A Importancia dos 5s Para a Administração de Materiais

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SUMÁRIO 
INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 4 
CAPÍTULO 1 - CONCEITO ..................................................................................... 5 
CAPÍTULO 2 - A IMPORTÂNCIA DOS 5 S ............................................................ 5 
CAPITULO 3 - DEFINIÇÃO DOS CINCO SENSOS ............................................... 6 
 
CAPÍTULO 4 - OBJETIVOS DO PROGRAMA ....................................................... 9 
CAPÍTULO 5 – IMPLANTAÇÃO ........................................................................... 10 
CAPÍTULO 6 - CUSTO DE IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S ............................ 10 
CONCLUSÃO ....................................................................................................... 11 
BIBLIOGRÁFA....................................................................................................... 12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A IMPORTÂNCIA DO 5S NA ADMINISTRAÇÃO DE 
MATERIAIS 
 
INTRODUÇÃO 
Para que seja possível uma administração de materiais eficaz é necessária a 
utilização de algumas ferramentas básicas da administração geral sendo uma das mais 
importantes o método dos 5s ou cinco sensos, que geralmente é a que deve anteceder 
qualquer outra metodologia de melhoria nas condições de trabalho e na qualidade dos 
produtos e serviços. Trata-se uma filosofia e uma maneira de organizar e gerenciar o 
espaço de trabalho, especialmente o espaço compartilhado, com o propósito de 
melhorar a eficiência através da eliminação de materiais não mais usados, melhorando 
o fluxo de trabalho, evitando processos desnecessários, desperdícios, compras 
precipitadas, acidentes, e uma série de outros conflitos comuns principalmente na 
gestão de estoques. 
A implantação de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento 
das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, 
organizados, asseio e bem estar que proporcionam condições para uma maior 
produtividade. 
Nas páginas a seguir serão apresentados os conceitos, a importância e as formas 
de implementação desta metodologia que tem sido utilizada até mesmo em 
residências. 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 1 - CONCEITO 
O 5S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, 
organização e otimização nas empresas. Criado no Japão, logo após a Segunda 
Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reestruturação do País, que necessitava 
reorganizar suas indústrias, melhorando a produção por causa da alta competitividade 
do pós-guerra. O programa 5s visa conscientizar a todos da importância da qualidade 
no ambiente de trabalho e têm sua origem nas iniciais das palavras japonesas seiri, 
seiton, seiso, seiketsu, shitsuke, que em português são conhecidos como os sensos de 
utilização, organização, limpeza, saúde e autodisciplina. O 5S é um sistema 
organizador, mobilizador e transformador de pessoas e organizações. Assim como as 
filosofias do Just in-time (no tempo certo), kaizen (melhoria contínua), controle de 
qualidade total, jidoka (autodetecção) e manutenção produtiva total, o 5S também 
aponta para a melhoria do desempenho global da organização. Encaminhar-se para 
um espaço de trabalho limpo e bem organizado é prévio a qualquer outra inovação que 
objetive melhorar as condições de trabalho e qualidade, envolvendo o quotidiano de 
toda organização. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil posteriormente, em 
1991, pela Fundação Cristiano Ottoni. 
Espanha e Inglaterra adotaram metodologias equivalentes, porém com nomes 
diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”, respectivamente; mas a idéia é a 
mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade Total . 
 
CAPÍTULO 2 - A IMPORTÂNCIA DOS 5 S 
A satisfação do cliente tanto interno quanto externo, qualidade, segurança, 
motivação e a economia de recursos escassos são as metas principais deste 
programa. Propõe criar as condições básicas ao desenvolvimento de organizações 
responsáveis socialmente, sem perder de vista o seu objetivo principal, seja este o 
lucro ou a utilização plena dos seus recursos. 
A motivação coletiva é um conceito chave neste sistema. Motivar as pessoas para 
a ação, para agir com entusiasmo e para comprometer-se dando o melhor de si são 
requisitos fundamentais para alcançar a qualidade total. 
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Os objetivos centrais do processo 5S consistem em melhorar o ambiente de 
trabalho, promovendo o bem-estar dos funcionários e aumentando sua autoestima; 
racionalizar o uso de documentos, materiais e equipamentos; reduzir custos e agilizar 
os processos de trabalho; facilitar a participação de todos e o inter-relacionamento 
pessoal, estimulando a execução de tarefas em equipe, e contribuir para a melhoria da 
imagem da instituição. 
 
