CONSULTORIA e INVENTÁRIOS de ESTOQUES

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CONSULTORIA: CONTROLE DE ESTOQUE
A organização do estoque evita acúmulo ou falta de produtos, além de ajudar a controlar as finanças e o espaço físico da empresa.
A consultoria
O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a quantidade disponível de cada item existente na empresa, seja matéria-prima, seja mercadoria, e quanto essa quantidade significa em valores monetários.
Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de uma empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.
Contudo, grande parte das pequenas empresas não realiza um controle eficaz dos insumos, apresentando, via de regra, "furos" de estoque (as quantidades físicas não "batem" com o registro em fichas ou sistema).
A consultoria vai auxiliar você a organizar os setores de compra e estoque, reduzindo e controlando custos a fim de qualificar e melhorar o desempenho de sua empresa.
Resultados e benefícios
Redução de estoques de materiais ou de mercadorias (estoques excedentes).
Aperfeiçoamento  do uso do capital de giro.
Os estoques irão completar conforme ou aproximadamente a demanda.
Economia nas compras, agindo contra o aumento de preços e melhorando os indicadores da empresa.
Tarefa do Consultor Empresarial de Estoque e Compra:
– Monitorar todas as ações e os processos de desenvolvimento do setor de compras da empresa;
– Identificar quais os produtos apresentam os maiores giros e quais encontram dificuldades;
– Trabalhar internamente a cultura de baixa estocagem ou just-in-time;
– Preparar inventários e definir o sistema para o seu acompanhamento permanente;
– Avaliar se o serviço dos fornecedores está de acordo com a política da empresa e se este trabalho tem gerado prejuízos;
– Desenvolver estratégias de liquidação;
– Levantar quais são as necessidades logísticas da empresa;
 – Verificar os controles e registros de entrada e saída dos produtos;
– Analisar a relação entre aquilo que é comprado, sua necessidade e seu tempo de consumo e taxa de lucro;
– Definir critérios para serem adotados para evitar desvios, seja na recepção ou na entrega de produtos.
Organize os itens no estoque
Organizar os itens por categoria e por frequência de saída é essencial para fazer um controle de estoque eficiente. Dessa forma, os produtos que pertencem a uma mesma categoria e a categorias semelhantes devem estar localizados próximos, assim como os itens que possuem maior saída devem estar mais próximos da área de expedição e do chão (mais fáceis de serem alcançados).
Controle todas as movimentações
Todas as movimentações realizadas no estoque — entradas e saídas — devem ser controladas e registradas. Com isso, a administração possui mais dados para evitar furos ou controlar extravios no estoque.
Fazendo essa supervisão, também é possível enviar as informações de saídas para o setor de compras, contribuindo para que elas sejam realizadas e evitando o excesso ou a falta de algum produto.
Faça inventários periódicos
Os inventários periódicos são importantes, pois permitem um controle maior e ajuda a evitar discrepâncias entre o estoque físico e o estoque informado no sistema. Além disso, o gestor possui mais informações sobre os possíveis problemas e quais são suas principais causas, o que contribui para que ações mais eficientes sejam tomadas.
Mantenha a comunicação fluida
Para que o controle de estoque seja ainda mais eficaz, um dos pontos importantes é manter a comunicação fluida com os setores de vendas e compras.
O setor de vendas pode fornecer informações precisas sobre a demanda dos produtos, enquanto o setor de compras necessita de informações a respeito do giro do estoque para fazer as aquisições de uma maneira mais eficaz.
Utilize um software de gestão
Um sistema de gestão auxilia no controle de estoque, automatizando a administração de entradas, de saídas e dos inventários dos materiais. Com um programa adequado (ERP), a comunicação é sempre constante, atualizada e em tempo real. Assim, a empresa ganha em produtividade, confiabilidade e redução de erros e retrabalhos.
Ter um controle de estoque eficaz é importante para que as demandas dos clientes sejam atendidas, os custos sejam otimizados e a equipe consiga obter melhores índices de produtividade — o que faz com que os processos relacionados a essa área sejam aprimorados de uma maneira geral.
