A importância da função de compras nas organizações

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A importância da função de compras nas organizações
Giovani Ribeiro Garcia - Pós-graduado em Administração de Compras pelo Ietec.
RESUMO
O termo Compra pode ser definido como a aquisição de um produto ou serviço, pelo qual se paga determinado preço. As atividades de compras envolvem uma série de fatores como seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda, entre outros.
A administração de compras é uma atividade fundamental para uma gestão eficaz das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização. A aquisição de produtos e serviços representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros.
A função Compras não é mais vista como uma atividade rotineira e sim como parte do processo de logística das organizações, pois o setor de compras atualmente se inter-relaciona com todos os outros setores da empresa, influenciando e sendo influenciado nas tomadas de decisões.
Deste modo, a função compras vem conquistando espaço e despertando maiores interesses das organizações, já que não basta apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de vantagens possível focando também o custo benefício.
PALAVRAS-CHAVE: Função de Compras, Administração de Compras, Lucratividade.
1 INTRODUÇÃO
A Administração de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.
O termo Compra pode ser definido como a aquisição de um bem ou de um direito, pelo qual se paga um estipulado preço. Baily et al. (2000), define que a atividade de compras é um procedimento pelo qual as empresas determinam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e serviços adquiridos.
2 IMPORTÂNCIA DA ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
A administração das compras de uma empresa era visualizada como um fator meramente burocrático. O surgimento da crise do petróleo de 1973-1974 foi marcante para a atuação de Compras, pois a redução de matéria-prima no cenário mundial, decorrente da crise, demandou dessa função uma atitude mais ativa para o ressuprimento das necessidades das empresas. A sua atuação, durante aquele período de escassez, trouxe uma significativa atenção da organização para o setor. Os fatores quando, quanto e como comprar, passaram a ser determinantes para a continuidade das empresas no mercado competitivo (MARTINS & ALT, 2001).
A aquisição de produtos e serviços representa um fator decisivo na atividade de uma empresa, pois dependendo de como é conduzida podem gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. A Administração de Compras assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, afastando cada vez mais a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros (MORAES, 2005).
3 A FUNÇÃO DE COMPRAS NAS ORGANIZAÇÕES
Segundo Arnold (1999) “a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na organização, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilidade da entrega.”.
Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competividade, mas também para a permanência da empresa no mercado. Pequenas reduções no custo das aquisições podem refletir positivamente no lucro da empresa. Para isso é fundamental manter um banco de dados de fornecedores atualizado, ter poder de negociação e estabelecer um relacionamento baseado na confiança mútua entre o cliente e o fornecedor.
O objetivo das atividades de compras é obter e coordenar o fluxo contínuo de suprimentos de modo a atender aos programas de produção; comprar os materiais aos melhores preços, não fugindo aos parâmetros qualitativos e quantitativos; e procurar as melhores condições para a empresa (DIAS, 2005).
Martins e Alt (2001) ainda comentam que esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet e cartões de crédito.
Baily et al. (2000) também concordam que o processo de compras cada vez mais está se envolvendo na tomada de decisões estratégicas das empresas, pois Compras são vistas como uma área de agregação de valor, não simplesmente de redução de custos e também a maior consciência do crescimento do gasto em materiais e do potencial de lucro de compras.
Para Arnold (1999) a função compra é um processo muito amplo que acaba por envolver a todos na organização. O setor específico, geralmente, em face da competitividade empresarial, precisa da ajuda de outros setores da organização, como o de desenvolvimento de produtos, área financeira, para que as aquisições realmente tragam benefícios para a organização.
Martins e Alt (2001) afirmam que:
Toda empresa na consecução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão.
Segundo Moraes (2005) o departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa.
O setor de compras está também inter-relacionado com os níveis de estoque. A ele compete à tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a serem comprados para que os demais departamentos da empresa encontrem-se satisfeitos continuamente. É importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques (DIAS, 2005).
