Curso MS Project

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Brasília, 21/09/2000
Gerência de Projetos
MS Project
Autor: Antônio Alberto Grossi Fernandes – antonio.grossi@bcb.gov.br
Introdução
O MS Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985,
que vem sendo atualizada desde então, tendo incorporado muitas novidades tanto na interface
com o usuário, incluindo os relatórios e gráficos, quanto na parte matemática, de resolução dos
algoritmos necessários. A gerência de projetos envolve algumas outras atividades, como a análise
de riscos, aspectos relacionados à motivação e liderança, abordagem sobre fatores críticos de
sucesso, conceitos de Gerência da Qualidade Total (GQT), análise de contratos, estrutura
matricial focada em projetos e alguns outros tópicos que não serão abordados, podendo ser
consultados em parte através dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramenta
MS Project para o planejamento, reprogramação de tarefas e realocação de recursos,
acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas que
acontecem na administração de projetos ainda não pode ser resolvida por uma ferramenta de
informática. Assim, os gerentes não se devem furtar a utilizar os outros aspectos da
administração. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project,
complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta,
uma vez que não foi reproduzida a parte gráfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida e
não de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicações teóricas.
Todos as etapas são exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu,
que também pode ser utilizado através da barra de ferramentas ou de teclas de atalho.
Deve-se ressaltar que o MS Project em si não é uma boa ferramenta de documentação de textos
que acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto,
possibilitando integrá-lo com outros softwares do Office, como o processador de textos MS
Word, através do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessário, através de um
programa de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado ao
final deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas básicas de implantação de um projeto típico no
MS Project, versão 98:
Etapas do Projeto
! Definir calendário do projeto
Cada projeto segue por default o calendário padrão, que pode ser redefinido em “Ferramentas”,
“Alterar o Período de Trabalho”. Pode-se também criar um calendário específico do projeto. Em
relação ao horário padrão (9:00 – 12:00, 14:00 – 18:00), pode-se alterar para todas as semanas
marcando todos os dias do calendário. O mesmo pode ser feito para um determinado dia do
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calendário. Pode-se também definir o calendário para cada recurso individualmente, bastando
alterar para o recurso o calendário do projeto no modo “Planilha de Recursos”, “Informações Sobre
o Recurso”, “Período de Trabalho”. Pode-se também reformatar a escala de tempo, por exemplo,
para exibir os gráficos no formato de horas: “Formatar”, “Escala de Tempo” (unidade principal:
dias, unidade secundária: horas). A opção “Ferramentas”, “Opções”, “Calendário”, “Horas por
Dia” vai determinar o cálculo de dias em função das horas consumidas no projeto. Se for aplicado o
botão “Definir como Padrão”, todos os novos projetos baseados naquela máquina serão iniciados
com a especificação definida. Para atribuir um calendário ao projeto, clique “Projeto”,
“Informações Sobre Projeto”, “Calendário”.
! Estabelecer uma data de início do projeto (ou uma data de fim)
Atuar em “Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”.
! Entrar com as tarefas
Pode-se entrar com as tarefas em qualquer unidade: “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O default
do MS Project é tipo “Unidade Fixa”, com “Controle de Empenho”.
! Entrar com as durações das tarefas (algumas tarefas podem ter sua duração calculada em
função das informações de tempos individuais gastos por recurso)
Ver “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O MS Project permite definir alguns padrões de
agendamento.
! Designar recursos
“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”. Para alterar a unidade dos recursos, vá em
“Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”, “Mostrar Unidades de Atribuição”. Para compartilhar
recursos de outros arquivos, deve-se abri-lo no Windows da máquina e, no arquivo original,
“Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, optando entre manter o arquivo de recursos
como prioritário em caso de conflito ou o arquivo ativo prioritário.
! Ligar as tarefas
Marque as tarefas (utilize o “Ctrl” do teclado para marcar tarefas) e clique em “Editar”, “Vincular
Tarefas”.
! Designar custos das tarefas
Exemplo: “Exibir”, “Planilha de Recursos”, “Taxa Padrão” ou “Ferramentas”, “Opções”, “Geral”,
“Taxa Padrão”. Para visualização, clique em : “Exibir”, “Tabela”, “Custos”. Para alocar custos
fixos às tarefas, clique no modo “Gráfico de Gantt”, Tabela “Custo”, Campo “Custo Fixo”.
! Imprimir o plano
Caso queira imprimir também a parte gráfica, deixe um pouco da janela gráfica visível. Altere os
parâmetros em “Arquivo”, “Visualizar Impressão”.
! Elaborar um ajuste fino no plano (*)
" Encurtar a agenda do projeto (alterando as tarefas críticas)
" Reduzir o custo das tarefas
" Reduzir o custo dos recursos
" Assegurar que os recursos possam realizar seu trabalho no tempo disponível
! Salvar o cronograma original (usado para orçamento, contido no contrato: “baseline
plan”)
“Ferramentas”, “Controle”, “Salvar Linha de Base”.
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! Entrar com o apontamento do projeto (“actuals” (controle))
“Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projetos” ou “Atualizar Tarefas”.
! Reajustar o projeto (*)
" Elaborar um ajuste fino (conforme citado)
" Reprogramar (reagendar) o trabalho restante em uma tarefa a ser realizada
posteriormente
(*) Para ter maiores informações a respeito de como realizar o ajuste do plano, clique em “Ajuda”,
“Conteúdo e Índice” e digite “Mapa”, clique em “Exibir”, “Ajustar o Plano”.
! Para encurtar uma agenda, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Mudar a duração de uma
tarefa. (3) Atribuir mais recursos para a tarefa. (4) Atribuir horas extras para recursos
associados ao caminho crítico, desde que os recursos estejam sendo solicitados em um mesmo
momento (é crítico devido aos recursos). (5) Verificar dependências entre tarefas para verificar
se pode começar mais cedo.
! Para reduzir os custos da tarefa e dos recursos, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2)
Alterar a duração da tarefa. (3) Remover um recurso dispendioso de uma tarefa. Para remover
definitivamente de todo o projeto, clique em Exibir “Planilha de Recursos”; “Editar”, “Excluir
Recurso”. Para remover de uma tarefa, clique no campo “Nome do Recurso” do modo de
tarefas (Gráfico de Gantt) e apague o recurso na barra de comando. (4) Atribuir um recurso
mais barato a uma tarefa.
! Para assegurar que os recursos são suficientes para execução do trabalho no tempo
disponível, sem superalocação, você pode: (1) Remover um recurso superalocado de uma
tarefa em um período de superalocação ou reagendar a tarefa para que ela ocorra quando o
recurso estiver disponível. (2) Diminuir o volume de trabalho atribuído a um recurso
superalocado. (3) Alterar o calendário de trabalho de um recurso superalocado para que haja
mais horas de trabalho disponíveis. (4) Diminuir o volume de trabalho fazendo o recurso
trabalhar meio-expediente em uma tarefa. (5) Atrasar uma tarefa atribuída a um recurso
superalocado até que ele tenha tempo para trabalhar nessa tarefa. (6) Atribuir recursos extras a
uma tarefa, reduzindo, assim, o número de horas que o recurso superalocado deverá trabalhar
na tarefa. (7) Dividir uma tarefa atribuída a um recurso para que ele possa trabalhar na mesma
tarefa posteriormente.
! Para reagendaro trabalho que resta executar numa tarefa para continuar num momento
posterior, caso você tenha recursos que estejam interrompendo o trabalho em uma tarefa e
precise reagendar o trabalho restante para uma data posterior, poderá criar uma folga entre o
trabalho real e o trabalho restante em uma tarefa movendo a parte restante de uma tarefa. Na
barra de modos, clique em “Gráfico de Gantt”. Posicione o ponteiro do mouse sobre a parte
não concluída da tarefa que deseja dividir e arraste a barra de tarefas para a direita. Se você
arrastar a parte concluída da tarefa, toda ela será movida. Caso os recursos atribuídos à tarefa
estejam em diferentes níveis de conclusão, pode ser que a divisão da tarefa não ocorra no
ponto da barra de tarefas indicado pela linha de andamento.
O MS Project permite que o gerente do projeto coloque seus comandados em sintonia com a
programação desejada. Com o MS Project é possível programar e registrar todas as tarefas de um
projeto, permitindo ao usuário estar sempre atualizado com o verdadeiro cronograma. Permite
que se comunique tarefas a serem realizadas, que se delegue tarefas, que o usuário comunique o
status das tarefas e que sejam informados detalhes do projeto de modo que todos possam ficar
informados. A interação com o MS Office possibilita ainda que informações do projeto sejam
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facilmente comunicadas em outras mídias e que sejam documentadas informações do projeto de
uma forma completa.
É possível utilizar subconjuntos do projeto, permitindo que cada grupo de trabalho envolvido
possa trabalhar com uma visão menor do projeto, que reflita somente no seu trabalho. Além
disso, há a possibilidade de visualizar o projeto sob a forma de calendário, sob a forma gráfica
(mais usual) ou com o detalhamento de recursos e tarefas em uma planilha. É possível também
focar em situações específicas do projeto que interessam ao usuário.
 O MS Project apresenta alguns indicadores (ícones) que mostram uma data específica de
encerramento (“due date”) ou problemas na programação, além de informações adicionais, como
comentários adicionados pelo usuário. Passando o mouse sobre o ícone é mostrada a informação.
O MS Project permite customizar a aparência das tarefas, colunas e barras gráficas, permitindo
torná-las, por exemplo, mais evidentes. As apresentações também podem ser melhoradas com
gráficos e “logos” de outros programas. Pode-se imprimir as tarefas e informações de recursos a
todo momento, inclusive exatamente como se encontra na tela, sendo o relatório completo, caso
ele não caiba na tela. Para imprimir um relatório específico, pode-se escolher de uma variedade
de formatos predefinidos. Pode-se também customizar os formatos para incluir detalhes do que se
deseja. O MS Project também permite que se possa formatar vários gráficos e tabelas à maneira
que se deseja, visualizando somente parte das colunas disponíveis. Através da barra de
ferramenta “Análise” (clique do lado direito do mouse na barra de ferramentas, para habilitá-la)
pode-se transformar o formato dos dados do MS Project para o formato o formato .XLS,
escolhendo as tarefas e datas, sendo inclusive gerado automaticamente gráficos em relação às
datas por períodos em que se está trabalhando (dias, semanas, etc.) no Excel. Através do
comando “Salvar Como” pode-se também gravar os arquivos em vários formatos.
O MS Project, através do protocolo OLE (Tecnologia de Integração de Programas do Windows),
permite integrar as ferramentas do Office aos seus projetos MS Project. Por exemplo, uma célula
do Excel pode ser utilizada para realizar cálculos específicos de custo fixo de uma tarefa. Essa
célula pode ser vinculada ao campo correspondente do MS Project, de modo que qualquer
alteração nas premissas de cálculo feitas no Excel seja automaticamente atualizada no MS
Project. Abra a planilha Excel (pode ser utilizada a barra de ferramentas do Office disponível
diretamente do MS Project), copie a célula que contém o resultado desejado, clique em “Editar”,
“Colar Especial”, “Colar Vincular”, “Dados de Texto”. Você só poderá alterar o arquivo de
origem, não sendo permitido editar o campo vinculado do MS Project.
Pode-se ajustar a programação de modo que esta se adeqüe melhor à realidade, permitindo
prever, e assim, tentar evitar muitos problemas, como distribuição irregular de tarefas (em
momentos impróprios), recursos superalocados ou “estouro” do orçamento. Comunicando com os
agentes responsáveis pelas tarefas e atualizando corretamente o cronograma, pode-se facilmente
verificar o impacto e os ajustes necessários. Por exemplo, se o trabalho em uma tarefa é
inesperadamente interrompido, pode-se partir a tarefa em duas e programar a segunda parte em
um momento mais apropriado (após marcar a tarefa, clique em “Editar”, “Dividir Tarefas”).
O MS Project permite o gerenciamento de mais de um projeto, consolidando-os em um único
projeto mestre. Pode-se consolidar estes projetos e verificar as dependências projeto-a-projeto
(“Ferramentas”, “Vínculo entre Projetos”), emitir relatórios multiprojetos e gerenciar recursos
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entre projetos (“Recursos Compartilhados”). Este recurso é bastante útil quando há mais de um
nível hierárquico conduzindo o projeto. Os níveis hierárquicos inferiores repassam seus projetos
ao nível hierárquico superior, que os consolida através de links entre as tarefas dos projetos e
criação de tarefas sumariadas, tendo uma visão geral do seu setor, permitindo conduzir
orçamentos do departamento em diversos projetos, inclusive com capacidade de priorização. Ao
consolidar projetos diferentes, pode-se rapidamente identificar efeitos da mudança de um projeto
em relação a outros, a partir de mudanças em tarefas em cada projeto individual. Uma empresa
pode possuir uma série de projetos que devem ser consolidados do ponto de vista de recursos
(escassos) e custos (também restritos), principalmente quando pretende-se integrar todos os
setores da empresa , diretoria ou mesmo o departamento.
Pode-se agrupar recursos de diferentes projetos em um “pool” de recursos, bastando criar um
projeto “Recursos” ou com outro nome que contenha uma tarefa fictícia com duração zero (de
modo a não consumir trabalho dos recursos) e atribuir recursos ao projeto. Depois compartilhe os
recursos, mantendo tanto o projeto original quando o projeto “Recurso” aberto, bastando acessar
“Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos” no projeto original. Utilizando os recursos
do “pool”, a superalocação de recursos será verificada não somente com relação a determinado
projeto, mas em relação a todos os projetos que o recurso participa. Pode-se inclusive gerar
relatórios das taxas de utilização (“Work”: W (trabalho)) e os custos dos recursos nos diversos
projetos. A idéia básica é de se ter um único arquivo de recursos que seja solicitado por todos os
projetos. Desta forma o planejamento ficará consonante com os recursos da empresa de um modo
global.
O MS Project não faz a alocação de recursos por funções ou aptidões automaticamente, através
de critérios quaisquer (prioridades, taxa de utilização, grau de conhecimento, região geográfica,
etc.). O gerente do projeto é que deverá alocar o recurso à tarefa. Porém, para efeito de relatório,
há a opção “grupo” que permite filtrar os usuários participantes daquele grupo.
O MS Project não trabalha com tarefas do tipo “Se # Então”. Portanto, não há condições de
implementar uma tarefa que se repete uma ou mais vezes dependendo de uma tarefa de
verificação. Neste caso, costuma-se trabalhar pela visão pessimista, média e otimista de
retrabalho, o que refletirá no tempo total de duração das tarefas que possam ser repetidas. Aquele
tipo inicial de abordagem é realizado por metodologias de inteligência artificial ou simulação,
não fazendo parte da solução PERT/CPM.
Pode-se trocar informações com outros usuários diretamente pelo MS Project, através de um
sistema de e-mail,via internet ou intranet. Pode-se distribuir documentos em formato HTML,
inclusive com publicações de diagramas de Gantt em formato Web (“gif format”). O MS Project
utiliza as mesmas ferramentas de macro utilizadas pelo Office 97 (MS VBA), além de apresentar
a mesma barra de ferramenta e assistente de help, facilitando o treinamento no sistema. O help
on-line também facilita bastante o trabalho no MS Project. Uma boa opção é utilizar o ícone “O
que é isto (?)” arrastando-o ao comando que se deseja saber do que se trata. O MS Project
também possibilita acompanhar alterações ocorridas no projeto em relação ao plano original
(“baseline plan” (linha de base)), permitindo que o usuário aprenda com os próprios erros de
avaliação para os próximos projetos. A todo instante pode-se comparar tempos de tarefas, custos
associados, etc. com o cronograma original (Variação). As variações normalmente ocorrem
quando define-se uma linha de base e inicia-se o apontamento de informações reais que
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conduzem a alterações na agenda dos trabalhos futuros. As variações nas informações sobre
tarefas se referem às diferenças entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que as
informações sobre recursos se referem às diferenças entre o trabalho e os custos de linha de base
e agendados. Para ver a tabela de “baseline”, basta solicitá-la no item “Exibir”, “Tabelas”, “Mais
Tabelas”, ou solicitá-la graficamente no “Wizard” (lado direito do mouse).
O MS Project permite que se utilize de subtarefas para identificar uma tarefa, através do recurso
de “outline” (indentação), com a criação de códigos WBS (“Work Breakdown Structure”) ou
“Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)”, podendo ser mostrado ou não em
“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar número da estrutura de tópicos”.
Inclusive o próprio projeto pode ser gravado como uma tarefa resumo, através da opção
“Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar Tarefa Resumo”, facilitando o
controle. Mas cuidado, nem todos os valores das tarefas de resumo apresentam o total
combinado dos valores das suas subtarefas. Embora alguns valores de tarefas de resumo (tais
como custo e trabalho) totalizem valores das subtarefas, outros (tal com duração) simplesmente
resumem os valores de suas subtarefas. Por exemplo, o MS Project calcula a duração de uma
tarefa de resumo como o tempo total de trabalho entre a primeira data de início e a última data de
término de suas subtarefas. Caso a subtarefa não esteja configurada como de duração fixa, o
cálculo pode resultar em diferenças em relação ao esperado, por exemplo se o calendário do
recurso associado não estiver de acordo com o calendário do projeto ou as tarefas tenham algum
paralelismo. O MS Project permite que sejam gravadas tarefas recorrentes, ou seja, que ocorrem
com determinada freqüência, sem que necessariamente tenham que ser redigidas as tarefas
(“Inserir”, “Tarefa Recorrente”). Essas tarefas terminam no máximo até a última data do projeto
tendo, porém, o inconveniente de serem fixadas, o que pode dificultar o reagendamento
(reprogramação) ou a realocação de recursos quando ligados a outras tarefas. Um “milestone”
(marca) é um evento significativo do projeto, como o término de uma etapa. É uma tarefa como
outra qualquer, apenas com duração zero, embora possa-se determinar que uma tarefa com
duração diferente de zero seja uma marca (“Informações Sobre a Tarefa”, “Avançado”, “Marcar
Tarefas como Etapa”). Há relatórios específicos para essas tarefas.
O MS Project possui para cada projeto um arquivo que armazena as tabelas, modos de exibição,
formulários, filtros, relatórios, calendários, barra de ferramentas, módulos e mapas utilizados. Há
um arquivo “Global.mpt” que contém todos esses objetos, permitindo que se transfira de um
projeto para outro as especificações, através da função “Ferramentas”, “Organizador”. Assim,
caso se transfira um projeto de um ambiente MS Project para outro, não ocorrerão problemas de
visualização (em ambos os casos os projetos serão visualizados igualmente).