Outro ponto importante a se destacar é a questão da saúde financeira da empresa, que pode ser seriamente comprometida caso a gestão não seja eficaz, uma vez que o capital de giro empregado para a compra de estoques representa uma boa parte do capital total da organização.
INVENTÁRIO DE ESTOQUES:
Inventário de estoque pode ser definido como a contagem, identificação e classificação de todos os produtos que sua loja possui. Normalmente, também é chamado de balanço do estoque. A partir do inventário é possível encontrar e analisar erros no estoque, confrontando os números coletados na contagem de produtos e os dados oferecidos pelo seu sistema, você terá essas informações em mãos. Esse levantamento é fundamental para qualquer varejista reduzir prejuízos e melhorar a operação da loja.
Tipos De Inventário De Estoque
INVENTÁRIO TOTAL:
O inventário total de estoque é caracterizado pela contagem de todos os produtos que estão estocados na loja. Esse tipo de
procedimento normalmente é realizado uma vez por ano, para que aconteça o acerto do controle de estoque.
Para a realização desse tipo de inventário de estoque é preciso contar com profissionais preparados para a contagem, auxílio de
equipamentos e preparação da loja para receber o processo.
A vantagem desse tipo de inventário está na segurança dos resultados, que mostra todas as divergências do estoque total de
uma loja. Com esses dados o varejista consegue criar ações para evitar perdas e impedir que prejuízos aconteçam.
Ao longo desse material você verá importantes dicas para a realização de um inventário total em seu negócio.
O INVENTÁRIO ROTATIVO (CÍCLICO):
O inventário rotativo é a contagem de uma determinada categoria de produtos. Seus benefícios são a redução de custos em relação ao inventário total, como ter de contratar terceiros ou pagar hora extra para funcionários, e inconvenientes, como parar o funcionamento da sua loja para realizar a contagem. Para a realização desse inventário é necessário um sistema que auxilie durante esse processo. Este software será responsável em fornecer dados para que os funcionários possam realizar a contagem dos produtos de uma determinada família e depois caberá ao sistema fazer a integração entre todas as áreas do estoque da loja. O inventário rotativo permite analisar até mesmo o menor segmento ou setor da loja (família de produtos), sem que haja a necessidade da loja ser fechada, reduzindo gastos operacionais extras. Basta um coletor de dados e um software adequado. Para a realização desse tipo de inventário de estoque o software de gestão da loja precisa ter essa funcionalidade. Só assim será possível realizar a computação dos dados, pois o sistema irá: analisar os itens existentes nessa contagem e apresentar na tela os níveis de departamentalização encontrados neste balanço.
Usando o inventário rotativo, você sempre manterá o seu estoque correto, analisando caso a caso os verdadeiros motivos dos famosos, mas evitáveis, furos de estoque. Usado especialmente para os setores de Açougue e Hortifruti, dando adeus a estas constantes “quebras”.
 Por que fazer um inventário de estoque:
1. IDENTIFICAR AS RUPTURAS
Se o grande objetivo do seu varejo é a venda dos produtos, imagine o momento que o cliente chega para comprar um produto e encontra a prateleira vazia. A ruptura, além de gerar uma insatisfação do cliente na sua loja, cria boas chances da venda ser efetuada em um concorrente direto.
O inventário de estoque é o principal aliado da sua loja para evitar que as rupturas aconteçam. Com o inventário,é possível identificar os dois tipos de rupturas: aquele que o produto tem estoque no depósito (e no estoque virtual), mas está ausente na gôndola – nesse caso o problema foi de reposição.
E o segundo tipo, quando estoque virtual (no software de gestão) indica que há disponibilidade do produto, mas este está em falta tanto na loja, quanto no depósito. Ambos significam perda de venda, mas a raiz do problema é diferente.
Existir divergência entre a quantidade de produtos no estoque físico e a quantidade apresentada pelo sistema de gestão (estoque virtual) gera uma série de problemas para sua loja. Produto que não está na gôndola, não será vendido. Por isso, é essencial realizar o inventário de estoque.
