Aula 6 Ferramentas de modelagem o Fluxograma

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Introdução 
Agora que já vimos as etapas da modelagem de processo, conheceremos uma 
de suas principais ferramentas: o fluxograma. 
Escolha das ferramentas de modelagem 
Como já estudamos na aula anterior, a modelagem de processos é de extrema 
importância para as organizações. Cada instituição deve escolher o processo 
mais adequado a sua necessidade, até porque há muitas ferramentas que 
podem ser aplicadas no ambiente empresarial. 
Esses instrumentos são úteis para: 
• O levantamento de informações; 
• A escolha do método; 
• O propósito da modelagem de processos. 
 
 
 
O grupo de ferramentas de auxílio gráfico cumpre apenas o objetivo de 
representação da realidade, deixando de auxiliar a análise de processos. 
Já o grupo com registro estruturado em um banco de dados permite a extração 
de informações e possibilidades de um número amplo de análise, com e sem 
referências metodológicas. 
Na verdade, mais uma vez, afirmamos que a escolha desses mecanismos de 
modelagem deve ser pertinente às ações da empresa. 
Falemos, então, de um dos modelos de processo: o fluxograma. 
 
Mas que ferramenta devemos escolher, uma vez que 
o mercado oferece uma gama de opções? 
 
Fluxograma 
Você sabe o que é um fluxograma? Veja a definição de Oliveira (2002): 
 
“Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho 
de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis 
ou as unidades organizacionais envolvidos no processo”. 
 
 
Trata-se de uma seqüência de um trabalho qualquer, realizado de forma 
detalhada ou sintética, em que as operações ou os responsáveis e os 
departamentos envolvidos são visualizados nos processos. 
Essa ferramenta também é conhecida como: 
• Flowchart; 
• Carta de fluxo do processo; 
• Gráfico de seqüência; 
• Gráfico de processamento etc. 
De forma geral, o fluxograma apresenta as seguintes funções: 
 Padroniza a representação dos métodos e os procedimentos 
administrativos; 
 
 Descreve, com maior rapidez, tais métodos através da demonstração 
gráfica, facilitando a leitura e o entendimento de suas rotinas; 
 
 Identifica os pontos mais importantes das atividades visualizadas, 
permitindo uma maior flexibilização e um melhor grau de análise. 
De modo específico, o fluxograma horizontal nos permite verificar a relação 
entre as diferentes partes de um sistema integrado. 
Em outras palavras, por meio dele, podemos observar os pontos positivos ou 
negativos do controle interno, originados da maneira pela qual as funções 
foram divididas entre os funcionários da empresa. 
 
Tipos de fluxograma 
Conheça, agora, alguns tipos de fluxogramas: 
Fluxograma vertical ou esqueleto 
 
Este tipo de fluxograma é: 
• Conhecido como folha de análise ou diagrama do 
processo; 
• Formado por colunas; 
• Destinado à representação de rotinas simples em 
unidades específicas da organização. 
Dentre suas vantagens, estão: 
• Impressão como formulário padronizado; 
• Preenchimento rápido – através de símbolos 
preexistentes; 
• Facilidade de leitura. 
 
Fluxograma de blocos 
 
Este tipo de fluxograma apresenta as seguintes características: 
• É utilizado tanto para levantamento quanto 
para descrição de rotinas; 
• Suas colunas representam os setores 
envolvidos no processo; 
• Demonstra o fluxo de informações dentro e 
fora da organização; 
• Exibe maior quantidade de símbolos do que 
o fluxograma parcial, permitindo maior 
detalhamento e demonstração dos fluxos 
alternativos; 
• Estabelece se o processo é positivo ou 
negativo; 
• É o mais utilizado pelas empresas. 
 
Fluxograma sintético 
 
Este tipo de fluxograma caracteriza-se por: 
• Demonstrar a seqüência das etapas de 
um processo; 
• Representar, genericamente, o processo, 
sem se preocupar em identificar os 
cargos, as unidades ou a localização das 
atividades; 
• Ser utilizado para esboçar o processo; 
• Ser de fácil entendimento até para quem 
não tem costume com fluxogramas; 
• Analisar, superficialmente, o processo 
para verificar se é necessário ou não nos 
aprofundarmos no caso. 
 
 
Símbolos do fluxograma 
Veja os símbolos mais usados na construção de fluxogramas: 
 
 
 
Elaboração do fluxograma 
Como já vimos, os processos variam de acordo com as organizações, e sua 
representação também deve seguir esse princípio. Desse modo, alguns 
cuidados devem ser tomados na hora de elaborar um fluxograma. 
São eles: 
• Identifique, no início, que fluxograma utilizará; 
• Simplifique processos, e não apenas elimine passos; 
• Seja detalhista no levantamento de informações; 
• Os processos não são isolados – por isso, identifique os reflexos; 
• Vincule a análise de processos ao estudo de layout – os manuais são 
decorrências dessa análise; 
• Utilize alguns softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas; Os 
símbolos devem ser uniformes; 
• Os fluxogramas devem ser legíveis e inteligíveis para qualquer um, sem 
traços e setas excessivos que cruzem o papel e confundam o leitor; 
• Adote a técnica – gostos pessoais e variações não são admitidos, pois 
destroem a linguagem padrão; 
• A maneira de representar cada caso deve ser pensada cuidadosamente, 
seja por setas bifurcadas, diversos fluxogramas, notas de rodapé ou 
notas mais extensas em folhas anexas. 
 
Atenção! 
Alguns questionamentos também podem auxiliá-lo a elaborar o fluxograma, como, por exemplo: 
• O que é feito? Isso permite verificar a relação entre as fases do processo e a utilidade de 
cada uma delas? 
• Por que a etapa é necessária? Isso terá influência no resultado do processo? Ela é 
realmente necessária? 
• Onde essa etapa deve ser aplicada? O local é este mesmo? Precisamos modificá-lo? 
• Quando essa fase deve ser realizada? A seqüência está ou não fixada corretamente? 
• Quem deve executar essa fase? O executor é qualificado? Precisamos alterá-lo? 
• Como a etapa está sendo executada? Conseguimos identificar os recursos necessários a 
sua realização? 
 
Vantagens do fluxograma 
Saibam, agora, quais são as vantagens do fluxograma: 
• Descreve qualquer tipo de processo – mesmo os mais complexos; 
• Permite visão ampla de todo o processo estudado; 
• Reproduz o funcionamento de todos os componentes do processo; 
• Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de 
funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de 
outros problemas oriundos do processo em estudo; 
• Evita a dupla interpretação – graças à padronização dos símbolos 
utilizados – e é de fácil atualização; 
• Propicia a análise e modificações do processo, visando sua melhoria. 
O fluxograma também dá visibilidade ao 
procedimento em que se baseiam as atividades da 
empresa. 
Por isso, ao elaborá-lo, use técnicas para orientar a 
direção do fluxo de cima para baixo (top-down) e 
da esquerda para a direita. 
Faça esse desenho como se fosse um pintor, utilizando: 
• Símbolos apropriados, de acordo com a representação do evento; 
• Símbolos diferentes para fluxos distintos; 
• Cores diversas para distinguir procedimentos ou realçar informações. 
Por exemplo, você pode usar as seguintes cores: