GESTÃO DE DOCUMENTOS

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Gestão de documentos
SST
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	O êxito das organizações depende, em grande medida, da implementação e manutenção de um sistema de gestão. A produção e gestão de documentos de arquivo são parte integrante das atividades, processos e sistemas de organização.
	Gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Conceituação de Documentos de arquivo
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Classificação de documentos de arquivo
Espécie: 
Tipologia: 
Natureza do assunto:
Forma:
Formato:
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Conceitos Fundamentais de Arquivologia
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Gerenciamento da informação e a gestão de documentos
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Tabela de Temporalidade
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Gestão eletrônica de documentos (GED)
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 1
Cópia do cartão de CNPJ da empresa.
Aqui é onde você identificará o CNAE principal e secundário, se existente.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 2
Relação de cargos e funções e suas descrição.
Aqui você identificará os cargos e funções, para conferir PPRA (NR 09) e PCMSO (NR 07).
Verificará a especificação de EPI (NR 06) e as necessidades de Ordem de Serviço (NR 01) e treinamentos em geral.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 3
Acordo ou Convenção Coletiva.
Este documento identifica os pontos negociados entre empregador e sindicato, identificando parâmetros mínimos de atendimentos além das normas vigentes.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 4
Ordem de serviço.
Verifique a existência de ordem de serviço específica na área de segurança e saúde do trabalho em conformidade a NR 01.
A Ordem de Serviço de Segurança e Saúde no Trabalho elaborada pela MN&A é um dos documentos mais importantes de gestão e controle do meio ambiente de trabalho, quer seja para o empregado, quer seja para a empresa.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 5
Livro de inspeção do TEM
Previsto pela Portaria 3.158/71 do Ministério do Trabalho, neste livro você observará se a empresa já sofreu fiscalização, notificação, auto de infração ou até mesmo embargo ou paralisação.
Mais que uma forma de atender as solicitações da Inspeção do Trabalho, a análise dos registros dá ao prevencionista uma visão sobre um histórico de auditorias.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Os principais campos das páginas que compõem o Livro de Inspeção do Trabalho se referem a:
Prazos concedidos
Irregularidades encontradas
Autos de Infração lavrados
Orientações
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 6
Registro do SESMT.
4.17. Os serviços Especializados em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho de que trata esta NR deverão ser registrados no órgão regional do MTb.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
4.4.1 Os profissionais integrantes do SESMT devem possuir formação e registro profissional em conformidade com o disposto na regulamentação da profissão e nos instrumentos normativos emitidos pelo respectivo Conselho Profissional, quando existente. 
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
27.1. O exercício da profissão de Técnico de Segurança do Trabalho depende de prévio registro no Ministério do Trabalho através da Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho ou das Delegacias Regionais do Trabalho. (127.001-0 / I3)
27.2. O registro do Técnico de Segurança do Trabalho será efetuado pela Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho - SSST ou pelas Delegacias Regionais do Trabalho - DRT e concedido
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 7
As atas de reunião da CIPA, os mapas de risco existentes e a data da realização da SIPAT.
Observe se PPRA e PCMSO já foram apresentados em alguma das reuniões e se já foi instituído um plano de trabalho.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 8
Controle de EPI
Tabela definindo EPI por função ou outro procedimento que especifique os mesmos.
Caso não exista tal documento, coloque em sua lista de prioridades.
Formulário padrão, seguindo os aspectos da NR-06 ou outra sistemática de entrega da empresa (SESMT ou RH)
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 9
PCMSO e ASO.
Avalie se o PCMSO tem coerência com o PPRA, apresentando os mesmos cargos avaliados e os mesmos riscos.
Tenha atenção se as atividades em altura, espaço confinado, operação de máquinas motorizadas e energia elétrica apresentam exames complementares descritos no documento.
Avalie se o atestado está de acordo com o PCMSO, e se apresenta as informações básicas definidas na NR-07.
Em algumas empresas o controle de ASO fica na responsabilidade do TST, entretanto não há uma obrigatoriedade.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 10
PPRA
O programa atende todas suas etapas, sendo possível identificar tanto no documento quanto em registros a realização da antecipação, reconhecimento, avaliação, controle, monitoramento, divulgação e registro de dados.
É importante avaliar também se o cronograma de ações está sendo cumprido e se o responsável legal da empresa assinou e tomou ciência de todos os riscos e ações que o programa define como necessárias.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Fundamental também fazer a comparação do programa com os EPI já especificados, garantindo que os mesmos seguem as recomendações do PPRA.
O PPRA é um dos documentos de segurança do trabalho mais exigido nas fiscalizações.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 11
Inventário de máquinas e equipamentos.
Este documento é uma lista de todas as máquinas contendo no mínimo: Nome, localização, potência ou capacidade, categoria segundo análise de risco.
O objetivo deste documento é ter um panorama geral das máquinas e riscos existentes na fábrica, com ele classificar a prioridade no plano de ação de redução de riscos ou até na fiscalização pelo fiscal do Ministério do Trabalho
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Tanto para verificar a conformidade com a NR-12, quanto para estudar aqueles que você não conhece e definir procedimentos e instruções de trabalho.
