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1 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO ADMINISTRAÇÃO E CIÊNCIAS CONTÁBEIS PROFESSORES CAIO FERRARI WILSON DUARTE LAPO 2 1 - O SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS Sistema • Conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. • Um sistema pode ser composto por diversos sub-sistema para facilitar seu entendimento e gerenciamento. Sub‐sistema: Sistema menor que possui seus próprios elementos e fazem parte de um sistema maior. 1.1 - A organização como um sistema; MODELO CLÁSSICO DA TEORIA GERAL DE SISTEMAS 3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO É todo e qualquer sistema que possui dados ou informações de entrada que tenham por fim gerar informações de saída para suprir determinadas necessidades. Permite ainda: - Mater o fluxo de informações na empresa - Criar relacionamentos entre os subsistemas (departamentos). Por que tal visão? Para a empresa os maiores problemas para a tomada de decisões são: - Disponibilidade da Informação - Rapidez de degradação de Informação Só um sistema de informação pode manter uma base concreta para um bom processo de tomada de decisão Decisões bem tomadas = Estabilidade. DADOS, INFORMAÇÕES, CONHECIMENTO E BANCO DE DADOS DADOS: – Conjunto que expressa um fato isolado gerado por uma atividade que pode ser controlada. – Material de nível simbólico, de codificação alfanumérico e móvel, que pode ser armazenado sem consideração quanto ao seu significado. Em uma organização, dado é o registro de um determinado evento para o sistema. Genericamente, pode ser definido como um “conjunto de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos” – Os dados são importantes porque são a matéria-prima essencial para a criação da informação. Dependendo do contexto, o significado de dado pode ser diferente. INFORMAÇÃO: – São os dados organizados e classificados para suprir um objetivo específico. • Ela é a base e o resultado no processo de tomada de decisões. • Muitos profissionais de decisão não sabem como definir corretamente sua necessidade de informação. • As informações podem ser classificadas como: – Informações operacionais; – Informações gerenciais ou estratégicas. • As informações gerenciais ou estratégicas são de grande responsabilidade, assim precisam ser corretamente definidas. • Elas precisam possuir algumas características de quantidade, conteúdo, oportunidade e qualidade. • Os pontos principais para definir uma informação são: – Forma; – Idade; – Frequência; • Além de sua definição correta, deve-se impor características de qualidade às informações, que são percebidas se ela possui as características abaixo: – É comparativa com períodos semelhantes de estudo; – É confiável; – Foi gerada em tempo hábil; – Possui o nível de detalhes adequado; – Foi definida por exceções. CONHECIMENTO: Conhecimento: conteúdo agregado com valor do pensamento humano, derivado da percepção e manipulação inteligente de informações. O conhecimento é transcendente e é a base para a ação inteligente. Nesse sentido, o acesso, a disponibilidade, o tratamento e a efetiva utilização da informação é de fundamental importância, uma vez que a informação é a matéria-prima do conhecimento. 4 Tipos de conhecimento Conhecimento tácito refere-se a elementos cognitivos e técnicos, é subjetivo e representa o conhecimento da experiência. O conhecimento tácito é difícil de ser articulado na linguagem formal. É o conhecimento pessoal incorporado à experiência individual e envolve fatores intangíveis como, por exemplo, crenças pessoais, perspectivas, sistema de valor, insights, intuições, emoções, habilidades. É considerado como uma fonte importante de competitividade entre as organizações. Conhecimento explícito é o conhecimento da racionalidade e da objetividade. Conhecimento explícito é o que pode ser articulado na linguagem formal, inclusive em afirmações gramaticais, expressões matemáticas, especificações, manuais etc., facilmente transmitido, sistematizado e comunicado. Os conhecimentos tácitos e explícitos são unidades estruturais básicas que se complementam e a interação entre eles é a principal dinâmica da criação do conhecimento na organização de negócios. BANCOS DE DADOS • Coleção de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados que proporcionam uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações. • Hierarquia de Banco de dados: – Campos ou atributos; – Registros; – Tabelas; – Banco de dados. SISTEMA GERENCIADOR DE BANCO DE DADOS Um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) - do inglês Data Base Management System (DBMS) - é o conjunto de programas de computador (softwares) responsáveis pelo gerenciamento de uma base de dados. Seu principal objetivo é retirar da aplicação cliente a responsabilidade de gerenciar o acesso, a manipulação e a organização dos dados. O SGBD disponibiliza uma interface para que seus clientes possam incluir, alterar ou consultar dados previamente armazenados. Em bancos de dados relacionais a interface é constituída pelas APIs (Application Programming Interface) ou drivers do SGBD, que executam comandos na linguagem SQL (Structured Query Language). Todas as organizações, por menor que sejam, possuem quantidades cada vez maiores de dados e informações a armazenar. Todavia, a manipulação destas informações se tornou impossível de ser realizada manualmente (via papéis, principalmente), pois sua utilização além de demorada (devido a catalogação dos dados) é passível de erros principalmente ocasionados pelo desgaste do operador em conseguir resgatar informações requisitadas. Nesse sentido, torna-se mais fácil encontrar a informação numa base de dados que recorre a uma das tecnologias de informação de maior sucesso e confiança. Ou seja, as bases de dados estendem a função do papel ao guardar a informação em computadores. Qualquer empresa que pretenda garantir um controle efetivo sobre todo o seu negócio, tem obrigatoriamente de recorrer a sistemas de gestão de bases de dados. A planilha eletrônica continua a ser uma ferramenta de controle extremamente poderosa porque consegue operacionalizar os dados e assim criar informação útil ao planejamento diário das empresas. Contudo, existem outros tipos de ferramentas, mais completas e com funcionalidades acrescidas que elevam para outros níveis, a capacidade operacional de gerar informação de valor para a organização. Um sistema de gerenciamento de banco de dados não é nada mais do que um conjunto de programas que permitem armazenar, modificar e extrair informações de um banco de dados. Há muitos tipos diferentes de SGBD. Desde pequenos sistemas que funcionam em computadores pessoais a sistemas enormes que estão associados a mainframes. Um sistema de gerenciamento de banco de dados implica a criação e manutenção de bases de dados, elimina a necessidade de especificação de definição de dados, age como interface entre os programas de aplicação e os ficheiros de dados físicos e separa as visões lógica e de concepção dos dados. Assim sendo, são basicamente três os componentes de um SGBD: • Vantagens: – Independência de dados; – Redução de redundância e inconsistência dos dados; – Complexibilidade reduzida; – Facilidade de acesso; – Padronização nos campos em todos os sistemas da empresa; Exemplos: MS-SQL, MySQL, Oracle, PostgreSQL, SyBase 5 INDICADORES DE DESEMPENHO EMPRESARIAL Os indicadores de desempenho são instrumentos de gestão essenciais para medir o resultado de uma empresa. Com elesé possível acompanhar se as metas traçadas no seu fluxo de caixa estão sendo alcançadas e qual a porcentagem de melhoria ou piora em relação a indicadores financeiros passados. Basicamente é possível mensurar qualquer atividade que gere números ou valores para você, desde a quantidade de acessos que seu site recebe e quantidade de produtos em estoque até a quantidade de receitas advindas de um produto ou o número de funcionários que foram demitidos da empresa. A questão é descobrir quais são os indicadores de desempenho mais importantes para não perder tempo acompanhando os que são pouco relevantes. O KPI (sigla em inglês para ‘Key Performance Indicator’), conhecido aqui no Brasil como indicador-chave de desempenho. Essa é a uma forma para mensurar o resultado de uma empresa, já que faz isso por meio de seus indicadores importantes e “ignora” indicadores pouco importantes ou que não impactem diretamente no resultado da organização. Para que servem os indicadores de desempenho? O sistema de medição que definirá o desempenho de determinada empresa terá um conjunto de indicadores previamente estabelecidos que devem atender a demanda do negócio, analisando assim o alcance ou não das metas previstas. Medir é importante para que se entenda o que está acontecendo na gestão, quais mudanças devem ser feitas e quais foram os impactos das mudanças que já foram realizadas. Portanto, para melhorar é preciso medir e pode-se utilizar diversos indicadores diferentes. Abaixo os indicadores são separados por classificação em relação ao seu objetivo fim ou relacionados com uma área específica do negócio. Classificação dos indicadores de desempenho Uma possível classificação dos indicadores de desempenho é a seguinte: Indicadores de desempenho estratégicos Indicadores de desempenho de qualidade Veja as diferenças: Indicadores Estratégicos Esse é um dos tipos de indicadores mais importantes, pois podem dar ampla visão dos objetivos e metas mais gerais da empresa, bem como permitir a comparação de ações anteriores com resultados atuais. Indicadores de Qualidade Normalmente a qualidade está ligada a conformidade ou não de um produto ou serviço entregue e, com isso, permite observar falhas no processo de produção, gerenciamento ou prestação de um serviço. No caso de uma agência de turismo, a qualidade poderia ser medida por uma pesquisa de satisfação. No caso de uma indústria, uma planilha de diagrama Ishikawa (causa e efeito), poderia mostrar os indicadores de qualidade mais importantes ligados a quais problemas estavam gerando um resultado ruim: 6 Outras classificações: Se você for buscar na literatura ligada a indicadores de desempenho, poderia encontrar ainda classificações ligadas a capacidade (limite), produtividade, entrega, entre outros. Exemplo de indicadores de desempenho para áreas específicas dentro de empresas Olhando agora por um outro lado, existem indicadores que são essenciais para algumas áreas específicas de uma empresa. Confira abaixo alguns exemplos de indicadores para determinados setores que são importantes na gestão de uma organização: - Finanças A área financeira é uma das mais relevantes para qualquer negócio. Aqui você pode encontrar alguns indicadores bem importantes como: Receitas Despesas Lucro ou Prejuízo Lucratividade Todos esses podem ser mensurados com uma boa planilha de fluxo de caixa: Dependendo da empresa, outros indicadores financeiros podem ser considerados como KPIs, tudo vai depender da realidade dela. Alguns que merecem ser citados são: Capital de giro disponível EBITDA (Lucro antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização) Endividamento Liquidez dos investimentos 7 - Vendas Outra área bem importante, por envolver o resultado financeiro diretamente é a de vendas. Aqui você pode ter indicadores como: Taxa de sucesso em vendas (quantidade de vendas efetivadas dividida pela quantidade de negociações) Funil de vendas Receitas por vendedor Receitas por região Receitas por venda Alguns desses indicadores você consegue encontrar na nossa planilha de prospecção de clientes: - Recursos Humanos Quando o assunto é gestão de pessoas, uma área de recursos humanos vai apresentar importantes indicadores para entender a realidade da empresa quando o assunto é a satisfação de seus colaboradores. Uma boa planilha de indicadores de recursos humanos pode envolver: Índice de Turnover (avalia o grau de rotatividade dos funcionários) Índice de Absenteísmo Quantidade de demissões Quantidade de contratações Número de treinamentos realizados Pesquisa de clima Portanto, é seguro dizer que os indicadores têm o objetivo de extrair de dados e resultados o seu mais amplo significado com a finalidade de apoiar o progresso empresarial e acompanhamento do planejamento estratégico, trazendo a curto ou longo prazo os resultados pretendidos. 8 CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMAS: PIRÂMIDE ORGANIZACIONAL PIRÂMIDE DO CONHECIMENTO PIRÂMIDE DE SISTEMAS 9 Sistemas empresariais Básicos: Tarefas rotineiras, essenciais para conduzir a organização. Exemplos: Sistemas de Contabilidade, financeiro, contas à pagar, produção Sistemas de Automação de Escritório: Objetiva aumentar a produtividade pessoal, manipula informações. Exemplos: Word, Excel, Power Point, Outlook Sistema de Informação Gerencial: Oferece conjunto de relatórios sobre desempenho da empresa. Exemplos: Demonstrações de Resultados, Sistemas agregadores de informações Sistema de Suporte à Decisão (ou Apoio à Decisão): Possuem interatividade, dados e modelos para solução de problemas, tomada de decisões. Exemplos: Sistemas verificação de percentual de ganho real em uma venda de mercadoria. Sistema de Suporte ao Executivo: Suporte para o desenvolvimento estratégico da empresa, focalizam a alta administração. Exemplos: Sistemas que auxiliam o executivo na tomada de decisão, confirmando sua percepção e intuição sobre o mercado. Sistemas Especialistas: Inteligência artificial, esta em fase de desenvolvimento e aprende com o ser humano. São sistemas criados para um fim específico. Exemplo: Programa de gerenciamento de imagens de tomografia computadorizada. CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO DE ACORDO COM A ISO 27001 A classificação da informação é certamente uma das partes mais atrativas da gestão da segurança da informação, mas ao mesmo tempo, uma das mais mal-entendidas. Isto provavelmente se deve ao fato de que historicamente, a classificação da informação foi o primeiro elemento da segurança da informação a ser gerenciado – muito antes do primeiro computador ser construído, governos, militares, e também corporações, rotularam suas informações como confidencial. A ISO 27001 não prescreve os níveis de classificação – isto é algo que deveria se desenvolver por conta própria, baseado no que é mais comum em um país ou indústria. Quanto maior e mais complexa sua organização, mais níveis de confidencialidade haverá – por exemplo, para organizações de médio porte pode-se utilizar este tipo de níveis de classificação da informação, com três níveis de confidencialidade e um nível público: Confidencial (o mais alto nível de confidencialidade) Restrita (médio nível de confidencialidade) Uso interno (o mais baixo nível de confidencialidade) Pública (todos podem ver a informação) Em muitos casos, o proprietário da informação é o responsável por classificá-la – e isto é usualmente feito com base nos resultados da análise/avaliação de riscos: quanto maior o valor da informação (quanto maiores as consequências de uma quebra da confidencialidade),maior deveria ser o nível de classificação. Muito frequentemente, uma organização pode ter dois esquemas de classificação diferentes implantados no caso de trabalhar tanto como o setor governamental quanto com o privado. Por exemplo, a OTAN requer a seguinte classificação com quatro níveis de confidencialidade e dois níveis públicos: Cósmico Altamente Secreto (Cosmic Top Secret) OTAN Secreto (NATO Secret) OTAN Confidencial (NATO Confidential) OTAN Restrito (NATO Restricted) OTAN Não Classificado (direito autoral) (NATO Unclassified (copyright)) Informação não sensível liberável para o público (non sensitive information releasable to the public) OS PROFISSIONAIS DE TI Profissões das atividades básicas de um processo de software: – Analista de negócios – Analista de sistemas – Administrador de banco de dados – Arquiteto de software – Designer de interfaces – Webdesigner – Engenheiro de software / desenvolvedor – Engenheiro de testes Profissões das atividades gerenciais de apoio ao processo de software – Gerente de projeto – Gerente de qualidade – Gerente de infraestrutura 10 Outras profissões – Diretor / gestor de TI – Analista de telecomunicações – Auditor de TI – Analista de segurança – Analista de ERP/BI – Suporte técnico TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO VERDE A importância para os negócios, sociedade e futuro do planeta faz com que a TI Verde ganhe cada vez mais espaço e destaque para a comunidade técnica. Conceitos de sustentabilidade e desenvolvimento econômico são recorrentes e se inserem em todos os segmentos da sociedade. Assim como outras atividades humanas, a Tecnologia da Informação também provoca impactos no meio ambiente, tanto pela demanda de energia elétrica, quanto pelo de fabricação do hardware. O mundo corporativo começa a adotar e, principalmente, criar ações para atender as necessidades de um negócio sustentável. Um bom exemplo é o Índice de Sustentabilidade Empresarial, ferramenta de análise comparativa de empresas sob o aspecto da sustentabilidade corporativa, com base na eficiência econômica, equilíbrio ambiental, justiça social e governança corporativa. Tais fatores impulsionam a adoção das ações propostas como TI Verde. As empresas com os melhores índices possuem vantagens econômicas como facilidade de créditos e uma melhor imagem frente à sociedade, impulsionando as ações de marketing. Segundo pesquisa realizada pela Symantec Corp®, a TI Verde tornou-se essencial e faz parte do planejamento das empresas. Os dados revelam que 45% dos executivos entrevistados adotam iniciativas em termos de TI Verde implementadas, principalmente para a redução do consumo energético e custos de resfriamento de equipamentos. A importância para os negócios, sociedade e futuro do planeta faz com que a TI Verde ganhe cada vez mais espaço e destaque para a comunidade técnica (profissionais de TI) que, por meio de pesquisa e desenvolvimento, atuarão diretamente no sucesso e na inovação tecnológica que auxilie o desenvolvimento sustentável. As práticas de TI Verde podem ser divididas em três níveis: TI Verde de incrementação tática: Não modifica a infra-estrutura de TI nem as políticas internas, apenas incorpora medidas de contenção de gastos elétricos excessivos. São exemplos, o uso de monitoramento automático de energia disponível nos equipamentos, o desligamento dos mesmos nos momentos de não-uso, a utilização de lâmpadas fluorescentes e a otimização da temperatura das salas. Estas medidas são simples de serem implementadas e não geram custos adicionais às empresas. TI Verde Estratégico: Exige a convocação de uma auditoria sobre a infra-estrutura de TI e seu uso relacionado ao meio-ambiente, desenvolvendo e implementando novos meios viáveis de produção de bens ou serviços de forma ecológica. São exemplos, a criação de uma nova infra-estrutura na rede elétrica visando à sua maior eficiência e sistemas computacionais de menor consumo elétrico (incluindo novas políticas internas e medidas de controle de seus descartes). Além da preocupação com