Modelo de Planejamento de Eventos

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INSTITUIÇÃO PROMOTORA DO EVENTO 
 
 
 
 
 
 
Nome do Responsável Pelo Projeto 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TÍTULO DO PROJETO: SUBTÍTULO SE HOUVER 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LOCAL 
2010 
 
 
NOME DO RESPONSÁVEL PELO PROJETO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TÍTULO DO PROJETO: subtítulo se houver 
 
 
 
 
 
Projeto apresentado ao Instituição 
promotora sob a responsabilidade 
da Empresa organizadora de 
eventos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LOCAL 
2010 
 
 
SUMÁRIO 
 
 
1 APRESENTAÇÃO ................................................................................................... 6 
1.1 Briefing do evento ................................................................................................. 6 
2 OBJETIVOS ............................................................................................................. 8 
2.1 Objetivo geral ........................................................................................................ 8 
2.2 Objetivos específicos ............................................................................................ 8 
3 JUSTIFICATIVA ..................................................................................................... 10 
4 PROPOSTA ........................................................................................................... 12 
5 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ........................................................................ 14 
5.1 Matriz de responsabilidades ................................................................................ 14 
6 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA .............................................................................. 16 
6.1 Viabilidade do projeto .......................................................................................... 18 
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 22 
APÊNDICES ............................................................................................................. 24 
ANEXOS ................................................................................................................... 26 
 
 
 
1 APRESENTAÇÃO 
 
 Este modelo template1 tem por finalidade auxiliar na elaboração de projetos 
de eventos. Para compor sua estrutura foram utilizados os seguintes documentos: 
apostila do Curso Organizador de Eventos - Educação Continuada (SILVA, 2008); 
Manual de Apresentação de Trabalhos Acadêmicos do Centro Universitário Toledo; 
e apostila de Projetos Turísticos (BALDERRAMAS, 2009). As adaptações foram 
realizadas pelo Prof. Ms. Helerson de Almeida Balderramas. 
Neste item, deve ser elaborado um breve resumo do projeto, sua finalidade, a 
quem se destina, quem elaborou e em qual circunstância ocorreu sua concepção. 
 
1.1 Briefing do evento 
 
O Briefing é um levantamento de todos os dados referentes ao projeto, a base 
da sua estrutura (ver modelo anexo 
 no final desta apostila). Possui duas funções: a diagnóstica que trata de 
levantar dados para dimensionar o projeto, e a de comando, para deliberar as 
providências (SILVA, 2008). 
Nesta etapa você deverá definir os seguintes itens: 
� Tema do evento 
� Local 
� Data 
� Horário 
� Público alvo 
� Número previsto de participantes 
� Condições para participação (pagamento de ingressos, inscrições 
antecipadas, apresentação de convites, outras) 
� Outras especificações 
 
1
 Template: Modelo de documento sem conteúdo, apenas com a apresentação visual, ou seja, a 
formatação e instruções sobre onde e qual tipo de conteúdo deve entrar em cada item 
(BALDERRAMAS, 2009). 
 
 
 
2 OBJETIVOS 
 
2.1 Objetivo geral 
 
Deve ser redigido na forma de texto indicando o que se pretende com o 
projeto; usar verbo no infinitivo para expressar melhor a ação a ser desenvolvida. 
Responder a questão: o que? 
 
2.2 Objetivos específicos 
 
Deve ser na forma de tópicos referente às etapas de realização do projeto, 
usar verbos no infinitivo. 
 
 
 
3 JUSTIFICATIVA 
 
Esta parte é extremamente substancial para um Projeto Profissional, pois ela 
retratará a importância de sua execução justificando assim os investimentos. 
Responder a questão: por quê? (o que justifica o trabalho e quais os motivos 
para fazê-lo). 
 
 
 
 
4 PROPOSTA 
 
Nesta parte do projeto é importante detalhar com objetividade e clareza o 
passo a passo de cada ação a ser realizada para o desenvolvimento do evento, 
desde a programação geral (atividade principal e paralelas), estratégias de 
divulgação (tipos de materiais utilizados, peças e formas de divulgação), serviços 
necessários (próprios e terceirizados). 
 
