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GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO Professor: Me. Pablo Michel DIREÇÃO Reitor Wilson de Matos Silva Vice-Reitor Wilson de Matos Silva Filho Pró-Reitor de Administração Wilson de Matos Silva Filho Pró-Reitor de EAD William Victor Kendrick de Matos Silva Presidente da Mantenedora Cláudio Ferdinandi NEAD - NÚCLEO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA NEAD - Núcleo de Educação a Distância Av. Guedner, 1610, Bloco 4 - Jardim Aclimação - Cep 87050-900 Maringá - Paraná | unicesumar.edu.br | 0800 600 6360 As imagens utilizadas neste livro foram obtidas a partir do site shutterstock.com Diretoria Executiva Pedagógica Janes Fidelis Tomelin Diretoria Operacional de Ensino Kátia Coelho Diretoria de Planejamento de Ensino Fabrício Lazilha Head de Projetos Educacionais Camilla Barreto Rodrigues Cochia Caetano Head de Produção de Conteúdos Celso Luiz Braga de Souza Filho Gerência de Produção de Conteúdos Diogo Ribeiro Garcia Gerência de Projetos Especiais Daniel Fuverki Hey Supervisão do Núcleo de Produção de Materiais Nádila de Almeida Toledo Projeto Gráfico Thayla Guimarães Designer Educacional Giovana Vieira Cardoso Editoração Flávia Thaís Pedroso C397 CENTRO UNIVERSITÁRIO DE MARINGÁ. Núcleo de Educação a Distância; MICHEL, Pablo. Gerenciamento de custos e aquisições em projetos. Pablo Michel. Maringá-Pr.: UniCesumar, 2017. 54 p. “Pós-graduação Universo - EaD”. 1. Gerenciamento 2.Custos 3. EaD. I. Título. ISBN 978-85-459-0021-4 CDD - 22 ed. 650 CIP - NBR 12899 - AACR/2 01 02 03 sumário 06| VISÃO GERAL DO GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO 17| PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS CUSTOS 31| ESTIMAR OS CUSTOS OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM • Fornecer uma visão geral dos processos de gerenciamento dos custos do projeto. • Estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento dos custos do projeto. • Planejar o gerenciamento de custos do projeto. • Apresentar ferramentas de gerenciamento de custos. • Desenvolver estimativas de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto. PLANO DE ESTUDO A seguir, apresentam-se os tópicos que você estudará nesta unidade: • Visão geral do gerenciamento dos custos do projeto • Planejar o gerenciamento dos custos • Estimar os custos GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO INTRODUÇÃO introdução Caro(a) aluno(a), Nesta terceira unidade, discutiremos sobre o planejamento do gerenciamento de custos do projeto. O custo do projeto é uma das mais importantes considerações das partes interessadas. Se o projeto está propenso a custar mais do que o previsto no orçamento, então pode ser que o projeto venha a ser cancelado. Em alguns casos, as partes podem concordar com uma redução do tamanho do projeto de modo a reduzir o seu custo. Por isso, é interessante se fazer um estudo de viabilidade no início do projeto para saber se o projeto tem chances de alcançar os objetivos pretendidos e evitando-se que o custo venha a ser exorbitante e faça com que ele seja abandonado. Já imaginou começarmos a construir nossa casa e, depois de erguida toda a estrutura, constatarmos que não temos condições financeiras de concluí-la? Ou então, por uma deficiência de planejamento, os custos da construção dobrarem? Paralelamente, abordaremos o gerenciamento das estimativas de custos em projetos. Tais estimativas iniciais podem ser determinadas pela produtividade dos membros da equipe do projeto. Estimativa de esforço, juntamente com o cronograma, indicará ao cliente qual o impacto do custo e quando o projeto poderá ser realizado. Profissionais especializados, a exemplo de profissionais de software, são caros para contratar. O uso ideal de tempo dessas pessoas de altos salários requer um planejamento cuidadoso do projeto para minimizar o desperdício de tempo desses recursos de alto custo. Ao mesmo tempo, o prestador de serviços deve ser capaz de cobrar de seu cliente pelo trabalho realizado de modo que nem o cliente nem o prestador de serviços estejam em desvantagem pelo faturamento errado dos custos envolvidos. Assim, proporcionar uma boa estimativa de esforço e apresentá-lo ao cliente, além de formar a equipe do projeto com base nas competências necessárias para o projeto, são atividades cruciais. Ademais, é importante definir o tipo de orçamento que estará disponível para que o tipo certo de pessoas possa ser composto para o projeto dentro do orçamento especificado. Orçamentos e cronogramas apertados são as práticas usuais para a maioria dos projetos hoje e isso faz com que bons e confiáveis esforço, cronograma e estimativas de custo para projetos sejam ainda mais imprescindíveis. Pós-Universo 6 Visão Geral do Gerenciamento dos Custos do Projeto Pós-Universo 7 Conforme o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos custos do projeto aborda os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser concluído de acordo com o orçamento aprovado. No trabalho com projetos, planejamento e controle não são funções fechadas e separadas, salienta Daychoum (2012). Para ele, elas interagem uma com a outra e são interdependentes, num ciclo contínuo em que o planejamento gera informações necessárias ao controle e, de forma simultânea, o controle realimenta o planejamento. Os itens a seguir trazem uma visão geral dos processos de gerenciamento dos custos do projeto (PMI, 2013). São fáceis de entender, então vamos a eles: Planejar o gerenciamento dos custos - estabelece as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas e controle dos custos envolvidos. Estimar os custos - desenvolve as estimativas de custos dos recursos monetários necessários para concluir as atividades do projeto. Determinar o orçamento - agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para definir uma linha de base dos custos. Controlar os custos - monitora o andamento do projeto, atualizando o orçamento e gerenciando as mudanças feitas na linha de base dos custos. Esses processos interagem entre si e com as demais áreas de conhecimento. O Guia PMBOK® apresenta os processos de forma distinta, com ferramentas e técnicas diferentes para cada um deles, embora em alguns projetos, especialmente nos menores, o planejamento dos recursos, a estimativa dos custos e o orçamento são tão integrados que podem ser vistos como um único processo, realizado por uma única pessoa. A capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios iniciais do projeto, tornando muito importante uma correta definição inicial do escopo. Imagine que você esteja construindo sua tão sonhada casa de praia com piscina e apenas depois de levantar toda a estrutura descobre que esqueceu de fazer o quarto da sogra? Não seria bem menos custoso se você tivesse descoberto isso enquanto ainda estava desenhando o projeto no papel? Pós-Universo 8 Importante frisar que o gerenciamento dos custos do projeto deve considerar os requisitos das partes interessadas, pois elas avaliarão os custos do projeto de maneiras diferentes em momentos diferentes. Há inclusive uma conexão entre gerenciamento dos custos e gerenciamento do tempo, com alguns tópicos em comum. A exemplo do gerenciamento de valor agregado, ferramenta que pode ser usada tanto para tempo quanto para custos. O gerenciamento de tempo discute a decomposição de atividades, sendo que elas podem ser usadas para criar as estimativas de custos. Entretanto, em alguns projetos maiores, pode ser mais prático estimar e controlar os custos em um nível mais alto. A tabela 1 poderá ajudá-lo a compreender como cada parte dogerenciamento dos custos se encaixa no processo global de gerenciamento de projetos: Tabela 1: Realização dos processos de gerenciamento dos custos Processo de gerenciamento dos custos Realizado durante o grupo de processos de: Planejar o gerenciamento dos custos Planejamento Estimar os custos Planejamento Determinar o orçamento Planejamento Controlar os custos Monitoramento e controle Para o Guia PMBOK®, o gerenciamento dos custos do projeto preocupa-se principalmente com o custo dos recursos necessários para completar as atividades do projeto, embora deva considerar também o efeito das decisões de projeto no custo recorrente do uso, manutenção e suporte do produto, serviço ou resultado do projeto. Por exemplo, limitar o número de revisões pode reduzir o custo do projeto, entretanto poderia aumentar os custos operacionais resultantes. O Guia PMBOK® cita que, para muitas organizações, a análise do desempenho financeiro do produto do projeto é realizada fora do projeto, enquanto para outras, o gerenciamento dos custos pode incluir esse trabalho. Quando essas análises são incluídas, o gerenciamento dos custos pode abordar processos adicionais e técnicas como retorno do investimento, fluxo de caixa descontado e análise da recuperação do investimento, corrobora Dinsmore (2006). Pós-Universo 9 O esforço de planejamento do gerenciamento dos custos ocorre nas fases iniciais do planejamento do projeto e fornece a estrutura para que o desempenho dos custos seja eficiente. Devemos estar familiarizados com alguns conceitos de gerenciamento de custos, quais sejam: Custo de ciclo