a retenção de gastos elétricos, o marketing gerado pelas medidas adotadas pela marca é também levado em consideração. Deep IT (TI Verde "a fundo"): Mais amplo que os dois primeiros, incorpora o projeto e implementação estrutural de um parque tecnológico visando a maximização do desempenho com o mínimo gasto elétrico; isto inclui projetos de sistemas de refrigeração, iluminação e disposição de equipamentos no local com base nas duas primeiras estruturas anteriores (o que demanda um custo muito maior que as duas primeiras). Sendo simples a implementação do TI Verde Tático (com vantagens significativas, porém limitadas), podemos observar a redução do consumo energético com o desligamento dos monitores em desuso - que representam 50% do total dos gastos elétricos quando o mesmo é de CRT e 30% ou menos quando são de LCD Um exemplo efetivo de práticas de TI Verde Estratégico foi implementado pelo Banco Real no o ProjetoBlade PC, aplicado em 2007: o Banco substituiu 180 computadores convencionais por 160 Blade PCs, equipamentos que possibilitam ficar na mesa do usuário apenas o teclado, o mouse, o monitor e uma pequena caixa responsável pela conexão destes periféricos com o Blade PC. Como resultado, houve redução estimada de 62% da energia elétrica consumida pelos computadores e 50% da energia consumida pelo ar condicionado utilizado na Mesa de Operações; a economia estimada é de US$ 355 mil em 4 anos pela redução do número de micros; a manutenção mais barata dos mesmos, o gerenciamento centralizado e a facilidade de mudança de layout representam uma estimativa de economia de US$ 300 mil em 4 anos (fonte: YURI, 2008). 11 No nível mais radical, o Deep IT, temos como exemplos as seguintes empresas: Google: pratica ações que incluem desde o planejamento de seu datacenter à locomoção dos funcionários com veículos híbridos e o consumo de energia alternativa como a solar; Yahoo: com plano ambiental agressivo que inclui desde a construção de datacenters com produção de acordo com as normas e exigências ambientais, o uso da virtualização de servidores, a gestão do consumo elétrico gerado pelo resfriamento de seus equipamentos até a extensão de medidas para o cotidiano dos funcionários. TI Verde e as Empresas Atualmente, existem alguns pontos em que se concentram as ações de TI Verde quando se trata do mundo corporativo: este foco, normalmente, é em função do resultado que se espera com o emprego das medidas e ações "verdes". Um conjunto de práticas nos três níveis torna-se interessante para empresas, pois a aplicação de ações de TI Verde traz a redução de custos com energia elétrica como também as iniciativas de responsabilidade sócio-ambiental da instituição. Assim podem-se agrupar as ações em virtude destes resultados: Redução do consumo de energia e das emissões de carbono Atualização de sistema operacional e hardware: O desenvolvimento de projetos de atualização do parque de estações de trabalho pelas empresas tanto em termos de hardware como software são, hoje, os principais pontos de atuação que visam tanto a redução do consumo energético quanto a redução das emissões de carbono; Virtualização de Servidores: utilização de software que "emula" uma máquina virtual como um servidor físico, criando assim, um ambiente isolado e independente da máquina "real". Deste modo, uma máquina física, dentro de sua capacidade de desempenho pode "hospedar" diversas máquinas virtuais independentes. (fonte: Microsoft®, Virtualization). A utilização otimizada dos equipamentos físicos fornece a manutenção da ocupação física na empresa somada à expansão do desempenho, reduzindo assim as "pegadas ecológicas" que poderiam ser causadas pela aquisiçãode novos equipamentos como o aumento do espaço necessário e a energia correspondente para a sua refrigeração. Em termos de descarte de equipamentos, a virtualização auxilia na redução da contaminação ambiental ao substituir os equipamentos físicos com máquinas lógicas. (fonte: LYNCH, 2009) Infraestrutura e conservação energética No esforço conjunto dos profissionais da área de TI, a infra-estrutura empresarial torna-se cada vez mais o foco de ação principal para a redução do consumo de energia e otimização da tecnologia. O vice-presidente de eco- responsabilidade da Sun Microsystems, Dave Douglas, considera os 10 passos seguintes para que um datacenter seja sustentável e com eficiência financeira. (fonte: CIOInsight, 2006): 1. Avaliar o consumo e eficiência energética; 2. Redesenhar o sistema de resfriamento; 3. Reconsiderar redundâncias; 4. Utilizar equipamentos ajustáveis em espaço e energia; 5. Virtualizar "storage" e servidores; 6. Utilizar dispositivos "Energy Star" ou com outros "selos Verdes"; 7. Doar ou reciclar servidores em desuso; 8. Verificar a infra-estrutura predial; 9. Pesquisar fontes alternativas de energia; 10. Envolver a gerência no processo. A TI Verde e a sociedade Algumas ações simples e outras que exigem um pouco mais de conhecimento técnico podem ser adotadas pela sociedade afim de colaborar com a sustentabilidade do planeta. Exemplos como a aquisição de produtos desenvolvidos com materiais sustentáveis ou que sejam produzidos dentro de padrões classificáveis como "verdes" são atitudes que todos devem ter no momento da aquisição de um novo produto. A sociedade e o e-lixo O e-lixo (ou lixo eletrônico) é um termo designado para qualquer equipamento eletrônico que perdeu a sua vida útil e, consequentemente, foi descartado; podemos citar como exemplos um desktop, monitor, celular, dentre outros. Outra possível semântica para o e-lixo é para todos os equipamentos eletrônicos que não atingem o seu propósito original, ou seja, um produto que não consegue mais satisfazer as necessidades de seu dono. É importante ressaltar também que o significado de lixo eletrônico não deve ser confundido com o envio de publicidade via e-mail denominado spam. (fonte: VILELA, 2008) 12 Os produtos eletrônicos possuem em sua estrutura metais e compostos químicos como mercúrio, chumbo, cádmio, dentre outros que podem afetar diversas formas de vida - inclusive o ser humano - podendo causar dentre diversos males, anemia, câncer, problemas nos rins, pulmões e afetar o sistema nervoso e reprodutivo, podendo levar ao óbito. Para tal, existe uma série de práticas que podem ser realizadas para o tratamento correto do e-lixo como o descarte correto em institutos e organizações que podem tratá-lo sem que cause impactos significativos ao meio ambiente, doá-lo quando em bom estado e com possibilidades de uso a quem precise dos mesmos, e reduzir o consumismo supérfluo de tendências. FUNDAMENTOS DO USO DE TI Computadores • Classificação quanto ao porte: – Mainframes; • Um mainframe é um computador de grande porte, dedicado normalmente ao processamento de um volume grande de informações. Os mainframes são capazes de oferecer serviços de processamento a milhares de usuários através de milhares de terminais conectados diretamente ou através de uma rede. • Embora venham perdendo espaço para os servidores de arquitetura PC e servidores Unix, que em geral possuem custo menor, ainda são muito usados em ambientes comerciais e grandes empresas (bancos, empresas de aviação, universidades, etc.). – Servidores de Rede; • Em informática, um servidor é um sistema de computação centralizada que fornece serviços a uma rede de computadores. Esses serviços podem ser de natureza diversa, como por exemplo, arquivos e correio eletrônico. Os computadores que acessam os serviços de um servidor são chamados clientes. As redes que utilizam servidores são do tipo cliente-servidor, utilizadas em redes de médio e grande porte (com muitas máquinas) e em redes onde a questão da segurança desempenha um papel de grande importância. O termo servidor é largamente aplicado a computadores completos, embora um servidor possa equivaler a um software ou a partes de um sistema computacional, ou até mesmo a uma máquina que não seja necessariamente um computador. • A história dos servidores tem, obviamente, a ver com as redes de computadores. Redes permitiam a comunicação entre diversos computadores, e, com o crescimento destas, surgiu a idéia de dedicar alguns computadores para prestar algum serviço à rede, enquanto outros se utilizariam destes serviços. Os servidores ficariam responsáveis pela primeira função. • Com o advento das redes, foi crescendo a necessidade das redes terem servidores e minicomputadores, o que acabou contribuindo para a diminuição do uso dos mainframes. • O crescimento das empresas de redes e o crescimento do uso da Internet entre profissionais e usuários comuns foi o grande impulso para o desenvolvimento e aperfeiçoamento de tecnologias para servidores. – Computadores Pessoais (PC), microcomputadores; • Um computador pessoal ou PC (do inglês Personal Computer) é um computador de pequeno porte e baixo custo, que se destina ao uso pessoal ou por um pequeno grupo de indivíduos. A expressão "computador pessoal" é utilizada para denominar computadores de mesa (desktops), laptops, PDAs ou Tablet PCs, executando vários Sistemas Operacionais em várias arquiteturas. Os Sistemas Operacionais predominantes são Microsoft Windows, Mac OS X e os sistemas baseados em Linux, e as principais arquiteturas são as baseadas nos processadores x86, x64 e PowerPC. • No entanto o termo PC tem sido utilizado apenas para computadores pessoais derivados do modelo da IBM, o IBM PC, devido a larga campanha publicitária em 1981. A atual convergência entre PCs e palmtops, celulares e dispositivos móveis que possuem funções