2. MELHORAR A REPOSIÇÃO DE ESTOQUE DA SUA LOJA
A reposição de estoque é uma atividade indispensável para o processo de venda, pois ela é a principal forma de evitar prateleiras vazias, causando rupturas, ou excesso de estoque, causando perdas. Por meio do inventário de estoque você trabalhará com informações acuradas. Dessa maneira, o processo de compra será realizado com maior eficácia, possibilitando, por exemplo, implementar várias automatizações de reabastecimento automático – uma vez que o estoque virtual esteja confiável.
Além da melhoria no processo de compra, o processo de reposição de produtos dentro da loja também vai melhorar, uma vez que serão apontados os produtos que contém quantidade em estoque, mas que não estão na gôndola. Uma vez apontados, os repositores responsáveis por esses produtos poderão ser orientados e treinados.
3. ATUALIZAR O CADASTRO DE PRODUTOS
Durante o inventário de estoque, todos os produtos da loja serão contados, dessa forma serão identificadas possíveis falhas no cadastro de produtos, como por exemplo, produtos sem cadastro no software.
Ao longo do tempo, alguns campos do cadastro de produtos sofrem alterações e pode acontecer de produtos ficarem com os cadastros desatualizados. Outro ponto importante são os cadastros repetidos, ou seja, produtos que possuem mais de um cadastro no sistema. Produtos não cadastrados e cadastrados com código de barra errado também são problemas que causam dores de cabeça para o varejista, durante o inventário de estoque esses erros são identificados. Dessa forma, o inventário de estoque ajuda com os problemas no cadastro de produtos da sua loja e, como o cadastro é a base para quase todas as atividades do varejo, é importante que ele esteja correto e sempre atualizado.
4. CONHECER AS SUAS PERDAS
As perdas de estoque, podem ser entendidas como a diferença entre o estoque apresentado no sistema e o que realmente está no estoque físico da loja. Sendo assim, só existe uma maneira de descobrir a divergência entre o estoque real e o virtual: contando o estoque, realizando um inventário da loja. A partir do inventário, você vai conseguir identificar quais são os tipos de perda que ocorrem na sua loja, e saber quais ações tomar para evitar o problema no futuro. 
Tipos de perdas diferentes, exigem ações diferentes! O inventário de estoque é o processo base para ter acesso às informações de perdas da sua loja. Com informações corretas e precisas, os gestores da loja vão conseguir implementar ações de melhoria e acompanhar seus resultados de forma mais eficaz.
Preparação do inventario de estoque:
1. TENHA UM SOFTWARE APROPRIADO PARA O INVENTÁRIO DE LOJA
No momento de realizar a contagem dos produtos é indispensável contar com um software que tenha uma rotina de inventário. Essa funcionalidade deve oferecer a você a possibilidade de exportar o arquivo de produtos e, depois, importar o resultado do inventário.
Outra função importante desse sistema é fornecer um relatório das divergências encontradas após o inventário de loja. O software será responsável por garantir a segurança dos dados para que você possa realizar o inventário de estoque. Além de possibilitar a análise dos dados e acompanhar a evolução das divergências dos inventários realizados ao longo do tempo.
2. UTILIZE FERRAMENTAS ADEQUADAS
Para a realização de um inventário de loja eficiente e seguro é preciso contar com ferramentas adequadas para dar suporte à contagem de produtos, visto que, se essa contagem for realizada de forma manual a acuracidade das informações será comprometida.
Portanto, é fundamental que a contagem seja realizada por meio de um coletor de dados, isso evitará erros humanos, como erros de digitação ou a má interpretação de números escritos. Com o coletor de dados é possível implementar várias práticas que vão melhorar a qualidade do seu inventário. O coletor de dados também é essencial para dar agilidade ao processo, pois possibilita a contagem de maneira mais rápida, economizando mão de obra e ganhando tempo, pois o tempo destinado a essa operação deve ser cumprido conforme o planejado.