Caso a empresa não possua esta relação, anote mais um em sua lista de prioridades, tendo em vista que é atendimento ao 12.153 da NR-12 (elaborado por engenheiro mecânico), exceto para microempresas e as empresas de pequeno porte.
Incluir Manuais de operação e manutenção
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 12
Análise Ergonômica do Trabalho (AET).
O ideal é a realização de uma análise completa dos postos de trabalho, identificando os problemas e apontando as soluções necessárias.
Caso a empresa não tenha, sugira a contratação de uma empresa especializada para a realização.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 13
Inventário de “material de trabalho”.
Verifique se existe controle de todo o material disponível do setor: computador, calculadora, máquina fotográfica, equipamentos de medição, pen drive, etc.
Inclusive material de primeiros socorros (se aplicável), tais como: prancha, colar cervical, etc.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Inclua também as placas de sinalização e os equipamentos de proteção coletiva, tais como lava-olhos, gradis de proteção, exautores, detectores de tensão, barreiras de proteção contra luminosidade e radiação (solda), sensores em máquinas, etc.
Avalie o estado geral de tudo que lhe foi cedido e verifique se não há nenhuma necessidade especial.
É
muito possível que a empresa não tenha este controle, sendo assim mais um item para sua listinha de pendências.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 14
Inventário de produtos químicos e FIPSQ.
Normalmente o almoxarifado tem uma relação de todos os produtos em estoque mas, infelizmente, não é uma regra.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Este controle é essencial para:
avaliar se o PPRA e PCMSO contemplaram todos os produtos químicos envolvidos na operação,
verificar se existem todos FISPQ de todos os produtos,
identificar aqueles que são inflamáveis, definindo procedimentos e local, forma e quantidade de armazenamento,
avaliar se as embalagens e rótulos utilizados estão em conformidade à norma técnica vigente a NR-26,
auxiliar na especificação das medidas de controle e
elaborar treinamento sobre a manipulação dos respectivos produtos.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 15
Matriz de treinamento.
A matriz de treinamento vai definir todos os treinamentos obrigatórios e necessários por função e/ou por atividade, baseado na legislação vigente e necessidades da empresa.
Este documento é fundamental para a gestão de SST da empresa.
Geralmente, qualquer empresa bem organizada, dispõe da matriz de treinamento entre seus documentos de segurança do trabalho.
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
Documento 16
Programas específicos de Segurança e Saúde.
Alguns programas são específicos a determinadas atividades economias ou tem obrigatoriedade em determinadas circunstâncias, sendo assim sugerimos avaliar os seguintes documentos:
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
PCMAT ( Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho): São obrigatórios a elaboração e o cumprimento do PCMAT nos estabelecimentos da Indústria da Construção com 20 (vinte) trabalhadores ou mais, contemplando os aspectos da NR 18 e outros dispositivos complementares de segurança.
PGR: Cabe à empresa ou Permissionário de Lavra Garimpeira elaborar e implementar o Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR, contemplando os aspectos da NR-22;
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DOCUMENTOS RELEVANTES PARA
A SEGURANÇA DO TRABALHO
PCA: O Programa de Conservação Auditiva é obrigatório para empresas que possuem o risco de ruído com concentração a partir do nível de ação;
PPR: O Programa de Proteção Respiratória é obrigatório para empresas que possuem o risco químico com concentração a partir do nível de ação.
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Organize uma planilha com todas as pendências em três níveis:
Existente (verde): esta prática, documento ou registro existe e é aplicado de maneira adequada, atendendo os requisitos legais vigentes;
Existente e não conforme (amarelo): apesar de existir prática/documento/registro, este não atende os requisitos legais vigentes, sendo necessária adequação;
Inexistente (vermelho): não existe prática/documento/registro sendo necessária elaboração, implantação e desenvolvimento.
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Elabore um plano de ação, definindo os responsáveis e as datas de fechamento.
É importante destacar que as prioridades serão em função da natureza/gravidade e concentração/iminência do risco.
Iniciar pelos ricos graves e iminentes - aqueles que podem causar morte e incapacidade permanente (amputação de membro, cegueira de ambos os olhos, etc.).
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Depois passe para os riscos que causem incapacidade temporária (quebra de braço ou perna, torção, corpo estranho no olho, lesões múltiplas, etc.) e doenças agudas (intoxicação, dermatite, etc.).
Após avalie os riscos de acidente sem perda de tempo (escoriações, cortes, luxações, etc.) e doenças crônicas (surdez, silicose, etc.).
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Por fim sua prioridade é atender a legislação trabalhista e previdenciária garantindo que além de não haver acidentes e doenças ocupacionais a empresa não terá sanções junto aos órgãos competentes.
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Um plano de ação seja eficaz:
faça um acompanhamento mensal do plano de ação versus sua realização;
participe de reuniões periódicas de Segurança e Saúde com representantes da Diretoria ou Superintendência;
faça vistorias de inspeção quinzenais, avaliando além do atendimento do plano de ação, a identificação de riscos e desvios nos ambientes de trabalho.
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DICAS PRÁTICAS:
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