similares, sistemas operacionais e componentes leva a uma discussão sobre a extensão do termo "computador pessoal" a esses dispositivos. – Estações de Trabalho (Workstation); • Estação de trabalho (do inglês Workstation) era o nome genérico dado a computadores situados, em termos de potência de cálculo, entre o computador pessoal e o computador de grande porte, ou mainframe. Algumas destas máquinas eram voltadas para aplicações com requisitos gráficos acima da média, podendo então ser referidas como Estação gráfica ou Estação gráfica de trabalho 13 – Computadores Magros (Thin Client). • Um thin client ("cliente magro") é um computador cliente em uma rede de modelo cliente-servidor de duas camadas o qual tem poucos ou nenhum aplicativo instalados, de modo que depende primariamente de um servidor central para o processamento de atividades. A palavra "thin" se refere a uma pequena imagem de boot que tais clientes tipicamente requerem - talvez não mais do que o necessário para fazer a conexão com a rede e iniciar um navegador web dedicado ou uma conexão de "Área de Trabalho Remota". • Esses computadores são usados normalmente em situações onde a demanda é somente acesso à internet (caso das empresas de telemarketing) ou em locais onde o lançamento de dados não requer nenhum processamento local deixando a cargo do servidor todo o processamento (ex. Padarias modernas). PERIFÉRICOS E CLASSIFICAÇÕES: – Entrada: enviam dados para processamento Ex: Teclado, Mouse, Microfone, Câmera, Scanner – Processamento: manipulam os dados inseridos e geram informações Ex: Processador, Placa de Vídeo, Memória RAM – Saída: Mostram o resultado do processamento Ex: Monitor, Impressora, Caixa de Som. ARMAZENAMENTO DE DADOS Tipos de armazenamento: – Magnético • Mais Antigos, são os HD (Hard Disk ou Disco Rígido)discos e fitas magnéticas. Disquetes – Óptico • São os CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD-ROM, DVD-R, DVD-RW, Blu-Ray e suas variações – Memória Flash • Mais novo, são amplamente usados, são os Pen-Drives, Compact Flash, Memory Stick, Micro SD Card, SSD (solid-state drive) REDES DE COMUNICAÇÃO • Evolução das telecomunicações para melhorar o fluxo de dados e informações entre os computadores. • Classificação quanto a abrangência: PAN significa em inglês Personal Area Network (Rede de área pessoal), é uma rede doméstica que liga recursos diversos ao longo de uma residência. Através da tecnologia Bluetooth, Infra-Vermelho ou cabo USB obtém-se uma rede PAN. LAN é o acrónimo de Local Area Network, é o nome que se dá a uma rede de carácter local, e cobrem uma área geográfica reduzida, tipicamente um escritório ou uma empresa, e interligam um número não muito elevado de entidades. São usualmente redes de domínio privado. Através da tecnologia Wi-FI ou cabo par trançado obtém-se uma rede LAN MAN significa em inglês Metropolitan Area Network. Esta rede de carácter metropolitano liga computadores e utilizadores numa área geográfica maior que a abrangida pela LAN mas menor que a área abrangida pela WAN. Uma MAN normalmente resulta da interligação de várias LAN, cobrindo uma área geográfica de média dimensão, tipicamente um campus ou uma cidade/região, podem ser redes de domínio privado ou público. Através da tecnologia de ondas de rádio obtém-se a rede MAN. WAN significa Wide Area Network, e como o nome indica é uma rede de telecomunicações que está dispersa por uma grande área geográfica. A WAN distingue-se duma LAN pelo seu porte e estrutura de telecomunicações. As WAN normalmente são de carácter público, geridas por um operador de telecomunicações. O maior exemplo desse tipo de conexão é a Internet. 14 REDES SEM FIO - WIRELESS Uma rede sem fio refere-se a uma rede de computadores sem a necessidade do uso de cabos – sejam eles telefônicos, coaxiais ou ópticos – por meio de equipamentos que usam radiofrequência (comunicação via ondas de rádio) ou comunicação via infravermelho, como em Controle Remoto de televisão. É conhecido também pelo nome do inglês wireless As mais conhecidas são: Infrared Data Association (IrDA): Infra Vermelho (controle remoto de televisão). Alcance de 10 até 50 metros sem barreiras e de forma direcional Bluetooth é uma especificação industrial para áreas de redes pessoais sem fio (Wireless personal area networks – PANs). O Bluetooth provê uma maneira de conectar e trocar informações entre dispositivos como telefones celulares, notebooks, computadores, impressoras, câmeras digitais e consoles de videogames digitais através de uma frequência de rádio de curto alcance. Wi-Fi deriva de uma abreviação de Wireless Fidelity, ou Fidelidade sem fio, é uma marca registrada da Wi-Fi Alliance, que é utilizada por produtos certificados que pertencem à classe de dispositivos de rede local sem fios (WLAN) baseados no padrão IEEE 802.11. O Alcance máximo em campo aberto pode chegar até 300 metros. COMUNICAÇÃO EM REDE – Protocolos de Comunicação • TCP/IP: TCP (Transmission Control Protocol) e IP (Internet Protocol) – conjunto de protocolos que definem o padrão de trabalho da Internet. Linguagem de comunicação entre computadores. SOFTWARES (PROGRAMAS) • Conjunto de instruções que desenvolvem os processamentos solicitados pelo usuário. Podem ser classificados quanto a sua área de aplicação: Software básico • Sistemas operacionais (Alma da máquina). Software aplicativo • Softwares que possuem função específica. Software de Computação gráfica • São diferenciados dos aplicativos pelo seu grande volume de desenvolvimentos matemáticos apurados que desenvolve implicitamente. Linguagens de programação • É um software específico para a criação de softwares de outros tipos. APLICAÇÕES DEPARTAMENTAIS E TECNOLOGIA INTERNET, INTRANET E EXTRANET Definições e Diferenças INTERNET É o conjunto de redes mundial, seu nome tem origem inglesa, onde inter vem de internacional e net significa rede, ou seja, rede mundial de computadores. É um conglomerado de redes de computadores que utilizam um conjunto de protocolos para servir e conectar vários usuários no mundo inteiro. Ela é formada por diversas redes, que consistem em empresas privadas, públicas, acadêmicas e do governo, tornando o seu alcance global e que está ligada a uma ampla variedade de tecnologias de rede eletrônica, sem fio e ópticas. 15 É o tipo de rede mais conhecido e utilizado, praticamente toda empresa ou residência conta com um computador conectado à internet. A internet surgiu a partir da criação da ARPANET, um sistema criado pelo governo norte- americano durante a guerra fria para que computadores militares pudessem trocar informações entre bases militares. A internet se tornou um dos principais meios de comunicação criados pelo homem. Com ela é possível transferir arquivos, realizar ligações por voz ou vídeo, trocar e-mails e acessar informações em diversas partes do mundo, diminuindo a distância entre pessoas. INTRANET A intranet também é uma rede de computadores. Baseia-se nos serviços oferecidos na Internet, porém, de uso exclusivo de um determinado local. Geralmente utilizado em servidores locais instalados na empresa, que só pode ser acedida pelos seus utilizadores ou colaboradores internos, ou seja, não é possível acessar ou trocar informações com computadores desta empresa, a não ser que se tenha credenciais de acesso e intranet. Com a necessidade de centralizar as informações e aperfeiçoar métodos de comunicação para reduzir custos, as empresas entre outras organizações criam suas intranets. Assim o nível de segurança das informações desta empresa também aumenta, pois os usuários da empresa só podem acessar a intranet com nome de usuário e senha devidamente especificados pela empresa. - Aplicabilidade - exemplos de aplicabilidade da intranet numa empresa, para que possamos compreender melhor: Um departamento de tecnologia disponibiliza aos seus colaboradores um sistema de abertura de chamada técnica; Um departamento de RH anuncia vagas internas disponíveis; Um departamento de pessoal disponibiliza formulários de alteração de endereço, vale transporte, etc.; Um diretor em reunião em outro país, acedendo os dados corporativos da empresa, por meio de uma senha de acesso. É possível ter um site ou portal dentro de uma Intranet. Grandes empresas utilizam esta abordagem para disponibilizar suas informações, avisos e links de acesso a sistemas internos. Certas informações que não são de interesse público e restritas, podem ser disponibilizadas apenas para colaboradores destas empresas, como por exemplo, o sistema de comunicação interna do Sabesim. EXTRANET Ainda possuímos a Extranet, que é uma espécie de extensão da intranet. Suas funcionalidades são semelhantes à da Intranet, porém, seu objetivo é o acesso via Internet, ou seja, de qualquer parte do mundo você pode acessar dados de sua empresa e interagir com demais colaboradores. É uma forma de melhorar a comunicação entre funcionários e parceiros, enriquecendo a base de conhecimento que possa ajudar os funcionários a criar novas soluções. A tabela a seguir demonstra um comparativo entre as redes: 16 TECNOLOGIA COMO INOVAÇÃO DEPARTAMENTAL; A nova economia em que atuamos baseia-se na informação e na gestão do conhecimento, onde a revolução tecnológica movimenta cada vez mais um volume de informações vinte vezes maior que a dez anos atráz e certamente muito menor que daqui a dois anos. Esse movimentose reflete na adoção de tecnologias inovativas para o processamento, uso e aplicação dos resultados nas corporações. No âmbito empresarial essas inovações tecnológicas se refletem na esfera