Dias (2005) afirma que esta é uma questão delicada e que está diretamente ligada à administração de compras, pois níveis de estoque, apesar de significarem uma segurança de que a produção não precisará sofrer interrupções, ao mesmo tempo demanda custos na maioria das vezes altos para a empresa, pois tem que ser armazenados e controlados constantemente. Os níveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o custo de produção e podem trazer outros problemas, como a necessidade de um maior controle, de pessoal e despesas com a sua manutenção.
Assim, a área de compras tem uma função importante de cuidar para que os níveis de estoque da empresa estejam sempre equilibrados.
A evolução da função compras nas organizações mostra que é fundamental a atenção a ser dada a este setor. Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo de redução de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste processo (DIAS, 2005).
4 O PERFIL DO PROFISSIONAL DE COMPRAS
Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos.
Baily et al.(2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma:
Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Possui MBA; forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa.
5 EVOLUÇÃO DO PROCESSO DE COPRAS E OS BENEFICIOS OBTIDOS
O papel de Compras modificou-se muito. Até a década de 70, as áreas de compras estavam restritas a um papel operacional dentro das organizações. A função básica de compras era: comprar materiais e serviços externos para atender as necessidades dos usuários. Porém, com o passar do tempo e o aumento do volume de transações, o departamento de compras limitou-se a processar pedidos de compras. Grande número de fornecedores, alto número de atividades que não agregavam valor e processos altamente padronizados originaram um grande número de atividades burocráticas, que impediram a existência de um pensamento estratégico sobre o negócio da empresa (Riggs & Robbins, 2001).
A partir da década de 80, sob a influência da filosofia japonesa Just in time, muitas empresas norte-americanas e brasileiras, começaram a adotar a compra em pequenos lotes. A partir da década de 90, a globalização, a reengenharia de atividades, o aumento da competição e a pressão para redução de custos, fizeram com que a atenção das empresas fosse desviada para a área de Compras. “A partir de agora, irá existir um grande benefício das relações entre as empresas e seus fornecedores. Esta oportunidade será fonte de vantagem competitiva e não pode mais ser negligenciada” (Drucker apud Baily, 2000). Dentre os benefícios que contribuíram para o aumento da importância da área de Compras a partir da década de 90, pode-se citar:
a) A reengenharia de processos – A reengenharia de processos fez com que as abordagens interfuncionais superassem as antigas visões funcionais dentro da organização. Esta abordagem fez com que a área de Compras tivesse foco no processo interfuncional e não apenas na função isolada de compras (Baily et al. (2000).
b) O fracasso das técnicas tradicionais de reduções de custos – As empresas mediante a competição global buscaram meios de reduzir custos de mão de obra, processos e materiais. A área de compras tentou reduzir custos através de árduas negociações com fornecedores e da adoção de práticas de terceirização. O fracasso das práticas mais usadas de redução de custos geraram a necessidade de obtenção de outras formas de extração de valor da área de compras (Wright apud Moncza et al.,1998).
c) O fracasso das relações adversárias com fornecedores – O exemplo da relação de colaboração com fornecedores das indústrias japonesas mostrou-se mais adequado para o contexto atual, do que a tradicional abordagem de adversários. As áreas de compras começaram a preocupar-se a entregar maior valor para o cliente final (Laserte, 1998). Baily et al. (2000) acrescentam que o grande avanço da tecnologia fez com que o conceito de compras fosse visto como um processo contínuo que visava integrar os fornecedores aos processos da organização. Deste modo, seria possível, adquirir vantagens competitivas oriundas de reduções de custos, desenvolvimento tecnológico, melhoria da qualidade e redução do tempo do ciclo de desenvolvimento dos produtos. Laserte (1998) afirma que apesar da constatação da necessidade de transformação, as mudanças ainda são lentas e o foco da área de compras ainda reside em processos funcionais.
Conforme Baily (2000), a percepção de que a função compras não é mais uma atividade rotineira de administração de “pedidos”, está mais reconhecida. Neste novo cenário, a área de Compras passa a ter um papel pró-ativo em contraste com o antigo papel reativo que desempenhava. Conforme Riggs & Robbins (2001), “É preciso repensar o processo de compras, substituindo o sistema moroso e antiquado por um processo gerencial simples que crie valor em cada compra”.