A definição do grau de detalhamento das atividades deve ser pensada de acordo com o objetivo
do plano de ação. Caso o objetivo seja apenas de acompanhamento gerencial, deve-se trabalhar
preferencialmente com templates (modelos) padronizados, se possível com métricas padronizadas
(ex.: informática - pontos de função). O executor pode detalhar suas atividades de modo a
controlar melhor a execução, porém esse detalhamento deve estar vinculado ao projeto macro
(gerencial). Este serviço é bem executado pelos softwares de gerenciamento de projetos,
especialmente o Primavera e o Openplan, seguidos pelo Pert Master e pelo MS Project, que é o
software de mais fácil aprendizado, funcionando bem em ambientes Windows NT, dada a
compatibilidade com o Sistema Operacional da Microsoft.
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O conceito mais importante de gerenciamento avançado de projetos é o de hierarquia de projetos.
Funciona da seguinte forma: um projeto criado por uma pessoa de maior escala na hierarquia da
empresa é elaborado de forma macro e tem suas tarefas relacionadas normalmente
(interdependência das tarefas). A cada tarefa é associado um responsável de hierarquia inferior.
Este responsável assume a tarefa como o seu projeto e elabora um novo projeto que é ligado ao
projeto de hierarquia superior através de tarefa resumo. Assim, qualquer atualização em tarefas
do projeto de hierarquia inferior afeta o projeto resumo, que afeta a tarefa do projeto de mais alta
hierarquia, permitindo o acompanhamento do projeto de forma integrada na empresa. Este
conceito é estendido para dentro da hierarquia, podendo resultar em vários níveis hierárquicos. A
tarefa é sempre atualizada por seu executor, não sendo recomendável o contrário. Nada impede
que haja projetos em estrutura matricial, ou seja, intercalando as hierarquias administrativas da
empresa.
Como a maior parte dos software de ERP (sistemas informatizados integrados de gestão) não
possui um bom software de gerenciamento de projetos, algumas empresas preferem integrá-los,
como é o caso da Camargo Correia, que está desenvolvendo interface entre o Primavera e o SAP
R/3 e a Usiminas entre o MS Project e o módulo PS do SAP R/3, todas em ambiente Cliente-
Servidor. A seguir, será feita uma avaliação mais detalhada dos tópicos mais importantes
apresentados nessa introdução para desenvolvimento de projetos com o MS Project.
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Programação
Função Objetivo:
! A partir de uma lista orientada de tarefas com o tempo de execução necessário (ou o tempo
necessário por recurso e o número de recursos disponíveis), MS Project calcula as datas de
início e fim para cada tarefa de acordo com o cronograma, otimizando as tarefas de modo a
obter o menor prazo final de execução completa do projeto (default é cada tarefa comece o
mais cedo possível) ou de adequar ao prazo definido para o projeto (default é cada tarefa
começa o mais tarde possível, desde que não impacte a data desejada de fim de projeto), a
partir do cálculo do caminho crítico (PERT - Program Evaluated Review Technique), levando
em conta ainda a disponibilidade de recursos (caminho crítico sujeito a recursos finitos –
“levelling” ou redistribuição de recursos) e as restrições das tarefas, conforme citado a seguir.
Restrições:
! As restrições das tarefas estão definidas na própria tarefa ou na sua relação de
dependência com outra (predecessor). Na própria tarefa pode-se, por exemplo, “começar
o mais tarde possível (desde que não atrapalhe o tempo crítico)”, “começar não antes de
uma data (SNET – “Start Not Earlier Than”)”, “terminar não antes de uma data (FNET)”.
A relação com o predecessor (ligação) mais usual é do tipo “tarefa B só pode começar
após o fim da tarefa A (FS)”; há também as ligações “tarefa B só pode começar após
início da tarefa A (SS) - tarefas que devem, no mínimo, se iniciar ao mesmo tempo”, ou
“tarefaB só pode terminar após início da tarefa A (SF)” ou “tarefa B só pode terminar
depois do fim da tarefa A (FF) – tarefas que devem, no mínimo, terminar ao mesmo
tempo”. A vantagem de ligar as tarefas de forma dependente ao invés de colocar datas
específicas para as tarefas é que, à medida que o cronograma for sendo alterado, nas fases
de projeto e acompanhamento, todo o projeto é reestruturado coerentemente.
! Quando há o seqüenciamento de tarefas, o MS Project permite que se acrescente um
tempo de atraso (“lag time”) entre as tarefas para adequar melhor à realidade, podendo
representar, por exemplo, o tempo de preparação não considerado na tarefa. Da mesma
forma, caso possa haver antecipação da tarefa sem que a outra termine (paralelismo)
pode-se considerar no MS Project, bastando adicionar o tempo com o sinal negativo
(“lead time”). Pode-se também postergar a tarefa por um tempo, partindo-a em outras
(“split”).
! Como restrições, pode-se colocar que a tarefa deva iniciar em determinada data ou não
antes da data ou não depois da data ou terminar em determinada data, ou não antes da data
ou não depois da data. Normalmente exige-se que a atividade comece o mais cedo
possível, sem atrasar o projeto, ou o mais tarde possível, também sem atrasar o projeto.
! A metodologia PERT programa cada tarefa lançando-a no cronograma, de modo que se
possa mostrar diversas datas possíveis de programação, que são: “Early Start” (Início
Mais Cedo, gerando o PDI – Primeira Data de Início), “Early Finish” (Término Mais
Cedo, gerando o PDT – Primeira Data de Término), “Late Start” (Início Atrasado,
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gerando o UDI - Última Data de Início) e “Late Finish” (Término Mais Tarde, gerando a
UDT – Última Data de Término). Caso a tarefa seja crítica, haverá apenas duas datas, a de
início e a de fim que se confundirão com a PDI, UDI e a PDT, UDT, respectivamente.
Para compreender o processo PERT de maneira simples, desenhe uma rede, considerando que os
nós do grafo sejam o início e o fim das tarefas, indicadas por letras, e os arcos direcionados sejam
as tarefas com suas respectivas durações. O procedimento de resolução mais simples é iniciar do
último nó (“backward looking”), alocando os tempos somados em cada nó. No caso de mais de
uma alocação, deve-se deixar todas elas, pois servirão para o cálculo da folga associada àquela
tarefa. Ao atingir o nó inicial, volte considerando o nó de duração mais longo para o cálculo das
possíveis folgas. Neste caso, você poderá identificar que as tarefas críticas (aquelas que não se
pode atrasar, caso contrário o projeto como um todo se atrasará) não têm folga, enquanto as
tarefas em que se pode atrasar o início têm a folga determinada pela diferença entre os valores de
tempo acumulados nos nós. Veja que esse grafo até o momento só considerou a folga do ponto de
vista de duração das tarefas. O MS Project, além desse critério, deve-se preocupar com a
alocação dos recursos sem que haja superalocação de suas agendas, o que é um processo bem
mais complexo que também pode ser explorado na figura, colocando, por exemplo, uma tarefa
crítica identificada, dobrando o número de recursos e considerando que a duração diminua pela
metade.
A reprogramação (reagendamento) do projeto pode ou não ser realizada automaticamente pelo
MS Project, através do menu “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”, “Automático” ou
“Manual”. Essa reprogramação não inclui a Redistribuição de Recursos, que também podem
ser realocados automaticamente, conforme será visto no item sobre recursos. A reprogramação
(reagendamento) deriva dos apontamentos realizados (Controle), podendo ser ativada através de
“Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Tarefas” ou “Atualizar Projetos”. Por exemplo, se você
desejar se certificar de que não há nenhum trabalho agendado para datas que já tenham passado,
poderá reagendar o trabalho não concluído para iniciar na data atual, para tarefas selecionadas ou
para o projeto inteiro. Isso pode ser vantajoso se seu projeto estiver atrasado e você desejar que
ele reflita com precisão a quantidade de trabalho que ainda é necessária para conclui-lo. Após
acessar a caixa de diálogo originada do menu anterior, clique em “Reagendar trabalho não
concluído para iniciar em” e, em seguida, digite a data a partir da qual deseja reagendar todo o
trabalho não iniciado em datas anteriores, para o projeto inteiro ou para as tarefas selecionadas. O
reagendamento do trabalho não concluído anteriormente poderá remover as restrições das tarefas.
Por exemplo, se uma tarefa tem uma restrição “Deve Terminar Em” e se o reagendamento do
trabalho restante da tarefa mover a data de término para além da data de restrição, o MS Project
redefinirá a restrição para “O Mais Breve Possível”. Você deverá reagendar o trabalho restante
manualmente se tiver outras restrições de tarefas que deseje preservar. Para tarefas que estão
parcialmente concluídas, o MS Project divide, automaticamente, entre trabalho concluído e
trabalho restante. O reagendamento do trabalho restante de uma tarefa concluída parcialmente
poderá criar um intervalo entre as duas partes da tarefa, a qual aparecerá no gráfico de Gantt
como uma tarefa dividida. No item “Medição e Controle”, isso será comentado em detalhes.
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Recursos
O MS Project possui dois ambientes distintos: o de tarefas (default) e o de recursos. Existe,
evidentemente, interface entre eles, mas para se trabalhar à vontade com todas as informações de
recursos, deve-se clicar em “Exibir”, “Gráfico de Recurso”, “Planilha de Recurso” ou “Uso de
Recurso” e, então, a opção “Exibir”, “Tabelas”, estará disponível em todos os aspectos para
alterações nos recursos disponíveis.
Pode-se fixar o tempo da tarefa independente da quantidade de recursos (desde que não seja um
único recurso ou a primeira atribuição) ou da produtividade do trabalho “duração fixa: D”, ou,
ainda, fixar o número de recursos necessários para a tarefa (“unidades fixas: U”) que, então,
permanecerá constante mesmo que se altere a produtividade ou duração das tarefas, ou, ainda,
manter fixo o tempo de trabalho x número de recursos para realizar a tarefa (W) que, então, se
manterá fixo mesmo variando o número de recursos ou o tempo de duração da tarefa. O trabalho
só faz sentido para pessoas e equipamentos, embora seja também calculado para materiais de
consumo quando alocados como recurso, como por exemplo fiação (m) ou cerâmica (m2).