dos departamentos que compõem a estrutura comercial das organizações, onde encontramos cada vez mais empresas modernas com estruturas mais enxutas, dinamicas e que acompanham na medida do possível essa velocidade cada vez maior e respondem as demandas de informação também com velocidades equivalentes as necessidades. Se antes tinhamos os pedidos colocados na estrutura por meio de formulários escritos manualmente, passou-se a informatização atraves de digitalização dos mesmos, evoluiu para um pedido feito pelo site da organização, ou pelo pedido direto por e-commerce (B2B), atualmente com a integração dos sistemas de ERP esse pedido é colocado diretamente pela plataforma e eletronicamente verificado nos departamentos de estoque, expedição, faturamento e apontamentos para a reposição do item ou até a programação do ressuprimento das materias primas necessárias a produção de um novo lote. Esse movimento cada vez mais rápido e com quase nenhuma interação do ser humano no processo, representa uma inovação com a maximização da produtividade e da integração de diversos sistemas para o desempenho da atividade empresarial. FINANÇAS, CONTROLADORIA E CONTABILIDADE; Desde os sistemas de informação empresarial, passando pelos sistemas integrados de gestão e estes com plataformas baseadas na internet, o acesso a informação e sua integração na organização para suprir as demandas de registro contábil, financeiro e a controladoria verificando as contas, os lançamentos e principalmente os processos contábeis corretos proporcionou uma velocidade na contabilização dos registros do ato contábil e na elaboração imediata das peças contábeis como por exemplo: - contas a pagar / contas a receber - fluxo de caixa - livro caixa - razonetes - balancetes - demosntrativos contábeis como balanço patrimonial - fechamentos a qualquer instante da posição e situação financeira Tudo isso ocasionou uma inovaçào nunca antes experimentada pelo controle da organização em tempo real e imediato. Essa inovação permite uma mudança cada vez mais marcante na atuação dos profissionais dessas áreas, proporcionando maior tempo para o planejamento das atividades uma vez que a parte mecanica e legalmente estabelecida os sistemas proporcionam automaticamente, o que não anula a necessidade de auditoria nas peças, mas muda significativamente a forma de atuação, o acesso e a disseminação da informação na organização, e obviamente no preparo e na informatização dos profissionais envolvidos, e essa demanda ocorre nos processos e nos departamentos atuando na empresa. Para a administração financeira e a contabilidade encontramos sistemas de informação que registram e relatam transações empresariais, legais, fluxo de capitais por uma organização e produzem demonstrativos financeiros. Desse modo, esses sistemas oferecem não só informações para planejamento e controle de operações empresariais, como também a trilha de auditoria para a manutenção de um registro legal e histórico; Temos como vantagem a sensível redução de erros e falhas e o aumento da produtividade pois esse ganho de tempo se reverte nas ações para o planejamento e facilidades para a controladoria. Alguns sistemas especialistas para as áreas: • contabilidade: - contas a receber; - contas a pagar; - livro-razão geral; - balancete de verificação; - balanço patrimonial. • finanças: - administração de caixa; - administração de crédito; - administração de investimentos; - orçamento de capital; - previsão financeira. 17 MARKETING E VENDAS; Com a adoção de Sistemas Integrados de Marketing e também a sua integração com o departamento de vendas atrelados à plataforma de negócio eletrônico, maximizamos o mapeamento de gosto e preferência do cliente, e dos prospects (futuros prováveis clientes em potencial) podendo desde a criação de produtos e serviços que atendam a uma demanda ainda não atendida pelo mercado, entenda a concorrência, passsando pela maximização da produção ou prestação de serviços, planejamento da produção objetivando o JIT – Just in Time (produção sob demanda, o que gera ganhos devido a economia nos estoques e a atendimento aos pedidos de forma a evitar desperdicios), até a decisão pela aletração do produto atualizando-o ou a retirada do mesmo no mercado. Tecnologias como as utilizadas nos websites de Intranets, da Internet e de Extranet criam novos canais para comunicações interativas dentro de uma companhia, com clientes, com fornecedores, parceiros de negócios e outros agentes do ambiente externo de negócios. Daí o encorajamento à colaboração interfuncional com cl ientes em desenvolvimento de produto, marketing, entrega, atendimento e suporte técnico. A empresa que monta uma estrutura de e-business bem-sucedida focada no cliente tenta “controlar” a experiência total que o cliente tem da companhia por meio de abordagens como: - permitir ao cliente fazer pedidos diretamente no seu website e por meio de parceiros de distribuição; - construção de um banco de dados que capta as preferências e a capacidade de compra dos clientes, permite aos funcionários terem uma visão completa de cada cliente; é a base de um Customer Relationship Management (CRM). Alguns sistemas especialista para marketing: - gerenciamento da relação com o cliente; - marketing interativo; - automação da força de vendas; - processamento de pedidos; - controle de estoques; Marketing, segundo Philip Kotler, deve considerar 4Ps: promoção ou propaganda, venda de produtos, desenvolvimento de preços em praças ou novos mercados para melhor atender clientes atuais e potenciais. Sistemas de informação de marketing do tipo SPT devem ajudar os gerentes a satisfazer as necessidades mais amplas de informação nas seguintes áreas: • administração de produto: o sistema de informação ajuda a planejar, monitorar e apoiar o desempenho de produtos, linhas de produtos e de marcas; • propaganda e promoção: os sistemas de informação ajudam a selecionar mídias e métodos promocionais e a controlar e a avaliar os resultados de propagandas e promoções; • previsão de vendas: um sistema de informação pode produzir rapidamente previsões de vendas de curto e de longo prazo; • pesquisa de mercado: as ferramentas de um sistema de informação podem ajudar os pesquisadores na coleta e na análise de dados internos e externos sobre variáveis de mercado, evolução e tendências; • administração de vendas: o sistema de informação ajuda a planejar, monitorar e apoiar o desempenho de vendedores e as vendas de produtos e serviços; • automação da força de vendas: o sistema de informação automatiza o registro e o relatório da atividade de vendas pelos vendedores e as comunicações e apoio às vendas pela administração; • processamento de pedidos ou processamento de pedidos de vendas: é um importante sistema de processamento de transações que capta e processa pedidos dos clientes, produzindo faturas para eles e dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Também há integração com o sistema de faturamento de finanças e contábil; • controle de estoque: esses sistemas acompanham e monitoram os níveis de estoques e suas mudanças. Eles podem ser programados para notificar os gerentes se for atingido certo nível de estoque que necessite de uma decisão. Também podem ser equipados para lidar com informações sobre pedidos de rotina. Por exemplo, um sistema de informação de marketing pode ajudar os gerentes de marketing a desenvolver estratégias e planos com base em metas empresariais, pesquisa de mercado e dados da atividade de vendas, monitorar e apoiar atividades de marketinginstitucional. Conforme explica O´Brien (2007), Marketing Direcionado: tornou-se uma importante ferramenta no desenvolvimento de estratégias de propaganda e promoção para os websites de comércio eletrônico de uma empresa. O marketing direcionado é um conceito de administração de propaganda e promoção que engloba cinco componentes-alvo: 1. Comunidade: as empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda na rede e seus métodos de promoção para atrair pessoas de comunidades específicas. 2. Conteúdo: Propaganda como cartazes eletrônicos ou banners podem ser veiculadas em várias páginas de sites da Internet, além da home page da empresa. 3. Contexto: A propaganda figura apenas em páginas da Internet que são relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. 4. Aspectos demográficos/psicográficos: Esforços de marketing podem ser dirigidos apenas a tipos específicos ou classes da população. 5. Comportamento On-line: Campanhas de propaganda e promoção podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. 