3. DECIDA A METODOLOGIA QUE SERÁ USADA NO INVENTÁRIO DE LOJA
Antes de começar o processo do inventário, é preciso definir como será realizada a contagem das mercadorias. Devido ao grande número de itens presentes em um estoque do varejo, alguns apresentam formas diferentes de serem estocados e contados, sendo assim, para contar os produtos é necessário escolher a forma dessa contagem.
Por exemplo, o varejista precisa decidir se será contado peça por peça ou se será usado algum fator de conversão, contando assim, caixas, fardos ou paletes, de determinado produto. Outro exemplo é se as prateleiras serão contadas da esquerda para a direita ou de cima para baixo. Para que a operação ocorra de maneira produtiva e eficiente, deve ser alinhado entre os profissionais a metodologia de contagem.
4. DEFINA QUAIS ÁREAS DO ESTOQUE SERÃO CONTADAS
Tão importante quanto a decisão da forma que será contada, é a escolha das áreas que serão contadas no processo de inventário de estoque. Para essa escolha é importante observar que algumas áreas não passam por um processo de inventário de estoque, áreas como o açougue e o sacolão, normalmente, passam por contagem diária dos produtos, devido à particularidade desses itens. O varejista precisa definir se os produtos impróprios serão contados, a exemplo os produtos vencidos, danificados e já separados para devolução.
5. AVALIE A OPÇÃO DE TERCEIRIZAR A REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO DE LOJA
É uma boa opção escolher uma empresa especializada para realizar o inventário de loja do seu negócio. Pode parecer que o investimento necessário para a contratação de uma empresa terceirizada seja alto, porém ao colocar no papel os gastos com equipamentos, hora extra de funcionários e treinamento, verá que vale a pena procurar uma empresa especializada. E o mais importante: sem a certeza de que as informações coletadas são reais, o inventário perde o sentido. Portanto, contar com a ajuda de profissionais qualificados, que tem cases de sucesso no mercado varejista, faz muita diferença.
6. REALIZE O INVENTÁRIO NO MOMENTO QUE A LOJA ESTIVER FECHADA
No momento de realizar o inventário na sua loja é preciso ter controle sobre a movimentação das mercadorias, o que significa na prática, não haver movimentação física de mercadorias.
Entretanto, durante o funcionamento do seu negócio, esse controle é perdido devido ao fato dos consumidores conseguirem pegar os produtos nas prateleiras e colocarem em seus carrinhos ou, até mesmo, em outras gôndolas. Portanto, a dica é: realizar o inventário de loja em um momento em que a circulação de clientes não seja liberada. Para não perder vendas, esse momento pode ser durante o período da madrugada ou em dias que o seu negócio não funciona. 
O inventário de estoque é realizado para obter informações precisas das quantidades dos produtos. Uma vez que essa confiabilidade é comprometida, o sentido do inventário se perde. Portanto, se for possível, opte por realizar o inventário com a loja fechada.
Alguns varejistas realizam o inventário de estoque com a loja em funcionamento, porém devido à falta de controle, o resultado não é seguro, ou seja, a loja aberta compromete precisão dos resultados desse processo.
Metodologiado inventario de estoque confiável:
1. METODOLOGIA DE CONTAGEM
O primeiro ponto para saber como fazer um inventário de estoque é definir a metodologia. Antes de começar o processo de contagem dos produtos que a sua loja tem, é fundamental que seja definida a forma de contagem que será adotadas pelos contadores. Essa metodologia será importante para evitar que a contagem saia do padrão e que varie de contador para contador. Além disso, para a realização das auditorias da contagem é preciso que todos tenham o conhecimento do padrão adotado.
2. A LOJA DEVE SER ORGANIZADA E ARRUMADA PARA O INVENTÁRIO DE ESTOQUE
Essa organização envolve a ordenação dos produtos nas prateleiras de uma forma que favoreça a contagem, lembrando que todos os produtos precisam estar à mostra e dispostos de uma forma que seja possível manipulá-los e ter acesso aos códigos de barra. Nesse momento, é importante separar as mercadorias de acordo com suas fragrâncias, sabores, e outras particularidades que as diferem. Você deve fazer a separação de uma forma que evite erros na contagem. Imagine o profissional que vai contar milhares de produtos no dia, se ele não for bastante atento, diferenças de sabores e rótulos podem passar despercebidas. 