A relação entre essas variáveis é dada por W = U x D. Como são duas variáveis independentes
para uma dependente, se uma variável independente é fixada, ainda resta outra para ser fixada
para que se possa calcular a variável dependente. Assim, dado o conceito fixando W ou U ou D,
alterando-se uma segunda variável, a terceira é calculada. Caso seja a mesma variável a ser
alterada seja a que está fixada, o MS-Project trabalha assim: W fixo, W alterado # Unidade
Recalculada. U fixo, U alterado # Duração Recalculada (independente de ED, para a primeira
alocação, e somente com “ED” ativado para a segunda alocação, senão o trabalho é recalculado),
D fixo, D alterado # Trabalho Recalculado. Este assunto será melhor explicado nos parágrafos
seguintes.
O MS Project permite manter informações dos recursos disponíveis (equipamentos, pessoas e
materiais de consumo), permitindo programá-los para trabalhar nas tarefas. Algumas vezes é
conveniente considerar os materiais de consumo como sendo fixos para a tarefa, discriminando-
os como custo fixo. Dependendo do número de recursos designados para as tarefas e do tempo
necessário de cada recurso para realizá-las, o software recalcula o tempo de duração previsto para
a tarefa mantendo o trabalho original fixo, desde que a opção “Effort Driven”: ED ou
“Controlada pelo Empenho” esteja marcada (para a primeira alocação de recursos independe de
ED), bastando clicar na tarefa desejada e, com o lado direito do mouse, “Informações Sobre a
Tarefa”, “Avançado”ou, genericamente para as futuras tarefas, em “Ferramentas”, “Opções”,
“Agenda”, “As novas tarefas são controladas pelo empenho”. Essa opção permite que seja feita
correlação entre o número de recursos e o tempo de duração da tarefa.
Os recursos também podem ser provenientes de outro projeto. Basta abrir ambos os projetos e
acessar, no projeto principal, “Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, mantendo
um “projeto fictício” para gerir os recursos dos projetos associados. Este projeto deve ser aberto
sempre que se alterar o projeto principal e sua tarefa fictícia necessária para associar recursos
deve ter duração zero, para não consumir trabalho dos recursos. Essa é a forma mais usual de
alocação de recursos.
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O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que estão sendo
adicionados a uma tarefa ou removidos dela. Esse processo não se aplica às regras de cálculo do
MS Project durante a alteração de valores de trabalho, duração e unidade para recursos já
atribuídos a tarefas. Ao trabalhar com o agendamento controlado pelo empenho, lembre-se do
seguinte:
! Os cálculos controlados pelo empenho só serão aplicados depois que o primeiro recurso
for atribuído à tarefa. Portanto, as regras de “Controlado pelo Empenho” devem ser
avaliadas a partir da adição de um segundo recurso em diante. Depois que um recurso for
aplicado, o valor do trabalho não será alterado à medida que novos recursos forem
atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.
! Os cálculos controlados pelo empenho não serão aplicados a vários recursos atribuídos
ao mesmo tempo que representem as primeiras atribuições de uma tarefa. No entanto,
após essa atribuição inicial de vários recursos, o valor do trabalho não será alterado à
medida que novos recursos forem atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela.
! As versões anteriores do MS Project se comportavam como se o agendamento controlado
pelo empenho estivesse desativado. A adição de atribuições de novos recursos em versões
anteriores aumentava o trabalho com o tipo duração fixa, mas não alterava a duração da
tarefa. Hoje, independente de ED, o trabalho é fixado e a duração alterada para o primeiro
recurso. Para o segundo recurso, e daí em diante, o trabalho é fixado e os recursos
alterados, com ED ativado e, se ED não ativado o trabalho é alterado, sendo mantido os
recursos.
O exemplo, a seguir, ilustra a influência do tipo de opção (unidades fixas, duração fixa ou
trabalho fixo) e do controle pelo empenho (ED), que sempre se relacionam pela equação W = U x
D.
(A) Para o caso de alteração das unidades de recursos:
! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa
Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens.dia. Caso o número de recursos aumente para 4:
" Independente de ED (ED não importa), o trabalho é fixado em 6
homens.dia e a duração é reduzida para 1,5 dias, exceto na opção
“Duração Fixa”, quando o trabalho é recalculado para 12 homens.dia.
“Efeito do Controle pelo Empenho”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa
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Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens-dias. Caso o número de recursos aumente para 4 e:
" Trabalho Fixo: A duração diminui para 1,5 dias independente da opção
ED que, aliás, é marcada automaticamente pelo MS Project quando o
trabalho é fixo.
" Duração Fixa: Com ED marcado, o trabalho é mantido em 6 dias, a
duração é mantida em 3 dias e os recursos são reduzidos à metade
(igualmente para todos os recursos). Essa última observação explica o
porquê da utilização parcial de recursos (menos de 100 %) ou mesmo o
porquê de, em alguns projetos mais sofisticados, se alocar somente 1
recurso para cada tarefa, repetindo as tarefas para recursos
diferentes quando necessário.
" Unidade Fixa: Com ED marcado, o trabalho é mantido em 6 dias e a
duração é reduzida para 1,5 dias. Com ED desmarcado, o trabalho é
aumentado para 12 homens.dia.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
(B) Para o caso de alteração da duração das tarefas:
! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa
Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens.dia. Caso a duração da tarefa aumente para 6:
" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixado
em 2 homens e o trabalho é aumentado para 12 homens.dia, mesmo na
tarefa com “Trabalho Fixo”.
! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa
Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens-dias. Caso a duração da tarefa aumente para 6:
" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixado
em 2 homens e o trabalho é aumentado para 12 homens.dia, mesmo na
tarefa com “Trabalho Fixo”.
 (C) Para o caso de alteração do trabalho dos recursos nas tarefas:
! 1ª Atribuição de Recursos para a tarefa
Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens.dia. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia:
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" Independente de ED (ED não importa), o número de recursos é fixado
em 2 homens e a duração das tarefas é aumentada para 6 dias, quando
se trata de “Unidade Fixa” e “Trabalho Fixo”. Quando se trata de
“Duração Fixa”, independente de ED, o número de recursos aumenta
para 4 homens.
! 2ª, 3ª, etc. Atribuição de Recursos para a mesma tarefa
Seja um trabalho executado em 3 dias por 2 homens. O trabalho envolvido é 6
homens-dias. Caso o trabalho dos recursos aumente para 12 homens.dia:
" Independente de ED (ED não importa), a duração é aumentada para 6
dias e os recursos mantidos em 2 homens, exceto na opção “Duração
Fixa”, quando a duração é mantida em 3 dias e os recursos são
recalculados para 4 homens.
(I) Redistribuição Manual de Recursos Passo a Passo via Usuário
Para localizar recursos superalocados, clique em “Exibir”, “Gráfico de Recursos” e focalize os
recursos paginando-os com as setas de avanço ou recuo. Faça uma divisão da janela (“Janela”,
“Dividir”). Ative o Gráfico de Gantt na janela inferior, clicando em “Exibir”, “Gráfico de Gantt”.
Para substituir um recurso superalocado por outro que possa ser utilizado com a mesma função,
visualize o Gráfico de Gantt, clique na tarefa que deseja efetuar a substituição, clique em
“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”, selecione o recurso que deseja substituir, clique
em “Substituir” e, na tela seguinte, escolha os recursos que substituirão o anterior, digitando suas
quantidades.
O MS Project também permite solucionar as superalocações de recursos através da
redistribuição manual, tarefa a tarefa, realizada pelo usuário, com o auxílio do MS Project
para encontrá-las, sendo típico de projetos mais simples. Clique em “Exibir”, “Mais Modos de
Exibição”, “Alocação de Recursos”, “Aplicar”. Na barra de ferramentas, com o lado direito do
mouse, clique em “Gerenciamento de Recursos”. Na área de tabela, clique no título da coluna
“Nome do Recurso”, destacando toda ela. Na barra de ferramenta “Gerenciamento de Recursos”,
clique no ícone “Ir Para a Próxima Superalocação”. Escolha uma tarefa que tenha
preferencialmente um valor positivo de folga que não atrase a data final do projeto (vá em “Mais
Modos de Exibição”, “Gantt Detalhado” e escolha a tabela “Agenda” e localize o campo
“Margem de Atraso Total”. No campo “Atraso da Redistribuição” do modo “Gantt de
Redistribuição”, digite a duração do atraso desejado para o início da tarefa que possui recursos
superalocados e verifique o impacto. Você estará postergando a tarefa de modo que os recursos
fiquem alocados em tempos diferentes.
Caso um recurso esteja superalocado, sendo necessário mais recursos do que os existentespara
um determinado período de tempo, há algumas alternativas antes de se tentar a redistribuição no
MS Project:
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! Colocar o recurso trabalhando em hora extra para as atividades existentes naquele período
de tempo (modo “task form” (uso da tarefa)), lembrando que o trabalho total permanece o
mesmo (caso se mantenha a mesma produtividade nas horas extras). Com isso, caso a
duração da atividade não seja fixa, essa será reduzida e o recurso poderá deixar de ficar
superalocado para o período final da atividade. Essa alteração é válida para o recurso
específico nas datas alteradas. No MS Project, Hora Extra é definida como sendo o
volume de trabalho em uma atribuição agendada além das horas de trabalho normais de
um recurso atribuído e cobradas à taxa de horas extras do recurso. O trabalho de horas
extras não constitui trabalho adicional na atribuição. Em vez disso, indica o volume de
trabalho na atribuição considerado como hora extra. Por exemplo, se a atribuição contiver
40 horas de trabalho e 8 horas extras, o total de trabalho da atribuição continuará a ser 40
horas: 32 horas de trabalho regular e 8 horas extras. Portanto, caso o modo “Duração
Fixa” não esteja ativado, independente se “Unidade Fixa” ou “Trabalho Fixo”,
independente de “Controle pelo Empenho”, o tempo de trabalho será reduzido, pois será
necessário apenas 32 horas de calendário para a execução da tarefa. A alocação de horas
extras ao recurso só faz sentido se a tarefa for crítica, ainda assim devido ao recurso que
está sendo exigido ao mesmo tempo. Se houver mais de um recurso, deve-se atribuir
horas extras para todos os recursos envolvidos na tarefa que estejam provocando a tarefa
ser crítica. Caso o tipo da tarefa seja “Duração Fixa”, a duração da tarefa não se altera,
porém o recurso não fica alocado, ou seja, fica disponível para outras tarefas durante
aquele período.
! Alterar o calendário de trabalho normal do recurso para o período com conflito
(calendário do recurso, no modo de recurso). Com isso, o trabalho, a duração e o número
de recursos permanecem fixos, porém a distribuição ao longo do tempo é alterada. O
mesmo trabalho será realizado em um período de tempo menor. Deve-se lembrar que “1
semana de duração” significa 40 h de trabalho (podendo ser alterado em “Ferramentas”,
“Opções”, “Calendário”), o que em regime de 8 horas, Sábado e Domingo livres eqüivale
a 1 semana do calendário, mas em regime de 10 horas de trabalho, eqüivale a 4 dias
calendário. Deve-se salientar que, caso alguma tarefa seja executada em dias corridos,
independente das folgas ou feriados, basta digitar na duração da tarefa o número de dias
seguido por “dd”. Essa alteração é válida somente para a tarefa específica.
" A menos que se decida ao contrário, o calendário Padrão do projeto é usado por
todos os recursos em um projeto. As horas de trabalho e dias de folga definidos no
calendário Padrão são as horas de trabalho e os dias de folga padrão para cada
recurso. Se esse é o único calendário que você está usando, não precisa modificá-
lo para cada recurso. No menu “Ferramentas”, clique em “Alterar o período de
trabalho”. Na caixa “Para”, clique no recurso cujo calendário deseja alterar. No
calendário, selecione os dias que deseja alterar. Para alterar um dia da semana no
calendário inteiro, selecione o dia na parte superior do calendário. Clique em
“Usar Padrão”, “Período de Folga” ou “Horário de Trabalho”. Se você clicou em
“Horário de Trabalho”, digite as horas que deseja que o trabalho inicie nas caixas
“De” e as horas que deseja que o trabalhe termine nas caixas “Até”.
" Como padrão, o MS Project calcula o custo a taxas normais para qualquer
quantidade de trabalho exigido para concluir uma tarefa. Ele não calcula
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automaticamente as horas adicionais como horas extras a menos que você atribua
especificamente as horas adicionais como trabalho de horas extras. Para alocar
horas extras, acesse a barra de modos e clique em “Gráfico de Gantt”. No menu
“Janela”, clique em “Dividir”. Clique em “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”,
“Formulário de Tarefas” no painel inferior. No menu “Formatar”, aponte para
“Detalhes” e, em seguida, clique em “Trabalho do Recurso”. No painel superior,
selecione a tarefa à qual deseja atribuir trabalho de horas extras. No painel
inferior, digite o número de horas extras de cada recurso no campo “Hora Extra”.
" Os recursos não necessariamente precisam ser alocados todos no início da tarefa.
Pode-se informar em cada tarefa, para cada recurso, o total em horas que este será
utilizado e o atraso em relação ao início da tarefa. O recurso também não
necessariamente precisa ser alocado linearmente (ex. 8 horas/dia, todos os dias),
podendo ser alocado em curvas crescentes, decrescentes, em um pico inicial ou
final, em dois picos, em forma de sino ou tartaruga. Por exemplo, isso é muito
utilizado em consultoria, onde o consultor terá maior trabalho no início de suas
atividades.
" Para remover um recurso, basta ir no gráfico de Gantt através da barra de modos,
campo Nome da Tarefa, “Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”,
“Remover” o recurso associado.
(II) Redistribuição Automática ou Manual via MS Project
O MS Project permite verificar a ocorrência de recursos superalocados ou pouco alocados em
projetos. É possível ver quanto do trabalho de um recurso está alocado para uma tarefa em
particular e por período de tempo. No modo “Uso da Tarefa”, acesse o menu “Formatar”, clique
em “Estilos de Detalhe”. Na lista “Campos Disponíveis”, clique em “Porcentagem de Alocação”,
e em seguida clique em “Mostrar”. Há a opção de eliminar manualmente ou automaticamente a
superalocação através do atraso da tarefa, utilização de uma possível folga no calendário para a
tarefa (tarefa não crítica) ou de sua divisão (comando de “leveling” ou redistribuição de
recursos). O default é não haver a resolução automática da superalocação de recursos
(“Ferramentas”, “Redistribuição de Recursos”). Para que haja possibilidade de atraso em
alguma tarefa, a opção “atrasar somente dentro da folga” não deve estar marcada. Com isso, a
data final do projeto não é respeitada. Caso haja conflito entre duas ou mais tarefas para um
mesmo recurso, a opção “Prioridade” poderá ser levada em conta, porém, o padrão é que a menor
folga total seja perdida. A distribuição dos recursos superalocados pode ser evitada
interrompendo-se uma tarefa e recomeçando-a em outro momento (“split”). O MS Project
permite parametrizar se as tarefas restantes podem ser interrompidas na realocação automática,
através de um “check botton” no “resource leveling” (redistribuição de recursos), “Ferramentas”,
“Redistribuição de Recursos”. Há também a possibilidade de se evitar que algumas tarefas sejam
realocadas, através do uso de datas programadas para algumas tarefas (datas com restrição).
A redistribuição realizada diretamente via MS Project simplesmente atrasa ou divide
determinadas tarefas ou atribuições da sua agenda até que os recursos atribuídos a elas não
estejam mais superalocados. O MS Project examina as dependências entre predecessoras de uma
tarefa, a margem de atraso, as datas, a prioridade e as restrições da tarefa para determinar se ela
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deve ser atrasada (ou dividida). Clique em “Ferramentas”, Redistribuição de Recursos”,
“Manual” (para atualizar os recursos somente quando clicar no botão “Redistribuir Agora”), na
caixa “Procurar Superalocações”, determine a sensibilidade das superalocações em função do
período de tempo definido. A redistribuição ocorrerá somente se um recurso estiver agendado
para executar mais trabalho do que tem capacidade de executar no período especificado. Em
“Intervalo de Redistribuição Para”, especifique se deseja redistribuir o projeto inteiro ou apenas
as tarefas que se encontram em um intervalo de tempo específico. Na caixa “Ordem de
Redistribuição”, pode-se definir pela prioridadena realocação, ou seja, caso duas ou mais tarefas
se candidatem a um recurso cuja quantidade total para o período não é suficiente: (1) Clique em
“Somente Identificação” para que o MS Project verifique as tarefas na ordem crescente de
números de identificação antes de considerar outros critérios de redistribuição para determinar as
tarefas a serem redistribuídas; (2) Clique em “Padrão” para que o MS Project verifique as tarefas
na ordem de dependências entre predecessoras, margem de atraso, datas, prioridade e, por último,
restrições de tarefas; (3) Clique em “Prioridade, Padrão” para que o MS Project verifique as
prioridades das tarefas a serem redistribuídas antes de considerar as dependências entre
predecessoras, a margem de atraso, as datas e, por último, as restrições das tarefas.
Para impedir que a data de término do seu projeto seja alterada, marque a caixa de seleção
“Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas”. Para ajustar a redistribuição
quando um recurso trabalhar em um tarefa independentemente dos outros recursos que trabalham
na mesma tarefa, marque a caixa de seleção “A redistribuição pode ajustar atribuições individuais
de uma tarefa”. Quando a prioridade da tarefa estiver definida como “Não Redistribuir”, o MS
Project ignorará a tarefa para efeito de redistribuição. Se desejar que a redistribuição interrompa
as tarefas criando divisões no trabalho restante nas tarefas ou atribuições de recurso, marque a
caixa de seleção “A redistribuição pode criar divisões no trabalho restante”. Clique em
“Redistribuir Agora” para iniciar a redistribuição do seu projeto. Verifique o que aconteceu via
formulário “Gantt de Redistribuição”, na tabela “Atraso”.
Caso se esteja agendando o projeto a partir de uma data de término, ainda assim será possível
redistribuir o seu projeto. As versões mais antigas do MS Project não permitiam a redistribuição
de projetos agendados a partir de uma data de término. As tarefas redistribuídas em projetos
agendados a partir de uma data de término receberão valores de atraso negativos. Com isso, a
data de término de uma tarefa ou atribuição de recurso será antecipada, pois o atraso será
aplicado a partir do término da tarefa ou atribuição. Para desfazer imediatamente os efeitos da
redistribuição, clique em “Editar”, “Desfazer Redistribuir”. Para remover os efeitos da última
operação de redistribuição, clique em “Limpar Redistribuição” na caixa de diálogo
“Redistribuição de Recursos”, da barra de menu “Ferramentas”, “Redistribuição de Recursos”.
