
isso, a dimensão temática do documento acaba por ser
completamente ignorada, fato que subtrai a possibilidade de
atribuição de mais pontos de acesso ao documento além da
própria classificação, providência que poderia favorecer a
recuperação da informação arquivística.
Essa argumentação confirma que a recuperação dos
documentos de arquivo é só um benefício colateral da
classificação, sendo seu propósito principal colocar os
documentos individuais nos agrupamentos aos quais
pertencem, baseando-se na missão e nas funções do
criador15.
Em um cenário de grandes volumes documentais e de
complexidade crescente na operação das organizações
contemporâneas, não é factível que o plano de classificação
seja utilizado apenas para a manutenção do vínculo
arquivístico, relegando a um segundo plano uma questão
capital para os sistemas arquivísticos, a possibilidade de
recuperação dos documentos e das informações.
Háum entendimento equivocado de que o plano de
classificação de documentos para permitir um acesso
específico ao documento precisar ser verticalizado, isto é,
desdobrado. Para chegar ao documento com mais rapidez e
eficiência, o plano deve ser elaborado em quantos níveis de
classificação forem necessários. Entretanto, Schellenberg16
chama a atenção para o fato dos documentos não serem
ultraclassificados. O autor afirma que há uma tendência
natural, ao se elaborar um esquema de classificação, a
considerar minúcias, em vez de se limitar à generalidade das
funções/atividades. Quanto mais se preserva o conjunto das
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funções/atividades mais se tem a compreensão de uma
determinada ação.
Outra questão que surge com a verticalização do plano de
classificação é a dificuldade, cada vez maior, de classificar o
documento. Quanto mais você desdobra uma estrutura de
classificação mais informações descritivas deverão ser
obtidas sobre o objeto para poder classificá-lo corretamente.
E, pelo que observamos, nem sempre é o produtor do
documento ou aquele que o recebe para desenvolver
determinada atividade que vai classificá-lo. Essa tarefa é
corriqueiramente atribuída aos servidores ou funcionários
de suporte na organização, que, nem sempre, tem
conhecimento adequado da atividade para classificar um
documento com precisão.
Outra dificuldade encontrada refere-se a dificuldade de
compreensão e aplicação, pelos usuários, do plano de
classificação baseado nas funções e atividades. As grandes
divisões de trabalho, expressas nas especializações das
tarefas, prejudicam a visão do conjunto do processo de
trabalho e de suas vinculações, com impacto direto na
classificação dos documentos. Desse modo, podemos afirmar
que nem a correta classificação e muito menos a
consideração da dimensão temática dos documentos, podem
ajudar os usuários finais na recuperação da informação.
O plano de classificação não pode e nem deve ser uma
simples transposição da estruturação dos processos de
trabalho da organização (funções, subfunções, atividades,
tarefas). Na prática, isso não funciona. É necessária uma
análise documentária, para estabelecer os níveis mais
específicos do plano de classificação de documentos de
arquivo. Essa análise envolveria questões relacionadas ao
tipo de uso que é dado aos documentos, as necessidades
diretas do usuário e facilidades na recuperação dos
documentos com a atribuição de palavras-chave resultantes
da descrição temáticas dos conjuntos documentais. Em
muitos casos, a ordenação e não a classificação poderia
resolver algumas questões importantes, considerando que a
ação de classificar é eminentemente arbitrária por coligir,
em uma linguagem documentária, a síntese dos documentos
que se quer representar e rastrear.
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Recuperação da informação
Fig. 2 – Etapas do ciclo documentário18
A classificação possibilita a organização de documentos nos
arquivos, por meio de um plano de classificação, além de
determinar graus de sigilosidade dos documentos e de seus
conteúdos em conformidade com a legislação. Entretanto, a
análise do conteúdo visando identificar a categoria de
assuntos (rótulos), por meio do processo de indexação, ainda
é uma prerrogativa considerada secundária nas atividades de
processamento técnicos nos acervos arquivísticos. Esta
realidade impossibilita o desenvolvimento de instrumentos
de busca e recuperação dos documentos em um sistema de
arquivo, já que a manutenção do vínculo arquivístico parece
ser, entre os profissionais da área, o mais importante a ser
feito. Assim, na caracterização do processo de classificação,
além das suas funções tradicionais, deve incorporar o
processo de indexação dos documentos utilizando um
vocabulário controlado associado à atividade de classificação
com vistas ao aperfeiçoamento do processo de busca e
recuperação da informação.