de vida - esse conceito envolve analisar os custos durante todo o ciclo de vida do produto e não apenas o custo do projeto para criar o produto. Por exemplo, imagine que planejemos o projeto para produzir o produto em um nível inferior de qualidade e, assim, conseguimos economizar R$ 10.000,00. Após a conclusão do projeto, os custos de manutenção são de R$ 80.000,00 durante a vida do produto, ao invés de R$ 20.000,00 que teria custado se o produto fosse construído com um maior padrão de qualidade. Logo, a economia no projeto de R$ 10.000,00 custou à empresa R$ 60.000,00, ou seja, teve um custo adicional de R$ 50.000,00. Análise de valor - concentra em descobrir uma forma mais econômica de fazer o mesmo trabalho, reduzindo os custos no projeto e mantendo o mesmo escopo. Risco de custos - alguns tópicos envolvem outras áreas de conhecimento como, por exemplo, o conceito de risco de custos que envolve as áreas de gerenciamento dos riscos, das aquisições e dos custos. Vamos lembrar de um assunto visto na Unidade de Aquisições? Em um contrato de preço fixo, quem assume o risco dos custos? O fornecedor. Não podemos esquecer, claro, que a preparação de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é um passo importante no gerenciamento e domínio da complexidade inerente ao projeto. Ela envolve a decomposição dos principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, em detalhes suficientes para apoiar o desenvolvimento das atividades do projeto. Mesmo que a EAP seja definida durante o gerenciamento do escopo do projeto, ela fornece a estrutura necessária para a estimativa do custo detalhado e controle juntamente com o fornecimento de orientação para o desenvolvimento do cronograma. Cada nível descendente da EAP representa um aumento do nível de detalhamento do trabalho do projeto. Pós-Universo 10 A EAP é frequentemente apresentada graficamente como uma árvore hierárquica, afirma Vanhoucke (2013). Ela tem vários níveis, como mostrado na figura 1. Objetivos do Projeto Itens de Trabalho Pacotes de Trabalho Atividades Quebrar o projeto em pedaços (itens) gerenciáveis Os itens de nível mais baixo de qualquer ramo da EAP é um pacote de trabalho. Monitorar e coletar dados de custos neste nível Representa cada pacote de trabalho por uma ou mais atividades Figura 1: Quatro níveis de uma Estrutura Analítica do Projeto Fonte: VANHOUCKE (2013) Importante salientar que o nível mais baixo de uma EAP é o pacote de trabalho, sendo que atividade não é parte da EAP, e sim um detalhamento do pacote do trabalho. Fonte: o autor atenção Dentro do Ciclo de Vida dos Projetos, Dinsmore (2006) comenta que todas as atividades afetam os custos do projeto. Desta forma, o planejamento e o controle dos custos são fundamentais. Salienta ainda que o desempenho dos custos do projeto deve ser monitorado e medido regularmente para identificar as variações do plano. Esses desvios são analisados dentro do processo de controle, que veremos na próxima unidade. Por exemplo, ultrapassar a previsão de custo de uma atividade pode requerer ajustes nos recursos humanos envolvidos, suscitando talvez a redução das horas extras, ou então no balanceamento entre o orçamento e os objetivos de prazo do projeto. Pós-Universo 11 Mas por que é tão difícil fazer boas estimativas de custos em projetos? Vemos com frequência manchetes mostrando estouro no orçamento de obras públicas e, muitas vezes, nos relatórios de desempenho dos projetos da própria empresa em que trabalhamos, não é mesmo? Obras de infraestrutura planejadas para a Copa do Mundo de 2014 registraram aumentos de até 478% nos últimos quatro anos, superando até a valorização dos imóveis em São Paulo. Para comparação, o metro quadrado na capital paulista subiu 200% em uma década, segundo pesquisa do Secovi (Sindicato da Habitação). A obra da Copa que teve a maior variação de preço foi o Aeroporto Afonso Pena, em Curitiba. A reforma do terminal de passageiros vai sair quase seis vezes mais cara do que o previsto, passando de R$41,3 milhões para R$239,1 milhões, segundo dados oficiais. O poder público justifica o aumento dos preços: problemas com desapropriações, mudanças no projeto, adaptação de demanda. Extraído de: <http://copadomundo.uol.com.br/noticias/redacao/2014/02/06/ obras-da-copa-estouraram-orcamento-inicial-em-ate-480-veja-lista.htm>. Acesso em: 05 mar. 2015. fatos e dados Como vimos, a justificativa do governo não é tão descabida, apesar de os valores serem um tanto exorbitantes. Mas é necessário deixar claro, caro(a) aluno(a), que muitas dessas comparações de aumento de preços são baseadas em estimativas iniciais de preços anteriores ao detalhamento do escopo do produto. À medida que vamos elaborando progressivamente o projeto, podemos adquirir mais detalhes e informações que nos permitirão avaliar mais precisamente os tais valores. Um fator de grande dificuldade em estimar custos em projetos é o fato de os projetos serem únicos. Por mais que tenhamos dados históricos de atividades e de projetos similares, estamos sempre trabalhando com analogias e, portanto, sujeitos a imprecisões, afirma Carvalho e Rabechini (2005). Pós-Universo 12 Mais que em outros casos, comenta Valeriano (2007), a gestão dos recursos deve ser baseada nos custos de atividades, diferentemente dos custos de operações, geralmente baseados nos custos por departamentos. Os projetos atravessam as fronteiras departamentais, necessitando, portanto, que os custos ou os valores agregados ao projeto sejam aqueles relacionados às atividades e materiais realmente debitados. Para uma boa gestão do custo, é necessário boa integração com as demais áreas de conhecimento, em especial com aquelas que fazem parte do triângulo dos objetivos primários, também conhecido como tripla restrição do projeto, conforme mostra a figura 2. Importante frisarmos aqui que o Guia PMBOK® reconhecia a tripla restrição, mas agora aborda múltiplas restrições no projeto. Escopo Projetos acima do limite orçado, entregue em atraso e fora do escopo. CustoPrazo Figura 2: Objetivos primários de projetos Fonte: CARVALHO e RABECHINI (2005) Além dessas, a área de risco fornece informações vitais para a boa gestão de custo, bem como a área de integração que deve estar ciente de qualquer alteração nos planos do projeto. Ademais, a área de comunicação deve, através dos seus relatórios de desempenho, trazer insumos importantes para a análise dos riscos do projeto. Para exemplificar a relação do prazo com os custos, Keelling (2006) cita que o atraso na entrega de equipamentos ou materiais é uma das causas comuns de escalada de custos provocada por quebra dos cronogramas do projeto. Pós-Universo 13 O gerenciamento de custos é feito pelo uso de técnicas de medição de desempenho, as quais auxiliam na avaliação das variações ocorridas e permitem antecipar problemas de atrasos e gastos acima do previsto, afirma Bernal (2012). A análise do valor do trabalho realizado (valor agregado), o qual veremos na última unidade, é útil para o controle do custo, determinando o que está causando a variação e sugerindo possíveis ações corretivas. Para Vargas (2009), o orçamento do projeto pode ser representado pela somatória do custo fixo com o custo relativo aos recursos de cada atividade do projeto. Orçamentos são as atribuições financeiras dos recursos necessários para se realizar o projeto, normalmente expressos em unidades monetárias. Novamente trazemos a EAP como ferramenta utilizada para estimativas de custos das fases do projeto, sendo o custo da fase nada mais do que a soma dos custos das atividades a ela pertencentes. O custo total do projeto é a soma dos custos de suas fases. Recomenda-se conhecer o escopo do trabalho a ser executado, os recursos necessários e o cronograma para que possamos estimar os custos. Desta forma, partindo da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), podemos estimar os recursos necessários e depois podemos estimar os valores (custos) de cada recurso. Teremos, como resultado, a Estrutura Analítica do Projeto associada a uma Estrutura Analítica de Custos que pode ser consolidada no orçamento do projeto. O artigo completo pode ser acessado no link: <http://blog.mundopm.com. br/2013/08/22/gerenciamento-de-custos/>. Acesso em: 05 mar. 2015. saiba mais Pós-Universo 14 Análises de custo/benefício são sempre difíceis de fazer, porque precisam incluir benefícios intangíveis no processo de decisão, comenta Wysocki (2014), e a melhoria da satisfação do cliente pode não ser facilmente quantificada. Pode-se até argumentar que a satisfação do cliente reduz a rotatividade e aumenta a receita, mas como colocar isso em números? Optar pelos benefícios diretos e mensuráveis para comparar com o custo de fazer o projeto e o custo de operação do novo processo pode ser uma saída. Se os benefícios superarem os custos das entregas do projeto, a alta administração poderá estar disposta a apoiar o projeto. Para se chegar a uma correta quantificação de custos, cada atividade deve ter um tempo e um custo de conclusão estimado. Ser capaz de fazer isso com o menor nível de decomposição na EAP permite agregar os níveis mais altos e estimar o custo total do projeto e sua data de conclusão, conforme mostra figura 3. Não se preocupe, caro(a) aluno(a), nós veremos com mais detalhes a agregação dos custos no tópico 1, da Unidade IV. 3. Es�ma�vas da conta de controle 2. Es�ma�vas de pacotes de trabalho 1. Es�ma�vas da a�vidades A1 R$ 25,00 A2 R$ 25,00 A3 R$ 25,00 A4 R$ 25,00 A5 R$ 45,00 6. Linha de base de custos 5. Reservas p/ con�ngências 8. Orçamento de custos. 