 
 
5 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES 
 
O cronograma é um descritivo de atividades previstas no período de tempo 
que antecede o evento. De acordo com o check-list e seu roteiro de atividades, 
torna-se importante visualizar, em um único documento, as responsabilidades em 
seus prazos e as datas-limite de execução, para que seja possível o 
acompanhamento diário das fases de planejamento (SILVA, 2008). 
Para isso, é necessário um cronograma de datas semanais, quinzenais, 
mensais ou até mesmo anuais, dependendo do prazo de planejamento e do porte do 
evento (ver modelo anexo ao final da apostila). 
 
ATIVIDADES JAN FEV MAR ABR MAI JUN 
 
 
 
 
 
Obs.: inserir quantas linhas forem 
necessárias. 
 
 
 
5.1 Matriz de responsabilidades 
 
Neste item são indicadas as funções e responsabilidades de cada membro da 
equipe. 
 
RESPONSÁVEL ATIVIDADE DATA 
INICIAL 
DATA 
FINAL 
 
 
 
 
 
Obs.: inserir quantas linhas 
forem necessárias. 
 
 
 
6 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 
 
A previsão orçamentária trata-se de um levantamento de todos os custos e 
receitas, considerando os fornecedores para o serviço ou produto. Com base nesses 
custos, estima-se o investimento no projeto de modo bem detalhado (SILVA, 2008). 
(ver roteiro anexo ao final da apostila). 
 
Quadro 1 - Material de consumo 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: materiais de escritório, papelaria, etc. 
 
 
Quadro 2 - Material permanente 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: móveis, utensílios, objetivos, etc. 
 
 
Quadro 3 – Recursos humanos 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: pessoal técnico e de apoio. 
 
 
 
 
Quadro 4 – Serviços de terceiros 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: tudo o que for necessário para contratar. 
 
 
Quadro 5 – Recursos administrativos 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: taxas, licenças, gastos de contratos, etc. 
 
 
Quadro 6 – Infra-estrutura 
 
Quant. Descrição Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
 
Total previsto 
Ex.: locação de salas e outros espaços, standes, etc. 
 
6.1 Viabilidade do projeto 
 
Quadro 7 – Receitas 
 
Descrição Quant. Valor unit. R$ Valor total R$ 
 
 
 
Total 
 
 
 
 
 
 
Quadro 8 – Orçamento do projeto (Despesas) 
 
Descrição Valor total R$ 
Infra-estrutura 
Material de consumo 
Materialpermanente 
Recursos administrativos 
Recursos humanos 
Serviços de terceiros 
Total 
 
 
 
REFERÊNCIAS 
 
BALDERRAMAS, Helerson de Almeida. Projetos Turísticos. Araçatuba: 
UNITOLEDO, 2009. 57p. (Apostila de disciplina). 
 
GANDRA, L. M. (org). Manual de apresentação de trabalhos acadêmicos. 
Araçatuba: UNITOLEDO (Pró-Reitoria de Pós-graduação e Pesquisa), 2006. 
 
SILVA, Elizabeth et al (Org). Básico em Organização de Eventos. São Paulo: 
SENAC, 2008 (Apostila do Curso Organizador de Eventos - Educação Continuada). 
 
 
 
APÊNDICES 
 
De elaboração do próprio autor, o apêndice é acrescentado a uma obra, por 
exemplo, Questionário utilizado no trabalho, roteiro de entrevista, representação 
gráfica e outros. É identificado por letra maiúscula, travessão e pelo respectivo título 
de forma centralizada. Ex.: Apêndice A – Check-list do evento (PASSOS; ROKICKI; 
VIEIRA, 2006). 
Nos apêndices devem constar as ferramentas de controle e acompanhamento 
(Check-list*), modelo de cartas, ofícios, fotos, publicações diversas, anúncios, 
material de divulgação, etc. 
 
*Check-list: são listas de providências a serem tomadas, necessárias aos 
colaboradores, de acordo com as responsabilidades e metas assumidas na 
montagem da equipe (SILVA, 2008). 
 
 
 
ANEXOS 
 
De elaboração de outro autor, o anexo é acrescentado a uma obra, por 
exemplo, representação gráfica (croqui), mapas de localização, legislações e outros. 
É identificado por letra maiúscula, travessão e pelo respectivo título de forma 
centralizada. Ex.: Anexo A – Croqui do local do evento (PASSOS; ROKICKI; VIEIRA, 
2006).