A recuperação da informação é a última etapa do ciclo
documentário, conforme pode ser cotejado na Figura 2, e
constitui a finalidade do trabalho documentário. Ela é o
resultado das operações realizadas no processo de busca.
Segundo Araújo Júnior17, esta etapa é reconhecida como a
recuperação de referências de documentos em resposta às
solicitações ou demandas expressas por informação. A
recuperação da informação faz parte do processo de busca e
recuperação da informação e dentre as inúmeras definições
propostas, podemos destacar que se trata do processo de
localização de documentos e itens informacionais que
tenham sido objeto de armazenamento a fim de permitir o
acesso de usuários, por meio de solicitações específicas.
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A recuperação da informação é antecedida por uma série de
ações de administração do fluxo da informação,
processamento técnico e mediação entre o acervo e o usuário
realizado pelos profissionais da informação. No ciclo
documentário é possível verificar que o acesso aos
documentos, ou em caráter geral, à informação, é o resultado
de uma série de etapas cumulativas, onde a negligência de
qualquer uma delas acaba por afetar a recuperação.
De outro modo, podemos afirmar que o processo de
recuperação da informação é antecedido por uma série de
etapas que, além de reforçar os vínculos do acervo com a
instituição que os produziu ou recebeu, enseja tarefas de
processamento técnico para que os documentos possam ser
armazenados, rastreados e recuperados em função das
demandas. Daí a importância que assume a classificação ao
estabelecer os vínculos arquivísticos e a indexação ao
possibilitar a atribuição de rótulos baseados na dimensão
temática dos conjuntos documentais em uma visão
integradora de organização e recuperação da informação
arquivística.
Apresentamos, a fim de pormenorizar todas as etapas
envolvidas na representação e organização dos documentos,
as dez operações ou etapas da cadeia ou ciclo documentário
propostas por Robredo19 e adaptadas por Guedes e Araújo
Júnior20:
Registro: atividade administrativa na qual são
atribuídos números de registro (protocolo) para
controle da incorporação dos documentos aos acervos
das unidades informacionais. Esta atividade é de suma
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importância para acervos arquivísticos, pois nesta etapa
fica consubstanciada a identificação da existência dos
documentos;
Descrição: atividade de processamento técnico
relacionada com a classificação (estabelecimento do
vínculo arquivístico), bem como o registro das
características descritivas dos documentos. Esta
providência é amplamente apoiada pelo diagnóstico
situacional das condições físicas dos documentos. Esta
etapa propicia a compreensão dos princípios que regem
os documentos e as condições físicas das massas
documentais acumuladas;
Análise ou condensação: etapa de processamento
técnico em que são desenvolvidas atividades de
sumarização do conteúdo dos documentos, por meio de
um número limitado de sentenças ou frases que devem
expressar a essência temática do documento. Esta
atividade, segundo Araújo Jr.21, é denominada de
representação do conteúdo dos documentos e é
realizada com o apoio de instrumentos de controle
terminológico baseados em linguagem documentária;
Indexação: atividade de processamento técnico
destinada à identificação dos conceitos de que tratao
documento, expressando-os na terminologia utilizada
pelo profissional da informação em linguagem natural
ou com a ajuda de vocábulos ou termos derivados de
linguagens documentárias;
Armazenamento dos documentos: etapa onde os
documentos, a partir de dados que os descrevam por
meio de sistemas de classificação, são armazenados de
forma a serem encontrados quando solicitados pelos
usuários dos arquivos. Cada uma destas unidades
possui especificidades de armazenamento em estantes,
microfichas, suportes magnéticos, entre outros;
Armazenamento da representação condensada dos
documentos: etapa onde os elementos descritivos do
conteúdo dos documentos, assim como as marcas que
lhes foram atribuídas na etapa de registro, descrição,
análise/condensação e indexação, constituem um
conjunto de dados que caracteriza, de forma
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condensada, cada documento. Estes elementos devem
ser registrados ou inseridos em bases de dados para sua
conservação, processamento e recuperação;
Processamento da informação condensada: atividade
em que os registros que contêm os elementos
representativos dos documentos são submetidos a
diversos processamentos manuais ou automatizados,
que possibilitam a obtenção de vários produtos, nos
quais a informação encontra-se reordenada e
organizada de maneira a facilitar sua recuperação;
Produtos do processamento: etapa onde são formados
os produtos que vão compor o portfólio das unidades
informacionais. Vários podem ser os serviços
documentários a serem ofertados para os usuários.