18 RECURSOS HUMANOS; A função de administração de recursos humanos envolve a avaliação, a seleção, o recrutamento, a remuneração e o desenvolvimento de funcionários. O objetivo da área de RH é o uso eficaz e eficiente dos recursos humanos de uma empresa. Os sistemas de informação de recursos humanos do tipo SPT são projetados para apoiar: • as rotinas do departamento de pessoal da empresa; • o desenvolvimento de todo o potencial dos funcionários; • controle de todas as políticas e programas de pessoal. Basicamente, as empresas utilizavam os sistemas de informação computadorizados para: 1) produzir a folha de pagamento (hollerith ou contracheque) e relatórios, 2) manter cadastro de pessoal e 3) analisar o uso de pessoal nas suas operações. O sistema de folha de pagamento recebe e mantém dados de cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho para produzir contracheques e outros documentos, como declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise de mão de obra. Outras atribuições da área de RH são: • recrutamento, seleção e contratação; • remanejamento de cargos; • avaliações de desempenho; • análise de benefício do funcionário; • treinamento e desenvolvimento; • saúde e segurança do trabalho. • administração de recursos humanos: - análise de remuneração; - inventário de qualificações de funcionários; - previsão de necessidades de pessoal; - folha de pagamento; LOGÍSTICA A cadeia de suprimentos pode ser entendida como uma forma de colaboração entre fornecedores, varejistas e consumidores para a criação de valor. O grande objetivo da SCM é a redução de estoques com a garantia de que não faltará nenhum produto quando for solicitado. O desenvolvimento de técnicas e ferramentas serve para melhorar a gestão da cadeia de fornecimento e essas contribuem para uma melhor estratégia e prática. Deve-se integrar práticas de administração e tecnologia de informação para aperfeiçoar o produto e os fluxos de informação entre os processos e parceiros empresariais dentro de uma cadeia de suprimentos. A gestão da cadeia de suprimentos é estratégica para muitas empresas que têm unidades espalhadas por várias cidades, estados e países. É essencial para aquelas que quiserem atender as exigências de valor de seus clientes de compras convencionais ou pelo e-commerce: o que o cliente quer, quando e onde quer, pelo menor preço possível. As relações entre empresas, necessárias para a fabricação e venda de um produto, compõem uma rede de relações de uma empresa, chamada de cadeia de suprimentos. Semelhante ao CRM, o SCM também é um conjunto de módulos interligados para a gestão da cadeia de suprimentos, que reestruturam e agilizam os processos tradicionais da cadeia de suprimentos. As demandas de e-commerce estão forçando os fabricantes a utilizarem suas Intranets e Extranets para obter ajuda na reestruturação de suas relações com fornecedores, distribuidores e varejistas. O objetivo é reduzir custos de forma significativa, aumentando a eficiência e melhorando os prazos dentro do ciclo da cadeia de suprimentos. O sistema de SCM também pode ajudar a melhorar a coordenação entre os agentes do processo da cadeia de suprimentos, tanto interna quanto externamente. O resultado é uma distribuição muito mais eficaz entre as redes e os canais de distribuição. O foco principal de gerenciamento da cadeia de suprimentos visa alcançar agilidade e pronta reação no atendimento das demandas dos clientes de uma empresa ou empresas e parceiros de negócios. Os componentes de SCM são: • planejamento de demanda (previsão); • colaboração de demanda (processo de resolução colaborativa para determinar consensos de previsão); • promessa de pedidos (quando alguém promete um produto para um cliente, levando em conta tempo de duração e restrições); • otimização de rede estratégica (quais produtos as plantas e centros de distribuição devem servir ao mercado) – mensal ou anual; • produção e planejamento de distribuição (coordenar os planos reais de produção e distribuição para todo o empreendimento) – diário; • calendário de produção – para uma locação única, criar um calendário de produção viável – minuto a minuto; • planejamento de redução de custos e gerência de desempenho – diagnóstico do potencial e de indicadores, estratégia e planificação da organização, resolução de problemas em real time, avaliação e relatórios contábeis, avaliação e relatórios de qualidade. Fonte: Lapo, W.D. Gestão de Tecnologia da Informação. São Paulo. 5ª. Edição. Editora SOL. 2016. 19 NOVOS USOS DAS TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES Negócios pela Internet: E-Commerce e E-Business - Novos padrões de funcionamento; - Novas formas de comercialização. O maior exemplo desta transformação é o E-Business (Negócios Eletrônicos) que é a utilização da Tecnologia da Informação para promover transações eletrônicas. O E-Business é diferente do E-Commerce. E-Business Estratégia de posicionamento da empresa na Internet. Muito mais amplo; vários tipos de transações podem ocorrer. Qualquer forma de transação de negócios na qual as partes interagem eletronicamente, em vez de por meio de compras físicas ou contato físico direto E-Commerce Componente do E-Business para desenvolvimento da atividade de vendas no meio eletrônico. Diferenças entre e-Commerce e e-Business E-commerce significa comércio eletrônico, ou seja, o conjunto de atividades comerciais que acontecem on line. A diferença entre E-commerce e E-business, expressões que muitas pessoas confundem, existe. E-business não envolve transação comercial, é um negócio eletrônico, uma negociação feita pela Internet mas que não envolve necessariamente uma transação comercial. Um gerente de E-commerce de uma empresa, por exemplo, é aquele profissional responsável pelas relações comerciais da empresa na Internet. O gerente de E-business , por sua vez, é responsável pelas negociações da empresa na Internet. Um tem em seu trabalho a atividade de vendas e o outro não. Esta é a principal diferença. Modalidades de e-Business e e-Commerce B2B – Business To Business – (Negócios entre empresas) B2C – Business to Consumer B2E – Business To Employee C2M – Consumer to Management (e-gov): ou C2G – Consumer to Governement B2M – Business to Management (e-gov): ou B2G – Business to Governement SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL MRP: MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (PLANEJAMENTO DE NECESSIDADES DE MATERIAIS) Conceitos Básicos O MRP, ou planejamento de necessidades de materiais é um sistema lógico de calculo que converte a previsão de demanda em programação da necessidade de seus componentes. A partir do conhecimento de todos os componentes de um determinado produto eos tempos de obtenção de cada um deles, podemos, com base na visão de futuro das necessidades, calcular o quanto e quando se deve obter de cada item, de forma que não haja falta e nem sobra no suprimento das necessidades da produção. Atualmente um conceito mais amplo do MRP e que leva a mesma lógica é o MRPII (manufaturing resources planning), que além das quantidades e momentos de aquisição ou fabricação de cada item, são calculados e planejados os recursos a serem utilizados, como a capacidade de máquina, os recursos humanos necessários, os recursos financeiros, etc. Esses sistemas são módulos de pacotes de software de sistemas de informação que auxiliam na tomada de decisão gerencial, mais conhecidos como ERP (Enterprise Resources Planning). Os ERPs são pacotes padronizados e geralmente provenientes de empresas estrangeiras. Alguns nomes comerciais de sistemas de informações mais conhecidos são; SAP/R-3, BAAN4, Oracle Applications, BPCS, Peoplesoft, JDEdwards e MFG/Pro. Além do custo elevado de implementação e do próprio pacote em si, a forma como é padronizado muitas vezes não correspondem com a real necessidade da empresa. O não atendimento das necessidades por estes pacotes faz com que as empresas optem pela customização que encarece ainda mais o sistema, ou pelo próprio desenvolvimento de sistemas paralelos que descaracteriza o modelo de integração dos sistemas. Outro complicador no processo de implementação de um sistema, principalmente nos que se refere a planejamento, é que nem sempre o usuário está preparado ou possui conhecimento da dinâmica e do conceito utilizado no software, fazendo com que uma poderosa ferramenta de planejamento e tomada de decisões, seja utilizada apenas como uma simples listagem de estoque. 20 Como conceito básico pode-se dizer que o MRP tem como objetivo definir as quantidades e momentos em que cada item deve ser produzido ou comprado, a fim de atender o planejamento da produção, e para isso ressalta que as estruturas de produto devem estar perfeitamente definidas assim como os tempos de obtenção ou fabricação, além das informações sobre inventários que deve ser a mais acurada possível. O MRP realiza cálculos por meio da projeção de inventários em função do planejamento da produção. Um dos pontos importantes é o tempo de resposta do sistema, qualquer replanejamento que venha a ser necessário é facilmente visualizado os seus impactos nos inventários, mostrando a viabilidade de tal replanejamento assim como as alterações que serão necessárias para atender os objetivos. O MRP trabalha com as necessidades exatas de cada item, melhorando assim o atendimento aos consumidores, minimizando os estoques em processo e aumentando a eficiência da fábrica, obtendo assim, menores custos e consequentemente alcançando melhores margens de lucro. Mas para tudo isso, é fundamental que sejam estabelecidos corretamente todos os parâmetros do sistema. A parametrização do sistema MRP é uma das atividades mais importantes para o perfeito funcionamento do sistema. É necessário que a empresa mantenha certos dados em arquivo de computador, os quais, quando o programa MRP é rodado, são recuperados, usados e atualizados. Além das informações básicas sobre a estrutura do produto e o lead time de processo ou de fornecedor, deve-se levar em consideração algumas realidade e particularidades das empresas. Como exemplo pode-se citar um fornecedor que não seja 100%, neste caso deve-se optar por um estoque de segurança maior na parametrização, outro caso seria um equipamento que não tem 100% de estabilidade, parametrizando assim o lead time de processo com alguma folga caso ocorra algum problema. Não entrando no mérito das particularidades, os parâmetros básicos para um perfeito funcionamento do MRP são: Estrutura do Produto: é a especificação da quantidade de