Use “Exibir”, “Mais Modos de Exibição”, “Gantt de Redistribuição”, “Aplicar”, para ver as
barras que representam os efeitos antes e depois da redistribuição, bem como os valores da
margem de atraso e do atraso da redistribuição de uma tarefa. Pode-se controlar a sensibilidade
da redistribuição para que as superalocações de apenas 1 dia não sejam redistribuídas. Se você
clicar em Semana a Semana na caixa “Procurar Superalocações”, a redistribuição ocorrerá
somente se o recurso estiver agendado para executar mais trabalho que o disponível durante a
semana como um todo. A alteração dessa definição pode fazer com que a sua agenda reflita
melhor as agendas de trabalho e os problemas comuns. Deve-se lembrar que a redistribuição de
recursos só será possível caso se tenha folgas em algumas atividades, desde que a tarefa não
tenha datas programadas ou com uma restrição que impeça seu reagendamento.
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Custos
Convém introduzir uma diferenciação entre investimentos, custos e despesas, para efeito de
entendimento do assunto, muito embora o MS Project considere tudo isso como Custo:
! Um projeto típico contém três tipos de investimentos que são o investimento fixo,
associado a compras de bens do ativo imobilizado, como equipamentos e terrenos, as
despesas pré-operacionais, que são aquelas realizadas antes do início de faturamento
da companhia, como despesas com luz e água necessárias à implantação do projeto e a
formação de capital de giro, que é o caixa mínimo para gerenciar a firma sem
empréstimos desnecessários somado ao custo de estoque de matérias-primas, produtos
semi-manufaturados e manufaturados necessários para gerenciar a empresa e ainda o
caixa envolvido no financiamento das vendas a clientes subtraídas das duplicatas de
clientes descontadas, subtraídas ainda das faturas pagas a prazo de fornecedores.
Esses valores podem ser transformados em custos fixos (associados a tarefas) e variáveis
(associados aos recursos), seja através de marcos (“milestones”) estabelecidos no projeto ou
através de atividades normais do projeto. Os projetos também podem não se limitar à fase de
investimentos, entrando na fase de operação, caso se considere a operação como um projeto,
atitude viável em alguns casos. Normalmente, porém, a fase operacional não é conduzida sob a
forma de projetos, conforme abordado nos textos em anexo.
Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto, a partir do
apontamento de custos feito para cada tarefa do projeto. Baseado no custo unitário de cada tarefa
específica do projeto, o software permite calcular o custo de cada tarefa e do total envolvido no
projeto.
Pode-se provir custos durante a tarefa, no seu princípio ou fim. Os custos variáveis podem ser
planejados por uso de um recurso ou proporcional ao tempo de uso. As taxas de horas extras
podem ser diferenciadas. Pode-se ainda prever variações ao longo do tempo ou, ainda, tabelas
diferentes de preço a serem utilizadas ao longo do projeto, em tarefas distintas. Há cinco tabelas
distintas que podem ser utilizadas a partir de um código de taxa de custo a ser escolhido para
cada recurso em cada tarefa (o default é “A”). Além disso, dentro de cada tabela pode-se alocar
diferenciações de tempo para os quais os custos serão diferenciados.
O primeiro passo para a redução de custos é determinar onde você está gastando a maior parte
do dinheiro. Use modo “Gráfico de Gantt” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos das
tarefas e o modo “Planilha de Recursos” com a tabela “Custo” aplicada, para ver os custos dos
recursos, podendo trabalhar com ambas as janelas abertas. Em seguida, pondere as alternativas
para reduzir os custos mais altos. Na maioria das vezes, os recursos representam suas maiores
despesas. Em geral, você pode reduzir custos eliminando tarefas do projeto, reduzindo o escopo
de tarefas de modo que o custo para a conclusão seja menor, ou usando menos recursos ou
recursos mais baratos.
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Como o MS Project reflete totalmente os custos associados a recursos e tarefas, pode-se realizar
mudanças no projeto para que este se encaixe dentro do orçamento previsto. Para alterar esse
vínculo automático entre apontamento da tarefa e os recursos associados, desmarque a caixa de
seleção “A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso” em “Ferramentas”,
“Opções”, “Cálculo”. Assim, o MS Project não calculará automaticamente o trabalho e o custo
reais e restantes dos recursos atribuídos à tarefa à medida que são inseridas informações da
porcentagem concluída da tarefa em sua agenda. Caso contrário, se você mantiver o default, ou
seja, selecionar essa caixa de seleção, o MS Project recalculará o trabalho e o custo reais
sempre que forem inseridas informações nos campos Porcentagem concluída, Duração real ou
Duração restante. Se não selecionar esta caixa de seleção, você deverá inserir valores para os
recursos no campo Trabalho real, a fim de obter um quadro preciso do trabalho e do custo reais.
Ao se fazer a atualização da % da tarefa executada, há uma opção “default” (alterada em
“Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”, “O MS Project sempre calcula os custos reais”) que
atualiza automaticamente os custos realizados na execução da tarefa, não permitindo o
lançamento direto do custo real. Esse assunto será melhor discutido no item de “Infra-estrutura e
Processamento”.Página 19/31
Medição e Controle
Um projeto não pode ser algo estanque que, impresso e colado em uma parede, vire uma
obrigação impensável, não sujeita mais a correções de rota. Certamente, o que se busca é um
planejamento perfeito, mas a realidade é sempre outra. Diversos problemas ocorrerão durante o
projeto que obrigarão o reajuste, devido à quebra de máquinas não planejadas, doenças de
pessoas, greves, atrasos causados pela atribuição parcial de recursos em tarefas quando antes se
pensava estar o recurso totalmente disponível, métricas mal estimadas devido às dificuldades
encontradas na época do contrato inicial, etc. Isso não significa que o contrato será rompido, pelo
contrário, deve-se reagendar se possível visando atingir ou superar os índices de prazo, custo e
trabalho envolvidos no projeto. O reagendamento posterior à gravação da Linha de Base é sempre
baseado nas medições realizadas. O MS Project possui algumas facilidades que podem permitir
que as medições sejam feitas fora do software, uma vez que a ferramenta tem uma interface um
pouco mais complexa, além de ser relativamente cara. Por exemplo, pode-se utilizar “Planilhas
Excel” para preenchimento de tarefas via “Electronic Timesheet”, integradas através de rotinas
VBA elaboradas por setores especializados em informática da empresa, com supervisão de
consultores treinados, como por exemplo a AMS (“Advanced Management Solutions Inc.”),
especializada na integração do MS Project em ambiente corporativo. Caso o MS Project esteja
disponível para todos os recursos que apontarão as tarefas, basta utilizar as opções de “Work
Groups” (Grupos de Trabalho), enviando mensagens de programação e recebendo mensagens de
atualização diretamente pelo correio eletrônico da rede interna da empresa ou através da internet,
para usuários externos. Esse assunto será melhor discutido no capítulo posterior.
A medição pode ser atualizada periodicamente, por exemplo, semanalmente. Para isso o software
permite configurar o modo “Uso da Tarefa” facilitando a entrada de dados necessários, como o
percentual de conclusão em relação ao calendário ou o número de horas trabalhadas. É
interessante lembrar que um projeto pode estar a 50 % do término quanto a calendário, mas já a
70 % do término quanto a custo e a 90 % do término quanto a trabalho (por exemplo se houver
bastante trabalho na primeira metade cronológica do projeto). Proceda da forma seguinte:
“Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”, “Data Atual”, “Data de Status”. Caso a “Data de
Status” não seja fornecida, será assumida como igual à “Data Atual”. A “Data de Status” é
utilizada na caixa de diálogo “Atualizar Projetos”, obtida a partir de “Ferramentas”, “Controle”,
“Atualizar Projeto”, além de ser utilizada para os cálculos do Relatório de Valor Acumulado do
MS Project. A seguir, clique em “Exibir”, “Uso da Tarefa”; “Exibir”, “Tabela”, “Trabalho”.
Altere a escala de tempo para realizar o acompanhamento periódico: “Formatar”, “Escala de
Tempo”. Para alterar os campos que deseja acompanhar, clique em “Formatar”, “Estilos de
Detalhes”. O acompanhamento pode ser realizado digitando os valores no campo “Trabalho
Real”. O ideal é que cada recurso atualize sua planilha de tempo e que o gerente ou o responsável
pelo subprojeto atualize as tarefas que não tenham recursos associados. O default do MS Project
é que a atualização da tarefa atualize o trabalho dos recursos associados à tarefa e vice-versa,
opção que pode ser alterada no “check box” próprio em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”.
Caso uma nova tarefa tenha sido realizada ainda que não prevista, basta acrescentá-la ao projeto
com as datas corretas de execução. Se a tarefa foi executada parcialmente (bastando informar o
tempo real e o tempo restante), o tempo de execução restante pode ser replanejado, isto sendo
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feito a partir da data corrente (normalmente a atual) indicada no projeto. Pode-se inclusive
atualizar tarefas que não cumpriram a ordem de precedência original do projeto. Neste caso, ao
replanejar, o MS Project respeita a ordem para o trabalho futuro, não se importando com a ordem
do trabalho realizado (aceita conforme realizado).