Podem-se destacar guias de fundos, cadastros,
diretórios impressos ou eletrônicos, repositórios
institucionais, portais de informação, bases de dados e
de conhecimento entre outros;
Interrogação e busca: etapa na qual a interação entre a
gestão do ciclo documentário e a realização de pesquisa
nos acervos se dá por uma ação de comunicação e
mediação entre os profissionais da informação e os
usuários dos arquivos onde o ciclo documentário se
desenvolve; e
Recuperação da informação: esta etapa do ciclo
documentário constitui a finalidade do trabalho
documentário. A recuperação da informação é
reconhecida como a recuperação dos conjuntos
documentais ou de seus metadados em resposta às
solicitações dos usuários.
Enfim, cabe ainda a advertência de que, conforme propõe
Araújo Júnior22, o processo de busca e recuperação da
informação só poderá ser viabilizado por completo, por meio
da avaliação dos usuários, ou seja, os sistemas de
recuperação da informação, além de atender às necessidades
informacionais dos usuários, dependem destes para aferição
da qualidade dos seus resultados. Daí a proposição da
presente pesquisa de associar um vocabulário controlado
(taxonomia) à classificação de documentos de arquivo, a fim
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Taxonomia como vocabulário controlado
para arquivos
de congregar o vínculo arquivístico com a descrição temática
dos conjuntos documentais para aperfeiçoar a recuperação
da informação.
O campo de teste para a verificação da viabilidade de
associação de uma linguagem documentária (taxonomia) ao
código de classificação, está representado nos órgãos da
administração pública brasileira e seus instrumentos de
gestão arquivística, principalmente aqueles elaborados pelo
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
As etapas de verificação seguiram o seguinte roteiro:
Realização de estudos para definir as bases teóricas
para a elaboração de vocabulários controlados a serem
aplicados em documentos de arquivo;
Revisão de literatura de classificação de documentos de
arquivo;
Realização de estudos, a partir da teoria da
classificação, para estabelecer os requisitos necessários
à construção de instrumentos de classificação de
documentos de arquivo;
Identificação das propostas metodológicas para a
elaboração de instrumentos de classificação de
documentos de arquivo;
Elaboração de metodologia para construção de
vocabulário controlado em arquivo;
Definição de um vocabulário controlado para as
atividades-meio da Administração Pública Federal; e
Vinculação do vocabulário controlado à estrutura do
Código de Classificação da atividade-meio, elaborado
pelo Conselho Nacional de Arquivos.
O uso da linguagem documentária como complemento da
atividade de classificação de documentos, tem como objetivo
padronizar os termos, palavras-chave ou descritores
resultantes do processo de indexação, cumprindo a função
de criar rótulos que, junto com o número de classificação dos
documentos, representem pontos de acesso para a
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Fig. 3 – Fatores de influência nos resultados de
busca em uma base de dados23
recuperação dos documentos demandados pelos usuários. A
figura 3 ilustra esta proposição:
A opção pelo uso das taxonomias para a padronização dos
termos no processo de indexação de documentos, está
baseada na estrutura hierárquica de termos por camadas e
pela similaridade da sua disposição lógica com as áreas
funcionais previstas na estrutura organizacional das
instituições. Essa constatação facilita a vinculação do código
de classificação com a taxonomia, possibilitando classificar e
padronizar a escolha dos descritores que melhor
representem a essência conceitual dos documentos.
A taxonomia pode ser considerada como uma estrutura que
possibilita classificar objetos, seres vivos, coleções de livros
ou documentos em grupos ordenados hierarquicamente, a
fim de possibilitar sua identificação, localização e acesso.