7. Reservas de gerenciamento 4. Es�ma�vas do projeto ... PT1 R$ 100,00 PT2 R$ 250,00 CC1 R$ 850,00 R$ 1.250,00 CC1 R$ 105,00 CC1 R$ 1.355,00 CC1 R$ 68,00 CC1 R$ 1.423,00 CC2 R$ 400,00 PT3 R$ 500,00 PT4 R$ 175,00 ... Figura 3: Agregação de custos Fonte: MULCAHY (2013) Ao decompor sucessivamente atividades para níveis mais finos de granularidade, torna-se provável encontrar atividades primitivas que já foram executadas antes. Essa experiência em níveis mais baixos de definição proporciona uma base mais forte para estimar o custo e a duração da atividade levando-se em consideração atividades análogas. Pós-Universo 15 Vamos considerar outra situação envolvendo custos em projetos. Suponha que seja necessário contratar uma equipe de desenvolvedores para trabalhar em um novo aplicativo. Quando se está planejando recursos, precisa-se saber o nível de habilidade dos potenciais recursos. Pode-se ter que trocar dinheiro por tempo. Isso significa que é possível obter um custo mais baixo usando um desenvolvedor júnior, mas é provável que o processo torne-se mais demorado. Quando existe um planejamento detalhado do cronograma e dos recursos, torna- se relativamente simples calcular o custo de um projeto. Se a duração e o custo para cada atividade são conhecidos, multiplicação e adição resolvem o problema. Normalmente, alguns dos custos são de bens e serviços adquiridos externamente e que são consumidos no projeto. Lembram-se da Unidade de Aquisições? Para um razoável follow-up é aconselhável diferir entre os custos do projeto e os custos do produto, recomendam Tonnquist e Horluck (2009). Citam ainda que os primeiros são os custos de recursos durante o projeto, enquanto os últimos são os custos de materiais durante a produção do produto, ou seja, o resultado do projeto. O custo de produção de protótipos e pré-produção é geralmente uma parte dos custos do projeto. Kerzner (2010) traz um exemplo de objetivos iniciais da iniciativa de Gerenciamento de Projetos. A tabela 2 mostra alguns dos objetivos que podem ser alcançados e as medidas tomadas assim que a iniciativa de gerenciamento de projeto seja implementada. A tabela foi adaptada apenas para sinalizar a parte de custos, apesar de alguns conceitos serem apenas detalhadas em tópicos subsequentes. Tabela 2: Panorama da iniciativa de gerenciamento de projetos Área Ação Resultado/Benefício Medida Custeio / Orçamento do Projeto Motivo: controle 1. Elaborar e im- plementar os melhores sistemas personalizados de custeio do projeto (MS-Project) 2. Estimativas de custo no início do projeto (MS-Project) • O controle de custos ao longo do projeto • Habilidade para precificar projetos para evitar perdas • Método de Análise de Valor Agregado – AVA • Cost variance (CV = EV - AC) • CPI (Cost Performance Index) Fonte: KERZNER (2010) Pós-Universo 16 Ao iniciar a implementação de um projeto, a prioridade mais urgente é, conforme ressalta Meredith e Mantel (2003), obter recursos para tornar viável a realização do projeto. A composição orçamentária se constitui em um plano formulado para alocação de recursos. Portanto, o ato de elaborar um orçamento significa alocar recursos escassos provenientes de várias fontes em uma organização. A composição orçamentária trata-se de um mecanismo de controle e os orçamentos servem como padrões para efeitos comparativos, como base para se medir a diferença entre a utilização real dos recursos e aquela que foi planejada. Tais comparativos permitem que possíveis desvios da utilização planejada possam ser confrontados com o progresso do projeto, podendo ser gerados relatórios informando gastos com recursos alocados não condizentes com os resultados alcançados. Nesse tópico, apresentamos uma visão geral do gerenciamento de custos. Vimos que a capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios iniciais do projeto, tornando muito importante uma correta definição inicial do que se deseja fazer. Abordamos também que não podemos esquecerde preparar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), passo importante na decomposição dos principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais fáceis de serem gerenciados, em detalhes suficientes para apoiar o desenvolvimento das atividades do projeto. Nos próximos capítulos, detalharemos o assunto incluindo os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa se terminado dentro do orçamento aprovado. Pós-Universo 17 Planejar o Gerenciamento dos Custos Pós-Universo 18 Para o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento dos custos é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação necessários para o planejamento, gerenciamento, despesas e controle dos custos do projeto. Perceba, caro(a) aluno(a), como isso está próximo ao nosso cotidiano. Estamos sempre planejando custos, quer seja para a reforma de um banheiro, ou então para uma viagem de fim de ano, ou ainda para a ampliação de nossa pequena loja de suplementos alimentares, não é mesmo? Independentemente do que seja, planejar os custos significa criar condições para que possamos gerenciar de forma mais acertada como usaremos nosso dinheiro frente as despesas que iremos fazer. Se não temos conhecimento suficiente, podemos pedir opinião de outras pessoas mais gabaritadas com experiência no assunto ou então fazer pesquisas comparativas com situações similares. O principal benefício desse processo é orientar e instruir sobre como esses custos serão gerenciados ao longo de todo o projeto. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse processo são mostrados na figura 4. • Opinião especializada • Técnicas analíticas • Reuniões • Plano de gerenciamento de custos Saídas Ferramentas e Técnicas • Plano de gerenciamento do projeto • Termo de abertura do projeto • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionaisEntradas Figura 4: Planejar o gerenciamento dos custos: Entradas, ferramentas e técnicas e saídas Fonte: PMI (2013) Pós-Universo 19 Em algumas organizações, o processo Planejar o Gerenciamento dos Custos pode envolver determinar se o projeto será custeado com recursos existentes na organização ou se será pago por meio de capital próprio ou então por endividamento. Também poderiam estar incluídas decisões de como financiar os recursos do projeto como, por exemplo, escolher entre adquirir ou alugar equipamentos. O plano de gerenciamento dos custos remete a pensar com antecedência sobre como os custos serão gerenciados. Os processos de gerenciamento dos custos do projeto e suas ferramentas e técnicas associadas são documentados no plano de gerenciamento dos custos, que é um componente do plano de gerenciamento do projeto. A seguir, mostraremos algumas caracteríticas das entradas desse processo. Plano de Gerenciamento do Projeto O plano de gerenciamento do projeto contém informações utilizadas para desenvolver o plano de gerenciamento dos custos que incluem, por exemplo: Linha de Base do Escopo A linha de base do escopo inclui o gerenciamento do escopo do projeto e os detalhes da EAP para a estimativa e gerenciamento dos custos (PMI, 2013). Dinsmore (2006) retrata a EAP como uma hierarquia orientada ao produto do escopo de trabalho incorporada em uma estrutura que fornece um sistema para organizar o escopo de uma maneira lógica. Preparada em conjunto com o escopo do trabalho e com um nível suficiente de detalhe, provê algumas facilidades, conforme seguem: • Entendimento do trabalho. • Identificação das entregas. • Atribuição de responsabilidades para todo o trabalho. • Estimativas de custos e cronogramas. • Planejamento e alocação de recursos. • Integração do escopo, cronograma e custo. • Monitoramento do custo, cronograma e desempenho técnico. Pós-Universo 20 • Controle de mudanças. Para Dinsmore (2006), entregáveis são os documentos e resultados desenvolvidos e passados ao longo do projeto para mantê-lo em andamento ou terminá-lo, ou também, uma lista de todos os produtos, documentos e serviços a serem entregues ao cliente ao longo da vida do projeto. quadro resumo Linha de Base do Cronograma A linha de base do cronograma é como uma fotografia no momento da aprovação do que foi planejado, algo como um congelamento do cronograma planejado. Ela contém as datas de início e término de todas atividades do cronograma e é utilizada para avaliar a evolução do projeto, monitorando os prazos por meio da comparação do planejado com o realizado. A linha de base do cronograma define quando os custos do projeto serão incorridos. Para se construir uma EAP completa e detalhada, os pacotes de trabalho precisam ser subdivididos em atividades, salienta Vanhoucke (2013). Ao fazer isso, pode-se melhorar o nível de detalhe e precisão das estimativas de custo, duração e recursos. Os custos da atividade são influenciados pelos tempos da atividade e o gerente de projeto precisa decidir o