A medição (“tracking” (controle)) de conclusão de tarefas é feita através da opção “Ferramentas”,
“Controle”, “Atualizar Tarefas” ou “Atualizar Projetos”. Este padrão é o normal, podendo para
isso utilizar a barra de ferramenta habilitada para o “Controle”. Com isso todos os recursos e
custos são atualizados normalmente em relação à atualização de tempo da tarefa. Atualiza-se o
tempo real e o tempo restante, o que pode alterar o tempo total de trabalho. A data de status é
muito importante como ferramenta de documentação, pois normalmente os dados são lançados na
Data Atual, colhidos em uma data anterior (Data de Status), além de afetar os índices de
performance, conforme explicado, devendo ser atualizada. Caso se vá fazer um reagendamento
das tarefas não realizadas até a data de status, por default o MS Project utiliza a data de status
para, a partir dela, reprogramar para a frente as tarefas não realizadas. Essa opção pode ser
alterada em “Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projeto”, “Reagendar trabalho não concluído
para iniciar em”.
Quanto aos custos, pode ser feita a atualização para os custos fixos, e, individualmente para os
recursos, os seus custos unitários (caso haja variação) e quantidades de unidades ou horas
trabalhadas (ou em %). O MS Project atualiza automaticamente os custos reais durante o
andamento de uma tarefa com base no método de acumulação que você definir. Em primeiro
lugar, você deve desativar a atualização automática dos custos reais (“O MS Project sempre
calcula os custos reais” em “Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”) e, em seguida, se desejar inserir
o seu próprio custo real para uma atribuição de recurso, poderá inseri-lo depois que o trabalho
restante for zero. Neste caso, o custo total será desvinculado da medição, sendo baseado somente
no custo real lançado. Na Barra de modos, clique em “Uso da tarefa”. No menu “Exibir”, aponte
para “Tabela” e, em seguida, clique em “Controle”. Arraste a barra divisora para a direita a fim
de exibir o campo “Custo real”. No campo “Custo Real”, digite o custo real da atribuição cujos
custos você deseja atualizar. Às vezes, os custos de atribuição de recurso abrangem um custo por
utilização para itens como custos de equipamento, despesas de instalação, taxas de entrega e
aluguel, além de uma taxa padrão. Você pode alterar a quantia fixa cobrada para um recurso toda
vez que esse recurso é atribuído a uma tarefa clicando em “Planilha de Recursos” na Barra de
modos e digitando um novo custo no campo “Custo/Uso” do recurso cujo custo por utilização
você deseja alterar. Caso o preço unitário para a tarefa tenha variado, deve-se incluir um novo
preço sem apagar o antigo para o planejamento (por exemplo via opção B) e, através do
“Informações Sobre a Atribuição”, escolher a nova opção. Para obter essa informação, você deve
antes clicar em “Exibir”, “Uso do Recurso”, marcar a tarefa desejada e, com o lado direito do
mouse, procurar “Informações Sobre a Atribuição”. Esse novo preço substitui o antigo na
programação daquela tarefa (exceto o “baseline”), não havendo como substituir apenas o
“tracking” (controle). Além dos custos variáveis de recursos, caso o custo não dependa da
duração da tarefa ou da participação dos recursos envolvidos, você poderá digitá-lo diretamente
no “Modo de Tarefas”, com a opção da “Tabela Custo” apontada, no campo de “Custo Fixo”.
Você ainda pode determinar que o custo fixo de uma tarefa seja acumulado no início ou na
conclusão de uma tarefa ou rateado durante a execução da tarefa. No menu “Ferramentas”, clique
em “Opções” e, em seguida, clique na guia “Cálculo”. Na caixa “Acumulação padrão de custos
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fixos”, clique no método de acumulação que você deseja usar e, em seguida, clique em “Definir
como padrão”.O MS Project permite mostrar graficamente o andamento atual do seu projeto exibindo linhas de
andamento em relação à data atual ou à data de status do projeto. Na Barra de modos, clique em
“Gráfico de Gantt”; no menu “Ferramentas”, aponte para “Controle” e, em seguida, clique em
“Linhas de Andamento”. Clique na guia “Datas e Intervalos”. Marque a caixa de seleção
“Sempre exibir a linha de andamento atual”. Para exibir o andamento em relação à data de status
do projeto, clique em “Na data de status do projeto”. Para exibir o andamento em relação à data
atual, clique em “Na data atual”. Se você decidir exibir o andamento em relação à data de status
do projeto e esta ainda não tiver sido apontada, o Microsoft Project mostrará o andamento em
relação à data atual. Você também pode mostrar o andamento em relação a um plano previsto.
Em “Exibir linhas de andamento em relação a”, clique em “Plano da linha de base”. A linha de
andamento será sempre exibida para o formulário “Gráfico de Gantt”.
O MS Project não permite que se mantenha um histórico da programação antiga x realizada
(excetuando a linha de base). Caso o realizado tenha discordância em relação ao programado, é
necessário registrar as alterações “em cima” do programado para as atividades acontecidas,
alterando, por exemplo, as unidades consumidas de material, o custo fixo da tarefa ou o custo
específico do recurso válido para a tarefa. Nesse último caso, cadastra-se uma nova tabela de
custos e escolhe-se esta como a realizada. Há 5 opções de tabelas de custo variável para cada
recurso. Uma vez atualizado o passado (duração da tarefa realizada, data de início, data de fim,
recursos envolvidos, etc.), o MS Project aceita o que foi informado e o que não foi executado em
períodos anteriores à data de status pode ser reprogramado em “Ferramentas”, “Controle”,
“Atualizar Projeto”, a partir da data escolhida, normalmente a atual. Com isso deverá acontecer
um corte (“split”) na tarefa que não foi completada.
Esse método de acompanhamento do programado x realizado não é o recomendável para um
sistema de gestão. Caso se queira gravar sempre o que foi programado antes de cada
atualização do projeto, pode-se utilizar as 10 gravações intermediárias disponíveis (Plano
Provisório) que, porém, grava apenas os aspectos mais importantes da programação (datas e
tempos) ou, então, gravar um novo arquivo antes de cada atualização, para acompanhamento
histórico do projeto. O Plano Provisório é um conjunto de datas de início e de término de tarefas
que pode ser salvo em determinados estágios do projeto. Você pode comparar um plano
provisório com o plano de linha de base ou plano atual para monitorar o andamento ou adiamento
do projeto. No campo “Nome da Tarefa”, selecione a tarefa que você deseja adicionar ao plano
da linha de base ou ao plano provisório. No menu “Ferramentas”, clique em “Controle” e, em
seguida, clique em “Salvar Linha de Base”. Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base,
clique em “Salvar Linha de Base”. Para adicionar a tarefa ao Plano Provisório, clique em “Salvar
Plano Provisório”. Se a opção “Projeto Inteiro” estiver selecionada, você gravará toda a agenda
no Plano Provisório escolhido. Sempre mantenha a “Data de Status” do projeto atualizada, para
que os relatórios de performance sejam consonantes com a data realmente apurada, além de se ter
o registro do status do projeto, conforme já explicado.
Deve-se lembrar que, caso se queira gravar uma tarefa que não foi programada, é necessário
“programá-la” como parte da atualização, exatamente como foi realizada, sem necessariamente
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ter de colocá-la como precedente ou sucessora de qualquer outra atividade. A seguir, basta
atualizá-la conforme programado.
Pode-se escolher que o custo real seja calculado pelo software a partir das entradas de trabalho
realizado por cada recurso nas tarefas através do “check box” da opção “Automático” em
“Ferramentas”, “Opções”, “Cálculo”. Caso essa escolha esteja marcada, não será permitida a
entrada manual de custo real. Essa era opção única do MS Project 95, mas foi incluída no MS
Project 98 como parâmetro. O fato do MS Project permitir que o custo fixo seja variável em
função da % de completeza da tarefa gera um pouco de confusão, porém, vamos aos cálculos,
lembrando que % Execução = Duração Real / (Duração Real + Duração Restante) x 100:
! Com a opção “Automático” marcada, vale a regra: Custo Real = Custo Variável +
Custo Fixo Tarefa * % Execução/100. Custo Variável = (Trabalho Real em Taxa Padrão
* Taxa Padrão) + (Trabalho Real em Hora Extra * Taxa Hora Extra) + Custo por Uso de
Recurso* % Execução/100 (caso Custo Por Uso seja tipo rateado, senão é fixo,
distribuído no início ou final da tarefa, independente da completeza de execução). Custo
Restante = Custo Total – Custo Real. Os Custos Real e Restante não podem ser
atualizados. Os outros custos são atualizados conforme fórmula acima, sendo
interdependentes.
" Se a tarefa está em andamento ou concluída, Custo Total = Custo Real / (%
Execução/100).
" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo
Variável a 100 %.
! Com a opção “Automático” desmarcada há maior flexibilidade, pois o usuário poderá
apontar o custo real sem que tenha vínculo com os custos do projeto, independente da %
executada ou de qualquer outro parâmetro. Neste caso o Custo Real pode ser alterado,
bem como todos os outros custos, exceto o Custo Restante. Custo Restante = Custo Total
– Custo Real.
" Se tarefa está concluída (100 %), Custo Total = Custo Real.
" Se a tarefa está em andamento, Custo Total = Custo Real + Custo Fixo * %
Execução/100 + Custo Variável.
" Se a tarefa ainda não foi iniciada (0 %), Custo Total = Custo Fixo + Custo
Variável a 100 % + Custo Real.
" Caso se mude para a marcação automática, a edição manual é automaticamente
apagada e o cálculo mostrado no item anterior é realizado.