Pode também ser definida como um sistema de classificação
que apoia o acesso à informação, permitindo alocar,
recuperar e comunicar informações em um sistema, de
maneira lógica. As taxonomias são compostas de duas partes
básicas:
Estrutura: composta por categorias ou termos e suas
relações; e
Aplicação: operacionalizada por ferramentas de
navegação para auxiliar a busca e recuperação da
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informação.
objetivos das taxonomias, a seguir elencados, estão dispostos
a partir de quatro variáveis: I. Como linguagem; II
Facilitadoras da organização das informações; III.
Facilitadoras do acesso à informação e IV. Para gestão do
conhecimento.
I. Como linguagem:
Controlar a terminologia utilizada pela instituição;
Padronizar a terminologia utilizada pela instituição; e
Uniformizar de conceitos/assuntos vigentes na
instituição.
I. Facilitadoras da organização das informações:
Integrar as diferentes visões – compreensão/consenso
sobre o negócio das áreas de uma organização;
Melhorar a estrutura de uso das informações em portais
corporativos;
Disponibilizar conteúdos adequados nos portais
corporativos; e
Aprimorar a navegação nos portais corporativos, por
meio da padronização dos termos utilizados nos
procedimentos técnicos.
I. Facilitadoras do acesso à informação:
Agilizar a comunicação;
Aumentar a relevância na recuperação da informação; e
Melhorar a estrutura de conteúdos de portais
corporativos.
I. Para gestão do conhecimento:
Mapear competências essenciais e emergentes;
Organizar conhecimento explícito;
Auxiliar na solução de problemas;
Aumentar a efetividade/produtividade;
Associar práticas com a base de conhecimento
existente; e
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- Etapa 1: consiste no levantamento das áreas do
conhecimento e das relações hierárquicas de termos que
integraram a primeira versão da taxonomia. Desta etapa dois
elementos devem ser disponibilizados, a lista de termos que
representam a versão do primeiro nível de termos que
integrará a versão preliminar do instrumento e o quadro
com as relações hierárquicas de termos;
- Etapa 2: consiste na elaboração da versão preliminar da
taxonomia. Após a definição do primeiro nível de termos, de
caráter geral e abrangente, passa-se para a identificação da
necessidade de especificar alguns dos termos que oferecem
mais de uma opção de aplicabilidade no campo semântico.
Dessa forma, alguns deles apresentam sub-termos
classificados em níveis de acordo com sua especificidade.
Essa configuração facilita a construção da primeira versão da
taxonomia, pois apresenta uma versão compatível com a
hierarquização de termos. Assim, em geral, os termos do
primeiro nível podem ser considerados como os termos
gerais.
- Etapa 3: consiste na validação, com os profissionais
envolvidos na administração da instituição, da versão
preliminar da taxonomia. Para tanto, devem ser realizadas
reuniões de validação dos termos e hierarquia da versão
definitiva da taxonomia. Nas reuniões a validação deve
realizada a partir do conhecimento acumulado pelos
especialistas sobre as áreas de trabalho da instituição, bem
como em material bibliográfico e no código de classificação
de documentos. O processo de validação deve contar com o
conhecimento técnico e a experiência dos especialistas sobre
as diversas áreas de trabalho da organização, por meio do
preenchimento de um instrumento de coleta de dados.
Possibilitar o compartilhamento de lições aprendidas.
A elaboração da taxonomia deve ser realizada em três etapas
metodológicas:
A elaboração da taxonomia se dá por meio de um número
previamente determinado de termos onde a relação
hierárquica será definida do primeiro nível em relação aos
demais. Para a seleção dos termos devem ser usados alguns
documentos importantes:
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Nomenclatura das áreas funcionais da organização, bem
como o seu organograma;
Regimentos internos de cada área funcional descritos
no organograma da instituição;
Normas, portarias e regulamentação das atividades do
órgão; e
Plano de classificação de documentos de arquivo da
instituição.
A criação dos níveis hierárquicos de termos deve também
refletir a preocupação em detalhar os grandes temas e temas
específicos do âmbito de atuação da organização, as áreas
funcionais com os respectivos macroprocessos, processos de
apoio e processos finalísticos, assim como a natureza de
classificação dos seus documentos de arquivo. Assim, a
criação dos níveis da taxonomia deve ser ponderada por
meio das seguintes diretrizes:
a. Flexibilidade de uso dos termos, por meio de uma oferta
adequada de pontos de acesso, refletindo as áreas
funcionais, temas relacionados às atividades de apoio e
finalísticas, bem como a nomenclatura utilizada na
classificação dos documentos da instituição;
b. Normalização e padronização dos descritores a serem
empregados na indexação dos documentos;
c. Uso da taxonomia em conjunto com o código de
classificação de documentos, objetivando criar mais
pontos de acesso aos documentos, providência que
facilitar a busca e recuperação dos documentos; e
d. Instrumento complementar às funções e aplicações do
código de classificação de documentos da instituição.