momento ideal para cada uma, selecionando uma combinação tempo / custo para ela. Outras Informações Outras decisões envolvendo custos, riscos e comunicações relacionadas com o desenvolvimento dos custos a partir do plano de gerenciamento do projeto podem ser utilizadas. Por exemplo, a EAP pode ser usada para identificar os riscos associados a elementos específicos do projeto, comenta Dinsmore (2006). Cita inclusive que o risco é maior quando são necessárias tecnologias novas ou não comprovadas. Maior incerteza também é esperada quando todos os aspectos de um elemento da tarefa ou projeto ainda não estão planejados em detalhes. Pós-Universo 21 Então, cria-se uma tabela de impacto com fatores atribuídos com base no status da tecnologia, do planejamento e do projeto e avalia-se o potencial impacto no custo e no cronograma. A análise de risco pode ser realizada em conjunto com a estimativa de custos quando as estimativas de reservas de contingência são calculadas. As estimativas de custo podem ser imprecisas por várias razões, tais como erros de engenharia ou omissões, mudanças de horários, mudanças de custo ou taxa, fatores externos, problemas de construção ou implementação ou erros de estimativa. Termo de Abertura do Projeto – Project Charter Conforme aborda Vargas (2009), é o documento que autoriza formalmente um projeto e fornece um orçamento de resumo a partir do qual os custos do projeto serão posteriormente detalhados e desenvolvidos. O termo de abertura do projeto também define os requisitos de aprovação do projeto que influenciarão o gerenciamento dos custos do projeto. A tabela 3 mostra, como exemplificação, a parte referente à descrição do projeto contendo o esboço de um orçamento resumido. Tabela 3: Exemplificação de uma parte do project charter referente aos custos Descrição do projeto Produto do projeto Cronograma básico do projeto Estimativas iniciais de custo O orçamento para este projeto é de R$ 100.000,00 Quantidade Produtos ou Serviços Valor Fonte: o autor Pós-Universo 22 Fatores Ambientais da Empresa Alguns fatores podem influenciar o processo Planejar o Gerenciamento dos Custos, de acordo com o Guia PMBOK®, tais como: • A estrutura e cultura organizacionais. • As condições de mercado. • Taxas de câmbio quando os custos dos projetos são originados em outros países. • As informações comerciais publicadas como custos padrão para materiais e equipamentos, custos de recursos humanos, listas de preços de vendedores. • O sistema de informações de gerenciamento de projetos, que pode trazer alternativas para o gerenciamento dos custos. Ativos de Processos Organizacionais Alguns ativos que podem auxiliarno processo Planejar o Gerenciamento dos Custos, de acordo com o Guia PMBOK®, tais como: • Procedimentos de controles financeiros, tais como relatório de horas, análises de gastos, cláusulas contratuais padrão. • Informações históricas de lições aprendidas em projetos anteriores. • Bancos de dados financeiros. • Políticas, procedimentos e diretrizes de estimativas de custos e de elaboração de orçamentos. Pós-Universo 23 Lições aprendidas do projeto são importantes para que os gerentes aproveitem as boas ideias ou evitem cometer novamente as falhas do passado. A ineficiência da gestão pública cria um ciclo vicioso que começa com a falta de planejamento rigoroso e atrasos no processo de contratação, gerando projetos insatisfatórios que levam a mais atrasos e aumento dos custos. Fonte: O autor. reflita Como não poderíamos deixar de citar, algumas ferramentas e técnicas também se fazem necessárias para planejar o gerenciamento dos custos, conforme seguem: Opinião Especializada A opinião especializada, guiada por informações históricas, fornece informações importantes sobre o ambiente e sobre os projetos similares já realizados, informa o Guia PMBOK®. Comenta ainda que a opinião especializada em determinada área de aplicação, área de conhecimento ou setor econômico pode ser útil no desenvolvimento do plano de gerenciamento de custos. Wysocki (2014) corrobora dizendo que especialização técnica pode auxiliar na tomada de decisões. Por exemplo, um gerente de programa raramente tem todo o conhecimento técnico, administrativo e de marketing necessários para dirigir o programa sozinho. É essencial, no entanto, que o gerente de programa entenda da tecnologia, dos mercados e do ambiente dos negócios. Sem essa compreensão, as consequências das decisões locais sobre o programa todo podem não ser previstas pelo gerente. Além disso, opinião especializada é necessária para avaliar conceitos e soluções técnicas, para se comunicar de forma eficaz em termos técnicos com a equipe do projeto e para avaliar os riscos entre custo, cronograma e questões técnicas. Pós-Universo 24 Técnicas Analíticas Segundo o Guia PMBOK®, o plano de gerenciamento dos custos pode detalhar maneiras de financiar os recursos do projeto como, por exemplo, execução, aquisição, aluguel ou arrendamento. As políticas e procedimentos organizacionais podem influenciar quais técnicas financeiras serão utilizadas nas decisões que afetam o projeto. As técnicas podem ser período de reembolso, retorno sobre o investimento, taxa interna de retorno, fluxo de caixa descontado e valor presente líquido. Dinsmore (2006) informa que o conceito do fluxo de caixa descontado (Discounted Cash Flow) consiste no fluxo de caixa descontado pela taxa de juros do mercado financeiro. É chamado descontado porque todos os valores, desde os investimentos iniciais até os custos, despesas e receitas operacionais, devem ser referidos a uma mesma data. Como esses valores ocorrem em datas diferentes durante todo o projeto, eles devem ser referidos a uma data única e, para isso, faz-se o desconto através de uma taxa de juros. As demais técnicas analíticas supracitadas são detalhadas por Kerzner (2009), conforme seguem: • Período de reembolso (Payback Period): O período de retorno é a duração exata de tempo necessária para uma empresa recuperar seu investimento inicial, calculada a partir de entradas de caixa. Período de retorno é o menos preciso de todos os métodos de orçamento de capital, porque os cálculos não consideram o valor do dinheiro no tempo. A Tabela 4 mostra o fluxo de caixa para os Projeto A e B. Tabela 4: Dados de despesa de capital para o projeto A Projeto Investimento Inicial Entradas de caixa esperadas Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 A R$ 10.000,00 R$ 1.000 R$ 2.000 R$ 2.000 R$ 5.000 R$ 2.000 B R$ 10.000,00 R$ 5.000 R$ 2.000 R$ 2.000 R$ 1.000 R$ 2000 Fonte: KERZNER (2009) Pós-Universo 25 Com base na tabela 4, podemos concluir que tanto o Projeto A como o Projeto B durarão cinco anos e o período de retorno de ambos será exatamente quatro anos. Entretanto, uma limitação no cálculo clássico do período de reembolso está em não considerar o valor do dinheiro no tempo, ou seja, receber R$ 5.000 no momento 1 é melhor do que receber R$ 5000 no momento 4. Outro problema com o método é de que R$ 5000 recebidos no Ano 4 não valem R$ 5000 hoje. • Valor Presente Líquido – VPL (Net Present Value): o método do valor presente líquido é uma sofisticada técnica de orçamento de capital que compara os fluxos de caixa descontados contra o investimento inicial. É o valor presente de um projeto, calculado a partir dos fluxos de caixa futuros. Matematicamente, ∑VPL II[ ] = VF tt n t-1 (1 + k) ∑0 = Fc nt n=N n=1 (1 + Tir) Onde: VF é o valor futuro das entradas de caixa, II representa o investimento inicial e k é a taxa de desconto. Para exemplificar, calcularemos o Valor Presente Líquido para os dados mostrados para o projeto A da tabela 4 usando uma taxa de desconto de 10%, conforme ilustra a tabela 5. Tabela 5: Cálculo do Valor Presente Líquido para o Projeto A Ano Entrada de Caixa Valor Presente 1 R$ 1.000 R$ 909 2 R$ 2.000 R$ 1.653 3 R$ 2.000 R$ 1.503 4 R$ 5.000 R$ 3.415 5 R$ 2.000 R$ 1.242 Valor Presente das entradas de caixa R$ 8.722 Investimento R$ 10.000 Valor Presente Líquido (R$ 1.278) Fonte: KERZNER (2009) Pós-Universo 26 Os dados da tabela 5 nos informam que o fluxo de caixa descontado ao presente não recuperará o investimento inicial, mostrando ser um mau investimento a considerar. Anteriormente, dissemos que o de fluxo de caixa resultou em um período de recuperação de quatro anos. No entanto, usando o fluxo de caixa descontado, o retorno real é maior do que cinco anos, precisando haver entrada de dinheiro nos anos 6 e talvez 7. Já os dados calculados para o projeto B mostram-se um pouco melhores, conforme ilustra a tabela 6, apesar de ambos os projetos mostrarem um período de reembolso iguais de 4 anos. Tabela 6: Cálculo do Valor Presente Líquido para o Projeto B Ano Entrada de Caixa Valor Presente 1 R$ 5.000 R$ 4.545 2 R$ 2.000 R$ 1.653 3 R$ 2.000 R$ 1.503 4 R$ 1.000 R$ 683 5 R$ 2.000 R$ 1.242 Valor Presente das entradas de caixa R$ 9.626 Investimento R$ 10.000 Valor Presente Líquido (R$ 374) Fonte: KERZNER (2009) Caso o investimento inicial fosse R$ 5.000, então teríamos um valor presente líquido de R$ 3.722 para o Projeto A e de R$ 4.626 para o Projeto B. Assim, podemos concluir que um valor positivo do VPL indica que a empresa ganhará um retorno igual ou maior que o custo do