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Análise de Performance
Com o MS Project pode-se avaliar o projeto de acordo com o orçamento previsto e com o
cronograma a ser cumprido. O quadro de estatísticas básicas pode ser obtido em “Projeto”,
“Informações Sobre o Projeto”, “Estatísticas”. Há vários relatórios disponíveis, separados por
área de classificação (“Exibir”, “Relatórios”): Visão Geral, Atividades Atuais, Custos,
Atribuições e Carga de Trabalho. Outros relatórios podem ser obtidos em Relatórios
Personalizados. O relatório de performance mais importante é o obtido em “Relatórios”,
“Custos”, “Valor Acumulado”, originado da tabela “Exibir”, “Tabela”, “Mais Tabela”, “Valor
Acumulado”, que utiliza alguns índices utilizados globalmente para a gerência de projetos:
! COTA ou BCWS : Custo Orçado do Trabalho Agendado
! COTR ou BCWP: Custo Orçado do Trabalho Realizado
! CRTR ou ACWP: Custo Real do Trabalho Realizado
O COTA é uma informação de custo planejado (“baseline”), independente do que foi apontado na
medição. Cuidado, pois o COTA e o COTR da tarefa só são contabilizados caso a data de status
seja superior à data final da tarefa agendada. COTR também é baseado no “baseline”, mas
somente para as tarefas já realizadas. Caso nenhum trabalho tenha sido realizado, por exemplo
devido a um atraso na tarefa, COTR = 0, apesar do COTA ser diferente de zero, conforme a
agenda do “baseline” que já ocorreu (atraso no projeto). Em tarefas encerradas, o COTR eqüivale
ao COTA. Já o CRTR representa o verdadeiro custo da execução.
COTR – CRTR (Variação de Custo) dá a exata dimensão da variação entre o custo realizado e o
custo orçado (“baseline”) da obra em relação ao trabalho realizado. Porém, cuidado, pois o
COTR é baseado na % de realização da tarefa que deve ser fornecida. Cuidado também com a
data final da tarefa (A) em relação à data de status (B). Caso A > B, no relatório o valor de
COTR será zero para a tarefa, conforme já comentado, o que pode resultar em uma distorção
na análise.
COTR –COTA (Variação de Agenda) dá a exata dimensão, em unidade monetária, do atraso ou
avanço da obra em relação ao tempo. Se, por exemplo, o projeto sofre um atraso de 5 meses,
ocorrerá que COTR < COTA, ou seja, o projeto não está “gastando” o que foi planejado devido
ao atraso.
Para comparar os valores de custo ao final do projeto agendado (“baseline”) e estimado conforme
andamento do projeto, baseado nas suas reprogramações constantes, utilizam-se dois índices de
término do projeto:
! OAT: Orçado ao Término
! EAT: Estimado ao Término
O OAT é o custo orçado final do projeto. O EAT talvez seja o índice mais importante do projeto,
pois indica o custo previsto do projeto ao seu término (reprogramado pelo MS Project baseado
no apontamento de tempos e custos no “tracking” (controle)). Para tarefas completadas, é igual
ao custo real (CRTR). Para tarefas planejadas, é igual ao novo custo planejado, que não é,
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necessariamente, o mesmo do planejado no baseline, pois o momento de execução pode ser
diferente, o que pode resultar em custos diferentes de materiais, aluguel de equipamentos ou
mão-de-obra, além de ser uma reprogramação (reagendamento) que pode alterar inclusive os
tempos de duração, por exemplo, caso tenha que ser “nivelado” (redistribuído) um recurso. Para
tarefas em andamento é igual ao CRTR para a parte já realizada e igual ao custo planejado da
parte restante, conforme explicado.
As diferenças entre os diversos índices permitem que se faça uma avaliação do projeto:
! VA: Variação de Agenda (VA = COTR – COTA)
! VC: Variação de Custo (VC = COTR – CRTR)
! VAT: Variação ao Término (VAT = EAT – OAT)
É interessante notar, portanto, que um projeto que esteja com um custo mais baixo que o orçado
em uma determinada etapa não necessariamente está melhor do que o orçado, pois pode estar
atrasado e as tarefas restantes, reprogramadas, quando executadas conforme replanejado,
resultarão em um custo total acima do orçado. Por isso é tão importante a tarefa de apontamento
de custos e prazos, com previsão através do VAT do novo valor de custo do projeto, além do
atraso ou ganho de tempo em relação ao projeto original.
Diante dos índices comentados, torna-se clara a necessidade de atualizar o orçado (“baseline”) de
acordo com todo aditivo contratual realizado, pois a linha de base serve como parâmetro desses
itens de verificação. Caso a linha de base não seja atualizada, o software entende que não houve
nenhuma modificação acordada contratual, mas provavelmente um desvio de execução em
relação ao programado tanto em nível de tempo (atrasos ou adiantamentos) ou em custos (devido
a atrasos, adiantamentos ou compras realizadas diferentes do orçado), o que gera variações entre
a COTA e o COTR (variação de tempo) ou entre a COTR e a CRTR (variação de custo). Para
alterar o “baseline”, deve-se salvar o projeto como “baseline” (“Ferramentas”, “Controle”,
“Salvar Linha de Base”). Deve-se, porém, ter muito cuidado em não gravar alterações reais em
relação ao contrato, mascarando o valor do “baseline”. Para fazer isso, normalmente é
necessário gravar somente tarefas específicas, criadas ou alteradas com o aditivo contratual, o
que é possível no MS Project, conforme mostrado, a seguir: No campo “Nome da Tarefa”,
selecione a tarefa que você deseja adicionar ao plano da linha de base ou ao plano provisório. No
menu “Ferramentas”, clique em “Controle” e, em seguida, clique em “Salvar Linha de Base”.
Para adicionar a tarefa ao plano da linha de base, clique em “Salvar Linha de Base”. Para
adicionar a tarefa ao plano provisório, clique em “Salvar Plano Provisório”. Clique no “check
box” “Tarefas Selecionadas”.
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Infra-estrutura e Processamento
Distribuído
O MS Project permite que o usuário utilize pelo menos três tipos de comunicação para gerenciar
seu projeto. A MAPI (“Messaging Application Programming Interface”), a Intranet e Internet. O
MAPI mais comum é o Microsoft Outlook, que é utilizado como padrão de correio eletrônico
pelo MS Project. As mensagens que o MS Project permite atualizar diretamente do software,
acessando as tarefas planejadas, são de três tipos:
! Designação de Tarefas (“TeamAssign”);
! Atualização de Tarefas (“TeamUpdate”);
! Atualização de Status (“TeamStatus”).
Para utilizar a internet, cada usuário deve possuir um endereço, permitindo ao MS Project
identificar quem participa do projeto. Caso haja um servidor de Web na empresa, este pode ser
utilizado para facilitar a entrega de mensagens ao grupo. Um servidor Web processa solicitações
de outros computadores que querem acessar um site Web. Pode também servir como um
repositório de sites Web. Deve ser instalado em um computador que tenha hardware e conecções
para acomodar as requisições Web que ele recebe, normalmente ligado 24 h/dia, permitindo
acesso conveniente dos usuários. Deve haver um gerente de projeto que cria e mantém a
programação, sendo responsável por designar tarefas as membros da equipe. A partir das
respostas dos membros das equipes, ele utiliza o arquivo de projeto para atualizá-lo. Poderá ser
disponibilizado um centro de mensagens (“TeamInbox”), onde o gerente de projeto pode colocar
os três tipos de mensagens citadas. Em um centro de mensagens, os usuários só podem deixar
mensagens para o gerente de projeto, não podendo se comunicar entre si. Se o computador que
atua como servidor Web roda Windows NT Server 4.0 ou superior, por default já vem ativado um
Web Server, o “Internet Information Server” (IIS).
Por exemplo, o gerente de projeto pode enviar tarefas a serem executadas por membros de sua
equipe, inclusive com reprogramações em relação ao projeto original automaticamente e estas
poderão fornecer o apontamento das tarefas realizadas. Não é necessário possuir o MS Project na
máquina, basta instalar o WGSetup.EXE que vem com o CD de instalação do software:
! O gerente de projeto deve ir ao menu “Ferramentas”, apontar para “Grupo de
Trabalho” e, em seguida, clicar em “Atualizar Equipe”. Na caixa “Assunto”, digite o
assunto da atualização. Na área de mensagem, digite sua mensagem. Clique em
“Enviar”.
! Os membros da equipe (recursos humanos) deverão receber parte do arquivo MS
Project e apontar o seu trabalho, enviando-o de volta para o gerente de projeto. Uma
“mensagem de atualização” da equipe indica alterações que o gerente do projeto já
realizou na agenda. Sua resposta não permite que você rejeite a alteração, isso
podendo ser possível somente para “mensagem de atribuição” da equipe. Entretanto,
você ainda poderá responder ao gerente do projeto e comunicar todas as preocupações
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ou problemas referentes à atualização da equipe. Se o grupo de trabalho usa uma
intranet ou a World Wide Web para se comunicar internamente, abra a caixa de
entrada da equipe. Se o grupo de trabalho usa o correio eletrônico para se comunicar
internamente, abra o seu programa de correio eletrônico. Abra a mensagem de
atualização da equipe. Para abrir a mensagem de atualização da equipe a partir da
caixa de entrada da equipe, clique no ícone de envelope. Analise as datas alteradas na
agenda e, em seguida, efetue uma das ações a seguir: No correio eletrônico, clique em
“Responder”, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentários que
desejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Na caixa de
entrada da equipe, digite sua resposta na caixa “Mensagem”, adicione os comentários
que desejar no campo “Comentários” e, em seguida, clique em “Enviar”. Altere seu
registro das tarefas para refletir a atualização clicando em “Atualizar lista de tarefas”.
Feche a mensagem sem responder. No correio eletrônico, clique em “Fechar”. Na
caixa de entrada da equipe, clique em “Caixa de Entrada” na barra de tarefas da caixa
de entrada da equipe.
O MS Project permite que se utilize o hyperlink para associar um arquivo com outro em
“Workgroup”. Um hyperlink