Finalmente, a taxonomia deverá ser usada como
instrumento complementar à atividade de classificação de
documentos, devendo ser pautada pelos seguintes passos:
1. Classificar o documento conforme o plano de
classificação de documentos de arquivo;
2. Identificar no primeiro ou segundo nível de termos da
taxonomia a área utilizada na classificação dos
documentos;
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Fig. 4 – Exemplo dos passos para uso da taxonomia
como instrumento complementar à atividade de
classificação de documentos
3. Utilizar os termos dos diversos níveis da taxonomia
como descritores (termos de indexação) em
complemento à classificação dos documentos; e
4. Verificar a coerência da classificação combinada com a
indexação nas dimensões funcionais e temáticas,
respectivamente com os documentos.
Como regra geral para a classificação e a descrição dos
documentos, a seleção dos descritores da taxonomia deve ser
combinada com os diferentes níveis de termos, desde que
seja preservada a unidade temática combinada com o código
de classificação atribuído a cada um dos documentos
processados.
Na figura, a seguir, é possível cotejar a relação entre a
taxonomia e o código de classificação. O exemplo
apresentado é composto por fragmentos da Taxonomia e do
Código de Classificação de documentos formulados para o
Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio
Exterior (MDIC), da estrutura governamental brasileira:
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Considerações Finais
Em um modelo de aplicação da taxonomia combinada à
classificação dos documentos de arquivo, o instrumento deve
trazer um aporte de termos de indexação para
complementar a classificação dos documentos, a fim de criar
pontos de acesso adicionais para a recuperação dos
conjuntos documentais.
Entendemos que a grande contribuição da pesquisa em tela é
a possibilidade de interrelacionar saberes de várias áreas do
conhecimento, com o objetivo de um processamento técnico
dos documentos de arquivo eficiente, eficaz e que gere
segurança nos processos de representação, organização,
busca e avaliação desses registros documentais. Desse modo,
o aporte de conhecimentos deve ser oriundo não apenas da
ciência da informação e da arquivologia, mas também das
áreas de ciência da computação, sobretudo no que se refere
ao processamento automático da informação, por meio de
técnicas de mineração de dados e textos.
Além disso, o resultado propõe as bases para uma
metodologia de elaboração de taxonomias a serem utilizadas
como vocabulário controlado para a indexação documentos
de arquivo, o mapeamento da produção sobre classificação
de documentos de arquivo e a definição de um modelo para
vinculação automática entre classificação, avaliação e
indexação de documentos, a fim de aprimorar o processo de
busca e recuperação da informação.
A produção de informações orgânicas registradas é a base da
constituição dos arquivos e esta atividade está diretamente
ligada à produção de informações estratégicas, que por sua
vez, tem como finalidade subsidiar as decisões dos gestores
no posicionamento das corporações frente aos desafios
impostos pela ambiência organizacional. A elaboração de
diretrizes estratégicas e dos planos de negócios devem
contar com o aporte de informações orgânicas que somente
o arquivo poderá fornecer. Entretanto, para que essa função
seja desempenhada a contento será necessário incluir a
arquivística, como propõem Rousseau e Couture24, no
interior da organização e da gestão da informação.
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Bibliographie
O resultado investigação culmina com a discussão e a
proposição de uma metodologia que associa e complementa
a atividade de classificação aos temas dos documentosque
deverão estar coligidos em descritores a serem selecionados
e padronizados em uma taxonomia, objetivando trazer novos
pontos de acesso para a melhoria do processo de busca e
recuperação da informação e cumprindo com a proposta
formulada por Robertson apud Araújo Júnior25, sobre as
principais características de um “bom” sistema de
recuperação da informação: efetividade que diz respeito ao
quão bem ele desempenha uma tarefa delegada; benefício o
quanto se ganha com a sua utilização em determinado
contexto; e eficiência que relaciona-se com o custo de toda a
operação, isto é, equilíbrio entre custo e benefício. Cabe
ressaltar, que a proposta aqui desenvolvida apenas introduz
o tema da recuperação de documentos de arquivo em um
sistema, não houve a pretensão, em nenhum momento, de
esgotar o assunto, mas de trazer para o debate um tema
ainda carente de discussão e proposições no âmbito da
arquivística moderna.