capital. Pós-Universo 27 • Taxa Interna de Retorno (TIR): conforme salienta Kerzner (2009), a taxa interna de retorno é talvez a mais sofisticada técnica de orçamento de capital e também mais difícil para calcular do que o Valor Presente Líquido (VPL). A taxa interna de retorno é a taxa de desconto a qual o valor presente dos fluxos de caixa é exatamente igual ao investimento inicial, ou seja, a TIR é a taxa de desconto quando o VPL = 0. Matematicamente: ∑VPL II[ ] = VF tt n t-1 (1 + k) ∑0 = Fc nt n=N n=1 (1 + Tir) Onde: • Fc é o fluxo de caixa no tempo t. • TIR é a taxa interna de retorno. • n é o período de tempo. A solução para problemas envolvendo Taxa Interna de Retorno (TIR) é basicamente uma solução de tentativa e erro. A tabela 7 mostra que com a entrada de caixa fornecida e com um investimento inicial de R$ 5.000, a uma TIR de 10%, renderá um valor de R$ 3.722 para o Valor Presente Líquido (VPL). Assim, como segunda tentativa, poderíamos tentar um valor maior que 10%para TIR, objetivando gerar o valor zero para VPL, conforme ilustra a tabela 7. Tabela 7: Cálculo da TIR para as entradas de caixa do Projeto A Taxa Interna de Retorno (TIR) Valor Presente Líquido (VPL) 10% R$ 3.722 20% R$ 1.593 25% R$ 807 30% R$ 152 31% R$ 34 32% R$ (78) Fonte: o autor Pós-Universo 28 A tabela 7 nos informa que as entradas de caixa são equivalentes a um retorno de investimento de 31%. Dessa maneira, se o custo de capital fosse 10%, isso representaria um ótimo investimento. Wysocki (2014) discute alguns tipos de análises financeiras que, embora às vezes superficiais pelo fato de não se saber o suficiente sobre o projeto num determinado momento, elas vão oferecer um caminho para a aprovação do planejamento do projeto. Em alguns casos, podem proporcionar também critérios para priorização dos documentos iniciais de vários projetos existentes. A seguir, mostraremos uma breve descrição de dois tipos de análises financeiras: • Análise de Ponto de Equilíbrio: Esta é uma linha do tempo que mostra o custo acumulado do projeto em relação a receita ou economia cumulativas a partir do projeto. Em cada ponto em que a linha da receita ou economia acumuladas corta a linha de custo acumulado, o projeto recuperará seus custos. • Retorno sobre o Investimento: Retorno sobre o Investimento (ROI) analisa os custos totais, em comparação com o aumento de receita que irá acumular ao longo da vida das entregas do projeto. Aqui gerentes sêniores encontram uma base comum para comparar um projeto em relação a outro. Eles olham para os projetos de alto ROI ou os projetos que atendam pelo menos algum ROI mínimo. Pós-Universo 29 O presidente da Eletrobras, José da Costa Neto, indicou que a taxa de retorno do projeto conquistado pela estatal em consórcio com a chinesa State Grid, deve ficar em um dígito, mas perto dos 10%. O consórcio IE Belo Monte, formado pelas subsidiárias da Eletrobras Furnas (24,5%) e Eletronorte (24,5%), e pela estatal chinesa State Grid (51%), conquistou o chamado linhão de Belo Monte, que escoará a energia da usina do Rio Xingu até a divisa de Minas Gerais e São Paulo. O investimento estimado pelo governo na linha, de 2,092 mil quilômetros, é de R$ 5 bilhões, mas Costa disse que algumas negociações, como as realizadas com construtores, possibilitaram que o consórcio tenha um orçamento “mais próximo de R$ 4,5 bilhões”. A previsão para as obras é de 46 meses. Extraído de: <http://exame.abril.com.br/economia/noticias/linhao-de-belo- monte-tera-taxa-retorno-proxima-a-10>. Acesso em: 05 mar. 2015. fatos e dados Reuniões As equipes dos projetos fazem reuniões de planejamento para elaborar o plano de gerenciamento dos custos e podem incluir o patrocinador do projeto, membros das partes interessadas e outras pessoas com responsabilidade nos custos do projeto, conforme aborda o Guia PMBOK®. E, finalmente, as saídas do processo de Planejar o Gerenciamento dos Custos trazem os seguintes itens: Plano de Gerenciamento dos Custos O plano de gerenciamento dos custos faz parte do plano de gerenciamento do projeto e descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados, afirma o Guia PMBOK®. Tanto os processos de gerenciamento de custos como suas ferramentas e técnicas são descritos nesse plano de gerenciamento dos custos. Pós-Universo 30 Para exemplificar, esse plano pode estabelecer (PMI, 2013): • Unidades de medida: aborda as unidades usadas em medições (como horas, dias ou semanas para medidas de tempo, metros, litros, toneladas como medida de quantidade, entre outras) e definidas aos respectivos recursos. • Nível de precisão: especifica o grau de arredondamento das estimativas dos custos das atividades. Por exemplo, o valor R$ 99,55 poderia ser arredondado para R$ 100,00 e o valor R$ 99,49 para R$ 99,00. • Nível de exatidão: especifica a faixa aceitável na determinação das estimativas de duração das atividades, podendo incluir uma quantidade para contingências. Por exemplo, +- 10%. • Associações com procedimentos organizacionais: a estrutura analítica do projeto (EAP) fornece a estrutura para o plano de gerenciamento dos custos e pode ser usada também para a contabilidade de custos do projeto, a qual cada conta de controle recebe um código único ou número(s) de conta que se relaciona(m) ao sistema de contabilidade da organização executora. • Limites de controle: especifica os limites aceitáveis de variação para monitoramento do desempenho de custo, antes que alguma ação seja necessária. Normalmente, os limites são expressos como percentagem de desvio da linha de base do plano. • Regras para medição do desempenho: define as regras para medição do desempenho do gerenciamento do valor agregado (EVM, em inglês), assunto a ser abordado posteriormente. • Formato de relatórios: define formatos e frequências para os relatórios de custos. • Descrição dos processos: documentam-se as descrições de cada um dos processos de gerenciamento dos custos. • Detalhes adicionais: quaisquer outras informações pertinentes podem ser detalhadas, tais como flutuações nas taxas de câmbio, escolhas de financiamento. Pós-Universo 31 Estimar os Custos Pós-Universo 32 O Guia PMBOK® define Estimar os Custos como sendo o processo de desenvolvimento de estimativas dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto. Essas estimativas serão combinadas em um plano de gastos por período (o orçamento de custos) no processo seguinte. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse processo são mostradas na figura 5. Saídas • Opinião especializada • Estimativa análoga • Estimativa paramétrica • Estimativa bottom-up • Estimativa de três pontos • Análise de reservas • Custo da qualidade • Software de gerenciamento de projetos • Análise de proposta de fornecedor • Técnicas de tomada de decisões em grupo • Estimativas de custos das atividades • Base das estimativas • Atualizações nos documentos do projeto Entradas • Plano de gerenciamento dos custos • Plano de gerenciamento dos recursos humanos • Linha de base do escopo • Cronograma do projeto • Registro dos riscos • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas Figura 5: Estimar os custos: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMI (2013) Pós-Universo 33 As estimativas dos custos incluem informações de custo para iniciar e terminar o projeto, além de compensações de custos e riscos que devem ser consideradas, tais como fazer versus comprar, comprar versus alugar e o compartilhamento de recursos objetivando otimizar os custos para o projeto. O Guia PMBOK® cita que os custos são geralmente expressos em unidades de alguma moeda (dólares, reais, euros), embora seja possível também outras unidades de medida, tais como horas de pessoal, no intuito de facilitar as comparações pela eliminação dos efeitos das flutuações das moedas. As estimativas de custos devem ser refinadas durante o andamento do projeto e a precisão da estimativa de um projeto aumentará conforme o mesmo progride no seu ciclo de vida. Os custos são estimados para todos os recursos que serão cobrados do projeto e podem incluir mão de obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, entre outros. Ademais, categorias especiais como provisão para inflação, custos de recursos financeiros ou custos de contingências também podem ser consideradas. Carvalho e Rabechini (2005) comentam que a área de custo tem forte relacionamento com as áreas de integração, escopo, prazo e riscos do projeto, além da área da comunicação que deve, através dos seus relatóriosde desempenho, trazer insumos importantes para a análise dos riscos envolvidos. A primeira aproximação lógica das necessidades de recursos e seus custos é calculada durante a consideração da viabilidade, relata Keelling (2006). Cita também que quando os itens essenciais, suas especificações, preço e disponibilidade forem estabelecidos e os requisitos de força de trabalho considerados, será possível chegar a uma estimativa aproximada do custo total. Dinsmore (2006) alerta para tomar cuidado para distinguir custos estimados de preço. O custo envolve saber quanto custará para a organização o fornecimento do produto ou serviço resultante do projeto, enquanto o preço é uma decisão de negócio (quanto a organização