De acordo com Brites (2006), em resultado de sua crescente importância nas organizações, a função de Compras tem sido alvo de constantes alterações nos últimos anos.  O desenvolvimento de parcerias com fornecedores e a sistematização dos processos de negociação apresentam ótimas oportunidades de melhoria, bem como a execução dos processos operacionais e a formação dos profissionais de compras. A importância da função de Compras continuará a intensificar-se, verificando-se um maior foco em atividades que promovam o aumento da eficiência operacional e a redução dos custos de compra, aumentando a contribuição para a criação de valor nas organizações. É por esta razão que cada vez mais empresas promovem uma maior colaboração, transparência e profissionalismo na relação com os clientes internos, o desenvolvimento de relacionamentos ganha-ganha com fornecedores, parcerias de longo-prazo e qualificação dos seus profissionais.
5 CONCLUSÃO
Percebe-se que a área de compras passou a utilizar novas tecnologias e estratégias de compras mais vantajosas para a integração entre clientes e fornecedores e melhorar a qualidade de serviços e/ou produtos. Estas atitudes resultam uma significativa contribuição para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das organizações. Uma gestão de compras eficiente pode trazer maior agilidade nas operações efetuadas pelas organizações e a qualidade crescente das aquisições, o que para a empresa é um diferencial altamente competitivo e positivo.
A evolução da função compras ocorreu, principalmente, devido à globalização, a qual desenvolveu fornecedores mais especializados, graças ao surgimento da internet e a evolução das tecnologias, responsável atualmente pela realização de grande parte dos negócios no mundo inteiro.
A visão tradicional descrevia a função de compras como o simples ato de comprar, mas esta função evoluiu e hoje é considerada de importância estratégica para as organizações. A tendência é que isso se intensifique, especialmente em face dos atuais desafios das organizações que precisam manter a competitividade, em condições de enfrentar desafios, obter lucro e sucesso empresarial.
Esta função deve, portanto, merecer atenção especial visto que participa intensamente do processo produtivo. Dessa forma, além de melhorar a lucratividade das empresas, uma gestão de compras eficiente pode aumentar a produtividade, a qualidade dos produtos e, conseqüentemente, a satisfação dos clientes.
A Administração do Processo Compras tornou a função do comprador essencial para a saúde financeira da empresa, em tempos de alta competitividade. O comprador exerce a função de analista, tendo que se levar em conta analise tributária, analise técnica, analise financeira do contrato e da empresa visando o melhor momento de colocação do pedido. Estas praticas vão propiciar redução dos estoques, disponibilidade do produto no momento certo. O resultado final é o aumento do lucro para todos os envolvidos no processo, por esta razão a função de compras tem-se tornado uma das mais importantes nas organizações.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A., 1999.
BAILY, Peter, FARMER, David et al. Compras: princípios e administração. São Paulo: Editora Atlas, 2000.
BRITES, Pedro Lima. Operacionalizar a função de Compras. Disponível em < http://dn.sapo.pt/2006/01/31/economia/operacionalizar_a_funcao_compras.html >. Acesso em 18/11/2008.
DIAS, M A P. Administração de Materiais.São Paulo, Editora Atlas , 2005
LASERTE, T. M (1998) Balanced Sourcing – Cooperation and Competition in
Supplier Relationships . California: Booz-Allen & Hamilton.MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Editora Saraiva, 2001.
MONCZA, Robert, TRENT, Robert, HANDFIELD, Robert (1998)
Supply Chain Management. Ohio: Thomson Publishing.
MORAES, André. Gestão de Compras. Apostila do Curso de Administração Industrial. CEFDET. Rio de Janeiro: 2005.
RIGGS, David, ROBBINS, Sharon (2001) “Supply Management Strategies”. In: HSM
Management – Book Summary 2. São Paulo. Out-Dez, p.61-83.