 
CAPITULO 3 - DEFINIÇÃO DOS CINCO SENSOS 
SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO 
Refere-se à prática de verificar todas as ferramentas, materiais, etc. na área de 
trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo 
realizado. Tudo o mais é guardado ou descartado. Este processo conduz a uma 
diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho e favorece a eliminação do 
desperdício de inteligência, tempo e matéria-prima. Significa usar os recursos 
disponíveis, com bom senso e equilíbrio, evitando desatualizações e carências. Todos 
os funcionários devem identificar e manter no seu lugar os itens verdadeiramente úteis 
ao seu serviço. 
Outras Vantagens 
 
• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque, armazenamento, transporte e 
seguros; 
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção; 
• Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade e também os danos a 
materiais ou produtos armazenados; 
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas; 
• Traz maior senso de humanização, organização, economia, menor cansaço físico e 
maior facilidade de operação. 
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• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais pelo pessoal, todos da equipe 
devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na 
terminologia da Qualidade, denomina-se “bloqueio de causas” ou ação preventiva. 
 
SEITON - SENSO DE ORGANIZAÇÃO 
 Enfoca a necessidade de um espaço organizado. A organização, neste sentido, 
refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o 
fluxo do trabalho. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde 
serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os 
movimentos desnecessários facilitando assim, o desenvolvimento do primeiro senso, 
ao diminuir o tempo de busca dos objetos. Implica dispor os recursos de forma 
sistemática e estabelecer um excelente sistema de comunicação visual para o rápido 
acesso a eles. Este senso consiste em dar lugar a cada item e colocar cada item em 
seu lugar, padronizando as nomenclaturas e evitando, assim, mais de uma 
interpretação para o mesmo objeto, estando as coisas nos lugares certos ou dispostas 
de forma correta para que possam ser usadas prontamente. Enfatiza o gerenciamento 
funcional e permite que se encontre o que se precisa quando se quer. Esta etapa 
auxilia a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e 
se torna mais prático saber quando está acabando determinado item. Evita também a 
compra em duplicidade. 
Outras Vantagens 
 
• Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc. 
• Menor necessidade de controles de estoque e produção. 
• Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos oupastas, além de 
facilitar a execução do trabalho no prazo. 
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos 
• Facilitação da limpeza do local de trabalho 
 
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SEISŌ - SENSO DE LIMPEZA 
Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. A 
limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de 
trabalho, o ambiente é limpado e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil 
saber o quê vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial. O foco deste 
procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma 
mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados. Também pode 
ser definido como a eliminação da sujeira sob todos os aspectos, incluindo a boa 
preservação dos equipamentos, ambiente de trabalho limpo, com agradável sensação 
de bem-estar e eliminação de estoques desnecessários. Pode ser feita pelos próprios 
funcionários, cada um tornando-se responsável pela manutenção de seu espaço. A 
limpeza é considerada uma oportunidade para o monitoramento, inspeção ou 
reconhecimento do local de trabalho, permitindo descobrir e atacar as causas da 
sujeira e facilitando, desta forma, a criação de um ambiente impecável. 
 
SEIKETSU - SENSO DE PADRONIZAÇÃO 
Refere-se à padronização das práticas de trabalho, como manter os objetos 
similares em locais similares. Este procedimento induz a uma prática de trabalho e a 
um layout padronizado. Este se refere ao estágio alcançado com a prática dos três 
sensos anteriores, acrescido de hábitos rotineiros de higiene, segurança no trabalho e 
saúde mental, enfatizando o gerenciamento visual, a manutenção das condições-
padrão, permitindo agir com rapidez. 
 
SHITSUKE - SENSO DE AUTO-DISCIPLINA 
Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores 
tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não 
permitindo um regresso às antigas práticas. Entretanto, quando surge uma nova 
melhoria, ou uma nova ferramenta de trabalho, ou a decisão de implantação de novas 
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práticas, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores. O quinto e 
último senso, o senso de disciplina, procura a manutenção da nova ordem 
estabelecida. Implica cumprir rigorosamente as normas e tudo aquilo que for decidido 
pelo grupo. Considera-se a disciplina como um sinal de respeito aos outros. À medida 
que as pessoas se mantêm comprometidas com o fiel cumprimento dos padrões 
técnicos e éticos, é produzida uma evidente melhoria individual e organizacional. 
 