cobrará pelo produto ou serviço), que usa as estimativas de custo como uma entre várias considerações. Pós-Universo 34 A dois anos da Olimpíada no Rio de Janeiro, as contas públicas ainda são imprecisas e carecem de transparência. Na divulgação da Matriz de Responsabilidades da Olimpíada de 2016, documento que deveria detalhar como e quanto cada projeto recebe de investimento, estão listados 52 projetos, mas só são apresentados valores estimados para 24 deles. Assim, o custo inicial do evento é estimado em 5,6 bilhões de reais. Desse total, cerca de 4,18 bilhões de reais são financiados por parcerias público-privadas e 1,46 bilhão veio diretamente de recursos públicos. Em relação à estimativa inicial, de 22,6 bilhões de reais, os gastos podem aumentar, porque o poder público vai assumir serviços e projetos que estavam sob responsabilidade do Comitê Organizador da Rio 2016. Isso não impediu que o orçamento olímpico, do comitê organizador, subisse de 5,6 bilhões de reais para 7 bilhões de reais, uma alta de 25%. Extraído de: <http://veja.abril.com.br/noticia/esporte/governo-divulga- orcamento-publico-incompleto-da-rio-2016>. Acesso em: 05 mar. 2015. fatos e dados Há diversas formas de analisar os custos ao criar uma estimativa. Conforme traz Mulcahy (2013), os tipos de custo podem ser: Custos variáveis - custos que mudam de acordo com a quantidade de produção ou de trabalho. Como exemplo, podemos citar o custo de materiais, suprimentos e pagamentos por hora de trabalho. Custos fixos - custos que não mudam com mudanças na produção. Exemplos incluem o custo de instalação, aluguel, utilidades etc. Custos diretos - custos diretamente atribuídos ao trabalho no projeto. Podemos citar como exemplo os custos com viagens e salários da equipe, além dos custos de materiais utilizados no projeto. Custos indiretos - são itens de despesas administrativas ou custos incorridos para benefício de mais de um projeto. Para exemplificar, citamos os impostos e serviços de limpeza. Pós-Universo 35 As entradas sugeridas pelo Guia PMBOK® para o processo Estimar os Custos são destacadas a seguir: 1. Plano de gerenciamento dos custos: essa saída do processo anterior define como os custos do projeto serão gerenciados e controlados, incluindo o método usado e o nível de exatidão exigido para estimar o custo das atividades. 2. Plano de gerenciamento dos recursos humanos: fornece os atributos de recrutamento, necessários para o desenvolvimento das estimativas de custos do projeto. Wysocki (2014) sugere uma estrutura organizacional de recursos (Resource Organizational Structure – ROS), também mencionada pelo Guia PMBOK® como Estrutura Analítica dos Recursos (EAR), uma lista hierárquica dos recursos organizada por categoria e tipo de recursos. Usada para auxiliar não somente a estimativa de recurso mas também a estimativa de custo, além de facilitar o planejamento e controlar o trabalho do projeto. Aqui temos que ter certo cuidado com relação às nomenclaturas. O Guia PMBOK® utiliza a sigla EAR tanto para representar a Estrutura Analítica dos Recursos como para referenciar a Estrutura Analítica dos Riscos. Veja, caro aluno, que apesar de possuírem a mesma abreviação, são estruturas diferentes. Enquanto a primeira traz uma descrição detalhada do recurso até que seja suficientemente pequena para ser usada em conjunto com a estrutura analítica do projeto (EAP), a segunda mostra uma representação hierárquica dos riscos, de acordo com suas categorias de riscos. A ROS é determinada pelas famílias de cargos, as quais são definidas pelo departamento de recursos humanos. Por meio de um framework hierárquico, é utilizada como base para identificar as posições e níveis necessários para a equipe do projeto, sendo útil para construir o orçamento de pessoal, conforme mostra a figura 6 Pós-Universo 36 Figura 6: Exemplo de uma Estrutura Organizacional de Recursos Fonte: WYSOCKI (2014) 3. Linha de base do escopo a. Especificação do escopo do projeto: fornece a descrição do produto, os critérios de aceitação, as entregas principais, os limites, as premissas e as restrições do projeto. Exemplos de restrições são datas de entregas exigidas, recursos capacitados disponíveis e políticas organizacionais. b. Estrutura analítica do projeto: a EAP fornece as relações entre todos os componentes do projeto e suas entregas. c. Dicionário da EAP: traz informações detalhadas sobre as entregas e uma descrição do trabalho em cada componente da EAP necessário para produzir cada entrega. Pós-Universo 37 4. Cronograma do projeto: para a determinação do custo do projeto faz-se necessário identificar o tipo e a quantidade dos recursos, além da quantidade de tempo que esses recursos serão utilizados para completar o trabalho do projeto. Os recursos das atividades do cronograma e suas respectivas durações são usados como entradas chave para esse processo. Estimar os recursos das atividades abrange a determinação da disponibilidade de pessoal, a quantidade de horas exigidas e a quantidade de material a ser utilizado para executar as atividades. Lembre-se de que é recomendável, embora possam ser realizados ao mesmo tempo, pois ambos representam processos de planejamento, ter um cronograma antes de elaborar um orçamento. Há dois motivos para isso. Primeiro, o momento em que uma compra é realizada afeta seu custo. Segundo, é necessário desenvolver um plano de despesas por período para controlar as despesas do projeto (um orçamento), para saber quanto dinheiro será gasto durante períodos específicos de tempo. Cabe salientar também que os custos podem afetar o cronograma. Por exemplo, o preço de materiais ou de um equipamento pode variar devido a fatores como disponibilidade, lançamentos de novos modelos, sazonalidade etc. 5. Registro dos riscos: importante considerar os custos relacionados aos riscos identificados. Cabe salientar que riscos podem ser tanto ameaças como também oportunidades e trazem impacto tanto na atividade como nos custos do projeto como um todo. Dinsmore (2006) alerta que nas análises de riscos são definidas ações de contingência e suas respectivas verbas, que devem ser provisionadas nas estimativas de custo. 6. Fatores ambientais da empresa: aqui devemos considerar tanto as condições de mercado (produtos, serviços e resultados disponíveis no mercado, condições de oferta e demanda) como também as informações comerciais publicadas (como taxas de custos de recursos disponibilizadas em bancos de dados comerciais e custos padrão para material e equipamento). Pós-Universo 38 7. Ativos de processos organizacionais: políticas e modelos de estimativas de custos, informações históricas e lições aprendidas. Por exemplo, imagine que se tenha acesso a um repositório contendo diversas EAPs anteriores de projetos semelhantes ao que estamos desenvolvendo, juntamente com as estimativas e os custos reais de cada atividade. Concorda que isso pode ser muito útil na criaçãode estimativas mais precisas para o projeto atual? Dinsmore (2006) relata que as informações históricas, como arquivos de projetos anteriores, podem auxiliar na elaboração das estimativas, além do próprio conhecimento da equipe do projeto. Tonnquist e Horluck (2009) nos trazem um modelo, representada na Tabela 8, que pode auxiliar na estimativa de custo para cada atividade. Fazer uma avaliação de custo sobre os recursos previstos e multiplicar isso com o tempo que eles são necessários. Tabela 8: Modelo de estimativa o qual inclui diferentes estimativas de custo que podem surgir durante a execução de uma atividade Estimativa de Custo da Atividade Atividade: Atividade ID: Projeto: Data Início Atividade: Data Final Atividade: Recursos próprios/ Grupo do Projeto Custo por hora incluindo o imposto sobre a folha de pagamento Horas Total Gerente de Projetos Administrador Especialista Analista Total: Pós-Universo 39 Estimativa de Custo da Atividade Serviços comprados externamente Custo por hora Horas Total Consultor Total: Equipamentos e espaço do escritório Custo por semana Semanas Total Aluguel do escritório Equipamento, IT etc Taxa de aluguel de equipamento Total: Materiais Custo por unidade Quantidade Quantidade Consumo Consumo Total: Investimentos Custos Depreciação Responsável Total: Gastos com viagens Quilometragem, estacionamento Cartões, Taxi Hospedagem Ajuda de custo Total: Custos de Capital % por semana no trabalho real feito e despesas Total do cálculo de custo da atividade: Fonte: TONNQUIST e HORLUCK (2009) Pós-Universo 40 Se você, aluno(a), pretende fazer a prova de certificação PMP, tipos de estimativa são questões certas na prova. Fonte: o autor atenção Mas como as estimativas são feitas? O Guia PMBOK® traz algumas técnicas e ferramentas que nos ajudarão nesse processo. Veremos a seguir algumas delas. 1. Opinião Especializada Assim como no planejamento do gerenciamento do custo, a opinião especializada ajudará também nas estimativas, guiada por informações históricas, além de poder ser usada inclusive para determinar se seria recomendável combinar diferentes métodos de estimativas. 