A continuidade dos estudos no âmbito da temática proposta,
certamente passa pela integração de uma taxonomia
construída em função de um contexto arquivístico e a
proposição um sistema informatizado de recuperação da
informação que considere, como vocabulário controlado,
esta taxonomia. No presente trabalho, foi discutida uma
proposta metodológica que deverá ser desenvolvida, a fim de
criar um protótipo de aplicação em um estudo de caso a ser
selecionado e que se desdobrará em inúmeras tarefas e
providências consideradas como parte de estudos futuros.
ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no
processo de busca e recuperação da informação. Brasília:
Thesaurus, 2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério
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ROBREDO, Jaime - Documentação de hoje e de amanhã:
uma abordagem revisitada e contemporânea da ciência da
http://www2.senado.leg.br/bdsf/bitstream/handle/id/189812/eroic.pdf?sequence=3
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Notes
1. FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en
funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca.
ISSN 1132-6506. Nº 13, (2010), p. 41-58.
2. DURANTI, Luciana; EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather -
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3. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de - Os princípios da teoria da
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4. BAPTISTA, Dulce Maria; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de;
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5. Ib.id.
6. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério
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7. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - E-ARQ Brasil: modelo de
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10. FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en
funciones: comparación de la teoria y la práctica. Tabula. Salamanca.
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13. FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en
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14. FOSCARINI, Fiorella - La clasificación de documentos basada en
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17. ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de
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1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.
19. ROBREDO, Jaime - Documentação de hoje e de amanhã: uma
abordagem revisitada e contemporânea da ciência da informação e de
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museológicas. Brasília: Edição de autor, 2005. 245 p. ISBN 85-7062-
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20. GUEDES, William.; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de -
Estudo das similaridades entre a teoria matemática da comunicação e o
ciclo documentário. Informação & Sociedade:Estudos. João Pessoa.
ISSN 1809-4783. V. 24, nº 2, (2014), p. 71-81.
21. ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de
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ISBN 978-857062-655-4.
22. ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de
busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p.
ISBN 978-857062-655-4.
23. Adaptado de ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no
processo de busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus,
2007. 175 p. ISBN 978-857062-655-4.
24. ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol - Os fundamentos da
disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p.
ISBN 972-20-1428-5.
25. ARAÚJO JÚNIOR, Rogério Henrique de - Precisão no processo de
busca e recuperação da informação. Brasília: Thesaurus, 2007. 175 p.
ISBN 978-857062-655-4.
Auteurs
Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Universidade de Brasília
Rogério Henrique de
Araújo Júnior
Universidade de Brasília
© Publicações do Cidehus, 2017
Conditions d’utilisation : http://www.openedition.org/6540
Référence électronique du chapitre
http://books.openedition.org/author?name=sousa+renato+tarciso+barbosa+de
http://books.openedition.org/author?name=araujo%C2%A0junior+rogerio+henrique+de
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SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de ; ARAÚJO JÚNIOR, Rogério
Henrique de. A classificação e o vocabulário controlado como
instrumentos efetivos para a recuperação da informação arquivística
In : Da produção à preservação informacional: desafios e
oportunidades [en ligne]. Évora : Publicações do Cidehus, 2017 (généré
le 31 août 2017). Disponible sur Internet :
<http://books.openedition.org/cidehus/2790>. ISBN : 9782821882676.
DOI : 10.4000/books.cidehus.2790.
Référence électronique du livre
VAQUINHAS, Nelson (dir.) ; CAIXAS, Marisa (dir.) ; et VINAGRE,
Helena (dir.). Da produção à preservação informacional: desafios e
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Cidehus, 2017 (généré le 31 août 2017). Disponible sur Internet :
<http://books.openedition.org/cidehus/2563>. ISBN : 9782821882676.
DOI : 10.4000/books.cidehus.2563.
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