Com relação ao depósito (o local onde fica o estoque dos produtos da loja), deve ser evitado que as caixas de mercadorias sejam abertas, para evitar erros de contagem.
3. ANALISAR A MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE
A organização da loja está relacionada com o controle sobre os produtos, tanto fisicamente quanto virtualmente. Dessa forma para a realização do inventário é necessário ter a certeza que o software de gestão está atualizado e que não há nenhuma nota de mercadoria para entrar ou qualquer outro tipo de pendência, esses fatos causariam um erro no resultado.
Na hora de escolher o dia para a realização do inventário de estoque, é válido considerar um dia mais calmo em relação à movimentação de produtos. Isso quer dizer, que no dia do inventário é necessário evitar o recebimento de novas mercadorias.
4. AUDITORIA DA CONTAGEM DE ESTOQUE
É necessário realizar a auditoria da contagem das mercadorias. É preciso que seja definido um responsável por auditar esse processo, conferindo, por amostra, se a atividade está correta.
A melhor forma de auditar o inventário é através da emissão de relatórios de contagem sem a indicação da quantidade encontrada, ou seja, a partir dos dados informados pelo contador, o auditor deve conferir fisicamente se os mesmos estão corretos. É essencial que tenha um supervisor responsável pelo inventário de estoque, de forma que não é indicado deixar por conta dos contadores a contagem e a auditoria do processo.
5. ENDEREÇAMENTO DA LOJA PARA O INVENTÁRIO DE ESTOQUE
O endereçamento deve ser realizado para ajudar na localização das prateleiras e corredores da loja. O endereçamento da loja será relevante para a auditoria e para a segurança do resultado do inventário de estoque, pois assegura que todos os contadores sigam o mesmo padrão de contagem, e percorram todas as prateleiras.
6. REALIZE, PELO MENOS, DUAS CONTAGENS
Se o objetivo do inventário é diagnosticar a diferença entre o estoque físico e o estoque virtual da loja, é necessário que ele seja correto. Portanto, para uma maior segurança dos resultados, é preciso que seja realizada mais de uma contagem.
Normalmente, uma contagem é realizada de forma manual, ou seja, o contador conta quantos produtos têm em uma determinada fileira, e depois de forma eletrônica, usando o coletor de dados para leitura dos códigos de barra. Esse processo só evolui no momento que as duas informações são iguais. O coletor de dados é eficiente para realizar a contagem, pois identifica os produtos por meio do código de barra isso evita erros de identificação de produtos e a contagem equivocada de itens com sabores embaralhados. Por isso é fundamental contar com equipamentos preparados para o processo.
7. FAÇA O BACKUP DOS DADOS PERIODICAMENTE
Por último, para finalizar o processo de aprendizado para saber como fazer um inventário de estoque, é preciso que as informações alcançadas pelos coletores de dados sejam arquivadas, isso quer dizer que, é preciso fazer uma cópia de segurança da contagem, para evitar o risco de perder essas informações. Normalmente, indicamos que seja realizado o backup de uma em uma hora.
CONCLUSÃO
O inventário é um processo fundamental para o varejo. Entretanto, só faz sentido a sua realização, se for executada de maneira segura, precisa e eficiente. Os resultados de um inventário de estoque realizado de forma correta ajudam o varejista no momento de tomar decisões para corrigir erros e evitar perdas, além de facilitar a criação de ações para melhorar os resultados do negócio. O inventário de estoque, apesar de ser um processo indispensável para o bom funcionamento da loja, não é uma atividade que faça parte do dia a dia do varejista e dos seus colaboradores. Por isso, é importante contar com a ajuda de um profissional, ou mesmo, procurar uma empresa especializada nessa operação, os resultados serão mais seguros e confiáveis.
REFERÊNCIAS:
http://www.sebrae.com.br
https://consultoriaempresarialmc.com.br
http://p1p.com.br
https://www.infovarejo.com.br
https://d335luupugsy2.cloudfront.net
DATA: 29-08-2018