2. Estimativa Análoga A estimativa análoga de custos utiliza informações históricas e opinião especializada para estimar novos projetos. Usa dados como escopo, custo, orçamento, duração, medidas de escala como tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior semelhante como insumo para estimar o projeto atual. Dinsmore (2006) cita que nas estimativas por analogia, também chamadas de estimativas top down, usam-se os custos reais de projetos anteriores similares como base para a estimativa do custo do projeto atual. Afirma ainda que tais estimativas são geralmente menos dispendiosas do que outras técnicas, mas frequentemente menos precisas. Uma vantagem de tal técnica é que orçamentos agregados podem ser frequentemente desenvolvidos de maneira bastante precisa, embora alguns elementos individuais possam ser elaborados de maneira significativamente incorreta, explica Meredith e Mantel (2003). Pós-Universo 41 Por exemplo, a pessoa que for fazer a estimativa pode dizer que tal atividade, ajustada a determinada capacidade e tecnologia, é 50% mais difícil que uma atividade anterior, ou seja, a atividade referenciada, e requer 50% mais tempo, homem-hora, reais, materiais e assim por diante. Análise de Árvore Agregada Um gerente de operações de uma empresa concessionária de serviço de restauração do noroeste do Pacífico disse “eu tenho usado este método por mais de 30 anos e durante todo esse tempo eu não sabia que era um método real e que tinha nome: Análise de Valor Agregado (AVA). É claro que eu não usava a completa escala e terminologia oficial da AVA, mas a minha própria. Acho que muita gente aplica o método que eu uso, então vamos dizer que é uma forma primitiva da AVA, ou apenas é uma pequena parte da AVA que aplicamos. Agora, deixe-me explicar sobre o meu método. Como gerente de operações para a minha região, sou responsável por garantir que as linhas de transmissão trabalhem o tempo todo. Isso também significa que galhos e ramos de árvores circundantes não podem interferir ou tocar as linhas. Por essa razão, eu contrato vários empreiteiros. Com um empreiteiro, combino o número de árvores que ele tem que podar e um montante fixo a ser pago a ele. Eu não gosto de pagar por árvore podada, estou habituado a estipular um montante fixo e os empreiteiros aceitarem. Árvores crescem principalmente na primavera e eu contrato empreiteiros por um ano, a partir da primavera até a próxima primavera. Eu tenho o direito de dizer a eles quais árvores e quando eu preciso delas podadas. Como o empreiteiro poda um número específico de árvores, eu as conto e divido o número total de árvores podadas pelo número total de árvores a serem podadas. O que eu obtenho é uma porcentagem concluída acumulada. Se o número de árvores a serem podadas aumenta, eu aumento a quantia total que preciso pagar.” Fonte: Milosevic, Patanakul e Srivannaboon (2010, p. 334-335) quadro resumo Pós-Universo 42 Estimativa Paramétrica Na estimativa paramétrica, utilizam-se características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos para prever os custos do projeto, salienta Dinsmore (2006). O Guia PMBOK® complementa dizendo que essa técnica pode ser aplicada a um projeto inteiro ou aos segmentos do mesmo, em conjunto com outros métodos de estimativa. Uma estimativa paramétrica é baseada em dados estatísticos. Por exemplo, suponha que você vive em um bairro de Fortaleza e deseje construir a casa dos seus sonhos. Você então entra em contato com um empreiteiro de construção que lhe informa que o custo paramétrico ou estatístico para uma casa nesse bairro é de R$ 1.200 por metro quadrado. Estimativa Bottom-Up Essa técnica envolve criar estimativas detalhadas para cada atividade ou pacote de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto, afirma Dinsmore (2006). São chamadas bottom-up porque integram o nível inferior de insumos nos serviços necessários para cumprir as atividades, de baixo para cima na estrutura analítica. Para se fazer bem isso, é fundamental uma EAP precisa. Dinsmore (2011) salienta que a estimativa bottom-up é considerada a mais acurada. Algumas fontes citam o nível de precisão entre -5% e +10%, devido ao nível de detalhe, mas isso leva tempo e conhecimento para desenvolver. Meredith e Mantel (2003) apontam que, nesse método, tarefas comuns, seus respectivos cronogramas e seus forçamentos individuais são elaborados em observância ao EAP. Além do mais, os indivíduos responsáveis pela realização dos trabalhos são consultados a respeito dos tempos e orçamentos para as tarefas a eles designadas, de forma a assegurar o melhor nível de precisão. Um problema pode surgir aqui. Por exemplo, as pessoas envolvidas podem estimar demasiadamente suas necessidades de recursos porque acham que a alta gerência provavelmente promoverá cortes em todos os orçamentos. Entretanto, indivíduos que participam dos trabalhos estão mais aptos a terem uma ideia mais real de necessidades de recursos do que seus superiores ou outros não diretamente envolvidos. Pós-Universo 43 Estimativa de Três Pontos A precisão das estimativas de custo de uma atividade pode melhorar se considerarmos a incerteza e o risco nas estimativas e usando três estimativas para prover uma faixa aproximada do custo da atividade: • Mais provável (cM): o custo da atividade embasado numa avaliação realista do trabalho. • Otimista (cO): o custo da atividadeembasado na análise do melhor cenário. • Pessimista (cP): o custo da atividade embasado na análise do pior cenário. Dependendo dos valores assumidos nas três estimativas, o custo esperado (cE) pode ser calculado por meio das seguintes fórmulas: • Distribuição triangular: cE = cO + cM + cP 3 • Distribuição Beta (análise PERT tradicional): cE = cO + 4cM + cP 6 Que tal agora, caro(a) aluno(a), fazermos uma tabela comparativa para fixarmos melhor esse conteúdo? Vamos em frente! Tabela 2: tabela comparativa Opinião especializada Estimativa análoga Estimativa paramétrica Estimativa bottom-up Estimativa de três pontos Pode ser obtida por meio de con- sultas individuais ou em formato de painel (discussões em grupo, pesqui- sas de opinião). Também chamada de estimativa top down, usam-se os custos reais de projetos anterio- res similares como base para a estima- tiva do custo do projeto atual. Utiliza relações es- tatísticas de dados históricos calculan- do uma estimativa para parâmetros de atividades do projeto. Essa técnica envolve criar esti- mativas detalhadas para cada ativida- de ou pacote de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto Usa três estima- tivas para prover uma faixa aproxi- mada do custo da atividade. Pós-Universo 44 Citada em vários processos do Guia PMBOK®, julga- -se importante ser considerada. São geralmente menos dispendio- sas do que outras técnicas, mas fre- quentemente menos precisas. Essa técnica pode produzir alto nível de precisão. É considerada a mais acurada. Baseando-se em um cenário oti- mista, qual é o prazo esperado? Baseando-se em um cenário pes- simista, qual é o prazo esperado? Baseando-se em um cenário mais provável, qual é o prazo esperado? A razão é simples gerencie seu projeto eficaz- mente e procure o especialista para os assuntos que não tenha domínio. Projeto anterior com escopo e tempo similar ao projeto atual tende a possuir um custo também similar ao projeto atual. Por exemplo, se uma das ativida- des do projeto é colocar um piso em 30 metros quadra- dos e o custo do metro quadrado de piso é conhe- cido, estima-se o custo total desta atividade. Devido ao nível de detalhe, leva mais tempo para desenvolver. Pondera as in- certezas e riscos envolvidos na atividade. Solicita a estimati- va de profissionais que possuam co- nhecimento sobre o ambiente e já tenham participado de projetos passa- dos similares. É com base na opinião desses especialis- tas que a estimativa é feita. Pode ser aplica- da a um projeto inteiro ou aos seus segmentos. Fundamental uma EAP bem definida e precisa. Obter com seus especialistas as es- timativas otimista, pessimista e mais provável para a atividade. Fonte: o autor Pós-Universo 45 Em alguns casos, há incerteza sobre a tarefa a ser executada ou discordância sobre algum aspecto dela (por exemplo, custo, duração, risco etc.). A Técnica de Programa, Avaliação e Revisão (PERT) é uma estimativa que incorpora essas incertezas. Essa abordagem, desenvolvida originalmente pela Marinha dos EUA, usa três estimativas para compensar o risco ou incerteza. Fonte: o autor saiba mais Análise de Reservas Como é bom nos sentirmos seguros, não é mesmo? Quer seja trancando as portas de casa antes de irmos ao trabalho ou renovando o seguro do nosso amado carro. Com projetos não é muito diferente. Obter uma declaração acertada nos custos é tão complexo que uma parte indispensável do processo de elaboração do Plano do Projeto é a constituição de reservas. Essas reservas nos ajudam a combater as variações de cenário bem como precaver riscos de forma a quantificar parte dessas variações. As estimativas de custos podem incluir reservas de contingências para considerar os custos das incertezas. O Guia PMBOK® salienta que as reservas de contingência são frequentemente vistas como parte do orçamento que aborda as incógnitas conhecidas que podem afetar um projeto. Podem ser uma percentagem do custo estimado, um número fixado ou podem ser desenvolvidas por