cada item que compõem um produto. Tempo de Reposição: é o tempo gasto entre a colocação do pedido até o recebimento do material. Tempo de Fabricação: é o tempo gasto do início até o termino da produção. Tamanho do lote de fabricação: é a quantidade de fabricação de determinado item de forma que otimize o processo. Tamanho do lote de reposição: é a quantidade de determinado item que se adquire de cada vez, visando também a otimização de custos. Estoque mínimo: é a quantidade mínima que deve ser mantida em estoque, seja de matéria-prima ou produto acabado. Estoque Máximo: é o nível máximo que os estoques devem chegar. Estes parâmetros devem tornar o MRP apto a responder: o que, quanto e quando serão necessários os componentes para cumprir a demanda de produtos finais. MRP II: MANUFACTURING RESOURCES PLANNING (PLANEJAMENTO DOS RECURSOS DE PRODUÇÃO) O sistema MRP II é a evolução natural da lógica do sistema MRP, com a extensão do conceito de cálculo das necessidades ao planejamento dos demais recursos de manufatura e não mais apenas dos recursos materiais. O sistema MRPII é um sistema integrado de planejamento e programação da produção, baseado no uso de computadores. Estes softwares são estruturados de forma modular, possuindo diversos módulos que variam em especialização e números. No entanto, pode-se afirmar que os módulos principais do MRP II são: – Módulo de planejamento da produção (production planning) – Módulo de cálculo de necessidade de materiais (material requirements planning ou MRP) – Módulo de cálculo de necessidade de capacidade (capacity requirements planning ou CRP) – Módulo de controle de fábrica (shop floor control ou SFC) O MRPII é um sistema de planejamento "infinito", ou seja, não considera as restrições de capacidade dos recursos. Os lead times dos itens são dados de entrada do sistema e são considerados fixos para efeito de programação; como conforme a situação da fábrica, os lead times podem mudar, de acordo com a situação das filas do sistema, os dados usados podem perder à validade. O MRPII parte das datas solicitadas de entrega de pedidos e calcula as necessidades de materiais para cumpri- las, programando as atividades da frente para trás no tempo, com o objetivo de realizá-las sempre na data mais tarde possível. Este procedimento torna o sistema mais suscetível a fatores como: atrasos, quebra de máquinas e problemas de qualidade. No entanto, alguns fatores positivos são ditos do sistema MRP II, entre os quais pode-se citar: a introdução dos conceitos de demanda dependente; ser um sistema de informações integrado, pondo em disponibilidade um grande número de informações para os diversos setores da empresa. 21 CRM: CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT (GERENCIAMENTO DO RELACIONAMENTO COM O CLIENTE) Arquitetura de sistemas que pode acompanhar o ERP (como um módulo) para combinar os processos de negócios e tecnologias promovendo a mineração de dados que permite conhecer profundamente as preferências pessoais específicas de cada cliente. O CRM é um termo usado para o gerenciamento do relacionamento com o cliente ou ainda um sistema integrado de gestão com foco no cliente, que reúne vários processos/tarefas de uma forma organizada e integrada. Como conceito: CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipação das necessidades e potenciais de uma empresa. Para auxiliar estas tarefas e rotinas automatizadas é necessário um software, geralmente chamado de software CRM. Um dos objetivos do “CRM”, é fidelizar clientes, embora este seja um termo confuso, pois leva a imaginar que você ganha um cartão com seu nome e alguns descontos ou milhas simplesmente... a fidelização vai muito além disso, é buscar a satisfação total do cliente, antever necessidades e desejos, ser tratado com dignidade e respeito oferecendo produtos adequados ao cliente. Isso é feito através do entendimento das necessidades e expectativas do cliente, baseadologicamente nas informações colhidas. CRM é principalmente cultura, pois não adianta um ótimo sistema se não existe uma cultura na empresa voltada para atender o cliente e obter informações úteis. Por este motivo a Consultoria de CRM é de fundamental importância. No geral o CRM abrange três áreas: automação de gestão do marketing, gestão comercial e a gestão de serviços/produtos ao cliente. Essas tarefas e processos, que alimentam o sistema resultam no banco de dados de informações, se utilizadas de forma adequada podem ser consultadas a qualquer hora e por qualquer departamento para uma tomada de decisão. Todas as atividades com o cliente devem ser registradas de uma forma padronizada, independente da forma de contato como: e-mail, orçamento, twitter, facebook, contatos telefônicos e outras atividades ou informações sobre o cliente. Isso tudo depois é analisado e se torna fonte para relatórios gerenciais. Podemos dividir o CRM em três partes ou tipos: A parte operacional; que visa os canais de relacionamento, mas exatamente a criação de canais de vendas. A parte analítica; como o nome já diz é a análise dos dados e informações, de forma que os dados gerem um conhecimento voltado a criar negócios, a parte de inteligência do processo. Tem como objetivo identificar as necessidades dos clientes através do acompanhamento de seus hábitos. A parte colaborativa; onde o foco é a obtenção do valor do cliente, fundamentada em conhecimento e interação com o cliente. Existe um desafio grande em conseguir fazer a integração entre os sistemas de CRM e os sistemas atuais de uma empresa, reunindo todas as informações obtidas nos mais diversos canais de vendas, agrupando tudo isso em uma base de dados única e deixando disponível para todos os departamentos da empresa, lembrando sempre que o foco principal é o cliente. Algumas empresas utilizam o CRM diretamente com a ferramenta de BI (Inteligência de negócios) para ter uma análise melhor das informações. Ao adotar a estratégia de CRM a empresa interage com todos os clientes, conhece os seus hábitos, criando eventos, promoções e campanhas direcionadas, torna o atendimento mais personalizado e consegue a fidelização do cliente. Uma empresa consegue identificar clientes potencias e estabelecer um estreitamento no relacionamento possibilitando que o mesmo passe a ser cliente efetivo. Contudo, para isto é preciso ter uma visão única do cliente com seus dados históricos, contatos e transações. Alguns benefícios / ações com CRM • Mensagens direcionadas; • Vendas complementares (Vendas Cruzadas); • Promoções de época pessoal; • Cartões de Fidelidade; • Bonificação por volume de compras; • Ciclo de vida dos Clientes. A gestão do relacionamento com o cliente requer uma visão ampla e ações de longo prazo. Isso significa dar mais atenção ao valor de um cliente ao longo da sua vida do que valor a uma transação. Segundo estudos da Fundação Getúlio Vargas (FGV) realizados pela pesquisadora Marta de Campos Maia (2002), o CRM é um conjunto de conceitos, construções e ferramentas compostas por estratégia, processo, software e hardware, mas, especialmente, pessoas. As soluções de CRM armazenam dados sobre todas as relações estabelecidas entre a empresa com seu cliente, criando um valioso grupo de informações comportamentais. Elas também auxiliam seus clientes a controlarem seus pedidos, devido às facilidades em acessar as informações quando, onde e como eles querem. Esse canal de troca de informações traz resultados óbvios: os clientes têm mais poder, mais escolhas e menos razões para procurar os concorrentes ou outros fornecedores. 22 Esse acompanhamento aprimora os serviços, planeja mais eficientemente o negócio, atendendo melhor o cliente e podendo assim os profissionais da área de Marketing e Vendas se dedicarem ao encantamento do cliente, vendendo sempre e com eficiencia e eficácia. ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (PLANEJAMENTO DE RECURSOS EMPRESARIAIS) Derivado do MRP e do MRP II é uma arquitetura de sistemas modulares com banco de dados centralizado que melhora a aquisição, controle, fluxo e disponibilização dos dados da organização. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc). Objetivos do ERP • Aumento da Eficiência, no que diz respeito às transações internas da organização com seus funcionários, suas políticas e as tecnologias utilizadas. • Aumento de Eficácia, no que diz respeito às transações externas de empresa com seus clientes e fornecedores. • Integração das áreas das empresas – meio interno e externo. ERP – INTEGRAÇÃO: EXEMPLO DE ERP - INTEGRAÇÃO Numa indústria de manufatura, a área de vendas foi informatizada com o objetivo de realizar mais rapidamente e com menores possibilidades de erros as análises das vendas contendo as diversas estatísticas dessa área, cálculo de comissão de vendedores, elaboração de gráficos de desempenho. A empresa instalou uma rede de microcomputadores, desenvolveu uma Intranet dentro da organização com uma Extranet envolvendo vendedores, funcionários e clientes. Os vendedores da empresa, tanto internos quanto externos, receberam palmtops, isto é, equipamentos do tipo Personal Digital Assistant (PDA), com rede sem fio, para adquirirem mobilidade. À medida que os vendedores realizavam as vendas dos produtos, digitalizavam os dados diretamente no visor do PDA – touch screen –, e este os transmitia por meio das telecomunicações de celular. Os pedidos davam entrada no sistema – Intranet –, e as notas fiscais eram emitidas na área da empresa destinada à expedição, que realizava o despacho da mercadoria assim que houvesse a liberação