 
CAPÍTULO 4 - OBJETIVOS DO PROGRAMA 
 
Baseado em sua própria elaboração, o Método 5S visa a combater eventuais 
perdas e desperdícios nas empresas e indústrias; educar a população e o pessoal 
envolvido diretamente com o método para aprimorar e manter o Sistema de Qualidade 
na produção. 
É importante a alteração no comportamento e atitudes do pessoal. A 
conscientização dos integrantes da importância dos conceitos e de como eles devem 
ser usados facilita a implantação do programa. 
A abordagem do programa deve ser aplicada como hábito e filosofia, não apenas no 
“house keeping” (cuidar da casa). 
Deste modo, o 5S auxiliará na reorganização da empresa, facilitará a identificação 
de materiais, descarte de itens obsoletos e melhoria na qualidade de vida e ambiente 
de trabalho para os membros da equipe. 
Cada fase é intimamente ligada à outra, sendo também um “pré-requisito” para a 
consolidação da fase seguinte. Uma vez iniciado o processo, fica mais fácil dar 
continuidade à implantação do método. Conseqüentemente, haverá consolidação do 
Sistema da Qualidade e melhoria do desempenho geral no setor. 
 
 
 
 
 
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CAPÍTULO 5 - IMPLANTAÇÃO 
 
Aqui se fala de mudanças e implantação de uma nova cultura que pode gerar 
certas insatisfações. Alguma pode até ser mais complicada, mas a partir do momento 
em que a maioria do grupo se comprometer e os resultados começarem a aparecer a 
resistência diminui. Ao implantar o programa é importante fazer uma reunião com todos 
do grupo, explanando o programa e os benefícios, elegendo alguns lideres para ajudar 
na avaliação dos resultados e verificação da implantação dos 5 S e depois de 
implantado o programa, fazer um rodízio de lideres, ajudando a criar um elo maior com 
a implantação do mesmo. Motivar o grupo a participar e agir conforme cada etapa e 
fazer reuniões periódicas apresentando os resultados, parabenizando os mais atuantes 
e comprometidos e lembrando que o programa tem como pontos principais eliminar o 
desperdiço, o custo extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde e a falta de 
produtividade ajudarão a manter o programa como uma das etapas do sistema da 
Qualidade que serão complementadas com outros aspectos como a excelência no 
atendimento e a qualidade dos serviços e produtos. 
 
 
CAPÍTULO 6 - CUSTO DE IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO 5S 
 
O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser 
alocados do orçamento da empresa ou do setor. 
De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou 
está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de 
compra excessiva de itens. 
Algumas fases podem ter o custo mais elevado que outras, o que dependerá 
também do número de pessoas envolvidas no processo, do nível de compromisso da 
equipe, da estrutura física e da situação atual da empresa. 
Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se 
dedicar, menores serão tempo e gastos para implantar. 
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CONCLUSÃO 
A implantação dos 5s não é um processo fácil de ser aplicado em nenhum tipo de 
empresa por necessitar essencialmente da mudança de cultura de seus funcionários 
que devem trabalhar em equipe para que todas as etapas sejam bem sucedidas e 
continuem a existir durante a implantação da outra. 
Contudo, vale a pena tentar em termos de custo beneficio uma vez que sua 
implantação proporcionará, o bem estar dos funcionários, melhorias no ambiente de 
trabalho, um lugar agradável para trabalhar, poucos acidentes, aumento de espaço, 
melhorias na qualidade dos processos, redução de custo em relação a 
produtividade/perda, redução de quebras, redução de estoques, etc. E uma vez que se 
consiga tornar a realização destes processos parte do dia-a-dia de cada um na 
empresa sempre serão visíveis seus benefícios tanto com relação ao financeiro quanto 
ao relacionamento interpessoal. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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BIBLIOGRÁFICAS 
 
IMAI, Masaaki. Kaizen – A Estratégia para o Sucesso Competitivo. São Paulo: 
IMAM,1992, p. 10. 
DEMING, W. Edwards. Qualidade: a Revolução da Administração. São Paulo: 
Marques-Saraiva,1990, p. 29. 
Egoshi, K.. Os 5 S da administração japonesa. 2006. Artigo em Hypertexto. Disponível 
em: <http://www.infobibos.com/Artigos/2006_2/5S/Index.htm>. Acesso em: 
26/5/2008