meio de métodos de análise quantitativa. Quero chamar sua atenção para os dois tipos de reservas que podem ser adicionadas às estimativas. Mas fique atento, caro aluno, elas são muito importantes e podem ser medidas proativas que evitam o estouro do orçamento do projeto. Vamos a elas então? Pós-Universo 46 • Reservas para contingências, usadas para riscos conhecidos, identificados. À medida que informações mais precisas sobre o projeto se tornam disponíveis, essas reservas podem ser usadas, reduzidas ou até eliminadas. São estimadas na linha de base do custo e alocadas para riscos identificados. A Reserva de Contingência não será calculada através de percentual, mas sim associada aos riscos elencados, calculando sua probabilidade, o custo financeiro do risco (impacto) e informando o valor monetário esperado (VME) calculado com a fórmula abaixo: VME = Probabilidade x Impacto Financeiro A soma dos VMEs dos riscos considerados prioritários gera a Reserva de Contingência. Por exemplo, vamos supor que você tenha se mudado para apartamento novo dos seus sonhos. Ao tomar o primeiro banho, descobre que o piso do banheiro está desnivelado, fazendo com que a água fique empossada e não escorra para o ralo. A construtora pode utilizar as reservas de contingência que podem ser estimadas para considerar essa quantidade de retrabalho para arrumar o piso que foi colocado erradamente. • Reservas de gerenciamento, usadas para acomodar riscos desconhecidos ou não identificados. Não estão incluídas na linha de base do custo, mas fazem parte dos requisitos de custos de todo o projeto. Além disso, são reservadas para o trabalho inesperado que está dentro do escopo do projeto e quando são usadas para financiar o trabalho não previsto, a quantidade de reservas gerenciais usada é acrescentada à linha de base dos custos. Nada é tão ruim que não possa piorar, é nessa frase que se baseia a Reserva de Gerenciamento. Trata-se de calcular uma margem de segurança para garantir que riscos que ainda não foram identificados inviabilizem o projeto. Normalmente, essa reserva é calculada com base em um percentual da estimativa do projeto acrescida da reserva de contingência. Pós-Universo 47 Por exemplo, a reserva de gerenciamento pode ser estimada em 5% do custo do projeto e faz parte do orçamento do projeto, não da linha de base. Além disso, a aprovação da alta direção é necessária para fazer uso da reserva de gerenciamento (MULCAHY, 2013). Para finalizar as técnicas e ferramentas de estimativa de custos, Valeriano (2007) comenta que o valor do custo dos períodos de trabalho de cada pessoa (hora, dia etc.) deve ser acrescido das respectivas despesas associadas (férias, décimo terceiro salário, previdência etc.). Além disso, os custos indiretos (overhead) são repartidos pelas atividades, na medida em que estas se beneficiam dos serviços prestados a várias delas: segurança, administração, transportes etc. A utilização de máquinas e equipamentos, de instalações (salas, auditórios, oficinas) deve ter seu valor (horário, diário, semanal) estabelecido e debitado a cada atividade usuária. Então, como saída desse processo, teremos as estimativas de custos das atividades com os prováveis custos necessários para executar o trabalho do projeto. As mesmas podem ser apresentadas em formato resumido ou detalhado e os custos são estimados para todos os recursos aplicados na estimativa de custosda atividade. Abaixo, conforme esboça o Guia PMBOK®, citamos alguns desses possíveis custos: • Mão de obra. • Materiais. • Equipamentos. • Serviços. • Instalações. • Tecnologia de informação. • Categorias especiais como: custos de financiamento, provisão para inflação, taxas de câmbio, reservas de custos de contingência. atividades de estudo 1. A reserva para contingências de custo deve ser: a) Ocultada para evitar que a direção rejeite a reserva. b) Adicionada a cada atividade para proporcionar ao cliente um caminho crítico mais curto. c) Mantida pela direção para cobrir aumento de custos. d) Adicionada aos custos do projeto para compensar riscos identificados. e) Não deve ser adicionada a linha de base de custos, apenas ao orçamento final. 2. A reserva para contingências de custo deve ser: a) Ocultada para evitar que a direção rejeite a reserva. b) Adicionada a cada atividade para proporcionar ao cliente uma redução do valor do projeto. c) Mantida pela direção para cobrir aumento de custos. d) Adicionada aos custos do projeto para compensar riscos. resumo As atividades afetam os custos do projeto durante o ciclo de vida, tornando o planejamento e o controle dos custos tarefas essenciais. Por isso recomenda-se o planejamento, a definição de estimativas, a criação do orçamento e o monitoramento e controle dos custos dos projetos. A capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios iniciais do projeto, tornando muito importante uma correta definição inicial do escopo. A preparação de uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é um passo importante no gerenciamento e domínio da complexidade inerente ao projeto. Ela envolve a decomposição dos principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, em detalhes suficientes para apoiar o desenvolvimento das atividades do projeto. Mesmo que a EAP seja definida durante o gerenciamento do escopo do projeto, ela fornece a estrutura necessária para a estimativa do custo detalhado e controle juntamente com o fornecimento de orientação para o desenvolvimento do cronograma. Cada nível descendente da EAP representa um aumento do nível de detalhamento do trabalho do projeto. O orçamento do projeto pode ser representado pela somatória do custo fixo com o custo relativo aos recursos de cada atividade do projeto, além dos custos dos riscos. Orçamentos são as atribuições financeiras dos recursos necessários para se realizar o projeto, normalmente expressos em unidades monetárias. O plano de gerenciamento dos custos remete a pensar com antecedência sobre como os custos serão gerenciados e pode envolver técnicas analíticas como período de reembolso, retorno sobre o investimento, taxa interna de retorno, fluxo de caixa descontado e valor presente líquido. O plano de gerenciamento dos custos faz parte do plano de gerenciamento do projeto e descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados. Os custos são estimados para todos os recursos que serão cobrados do projeto e podem incluir mão de obra, materiais, equipamentos, serviços e instalações, entre outros. Ademais, categorias especiais como provisão para inflação, custos de recursos financeiros ou custos de contingências também podem ser consideradas. material complementar Na Web Ricardo Vargas explica onde os custos de gerenciamento do projeto devem ser registrados e relata que os custos de gerenciamento ficam normalmente entre 0,5% e 2% do valor total do projeto. Embora muita gente considere caro gastar 1% com o gerenciamento em si, quando acontece algum erro devido à falta de gerenciamento adequado, os custos de correção podem ser muito maiores. Para saber mais sobre custos gerenciais, acesse: <http://www. ricardo-vargas.com/pt/podcasts/pmcost/>. Acesso em: 05 mar. 2015. Acesse o link e entenda como as práticas de terceirização mudaram ao longo dos últimos anos com a adoção de novas práticas que têm possibilitado aos fornecedores terceirizados entregar projetos de ponta, aproveitar a mão de obra de baixo custo do trabalho e obter uma vantagem competitiva de um mercado cada vez mais competitivo. Disponível em: <http:// www.pmnetwork-portuguese.com/pmnetworkpt/outubro_2014?pg=49#pg49>. Acesso em: 05 mar. 2015. referências BERNAL, Paulo Sérgio Milano. Gerenciamento de Projetos na Prática: Implantação, metodologia e ferramentas. 1. ed. São Paulo: Erica, 2012. CARVALHO, Marly Monteiro; RABECHINI JR., Roque. Construindo Competências para Gerenciar Projetos. São Paulo: Atlas, 2005. DAYCHOUM, Merhi. 40 + 8 Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento. 4. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2012. DINSMORE, Paul Campbell. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: QualityMark, 2006. DINSMORE, Paul C.; BREWIN-CABANIS, Jeannette. The AMA Handbook of Project Management. 3. ed. New York: Amacom Books, 2011. HEERKENS, Gary R. Cálculo de Compromisso. In: PM Network, Newtown Square, Pennsylvania, junho de 2014, volume 28, número 06, p. 25. KEELLING, Ralph. Gestão de Projetos: Uma abordagem global. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2006. KERZNER, Harold. Project Management: A systems approach to planning, scheduling and control. 10. ed. New Jersey: Wiley, 2009. KERZNER, Harold. Project Management: Best practices. 2. ed. New Jersey: Wiley, 2010. MEREDITH, Jack R.; MANTEL, Samuel J. Jr. Administração de Projetos: Uma abordagem gerencial. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2003. MILOSEVIC, Dragan Z.; PATANAKUL, Peerasit; SRIVANNABOON, Sabin. Case Studies in Project, Program and Organizational Project Management. New Jersey: John Wiley & Sons, 2010. MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP. 8. ed. Minnetonka: RMC, 2013. PMI – Project Management Institute. 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