da área financeira. A cada instante do dia, os gerentes e o pessoal da média e da alta administração das diversas áreas da organização podiam observar os dados de vendas acumuladas até o momento, SIGs com totais acumulados na semana ou no mês, os totais de cada mês anterior ou de cada semana anterior, os gráficos do que foi vendido baseado em estatísticas anteriores. Podiam também passar instruções para os supervisores e vendedores sobre promoções e campanhas. Os dados da programação de produção e os diversos dados de planejamento estratégico da empresa eram fornecidos pelo sistema de ERP. O pessoal da alta e da média administração da empresa podia adotar as decisões assertivas de modo mais rápido, seguro, lucrativo e com qualidade, pois as informações necessárias à tomada de decisões eram disponibilizadas pela organização em tempo real. O sistema de vendas fornecia informações valiosas de marketing para o gerente e aos supervisores de vendas durante o expediente, que, com base nelas, tomavam as decisões necessárias para a correção ou alteração de rumo das tarefas da área com o objetivo de atingir melhor os objetivos da área. ERP – MÓDULOS: • Módulos são partes menores, integrados e dependentes (sistemas / sub-sistema). Exemplos: – Planejamento e Controle Orçamentário – Vendas / Faturamento – Compras / Suprimentos (MRP) – Recursos Humanos – Financeiro – Gestão de Projetos – Planejamento e Controle de Produção (MRPII) – CRM ERP – VITORIOSO: A implantação de um ERP só pode ser vitoriosa se: • Existir o total comprometimento da alta direção. • Permitir e incentivar a comunicação entre os envolvidos. • Possuir um gerenciamento de expectativas. • Não possuir uma data limite rígida e Não modificar a todo instante o projeto original. • A aplicação de técnicas de Gestão de Projetos para a implantação de um ERP é primordial. 23 Exemplos de Fabricantes de ERP Software PlataformasOrigem Idiomas disponíveis ERP Cloud Multiplataforma / Web Brasil Português Microsoft Dynamics Multiplataforma Estados Unidos Inglês Protheus Multiplataforma Brasil Português SAP AG Multiplataforma Alemanha Multilíngue Oracle Multiplataforma EUA Inglês Totvs Multiplataforma Brasil Português, Inglês e espanhol BI: BUSINESS INTELIGENCE (INTELIGÊNCIA DE NEGÓCIOS) O termo BI refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios. Conjunto de técnicas e ferramentas que oferecem aos tomadores de decisão a possibilidade de Organizar, analisar, distribuir e agir, ajudando o processo de tomada de decisões e Permite suprir as “eventuais falhas” de relatórios existentes nos sistemas ERP. A Inteligência Empresarial, ou Business Intelligence, é um termo do Gartner Group. O conceito surgiu na década de 80 e descreve as habilidades das corporações para acessar os dados e explorar informações (normalmente contidas em um Data Warehouse/Data Mart), analisando-as e desenvolvendo percepções e entendimentos a seu respeito, o que lhes permite incrementar e tornar mais pautada em informações a tomada de decisão. As organizações tipicamente recolhem informações com a finalidade de avaliar o ambiente empresarial, completando estas informações com pesquisas de marketing, industriais e de mercado, além de análises competitivas. Organizações competitivas acumulam "inteligência" à medida que ganham sustentação na sua vantagem competitiva, podendo considerar tal inteligência como o aspecto central para competir em alguns mercados. Geralmente, os coletores de BI obtêm as fontes primárias de informação dentro das suas empresas. Cada fonte ajuda quem tem que decidir a entender como o poderá fazer da forma mais correta possível. As fontes secundárias de informações incluem as necessidades do consumidor, processo de decisão do cliente, pressões competitivas, condições industriais relevantes, aspectos econômicos e tecnológicos e tendências culturais. Cada sistema de BI determina uma meta específica, tendo por base o objetivo organizacional ou a visão da empresa, existindo em ambos objetivos, sejam eles de longo ou curto prazo. Business Intelligence (BI) pode ser traduzido como inteligência de negócios, ou inteligência empresarial. Isto significa que é um método que visa ajudar as empresas a tomar as decisões inteligentes, mediante dados e informações recolhidas pelos diversos sistemas de informação. Sendo assim, BI é uma tecnologia que permite às empresas transformar dados guardados nos seus sistemas em Informação qualitativa e importante para a tomada de decisão. Há uma forte tendência de que os produtos que compõem o sistema de BI de uma empresa passem, isoladamente, a prover funções extras que auxiliem na tomada de decisões. Por exemplo, todos os sistemas que funcionam numa perspectiva de organização da informação. Sendo assim temos: ERP – Enterprise Resource Planning; CRM – Customer Relationship Manager. Desenhando e Implementando BI Quando é implementado um programa de BI deve-se relacionar as questões e suas possíveis decisões, tais como: Questões de alinhamento de metas: é o primeiro passo para determinar propostas de curto e médio prazos do programa. Questões de base: coleta de informações de competência atual e suas necessidades. Custos e Riscos: as consequências financeiras da nova iniciativa de BI devem ser estimadas. Cliente e "stakeholder": determina quem serão os beneficiados da iniciativa e quem pagará por ela. Métricas relacionadas: estes requerimentos de informações devem ser operacionalizadas com clareza e definidas por parâmetros métricos. Mensuração Metodológica: deve ser estabelecido um método ou procedimento para determinar a melhor ou aceitável maneira de medir os requerimentos métricos. Resultados relacionados: alguém deve ser o monitor do programa de BI para assegurar que os objetivos estão ocorrendo. Ajustes no programa podem ser necessários. O programa deve ser testado pela eficácia, rentabilidade e validade. 24 BI para a Administração: • Permite: O cruzamento de dados, visão em cenários (internos e externos), análise de indicadores de desempenho empresarial, curvas de tendência etc. • Tendência: Daqui a alguns anos para cada usuário de informações operacionais existirão 5 usuários de informações gerenciais e analíticas. • Amplificação da capacidade criativa e inteligência emocional. BI nas redes sociais Com o crescimento exponencial do uso das redes sociais por grandes corporações nas suas estratégias de negócios, o BI também precisou se reinventar. Várias empresas estão desenvolvendo software para ter à disposição o seu histórico de interações e relacionamento na Internet. CLOUD COMPUTING (COMPUTAÇÃO NAS NUVENS) A expressão cloud computing começou a ganhar força em 2008, mas, conceitualmente, as ideias por trás da denominação existem há muito mais tempo. Também conhecida no Brasil como computação nas nuvens ou computação em nuvem, a cloud computing se refere, essencialmente, à noção de utilizarmos, em qualquer lugar e independente de plataforma, as mais variadas aplicações por meio da internet com a mesma facilidade de tê-las instaladas em computadores locais. Entendendo a cloud computing (computação nas nuvens) Estamos habituados a armazenar arquivos e dados dos mais variados tipos e a utilizar aplicações de maneira on premise, isto é, instaladas em nossos próprios computadores ou dispositivos. Em ambientes corporativos, esse cenário muda um pouco: é relativamente comum empresas utilizarem aplicações disponíveis em servidores que podem ser acessadas por qualquer terminal autorizado. A principal vantagem do on premise está no fato de ser possível, pelo menos na maioria das vezes, utilizar as aplicações mesmo sem acesso à internet ou à rede local. Em outras palavras, é possível usar esses recursos de maneira off-line. Por outro lado, no modelo on premise, todos os dados gerados ficam restritos a um único equipamento, exceto quando há compartilhamento em rede, coisa que não é muito comum no ambiente doméstico. Mesmo no ambiente corporativo, essa prática pode gerar algumas limitações, como a necessidade de se ter uma licença de determinado software para cada computador, por exemplo. A evolução constante da tecnologia computacional e das telecomunicações está fazendo com que o acesso à internet se torne cada vez mais amplo e rápido. Esse cenário cria a condição perfeita para a popularização da cloud computing, pois faz com que o conceito se dissemine no mundo todo. Com a cloud computing, muitos aplicativos, assim como arquivos e outros dados relacionados, não precisam mais estar instalados ou armazenados no computador do usuário ou em um servidor próximo. Esse conteúdo passa a ficar disponível nas nuvens, isto é, na internet. Ao fornecedor da aplicação cabe todas as tarefas de desenvolvimento, armazenamento, manutenção, atualização, backup, escalonamento, etc. O usuário não precisa se preocupar com nenhum desses aspectos, apenas em acessar e utilizar. Nuvens representam uma abstração de recursos computacionais na internet - Imagem por OpenClipart Um exemplo prático dessa nova realidade é o Office Online, da Microsoft, serviço que dá acesso a recursos básicos de edição de textos, apresentações de slides, entre outras funcionalidades, de maneira completamente on-line. Tudo o que o usuário precisa fazer é criar uma conta e utilizar um navegador de internet compatível, o que é o caso da maioria dos browsers da atualidade. Algumas características da cloud computing Tal como já informado, uma das vantagens da cloud computing é o acesso a aplicações a partir da internet,
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